Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że lista rzeczy do zrobienia dla klienta to stos płonących kręgli, którymi próbujesz żonglować?
Tyle tylko, że nie masz żadnego talentu do żonglowania i już przypaliłeś sobie jedną brew? Jeśli ten scenariusz jest podobny, potrzebujesz nowej strategii zarządzania obciążeniem pracą.
Zarządzanie obciążeniem pracą to super klej, który spaja procesy biznesowe.
Bez niego stos papierkowej roboty byłby tak wysoki jak Mount Everest. Twój harmonogramy projektów byłyby tak zdezorganizowane, jak sypialnia nastolatka. A lista zadań Twoich pracowników byłaby tak niekończąca się, jak ich kanał w mediach społecznościowych!
Ale czym właściwie jest zarządzanie obciążeniem pracą? I jak u licha zabrać się do zrobienia tego w swojej firmie?
W tym artykule omówimy, czym ono jest, jak działa i jakie są najlepsze metody zarządzania obciążeniem pracą narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą aby pomóc w jego wdrożeniu. Chwyć gaśnicę i rzuć kręgle - zaczynajmy!
Czym jest zarządzanie obciążeniem pracą?
Zarządzanie obciążeniem pracą to proces dystrybucji i efektywnego zarządzania pracą zespołu w celu maksymalizacji wydajności. Może to być prosty pomysł, ale nie daj się zwieść. Jeśli zostanie zaniedbany, może w rzeczywistości zwiększyć istniejące obciążenie pracą.
W rzeczywistości 2021 National Library of Medicine badanie wykazało, że pracownicy są mniej zadowoleni, gdy uważają, że mają przytłaczające obciążenie pracą. Prowadzi to do niższej wydajności i wyższych wskaźników wypalenia zawodowego i rotacji.
Wniosek?
Efektywne zarządzanie obciążeniem pracą to duża sprawa!
Dlaczego zarządzanie obciążeniem pracą jest ważne?
Prawidłowe zarządzanie obciążeniem pracą w zespole pozwala osiągnąć kilka wspaniałych rzeczy:
- Zobaczysz wzrostpracy zespołowej i współpracy w organizacji
- Członkowie mojego zespołu będą dostarczać wysokiej jakości pracę, dotrzymując jednocześnie terminów
- Pracownik będzie wydajny, a jednocześnie zadowolony ze swojej pracy i obowiązków
Brzmi jak marzenie, prawda? Przyjrzyjmy się teraz, jak można wprowadzić efektywne zarządzanie obciążeniem pracą do świata rzeczywistego.
7 kroków do efektywnego zarządzania obciążeniem pracą
Planowanie obciążenia pracą jest trochę jak sadzenie "magicznej fasoli" w organizacji.
Na początku możesz spotkać się z niewielkim oporem. Z czasem jednak członkowie teamu (a co za tym idzie, również klienci) będą mogli czerpać ogromne korzyści z zarządzania obciążeniem pracą.
Oto przewodnik krok po kroku, jak usprawnić proces przydzielania obciążeń pracą.
1. Wykorzystanie narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą
Różne Teamsy w Twojej agencji mogą korzystać z zupełnie innych ustawień narzędzi pracy. To sprawia, że przypisanie konkretnego zadania lub projektu do członków zespołu jest trudniejsze niż powinno.
Dodatkowo, wszystkie dane firmowe będą rozproszone po wielu aplikacjach lub, co gorsza, zagubione w morzu e-maili. Prowadzi to do marnowania przez zespół cennego czasu na śledzenie niezbędnych danych lub żądań klientów, co oznacza, że każdy projekt będzie trwał dłużej niż powinien zostać zrobiony.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Rozwiązanie? Zanim zaczniesz, włącz wszystkie swoje Teams do jednego system operacyjny (system operacyjny). Będzie on działał jako centrum danych dla wszystkich procesów biznesowych i jako kompleksowe narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą pracowników.
Po pierwsze, porozmawiajmy o słoniu w pokoju: być może jesteśmy stronniczy, ale uważamy, że zarządzanie obciążeniem pracą jest o wiele łatwiejsze do zrobienia z odpowiednią aplikacją, taką jak ClickUp . A jeśli już korzystasz z kogoś innego, będziesz zaskoczony, jak łatwo jest zaimportować wszystkie swoje bieżące zadania projektowe na naszą platformę.
