Jak z powodzeniem zarządzać wieloma projektami?

Prawie 60% kierowników projektów pracuje jednocześnie nad dwoma do pięciu projektami.

Zapewnienie tego samego poziomu skupienia, wydajności i jakości wyników we wszystkich projektach jest supermocą, którą muszą posiadać kierownicy projektów. Słaba wydajność projektów może prowadzić do kolosalnego marnotrawstwa inwestycji 114%, aby być dokładnym.

Na szczęście kierownicy projektów mogą żonglować projektami dzięki solidnemu systemowi.

W tym artykule przedstawimy ci typowe wyzwania, z którymi możesz się spotkać, oraz strategie, które pomogą ci pracować mądrzej, poprawić wydajność i zarządzać wieloma projektami. Ale najpierw zrozummy, dlaczego efektywne zarządzanie projektami dla wielu projektów jest tak istotne.

Ryzyko związane z nieodpowiednim zarządzaniem wieloma projektami

Niezdolność do dobrego zarządzania wieloma projektami może prowadzić do szeregu zagrożeń, które mają wpływ na oś czasu, budżet, wydajność zespołu i powodzenie organizacji. Poniżej znajdują się kluczowe zagrożenia, które należy wziąć pod uwagę:

• Niedotrzymane terminy: Słaba koordynacja i ustalanie priorytetów może skutkować opóźnieniami w jednym lub kilku projektach. Może to nie tylko zmniejszyć zaufanie klientów, ale także mieć potencjalne konsekwencje finansowe
• Przekroczenie budżetu: Nieefektywna alokacja zasobów i brak nadzoru mogą prowadzić do nadmiernych wydatków. Nie tylko zmniejsza to rentowność projektu, ale może również utrudnić uzyskanie przyszłego finansowania lub zatwierdzenia projektu
• Brak jasności: Nieodpowiednia komunikacja i niejasne priorytety mogą sprawić, że Teams nie będzie wiedział na czym się skupić. Może to mieć wpływ na morale i wydajność
• Przeciążenie zespołu: Źle zarządzany portfel może nadmiernie obciążać członków zespołu, rozkładając ich na wiele projektów. Zwiększa to ryzyko błędów, a także może powodować wypalenie i odejścia w zespole
• Rozrost zakresu: Słabe zarządzanie zakresami projektów w wielu inicjatywach może prowadzić do niekontrolowanych zmian i dodatków, co prowadzi do wydłużenia ośmiu czasów, rozciągnięcia budżetów i frustracji członków zespołu
• Wyniki poniżej oczekiwań: Brak skupienia i pośpiech w dotrzymywaniu terminów mogą prowadzić do kompromisów w zakresie jakości. Niedostarczenie produktu zgodnie z oczekiwaniami może prowadzić do kosztów przeróbek, nie wspominając o niezadowolonych klientach i negatywnej reputacji
• Zmniejszone zaangażowanie interesariuszy: Nieefektywna komunikacja i niespełnione oczekiwania w projektach mogą nadwyrężyć powiązania z interesariuszami i doprowadzić do utraty przyszłych możliwości biznesowych
• Słaba widoczność: Słabe śledzenie projektu może sprawić, że zespół będzie ślepy na wąskie gardła, opóźnienia, problemy ze zgodnością lub potencjalne niedobory zasobów. Może to sprawić, że projekt zboczy z kursu
• Niedopasowanie strategiczne: Jeśli projekty są źle zaplanowane i zarządzane, istnieje ryzyko, że nie będą zgodne z celami organizacyjnymi, a tym samym spowodują marnotrawstwo zasobów
• Zwiększone ryzyko: Bez proaktywnego zarządzania ryzykiem, problemy w jednym projekcie mogą eskalować i potęgować się w innych. Zwiększa to ryzyko niepowodzenia i potencjalnych szkód finansowych lub reputacyjnych
• Niewykorzystane możliwości: Zła priorytetyzacja i alokacja zasobów może spowodować, że niektóre projekty utkną w martwym punkcie lub pozostaną niedokończone
• Utrata innowacyjności: Teams przytłoczone żonglowaniem wieloma projektami mogą nie mieć czasu na kreatywne myślenie lub wprowadzanie innowacji

Skuteczne zarządzanie wieloma projektami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności operacyjnej, dostarczania wysokiej jakości wyników oraz ochrony reputacji i rentowności organizacji.

