Prawie 60% kierowników projektów pracuje jednocześnie nad dwoma do pięciu projektami.
Zapewnienie tego samego poziomu skupienia, produktywności i jakości wyników we wszystkich projektach jest supermocą, którą muszą posiadać kierownicy projektów. Słaba wydajność projektu może prowadzić do kolosalnego marnotrawstwa inwestycji 114% aby być dokładnym.
Na szczęście kierownicy projektów mogą żonglować projektami dzięki solidnemu systemowi.
Oto dziesięć strategii, które pomogą ci pracować mądrzej, poprawić wydajność i zarządzać wieloma projektami.
10 strategii skutecznego zarządzania wieloma projektami
1. Oprogramowanie do zarządzania projektami to twój najlepszy przyjaciel
Podczas gdy 77% skutecznych zespołów zarządzania projektami korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami. Tylko 46% organizacji nadaje priorytet kulturze, która ceni zarządzanie projektami.
Nadzieja nie jest jednak stracona.
Można wprowadzić zmiany w zarządzanie projektami inwestując w oprogramowanie takie jak ClickUp - narzędzie, które może zarządzać każdym aspektem projektu:
Widoki ClickUp do planowania, śledzenia i zarządzania pracą
Funkcje takie jak ClickUp Mind Maps ClickUp Time Tracking oraz ClickUp Dashboards mogą pomóc w
- Strategizować i planować
- Wizualizować przepływ pracy
- Przydzielać zadania
- Śledzić czas i zarządzać zasobami
- Współpracować z zespołem
- Prognozuj wyniki
Planuj i organizuj projekty, pomysły lub istniejące zadania za pomocą ClickUp Mind Maps
ClickUp jest scentralizowanym narzędzie do zarządzania projektami które może obsługiwać wiele projektów i pomagać w płynnym przechodzeniu między zadaniami - zdecydowana zaleta, gdy sprawy wymykają się spod kontroli (jak to często bywa, wiele razy dziennie!).
Możesz również uzyskać dostęp do bezpłatnych szablony zarządzania projektami i rozpocznij planowanie projektu z każdym projektem.
2. Z wielkim skupieniem przychodzi wielka produktywność
Zazwyczaj kierownicy projektów obsługują od trzech do czterech projektów jednocześnie - a ich największe wyzwanie? Koncentracja.
Nauka jak się skupić jest bardziej skomplikowane, niż mogłoby się wydawać. Aby wytrenować swój mięsień mentalny, musisz najpierw przeanalizować dlaczego twój umysł dryfuje.
Po ustaleniu przyczyny, wypróbuj poniższe wskazówki, aby poprawić swoje umiejętności koncentracji:
- Powiedz "nie" zadaniom, które są nisko na twojej liście priorytetów. Im więcej wielozadaniowości, tym większe szanse na wpadki
- Zautomatyzuj swoje zadania administracyjne i powtarzające się zadania do wykonania za pomocą Asystent AI ClickUp, który może tworzyć dla ciebie agendy, tworzyć listy kontrolne, edytować treści i nie tylko
- Wdrożenie timeboxingu - strategii, w której świadomie trenujesz swój umysł, aby wykonać zadanie w określonym przedziale czasu
- Ćwicz uważność i wyłącz te nieznośne powiadomienia, które mogą zakłócać twoją koncentrację. Możesz również użyć aplikacje do skupienia aby kierować swoim umysłem i pomóc utrzymać stały poziom koncentracji
- Deleguj i ufaj swoim współpracownikom i bezpośrednim podwładnym zamiast mikrozarządzać każdym małym zadaniem, ale nie bądź też nieobecnym menedżerem
**3. Zapytaj: Czy prawidłowo ustalasz priorytety zadań?
Spalasz olej o północy, ale niewiele osiągasz. Winny.
Być może nadajesz priorytety zadaniom o niskiej wartości, które pochłaniają Twój czas, energię i wysiłek.
