Teams rzucają terminem "rezultaty projektu" jak cukierkami na paradzie w dzisiejszych czasach. Czasami trudno jest określić, co klient lub członkowie zespołu mają na myśli, gdy używają tego terminu.
Jeszcze trudniej jest dojść do porozumienia, jeśli nie ma jasno zdefiniowanego procesu określania i zarządzania rezultatami projektu. Bez strategicznego zarządzania projektami, według Project Management Institute 67% więcej projektów kończy się niepowodzeniem wprost.
Nic dziwnego, że kierownik projektu prawdopodobnie czuje się chory na żołądek za każdym razem, gdy ktoś dodaje kolejny produkt do już źle zaplanowanego projektu.
Bez obaw! Jesteśmy tutaj, aby pomóc!
Pomożemy Ci odkryć, jak konsekwentnie dostarczać wartość swoim klientom, ustalać priorytety zadań w zakresie zarządzania zakresem oraz usprawnić dystrybucję zasobów .
W tym przewodniku opisano, jak dostosować wewnętrzne i zewnętrzne zespoły do wyników projektu, aby klienci byli zadowoleni, zespoły bardziej wydajne, a marże zysku na zielono.
Czym są rezultaty projektu?
Rezultaty projektu to poszczególne zadania, które realizują projekt całkowity zakres projektu i przyczyniają się do realizacji celów projektu .
Tak jak Rzym nie został zbudowany w jeden dzień, tak nie można zakończyć projektu bez wniesienia wkładu. Tym właśnie są rezultaty projektu; blokami w projekcie plan projektu .
Rodzaje rezultatów projektu
Rodzaje rezultatów są określane na podstawie funkcji i tego, który zespół jest odpowiedzialny za ich dostarczenie. Na przykład:
Wewnętrzne vs. zewnętrzne
Grupowanie zadań na tablicy Tablica Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy ClickUp
Rezultaty nie są przeznaczone wyłącznie dla klientów. Działają one również jako sposób na pomoc wewnętrznym zespołom w śledzeniu postępów.
Na przykład, wewnętrznym rezultatem może być szkic bloga, który autor zawartości przesyła do zespołu redakcyjnego. Zewnętrznym rezultatem może być ostateczna wersja robocza bloga, którą autor zawartości przedstawia klientowi.
Proces a wydajność
Reorganizacja listy kontrolnej ClickUp poprzez przeciąganie i upuszczanie elementów
Process deliverables to zadania proceduralne, które pomagają posuwać projekt do przodu (np. lista kontrolna audytu marki). Z drugiej strony, product deliverables spełniają specyfikę usług opisanych w dokumencie zakresie projektu (np. zakończony przewodnik brandingowy).
Duży vs. mały
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Kluczowe jest podzielenie rezultatów zgodnie z ich rozmiarem lub wpływem na postęp projektu, aby dokładnie oszacować obciążenie pracą i ustalić priorytety alokacja zasobów . Na przykład, duży rezultat dla projekt rozwoju strony internetowej byłoby ukończenie bazy danych katalogu produktów.
Z drugiej strony, małym rezultatem może być tworzenie szablonów dla poszczególnych stron produktów.
Namacalne vs. Niematerialne
Wprowadzenie zespołu na nową platformę, taką jak ClickUp, może być niematerialnym elementem projektu, który należy zakończyć
Niektóre elementy projektu nie wymagają fizycznego przekazania. Zasoby te są jednak nadal niezbędne do powodzenia projektu. Odnosi się to do niematerialnych rezultatów projektu.
Na przykład, transfer wiedzy w postaci formularza onboarding klienta i program szkoleniowy mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Może on jednak nie obejmować fizycznego przekazania dokumentów.
Materialne rezultaty to części projektu, które mają formę i treść. Na przykład, namacalnym rezultatem może być podręcznik szkoleniowy.
Przykłady rezultatów projektu dla różnych Teams
Rezultaty projektu będą się różnić w zależności od zespołu. Aby dać ci lepsze wyobrażenie o rezultatach projektu, oto cztery przykłady rezultatów projektu dla Teams:
Marketing Teams:
- Kalendarz zawartości mediów społecznościowych
- Kampania marketingowa e-mail
- Wytyczne dotyczące komunikatów marki
Design Teams:
- Makiety przeprojektowania strony internetowej
- Projekt logo
- Projekt opakowania produktu
Product Teams:
- Mapa drogowa produktu
- Historie użytkowników
- Specyfikacje funkcji
HR Teams:
- Program wdrożeniowy dla nowych pracowników
- Wyniki ankiety zaangażowania pracowników i plan działania
- Podręcznik kultury firmy
Co nie jest rezultatem projektu?
