Szukasz najszybszego sposobu na konsekwentne zakończenie projektów i zadań?
A może masz nadzieję do zrobienia tego poprzez zbudowanie niestandardowych cykli pracy specjalnie dla Twojego zespołu?
Jesteśmy tutaj, aby powiedzieć ci, że jest to nie tylko możliwe, ale także znacznie łatwiejsze, niż można by się spodziewać, dzięki odpowiedniemu procesowi automatyzacji przepływu pracy. Wydajność twojego zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego projektu, a automatyzacja cyklu pracy pomaga wyeliminować nieefektywności i wąskie gardła, które zazwyczaj cię powstrzymują.
Oto haczyk - potrzebujesz elastycznej automatyzacji cyklu pracy oprogramowanie, które może szybko pomóc i dostosować się do procesów. Czym więc jest automatyzacja cyklu pracy i jak może rozwiązać Twoje problemy?
Przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik, aby poznać najlepsze praktyki, zobaczyć pomocne przykłady i dowiedzieć się, jak stworzyć jasną ścieżkę w kierunku wydajności.
Czym jest automatyzacja cyklu pracy?
Automatyzacja cyklu pracy upraszcza wykonywanie powtarzalnych zadań - zazwyczaj za pomocą oprogramowania - poprzez ustawienie określonych wytycznych w celu automatycznego zakończenia ręcznych procesów. Jest często wykorzystywana w zarządzaniu projektami, aby ograniczyć ręczną pracę wprowadzanie danych oraz automatyzacja zadań do oddelegowania pracować szybciej. Można automatyzować zadania lub całe cykle pracy, aby poprawić ogólny przepływ pracy w biznesie . Niezależnie od tego, czy półautomatyzujesz, czy w pełni automatyzujesz cykle pracy do wykonania wybranych lub ręcznych zadań, proces ten przyspiesza sposób, w jaki praca jest zrobiona.
Tworzenie niestandardowych automatyzacji w cyklu pracy do zrobienia procesu "kiedy to się stanie, wykonaj tę czynność"
Z drugiej strony, oprogramowanie do automatyzacji zadań umożliwia dodawanie, zarządzanie i wizualizację informacji. Można na przykład przechowywać status zadania lub czas spędzony nad zadaniem i aktualizować te informacje w miarę wykonywania pracy.
W ten sposób kierownicy projektów, liderzy zespołów i inni interesariusze śledzą, co dzieje się z projektem - w tym z klientem! Co więcej, automatyzacja cyklu pracy pozwala zaoszczędzić czas i zasoby (w tym godziny pracy i koszty) budżety projektów ).
W końcu jaki byłby sens wykonywania pracy samodzielnie, skoro zamiast tego może to zrobić oprogramowanie? Wszystko, co musisz zrobić, to zdefiniować ustawienia reguł i procedur, które automatyzują cykl pracy.
Przykłady automatyzacji cyklu pracy
Zautomatyzowane cykle pracy mają zastosowanie w wielu branżach. A oto kilka z nich przykłady automatyzacji aby Cię zainspirować:
- IT: resetowanie haseł, dane powstania nowych kont użytkowników, wdrażanie oprogramowania, zarządzanie kopiami zapasowymi, instalacja oprogramowania orazZarządzanie działem IT
- Opieka zdrowotna tworzenie harmonogramów zmian i dyżurów, przyjmowanie pacjentów, wypisywanie pacjentów i przekazywanie dokumentacji pacjentów
- Księgowość i finanse: fakturowanie, lista płac, zatwierdzanie wydatków, zwrot wydatków i zatwierdzanie budżetu
- Prawne: zarządzanie przeglądem umów i zatwierdzanie umów
- Bankowość: dane powstania konta i zatwierdzanie pożyczek
- Marketing: e-mailzarządzanie kampaniami marketingowymi i planowanie postów w mediach społecznościowych
- Sprzedaż: zatwierdzenie cytatu, zarządzanie pipeline'em sprzedaży i planowanie spotkań sprzedażowychZasoby ludzkie: !
3. Większa odpowiedzialność
Dzięki automatycznemu przypisywaniu zadań do członków zespołu, ich odpowiedzialność za część cyklu pracy staje się jasna. Zarządzanie cyklem pracy umożliwia śledzenie postępu zadań i podejmowanie działań w odpowiednim czasie, aby uniknąć niedotrzymania terminów.
Dodatkowo, dzięki pulpitom i KPI dzięki czemu można stale poprawiać wydajność cykli pracy, tworząc bardziej wydajne systemy zarządzania projektami. A jakby tego było mało, oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy pomaga zidentyfikować i naprawić wąskie gardła w procesie biznesowym.
Ogólnie rzecz biorąc, powtarzalne zadania sprawiają, że pracownicy czują się wyczerpani. Na dłuższą metę może to prowadzić do wypalenia zawodowego. Zadania te również odciągają personel od celowej i znaczącej pracy.