Podczas gdy tworzenie listy rzeczy do zrobienia, nadawanie priorytetów zadaniom jest jednym ze sposobów; czy możemy zasugerować inną zmianę gry?
Szablony priorytetów ClickUp:
Skorzystaj z szablonu macierzy priorytetów ClickUp, aby ocenić zadania na podstawie ich wpływu i nakładu pracy
Pro Tip: Przed użyciem matrycy priorytetów, skategoryzuj zadania w oparciu o priorytet przy użyciu modelu 4D: Do (wykonaj), Defer (zaplanuj), Delegate (deleguj) i Delete (wyeliminuj).
Na przykład, powiedzmy, że chcesz, aby Twój zespół wiedział, co ma robić i kiedy. Zarządzanie zadaniami ClickUp może pomóc w stworzeniu hierarchii tego, co ważne.
Oferuje ona bogate w dane wizualizacje, takie jak tablice Kanban i wykresy Gantta, które zapewniają szybki przegląd zadań:
Szybko i łatwo sortuj zadania i twórz kaskadowe widoki za pomocą jednego kliknięcia, aby wyprzedzać grę i ustalać priorytety tego, co ważne
The Priorytet zadania ClickUp pozwala bezbłędnie ustalać priorytety zadań. Oto jak to działa:
- Wybierz jeden z czterech poziomów (flag) priorytetu: Pilne, Wysokie, Normalne i Niskie
- Sortuj zadania według czasu, aby zobaczyć najbardziej krytyczne zadania w przepływie pracy
- Umieszczanie zadań o wysokim priorytecie w zasobniku zadań, który jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu
- Połącz swoje priorytetowe zadania z zależnościami. (takimi jak "oczekiwanie na" lub "blokowanie")
- Ustawianie filtrów dla terminów i zapisywanie ich lub udostępnianie zespołowi
4. Komunikuj się przejrzyście
Utrzymywanie stałej linii komunikacji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu z wielu powodów:
- Interesariusze mogą dzielić się swoimi oczekiwaniami z członkami zespołu, aby lepiej dostosować swoją pracę. Klienci mogą dzielić się natychmiastowymi informacjami zwrotnymi, jeśli coś pójdzie nie tak
- Tworzenie pętli informacji zwrotnej dla zespołu i pomaganie mu w szybszym osiąganiu celów bez obniżania jakości
- Prowadzenie spotkań zespołu w celu zmiany strategii i przeglądu statusu projektu. Proaktywne podejście to długa droga
- Zarządzaj oczekiwaniami klientów i harmonogramami oraz zapobiegaj przerażającemu rozszerzaniu zakresu
Ale jak można komunikować się w jasny sposób? Komunikując gdzie odbywa się praca.
Doskonałym miejscem do rozpoczęcia byłoby zainwestowanie w narzędzie, które nadaje priorytety komunikacji, podobne do ClickUp Chat :
Komunikacja pod jednym dachem z ClickUp Chat
Rozproszone rozmowy prowadzone za pośrednictwem wielu narzędzi prowadzą do nieporozumień i błędów. Biorąc pod uwagę, jak często korzystamy z aplikacji do przesyłania wiadomości w życiu osobistym, czy czat w miejscu pracy nie byłby najwygodniejszy?
Możesz udostępniać aktualizacje w czasie rzeczywistym i uzyskać wgląd w to, kto nad czym pracuje.
Możesz także wzbogacić swoje interakcje o kontekst wizualny i poprawić ich zrozumiałość. Dodawaj linki, załączniki, pliki, GIF-y, obrazy, filmy i cokolwiek, co pozwoli Ci przekazać wiadomość.
Udostępnianie osadzonych treści, linków, załączników i nie tylko
Podobnie jak w przypadku Instagrama lub Facebooka, możesz dodać każdego do swoich rozmów roboczych za pomocą @wzmianek. Koniec z marnowaniem czasu na wysyłanie e-maili lub wykonywanie połączeń w celu powiadomienia członków zespołu.
