czym więc są zależności w zarządzaniu projektami?
Po pierwsze, są nieuniknione.
To trochę tak, jakbyś polegał na swoim księgowym w kwestii finansów.
Albo od szefa w kwestii zatwierdzeń.
Mówiąc prościej, zarządzanie projektami jest niemożliwe bez zależności.
W tym artykule omówimy, czym są zależności, pokażemy różne ich rodzaje i przykłady z życia wzięte oraz jak łatwo nimi zarządzać.
Jeśli jesteś bardziej wzrokowcem, obejrzyj ten vlog na temat zależności w zarządzaniu projektami!
Czym są zależności w zarządzaniu projektami?
Zależności to dowolne zadania, zdarzenia lub warunki:
- Które zależy od ukończenia poprzedniego zadania
- Lub od którego zależy kolejne zadanie
Pomagają one kierownikom projektów zrozumieć relacje między zadaniami, dając im jasny obraz kolejności, w jakiej powinni je wykonywać.
czy uważasz, że mógłbyś to lepiej zrozumieć, gdybyś miał przykład?
Na szczęście istnieje mnóstwo przykładów zależności projektowych.
Oto prosty:
Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu i musisz omówić cele na ten miesiąc ze swoim zespołem projektowym na spotkaniu.
To zależy od tego, czy najpierw odbędzie się spotkanie, prawda?
A to zależy od przygotowania spotkania.
To jest właśnie zależność.
4 kluczowe terminy związane z zależnością
Zdajemy sobie sprawę, że zależności w projekcie mogą początkowo wydawać się nieco zniechęcające.
Ale nie martw się, oto zestawienie niektórych konkretnych terminów związanych z zależnościami w zarządzaniu projektami:
- Constraint: ograniczenia projektu są ograniczeniami, opóźnienia, bariery lub wąskie gardła w przepływie pracy.
Najczęstszym jest potrójne ograniczenie (czas, koszt, i zakres projektu ), ale są też inne czynniki, takie jak regulacje, kwestie środowiskowe, które składają się na wszystkie ograniczenia.
- Ścieżka krytyczna : Jest to zbiór lub łańcuch istotnych zadań, które należy wykonać w projekcie, aby dotrzeć do mety
- Opóźnienie: Czas opóźnienia to czas, o który opóźnia się kolejne zadanie w stosunku do zadania poprzedzającego
Na przykład, konkretne zadanie B ma rozpocząć się za pięć dni, gdy zadanie A zostanie ukończone. Jednak poprzednik zadania A został usunięty, więc zadanie B rozpoczęło się za siedem dni. W rezultacie zadanie B ma opóźnienie wynoszące dwa dni (5+2)
- Lead: Czas wyprzedzenia to czas, o jaki można przyspieszyć lub przyspieszyć działanie następcy w odniesieniu do poprzedniego zadania.
Na przykład zadanie B musi rozpocząć się po zakończeniu zadania A, czyli za osiem dni. Jeśli jednak poprzednie zadanie A zostanie ukończone wcześniej, a zadanie B rozpocznie się w ciągu zaledwie pięciu dni, wówczas zadanie B ma przewagę trzech dni (8-5).
Rodzaje zależności i przykłady napotykane przez kierowników projektów
Wiesz już, czym są zależności... Ale ile jest ich rodzajów?
Uwaga: _To jest szczegółowe spojrzenie na różne rodzaje zależności, które można napotkać podczas zarządzania projektami. Jeśli jednak chcesz po prostu przejść do nauki, jak zarządzać swoimi zależnościami kliknij tutaj.
Typy zależności oparte na warunkach
Oto niektóre z głównych zależności, z którymi możesz się spotkać.
1. Zależność logiczna
Zależności logiczne, znane również jako zależności przyczynowe, występują naturalnie w przepływie pracy i nie można ich uniknąć.
Nie można jednocześnie wykonywać zadań z zależnościami logicznymi.
Na przykład podczas szycia sukienki najpierw powstaje projekt, a dopiero potem można rozpocząć szycie. Lub, gdy tworzysz wideo w mediach społecznościowych scenariusz i storyboard należy zaplanować przed rozpoczęciem nagrywania.
