Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania projektami jest oddelegowanie pracy. Chociaż możesz być supergwiazdą, faktem jest, że po prostu nie możesz sam do zrobienia wszystkich ciężkich zadań. Potrzebujesz członków zespołu, którzy podejmą się zadań, abyś mógł skupić się na innych priorytetach .
Ponadto, oddelegowanie pracy pozwala współpracownikom zaangażować się i wykorzystać swoje mocne strony.
Niezależnie od tego, czy kierujesz małym zespołem, czy nadzorujesz wiele projektów przekazywanie zadań innym członkom zespołu pomaga w osiągnięciu celów i usprawnia cały proces. Ale ustalenie, jak oddelegować pracę, jest czasem łatwiejsze do powiedzenia niż zrobienia - zwłaszcza jeśli jesteś nowy w zarządzaniu.
W tym artykule zagłębimy się w delegowanie zadań, zaoferujemy wskazówki na ten temat i podkreślimy liczne korzyści płynące z przekazywania pracy innym członkom zespołu. Następnie zaoferujemy wskazówki, jak oddelegować pracę, aby być bardziej skutecznym menedżerem. 🤩
Czym jest oddelegowane zadanie?
Oddelegowanie to proces przydzielania określonych zadań innym osobom w zespole. Jest to zrobione po to, aby liderzy i menedżerowie zespołów mogli skupić swoje wysiłki gdzie indziej, podczas gdy inny członek zespołu zajmuje się zadaniami, na które nie masz czasu. Oddelegowane zadania również wchodzi w grę, gdy zadanie lub aktywność lepiej pasuje do zestawu umiejętności kogoś z zespołu.
Oddelegowane zadania są kluczowym elementem zarządzanie zespołem ale także onieśmielające, szczególnie dla nowych menedżerów.
Dla niektórych menedżerów odpuszczenie jest trudne. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli jesteś menedżerem, który lubi mieć kontrolę i być współpracownikiem w każdym zadaniu.
Dla innych menedżerów znalezienie odpowiednich zadań do oddelegowania jest wyzwaniem. Innym razem zarządzanie zadaniami i organizacja mogą być chaotyczne, co utrudnia oddelegowanie zadań, nawet jeśli tego chcemy.
Ta czynność zarządzania wymaga również silnych umiejętności przywódczych i umiejętności oddelegowanych. Aby do zrobienia tego skutecznie, trzeba jasno się komunikować, być zorganizowanym i oferować wsparcie. Musisz także być w stanie określić, kiedy powinieneś wykonać pracę samodzielnie, a kiedy powinieneś oddelegować zadania. 🛠️
Kiedy oddelegować zadania
Znajomość właściwych zadań do oddelegowania nie jest nauką ścisłą; to bardziej sztuka. Nie ma konkretnego scenariusza, w którym wszystkie zadania muszą zostać oddelegowane. Wszystko sprowadza się do potrzeb Twojego Businessu, przepustowości Twojego zespołu i pożądanych rezultatów.