Co więcej, możesz przypisać komentarze do poszczególnych członków i zachować elementy akcji w ruchu. Członek zespołu zostanie natychmiast powiadomiony i będzie mógł rozpocząć pracę nad zadaniem bez marnowania czasu.
Tak, komunikacja od dawna jest niezbędną umiejętnością miękką dla kierowników projektów. Ale najwyższy czas przyjrzeć się "jak" dobrze się komunikować.
5. Ogranicz przełączanie kontekstu
Przeskakiwanie między aplikacjami i platformami to strata czasu.
W dążeniu do zarządzania wieloma projektami i zwiększenia produktywności - "przełączanie kontekstu" może przeszkadzać.
Często mylone z wielozadaniowością, przełączanie kontekstu jest mniejszym złem. Przeskakujesz między aplikacjami i rozpoczynasz nowe zadania, pozostawiając starsze zadania w połowie.
Niestety, jego szkodliwe skutki wykraczają poza produktywność. Badanie przeprowadzone przez University of California, Irvine, donosi, że zaledwie 20 minut powtarzających się przerw może powodować wyższy poziom stresu, presji i frustracji w pracy.
Jak więc radzić sobie z przełączaniem kontekstu?
Można sobie z tym poradzić na dwa sposoby:
1. Umieszczenie wszystkich aplikacji i narzędzi na jednej platformie, umożliwiając zespołowi dostęp do wszystkiego na wyciągnięcie ręki.
ClickUp, na przykład, obsługuje ponad 1000 integracji aplikacji innych firm umożliwiając wdrożenie jednego rozwiązania dla całej organizacji, które jest domem dla Twoich ulubionych narzędzi. Ponadto pozbywasz się zespołu nieświadomego przełączania kontekstu.
2. Użycie Widoki ClickUp aby zachować całą swoją pracę w jednym miejscu, świętym domu osobistej produktywności.
Możesz także spersonalizować wizualizację przepływu pracy, śledzenie projektów i zarządzanie zadaniami za pomocą trzech widoków: Lista, Kalendarz i Tablica:
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby dostosować przepływ pracy do swoich potrzeb
Widok wszystkich projektów z lotu ptaka może zaoszczędzić czas i wysiłek, który w przeciwnym razie zostałby poświęcony na zarządzanie wieloma plikami i zamykanie kart przeglądarki.
6. Gdy priorytety się zmieniają, bądź elastyczny
Czy Twój zespół nie jest w stanie śledzić zmieniających się priorytetów? Niezdolność do obracania się w zależności od sytuacji jest istotną wadą kierowników projektów.
Dzieje się tak głównie wtedy, gdy używasz wielu list rzeczy do zrobienia i arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia tego, co dzieje się w różnych projektach.
Nie jesteś w stanie zmienić harmonogramu zasobów w odpowiednim czasie. Może to wykoleić trwające projekty i spowodować opóźnienia.
Dwa główne rozwiązania?
1. Wdrożenie procesu kontroli zmian: Pozwoli to na zarządzanie wnioskami o zmiany w projekcie. Jeśli interesariusz zażąda zmiany w projekcie, można ją natychmiast wyświetlić w harmonogramie projektu. Możesz również wykorzystać ten proces, aby umożliwić interesariuszom zatwierdzanie/odrzucanie wniosków o zmianę, jeśli uznają to za stosowne.
2. Udostępnij centralne źródło prawdy: Użyj narzędzia do śledzenia zmieniających się wniosków projektowych i upewnij się, że jest ono dostępne dla członków zespołu w trybie offline i online.
Gdy członkowie zespołu mają wgląd w przepustowość zespołu i status zadań w czasie rzeczywistym, mogą zmienić biegi i pracować wydajnie. Ponadto, będziesz w stanie sprawdzić zespół, gdy sytuacja stanie się napięta.
7. Zrównoważone obciążenie pracą prowadzi do szczęśliwszego (czytaj produktywnego) zespołu
Równomierne rozłożenie obciążenia pracą zespołu sprzyja rozwojowi firmy i dobremu samopoczuciu pracowników.
