Jak wyznaczyć skuteczne cele projektu (z przykładami)

Jesteś początkującym kierownikiem projektu? A może jesteś doświadczonym dyrektorem z dziesiątkami projektów zakończonych powodzeniem?

Tak czy inaczej, warto zapoznać się z najlepszymi praktykami zarządzania projektami. W końcu trudno jest ocenić powodzenie projektu, jeśli nie jest on wyczyszczony, mierzalnych celów na miejscu.

Może się to wydawać dodatkowym krokiem, ale zdefiniowanie celów projektu przed rozpoczęciem pracy jest najlepszym sposobem na zaoszczędzić czas i kłopoty w przyszłości - a może nawet kilka dolarów. 💸

W tym przewodniku zagłębimy się w cele zarządzania projektami, dlaczego są one tak pomocne i jak ustawić skuteczne cele, które doprowadzą Twój zespół do mety.

Jakie są cele projektu?

Cele projektu to rodzaj celu, który jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie (SMART). Ich celem jest zdefiniowanie tego, co projekt osiągnie przed rozpoczęciem pracy.

Pomyśl o celach projektu SMART jako o rodzaju mapy drogowej, która prowadzi zespół projektowy przez cykl życia projektu. Działają one również jako deklaracja wizji, która utrzymuje wszystkich na zadaniu i jest zgodna z założeniami projektu zakres projektu . (Ponieważ ostatnią rzeczą, której potrzebujesz jest scope creep .)

Największy różnica między celami a celami jest to, że cele są bardziej praktyczne i konkretne. Na przykład, celem może być coś w rodzaju "Chcę zwiększyć przychody" Ale cel brzmiałby: "Zespół marketingowy zwiększy liczbę źródeł poleceń z mediów społecznościowych o 10% do końca drugiego kwartału" Widzisz różnicę?

Organizowanie celów według działów na liście ClickUp

Istnieje nieskończenie wiele sposobów pisania celów projektu. Ostatecznie cel, który napiszesz, sprowadza się do celu projektu. Możesz stworzyć cele biznesowe dla:

• Poprawa doświadczenia użytkownika
• Wprowadzenie na rynek nowego produktu
• Powodzenie finansowe
• Wdrożenia funkcji

Większość projektów będzie miała wiele celów, więc dobrym pomysłem jest śledzenie następujących kwestii cele przy użyciu oprogramowanie do celów i kluczowych wyników (OKR) lub aplikacje do śledzenia celów . Narzędzia te pozwolą ci utrzymać głowę na wodzy, gdy będziesz żonglować różnymi członkami zespołu, zadaniami i projektami. 🤹

Dodawaj dokumenty, zadania i inne elementy na tablicy ClickUp, aby wizualnie zbudować jasną ścieżkę do powodzenia projektu od rozpoczęcia do dostarczenia

Korzyści z ustawienia celów projektu

Ustawienie celów projektu pomaga w ustaleniu celów od samego początku. Następnie można spojrzeć wstecz na projekt i udowodnić - często za pomocą twardych danych - że projekt zakończył się powodzeniem. Lub, jeśli tak nie było, możesz wskazać, jak daleko byłeś od pożądanych wyników. 🎯

Ustawienie celów projektu może pomóc na wiele sposobów, ale to są największe korzyści:

• Utworzenie solidnego planu projektu: Jako lider zespołu, to do ciebie należy opracowanie celów zarządzania projektami. Mając w ręku cele SMART, stworzysz świetny plan projektuplan projektu który utrzyma cały projekt na czas i w budżecie
• Tworzenie dokumentacji: Cele projektu zapewniają bardzo potrzebny ślad papierowy do produkcjidokumentacja projektu dla szefów w miarę postępu projektu. Dokumentacja pomoże również w projektowaniu lepszych projektów w przyszłości
• Zmierz swoją wydajność: "Czy wykonaliśmy dobrą robotę?" to pytanie, które nie daje spać PM-om w nocy. Na szczęście cele projektu sprawiają, że jest całkiem jasne, czy zrobiłeś to dobrze, czy też musisz coś zmienić
• Do zrobienia czegoś, co ma znaczenie: Czy kiedykolwiek zbudowałeś coś, czego twój biznes nie używał? To wielka strata czasu. Cele projektu zapewniają, żerezultaty projektu są zgodne z celami biznesowymi. Na przykład, jeśli twoja organizacja chce zwiększyć przychody z handlu elektronicznego od międzynarodowych klientów, ale twój zespół marketingowy koncentruje się na sprzedaży krajowej, jest to niedopasowanie, z którego twój CEO nie będzie zbyt zachwycony