2. Zależności od zasobów
Zależności oparte na zasobach są wykrywane, gdy dwa lub więcej zadań wymaga tych samych zasobów do ukończenia. Może istnieć tylko ograniczona liczba tych zasobów . Zasobem może być członek zespołu, importowany komponent maszyny, fundusze, wykwalifikowani specjaliści itp.
Na przykład potrzebny jest dysk twardy zawierający raporty z tego miesiąca. Niestety, zespół finansowy również. Tak więc jeden z was będzie musiał poczekać!
3. Zależności między zespołami
Dzieje się tak, gdy różne międzyfunkcyjni członkowie zespołu lub działów zależą od siebie nawzajem w celu ukończenia złożonego projektu lub działania projektowego. Laura Moonan , kierownik projektu w Szpital Cleveland Clinic napotkał tego typu zależność podczas pracy z lekarzami i zespołem ds. treści.
"Jako kierownik projektu w szpitalu, wykorzystanie przez nasz zespół przepływów pracy i zależności ma kluczowe znaczenie dla dokładności, komunikacji i spójności. Abyśmy mogli tworzyć dokładne pod względem medycznym artykuły dla treści skierowanych do konsumentów, lekarze musieli edytować lub zatwierdzać same treści. Zależność, z którą się zmagaliśmy, polegała na tym, kto i kiedy miał przejrzeć treść?
"Przed użyciem oprogramowania do zarządzania projektami potrzebowałem oddzielnego działu, aby zidentyfikować lekarza, a następnie mogłem wysłać e-mail z prośbą o zmiany lub zatwierdzenie. Do wdrożenie zależności ClickUp mój harmonogram projektu był dokładniejszy, a wszyscy zaangażowani wiedzieli, w jakiej fazie znajduje się projekt - czeka na sprawdzenie, jest gotowy do wysłania lub wystąpiła blokada"
Czytaj więcej: Przewodnik po zarządzaniu projektami opieki zdrowotnej
4. Zależności zewnętrzne
Zawsze są pewne rzeczy, których kierownicy projektów nie są w stanie uwzględnić w projekcie plan projektu ponieważ są poza ich kontrolą. Są to zależności zewnętrzne. Erica Tahan , kierownik projektu ds. marketingu cyfrowego w WITHIN działa często z zewnętrznymi zależnościami - komunikacją i żądaniami klientów.
Kiedy pracujesz w agencji marketingowej, komunikacja z klientem jest ogromna - zwłaszcza gdy projekt zależy od zasobów rezultaty od klienta (np. kreacja, branding itp.). Przez wprowadzanie klientów do zarządzania projektami oprogramowanie do komunikacji i odpowiedzialności, byliśmy w stanie odbyć mniej spotkań, ograniczyć komunikację e-mailową i zapewnić poczucie przejrzystości naszym punktom kontaktowym.
"Rzeczy takie jak przydzielanie zadań, ustawianie odpowiednich powiadomień o zbliżających się terminach i zautomatyzowane raportowanie były ogromnym postępem w łagodzeniu wcześniejszych kwestii zależności i znacznie poprawiły relacje między zespołami wewnętrznymi a punktami kontaktowymi klienta"
5. Zależności wewnętrzne
Zależność wewnętrzna jest przeciwieństwem zależności zewnętrznej. Kontrola jest w rękach zespołów projektowych bez jakiejkolwiek zależności od podmiotów zewnętrznych.
Firmy mają wiele wewnętrznych zależności. Christa Reed , młodszy menedżer produktu w Wyszukiwarka ofert pracy opisuje, w jaki sposób jej zespół usprawnił zależności związane z zatrudnianiem i wdrażaniem nowych członków zespołu.