Istnieją jednak pewne wytyczne, których można użyć, aby zdecydować, które zadania należy oddelegować w procesie delegowania. Zacznij od zadania sobie następujących pytań, aby określić, czy powinieneś oddelegować pracę:
- Czy to zadanie jest czasochłonne **Jeśli masz na głowie wiele zadań, które pochłaniają znaczną część twojego czasu i uwagi, którą można by lepiej spożytkować gdzie indziej, być może nadszedł czas, aby oddelegować odpowiedzialność komuś innemu, kto ma wystarczająco dużo czasu, aby się tego podjąć
- **Czy praca jest powtarzalna? Powtarzające się zadania są często przekazywane innym członkom zespołu. Jest to łatwy sposób na oddelegowanie obowiązków bez konieczności ciągłego poświęcania czasu na szkolenie i przekazywanie nowej pracy
- **Czy ktoś w zespole jest lepiej przygotowany do wykonania tej pracy? Jeśli nie masz odpowiedniego ustawienia umiejętności, aby zakończyć zadanie lub ktoś w zespole ma większą wiedzę na ten temat, rozważ oddelegowanie mu tej pracy
- **Czy to zadanie pozwala członkowi zespołu na rozwój i budowanie umiejętności? Dobrzy liderzy chcą, aby ich zespoły rozwijały się i uczyły wraz z firmą. Zidentyfikowanie oddelegowanych zadań, które mogą opierać się na istniejących umiejętnościach i dostarczać nowej wiedzy, pomaga osiągnąć ten cel
- Czy jestem w stanie skutecznie przeszkolić pracownika, przejrzeć jego pracę i zapewnić wsparcie podczas procesu delegowania? Delegowanie zadań nie polega na przekazaniu czegoś dostawcy i nie zajmowaniu się tym nigdy więcej. Musisz odgrywać aktywną rolę w oferowaniu wsparcia, wskazówek i sprawdzaniu pożądanych wyników. Upewnij się, że masz na to wystarczająco dużo czasu
Podejmowanie decyzji o tym, jak oddelegować zadania i które z nich są dobrymi kandydatami, jest procesem. Oprócz zadania sobie tych pytań, zastanów się, komu oddelegowałbyś pracę. Weź pod uwagę, jak bardzo ich lista do zrobienia jest, jak by się czuli do zrobienia tych zadań i czy uważasz, że jest prawdopodobne, że im się uda. 💪
10 wskazówek, jak skutecznie oddelegować zadania
Teraz, gdy już wiesz, co składa się na oddelegowaną pracę, kiedy ją wdrożyć i jakie korzyści płyną z wyboru odpowiedniej osoby, nadszedł czas, aby pomyśleć o tym, jak wprowadzić ją w życie. Niezależnie od tego, czy delegujesz zadania po raz pierwszy, czy też szukasz sposobów na rozwinięcie swoich umiejętności, oto 10 pomocnych wskazówek dotyczących skutecznego delegowania zadań. 🌻
1. Zdecyduj, co oddelegować
Po pierwsze, musisz ustalić, jaką pracę chcesz oddelegować. Jako przedsiębiorca możesz oddelegować tylko kilka zadań asystentowi lub freelancerowi. Jako kierownik projektu lub lider zespołu możesz chcieć oddelegować dziesiątki zadań do różnych działów.
Bez względu na to, co zdecydujesz się oddelegować, ważne jest, aby dokładnie przemyśleć, co chcesz przekazać innym członkom zespołu.
Dodawanie wielu osób przypisanych i oddelegowywanie komentarzy z zadań ClickUp
Ogólnie rzecz biorąc, następujące rodzaje pracy są świetnymi kandydatami do delegowania:
- Powtarzające się zadania
- Praca, która odpowiada doświadczeniu lub odsetkom członka zespołu
- Praca, która jest związana zcele danej osoby ### 2. Tworzenie ram dla jasnej komunikacji
Jako lider zespołu wiesz, jak ważna jest komunikacja. Nie inaczej jest w przypadku oddelegowanych zadań. Musisz stworzyć ramy dla jasnej komunikacji ramy i oczekiwania dotyczące komunikacji .
Dostosuj szablon matrycy oddelegowanych uprawnień ClickUp, aby ustawić łańcuch komendy dla decyzji na wszystkich poziomach, do których każdy ma dostęp
Użyj Szablon matrycy oddelegowanych uprawnień ClickUp aby usprawnić podejmowanie decyzji w zespole. Dziewięć niestandardowych pól pozwala na przypisanie uprawnień, a trzy widoki umożliwiają utworzenie bazy danych informacji, dzięki czemu każdy wie, kto jest odpowiedzialny za co.
Wbudowane narzędzia do śledzenia i zależność projektu ostrzeżenia informują o potencjalnych zagrożeniach i powodzeniu kamieni milowych.
3. Poznaj mocne strony swojego teamu
Kiedy oddelegowujesz pracę, chcesz mieć pewność, że osoba, której ją przydzielasz, ma to, czego potrzebuje, aby odnieść sukces. Oznacza to znajomość ich umiejętności i zapewnienie im możliwości zdobycia nowych umiejętności.
Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest regularne spotkania jeden na jeden . Zapytaj pracownika, jakie są jego cele zawodowe, nad czym lubi pracować i czy chciałby spróbować czegoś poza normalnym trybem pracy zakres pracy .
