Czy bierzesz na siebie więcej pracy z powodu limitu zasobów?
A może ciągle napotykasz na konflikty zasobów wynikające z nadmiernego przydzielania zadań swojemu zespołowi?
Zarządzanie dostępnymi zasobami jest nie tylko wyzwaniem, ale także kluczową częścią pracy każdego lidera zespołu. Zrobione w odpowiedni sposób, może przynieść wiele korzyści technika zarządzania projektami poziomowanie zasobów pomaga zespołom pracować wydajniej poprzez strategiczną dystrybucję pracy pomiędzy członkami zespołu.
W większości przypadków niekoniecznie potrzebne są dodatkowe zasoby, takie jak personel i oprogramowanie. Zamiast tego należy rozwiązywać konflikty zasobów w fazie planu, aby uniknąć problemów od samego początku.
Jeśli zastanawiasz się, jak to zrobić, jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Omówimy, czym dokładnie jest poziomowanie zasobów, jak działa i wskazówki, których możesz użyć, aby je opanować.
Zanurzmy się.
Co to jest Resource Leveling?
Poziomowanie zasobów to technika zarządzania projektami stosowana do zarządzania czasem i dostępnością pracowników wewnętrznych, współpracowników zewnętrznych, takich jak agencje i freelancerzy, lub oprogramowania w celu zakończenia projektu w uzgodnionych ramach czasowych i budżetowych.
Celem poziomowania zasobów jest zrobienie więcej za mniej. Zazwyczaj poziomowanie zasobów jest kontrolowane przez kierowników projektów lub liderów zespołów, którzy chcą zmniejszyć opóźnienia spowodowane przez sprzeczne priorytety lub jednoczesne zapotrzebowanie na te same zasoby.
Być może słyszałeś również, że poziomowanie zasobów nazywane jest różnymi rzeczami, takimi jak alokacja zasobów , zarządzanie obciążeniem pracą lub zarządzanie zależnościami zasobów. W większości przypadków wszystkie te terminy są takie same i mają podobne cele - zarządzanie dostępnymi zasobami, zapobieganie konfliktom zasobów i zapewnienie, że członkowie zespołu nie są niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywani.
Jak definiowane są zasoby
W zarządzaniu projektami zasoby zazwyczaj dzielą się na dwie kategorie:
- Zasoby niematerialne: Własność intelektualna, procesy, umiejętności, pomysły i czas
Zasoby materialne: Zasoby ludzkie i finansowe, oprogramowanie,materiały, nieruchomości Nie każdy zespół będzie zarządzał dokładnie tym samym rodzajem zasobów, ale w większości przypadków istnieją podobieństwa, które pasują do wszystkich. Na przykład, większość kierowników projektów w rzeczywistości zarządza dostępnymi zasobami, takimi jak:
- Godziny pracy: Liczba dostępnych lub wykorzystanych godzin na zakończenie zadania i całego projektu
- Umiejętności i zestawy umiejętności: Wykorzystanie znanych umiejętności zespołowych lub indywidualnych w celu szybszego zakończenia projektów
- Siła robocza: Liczba członków zespołu i ich godzin pracy dostępnych do zakończenia projektu
- Budżet: Dostępne lub wydane fundusze na zakończenie projektu
- Materiały: Liczba materiałów dostępnych lub wykorzystanych w projekcie (często kluczowy aspekt projektu)zarządzanie budową)
Śledzenie wartości zasobów materialnych i niematerialnych w polach niestandardowych dla wszystkich zadań jest bardzo proste
Korzyści z poziomowania zasobów
Korzyści z poziomowania zasobów zależą od rodzaju zasobów i ograniczeń całego projektu. Bez skutecznego zarządzanie zasobami można znaleźć się w jednej z dwóch sytuacji:
- Nadmierna alokacja: Przypisanie większej ilości zasobów do projektu niż to, co jest dostępne w zespole
- Niedostateczna alokacja: Nie zaplanowanie wystarczającej ilości zasobów, aby projekt został zakończony
Zbyt niska lub zbyt wysoka alokacja zasobów oznacza, że nie wykorzystujesz ich optymalnego potencjału. To naturalnie zmniejsza wydajność zasobów, a co za tym idzie, zwiększa koszty projektu.