"Jedną z największych zależności w naszej firmie jest logistyka związana z zatrudnianiem nowych pracowników. Na przykład, musimy współpracować z działem IT, aby zapewnić nowemu pracownikowi odpowiedni komputer i dostęp do poczty e-mail. Musimy również zamówić wszelkie niezbędne materiały, takie jak wizytówki lub identyfikator firmowy. Ponadto musimy zebrać i przejrzeć dane uwierzytelniające nowego pracownika i upewnić się, że są one aktualne, zanim będzie on mógł rozpocząć pracę.
"Aby sprostać temu wyzwaniu, wdrożyliśmy kilka różnych strategii usprawniających nasz proces rekrutacji, takich jak utworzenie w naszej firmie stanowiska "koordynatora ds. rekrutacji". Osoba ta jest odpowiedzialna za nadzorowanie procesu rekrutacji od początku do końca i upewnianie się, że wszystko przebiega zgodnie z planem, pracując międzyfunkcyjnie i utrzymując wszystkich na tej samej stronie.
6. Zależności preferencyjne
Mówiąc najprościej, preferencyjne zależności to takie, które wolisz mieć.
Preferencyjna zależność nie jest obowiązkowa do ukończenia projektu. Jest jednak pożądana, ponieważ poprawia jakość rezultatów projektu.
Weźmy dobry przykład.
Bloger może edytować swoją pracę zaraz po jej ukończeniu. Może jednak preferować kilkugodzinną przerwę przed edycją, aby wykryć więcej błędów. Jest to preferencyjna zależność, która zwiększa jakość bloga.
ale jeszcze nie skończyliśmy!
Niektóre inne powszechne zależności obejmują:
- Zależność bezpośrednia: gdy zadanie A całkowicie zależy od zadania B
- Zależność przechodnia: zależności, których zadanie potrzebuje tylko dlatego, że inna zależność ich potrzebuje
- Zależność opcjonalna: zależności, które istnieją tylko wtedy, gdy określony warunek lub element jest używany w projekcie
- Zależność wstępująca: warunek, w którym coś musi wystąpić, zanim projekt będzie mógł rozpocząć pracę nad czymś innym
- Zależność obowiązkowa: znana również jako twarda logika. Są to zadania zależne, które mają zasadnicze znaczenie dla charakteru pracy i są prawnie wymagane
- Łączenie dwukierunkowe : Tworzy relację między zadaniami ze ścieżką do strony, dokumentu lub zadania, w którym wstawiono link referencyjny.
Bonus: Dowiedz się jak pokazywać zależności w Excelu !
Typy zależności oparte na relacjach zadań
W oparciu o tę klasyfikację istnieją cztery rodzaje zależności logicznych.
1. Od zakończenia do rozpoczęcia
Najprostszą i najczęściej spotykaną zależnością logiczną w świecie rzeczywistym jest zależność od zakończenia do rozpoczęcia (FS). Pomaga ona wizualizować sekwencyjne zadania projektowe.
Tutaj zadanie B (drugie zadanie) nie może się rozpocząć, dopóki zadanie A (pierwsze zadanie) nie zostanie ukończone.
Na przykład, jeśli organizujesz catering na wesele, nie możesz rozpocząć przygotowywania jedzenia (zadanie B), dopóki nie zdecydujesz się na menu (zadanie A).
2. Od początku do końca
Ten logiczny związek nie jest taki prosty.
W przypadku zależności od początku do końca (SF) nie można ukończyć kolejnego zadania, jeśli nie rozpoczęto zadań poprzedzających.
Na przykład, pracownicy cateringu nie mogą uzupełnić tac z jedzeniem, dopóki ludzie nie zaczną jeść.
3. Od zakończenia do zakończenia
W przypadku zależności typu finish to finish (FF) w zarządzaniu projektami, kolejne zadanie nie może zostać ukończone, dopóki poprzednie zadanie również nie zostanie ukończone.
Na przykład, nie można zapłacić personelowi cateringowemu, dopóki nie zakończy się impreza weselna.
4. Od początku do końca
Na koniec mamy zależność start to start (SS). W tym przypadku zadanie następcze może rozpocząć się dopiero po rozpoczęciu aktywności poprzednika. Następnie oba zadania mogą działać jednocześnie.
