Jako kierownik projektu wiesz, ile czasu, wysiłku i potu wymaga zarządzanie projektem od jego koncepcji do zakończenia. Nie ma nic złego w intuicyjnym podejściu do zarządzania projektami, gdy masz tylko kilka prostych projektów.
Ale jeśli masz do czynienia z wieloma złożonymi projektami, naprawdę skorzystasz na zorganizowanym podejściu, które nakreśli twoje działania faza projektu s. 🤹
The Instytut Zarządzania Projektami (PMI) stworzył pięciostopniowy proces zarządzania projektami, aby dać kierownikom projektów gotowe podstawy do lepszego zarządzania projektami. Jeśli zmagasz się z rozrostem zakresu, przeróbkami lub ogólnym chaosem w projekcie, śledzenie pięciu etapów zarządzania projektami utrzyma Twój zespół na właściwej drodze.
W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest pięć faz i dlaczego są one tak korzystne. Podzielimy się również praktycznymi wskazówkami i zasobami, które pomogą ci opanować każdą fazę cyklu życia zarządzania projektami.
Jakie jest 5 faz zarządzania projektami?
PMI stworzyło podejście oparte na pięciu krokach, aby zapewnić kierownikom projektów systematyczny proces prowadzenia projektów od A do Z. Oto pięć faz cyklu życia zarządzania projektami:
1. Faza inicjacji
Jest to moment, w którym rozpoczynasz projekt i uzyskujesz poparcie interesariuszy poprzez zdefiniowanie celu projektu i ustawienie celów.
Zapisz kluczowe elementy i interesariuszy swojego projektu za pomocą szablonu Szablon karty projektu ClickUp Faza inicjacji zwykle kończy się kartą projektu, która jest dokumentem określającym zakres projektu, cele, zarządzanie ryzykiem, rezultaty i interesariuszy. Celem jest zbudowanie wspólnego zrozumienia projektu, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
2. Faza planowania
W fazie plan projektu faza planowania. To tutaj tworzy się szczegółowe plany realizacji, monitorowania i kontrolowania projektu. Jest to jedna z najważniejszych faz zarządzania projektami, która zapewnia kompleksową realizację projektu.
Zwiększ wydajność poprzez usprawnienie zadań i wykorzystanie adaptowalnych widoków ClickUp Views do organizowania i monitorowania wszystkich rodzajów pracy
Spotkasz się ze swoim zespołem, aby zdecydować o ramach czasowych, zasobach i budżecie projektu. Jest to również dobry moment, aby zdecydować o narzędzie do zarządzania projektami pomaga planować i zarządzać zadaniami, czatami, dokumentami, szablonami i nie tylko.
3. Faza wykonania
Podczas fazy realizacji, Twój zespół projektowy zabiera się do zrobienia pracy, a Ty zaczynasz wszystkim zarządzać.
Ale to nie jest szansa, aby spocząć na laurach dobry kierownik projektu regularnie sprawdza swój team, aby upewnić się, że są na dobrej drodze do oś czasu projektu i spotkanie standardów jakości. Im dokładniej zarządzasz w fazie realizacji, tym mniej będziesz musiał zmieniać w następnej fazie.
4. Faza monitorowania i kontroli
Nie każdy projekt ma jasno określoną datę rozpoczęcia i zakończenia. W czwartej fazie śledzisz postępy projektu i porównujesz je ze wskaźnikami zawartymi w pierwotnym planie.
Podziel cele, zadania, punkty zwinne i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym pulpicie ClickUp 3.0 Dashboard
Jeśli projekt zbacza z obranego toru, teraz jest szansa na skorygowanie kursu, aby nadal można było osiągnąć wyznaczone cele.
5. Faza zamknięcia
Gdy twój zespół zakończy wszystkie zadania, formalnie zamykasz projekt w swoim biurze oprogramowanie do zarządzania projektami . Ale nie pozwól mu po prostu umrzeć - zaplanuj spotkanie podsumowujące, aby porozmawiać o tym, jak przebiegał projekt i wyciągnąć wnioski dotyczące przyszłych projektów.
Te fazy cyklu życia projektu są pomocne, ponieważ zapewniają strukturę do budowania solidnego projektu.
Są one na tyle elastyczne, że mogą stanowić wsparcie dla niemal każdego projektu, biznesu lub zespołu, dzięki czemu można dodać swój styl i uczynić tę metodologię zarządzania projektami własną. ✨
Korzyści z przestrzegania faz projektu
Projekty bez solidnych podstaw są bardziej narażone na słabe wyniki. Zamiast podchodzić do projektów z leseferystyczną postawą, zastosuj podejście etapowe, aby zobaczyć wymierne różnice w wydajności projektu.