Dzięki odpowiedniemu poziomowaniu zasobów, projekty są nie tylko zrobione szybciej, ale i bardziej efektywnie. A taka wydajność ma swoje zalety:
- Zmniejszony stres zespołu: Poziomowanie zasobów pozwala uniknąć przepracowania lub niedostatecznego wykorzystania zespołu, aby uniknąć wypalenia i utrzymać poczucie równowagi i sprawiedliwości. Pomaga to zidentyfikować, gdzie potrzebne są dodatkowe zasoby, a jednocześnie zrozumiećobciążenie zespołu aby odpowiednio oddelegować zadania
- Zwiększony zwrot z inwestycji: Efektywna alokacja zasobów wydobywa każdą dostępną kroplę z dostępnych zasobów, dzięki czemu unikasz niepotrzebnego poświęcania czasu lub pieniędzy na więcej zasobów, aby dotrzymać terminu zakończenia projektu
- Limit ryzyka i niedopatrzeń: Przeciążeni członkowie zespołu są o wiele bardziej skłonni do tworzenia pracy z błędami, co będzie korelować z opóźnieniami projektu, wąskimi gardłami, a nawet zakończonym niepowodzeniem projektu
- Lepsza komunikacja: Dzięki odpowiednim narzędziom, poziomowanie zasobów zapewnia widoczność obciążenia pracą, co poprawia przejrzystość,komunikację w zespolei zaufanie do przywództwa
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Najczęstsze techniki poziomowania zasobów i przykłady
Wiesz już, czym jest poziomowanie zasobów i dlaczego jest ważne. Ale jak to właściwie jest zrobione?
Po pierwsze, najlepiej jest zrozumieć każdą technikę poziomowania zasobów, aby wiedzieć, co będzie najlepsze dla twojego cyklu pracy! 💡
Szybkie śledzenie Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami to sytuacja, w której zadania są zakończone przed czasem. Pozwala to na wykorzystanie każdego wolnego czasu w projekcie
oś czasu projektu , pozwalając jednocześnie wyprzedzić wszelkie potencjalne ograniczenia zasobów.
Awaria
Crashing ma miejsce, gdy skracasz oś czasu zadania, przydzielając więcej zasobów lub zwiększając liczbę godzin pracy zespołu. Jest to świetny sposób na skrócenie czasu realizacji projektu, gdy terminy są napięte.
Metoda ścieżki krytycznej
Zrozum zależności swojego projektu dzięki funkcji ścieżki krytycznej w ClickUp Metoda ścieżki krytycznej (CPM) to technika stosowana w zarządzaniu projektami, która pozwala określić, które zadania muszą zostać zakończone w pierwszej kolejności. Znajomość ścieżki krytycznej pozwala określić, które zadania mogą zostać opóźnione, dzięki czemu można zwolnić zasoby na inne zadania.
Dodatkowo, ścieżka krytyczna jest zasadniczo minimalną liczbą zadań, które należy zakończyć, aby ukończyć projekt.
Wygładzanie zasobów
Pójdź o krok dalej w zarządzaniu czasem dzięki widokowi obciążenia pracą w ClickUp i zobacz, jak szacowany czas na zadanie ma się do całkowitego czasu w tygodniu
Resource smoothing wykorzystuje istniejące zasoby do realizacji zadań, zamiast sięgać po dodatkową pomoc. Ta technika wyrównywania zasobów to świetny sposób na uniknięcie przeciążenia członków zespołu i zapewnienie, że każde zadanie zostanie zakończone w efektywny sposób.
Wyrównywanie zasobów jest również idealnym rozwiązaniem, gdy wszyscy członkowie zespołu mają zbyt dużo pracy.