Weź pod uwagę ich mocne strony, abyś mógł stworzyć wydajne Teams dopasowane do Twojego unikalnego cyklu pracy. O wiele łatwiej jest pracować z jednego widoku, aby zobaczyć mocne i słabe strony całego zespołu.
Łatwo zbieraj i organizuj informacje o umiejętnościach swoich pracowników za pomocą szablonu mapy umiejętności ClickUp
Do zrobienia? umiejętności zarządzania mogą wykorzystać do zarządzania jedną lub dwiema innymi osobami w zespole? Czy mają umiejętności techniczne, które mogą pomóc zespołowi programistów?
Właśnie dlatego Szablon mapy umiejętności ClickUp jest bardzo przydatny do rejestrowania szczegółowych informacji o zespole, członkach zewnętrznych lub freelancerach oraz innych zasobach, które mogą zmienić idealny cykl pracy. Niezależnie od tego, jakie są ich mocne strony, pamiętaj, aby wziąć je pod uwagę wraz z odsetkami pracownika podczas oddelegowania pracy. 🏋️
Bonus: Szablony matrycy umiejętności !
4. Utwórz priorytety
Skuteczni liderzy wiedzą, jak ustalać priorytety pracy i jak ważne jest rozróżnienie, które zadania muszą być zakończone w pierwszej kolejności, aby uniknąć opóźnienia projektu. W przypadku oddelegowanych zadań kluczowe jest jasne zakomunikowanie, którymi elementami należy zająć się w pierwszej kolejności.
W ten sposób członek zespołu wie, od czego zacząć i ma mapę drogową tego, co będzie następne.
Skorzystaj z szablonu ClickUp Priority Matrix, aby zidentyfikować krytyczne zadania według pilności, wpływu i ważności
Ten krok jest bardzo ważny; jest to jeden z głównych powodów, dla których Teams używają Szablon matrycy priorytetów ClickUp . Zacznij od sporządzenia listy wszystkich zadań, które muszą zostać zakończone. Oceń, jak ważne jest każde z nich i które z nich są pilne.
Wpisz je do matrycy priorytetów, aby wizualnie zorganizować to, co ma priorytet. Członkowie Teams mogą użyć tego jako odniesienia do tego, na jakiej pracy muszą się skupić w pierwszej kolejności i mogą szybko zobaczyć, co będzie następne.
5. Oferuj kontekst i tło
Moja praca jest bardziej skuteczna, gdy rozumiesz jej rolę w spotkaniu z celami firmy. To samo dotyczy członków Teams, którym oddelegowane są zadania.
Pomóż im zrozumieć, w jaki sposób zadanie lub projekt, nad którym pracują, wpisuje się w szerszy obraz i pożądany rezultat. Jeśli zrozumieją, w jaki sposób przyczyniają się do zespołu i poczują się ważnym elementem układanki, będą bardziej skłonni do odniesienia sukcesu.
Kontekst pomaga również członkom Teams w pełni zrozumieć cel zadania. Podczas gdy ty możesz być profesjonalistą w tych zadaniach, są one nowe dla twoich współpracowników. Zaproponuj, że przeprowadzisz ich przez dane zadanie lub nagraj wideo pokazujące, jak je wykonujesz.
W ten sposób możesz czuć się pewnie, przekazując zadania i wiedząc, że członek zespołu ma informacje potrzebne do pomyślnego zakończenia pracy.
Przykład matrycy RACI w dokumentach ClickUp
Pomaga również dostarczyć informacji na temat struktury organizacyjnej projektu. Narzędzie takie jak np Matryce RACI od ClickUp mogą dać członkowi zespołu wgląd w role w projekcie , rezultaty projektu i do kogo należy się zwrócić w razie problemów. 📝
Jeśli chcesz kultywować wysokowydajne zespoły, potrzebujesz struktury, która pomoże im uporać się z zadaniami (i zająć się czasochłonnymi zadaniami), aby zarówno Ty, jak i Twój zespół dokładnie wiedzieli, czego się od nich oczekuje. Skuteczne oddelegowanie pomaga każdemu poznać zadanie do wykonania.