W każdej torebce cukierków na paradę znajduje się prawdopodobnie co najmniej kilka kawałków podszywających się pod cukierki (patrząc na ciebie, Tootsie Rolls). Podobnie, czasami ludzie mają trudności z odróżnieniem rezultatów projektu od innych części projektu, takich jak:
- Kamienie milowe projektu : Są toscena projektu ale nie faktyczne rezultaty. Rezultat projektu może przyczynić się do osiągnięcia kamieni milowych projektu. Na przykład, przewodnik brandingowy (rezultat projektu) może sygnalizować zakończenie "rozwoju aktywów marki" (kamień milowy) w projekcie brandingowym i marketingowym
- Cele projektu i cele: Mierzą miejsce docelowe lub wyniki, do których chcesz dotrzeć poprzez pracę swojego zespołu. Nie są jednak tym, czego używasz, aby się tam dostać. Celem projektu może być zwiększenie liczby przychodzących leadów o 20%, podczas gdy zawartość SEO może być produktem projektu, który przyczynia się do powodzenia tego KPI
- Produkt końcowy: Składa się z części składowych (tj. elementów dostarczanych przez produkt), ale nie jest tym samym, co te poszczególne elementy. Produktem końcowym może być w pełni rozwinięta aplikacja, ale kluczowymi rezultatami przyczyniającymi się do tego produktu końcowego były szkielety interfejsu użytkownika, elementy projektu i wiele innych
Te aspekty są ważnymi częściami projektu - po prostu nie są rezultatami projektu.
Jak wybrać rezultaty projektu dla swojego Teams
Teraz, gdy już wiesz, co kwalifikuje się do wewnętrznych i zewnętrznych rezultatów projektu, możesz zastanawiać się, jak wybrać rezultaty dla danego projektu.
Po pierwsze, nie ma ustawionej liczby rezultatów projektu; liczba rezultatów zależy od wymagań projektu, projektu oś czasu budżet i uzgodnione warunki. Elementy te powinny być jednak podporządkowane projektowi hierarchia (znana również jako Struktura podziału pracy lub WBS ) przed przejściem do identyfikacji rezultatów projektu.
Unikalna hierarchia ClickUp zapewnia elastyczność w organizowaniu zespołów dowolnej wielkości
Pomoże to Twojemu wewnętrznemu zespołowi zachować ciągłość pracy w różnych projektach.
Aby określić rezultaty dla projektu klienta, podziel zadanie na zadania wielkości kęsa . Zacznij od zadania sobie pytania, jakie są cele projektu i w jaki sposób Twój produkt przyczynia się do ich spotkania.
Następnie sprawdź, jakie Zadania ClickUp muszą się wydarzyć, aby dostarczyć ten produkt lub usługę i spotkać się z celem projektu. Te wykonalne zadania są rezultatami projektu.
Zrozum, gdzie znajduje się cała Twoja praca na pierwszy rzut oka, organizując zadania za pomocą elastycznych opcji sortowania, filtrowania i grupowania w widoku listy ClickUp
Załóżmy, że klient zaprasza Twój zespół na Instagram kampania marketingowa . Dzięki rozmowom z klientem zgadzasz się, że zakres prac będzie obejmował 10 statycznych postów i kołowrotków, aby osiągnąć cele kampanii.
Dla copywriterów, projektantów i producentów wideo będzie to 10 statycznych obrazów, podpisów i clipów wideo. Te podziały projektu dają tobie i twojemu zespołowi jasny obraz czekającej pracy - pomagając przydzielić zasoby, pozostać w zakresie i budżecie oraz zrealizować projekt na czas.
Kroki zarządzania rezultatami projektu
Jeśli pracowałeś z klientami, wiesz, że losowe zadania pojawiają się cały czas. W rzeczywistości, Przewodnik buntownika po zarządzaniu projektami 59% kierowników projektów twierdzi, że zarządza od dwoma do pięcioma projektami jednocześnie.
Przez RGPM
Do zrobienia, jak ty lub twój kierownik projektu radzicie sobie z rezultatami projektu, gdy żonglujecie wieloma projektami klienta jednocześnie? Ustal jasne priorytety i właścicieli zadań od samego początku, oraz oddelegować zajętą pracę do AI.
