Ustawmy scenę. 🎭
Jesteś kierownikiem projektu, którego zespół jest gotowy do podjęcia kolejnego kroku w projekcie procesu planowania projektu . Pracowaliście razem nad opracowaniem koncepcji i stworzeniem idealnego strategię zarządzania projektami aby wprowadzić swój pomysł w życie.
Teraz nadszedł czas na podjęcie działań. 🥳
Po wykonaniu każdego kroku plan projektu jest na mapie i przed tobą, jest gotowy do wejścia w fazę realizacji projektu. Ale zanim zbierzesz 200 dolarów i przejdziesz do "Go", ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z wyzwań i zmian, które mogą spowolnić projekt lub nawet zatrzymać go na czas nieokreślony.
Pozwól, aby ten przewodnik uruchomił Twoje strategiczne soki, abyś mógł podbić realizację projektu jak prawdziwy profesjonalista. Poniżej znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o powodzeniu w realizacji projektów, lukach, które mogą utrudniać postępy, a także 10 strategii zarządzania projektami, które pomogą menedżerom pozostać na dobrej drodze.
Czym jest realizacja projektu?
Realizacja projektu ma miejsce po zakończeniu sceny tworzenia pomysłu poprzez
mapę drogową projektu
. To jest ta dobra część - kiedy jesteś gotowy, aby faktycznie wprowadzić rzeczy w ruch i doprowadzić projekt do skutku. Może to być również najbardziej zniechęcająca faza, ponieważ jest najdłuższa, najbardziej wymagająca i złożona.
Kierownicy projektów muszą pozostać skupieni, gotowi do zmian i na bieżąco, jeśli chodzi o postępy i niepowodzenia projektu. Podczas gdy zespół działa zgodnie z krokami, które wszyscy stworzyliście, Ty jako kierownik projektu nadzorujesz i wspierasz postępy zespołu poprzez:
- Nadzorowanie, zachęcanie i celebrowanie zespołu podczas wykonywania przez niegozakres projektu* Zarządzanie postępami na bieżąco
- Sugerowanie zmian kursu lub harmonogramu
- Zarządzanie powiązaniami z interesariuszami i korespondencją
- Dokumentowanie i rejestrowanie wszystkich problemów, zmian i głównych aktualizacji
Łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda? 😅
Ale z reguły, jeśli po prostu będziesz trzymać się priorytetów ludzi, procesów i komunikacji, będziesz w dobrej formie! Bez względu na rodzaj projektu skuteczne zarządzanie tymi trzema obszarami zapewnia, że projekt pozostaje na właściwym torze, w budżecie i osiąga swoje główne kamienie milowe.
Jest to kluczowe, ponieważ obowiązkiem kierownika projektu jest również pomoc członkom w nadrobieniu straconego czasu, przekierowaniu lub zmianie kierunku, jeśli jakakolwiek część planu pójdzie nie tak - inaczej nazywane jest to lukami w realizacji projektu.
Czym są luki w realizacji projektu?
Znane również jako luki w strategii, luki w realizacji projektu zdarzają się, gdy utworzony plan projektu nie przebiega zgodnie z oczekiwaniami.
Niezależnie od tego, czy projekt został wstrzymany z powodu braku jasności, kurczących się oś czasu, zmniejszonych zasobów lub zmieniających się celów - wszystkie te czynniki są uważane za luki w realizacji projektu.
Podczas gdy brak zasobów jest winny większości luk - w tym budżetu, materiałów i przepustowości - istnieje kilka innych kluczowych przeszkód, o których należy pamiętać przed fazą realizacji projektu:
- Brak wsparcia lub akceptacji ze strony przełożonych lub interesariuszy
- Wyśrubowane lub nierealistyczne oś czasu
- Niezdefiniowana wizja projektu
- Brak priorytetyzacji, który prowadzi do wąskich gardeł
I więcej. 🫣
Jako kierownik projektu, może być trudno znaleźć równowagę między nadzorowaniem realizacji projektu w celu uniknięcia luk bez mikrozarządzania zespołem lub unoszenia się nad nim cyklami pracy . Jest to ostatecznie nieproduktywne, ponieważ wysyła komunikat, że członkom nie można ufać w kwestii zarządzania ich pracą i po prostu nie jest to dobre dla morale.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Jesteśmy tutaj, aby zaradzić temu problemowi za pomocą 10 strategii, które pomogą kierownikom projektów ominąć potencjalne luki w realizacji i dostarczać projekty bez przeszkód.