5 kluczowych wskazówek dotyczących skutecznego wyrównywania zasobów
W tym momencie jesteś profesjonalistą w zakresie poziomowania zasobów! Jednak nadal niezwykle korzystne jest, aby liderzy zespołów wiedzieli, jak najlepiej radzić sobie z zapotrzebowaniem na zasoby. Przyjrzyjmy się pięciu najlepszym praktykom w zakresie alokacji zasobów!
1. Dokonaj realistycznych szacunków zapotrzebowania na zasoby w projekcie
Przed rozpoczęciem projektu należy realistycznie oszacować, ile zasobów będzie potrzebował projekt. Chociaż można użyć technik wygładzania zasobów w późniejszym czasie, zawsze najlepiej jest przygotować się do projektu z wyprzedzeniem.
Łatwy widok i śledzenie szacowanego czasu dla zadań ClickUp w celu lepszego zarządzania zasobami
Nie zgaduj na podstawie dostępności zasobów i obciążenia zespołu. Musisz planować wszelkie nagłe wąskie gardła lub zadania na ostatnią chwilę, które mogą wykoleić harmonogram projektu. Im bardziej realistycznie podchodzisz do dostępności zasobów, tym lepiej możesz ukończyć projekt na czas.
Bonus:_ Oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymi_
2. Zidentyfikuj wszystkie potencjalne luki w zasobach projektu
Luki w zasobach zdarzają się, gdy po rozpoczęciu projektu pojawiają się nieoczekiwane problemy, które mogą zakłócić jego harmonogram. Na przykład, jeśli zarządzanie teamem pisarzy podczas pracowitego miesiąca wakacyjnego, możesz skończyć z limitem dostępnych zasobów, jeśli wielu członków zespołu weźmie podobne dni wolne.
Podział zakresu projektu na mniejsze części rezultaty i łatwe śledzenie rezultatów dla każdej sceny i fazy zespołu zaangażowanego w ClickUp Tablica
Do kierownika projektu lub lidera zespołu należy planowanie z wyprzedzeniem potencjalnych luk w zasobach projektu. Wyrównywanie zasobów to nie tylko wyrównywanie obciążeń pracą - jest to zależne od tego, czy podczas wstępnego planu projektu uwzględniono luki w zasobach.
Aby jak najlepiej uniknąć takich luk, upewnij się, że zdefiniowałeś zakres projektu aby nie utknąć z dwoma członkami zespołu, gdy planowano sześciu do zakończenia projektu. Prawie niemożliwe jest uniknięcie wszystkich luk w zasobach, ale odrobina przygotowania i przeglądu może wiele zdziałać.
bonus:_ *Szablony analizy luk* _!**_
3. Tworzenie listy zadań priorytetowych
Zawsze twórz priorytetową listę zadań i zasobów podczas obsługi swoich projektów. Jest to prosty, ale skuteczny sposób, aby jasno wiedzieć, co należy traktować priorytetowo w przypadku jakichkolwiek konfliktów lub ograniczeń. 📄
Załóżmy na przykład, że masz dwa projekty deweloperskie, które wymagają dodatkowego członka zespołu - pierwszy z nich ma elastyczny harmonogram, a drugi ma ściśle określony termin. Problem polega na tym, że masz do dyspozycji tylko jednego dewelopera.
Do którego projektu przydzieliłbyś tego dewelopera?
Grupowanie zadań na tablicy Tablica Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy ClickUp
Chciałbyś przypisać je do drugiego projektu ze ściśle określonym terminem. Chociaż jest to prosty przykład poziomowania zasobów, ustalanie priorytetów zadań zapewnia, że wiesz, co wymaga największej uwagi dla dobra harmonogramu projektu!
Naucz się zarządzać zasobami z_ kalendarz zasobów_ !
4. Wdrożenie dedykowanego menedżera zasobów
Jeśli jeszcze się nie domyśliłeś, zarządzanie zasobami nie jest łatwym zadaniem. Jest niezwykle czasochłonne i wiąże się z mnóstwem zmiennych.