6. Dostawca wsparcia tam, gdzie jest ono potrzebne
Jako kierownik projektu lub lider zespołu powinieneś wspierać swój zespół przez cały czas trwania projektu, a nie tylko na początku, gdy zapewniasz kontekst. Może to oznaczać oferowanie szkoleń, jeśli istnieją umiejętności, które muszą rozwinąć, aby odnieść sukces.
Może to również oznaczać wsparcie w zakresie zasobów, takich jak oprogramowanie do zarządzania zadaniami -wsparcie finansowe lub połączenie ich z ekspertami, którzy mogą wesprzeć ich pracę.
7. Przedkładanie wyników nad proces
Tylko dlatego, że członek zespołu zakończył zadanie inaczej niż Ty byś to zrobił, nie oznacza, że nie wykonał dobrej pracy. Skup się na wyniku, a nie na tym, jak do niego doszedł. Uczymy się i pracujemy w różny sposób, więc bądź otwarty podczas przeglądu każdego oddelegowanego zadania.
Dobra praca i wyniki są tym, co powinno się liczyć. 🏆
8. Skup się na autonomii, ale sprawdzaj
Ustaw zadania powtarzające się według czasu lub wydarzenia w ClickUp, aby uniknąć mikrozarządzania oddelegowanymi zadaniami
Ufanie ludziom, z którymi pracujesz, że wykonają swoją pracę i zrobią wszystko na czas, jest wspaniałe. Nie oznacza to jednak, że nie powinieneś się nimi zajmować. Daj członkom swojego zespołu przestrzeń i czas na dokończenie pracy, ale planuj regularne kontrole.
Przedyskutuj, jak często chcesz sprawdzać członków swojego teamu. Powinna to być równowaga między nie mikrozarządzaniem, a regularnymi przeglądami.
Wielu menedżerów decyduje się na spotkania co dwa tygodnie lub co miesiąc. Inni, pracujący nad projektami o dłuższej osi czasu, decydują się na spotkania kwartalne. Podczas tych spotkań zapewnij wsparcie, jeśli mają pytania lub wątpliwości i zaoferuj wskazówki dotyczące doprowadzenia pracy do końca.
Pamiętaj, że ostatecznie to ty jesteś odpowiedzialny za powodzenie projektu. Po jego zakończeniu zaplanuj przegląd, aby sprawdzić, co działało dobrze, a co można poprawić. Możesz wdrożyć te zmiany w swoim zarządzanie cyklem pracy procesy dla następnego projektu.
9. Świętuj zwycięstwa
Jako istoty ludzkie lubimy pracować w pozytywnym środowisku i widzieć, że nasza praca jest doceniana i rozpoznawana. Celebruj kamienie milowe i małe zwycięstwa, gdy tylko jest to możliwe. Zwiększa to morale, tworzy przyjemne środowisko do pracy i oferuje zachęty do zrobienia dobrej roboty. 🥳
10. Przeglądaj pracę i wykorzystuj informacje zwrotne, aby usprawnić swój proces
Skuteczne oddelegowanie to nie tylko przydzielenie zadań i dopilnowanie ich zakończenia. Kluczowym elementem oddelegowania jest przegląd procesu, aby zobaczyć, co zadziałało, a co można poprawić. Poproś członków Teams o konstruktywną informację zwrotną na temat procesu.
Twórz inteligentniejsze formularze w ClickUp z logiką warunkową, aby usprawnić proces - bez względu na to, jak jest złożony
Zidentyfikuj obszary, w których oboje odnieśliście sukces i zastanów się, czy jest miejsce na poprawę.