Na przykład, można rozpocząć nakładanie deseru, gdy tylko dania główne zaczną być wydawane. Zespół kelnerski może serwować dania główne, podczas gdy zespół kuchenny przygotowuje desery.
Więcej wskazówek ekspertów dotyczących usprawnienia i optymalizacji zależności
Podziel procesy na małe partie
Debra Hildebrand, Project Management Training and Consulting at Hildebrand Solutions, LLC zaleca modelowanie zależności dla członków zespołu za pomocą narzędzia Zwinna gra za grosze .
"Ta gra bada, w jaki sposób każda osoba w zespole ma różne czasy przetwarzania, które, choć produktywne, mogą powodować nieefektywność, której można uniknąć, dzieląc pracę na mniejsze partie i ograniczając przekazywanie zadań. Gdy czynności robocze są wykonywane w większych partiach, następca nie może rozpocząć lub zakończyć swojej pracy, dopóki poprzednik nie przekaże zadania, co często tworzy efekt wąskiego gardła"
Utrzymuj zdrową linię komunikacji Kimberly Davis, freelancer i kierownik projektów kontraktowych, angażuje się w projekty, które wymagają spójnej komunikacji z klientem.
"Jedną z zależności, która nieuchronnie prowadzi do ryzyka, jest niewłaściwa obsługa kluczowych interesariuszy projektu. Obecnie moimi klientami są właściciele małych firm z branży zwalczania szkodników, którzy poprosili mnie o pomoc w zmianie kierownictwa. Ponieważ moi klienci są bardzo kontaktowi, polegają na mnie, abym przeprowadził ich przez wybór odpowiedniej platformy CRM, która zaspokoi ich potrzeby. Jednocześnie są to osoby zapracowane, których czas musi być szanowany i traktowany priorytetowo.
"Ponieważ mój przepływ pracy nie może być kontynuowany bez ich zgody na wdrożenie, moim zadaniem jest upewnienie się, że nasze spotkania pozostaną szybkie i produktywne dla wszystkich zaangażowanych. Ważne jest, aby utrzymywać silne i zdrowe relacje ze wszystkimi interesariuszami, ponieważ ich zgoda jest kluczem do sukcesu planu"
Bonus: **Oprogramowanie do zarządzania projektami dla freelancerów !
Przełącz się z Waterfall na Agile, aby usunąć wąskie gardła i zależności Mercy Y. Gituro , analityk biznesowy w KB Logistics opowiada o swoich doświadczeniach związanych z Metodologia kaskadowa stworzyła więcej wąskich gardeł i zależności i sugeruje alternatywną metodę.
"Kiedy pracowałem nad projektem, w którym stosowaliśmy tradycyjną metodę kaskadową, nie sprawdzaliśmy z klientem ani nie otrzymywaliśmy informacji zwrotnych na każdym etapie. Wady tego rozwiązania zaczęły się ujawniać, gdy projekt był prawie na etapie dostawy i zdaliśmy sobie sprawę, że jakieś wymaganie zostało pominięte i potrzebne są dalsze zmiany. Widząc ten problem, zwróciłem się do mojego przełożonego i zapytałem, czy moglibyśmy rozważyć przyjęcie metody kaskadowej Metodologia Agile . Zgoda mojego przełożonego na przejście na zwinny sposób myślenia pozwoliła firmie zaoszczędzić pieniądze, ponieważ mój zespół otrzymał informacje zwrotne od interesariuszy przed wdrożeniem nowych zmian lub dodatków, a co najważniejsze przed ostateczną dostawą.
Jak zarządzać zależnościami w zarządzaniu projektami?
Zarządzanie zależnościami to nie żart.
Niezależnie od tego, czy chodzi o zasoby, czas, jakość czy koszty, kierownik projektu musi poradzić sobie ze wszystkim, aby zapewnić, że działania projektowe pozostaną na właściwym torze.
W przeciwnym razie projekt ulegnie awarii.
Kierownicy projektów mogą jednak zawsze ułatwić sobie pracę dzięki odpowiedniemu planowaniu i właściwemu oprogramowaniu do zarządzania projektami.