Łatwo importuj moją pracę z poprzednich narzędzia do zarządzania projektami bezpośrednio w ClickUp
ZAPRASZAMY Bonus ClickUp: ClickUp sprawia, że nawigacja po wielu zadaniach i podzadaniach projektów dla różnych klientów jest niezwykle łatwa. Sprawdź przewodnik szybkiego startu aby błyskawicznie zarządzać obciążeniem pracą swojego zespołu! Dodatkowo, jeśli już korzystasz z istniejących narzędzia do zarządzania projektami jak Basecamp , Trello, lub Asana clickUp pozwala na importować dane z dowolnego narzędzia w zaledwie minutę!
2. Oceń zadania i obciążenie swojego zespołu Planowanie obciążenia jest podstawą efektywnego zarządzania obciążeniem pracą. Jest to proces określania czasu i zasobów potrzebnych do zrobienia projektu, a żeby zrobić to dobrze, trzeba dostosować obciążenie zadaniami do możliwości zespołu.
Sprawdź te_ narzędzia do planowania wydajności & szablony planów !
Przyjrzyjmy się, jak ustawić zwinny system zarządzania obciążeniem pracą dla swojego zespołu.
Stwórz zadanie i szacowany czas dla każdego projektu
Zacznij od sporządzenia listy wszystkich procesów biznesowych, którymi zajmuje się twój zespół w danym projekcie. Następnie podziel je według tworząc możliwe do zarządzania zadania ClickUp . Jeśli zadanie wydaje się skomplikowane, podziel je na mniejsze części kamienie milowe projektu .
Dodaje śledzenie czasu i szacowany czas do zadań ClickUp
Upewnij się, że na liście znajdują się wszystkie zadania, bez względu na to, jak bardzo są trywialne. Może to obejmować zadania administratora, takie jak zarządzanie skrzynką odbiorczą, dokumentowanie procesów, a nawet codzienne chodzenie na kawę!
Może się to wydawać głupie, ale pomijanie typowych zadań, które zajmują codzienny czas pracy, jest częstym błędem w zarządzaniu czasem. O wiele lepiej jest wygospodarować czas na kawę, niż być zawsze 15 minut po czasie.
Ale to nie jedyna rzecz, którą musisz oszacować: musisz również dowiedzieć się, ile czasu powinno zajmować każde zadanie. Można to zrobić na kilka sposobów:
- Oszacować na podstawie informacji w pliku zadaniaplan projektu* Użyj narzędzia do śledzenia czasu lub zarządzania projektami
- Oprzyj czas wykonania każdego zadania na wcześniejszych doświadczeniach
Śledzenie szacowanego czasu bez opuszczania przeglądarki dzięki rozszerzeniu ClickUp dla Chrome
Jeśli nie masz pewności, ile czasu powinno zająć zadanie lub ile czasu zajęło w przeszłości, użyj Rozszerzenie Chrome ClickUp do śledzenia czasu spędzonego na każdym zadaniu.
Oceń osobiste obciążenie każdego pracownika
Wydajność zespołu ma kluczowe znaczenie.
A kiedy myślisz o zarządzanie zasobami to nie tylko dystrybucja równej liczby zadań wśród pracowników. Każda osoba ma inny styl pracy i umiejętności. Niektórzy żonglują wieloma zadaniami technicznymi, a inni nie.
Bonus:_ Narzędzia do zarządzania zasobami Teraz musisz określić obciążenie pracą każdego członka zespołu. Jaki jest najlepszy sposób do zrobienia tego? Cóż, z funkcjami zarządzania obciążeniem pracą zespołu!
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Widok Widok obciążenia pracą umożliwia ustawienie dziennego/tygodniowego obciążenia pracą dla każdego użytkownika na podstawie przeprowadzonych z nim rozmów. Można ustawić obciążenie dla godzin, zadań, a nawet Punkty historii Scrum .
Wystarczy poprosić pracowników o ich wkład. Niech każdy członek zespołu prywatnie powie ci, jak czuje się ze swoim indywidualnym obciążeniem pracą. Zapisz, co jest na ich talerzu i czy mogą poradzić sobie z większą liczbą zadań, czy też potrzebują ich mniej.
W ten sposób dowiesz się, czy Twoi pracownicy mają zbyt duże obciążenie pracą i będziesz mógł w razie potrzeby dokonać redystrybucji zadań.
Bądź mądry i ustal priorytety!
