Jeśli żonglujesz tysiącem zadań, a twoja lista rzeczy do zrobienia wydaje się nie mieć końca, ale czujesz się wiecznie zajęty - czy faktycznie jesteś wydajny? 🤔
To nie jest podchwytliwe pytanie!
W rzeczywistości wiele osób w dzisiejszym świecie biznesu inaczej opisuje wydajność. Niedawno Badanie ClickUp wśród ponad 1000 amerykańskich pracowników zapytano, jak definiują wydajność w obszarze roboczym i wyróżniły się trzy odpowiedzi:
Badanie wykazało, że 58% respondentów zdefiniowało wydajność jako zakończenie wszystkich swoich zadań, 51% powiązało ją z poczuciem zrobienia czegoś, a 43% porównało ją do zakończenia większej liczby zadań z listy rzeczy do zrobienia. Niezależnie od tego, czy chodzi o trudne, duże projekty, kłopoty z zarządzaniem czasem lub zbyt wiele zadań administracyjnych, istnieje wiele rzeczy, które mogą stanąć nam na drodze do poczucia prawdziwej wydajności.
A jeśli ciągle wpadasz w pułapkę tego scenariusza, nadszedł czas, aby podnieść poziom swojej wydajności. Istnieją sposoby na szybszą pracę bez wypalania się. Zacznij więc już teraz, włączając poniższe strategie do swojej codziennej rutyny, aby usprawnić swój cykl pracy i zrobić więcej.
Zanurzmy się poniżej! 🏊
10 sposobów na szybszą i mądrzejszą pracę do zrobienia więcej
Szybsza praca polega na znalezieniu prostych skrótów lub wykorzystaniu małych sztuczek do zrobienia więcej w krótszym czasie. Co najważniejsze, musisz przyjąć wskazówki, które najlepiej sprawdzą się w Twoim cyklu pracy i procesie. Nie ma jednego uniwersalnego podejścia.
Zamiast tego chodzi o ćwiczenie dobrych nawyków w pracy i dowiedzieć się, gdzie możesz marnować czas lub nawet wykonywać powtarzalną pracę. Właśnie dlatego zebraliśmy 10 wskazówek, jak pracować szybciej, aby zaoszczędzić trochę umysłowej przepustowości i odpowiednio wykorzystać czas w ciągu dnia.
1. Automatyzacja cyklu pracy dzięki ClickUp Automations
Tworzenie niestandardowych lub korzystanie z gotowych receptur automatyzacji w celu automatyzacji rutynowych czynności i uproszczenia złożonego cyklu pracy
Czy wiesz, co jest niesamowite? Automatyzacja osobistego cyklu pracy. Zaufaj nam, to przełomowa i cenna umiejętność, aby wiedzieć, jak przełączyć pracę na autopilota. Wyobraź sobie, że oszczędzasz czas i energię na powtarzalnych zadaniach. Zamiast tego możesz skupić się na innych zadaniach, które naprawdę mają znaczenie - kreatywnej, strategicznej pracy, która naprawdę pokazuje twoje talenty.
Korzystanie z narzędzi do automatyzacji oznacza również mniej błędów, ponieważ standaryzujesz swój proces i kroki do zakończenia projektu, dzięki czemu będziesz cieszyć się spójnością, dokładnością i pracą na najwyższym poziomie. Któż nie chciałby mieć takiego spokoju ducha?
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze Funkcje automatyzacji w ClickUp pozwala na ustawienie zautomatyzowane cykle pracy aby wyeliminować powtarzające się czynności w pojedynczym zadaniu. Można na przykład utworzyć automatyzację, która przypisuje zadania do członków zespołu na podstawie ich roli lub przenosi zadanie do innego statusu, gdy zostanie oznaczone jako zakończone.
Zakończone zadania za pomocą narzędzi do automatyzacji pozwalają nie tylko na oszczędzasz czas ale zapewnić, że projekty pozostaną na właściwym torze, eliminując wszystkie żmudne prace, które mogą powodować wąskie gardła w projektach.