Korzyści z oddelegowanych obowiązków w pracy
A dobry kierownik projektu wie, jak cenne jest skuteczne oddelegowanie zadań. Pozwala to skupić wysiłki w innym miejscu, a umiejętności delegowania pomagają budować zespół tak, aby każdy działał jak najlepiej i osiągał pożądane rezultaty. ✨
Oto niektóre z głównych korzyści płynących z oddelegowania:
- It's empowering : Oddelegowane zadania pozwalają członkom teamu na przyjęcie praktycznego podejścia. Dzięki aktywnemu zaangażowaniu, uczeniu się nowych kompetencji i odgrywaniu roli w ważnych projektach, członkowie zespołu poczują się bardziej połączeni z firmą i będą mieli poczucie, że ich praca ma znaczenie
- Zmniejsza wypalenie zawodowe: Kiedy oddelegowujesz zadania w sposób efektywny, rozkładasz obciążenie pracą. W ten sposób każdy członek zespołu będzie zajęty, ale nie przytłoczony lub wypalony. Wgląd w obciążenie pracą każdego członka zespołu prowadzi do większego skupienia się na dobrym samopoczuciu zespołu i szczęśliwej kulturze firmy
Zrozumienie na pierwszy rzut oka, kto w Twoim zespole jest niedociążony lub przepracowany, dzięki czemu możesz łatwo zmienić przydział zasobów
- Promuje rozwój zawodowy i innowacyjność: Pozwalając zespołowi na samodzielną pracę nad zadaniami, dajesz mu kreatywną licencję na wymyślanie innowacyjnych rozwiązań i nowych podejść
- Buduje zaufanie i komunikację: Oddelegowane zadania wymagają od ludzi skutecznej komunikacji. Wspiera również wzmocnienie pozycji, ponieważ menedżerowie ufają członkom zespołu, że podejmą się pracy bez mikrozarządzania procesem
- Oszczędza czas i pomaga w osiąganiu nowych kamieni milowych: Dzięki efektywnemu podziałowi pracy, ukończenie projektu i osiągnięcie celów zajmie mniej czasu
- Sprawia, że budżetowanie jest bardziej efektywne: Dzielenie projektów na mniejsze zadania dla każdego członka zespołu ułatwia budżetowanie, ponieważ masz jasną mapę drogową wszystkich zaangażowanych zasobów i osób
Wyzwania związane z oddelegowanymi zadaniami
Powodzenie w oddelegowaniu zadań jest kluczową umiejętnością dla każdego menedżera, ale stanowi wyzwanie. Oto kilka typowych przeszkód, które menedżerowie mogą napotkać w procesie oddelegowania:
- Brak zaufania: Niektórym menedżerom trudno jest zaufać innym, że zakończą zadania zgodnie z ich standardami, co prowadzi do niechęci w przekazywaniu obowiązków
- Obawa przed utratą kontroli: Oddelegowane zadania oznaczają rezygnację z pewnego poziomu kontroli nad ich wykonaniem, co może być niewygodne dla menedżerów przyzwyczajonych do nadzorowania każdego szczegółu
- Niewystarczające szkolenie: Członkom Teams może brakować niezbędnych umiejętności lub wiedzy, aby przejąć pewne zadania, co wymaga czasu i zasobów na szkolenie
- Trudności w przydzielaniu właściwych zadań odpowiednim osobom: Dopasowywanie zadań do odpowiednich członków teamu w oparciu o ich umiejętności, odsetki i obciążenie pracą może być skomplikowane
- Opór ze strony członków zespołu: Nie wszyscy pracownicy są chętni do podejmowania dodatkowych obowiązków, zwłaszcza jeśli czują się przepracowani lub jeśli zadanie wydaje się wykraczać poza ich kompetencje
- Nieefektywna komunikacja: Nieporozumienia dotyczące oczekiwań związanych z zadaniem, terminów lub celów mogą prowadzić do słabych wyników w procesie oddelegowania
- Ograniczenia czasowe : Właściwe oddelegowanie wymaga czasu na szkolenie, monitorowanie i przekazywanie informacji zwrotnych, co może stanowić wyzwanieszybko zmieniających się środowiskach ## Wykorzystaj moc oddelegowanych zadań
Opanowanie sztuki delegowania zadań polega na wiedzy o tym, jakie zadania oddelegować, komu je przydzielić i jak zrobić to skutecznie. Dzięki tym 10 wskazówkom jesteś na dobrej drodze do powodzenia delegowania zadań na wszystkich poziomach organizacji. Wypróbuj ClickUp już dziś aby obsłużyć wszystkie procesy zarządzania projektami. Od organizowania i przydzielania zadań po tworzenie matrycy priorytetów i korzystanie z narzędzi do śledzenia postępów, znajdziesz to, czego potrzebujesz, aby być skutecznym liderem. 👩🏽💼