1. Ustalenie zakresu prac i uzyskanie pisemnej zgody wszystkich zainteresowanych stron
Nie pozostawiaj projektu przypadkowi. Rozpocznij każdy projekt od określenia jego wymagań z klientem podczas spotkania inauguracyjnego. Określ typ projektu, priorytet, czas pracy i budżet każdego zadania.
Po określeniu rezultatów projektu, najważniejsze jest, aby wewnętrzne i zewnętrzne interesariusze projektu zgadzają się na nie i podpisują pisemną umowę biznesową (znana również jako karta projektu).
ClickUp Docs umożliwia bogaty format i polecenia / ukośnik aby pracować wydajniej
Dokument ten stanowi centralne źródło prawdy w przypadku jakichkolwiek sporów po drodze i jednoczy Ciebie i Twojego klienta w dążeniu do wspólnego celu. Dokument karta projektu nakreśli oczekiwania i uprawnienia oraz oddeleguje obowiązki do wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
Podpisanie umowy nie oznacza, że projekty nie mogą ewoluować; po prostu pozwala na ponowną analizę projektu oświadczenie o zakresie prac i chronić swój zespół przed przepracowaniem i zbyt niskim wynagrodzeniem.
2. Określenie przepustowości zespołu i odpowiednia dystrybucja pracy
Dystrybucja obciążenia pracą zgodnie z umiejętnościami zespołu i indywidualną przepustowością. Monitoruj, nad czym pracują Teams i poszczególne osoby, wymagania każdego produktu projektu i priorytety teamów aby równomiernie rozłożyć zadania.
Łatwiej powiedzieć niż zrobić, gdy toniesz w wielu projektach! Ale dzięki ClickUp Zarządzanie obciążeniem pracą widok, jest tak proste, jak otwarcie pulpitu.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów ClickUp ułatwia życie poprzez śledzenie obciążenia pracą w konkretnych metrykach produkcyjnych zespołu zamiast ogólnych pomiarów wydajności. W pełni konfigurowalne obciążenie pracą ClickUp posiada niestandardowe pola, dzięki czemu można śledzić obciążenie pracą zespołu w dowolny sposób, który pasuje do dynamiki zespołu i wyników procesu.
Niektóre Teams mogą preferować mierzenie obciążenia pracą w kategoriach punktach sprintu podczas gdy inne mogą mierzyć obciążenie pracą w objętości zadania lub szacowanym czasie. Korzystanie ze scentralizowanego zarządzanie projektami jest podstawą efektywnego zarządzania zespołem, niezależnie od tego, w jaki sposób organizacja mierzy obciążenie pracą zespołu.
Na przykład, 93% pracowników w STANLEY Security stwierdziło, że przejście na ClickUp pomogło im lepiej zorganizować i ustalić priorytety pracy. Ponadto 72% pracowników zgłosiło zmniejszenie przeciążenia pracą i stresu.
3. Automatyzacja zajętej pracy w celu zwiększenia koncentracji na krytycznych działaniach
Łatwo jest obniżyć jakość projektu, gdy jest się pochłoniętym pracą administratora klienta i komunikacją w zespole. Dobrą wiadomością jest to, że automatyzacja może odciążyć cię od tych obowiązków.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
W ClickUp, Teams mogą używać etykiet, aby automatycznie powiadamiać innych, gdy wewnętrzne lub zewnętrzne rezultaty są gotowe i utrzymywać cele projektu w ciągłym ruchu. Etykiety automatyzacji pozostawiają również wyraźną ścieżkę audytu z bezpośrednimi linkami do rezultatów, zmniejszając potrzebę ciągłego proszenia o aktualizacje projektu.
Firmy korzystające z ClickUp mówią nam, że dzięki naszemu narzędziu mają więcej przestrzeni, aby skupić się na zadaniach wyższego szczebla. W rzeczywistości to samo badanie STANLEY Security wykazało, że 86% pracowników poświęciło więcej czasu na skupienie się na krytycznych działaniach wysokiego szczebla dzięki automatyzacji ClickUp, a 80% zauważyło poprawę pracy zespołowej.
STANLEY Security przeprowadził ankietę wśród swoich wewnętrznych pracowników, aby zrozumieć wpływ ClickUp
Wpływ automatyzacji nie ogranicza się również do anegdot pracowników. Raportowanie przeprowadzone przez McKinsey wykazało, że dwie trzecie firm dostrzega wiele korzyści płynących z automatyzacji cykli pracy, w tym między innymi poprawę jakości produktów, redukcję kosztów i zwiększenie zadowolenia klientów.