2. Szablony zapewniają spójność i wydajność
Stwórz własny szablon lub użyj gotowego szablonu z Centrum szablonów ClickUp, a następnie zapisz go, aby ponownie wykorzystać w przyszłych projektach
Jeśli chodzi o szybszą i inteligentniejszą pracę - używaj szablonów.
Kto nie uwielbia pomysłu, by od razu zacząć działać? Z pomocą szablonów będziesz mieć solidny punkt wyjścia, dzięki czemu możesz od razu przystąpić do realizacji projektu. Nie trać czasu na zastanawianie się, od czego zacząć. Zamiast tego skorzystaj z gotowego szablonu, dostosuj go do swoich potrzeb i gotowe.
Szablony promują również spójność. Koniec z martwieniem się o to, czy twoje dokumenty lub prezentacje pasują do stylu twojej poprzedniej pracy. Dzięki konfigurowalnemu szablonowi będziesz mieć jednolity wygląd i styl, co nie tylko oszczędza czas, ale także wygląda super profesjonalnie.
Niezależnie od tego, czy jest to szablon struktury podziału pracy lub szablon listy do zrobienia jest coś, czego można użyć, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Pracujesz z tym samym formatem i używasz tych samych wytycznych. Do wyboru Biblioteka gotowych szablonów ClickUp które można niestandardowo dostosowywać, formatować i edytować zgodnie z własnymi potrzebami.
3. Ustaw cele SMART i śledź postępy w ClickUp
Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Jeśli potrzebujesz pomocy w rozgraniczeniu nieważnych i ważnych zadań, abyś wiedział, jakie wymaga priorytetyzacji rozważyć zastosowanie się do Cele SMART format. Jest to akronim oznaczający konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie cele.
Zamiast ustawiania niejasnych celów, takich jak "chcę zaoszczędzić czas na pracy" lub "chcę być bardziej wydajny", cele SMART dają jasną mapę drogową do powodzenia, dzięki czemu dokładnie wiesz, co próbujesz osiągnąć:
- Szczegółowy: Cel powinien być dobrze zdefiniowany i wyczyszczony, aby nie było niejasności co do tego, co chcesz osiągnąć
- Mierzalny: Śledź swój postęp i wiedz, kiedy osiągnąłeś swój cel
- Osiągalny: Ustaw realistyczne cele, które możesz faktycznie osiągnąć i dostosuj odpowiednie cele do swoich ogólnych wartości i celów długoterminowych
- Określony w czasie: Ustaw termin dla swojego celu i daj poczucie pilności i motywacji do zrobienia tego
Przechowuj i kategoryzuj podobne cele w folderach celów w ClickUp
Używanie Funkcja celów w ClickUp umożliwia tworzenie celów SMART i dzielenie ich na mniejsze, łatwe do zarządzania cele oraz organizowanie ich w celu łatwego dostępu. Śledząc i organizując swoje postępy na platformie, będziesz w stanie pozostać skupionym i zmotywowanym ponieważ widzisz, że zbliżasz się do swoich celów znacznie szybciej.
4. Korzystaj z funkcji blokowania czasu w kalendarzu
Organizuj projekty, planuj oś czasu i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie
Blokowanie czasu to podstawowa, ale potężna technika, która może zdziałać cuda, jeśli chodzi o czas przeznaczony na konkretne projekty lub zadania. To nawyk zwiększający wydajność polega na planowaniu dedykowanych okresów czasu - czy to godzinnych, czy półgodzinnych - na wykonanie określonych zadań. To technika zarządzania czasem jest całkowitym przełomem, jeśli chodzi o zrobienie więcej w krótszym czasie.
Oto dlaczego jest tak niesamowita. Po pierwsze, blokowanie czasu pomaga utrzymać skupienie na poziomie lasera. Poświęcając określone bloki czasu na zadania, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że mieć problemy z koncentracją na rozpraszających e-mailach, rozmowach telefonicznych lub kuszących powiadomieniach z mediów społecznościowych w telefonie komórkowym.
Ponadto, mając ustawione ramy czasowe, będziesz naturalnie pracować wydajniej, aby zakończyć zadanie w wyznaczonym czasie. To tak, jakby dać sobie mini termin na wykonanie każdego zadania, a wszyscy wiemy, jak terminy mogą rozpalić w nas ogień, bez względu na to, czy jest to proste zadanie, czy duży projekt.