Nie wszystkie zadania są sobie równe. Wycieczka do Starbucksa nie jest tak ważna, jak dokończenie edycji wpisu na blogu klienta. Dlatego właśnie musisz nauczyć się ustalać priorytety .
Ustalanie priorytetów pomaga zapewnić, że niezależnie od tego, jak duże obciążenie ma twój zespół, zawsze koncentrujesz się na najważniejszych rzeczach w pierwszej kolejności. Pomaga poświęcić jak najwięcej energii na trudne terminy i nie stresować się zbytnio rzeczami, które można przesunąć.
Grupowanie zadań na tablicy Tablica Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy ClickUp
Do zrobienia priorytetyzacji we właściwy sposób, musisz jasno zakomunikować swojemu zespołowi, które zadania muszą zostać zakończone w pierwszej kolejności, które mają sztywne terminy, a które mogą zostać przesunięte, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przy podejmowaniu tych decyzji zalecamy korzystanie z prostej matrycy punktowej z 3 możliwymi punktami za następujące elementy:
- Kto był zleceniodawcą projektu Kto prosi o wykonanie zadania ma ogromne znaczenie. Jeśli dyrektor generalny o coś poprosił, strategiczna wartość zadania lub jego zależności nie mają znaczenia - domyślnie otrzymuje ono najwyższy priorytet.
- Oceń to "1", jeśli jest to prośba niższego szczebla lub indywidualna
- Oceń to "2", jeśli jest to
menedżer zespołu
- Punktacja "3", jeśli jest to kierownik wykonawczy
- *Czy projekt jest częścią zależności? Jeśli zadanie musi zostać zakończone zanim inni członkowie zespołu będą mogli wykonać swoją część projektu, powinno ono uzyskać wyższy priorytet, ponieważ ma wpływ na inne osoby.
Oceń to "1", jeśli jest to jednorazowy projekt niezależny od innych zadań- Oceń "2", jeśli jest to część zależności, ale cały projekt nie jest skoncentrowany na terminach
- Oceń "3", jeśli jest to część zależności, a cały projekt ma sztywny termin realizacji
- Czy projekt jest powiązany z większą strategią lub inicjatywą firmy Projekty, które wiążą się z większymi celami firmy, powinny być traktowane priorytetowo w stosunku do tych, które są potrzebne do mniejszych, ograniczonych inicjatyw.
- Przyznaj "1", jeśli jest to zamknięty projekt, który nie jest powiązany z większą strategią
- Oceń "2", jeśli jest luźno powiązany z większymi inicjatywami strategicznymi
- Oceń "3", jeśli jest integralną częścią większej inicjatywy firmy
Użyj tej matrycy, aby obiektywnie ocenić priorytet każdego projektu - i upewnij się, że członkowie zespołu wiedzą, czy zadanie jest elastyczne pod względem terminu.
Twórz proste automatyzacje na swoich zadaniach, aby przypisać lub zmienić priorytet po wykonaniu określonej czynności
NA POCZĄTEK Bonus ClickUp: Proste narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą zespołu ułatwiają ustawienie Priorytet dla każdego ważnego zadania, w zakresie od "Niski" do "Pilne" Sortowanie według pilności pomaga zespołowi wizualizować zadania o najwyższym priorytecie. Możesz nawet tworzyć proste automatyzacje w ClickUp, aby ustawić określone poziom priorytetu gdy zadanie zostanie przypisane do określonej osoby lub osiągnie termin wykonania.
3. Użyj przydział zasobów dla umiejętności zarządzania obciążeniem pracą zespołu
Po zakończeniu oceny zadań i obciążenia zespołu, nadszedł czas na dystrybucję pracy, prawda? Ale zaraz... nie tak szybko.
Nie możesz wybrać dowolnej osoby do dowolnego projektu. Cóż, może możesz. Ale byłoby to tak skuteczne, jak poproszenie Hulka o zrobienie łabędzi origami.
Bonus:_ Resource leveling
Przydzielaj właściwym osobom właściwe zadania
Kluczem do inteligentnego zarządzania obciążeniem pracą jest przypisywanie właściwych zakresu pracy właściwej osobie. Upewnij się, że ty lub kierownik projektu znacie umiejętności, temperament, dostępność i mocne strony każdego członka zespołu przed rozpoczęciem ustawiania zadań.
Na przykład, jeśli jeden z pracowników jest świetny w drobnych szczegółach, ale zmaga się z wysokimi terminami, prawdopodobnie nie jest najlepszym wyborem do projektu ćwiczeń przeciwpożarowych. Ale podobnie, osoba myśląca kreatywnie z szerokim horyzontem może nie być najlepszym redaktorem.