W rzeczywistości przestrzeganie tych faz cyklu życia projektu ma wiele zalet. 🤩
Jasność i kierunek
Podzielenie projektu na wyraźne sceny sprawia, że jest on znacznie mniej onieśmielający i bardziej przystępny. Zapewnia to zdefiniowanie każdego aspektu projektu przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, dając zespołowi jasną mapę drogową do naśladowania, aby nie przeoczyć żadnych ważnych szczegółów.
Zaangażowanie interesariuszy
Ludzie wyłączą się, jeśli uznają, że projekt ich nie dotyczy lub jest zbyt zawiły. Fazy cyklu życia projektu pozwalają wyjaśnić, dlaczego projekt ma znaczenie, zanim zespół wykona jakąkolwiek pracę. Nie zagwarantuje to zaangażowania, ale ten proces zarządzania projektami znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że ludzie zrozumieją swoje role i dlaczego ich praca ma znaczenie. 🧑🏽💼
Użyj ClickUp Whiteboards, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Realizowanie projektu w jasno określonych fazach ogranicza również nadmierne myślenie i perfekcjonizm. Jeśli Twój Teams zmaga się z przerabianiem poprzednich faz lub rozrostem zakresu, podejście krok po kroku jest idealne do nakłonienia interesariuszy do podjęcia decyzji i trzymania się jej.
Wydajność zasobów
Masz limit zasobów na ten projekt, więc wykorzystaj je jak najlepiej. Fazy zarządzania projektami wyciskają większą wartość z istniejących zasobów, niezależnie od tego, czy jest to budżet, narzędzia czy ludzie.
ClickUp 3.0 zapewnia uproszczony widok obciążenia pracą całego zespołu lub pojedynczej osoby, aby zapewnić ciągłość pracy
Zachęca do proaktywnego planowania, co umożliwia do zrobienia lepszej pracy w krótszym czasie z zasobami, które już posiadasz. ⚒️
Zarządzanie ryzykiem
Potencjalne ryzyko związane z projektem jest identyfikowane podczas rozpoczęcia projektu faza. Daje to zespołowi - w tym dobrym ludziom z działu prawnego i HR - szansę na zajęcie się potencjalnymi zobowiązaniami, zanim jeszcze się pojawią.
Etapowe projekty są znacznie mniej podatne na możliwe do uniknięcia przeszkody, co pomaga uniknąć przyszłych bólów głowy i cieszyć się płynniejszymi projektami. 🧘
Lepsza wydajność pracy
Podział projektu na fazy daje regularne punkty kontrolne do oceny pracy zespołu. Możesz zauważyć wszelkie rozbieżności między rezultatami projektu i plan projektu, co daje zespołowi czas na wczesne naprawienie problemów.
Lepsze morale i odpowiedzialność
Wyczyszczone fazy cyklu życia projektu dają wszystkim członkom zespołu jasne elementy działania. Nie muszą się oni zastanawiać, co mają zrobić lub czy odnieśli powodzenie - wszystko jest określone w planie projektu.
Po zakończeniu kamieni milowych zespół projektowy ma większe poczucie osiągnięć, co zwiększa morale. 🙌
Skuteczna komunikacja
Podejście etapowe wymaga stworzenia planu komunikacji określającego sposób interakcji z interesariuszami i członkami zespołu projektowego. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco, co pozwoli ograniczyć nieporozumienia.
Lepsza wydajność w czasie
Jeden udany projekt prowadzi do kolejnych udanych projektów w przyszłości. Nawet jeśli ten projekt nie poszedł tak, jak oczekiwałeś ty lub kierownik projektu, podejście etapowe wymaga zastanowienia się nad tym, co poszło dobrze i co zmienisz następnym razem.
Dzięki temu planowi można uniknąć powtarzania tych samych błędów i projektować lepsze projekty w przyszłości. 🎉
5 faz zarządzania projektami w cyklu życia projektu
Czy jesteś gotowy na wdrożenie faz w swoich projektach? Sprawdź Szablon projektu opartego na fazach ClickUp aby szybko podzielić projekt na możliwe do zarządzania sceny.
Ten szablon to świetny początek, ale wiedza o tym, jak go wykonać, pomoże ci uzyskać jeszcze większą wartość z każdej fazy cyklu życia projektu. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby usprawnić projekty od ich rozpoczęcia do zamknięcia.