Śledź bieżące, przeszłe i przyszłe spotkania lub wydarzenia za pomocą szablonu ClickUp do blokowania harmonogramu
Blokowanie czasu jest również fantastycznym sposobem na zmniejszenie zmęczenia decyzjami. Właśnie dlatego Teams polegają na Widok kalendarza ClickUp aby zaimplementować blokowanie czasu i zaplanować dedykowane bloki dla określonych zadań. Dodatkowo, Szablony blokowania harmonogramu ClickUp mogą zintegrować Twój kalendarz z innymi narzędziami, takimi jak Kalendarz Google lub Outlook. Szablony te pomagają utrzymać koncentrację, zminimalizować rozpraszanie uwagi i zapewnić przydzielenie wystarczającej ilości czasu na każde zadanie.
5. Wykorzystaj moc ClickUp AI
Funkcje ClickUp AI ułatwiają zespołom marketingowym szybkie tworzenie ważnych dokumentów, takich jak studium przypadku
Załóżmy, że przygotowujesz artykuł w pulpicie ClickUp i potrzebujesz pomysłów na rozpoczęcie wstępu - i to szybko! Dzięki Wbudowana sztuczna inteligencja ClickUp możesz przejrzeć długą listę pomysłów, które wygeneruje dla Ciebie, gdy tylko jej podpowiesz.
Wbudowana funkcja umożliwia generowanie wstępnych szkiców, ulepszanie istniejących szkiców lub przeprowadzanie burzy mózgów w celu wykonania zadania. ⏰
Sztuczna inteligencja to przyszłość - to kolejny krok od automatyzacji zadań. Włączenie jej do zarządzania pracą w pulpicie ClickUp może potencjalnie zaoszczędzić mnóstwo czasu, gdy tylko wprowadzisz ją do istniejącego cyklu pracy.
Szukasz więcej Narzędzia AI do zarządzania projektami ? Sprawdź te alternatywy Copy AI & Narzędzia marketingowe AI
6. Podziel zadania na mniejsze części za pomocą podzadań i list kontrolnych
Twórz wyczyszczone, wielofunkcyjne listy do zrobienia, aby łatwo zarządzać swoimi pomysłami i pracować z dowolnego miejsca, dzięki czemu już nigdy o niczym nie zapomnisz
W ClickUp możesz dzielić duże zadania na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu podzadania lub tworzyć listy kontrolne w ramach zadań. Pozwala to na łatwiejsze śledzenie postępów, a odhaczanie elementów po ich zakończeniu jest satysfakcjonujące.
Ponadto, można przypisać różne podzadania do członków zespołu, promując współpracę i efektywną dystrybucję zadań. Dodając do tego automatyzację, nie wiadomo, jak sprawnie można realizować zadania, kończyć projekty i wprowadzać aktualizacje w razie potrzeby.
7. Priorytetyzacja obciążenia pracą przy użyciu pól niestandardowych i priorytetów
Błyskawiczne wyszukiwanie dokładnych liczb za pomocą prostych lub zaawansowanych formuł w niestandardowych polach ClickUp
Czasami chciałbyś mieć nieco większą kontrolę nad pulpitem wydajności. W tym celu dostępne są ClickUp Pola niestandardowe , które umożliwiają dodawanie dodatkowych informacji do zadań lub ustawienie bardziej szczegółowych poziomów priorytetów.
Niestandardowe pola ClickUp ułatwiają tworzenie formuł, określanie priorytetów, widok i przypisywanie zadań i wiele więcej. Niestandardowe pola świetnie nadają się do tworzenia dużych pulpitów, gdy potrzebny jest widok wszystkiego z lotu ptaka - bez konieczności zagłębiania się w chwasty.
Na przykład. nadawanie priorytetów zadaniom za pomocą funkcji Priorytety , która pozwala przypisać zadania jako pilne, o wysokim, normalnym lub niskim priorytecie. Zajmowanie się w pierwszej kolejności zadaniami o wysokim priorytecie zapewnia postęp w realizacji najważniejszych celów.