Przeciążenie pracownika zadaniami sprawi, że w najlepszym przypadku otrzyma on niekompletną pracę, a w najgorszym - pracę niskiej jakości.
Nawet niedostateczne wykorzystanie pracowników może sprawić, że nie będą oni zmotywowani i zestresowani. Nic dziwnego, że Stany Zjednoczone wydają 300 miliardów dolarów każdego roku z powodu utraconych dni pracy i problemów zdrowotnych wynikających ze stresu związanego z pracą.
Podsumowanie: W obu scenariuszach organizacja może stracić.
Znalezienie tego najlepszego miejsca może zwiększyć morale zespołu i utrzymanie płynności projektu.
Ale jak to zrobić? Zrozumieć wpływ zarządzanie obciążeniem pracą na temat zarządzania danymi.
Podczas zarządzania wieloma projektami i zespołami, dane muszą przepływać przez przecinające się kanały. Musisz odpowiednio zarządzać obciążeniem pracą, aby śledzić dane.
Oto jak wygląda typowy proces zarządzania obciążeniem pracą:
- Zacznij od dostosowania zadań do odpowiednich osób, zapewniając wszystkim równomierne obciążenie pracą. Potrzebny będzie pełny wgląd w zaangażowane osoby, projekty i zadania
- Przeanalizuj możliwości, umiejętności i wiedzę swojego zespołu, aby dostarczyć na czas, w ramach budżetu i oczekiwanej jakości
- Następnie należy zdigitalizować "inteligentny" proces dystrybucji obciążenia pracą. Na przykład, ClickUp Workload View pozwala zobaczyć arkusz zadań i kalendarz każdego członka zespołu oraz sprawdzić, kto nad czym pracuje:
W tym widoku można sortować zadania według statusu i dla przydzielonych osób oraz zrozumieć tygodniowe obciążenie pracą
W zależności od postępu projektu można dostosować widok, śledzić poziom wysiłku zadania, dostosować możliwości zespołu i pracować bez przerw i opóźnień.
8. Planując projekty, weź pod uwagę całe portfolio
Pracownicy często otrzymują zbyt wiele rezerwacji lub są blokowani na niewłaściwe daty, gdy planowanie projektów jest nieskoordynowane.
Aby harmonogram projektu był niezawodny, potrzebny jest wgląd w obciążenie zespołu przez cały rok (a nie tylko tygodnie poprzedzające termin realizacji projektu).
Załóżmy, że uruchamiasz dwie mikrowitryny. Niestety, pierwsze uruchomienie zostaje opóźnione z powodu problemów produkcyjnych i zaczyna kolidować z uruchomieniem drugiej mikrowitryny.
Jeśli harmonogram projektu nie odzwierciedla tego opóźnienia w czasie, skończy się to nadmierną rezerwacją zasobów, a projekt zostanie opóźniony.
Oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby zaplanować swoje projekty, pamiętając o pełnym zakresie:
- Rozłóż daty rozpoczęcia i zakończenia projektu dla osób, które pracują nad wieloma projektami w tym samym czasie
- Zaplanuj zależności między projektami - na przykład, czy musisz zakończyć projektowanie strony internetowej przed napisaniem treści?
- Skonsoliduj zduplikowane zadania w różnych projektach, aby szybciej wykonać pracę. Na przykład, powiedzmy, że musisz kupić obrazy stockowe do materiałów marketingowych i sprzedażowych; zrób to razem
- Podczas ustalania terminów, pracuj wstecz, aby zrozumieć, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania
9. Wyznacz jasne, mierzalne i osiągalne cele dla każdego projektu
Wyznaczanie celów i wskaźników KPI ma kluczowe znaczenie dla mierzenia postępów pracowników. Wyznaczanie celów ma jednak głębsze, bardziej psychologiczne skutki.
Forbes twierdzi, że ludzie, którzy żywo wyobrażają sobie swoje cele, są 1.2 do 1,4x większe prawdopodobieństwo ich osiągnięcia.