A więc do dzieła!
1. Identyfikacja zależności i ograniczeń
Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zrozumienie zależności zadań i ograniczeń, które mogą mieć wpływ na projekt.
Będziesz musiał przeprowadzić burzę mózgów, aby dowiedzieć się, gdzie istnieją wszystkie zależności.
Dlatego najlepiej jest zanotować każde zidentyfikowane ograniczenie i zależność projektu.
Zobaczysz niektóre z zadań:
- Zależą od ukończenia innych zadań
- Są ze sobą powiązane
- Wymagają ukończenia, aby zapewnić, że przepływ pracy nie zostanie zatrzymany
Ale jaki jest sens po prostu odnotowywania tych zależności w zarządzaniu projektami?
Wykorzystaj je do pracy z oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp.
Tutaj kierownicy projektów mogą ustawić trzy rodzaje Zależności zadań :
- Oczekiwanie na: Wszystkie zadania, które muszą zostać ukończone przed tym zadaniem
- Blocking: Wszystkie zadania, które nie mogą się rozpocząć, dopóki to zadanie nie zostanie ukończone
- Połącz z: Wszystkie zadania, które są ze sobą powiązane, ale nie są od siebie zależne
Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć menu "...", aby otworzyć menu akcji dla zadania, a następnie dodać jedno lub więcej zadań jako wybrany typ zależności.
Alternatywnie można utworzyć plik zależność między zadaniami przy użyciu ClickUp Relacje .
Dodatkowo, może to ułatwić zarządzanie zależnościami projektu, jeśli można utworzyć oś czasu zadań projektu.
jak?
Cóż, zawsze możesz użyć starej tablicy z markerami, aby utworzyć diagram sieciowy. Lub użyć złożonych narzędzi repozytorium oprogramowania, takich jak Python, aby stworzyć wykres zależności .
Lub... można Oś czasu ClickUp lub widoku Gantta, aby zidentyfikować zależności.
Możesz łatwo tworzyć i wizualizować swoje zadania tutaj. Wystarczy dodać datę rozpoczęcia, Termin płatności i inne szczegóły dla każdego z nich, a następnie zacznij wizualizować swoją oś czasu!
W ten sposób można łatwo zidentyfikować, które zadania są od siebie zależne:
Chcesz poznać różnicę między tymi dwoma widokami? Zapoznaj się z naszym_ Wykres Gantta vs. oś czasuporównanie .
2. Dodaj zależności do karty projektu
Następną rzeczą do zrobienia jest dodanie wszystkich zależności do karty projektu karta projektu .
Jeśli lista zależności jest krótka, to dobrze.
Jeśli jednak jest długa, dodaj do planu projektu tylko najważniejsze zależności.
Użyj Dokumenty ClickUp aby sporządzić kartę projektu i udokumentować swoje zależności.
The edycja tekstu sformatowanego możliwości w Docs są nieograniczone.
Dodawaj nagłówki, banery, listy numeryczne, czcionki, tabele itp.
Możesz nawet Szablon zarys wersji roboczej w Dokumentach do oszczędność czasu podczas tworzenia kart dla przyszłych projektów.
Niestety, tworzenie dobrej karty projektu może być procesem czasochłonnym.
Oto rozwiązanie. Wykres Gantta w ClickUp służy do szybkiego ustawiania zależności.
Bonus: Chartery drużynowe jak szybko?
Wystarczy narysować linie między zadaniami, a system automatycznie ustawi zależności.
_Chcesz zmienić harmonogram?
Włącz opcję "Zmień harmonogram zależności", a następnie po prostu przeciągnij i upuść zadanie z zależnościami.
Nie martw się o inny łańcuch zadań.
Nie zostaną one pomieszane. Zamiast tego zadania zostaną automatycznie przełożone.
Nie zapomnij dodać opcji Kamienie milowe aby śledzić swoje niesamowite osiągnięcia.
A co najważniejsze, aby po pracy wypić drinka i świętować z kolegami!
3. Oblicz ścieżkę krytyczną
czy zidentyfikowano zbyt wiele zależności?