Bonus:_ Planowanie awaryjne
Co dzieje się podczas powodzenia fazy realizacji projektu?
- Przydzielanie zadań: Kierownik projektu przydziela konkretne zadania członkom zespołu w oparciu o ich umiejętności i wiedzę.
- Wdrożenie pracy: Członkowie teamu wykonują przydzielone im zadania, zgodnie z planem projektu i osią czasu.
- Śledzenie postępu: Kierownik projektu monitoruje postęp każdego zadania, upewniając się, że prace są zakończone zgodnie z planem.
- Komunikacja i współpraca: Członkowie Teams regularnie komunikują się w celu udostępniania aktualnych informacji, rozwiązywania problemów i koordynowania wysiłków.
- Kontrola jakości: Procesy zapewniania jakości są wdrażane w celu zapewnienia, że rezultaty projektu spełniają pożądane standardy.
- Zarządzanie ryzykiem: Zespół projektowy identyfikuje i rozwiązuje potencjalne zagrożenia, które mogą pojawić się w trakcie realizacji, aby zminimalizować ich wpływ.
- Zarządzanie zasobami: Kierownik projektu zapewnia, że niezbędne zasoby, takie jak sprzęt, materiały i personel, są dostępne i efektywnie wykorzystywane.
- Zaangażowanie interesariuszy: Zespół projektowy utrzymuje regularną komunikację z interesariuszami, informując ich na bieżąco i odpowiadając na wszelkie wątpliwości.
- Zarządzanie zmianami: W przypadku wystąpienia zmian w zakresie lub wymaganiach projektu, są one dokumentowane, oceniane i zarządzane zgodnie z ustalonymi procedurami.
- Dokumentowanie i raportowanie: Postępy, kamienie milowe i wszelkie napotkane problemy są dokumentowane i raportowane odpowiednim interesariuszom.
- Rozwiązywanie problemów: Zespół projektowy identyfikuje i rozwiązuje wszelkie problemy lub konflikty, które pojawiają się w trakcie realizacji, zapewniając płynny postęp projektu.
- Ciągłe monitorowanie i dostosowywanie: Kierownik projektu stale monitoruje postęp projektu, dokonując niezbędnych korekt, aby utrzymać go na właściwym torze.
10 strategii realizacji projektów
Istnieje wiele proaktywnych kroków, które można podjąć przed fazą realizacji projektu, aby wypełnić lukę między wszelkimi niedopasowanymi celami, strategiami lub zadaniami. Sekret polega na wdrożeniu ich do procesu zarządzania projektami na długo przed tym, zanim nadejdzie czas na działanie! Oto 10 naszych ulubionych strategii powodzenia w realizacji projektów, dzięki którym Twój zespół będzie zmotywowany, na dobrej drodze i zawsze będzie szedł naprzód.
1. Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami
Jeśli zastanawiasz się, czy oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędne do skutecznej realizacji projektów - jest.
Zwłaszcza, jeśli spędzasz znaczną ilość czasu na połączeniu z interesariuszami, pracując z zespołami o różnych funkcjach lub zarządzanie wieloma projektami jednocześnie, narzędzia te pomogą wprowadzić pełną przejrzystość projektu dla wszystkich zaangażowanych bez konieczności wysyłania ani jednego e-maila.