Tak więc, gdy zaczniesz postrzegać cele jako bardziej ustrukturyzowane plan projektu będziesz lepiej przygotowany do ich osiągnięcia.
W kontekście biznesowym cele przybierają formę kamieni milowych. Doświadczeni kierownicy projektów stosują następujący proces wyznaczania celów:
- Po pierwsze, pracują nad ustaleniem celów projektu* Następnie koncentrują się na dzieleniu projektów na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania
- Następnie przydzielają zadania odpowiednim członkom zespołu
- Na koniec ustalają wymierne, realistyczne i jasne cele
Ale nie poprzestawaj na tym. Wykorzystaj automatyzację na swoją korzyść dzięki
Cele ClickUp:
Użyj ClickUp do śledzenia postępów za pomocą celów liczbowych, pieniężnych, prawdziwych/fałszywych i zadaniowych
ClickUp Goals doskonale nadaje się do organizowania wszystkich celów (np. cykli sprintów, tygodniowych kart wyników pracowników, OKR itp.
Możesz tworzyć cele w różnych formatach - liczbowych, prawda/fałsz, zadań, pieniężnych, opisów itp.
Ponadto nie musisz martwić się o śledzenie postępów w realizacji projektu. Narzędzie zrobi to za ciebie.
10. Zapisz powtarzające się przepływy pracy i zaoszczędź bezcenny czas
Czy nieustannie przebudowujesz te same przepływy pracy za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowy projekt?
Wyobraź to sobie: Właśnie pracowałeś nad kwartalną wiadomością e-mail o nowych produktach. Po kilku tygodniach nadszedł czas, aby rozpocząć pracę nad deliverables na nowy kwartał.
Ale chwileczkę.
Narzędzie do projektowania, z którego korzystałeś, zostało wycofane. Będziesz musiał użyć nowej wersji i zacząć od zera. Problem polega jednak na tym, że nie pamiętasz komponentów poprzedniej wiadomości e-mail.
Nie jest to inteligentne posunięcie, mówiąc produktywnie. Możesz pominąć krytyczne komponenty, a Twoi subskrybenci mogą otrzymać kiepską wiadomość e-mail.
Co możesz zrobić, aby temu zapobiec w następnym kwartale? Co powiesz na szablonowanie swojego przepływu pracy i używanie go tak, jak jest w nadchodzącym kwartale?
Wraz z rozpoczęciem nowego kwartału możesz zacząć od spersonalizowanego szablonu, który utworzyłeś.
Przyspieszy to proces pracy i zapobiegnie lukom w przepływie pracy.
**Wskazówka: Aktualizuj swoje szablony rutynowo, korzystając ze spostrzeżeń i najlepszych praktyk, aby zapewnić wysoką jakość dostarczanych usług.
Łatwe zarządzanie wieloma projektami dzięki ClickUp
Jaki jest najczęstszy dylemat, przed którym stają kierownicy projektów? Jak zarządzać wieloma projektami bez utraty zdrowia psychicznego.
To zrozumiałe. Kierownicy projektów mają nie lada wyzwanie.
Jako kierownik projektu, często możesz znaleźć się w sytuacji, w której jesteś zagłębiony po kolana w zadaniach, których termin realizacji przypada na wczoraj. Możesz również zmagać się z klientami wywierającymi dużą presję i przepracowanym zespołem. Nie zapominajmy też o utrzymaniu oczekiwań interesariuszy i rosnących budżetach projektów.
Teraz, robienie tego dla jednego projektu jest wystarczająco trudne.
Wyobraź sobie, co się dzieje, gdy w grę wchodzi wiele projektów - może to prowadzić do wypalenia i niezadowolenia pracowników.
Solidny oprogramowanie do zarządzania projektami takie jak ClickUp jest odpowiednim narzędziem do tego zadania. Dowiedz się więcej o zarządzaniu wieloma projektami za pomocą ten wnikliwy film .