4. Łagodzenie problemów związanych z projektem, zanim wpłyną one na jego wyniki
Skuteczny kierownik projektu przewiduje i łagodzi problemy, zanim wpłyną one na wyniki projektu. Jednak takie proaktywne podejście jest prawie niemożliwe, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi.
Błyskawicznie sprawdzaj postępy w oparciu o kamienie milowe, zadania, czas, aktywność i nie tylko.
ClickUp rozwiązuje ten problem, zapewniając kompleksowy widok statusu projektu w czasie rzeczywistym za pomocą jednego kliknięcia. Kierownik projektu może uważnie śledzić postępy w projekcie na podstawie wielu wskaźników, aby złagodzić opóźnienia, zanim_ jego zespół przekroczy kamienie milowe w harmonogramie projektu lub przekroczy budżet.
Gdy już na pierwszy rzut oka widać, że projekt zmierza w złym kierunku, ClickUp ułatwia wkroczenie z mediacją plan dla zakresu projektu zanim wymknie się on spod kontroli. W rzeczywistości można nawet sprawdzić status projektów na podstawie pozostałego budżetu, pozostałych godzin, statusu i wielu innych.
7 szablonów projektów na dobry początek
Chcesz szybciej zarządzać wszystkimi zadaniami swojego projektu? Mamy wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania projektem.
Skorzystaj z jednego (lub wielu!) z naszych siedmiu szablonów kluczowych elementów projektu, aby zobaczyć ClickUp w akcji. Korzystasz już z innej platformy?
Nic nie szkodzi!
Ułatwiliśmy zaimportowanie projektów i zadań w ClickUp, więc zobacz, który szablon lub szablony najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i bądź gotowy, aby nigdy nie oglądać się za siebie!
1. Szablon do zarządzania projektami z budżetem ClickUp
Uzyskaj ogólny przegląd budżetu projektu podczas zarządzania zadaniami i statusami w tym łatwym w użyciu szablonie
Potrzebujesz ogólnego widoku swoich zadań według typu projektu, statusu, osoby przypisanej, stopnia zakończenia lub pozostałego budżetu? Spodoba ci się łatwy w użyciu szablon Szablon do zarządzania projektami z budżetem ClickUp .
Zacznij od wstępnie ustawionych zadań i podzadań, aby zobaczyć, jak można zarządzać budżetem projektu za pomocą zadań w ClickUp. Pobierz ten szablon
2. Szablon ClickUp do zrobienia rzeczy gotowych
Utrzymuj zespół w ciągłym ruchu dzięki zaufanej metodzie GTD z szablonem Getting Things Done by ClickUp. Nie tego szukasz? Sprawdź nasz szablon pełną listę szablonów GTD! Jakie rezultaty projektu masz w oczekiwaniu, gotowe do zrobienia, zaplanowane lub oddelegowane? The Szablon ClickUp do zrobienia rzeczy gotowych (GTD) , oparty na systemie GTD Davida Allena, pozwala uporządkować wszystkie projekty i zadania, rejestrując je i dzieląc na możliwe do wykonania elementy.
Szablon ten ułatwia:
- Korzystanie z gotowych pól niestandardowych do organizowania zadań
- Nadawanie zadaniom priorytetów według terminu realizacji, wysiłku, budżetu, czasu i innych czynników
- Zapewnienie dostępu do wspólnych dokumentów dla całego zespołu Pobierz ten szablon ### 3. Szablon matrycy wysiłku ClickUp Impact
Korzystanie z matrycy wpływu wysiłku pozwala stworzyć wizualną reprezentację wysiłku wymaganego dla każdej funkcji, dzięki czemu lepiej priorytetyzować zadania i zasoby
Współpracuj między zespołami i zapewnij zgodność przed rozpoczęciem projektu, biorąc pod uwagę wartość i ryzyko zadania w tym szablonie listy ClickUp. Szablon Szablon matrycy wpływu i wysiłku ClickUp działa jako wizualna lista pokazująca poziom "jurysdykcji", aby przejść do działania przed zakończeniem projektu.