Wizualizuj swoje zadania pod każdym kątem dzięki ponad 15 widokom w ClickUp, w tym Lista, Tablica i Kalendarz
Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędne nawet dla doświadczonych kierowników projektów do nadzorowania czasu, obciążeń pracą, projektów i TBH, ich zdrowia psychicznego w możliwie najbardziej wydajny sposób. Narzędzia te zostały zaprojektowane w celu wyeliminowania czasochłonnej pracy i usprawnienia procesów planowania projektów poprzez automatyzację cyklu pracy , zależności od zadań , interfejsy typu "przeciągnij i upuść" i nie tylko. 😍
Najlepsze narzędzie do zarządzania projektami są skalowalne, elastyczne i intuicyjne - więc bez względu na wielkość zespołu lub złożoność projektu, oprogramowanie zawsze przyniesie wyniki. Kluczowe funkcje, których należy szukać w wysokiej jakości oprogramowaniu do zarządzania projektami, to m.in:
- Wiele widoków dla wsparciaTablice Kanban,tradycyjne wykresy Ganttakalendarz,wykresy, listy zadań i nie tylko
- W aplikacjiwspółpraca funkcje takie jak komentarze, @wzmianki, czat, przypisane zadania i osoby obserwujące
- Pulpity i natychmiastowe raportowanie, aby zapewnić kierownikom projektów wysoki poziom zrozumienia ogólnej kondycji ich projektów
- Niestandardowe statusy zadań aby w jasny i wizualny sposób przekazać postępy w realizacji każdego elementu działania
- Wiele integracji aby dostosować się do obecnego stosu technologicznego i wprowadzić więcej cennych informacji do platformy zarządzania projektami
Szybkie wyświetlanie ważnych danych na jednym ekranie dzięki pulpitom w ClickUp
Chociaż to tylko kilka z naszych ulubionych funkcji zarządzania projektami, istnieje więcej, na które warto zwrócić uwagę w zależności od swojej wyjątkowej sytuacji. Łatwość obsługi, budżet zespołu i narzędzia, w które już zainwestowałeś, to kluczowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę przed wyborem odpowiedniego rozwiązania. Ale w tej rozwijającej się branży ważne jest, aby wiedzieć, że masz wiele opcji!
2. Korzystanie z szablonów do planowania i realizacji projektów
w dzisiejszych czasach można znaleźć szablon do wszystkiego
Poważnie! Nie jest tajemnicą, że każde potężne narzędzie do zarządzania projektami ma solidny zestaw funkcji do zaadoptowania. Ostatecznie funkcje te będą Twoim najlepszym przyjacielem. Ale w danym momencie? Nauka nowego narzędzia może być procesem samym w sobie. Szablony ograniczają ten problem dzięki gotowym i konfigurowalnym ramom, aby rozpocząć proces realizacji projektu w najbardziej wydajny sposób.
Ponadto szablony to świetny sposób na pokazanie, do czego zostały stworzone funkcje oprogramowania do zarządzania projektami. Gotowe statusy, prawie zakończone tabele, listy zadań do planowania projektów i dokumenty pomocy to tylko niektóre z wielu sposobów, w jakie szablony mogą poprowadzić zespół do powodzenia.
Najlepszą wskazówką dotyczącą szablonów, jaką możemy ci dać, jest rozpoczęcie od tego miejsca Szablon planu realizacji projektu od ClickUp .
Zdefiniuj zakres projektu, wymagania, zasoby i nie tylko, korzystając z szablonu planu realizacji projektu ClickUp
Ten przyjazny dla początkujących dokument ClickUp zawiera siedem stron z konfigurowalnymi sekcjami, aby strategicznie i dokładnie zdefiniować zakres projektu cele, wymagania, harmonogram, plan komunikacji i nie tylko. Jest to idealny zasób pomagający kierownikom projektów w standaryzacji procesu realizacji projektu przy użyciu dynamicznego edytora dokumentów ClickUp - a czy wspomnieliśmy, że jest darmowy? 💸
Oto kilka funkcji, które najbardziej nam się podobają
Dokumenty ClickUp
:
- Tekst z dokumentu ClickUp można przekształcić bezpośrednio w zadanie, które można wykonać
- Komentarze mogą być oddelegowane innym członkom za pomocą prostej wzmianki lub etykiety
- Teams może wyświetlać i edytować obok siebie bez nakładania się za pomocą wykrywanie współpracy na żywo
A ponieważ ClickUp Docs są automatycznie aktualizowane i zapisują historię wersji, Twój szablon realizacji projektu zawsze będzie działał jako wiarygodne źródło prawdy dla zespołu projektowego, do którego można się odwołać w dowolnym momencie. 😍
3. Wyrównanie celów realizacji projektu
Nie chodzi tu tylko o uzgodnienie ostatecznej rezultatów projektu chodzi o to, aby wiedzieć, w jaki sposób projekt jest powiązany z długoterminową wizją organizacji.