Właśnie dlatego powinieneś zawsze starać się mieć dedykowanego menedżera zasobów, który zajmie się wszystkimi potrzebami związanymi z poziomowaniem zasobów. Osoba ta poświęca swój czas na opanowanie ścieżki krytycznej i zarządzanie wieloma projektami do ich limitów zasobów.
Gdy jedna osoba jest właścicielem tego procesu, centralizujesz odpowiedzialność, dzięki czemu zarządzanie poziomem zasobów jest o wiele łatwiejsze. Dodatkowo, odpowiedzialność za zarządzanie zasobami nie spoczywa na zespole, dzięki czemu może on skupić się na rzeczywistych zadaniach obciążeniu pracą nad projektem .
5. Śledzenie wszystkiego, co zostanie ponownie przydzielone
Może się wydawać, że łatwo jest przenieść kilka zadań, wziąć udział w wygładzaniu zasobów lub przenieść projekty do dodatkowych zasobów. Wszystko jednak wymaga śledzenia. Musisz wiedzieć, gdzie Twoje zadania zostały pierwotnie przypisane, w przeciwnym razie ryzykujesz poważnymi problemami w procesie alokacji zasobów.
Dlaczego?
Bez śledzenia istnieje ryzyko przypisania podwójnej pracy, pominięcia kroków na osi czasu projektu lub pominięcia krytycznych informacji o tym, co należy zrobić w następnej kolejności. Jeśli nie będziesz dokładnie śledzić wszystkich swoich zasobów i tego, gdzie zostały one przydzielone, twój projekt z pewnością napotka kosztowne problemy. 📈
Użyj widżetu wykresu burndown w ClickUp, aby zmierzyć wydajność w stosunku do swoich oś czasu projektu aby wykryć wszelkie potencjalne problemy z zasobami Narzędzia alokacji zasobów mogą śledzić wszystkie zadania, a w przypadku zespołów zwinnych można uruchomić wykresy burndown, aby zmierzyć wydajność w stosunku do tego, co zostało pierwotnie przypisane. Wszystko to ma na celu stwierdzenie, że potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które można dostosować i które centralizuje wysiłki zespołów.
Szablony poziomowania zasobów dla kompleksowego zarządzania projektami z powodzenie
Chcesz przydzielać zasoby znacznie szybciej? Zacznij od szablonu!
Mamy pięć najlepszych szablonów ClickUp, których możesz użyć - całkowicie za Free - aby zacząć efektywniej zarządzać obciążeniem pracą swoich Teams.
1. Szablon alokacji zasobów ClickUp
Poznaj swoje budżety, osoby przypisane, typy rezultatów, interesariuszy i odpowiedzialne zespoły w jednym prostym widoku
Jako kierownik projektu musisz wiedzieć, gdzie inwestowane są Twoje zasoby. Szablon alokacji zasobów ClickUp to świetne narzędzie do poziomowania zasobów. To dlatego, że daje ci jasną wizję tego, gdzie kończą się twoje zasoby i co może wymagać pewnych przetasowań.
Szablon ten doskonale nadaje się do śledzenia wszystkich materiałów, siły roboczej, budżetu i godzin w jednej przestrzeni. Użyj widoku listy, aby zobaczyć z lotu ptaka, co jest przypisane do twojego zespołu i jak pasuje to do harmonogramu projektu. Pobierz ten szablon
2. Szablon do planowania zasobów ClickUp
Łatwa dystrybucja zasobów dzięki szablonowi do planowania zasobów ClickUp Szablon planowania zasobów ClickUp jest doskonałym narzędziem do wyrównywania i wygładzania zasobów przy użyciu widoku Kanban z funkcjami przeciągania i upuszczania w celu realokacji.
Szablon ten pomaga również określić, jakie zasoby są dostępne, kto je posiada i kiedy są dostępne. Zapewnij efektywną dystrybucję zasobów i pozwól menedżerom zidentyfikować i rozwiązać potencjalne ograniczenia zasobów, zanim się pojawią, dzięki temu szablonowi.