Tworzenie i śledzenie celów w ClickUp

Rodzaje celów projektu

Projekty nie są uniwersalne, a cele projektu również nie powinny takie być. W zależności od projektu, może być konieczne utworzenie celu, który dotyczy jednej lub więcej z tych kategorii:

• Cele jakościowe: Ten cel projektu dotyczy przede wszystkim jakości. Ustaw cel skoncentrowany na benchmarkach, metrykach lub określonych standardach. Może to być wskaźnik satysfakcji z obsługi klienta lub wskaźnik odrzuceń strony internetowej
• Cele finansowe: Cele finansowe sprawiają, że świat się kręci. Tego typu cele projektu kładą nacisk na rentowność i efektywność kosztową. Jest to również dobry sposób na śledzenie budżetów projektu
• Cele czasowe: Jeśli masz wiele projektów w swoich zaległościach, musisz zakończyć wszystko tak szybko, jak to możliwe. Cele czasowe mogą pomóc w lepszym zarządzaniu ramami czasowymi projektu, ale mogą również śledzić kamienie milowe projektu
• Cele procesowe: W przypadku celów procesowych, zespół pracuje wspólnie nad usprawnieniem określonego cyklu pracy lub znalezieniem nowych sposobów na zwiększenie wydajności. Jest to bardzo powszechny cel dla zespołów programistów internetowych, które stosują metodologię Agile
• Cele edukacyjne: Chcesz poprawić umiejętności swojego zespołu? Śledź ich możliwości za pomocą celów edukacyjnych. Mierzą one poziom certyfikacji i wiedzy zespołu
• Cele wydajnościowe: Są to cele projektu, takie jak szybkość lub wydajność. Użyj celów wydajnościowych do śledzenia wskaźników wydajności zespołu, projektu lub produktu
• Cele zgodności: Nikt nie chce dostać listu od działu prawnego. Cele w zakresie zgodności z przepisami pozwalają utrzymać firmę na drodze do spełnienia określonych standardów branżowych lub prawnych

Zarządzanie różnymi grupami celów zgodności w jednym widoku listy ClickUp

Zależnie od projektu, konieczne może być utworzenie hybrydowego celu projektu. Na przykład, być może trzeba usprawnić proces wyceny i zaoszczędzić czas (połączony cel procesowy i czasowy).

Możesz dowolnie dostosowywać cele, o ile są one jasne i pomocne.

Jak nie pisać celów projektu

Wiemy, że jesteś zajęty. Cele projektu są jednak po to, by twój team był na tej samej stronie. Jeśli piszesz niejasne, nieprzydatne cele w celu szybkiego zaznaczenia pola, nie pomoże to Twojemu zespołowi w napisaniu celów projektu SMART.

Oto kilka przykładów nieprzydatnych celów projektu:

• "Stwórz lepszy produkt. " Jak wygląda "lepszy"? Czy jest bezpieczniejszy? Tańszy? Skąd w ogóle wiesz, czy produkt jest "lepszy" od tego, co masz teraz?
• "Zwiększenie zadowolenia klientów . " Nie jesteśmy źli na ten cel projektu, ale nadal nie jest on zbyt pomocny. Określ gdzie chcesz zwiększyć zadowolenie klientów, o ile ma wzrosnąć i do kiedy
• "Poprawa wydajności zespołu " Co oznacza dla ciebie "wydajność"? Określ, o jakim zespole mówisz, jakie wskaźniki wydajności mają największe znaczenie, o ile oczekujesz poprawy tych wskaźników i w jakiej osi czasu

Chociaż cel taki jak "Zakończenie projektu na czas" brzmi dobrze w teorii, nie jest zbyt pomocny.