Weź pod uwagę unikalne mocne strony każdej osoby, a następnie w pierwszej kolejności przydziel zadania o najwyższym priorytecie. Gdy już się tym zajmiesz, możesz przydzielić resztę (nie martw się, w końcu będziesz mógł pójść po Starbucksa...).
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Chcesz zdobyć dodatkowe punkty dla menedżera? Przydzielając pracę członkowi zespołu, poinformuj go dlaczego wybrałeś go do tego zadania. Dzięki temu ich praca będzie bardziej znacząca i angażująca.
Im bardziej pracownicy są pewni swoich zadań, tym większa będzie ich wydajność. To takie proste!
Twórz realistyczne terminy
Po przypisaniu wszystkich zadań, musisz utworzyć dla nich terminy. Kiedy po raz pierwszy zaczynasz planować obciążenie pracą, skup się na tym, aby te terminy były osiągalne!
Nawet w przypadku najbardziej intuicyjnych aplikacji, takich jak ClickUp, należy liczyć się z pewnym okresem adaptacji, podczas którego zespół przyzwyczai się do nowych cykli pracy. Ustal terminy dla pierwszej rundy tak wyrozumiale, jak to tylko możliwe.
Skorzystaj z informacji zebranych na temat szacowanego czasu wykonania poprzednich zadań, obciążenia pracowników i znanych ustawień umiejętności, aby jak najlepiej oszacować, ile czasu powinno zająć każde zadanie. Następnie dodaj nieco więcej czasu, aby uwzględnić nieprzewidziane okoliczności.
Korzystaj z widoku osi czasu ClickUp, aby przypisywać zadania, zmieniać terminy ich wykonania i przeglądać obciążenia pracą
Gdy pracownicy dotrzymają tych terminów, zbudują zaufanie: do siebie i do nowego, niesamowitego systemu. Posiadanie odpowiedniego narzędzia do edycji obciążeń pracą - i robienie tego szybko - ma kluczowe znaczenie dla wydajności każdego kierownika zespołu.
PRACA ZESPOŁOWA > TALENT Bonus ClickUp: Przypisywanie zadań w ClickUp jest bardzo proste! Wystarczy utworzyć zadanie i przypisać je do jednego lub wielu pracownikom lub Teams . Po dystrybucji zadań, ustaw daty rozpoczęcia i terminy dla każdego członka zespołu. Martwisz się o zarządzanie sprzecznymi terminami? Wizualizuj zadania swojego zespołu za pomocą widoku osi czasu, aby zrównoważyć daty rozpoczęcia i zakończenia każdego z nich, a wszystko to z jednego miejsca oś czasu projektu .
4. Pomóż swoim pracownikom w planowaniu dzięki szablonom do zarządzania obciążeniem pracą
Ok, więc zidentyfikowałeś swoje zadania i czas ich realizacji, a także wiesz, którzy pracownicy są za co odpowiedzialni. Autopilot od teraz, prawda?
Nie tak szybko!
Jeśli ten model planowania przepływu pracy jest nowy dla twojego zespołu, oni (i ty!) mogą potrzebować dodatkowego wsparcia, aby się zorganizować. A nawet jeśli przepływ pracy nie jest nowy, im bardziej dojrzały staje się twój model zarządzania obciążeniem pracą, tym bardziej twój proces powinien stać się szablonem.
Szablony do zrobienia mają dwie rzeczy dla zarządzania obciążeniem pracą: Pomagają nowym zespołom szybciej wdrożyć się w proces, a dojrzałym zespołom pomagają w automatyzacji większej liczby dobrych rzeczy, o których wiedzą, że działają.
Oto pięć szablonów obciążeń pracą na dobry początek:
1. Szablon obciążenia pracownika ClickUp
Łatwo nadzoruj tygodniowe obciążenia członków zespołu dzięki szablonowi do zarządzania obciążeniem pracą przez ClickUp
Szablon Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp umożliwia członkom zespołu i menedżerom określenie dziennego i tygodniowego obciążenia pracą oraz sprawdzenie, ile pracy jest przypisane do każdego pracownika.