12 strategii skutecznego zarządzania wieloma projektami

1. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami 77% zespołów zarządzających projektami, które odniosły sukces, korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami. Jednak tylko

46% organizacji priorytetowo traktuje kulturę, której wartością jest zarządzanie projektami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może pomóc w przezwyciężeniu wielu wyzwań związanych z zarządzaniem wieloma projektami.

ClickUp to scentralizowane rozwiązanie do zarządzania projektami narzędzie do zarządzania projektami które może obsługiwać wiele projektów i pomagać w płynnym przechodzeniu między zadaniami - zdecydowana zaleta, gdy sprawy wymykają się spod kontroli (jak to często bywa, wiele razy dziennie!). Portfolios w ClickUp zostały zaprojektowane w celu uproszczenia zarządzania projektami dla wielu projektów. Od strategii do realizacji, możesz śledzić swój projekt w jednym miejscu.

ClickUp do planowania, śledzenia i zarządzania pracą w wielu projektach

Jedno źródło prawdy oznacza najwyższą widoczność wąskich gardeł, ryzyka, problemów z zasobami i nie tylko. Dzięki ponad 15 różnym sposobom wizualizacji pracy, od wykresów Gantta, przez oś czasu, po listy, tablice i kalendarze - możesz znaleźć widok, który będzie odpowiedni dla każdego.

Dodatkowo, Pulpity ClickUp wyświetlają postępy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze jesteś o krok do przodu. ClickUp dla kierowników projektów oferuje funkcje, które mogą pomóc w

• Strategizować i planować
• Wizualizować cykl pracy
• Przydzielać zadania
• Śledzenie czasu i zarządzanie zasobami
• Współpracować z zespołem
• Prognoza wyników

💡 Pro Tip: Użyj ClickUp's free szablony do zarządzania projektami i rozpocznij planowanie projektu z każdym projektem.

2. Skupienie zamiast wielozadaniowości dla wydajności

Zazwyczaj osoby zarządzające projektami zajmują się trzema lub czterema projektami jednocześnie - a ich największe wyzwanie? Koncentracja.

Nauka jak się skupić jest bardziej skomplikowane niż mogłoby się wydawać. Wypróbuj poniższe wskazówki, aby poprawić swoje umiejętności koncentracji:

• Powiedz "nie" zadaniom, które są nisko na twojej liście priorytetów. Im więcej wielozadaniowości, tym większe szanse na wpadki
• Automatyzacja zadań administratora i powtarzających się zadań do wykonania za pomocąClickUp Braintwój zawsze gotowy asystent AI, który może tworzyć dla ciebie agendy, tworzyć listy kontrolne, edytować zawartość i nie tylko
• Wdrożenie timeboxingu - strategii, w której świadomie trenujesz swój umysł, aby zakończyć zadanie w określonym bloku czasu
• Ćwicz uważność i wyłącz te nieznośne powiadomienia, które mogą zakłócać twoją koncentrację. Możesz również użyćaplikacje do skupienia aby kierować swoim umysłem i pomóc utrzymać stały poziom koncentracji

3. Właściwe priorytetyzowanie zadań

Spalasz olej o północy, ale niewiele osiągasz? Być może nadajesz priorytety zadaniom o niskiej wartości, które mogą pochłaniać twój czas, energię i wysiłek. Priorytetyzacja zadań w ClickUp pozwala ustawić priorytety przy najmniejszym wysiłku. Oto jak to działa:

• Wybierz jeden z czterech poziomów (flag) priorytetu: Pilne, Wysokie, Normalne i Niskie
• Sortuj zadania według czasu, aby zobaczyć najbardziej krytyczne zadania w cyklu pracy
• Umieszczanie elementów o wysokim priorytecie w schowku na zadania, który jest dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu
• Połącz swoje priorytetowe zadania z zależnościami. (takimi jak "oczekiwanie na" lub "blokowanie")
• Ustawienie filtrów dla terminów i zapisywanie ich lub udostępnianie zespołowi

Możesz również zrobić to bardziej efektywnie używając szablony ustalania priorytetów .