To dobry moment, aby znaleźć ścieżkę krytyczną.
Znalezienie ścieżki krytycznej pomaga ustalić priorytety zadań i zależności, aby zapewnić, że cały projekt nie zawiedzie.
Nie powstrzymamy Cię przed powrotem do tablicy z markerami w celu określenia ścieżki krytycznej.
Ale oto pomysł.
Możesz użyć widoku Gantta ClickUp, aby obliczyć ścieżkę krytyczną też!
Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć kilka razy.
- Otwórz widok Gantta
- Kliknij ikonę obliczania ścieżki
- Przełącz na "Ścieżkę krytyczną
I bum! Oto twoja ścieżka krytyczna.
4. Udostępnij zainteresowanym stronom
Zawsze musisz informować interesariuszy na bieżąco .
Gdy są oni świadomi zależności i ograniczeń projektu, lepiej rozumieją jego funkcjonowanie.
Karta projektu może przekazać te szczegóły udziałowcom.
Jeśli jednak korzystasz z ClickUp, nie musisz wysyłać interesariuszom żadnych dokumentów.
Wystarczy użyć aplikacji Udostępnianie publiczne opcja udostępniania Listy , osie czasu, mapy myśli, wykres Gantta i inne.
Prawdopodobnie martwisz się o prywatność, prawda?
Użyj Uprawnienia zaawansowane do tworzenia Role niestandardowe a nawet ustawić konkretne ustawienia uprawnień dla Goście , członkowie zespołu i administratorzy.
5. Śledzenie zależności
Wreszcie, jako dobry kierownik projektu, musisz stale śledzić i wizualizować swoje zależności, aby zapewnić pomyślne zakończenie.
Aby to zrobić, musisz śledzić ukończone zadania i postępy poczynione przez różne zespoły.
A więc godziny e-maili, spotkań i rozmów? Nie.
Potrzebujesz narzędzie do zarządzania projektami do łatwego i dokładnego śledzenia zależności projektowych.
pamiętasz różne zależności oferowane przez ClickUp?
Cóż, śledzenie ich jest również bardzo wygodne dzięki powiadomieniom i ostrzeżeniom o zależnościach zadań.
Więc jeśli próbujesz zamknąć zadanie z zależnościami, nie będzie bałaganu.
The Niekompletne ostrzeżenie powiadomi Cię, jeśli jest to zadanie zależne i jest nieukończone. W ten sposób cały harmonogram projektu i zadania pozostają niezakłócone.
I zawsze będziesz otrzymywać Powiadomienia kiedy:
- Nowa zależność projektu zostanie dodana lub usunięta
- Zadanie lub element pracy jest odblokowany i może zostać rozpoczęty
W ten sposób nic nie umknie uwadze!
Gdy nadejdzie czas na śledzenie tych zależności, wystarczy użyć wykresu Gantta, widoku osi czasu, a nawet aplikacji Widok tablicy jeśli podoba Ci się Kanban podejście.
Wszystkie te widoki zachowują przepływ pracy i Statusy zadań jasne jak słońce, więc nie musisz prosić o aktualizacje.
Zależność od ClickUp dla zależności
Zależności są tutaj na stałe.
Nie ma projektu bez nich.
Dobra wiadomość jest taka, że nie wszystkie zależności są złe.
Trzeba tylko zarządzać nimi we właściwy sposób, aby skutecznie zarządzać projektem.
Najprostszym sposobem na to jest ClickUp.
Zapomnij o dokumentach i oprogramowaniu takim jak Python Package Index, ponieważ ClickUp jest jedynym narzędziem, jakiego kiedykolwiek będziesz potrzebować.
Od zarządzania zadaniami i wykresów Gantta do Szacowanie czasu i zarządzanie zależnościami, ClickUp potrafi to wszystko.
Jest to najlepszy pakiet i ekspert w obsłudze wielu projektów jednocześnie.
Więc pobierz ClickUp za darmo i zarządzaj oczekiwanymi (i nieoczekiwanymi) zależnościami jak profesjonalista.