Można również ustalać priorytety zadań i upewnić się, że odpowiednie zasoby są na miejscu, gdy są potrzebne. Pobierz ten szablon
3. ClickUp Prosty szablon wykresu Gantta
Użyj funkcji przeciągnij i upuść w szablonie ClickUp Simple Gantt Chart Template, aby ponownie przypisać zadania i zrozumieć ich zależności Wykresy Gantta są wizualną reprezentacją zadań, zasobów i osi czasu projektu. Szablony wykresów Gantta pomagają kierownikom projektów określić, gdzie należy przydzielić zasoby, monitorować postępy i identyfikować potencjalne wąskie gardła.
A dzięki Prosty szablon wykresu Gantta ClickUp'a dzięki wizualnej osi czasu możesz zoptymalizować wykorzystanie zasobów i zapewnić, że zadania zostaną zakończone na czas i w ramach budżetu. Dzięki temu szablonowi możesz:
- Wizualizować postęp zadań swoich Teamsów wWidok Gantta w ClickUp i wiedz, kto nad czym pracuje na pierwszy rzut oka
- Rozbij i dowiedz się, jak zadania są połączone z ogólnymi celami i zależnościami, aby zakończyć projekt Pobierz ten szablon ### 4. Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp
Uzyskaj widok statusu swoich zasobów, aby poznać ich scenę, dział, typ, budżet, termin realizacji i nie tylko
Jaki jest oczekiwany całkowity koszt zasobów? Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp jest doskonałym narzędziem do tego celu.
Pomaga on również zapewnić efektywną dystrybucję zasobów, pozwalając zespołom projektowym skupić się na zadaniach, które muszą zostać zakończone na czas i w wyznaczonym terminie proponowanego budżetu. Szablon jest zakończony pięcioma statusami, sześcioma polami niestandardowymi i siedmioma typami widoków. Pobierz ten szablon
5. Szablon obciążenia pracownika ClickUp
Wizualizuj, ile pracy jest przypisane do poszczególnych współpracowników, a także do każdego z zespołów za pomocą widoku obciążenia pracą w ClickUp
Aby uzyskać bardziej szczegółowy i wizualny podział obciążenia pracą każdego członka zespołu, możesz skorzystać z opcji Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp jest niezbędny. Szablon ten może również analizować ogólne obciążenie pracą zespołu, co jest idealne dla liderów zarządzających podami lub wieloma zespołami.
Skorzystaj z tego szablonu, aby wiedzieć, kto może wziąć na siebie więcej pracy lub nowych projektów. Wizualnie zobacz, ile pracy jest obecnie przypisane do każdej osoby lub zespołu jako całości. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz użyć szacowanego czasu, ilości zadań, punktów sprintu lub pól niestandardowych do monitorowania obciążenia pracą, ten szablon może to wszystko zrobić. Pobierz ten szablon
Rozpocznij proces wyrównywania zasobów z ClickUp
Samo niwelowanie zasobów nie musi być strasznym zadaniem. Potrzebujesz po prostu odpowiedniego narzędzia do śledzenia, mierzenia, porównywania i organizowania swojej pracy za pomocą wizualnego pulpitu.
Na szczęście możesz zorganizować swój kompleksowy proces poziomowania zasobów za pomocą konfigurowalnych narzędzi do zarządzania projektami ClickUp. ClickUp jest światowym liderem w dziedzinie zarządzania projektami wiodącym oprogramowaniem do zarządzania projektami .
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy z przypisywaniem zasobów, planowaniem projektów, automatycznym poziomowaniem, czy planowaniem z ograniczonymi zasobami - ClickUp Cię obsłuży! I w przeciwieństwie do innych narzędzia do zarządzania projektami clickUp dostosowuje się do potrzeb Twojego zespołu w zakresie zarządzania zasobami - a nie odwrotnie.
Jest bardzo elastyczny, dzięki czemu nie jesteś ograniczony do z góry określonych pól i pulpitów. Skorzystaj z jednego z darmowych szablonów ClickUp, aby wdrożyć własną strategię zarządzania zasobami!