Cele projektu powinny być zgodne z akronimem SMART, aby stworzyć jasne cele. W ten sposób ty (i twój zespół) dokładnie wiecie, do czego dążycie.

Na przykład, cel projektu SMART "zakończony projekt na czas" mógłby brzmieć:

• Specyficzny: Nazwij konkretny projekt, zwłaszcza jeśli prowadzisz wiele projektów jednocześnie (szczęściarz z ciebie)
• Wymierny: Ustawienie wymiernej metryki z wartością procentową lub inną obliczalną metryką
• Osiągalny: Nie można odwrócićplan marketingowy przedsiębiorstwa w jeden dzień, więc wybierz rozsądnie osiągalny cel
• Istotny: Dostosuj cel niestandardowo do projektu
• Określony w czasie: Ustawienie konkretnego terminu

Przykłady wyczyszczonych celów projektu do naśladowania

W tym momencie wiesz już, czego nie robić. Możesz napisać cele projektu w dowolny sposób, ale większość kierowników projektów zapisuje je jako "deklaracje celów"

Podążając za ramami SMART, przekształćmy kilka mniej pomocnych celów projektu w cele możliwe do zrealizowania:

• "Stwórz lepszy produkt" staje się "Zwiększ moc generatora o 5% przed wprowadzeniem produktu na rynek w czwartym kwartale"
• "Zwiększyć zadowolenie klientów" staje się "Zwiększyć nasze wyniki promocji netto (NPS) o 20% dla klientów z branży spożywczej i napojów"
• "Popraw wydajność zespołu" staje się "Przeszkol zespół w zakresie umiejętności zarządzania, aby zwiększyć retencję pracowników o 45% w ciągu najbliższych dwóch lat"

Widzisz różnicę?

Te nowe cele są znacznie jaśniejsze. Łatwo jest spojrzeć na nie pod koniec projektu i określić, czy cel został osiągnięty. To jest jasny cel w porównaniu z marnym stwierdzeniem typu "Zaróbmy więcej pieniędzy"

Oto kilka przykładów celów projektu, jeśli szukasz inspiracji:

• "Zwiększenie ruchu na stronie internetowej o 20% w ciągu następnego kwartału dzięki celowej strategii marketingu zawartości"
• "Skrócenie czasu reakcji działu obsługi klienta o 30% w ciągu najbliższych sześciu miesięcy dzięki nowemu CRM"
• "Zmniejszenie kosztów produkcji o 15% w ciągu następnego roku podatkowego dzięki automatyzacji procesu renderowania produktów"
• "Zwiększenie sprzedaży o 10% w ciągu następnego kwartału poprzez ukierunkowanie kampanii marketingowej w mediach społecznościowych na nowe grupy docelowe klientów"
• "Ustawienienowe darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami do końca roku, aby skrócić czas zakończenia projektu o 25%"
• "Zwiększenie rozmiaru naszej listy newsletterowej o 30% w ciągu sześciu miesięcy poprzez dodanie przycisku opt-in na stronie kasy e-commerce"

Wizualizacja i śledzenie rezultatów projektu na widoku ClickUp Tablica

Jak ustawić i śledzić cele projektu

OK, więc udało Ci się opanować podstawy pisania primo celów projektu. Włożyłeś całą tę pracę, aby je napisać. Teraz nadszedł czas, aby uczynić je tak wykonalnymi i zauważalnymi, jak to tylko możliwe.

Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby śledzić cele swojego projektu, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco. 🏆

Dostosowanie do szerszych celów organizacyjnych

Porozmawiaj z kierownictwem lub innymi ważnymi osobistościami w firmie przed ustawieniem celów zarządzanie projektami cele. Zapytaj ich, jakie są cele organizacji na dany rok.