Zrozumienie "dlaczego" stoi za projektem sprawi, że zespół projektowy będzie dostosowany do ogólnej strategii i upewni się, że właściwe zadania są traktowane priorytetowo. Wyczyszczona komunikacja zaczyna się od uzyskania tej samej strony na temat rzeczy przed rozpoczęciem realizacji. Spotkania rozpoczynające projekt , SMART ustawienie celów i aktualizacje postępów są świetne do promowania przejrzystości i zaufania w całym zespole, jeśli chodzi o osiąganie celów krótko- i długoterminowych celów . Ponadto wzmacnia współpracę na każdej scenie projektu, zapewniając, że każdy członek zespołu nie utknie w swoim własnym silosie każdego dnia.
4. Bądź innowacyjny
Jeśli chodzi o nowe pomysły, nigdy nie jest za dużo kucharzy w kuchni - kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami ma umożliwienie członkom dzielenia się swoimi przemyśleniami.
Członkowie Twojego teamu są tymi, którzy znajdują się w samym centrum wydarzeń - nawigują po mapie drogowej, przestrzegają osi czasu i wywiązują się ze swoich obietnic. Oni wiedzą, o czym mówią!
Wchodząc w fazę realizacji, możesz wahać się przed przyjęciem nowych pomysłów z obawy przed zagrożeniem dla właśnie stworzonej strategii. pivoting jest jednak naturalną częścią procesu realizacji projektu. Ty i Twój Teams dzielicie te same wyniki, a świadomość, że mają możliwość wyrażania swoich myśli, sugestii i potencjalnych obaw, gdy jest jeszcze czas do zrobienia, będzie dla nich bardzo ważna.
Burza mózgów, planowanie, strategie i usprawnianie komunikacji w czasie rzeczywistym w celu szybszej realizacji projektów dzięki ClickUp Whiteboards
Formularze pomysłów, sesje burzy mózgów i wyznaczone kanały komunikacji zachęcają do otwartej dyskusji w zespole i pokazują, że zależy ci na tym, co mają do powiedzenia, wykonując pierwszy ruch. Zamiast po prostu mówić im, że jesteś otwarty na ich myśli, daj im możliwość zgłaszania pomysłów lub problemów, z którymi się borykają w dowolnym momencie fazy realizacji - twój projekt zawsze będzie lepszy na dłuższą metę.
5. Zachęcanie do udostępniania pomysłów
To działa w obie strony! Zachęcanie zespołu do udostępniania swoich pomysłów jest tak samo ważne, jak upewnienie się, że czują się wysłuchani. Jako kierownik projektu masz moc, aby pomóc swojemu zespołowi wprowadzić pozytywne zmiany dzięki ich pomysłom. Bądź otwarty i elastyczny na ich pomysły, nawet jeśli różnią się one od pierwotnej strategii.
Dodatkowo, sprawi to, że Teams poczują się bardziej odpowiedzialni za swoją pracę, jeśli będą wiedzieć, że ich przemyślenia są poważnie brane pod uwagę w całym procesie.
6. Oddelegowane zadania do realizacji projektu
Wbrew powszechnemu przekonaniu, kierownicy projektów nie powinni dźwigać na swoich barkach ciężaru całego świata. Mają wystarczająco dużo zmartwień, a jako lider projektu, oddelegowanie zadań innym członkom będzie sprzyjać rozwojowi i pewności siebie poprzez udostępnianie własności w całym zespole.
Rozdzielając nawet niewielkie obowiązki, kierownicy projektów mają więcej czasu na zrozumienie szerszego obrazu rzeczy, w tym postępu projektu, obciążenia pracą zespołu i status.
7. Zachęcanie do współpracy w zespole
Obowiązkiem kierownika projektu jest utrzymywanie wszystkich w pętli, od innych członków zespołu po interesariuszy.
Niestandardowe ustawienia prywatności i udostępniania w Uprawnieniach ClickUp
Konstruktywny i otwarty dyskurs to kolejny sposób, w jaki oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc menedżerom zaoszczędzić czas i być bardziej wydajnym w swoich dniach, ale nie zawsze musi być zarezerwowany na spotkania i e-maile. Utrzymuj status projektu w pełni przejrzysty, dając kluczowym graczom dostęp do widoku ogólnego, komentowania, a nawet edytowania raportów lub dokumentów postępu według własnego uznania.