2. Szablon blokujący harmonogram ClickUp
Użyj pól niestandardowych, aby dostosować swój harmonogram w ClickUp i nadać priorytet swojej pracy
Szablon Szablon blokujący harmonogram ClickUp pozwala członkom Teams monitorować i wizualizować ich przeszłe, obecne i nadchodzące działania związane z obciążeniem pracą, wykorzystując szablon technikę bloków czasowych .
3. Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp
Skorzystaj z szablonu prostego zarządzania zadaniami, aby lepiej organizować i ustalać priorytety pracy swoich zespołów
Chcesz uprościć listy zadań teamów ? Wypróbuj Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp aby dać swoim pracownikom możliwość uzyskania spersonalizowanej codziennej listy zadań, w tym pracy, projektów osobistych, WOM itp.
4. Szablon rozmowy 1 na 1 dla pracownika i menedżera ClickUp
Wyczyszczone dokumentowanie wszystkiego podczas spotkań 1 na 1 za pomocą tego prostego szablonu
Zarządzanie obciążeniem pracą zaczyna się od zrozumienia przez pracowników, czego się od nich oczekuje. Oznacza to, że jako lider zespołu musisz jasno określić cele związane z wydajnością, zarządzanie czasem i priorytetyzacja projektów. Najlepszym sposobem na uzyskanie porozumienia między poszczególnymi współpracownikami jest szczegółowy dokument 1 na 1, który śledzi wszystkie te aspekty.
5. Szablon do śledzenia spotkań ClickUp
Użyj szablonu ClickUp Meeting Tracker, aby uzyskać szybki widok nadchodzących spotkań w widoku kalendarza
Efektywne obciążenie pracą zaczyna się od organizacji codziennych zadań. Dlatego tak ważne jest korzystanie z szablonu do śledzenia spotkań, aby wiedzieć, dokąd zmierza Twój czas i co możesz zrobić, aby zwiększyć obciążenie pracą.
SZABLONY, SZABLONY, SZABLONY! Bonus ClickUp: Jesteśmy wielkimi fanami szablonów, które pomagają utrzymać zespół na właściwym torze i w dobrej organizacji. Chcesz zobaczyć więcej? Sprawdź nasze pełne zestawienie szablonów do zarządzania projektami lub odwiedź stronę Centrum szablonów ClickUp aby uzyskać setki sposobów na szybsze rozpoczęcie pracy!
5. Priorytetowa komunikacja i współpraca
Chociaż mogliśmy już zapomnieć, jak rozwiązywać zadania z rachunku różniczkowego w ósmej klasie, oto jedna formuła, którą musisz zapamiętać:
Zarządzanie obciążeniem pracą = Zarządzanie stresem
Im mniej stresu odczuwamy, tym łatwiej radzimy sobie z obciążeniem pracą. Co jest największym źródłem stresu w miejscu pracy?
Ankieta przeprowadzona przez Wrike odkrył, że tworzy ośmioznakowe hasła z jedną cyfrą, wielką literą i symbolem. Cóż, to i brak komunikacji i współpracy.
Nawet dobre zmiany mogą powodować stres, gdy są zupełnie nowe. Po wdrożeniu nowego systemu zarządzania zadaniami, upewnij się, że regularnie kontaktujesz się ze swoim zespołem, aby upewnić się, że czują wsparcie.
Organizuj regularne spotkania kontrolne zespołu
Zwłaszcza, gdy proces ten jest wciąż nowy, podejmij świadomy wysiłek, aby zaplanować spotkania jeden na jeden z członkami zespołu. Komunikacja to kluczem do zarządzania zmianą i zachęcenie pracowników do przyjęcia nowych procesów. Dla powodzenie procesu zarządzania zmianą skorzystaj z poniższych pytań, aby uzyskać szczere informacje zwrotne od swoich Teams:
- Czy obecne obciążenie pracą jest realistyczne, a jeśli nie, to jak można by je zmienić?
- Czy istnieją przeszkody uniemożliwiające zakończenie bieżących projektów?
- Czy jesteście pewni, że uda wam się dotrzymać nadchodzących terminów?
- Jakie są największe wyzwania związane z nowym systemem?
- Czy masz jakieś sugestie lub pomysły dotyczącejak usprawnić procesy?
Wypróbuj te_ Narzędzia zarządzania zmianą !
Przygotuj się na zmiany dzięki szablony planowania powodzenia !
Zwróć uwagę, że dodawanie większej liczby spotkań do harmonogramów Twoich i Twoich pracowników może spowolnić wydajność - dokładnie odwrotnie do tego, co chcesz osiągnąć! Zastanów się więc, jak sprawić, by te spotkania były tak wygodne i wydajne, jak to tylko możliwe.