Wykorzystaj w pełni swój cykl pracy przy użyciu Tablic dzięki szablonowi Flowchart w ClickUp
Automatyzacja cyklu pracy skutecznie zwalcza wpływ powtarzalnej pracy na zdrowie psychiczne i doświadczenie pracowników, dzięki wiedzy o tym, co będzie następne i kto jest odpowiedzialny za dane zadanie. Twórz schematy blokowe w aplikacji Whiteboards, aby zapewnić jasną ścieżkę procesu zarządzania przepływem pracy.
W rezultacie pracownicy pozostaną w firmie dłużej, gdy będziesz polegać na wizualnych narzędziach do automatyzacji przepływu pracy.
4. Niestandardowa obsługa klienta
Automatyzacja odpowiedzi na zapytania klientów to bardzo dobry sposób na nienaganną obsługę klienta. Automatyzacja cyklu pracy to doskonały sposób na zapewnienie szybkiej i niestandardowej obsługi klienta. W wyniku tego Twoi niestandardowi klienci poczują się szczęśliwi i będą z przyjemnością doświadczać Twojej marki.
Przechwytuj ważne informacje od swoich klientów za pomocą wbudowanego formularz do śledzenia informacji zwrotnych Chcesz zoptymalizować operacje wsparcia w swojej firmie dzięki automatyzacji cyklu pracy? The Szablon obsługi klienta ClickUp umożliwia ustawienie dwupoziomowego systemu, który obejmuje zespół wsparcia pierwszej linii i wyspecjalizowany zespół do obsługi eskalacji.
Takie podejście zapewnia, że zgłoszenia wsparcia są obsługiwane sprawnie i skutecznie, a najbardziej złożone problemy otrzymują wymaganą uwagę. Dodatkowo nasz szablon zawiera widok formularza, który można niestandardowo dostosować, aby przechwytywać wszystkie informacje potrzebne zespołowi.
Pozwala to zapewnić klientom wsparcie na najwyższym poziomie.
5. Obniżone koszty i nieoczekiwane wydatki
Oszczędność kosztów to efekt uboczny efektywnego zarządzania cyklem pracy. Zwiększając wydajność poprzez ograniczenie zadań wykonywanych ręcznie, dostarczasz produkty wyższej jakości.
Zoptymalizowane cykle pracy zmniejszają również koszty dla organizacji poprzez obniżenie wskaźnika rotacji pracowników i, jak właśnie wzmiankowaliśmy, zapewnienie najwyższej jakości obsługi klienta. Wiemy, że procesy biznesowe są złożone.
Właśnie dlatego wdrożenie najlepszego oprogramowania do automatyzacji cyklu pracy jest niezbędne, aby ograniczyć również błędy budżetowe!
Uzyskaj ogólny przegląd budżetu projektu podczas zarządzania zadaniami i statusami w tym łatwym w użyciu szablonie
Skutecznie nadzoruj i monitoruj postępy swojego projektu dzięki szablonowi do zarządzania projektami z budżetem od ClickUp. Ten przyjazny dla użytkownika szablon do zarządzania projektami pozwala na łatwe śledzenie budżetu, zadań i statusów oś czasu projektu .
Można również zobaczyć status poszczególnych działań, co pozwala na bieżąco kontrolować budżet.
Rozpocznij automatyzację cykli pracy z ClickUp!
Oprócz integracji, pulpitów, przypomnień i powiadomień, które spełniają Twoje potrzeby, musisz szukać innych funkcji w oprogramowaniu do automatyzacji cyklu pracy. Na przykład, biblioteka konfigurowalnych funkcji szablonów cyklu pracy jest absolutną koniecznością.
Ale ważne jest również, aby oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy umożliwiało tworzenie własnych szablonów. Niski poziom kodu to kolejna ważna funkcja.
Automatyzację cykli pracy można osiągnąć poprzez samodzielne tworzenie oprogramowania. Byłaby to jednak strata czasu, gdy narzędzia takie jak ClickUp oferują wizualny, intuicyjny interfejs dla personelu biznesowego do tworzenia i utrzymywania zautomatyzowanych cykli pracy.
Co więcej, oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy zapewnia narzędzia do współpracy. Umożliwiają one współtworzenie i optymalizację cykli pracy przez zespoły biznesowe.
Narzędzia takie jak ClickUp umożliwiają przechwytywanie i konsolidację danych za pomocą dostosowywanych formularzy. Standaryzują i ujednolicają proces żądania, dostępu i utrzymywania informacji od użytkowników lub klientów.
Konfigurowalne formularze są dość skuteczne w zapobieganiu duplikowaniu wprowadzanych danych. Pozwalają one również na przekształcanie przechwyconych danych w zadania przypisane do odpowiednich osób w celu podjęcia dalszych działań.
Chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji ClickUp? Rozpocznij z free obszar roboczy aby zobaczyć, jak możesz zwiększyć wydajność swojego zespołu!