Nawet jeśli jest to ogólny cel, taki jak "oszczędzanie pieniędzy", daje to jasny kierunek do pracy. Na przykład, to nie jest czas na ustawienie celów takich jak "Zwiększenie wydatków marketingowych o 50%"

Kiedy znasz większe cele swojej organizacji, wybierasz cele projektu, które są bardziej odpowiednie dla danego projektu.

Ponadto, o wiele łatwiej jest zdobyć interesariusza projektu gdy potrafisz udowodnić, że Twoje cele korelują z rocznymi celami Twojej organizacji.

Używaj szablonów, aby zaoszczędzić czas

Nie masz czasu na ustawienie własnych celów projektu? Nie ma sprawy. Rozumiemy, że ustawienie tych celów wymaga czasu - a czasami jest to dodatkowy czas, którego nie masz.

Kiedy nadchodzi czas kryzysu, użyj szablonów dla OKR i celów . Będą one wymagały niestandardowych ustawień, ale sam format to kilka godzin zaoszczędzonych każdego miesiąca.

Wypróbuj Szablon OKR i celów firmy ClickUp aby stworzyć strukturę organizacyjną, która odzwierciedla wizję i wartości Twojej firmy - wszystko w jednym miejscu!

Zbuduj hierarchię celów zespołu, działu i firmy za pomocą szablonu OKRs i celów firmy ClickUp

Ustawienie celów jako zespół

Kto powiedział, że musisz brać na swoje barki całą pracę w pojedynkę? Skorzystaj z wiedzy członków teamu, aby wspólnie ustawić cele projektu.

Dwie głowy są lepsze niż jedna, a współpraca w zespole może mieć ogromne znaczenie. Łącząc swoje mózgi, można myśleć o większych, lepszych celach, które w innym przypadku nie byłyby brane pod uwagę.

Monitoruj swoje KPI za pomocą ClickUp Goals

Stworzyłeś niesamowite cele dla projektu, ale w jaki sposób rozliczasz z nich swój zespół? Wejdź

Cele ClickUp

.

Dzięki ClickUp Goals możesz ustawić cele swojego projektu i skutecznie śledzić je obok zadań i cykli pracy. Zamiast przełączać się między różnymi narzędziami i platformami, wszystko czego potrzebujesz jest w jednym miejscu.

Oszczędność czasu. ⏱️

Cele ClickUp sprawiają, że oś czasu i cele są jasne jak słońce. Ustaw różne rodzaje celów dla:

• Cele liczbowe
• Cele pieniężne
• Cele typu prawda/fałsz
• Zadania

Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów

Chcesz przekształcić zadanie w cel? Zrób to w ClickUp za pomocą jednego kliknięcia - nigdy więcej nie będziesz musiał wprowadzać podwójnych danych.

System folderów Celów organizuje i śledzi

wszystkie cele projektu w jednym pulpicie nawigacyjnym

. Możesz nawet przypisać cele do określonych Teams i osób, aby pociągnąć wszystkich do odpowiedzialności.

Wiemy, że nie masz czasu na ciągłe informowanie swojego zespołu o aktualizacjach projektu.

Po prostu przypisz termin do swoich celów, a ClickUp będzie wysyłać Ci aktualizacje postępów za pośrednictwem cotygodniowych kart wyników. Dzięki automatycznemu śledzeniu nie musisz zastanawiać się nad statusem każdego z członków zespołu. Zamiast tego zespół skupia się bardziej na rzeczywistej pracy, a nie na raportowaniu.

Zgrabne przechowywanie i kategoryzowanie podobnych celów w folderach celów w ClickUp

Powodzenie projektu na autopilocie

Cele projektu są niezbędnym elementem każdego strategicznego projektu. Praca zespołowa i szablony pozwolą Ci zajść daleko. Ale kiedy musisz przenieść swoją pracę i strategie wysokiego szczebla na tę samą platformę, skorzystaj z ClickUp.

ClickUp wprowadza dawkę zdrowego rozsądku do procesów zarządzania projektami, dzięki czemu praca staje się - ośmielamy się powiedzieć?

Ale nie wierz nam na słowo. Zarejestruj się w ClickUp aby usprawnić swój proces i rozpocząć ustawienie wykonalnych celów projektu.