Pobierz szablon Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj funkcji Szablon matrycy priorytetów ClickUp do kategoryzowania zadań w oparciu o wpływ i wysiłek.

4. Jasna komunikacja

Utrzymywanie stałej linii komunikacji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu z wielu powodów:

• Interesariusze mogą dzielić się swoimi oczekiwaniami z członkami zespołu, aby lepiej dostosować swoją pracę. Klienci mogą dzielić się natychmiastowymi informacjami zwrotnymi, jeśli coś pójdzie nie tak
• Tworzenie pętli informacji zwrotnej dla zespołu i pomaganie mu w szybszym osiąganiu celów bez obniżania jakości
• Przeprowadzaj spotkania Teams w celu ponownego ustalenia strategii i przeglądu statusu projektu. Proaktywne podejście jest bardzo skuteczne
• Zarządzaj oczekiwaniami klienta i osią czasu oraz zapobiegaj przerażającemu rozszerzaniu zakresu

Ale jak można komunikować się w jasny sposób? Komunikując gdzie odbywa się praca.

Świetnym miejscem do rozpoczęcia byłoby zainwestowanie w narzędzie, które nadaje priorytety komunikacji, podobne do ClickUp Chat :

Zachowaj całą swoją pracę - i rozmowy - w jednym miejscu dzięki ClickUp Chat

Rozproszone rozmowy odbywające się za pośrednictwem wielu narzędzi prowadzą do nieporozumień i błędów. Dzięki Chat możesz udostępniać aktualizacje w czasie rzeczywistym bezpośrednio tam, gdzie odbywa się praca, i uzyskać widoczność między zespołami, kto nad czym pracuje.

Interakcje można również wzbogacić o kontekst wizualny i poprawić ich zrozumiałość. Dodawaj połączenia, załączniki, pliki, GIF-y, obrazy, wideo i inne elementy, które pomogą Ci przekazać wiadomość.

Dodawaj do konwersacji @wzmianki i przypisuj komentarze poszczególnym członkom zespołu elementy akcji przeprowadzka.

Pro Tip: Zaadoptuj narzędzia komunikacyjne i szablony, aby zaoszczędzić sobie czasu i wysiłku

5. Limit przełączania kontekstu

W dążeniu do zarządzania wieloma projektami i zwiększenia wydajności - "przełączanie kontekstu" może przeszkadzać.

Często mylone z wielozadaniowością, przełączanie kontekstowe jest mniejszym złem. Przełączanie kontekstowe polega na przeskakiwaniu między aplikacjami i rozpoczynaniu nowych zadań, pozostawiając starsze zadania w połowie.

Niestety, jego szkodliwe skutki wykraczają poza wydajność. Badanie przeprowadzone przez the University of California, Irvine, raportowanie, że zaledwie 20 minut powtarzających się przerw może powodować wyższy poziom stresu, presji i frustracji w pracy.

Do zrobienia, jak radzić sobie z przełączaniem kontekstu?

Zastąp wszystkie rozproszone aplikacje i narzędzia jedną platformą, umożliwiając zespołowi dostęp do wszystkiego na wyciągnięcie ręki.

ClickUp, na przykład, łączy wszystkie zadania, rozmowy i projekty w jedną przyjazną dla użytkownika platformę. Od zarządzania pracą i komunikacji po współpracę - wszystko to dzieje się w jednej udostępnianej przestrzeni.

Ponadto ClickUp zapewnia wsparcie dla ponad 1000 integracji aplikacji innych firm umożliwiając wdrożenie jednego rozwiązania dla całej organizacji, które jest stroną główną dla Twoich ulubionych narzędzi. A Ty uwalniasz zespół od nieświadomego przełączania kontekstu.

6. Kiedy zmieniają się priorytety, bądź elastyczny

Czy twój zespół nie jest w stanie śledzić zmieniających się priorytetów? Niezdolność do obracania się w zależności od sytuacji jest istotną wadą kierowników projektów.

Dzieje się tak głównie w przypadku korzystania z wielu list rzeczy do zrobienia i arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia postępów w projekcie.

Dwa główne rozwiązania?