Widok listy ClickUp umożliwia zespołom współpracę poprzez tworzenie niestandardowych pól i ustawień priorytetów w celu uproszczenia przepływu pracy, niezależnie od tego, czy zajmujesz się zewnętrznymi czy wewnętrznymi rezultatami. Pobierz ten szablon
4. Szablon karty projektu ClickUp
Dokumentuj i autoryzuj cały projekt od jego rozpoczęcia do zamknięcia Szablon karty projektu ClickUp to proste rozwiązanie do dokumentowania wszystkiego, czego potrzebujesz do realizacji projektu od początku do końca. W tym dokumencie ClickUp możesz łatwo zarządzać zakresem projektu dzięki możliwości:
- Przypisywania komentarzy w dokumencie do wewnętrznych interesariuszy
- Jednoczesnej pracy nad tym samym dokumentem
- Zapewnienia prywatnego lub publicznego dostępu połączonego z zewnętrznymi interesariuszami Pobierz ten szablon ### 5. Szablon ClickUp PMO Teams
Szablon ClickUp PMO Team Template upraszcza zarządzanie projektami, zarządzanie programem i potrzeby zarządzania portfelem poprzez przełamywanie barier i umożliwienie szybkiej realizacji
Szukasz prostego wprowadzenia do zarządzania projektami w ramach zarządzanie zadaniami platforma? Użyj Szablon PMO Team firmy ClickUp aby zobaczyć swoje zadania w fazach wraz z terminami, poziomami priorytetów, przypisanymi Teams i współpracownikami oraz budżet projektu .
Dzięki temu szablonowi możesz szybko przejść przez proces zarządzania projektami:
- Szybkie widoki na podzadania
- Wiele osób przypisanych do zadań
- Pełny widokfazy projektu (możliwość dostosowania do własnych potrzeb)
- Proste funkcje "przeciągnij i upuść" do dostosowywania i planowania zadań Pobierz ten szablon ### 6. Szablon obciążenia pracownika ClickUp
Widok obciążenia pracą i jego funkcje przy użyciu szablonu obciążenia pracą pracowników firmy ClickUp
Jeśli chcesz przyspieszyć proces śledzenia obciążenia pracą pracowników, Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp jest idealnym punktem wyjścia. Szablon ten pomoże Ci dodać członków zespołu, przypisać projekty, dodać szacowany czas, użyć objętości zadań lub śledzić według punktów sprintu, aby wiedzieć, kto nad czym pracuje.
Nasze funkcje zarządzania obciążeniem pracą pozwalają liderom na zarządzać zespołem zasobami i obciążeniem pracą, dzięki czemu można łatwo planować nowe projekty i przydzielać zadania lub projekty w oparciu o obciążenie zespołu. Teraz będziesz mieć widok z lotu ptaka na poszczególnych współpracowników, dzięki czemu będziesz wiedzieć, ile pracy jest faktycznie przydzielone. Pobierz ten szablon
7. ClickUp Podział pracy Tablica szablonów
Rozbij zakres projektu na małe produkty i z łatwością śledź produkty dla każdej sceny i fazy zespołu zaangażowanego w ClickUp Whiteboards
Uzyskaj szerszy obraz dzięki temu Tablica ClickUp szablon, aby zapewnić, że wszystko będzie przebiegać sprawnie. Używając tego Szablon podziału pracy ClickUp pomaga śledzić zewnętrzne lub wewnętrzne rezultaty dla każdej sceny i fazy zaangażowanego zespołu.
Jednym z najlepszych początkowych kroków, jakie można podjąć w celu zbudowania większego projektu w ClickUp, jest podzielenie ogólnego zakresu na mniejsze elementy projektu.
Bonus:_ WBS SoftwarePobierz ten szablon
Efektywne zarządzanie rezultatami projektu z ClickUp
ClickUp to jedyna aplikacja, która zastąpi je wszystkie. Zadania, dokumenty, czat i wiele więcej są zebrane w jednym miejscu oprogramowanie do zarządzania projektami z ponad 1000 integracji dzięki czemu można efektywnie zarządzać rezultatami projektów.
Możliwość współpracy każdego teamu w jednym systemie tworzy niezrównaną przejrzystość w całej organizacji, zapewniając więcej efektywną realizację projektów . Pozwól swojemu zespołowi szybko zidentyfikować obciążenie , plan ogólnych projektów dokładniej i ostatecznie napędzać rezultaty projektu, a nie tylko je śledzić.
Nie musisz żyć w strachu przed raportowaniem postępu prac swoim klientom. Przekonaj się, jak to jest zarządzać rezultatami projektu, zamiast nimi zarządzać.
Wybieraj spośród niezliczonych rozwiązań do zarządzania projektami szablonów w naszej bibliotece i zacznij używać ClickUp do zarządzania rezultatami swoich projektów już dziś!