8. Identyfikacja zależności między zadaniami
Wiedza o tym, które zadania muszą zostać zakończone w określonej kolejności, pomaga projektom pozostać na właściwym torze, a zasoby są odpowiednio alokowane. Biorąc pod uwagę, że większość luk w strategii sprowadza się do braku zarządzania zasobami na pewnym poziomie, pozostając na szczycie swoich zależności zadań, kamienie milowe oraz ścieżka krytyczna może czasami decydować o tym, czy projekt w ogóle przejdzie przez fazę realizacji.
Widok obciążenia pracą według zadań pozostałych na ścieżce krytycznej za pomocą jednego przełącznika w ClickUp!
9. Śledzenie postępu realizacji projektu
Lepiej trzymać się bardziej z boku wizualne rozwiązania do zarządzania projektami jeśli chodzi o pulpity, raportowanie i wgląd. Istnieje mnóstwo sposobów na określenie ogólnego statusu projektu, nawet do poziomu szczegółowego, przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Funkcje takie jak niestandardowe statusy zadań są doskonałe do szybkiego uchwycenia aktualizacji poszczególnych zadań na pierwszy rzut oka, ale w celu uzyskania postępów na wysokim poziomie, pulpity, wykresy i raporty są bardzo przydatne tablice cyfrowe są niezbędnym narzędziem każdego kierownika projektu. Kolejną zaletą korzystania z wysoce wizualnych form raportowania jest to, że są one łatwiejsze do odczytania i bardziej przystępne dla interesariuszy, przełożonych i innych kierowników działów.
Wykorzystaj ClickUp Whiteboards jako narzędzie do wizualnej współpracy w razie potrzeby
10. Przegląd rezultatów z interesariuszami
Po wykonaniu dowolnej z tych czynności strategie prowadzą do lepszego zarządzania czasem i zwiększonej wydajności przy jednoczesnym unikaniu luk wykonawczych w zarządzaniu projektami. Do zrobienia z nowo zaoszczędzonym czasem? Wykorzystaj go, aby upewnić się, że kluczowi interesariusze są zadowoleni na każdym kroku!
Chociaż nie zawsze jest to konieczne lub możliwe, przeglądanie rezultatów projektu z interesariuszami w całej fazie realizacji gwarantuje, że będą oni zadowoleni, gdy projekt zostanie powiedziane i zrobione. Dodatkowo, to sprawia, że wyglądasz dobrze!
Zwłaszcza jeśli pracujesz z nowymi klientami, ten gest sprzyja silniejszej współpracy relacje z interesariuszami i utwierdza Teams w przekonaniu, że podążają we właściwym kierunku.
Jak oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga w realizacji projektów
Jeśli wyniesiesz coś z tego przewodnika, niech będzie to znaczenie dynamicznego oprogramowania do zarządzania projektami w celu usprawnienia i automatyzacji procesu realizacji projektu.
Zainwestowanie czasu i zasobów w odpowiednie oprogramowanie pomoże z łatwością i wydajnością realizować wszystkie 10 strategii realizacji, bez względu na rodzaj i złożoność projektu.
Z ogromnym
Biblioteka szablonów
w celu uzupełnienia jej bogatego
ustawienie funkcji
,
ClickUp
to idealne oprogramowanie, które pomaga menedżerom i zespołom realizować projekty, usprawniać procesy i dostosowywać się do kluczowych celów. Jest to jedyna platforma zapewniająca wystarczającą wydajność, aby scentralizować
pracę w różnych aplikacjach
w jeden wspólny hub.
Monitorowanie aktualizacji projektów
, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
A dzięki funkcjom takim jak Dokumenty ClickUp , Tablice ClickUp dzięki wielu widokom i niestandardowym statusom dostępnym w każdym planie cenowym, ClickUp tworzy rozwiązania dla teamów o dowolnym budżecie.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś
i zacznij korzystać z niego z Teams całkowicie bez żadnych kosztów.