8. Ogranicz rozpraszanie uwagi dzięki trybowi skupienia
Użyj widoku Focus Mode w ClickUp Docs, aby usunąć rozpraszające paski boczne i pracować z prostej białej przestrzeni
Tryb skupienia ClickUp pomaga pozostać w strefie, minimalizując czynniki rozpraszające podczas pracy nad określonym zadaniem. Po włączeniu trybu skupienia zostaniesz poproszony o ustawienie timera na czas trwania pracy bez zakłóceń.
Tryb ukryje niepotrzebne informacje, pozwalając skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Ponadto, ClickUp można zintegrować z blokerami stron internetowych lub skorzystać z wbudowanej funkcji oprogramowanie do śledzenia czasu do zmierzyć swoją wydajność .
Jest to szczególnie przydatne, gdy próbujesz zasilić zawartość pisemną, notatki, blogi, e-maile, przewodniki i wszystko inne, co wymaga pisania przy użyciu Dokumenty ClickUp .
9. Skutecznie oddelegowane zadania dzięki funkcjom współpracy zespołowej
Użyj ClickUp Whiteboards, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co jest potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Rozbudowane funkcje współpracy zespołowej ClickUp ułatwiają oddelegowanie zadań i udostępnianie informacji współpracownikom w widokach Tablicy. Po co robić to wszystko samemu, skoro nie trzeba?
Przydzielaj zadania członkom zespołu w oparciu o ich wiedzę specjalistyczną, dodawaj komentarze do zadań w celu ich wyjaśnienia lub korzystaj z funkcji czatu, aby płynnie komunikować się w ramach platformy. Zaoszczędzi ci to ciągłego przełączania się tam i z powrotem. 🤓
Nie wspominając już o tym, że jest to świetny sposób na utrzymanie koncentracji, ponieważ nie musisz ciągle przełączać kontekstu. Oddelegowane zadania pozwalają skupić się na tym, co najważniejsze priorytetach i zarządzać obciążeniem pracą w bardziej efektywny sposób. Sprawdź nasz przewodnik po outsourcingu projektów!
10. Sprawdź swoje nawyki związane z pracą dzięki funkcjom raportowania
Zbierz całą swoją pracę w jednym miejscu dzięki pulpitom nawigacyjnym
Kto powiedział, że raportowanie i analityka to tylko zarządzanie projektami i twarde liczby? ClickUp's narzędzia zwiększające wydajność umożliwiają szczegółowe raportowanie w celu uzyskania cennego wglądu w nawyki związane z pracą.
Skorzystaj z funkcji takich jak śledzenie czasu, widok Box i wykresy Velocity, aby zidentyfikować trendy, dostrzec wąskie gardła i odkryć obszary wymagające poprawy. Piękno tego wszystkiego polega na tym, że wszystko to może odbywać się w ramach pulpitu - który jest również wysoce konfigurowalny.
Wszystkie informacje, automatyzacja, raportowanie, notatki i zadania pozostają w jednym miejscu. Centralizacja wszystkich najważniejszych dokumentów, zadań i przypomnień nie tylko oszczędza czas, ale także ułatwia pracę.
Regularne przeglądanie autozapisanych raportów pomoże ci udoskonalić strategie, pozostać na bieżąco i ostatecznie pracować szybciej.
Jak zrobić więcej w krótszym czasie
Włączając te 10 wskazówek do swojej codziennej rutyny i wykorzystując moc ClickUp, będziesz na dobrej drodze do szybszej pracy i zrobienia więcej. Kluczem jest dyscyplina i stale dostosowuj swoje strategie, aby zoptymalizować swój cykl pracy. Grupuj podobne zadania, aby pracować w partiach lub planuj bloki w kalendarzu, aby uniknąć marnowania czasu na nieistotne zadania.
Z odpowiednimi narzędziami i nastawieniem, zauważysz znaczną poprawę wydajności, prowadzącą do większego powodzenia w życiu osobistym i zawodowym.
Czy jesteś gotowy, aby zwiększyć swoją wydajność dzięki ClickUp?