Użyj szablonu szablon protokołu ze spotkania w ramach projektu w ClickUp i zapobiec utracie informacji lub dyskusji
Rozważ na przykład zrobienie ich przez Slack, aby członkowie zespołu mogli aktualizować informacje, kiedy jest to dla nich wygodne, przy ograniczonym zakłócaniu ich cyklu pracy. Niektórzy pracownicy nigdy nie będą czuć się w pełni komfortowo, dając upust swojemu szefowi - i to jest w porządku!
Organizuj cotygodniowe spotkania zespołu, podczas których wszyscy mogą się spotkać, aby udostępniać strategie i wysłuchiwać skarg. Warto też rozważyć skorzystanie z anonimowej aplikacji, takiej jak ScatterSpoke aby każdy mógł podzielić się swoimi odczuciami w sposób wolny od presji.
Kładź nacisk na współpracę, a nie na przerwy
Nie ma nic bardziej irytującego niż wysłanie ważnej wiadomości do pracownika i nie odzywanie się przez wiele godzin, prawda? To znaczy, której części "Gdzie jest moja latte?" nie zrozumieli?!
Żarty na bok, nieobsługiwane wiadomości spowalniają postęp, utrudniając zarządzanie obciążeniem pracą. Projektując proces zarządzania obciążeniem pracą, upewnij się, że koncentrujesz się na rozbijaniu silosów, a nie budowaniu nowych.
Twórz zadania zespołowe, aby każdy miał widoczność tego, co robią inni członkowie zespołu. Jeśli mogą sprawdzić statusy bez konieczności przerywania czyjegoś cyklu pracy? Jeszcze lepiej.
Konwertuj komentarze na zadania ClickUp lub przydzielaj je zespołowi, aby błyskawicznie zamieniać myśli w elementy działania
MOŻESZ PRZYPISYWAĆ KOMENTARZE? Bonus ClickUp: Użyj ClickUp, aby pozostawić komentarz przy każdym zadaniu. Pracownicy są natychmiast powiadamiani, więc nie mogą wymyślać żadnych wymówek, aby nie zobaczyć Twojej prośby. A jeśli potrzebujesz danej osoby do zrobienia czegoś w trybie pilnym, przekształć swój komentarz w zadanie i przypisz je do nich. Pracownicy zostaną powiadomieni, a komentarz pojawi się na ich liście zadań. Po zrobieniu mogą kliknąć pole wyboru Resolve, aby pokazać, że zadanie zostało zakończone. Voila.
6. Śledzenie wydajności obciążenia pracą za pomocą pulpitów Zarządzanie cyklami pracy to stały cykl. Będziesz musiał przejść przez powtórzenia każdego z tych kroków w celu ciągłego doskonalenia. Ale jak zmierzyć, czy to działa?
Cóż, zawsze jest trudny sposób. Można prowadzić skrupulatne arkusze kalkulacyjne dotyczące każdej skargi, błędu i dotrzymanego (lub niedotrzymanego) terminu. Podczas każdego nowego cyklu zadań można szukać wzorców i wspólnych punktów zaczepienia, próbować zgadywać i sprawdzać podejście do zmiany rzeczy, aby zobaczyć, czy to pomaga.
Gotowy na łatwy sposób?
Zbierz całą swoją pracę w jednym miejscu dzięki pulpitom nawigacyjnym Pulpit nawigacyjny ClickUp może służyć jako centrum kontroli misji, w którym monitorujesz i śledzisz, jak dobrze Twój zespół radzi sobie z obciążeniem pracą. Każdy pulpit można wypełnić mnóstwem informacji Niestandardowe widżety takie jak wykresy, obliczenia, bloki tekstu i inne, z których każdy pobiera określone dane z całego zespołu!
To jednak nie wszystko. Otrzymasz również dostęp do mnóstwa widżetów raportowania zadań, które pozwolą ci uzyskać szczegółowy wgląd w to, jak twój zespół radzi sobie z zarządzaniem zadaniami. Na przykład, możesz użyć:
- Wykresy prędkości : Określ wskaźnik zakończenia dla zestawu zadań i lepiej oszacuj rzeczywiste obciążenie pracą zespołu
- Skumulowane wykresy przepływów : Sprawdź, jak dobrze postępuje twój projekt i zidentyfikuj wąskie gardła, które mogły wyniknąć z niewłaściwej alokacji obciążenia pracą
- Cele: Ustawienie i śledzenie celów biznesowych, założeń iOKR Bonus ClickUp: Innym świetnym sposobem na monitorowanie alokacji obciążenia pracą twojego zespołu jest użycie Widok Box. Wizualizuje, nad czym pracuje pracownik, a także jego aktualne obciążenie. Możesz łatwo zidentyfikować, kto jest przeciążony i przydzielić zadania tym, którzy mogą wziąć na siebie więcej.