• Wdrożenie procesu kontroli zmian: Pozwoli to na zarządzanie wnioskami o zmiany w projekcie. Jeśli interesariusz zażąda zmiany w projekcie, możesz natychmiast wyświetlić ją w harmonogramie projektu. Możesz również wykorzystać ten proces, aby umożliwić interesariuszom zatwierdzanie/odrzucanie wniosków o zmianę, jeśli uznają to za stosowne.
• Udostępnianie centralnego źródła prawdy: Użyj narzędzia do śledzenia zmieniających się wniosków projektowych i upewnij się, że narzędzie to jest dostępne dla członków zespołu do korzystania w trybie offline i online.

Gdy członkowie zespołu mają widoczność na przepustowość zespołu i status zadania w czasie rzeczywistym, mogą zmienić biegi i pracować wydajnie. Ponadto, będziesz w stanie sprawdzić zespół, gdy sytuacja stanie się napięta.

7. Równoważenie obciążenia pracą zespołu

Równomierna dystrybucja obciążenia pracą w zespole sprzyja rozwojowi biznesu i dobremu samopoczuciu pracowników.

Przeciążenie pracownika zadaniami sprawi, że w najlepszym przypadku otrzyma on niekompletną pracę, a w najgorszym - pracę niskiej jakości. Nawet niedostateczne wykorzystanie pracowników może sprawić, że nie będą oni zmotywowani i zestresowani.

Nic dziwnego, że Stany Zjednoczone wydają 300 miliardów dolarów każdego roku na utracone dni pracy i problemy zdrowotne wynikające ze stresu związanego z pracą.

Podsumowanie: W obu scenariuszach organizacja może stracić.

Znalezienie tego najlepszego miejsca może zwiększyć morale zespołu i sprawić, by projekt przebiegał sprawnie.

Platformy do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, rozumieją, jak ważne jest właściwe zarządzanie obciążeniem pracą to projekty.

Aby zapewnić wszystkim równomierne obciążenie pracą, potrzebna jest pełna widoczność zaangażowanych osób, projektów i zadań. Widok obciążenia pracą w ClickUp sprawia, że jest to możliwe. Zobacz arkusz zadań i kalendarz każdego członka i sprawdź, kto nad czym pracuje.

Sortuj zadania według statusu i dla osób przypisanych i zrozum tygodniowe obciążenie pracą z ClickUp

W zależności od postępu projektu, możesz niestandardowo dostosować widok, śledzić poziom wysiłku zadania, dostosować obciążenie zespołu i pracować bez przerw i opóźnień.

8. Ustaw jasne, mierzalne i osiągalne cele dla każdego projektu

Ustawienie celów i wskaźników KPI ma kluczowe znaczenie dla mierzenia postępów pracowników. Ustawienie celów ma jednak głębsze, bardziej psychologiczne następstwa.

Forbes twierdzi, że ludzie, którzy żywo wyobrażają sobie swoje cele, są

1.2 do 1,4x

większe prawdopodobieństwo ich osiągnięcia.

Tak więc, gdy zaczniesz postrzegać cele jako część tworzenia swoich ustrukturyzowanych planu projektu, będziesz miał lepszą pozycję do ich osiągnięcia.

W kontekście biznesu, cele przybierają formę kamieni milowych. Doświadczeni kierownicy projektów stosują następujący proces ustawiania celów:

• Po pierwsze, pracują oni nad ustawieniemcelów projektu
  • Następnie skupiają się na dzieleniu projektów na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania
• Następnie przydzielają zadania odpowiednim członkom teamu
• Wreszcie, ustawiają wymierne, realistyczne i jasne cele

Pro Tip: Cele ClickUp świetnie nadaje się do organizowania wszystkich celów (cyklów sprintu, tygodniowych kart wyników pracowników, OKR itp. Możesz tworzyć cele w różnych formatach - liczbowych, prawda/fałsz, zadań, pieniężnych, opisów itp. Ponadto nie musisz martwić się o zakładki dotyczące postępów w projekcie. Narzędzie zrobi to za ciebie.