Widok Box to najszybszy sposób na wyświetlenie wszystkich zadań zespołu
BOX IT UP Bonus ClickUp: Innym świetnym sposobem na monitorowanie obciążenia pracą zespołu jest korzystanie z widoku Box View. Wizualizuje on, nad czym pracuje dany pracownik, a także jego aktualne obciążenie. Możesz łatwo zidentyfikować, kto jest przeciążony i przydzielić zadania tym, którzy mogą wziąć na siebie więcej.
7. Automatyzacja pracy i scentralizowana widoczność
Po wypracowaniu wszelkich niedociągnięć w cyklu pracy w pierwszych kilku cyklach, poszukaj więcej możliwości dalszej poprawy wydajności.
Nie pomijaj tego kroku!
W trakcie cyklu życia projektu nadejdzie czas, gdy twój zespół będzie musiał poradzić sobie z dużym obciążeniem pracą. Zarządzanie obciążeniem pracą pomaga być proaktywnym dzięki tym strategiom oszczędzania czasu teraz, dzięki czemu można zaoszczędzić sobie stresu później.
Automatyzacja powtarzalnych zadań
Najprostszym sposobem na zmniejszenie faktycznego obciążenia pracą jest zidentyfikowanie przyziemnych zadań, które mogą być zrobione automatycznie 2 godziny dziennie przez automatyzacja zarządzania obciążeniem pracą! Narzędzia te pozwalają na automatyzację większości procesów związanych z zarządzaniem zadaniami.
Oczywiście, zawsze można wybrać narzędzia do automatyzacji z półki. Ale po co zaśmiecać aplikacje swojego zespołu, skoro można zainwestować w kompleksowe oprogramowanie do zarządzania obciążeniami pracą, które jest pełne automatyzacji?
Powiedzmy, że chcesz stworzyć automatyzację, która pozwoli pracownikowi od razu wiedzieć, kiedy ma nowe pilne zadanie do zakończenia. Na szczęście jesteś genialnym decydentem i zdecydowałeś się użyć ClickUp do zarządzania obciążeniem pracą!
Wszystko, co musisz zrobić, to skorzystać z automatyzacji: "Gdy tylko zadanie otrzyma priorytet 'Pilne', automatycznie zmieni się ono na 'Otwarte'." Bam. Gdy tylko zadanie zostanie oznaczone jako pilne, Twój pracownik będzie o tym wiedział.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Wybieraj z listy ponad 50 wbudowanych automatyzacji automatyzacja lub po prostu stwórz własną!
Użyj Tablicy Kanban, aby uzyskać inną perspektywę
A Tablica Kanban to kompaktowe, ale potężne narzędzie zapewniające płynność procesów biznesowych. Do zrobienia?
Wizualizuje twój projekt cykl pracy i pokazuje status każdego zadania w zgrabnej formie fizycznej lub wirtualnej tablicy zadań . Twój zespół może następnie przeciągać i upuszczać zadania do odpowiednich kolumn statusu w trakcie ich postępu, tak jak poniżej:
Grupuj zadania na tablicy Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy w ClickUp
W ten sposób cały zespół może zobaczyć postęp projektu w czasie rzeczywistym. Ten proces zarządzania obciążeniem pracą daje wszystkim zaangażowanym lepsze wyobrażenie o tym, jak długo trwa projekt i kto jest odpowiedzialny za każdą jego część.
Kierownik projektu powinien również zidentyfikować, które zadania stoją w miejscu na tablicy Kanban, co wskazuje na wąskie gardła w procesie. Następnie może przydzielić zasób (lub członka zespołu), który pomoże mu rozwiązać dane zadanie.
NIESTANDARDOWY WIDOK Bonus ClickUp: Oferujemy tablicę Kanban za zarządzanie projektami , Wykresy Gantta do wizualizacji zależności i innych widoków, dzięki czemu możesz wybrać perspektywę, która najlepiej pasuje do Twojego zespołu. Użyj Elastycznych widoków, aby wizualizować zadania na liście zadań, tablicy Kanban lub w widoku osi czasu.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania obciążeniem pracą
Jakie są typowe wyzwania związane z zarządzaniem obciążeniem pracą?