Ustaw i śledź jasne cele bez wysiłku dzięki ClickUp Goals, aby napędzać powodzenie swojego zespołu

9. Skutecznie oddelegowane zadania

Nie możesz samodzielnie zarządzać każdym zadaniem, a właściwe oddelegowanie daje członkom zespołu większe możliwości. Jeśli nie masz pewności, jak oddelegować obowiązki w projekcie, oto kilka kroków, które możesz wykonać:

• Oceń mocne strony i możliwości każdego z członków Teams
• Przydziel zadania w oparciu o wiedzę specjalistyczną, możliwości i obciążenie pracą każdego członka zespołu
• Zaufaj swojemu Teamsowi i skup się na udzielaniu wskazówek, a nie na mikrozarządzaniu
• Przyjęcie solidnych systemów i procesów, które budują odpowiedzialność

Pro Tip: Oprogramowanie do zarządzania zadaniami ułatwia przydzielanie zadań i śledzenie postępów w czasie trwania projektu

10. Twórz szablony powtarzających się cykli pracy i oszczędzaj bezcenny czas

Czy ciągle przebudowujesz ten sam cykl pracy za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowy projekt?

Nie jest to najbardziej wydajne wykorzystanie czasu. Jeśli twoje projekty często mają wspólne ustawienie produktów projektu lub procesów, utwórz własne szablony dla często używanych cykli pracy i procesów.

Przyspieszy to pracę i zapobiegnie powstawaniu luk w przepływie pracy.

💡 Porada dla profesjonalistów: Aktualizuj szablony rutynowo, dodając do nich spostrzeżenia i najlepsze praktyki, aby zapewnić wysoką jakość.

11. Bądź zorganizowany dzięki dokumentacji

Zarządzanie wieloma projektami może wymagać wiele. Wiele procesów, cykli pracy, teamów i harmonogramów. Bądź na bieżąco dzięki uporządkowanej dokumentacji dokumentacja projektu .

Dokładna i aktualna dokumentacja zapobiega nieporozumieniom i utrzymuje projekty na właściwym torze.

Maintainer prowadzi oddzielną, ale ustandaryzowaną dokumentację dla każdego projektu (np. wymagania, oś czasu, dzienniki ryzyka) i korzysta z narzędzi do zarządzania dokumentami, aby zapewnić dostępność dla wszystkich interesariuszy.

Generuj pomysły, mapy drogowe produktów, briefy produktowe, automatyzacja dokumentacji, SOP i więcej dzięki ClickUp Brain

Pro Tip: Generuj dokumentację projektu za pomocą ClickUp Brain i udostępniaj ją bezpiecznie za pomocą ClickUp Docs

12. Przewidywanie ryzyka i zarządzanie nim

Najlepszym sposobem na efektywne zarządzanie wieloma projektami jest dobre przygotowanie. Jednym z kluczowych aspektów tego przygotowania jest planowanie ryzyka. Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem takie jak ClickUp może pomóc.

Nakładające się na siebie projekty zwielokrotniają potencjał ryzyka i zakłóceń. Ponadto opóźnienia w jednym projekcie mogą mieć wpływ na inne. Dlatego:

• Przeprowadź ocenę ryzyka dla każdego projektu i udokumentuj plany awaryjne
• Zidentyfikuj współzależności między projektami i odpowiednio dostosuj harmonogramy
• Regularnie analizować ryzyko podczas aktualizacji projektu i wcześnie rozwiązywać potencjalne problemy

Pro Tip: Szablony oceny ryzyka mogą wyeliminować zgadywanie z szacowania ryzyka

Łatwe zarządzanie wieloma projektami dzięki ClickUp

Jaki jest najczęstszy dylemat, przed którym stają kierownicy projektów? Jak zarządzać wieloma projektami bez utraty zdrowego rozsądku.

To zrozumiałe. Kierownicy projektów mają nie lada zadanie do wykonania.

Jako kierownik projektu, często możesz znaleźć się na kolanach w pracy nad produktami, które mają być dostarczone na wczoraj. Możesz również zmagać się z klientami działającymi pod dużą presją i przepracowanym zespołem. Nie zapominajmy też o utrzymaniu oczekiwań interesariuszy w ramach napiętych budżetów projektu.

Solidny oprogramowanie do zarządzania projektami takie jak ClickUp jest odpowiednim narzędziem do tego zadania.

Zarejestruj się za Free już dziś

i pozbądź się bólu związanego z zarządzaniem wieloma projektami.