Wyzwania związane z zarządzaniem obciążeniem pracą mogą różnić się w zależności od branży, wielkości firmy i indywidualnych zależności. Jednak niektóre typowe wyzwania obejmują:
- Przytłaczające obciążenie pracą: Zarządzanie zbyt dużym lub wymagającym obciążeniem pracą może stanowić wyzwanie, prowadząc do stresu, wypalenia i obniżonej wydajności.
- Brak ustalania priorytetów: Bez wyczyszczonych priorytetów może być trudno określić, które zadania są najważniejsze i jak skutecznie alokować zasoby.
- Słabe zarządzanie czasem: Techniki zarządzania czasem są niezbędne do zarządzania obciążeniem pracą, ale wiele osób zmaga się z prokrastynacją, rozpraszaniem uwagi i innymi pułapkami wydajności.
- Nieodpowiednie zasoby: Brak zasobów, takich jak personel, technologia lub budżet, może utrudniać efektywne zarządzanie obciążeniem pracą.
- Rozszerzanie zakresu obowiązków: Oczekiwania mogą się zmienić lub rozszerzyć poza to, co zostało początkowo uzgodnione, prowadząc do zwiększenia obciążenia pracą bez odpowiedniego zwiększenia zasobów.
Kto powinien zarządzać planowaniem obciążenia pracą?
W zależności od struktury organizacji, zarządzanie obciążeniem pracą może odbywać się samodzielnie lub w grupie.
Jeśli twoja firma jest bardzo silosowa, a działy wydają się działać jak własne mini-firmy, prawdopodobnie najbardziej sensowne jest bycie samotnym wilkiem w swoim planie. Jednakże, Teams, które są wysoce współpracują i często współpracują z innymi aby zakończyć projekty, które prawdopodobnie wymagają od wszystkich współpracy.
Jakie są korzyści z efektywnego zarządzania obciążeniem pracą?
Narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą pomagają zobaczyć wszystko, co dzieje się w firmie. I zapewniają taką samą widoczność Twojemu zespołowi!
Widząc, na jakim etapie znajdują się projekty, można wyeliminować problemy z komunikacją i silosy projektowe. A co najważniejsze? Pomaga utrzymać zespół na tej samej stronie i pracować wydajnie. A to oznacza więcej zadowolonych klientów, którzy otrzymują swoje projekty na czas.
Systemy zarządzania obciążeniem pracą również:
- Zapewniają, że żaden zasób projektu (oprogramowanie, czas, umiejętności pracowników) nie zostanie zmarnowany
- Zapewniają krystalicznie czysty widok postępu prac nad projektem
- Pokazują, który proces biznesowy spowalnia pracę
- Informują o terminach i budżetach projektów
- Zamknięcie luk komunikacyjnych między różnymi działami
Wdrażaj efektywne zarządzanie obciążeniem pracą z ClickUp
Zarządzanie obciążeniem pracą jest jak apteczka pierwszej pomocy dla Twojej organizacji. To świetny sposób na ochronę dobrego samopoczucia zespołu, gdy ma on do czynienia z dużym obciążeniem pracą. Nie tylko to, ale także natychmiastowy wzrost wydajności!
Jednak ręczne zarządzanie obciążeniami pracą to trudna pigułka do przełknięcia. Potrzebujesz dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami - które jest wygodne nie tylko dla wykwalifikowanych kierowników projektów - do zrobienia wszystkich ciężkich zadań, takich jak dystrybucja obciążenia pracą, śledzenie postępów zespołu, tworzenie raportów i nie tylko.
Na szczęście narzędzia takie jak ClickUp mają mnóstwo funkcji, w tym widok osi czasu, widok obciążenia pracą i widok Box, które sprawiają, że proces ten przebiega sprawnie.
Z ClickUp's free plan otrzymujesz nieograniczoną liczbę użytkowników i nieograniczoną liczbę projektów. Z płatnym planem otrzymujesz nieograniczoną przestrzeń dyskową i nieograniczoną liczbę integracji, które pomogą Ci z obciążeniem pracą Twojego zespołu.
Więc zapisz się do ClickUp i już dziś zdiagnozuj i rozwiąż swoje problemy z wydajnością!