1. Rozpoczęcie projektu
Zdecydowałeś się rozpocząć projekt. Świetnie! Podczas fazy inicjacji projektu będziesz:
- Zidentyfikować uzasadnienie biznesowe dla projektu
- Przeprowadzić studium wykonalności, aby upewnić się, że projekt jest opłacalny
- Sporządzić listę zespołu projektowego, interesariuszy i członków zespołu, którzy powinni zostać poinformowani
Zaplanować spotkanie inauguracyjne aby wszystko się zaczęło. Spotkanie to powinno obejmować wszystkich członków zespołu w całym zespole projektowym, a także odpowiednich interesariuszy, takich jak szef lub dyrektor generalny.
Podczas spotkania stworzona zostanie karta projektu, która nakreśli wizję i kierunek projektu. Nie ma też potrzeby spędzania godzin na planowaniu tego spotkania.
Zorganizuj swój projekt, zdefiniuj wskaźniki powodzenia i zidentyfikuj potencjalne problemy dzięki hiper-zorganizowanemu szablonowi karty projektu ClickUp
Szablon Szablon karty projektu ClickUp zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć. Zdefiniuj cele projektu, oddelegowane zadania i wyjaśnij komunikację w tym dokumencie, zanim zaczniesz planować projekt na poważnie - zaoszczędzi ci to wiele pracy w przyszłości. ⏲️
Szybkie wskazówki:
- Przeprowadź analizę interesariuszy, aby zaangażować kluczowych interesariuszy na wczesnym etapie pracy zespołu projektowego
- Wybieraj jasne, osiągalne celecele projektu które są zgodne z celami organizacyjnymi
- Mieć mgliste pojęcie o harmonogramie i budżecie projektu, aby usprawnić kolejną fazę
2. Planowanie projektu
Planowanie projektu może brzmieć podobnie do inicjacji, ale to nie to samo. W fazie inicjacji uzasadniasz projekt i zbierasz zespół ekspertów. W fazie planowania projektu tworzysz plan projektu, który obejmuje:
- Podjęcie decyzji o osi czasu projektu
- Ustalanie priorytetów dla rezultatów
- Określenie zakresu projektu
- UstawienieCelów SMART* Tworzenie struktury podziału pracy, która dzieli zadania na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania komponenty
Ta część procesu zarządzania projektem może być nieco przytłaczająca, więc najlepiej jest podłączyć wszystko do oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp. Burza mózgów na temat swoich wielkich pomysłów w Tablica ClickUp i przekonwertować je na Projekty i zadania jednym kliknięciem.
Realizuj swoje plany, przekształcając notatki bezpośrednio w zadania za pomocą szablonu planu działania w aplikacji ClickUp Whiteboards
Wizualizuj mapy drogowe swoich projektów w Widok Tablicy (Kanban) lub Widok wykresu Gantta aby zobaczyć plan projektu na wysokim poziomie i odpowiednio wszystko dostosować.
Jako kierownik projektu, opierasz cały projekt na tym planie (bez presji!), więc nie spiesz się, tworząc przemyślany plan projektu, który sprawi, że wykonanie będzie dziecinnie proste. 💃
Szybkie wskazówki:
- Ustaw wyraźne kamienie milowe z datami i wymiernymi wynikami
- Przydziel członków zespołu, narzędzia i budżet dla każdego zadania
- Opracowanie planu komunikacji w celu udostępniania informacji o tym, kto, kiedy i w jaki sposób powinien je otrzymać
3. Realizacja projektu
Mając w ręku plan projektu, kierownik projektu musi zająć się tworzeniem rezultatów w postaci faza realizacji . Jeśli masz więcej niż dwóch interesariuszy (a prawdopodobnie tak jest), najlepiej monitorować wszystkie prace w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki pulpitom w ClickUp 3.0
Śledź postępy swojego zespołu w czasie rzeczywistym Pulpity ClickUp . Twórz pulpity dla każdego projektu lub wyświetlaj wszystkie swoje projekty na wysokim poziomie. Szablon rezultatów projektu ClickUp to także ogromna oszczędność czasu. Pobierz ten szablon, dodaj swoje zadania projektowe i automatycznie monitoruj wszystkie statusy z tego samego miejsca w zaledwie kilka minut.
Co najlepsze, to oprogramowanie do zarządzania cyklem życia projektu powiadomi ciebie lub dedykowanego kierownika projektu, jeśli jakiekolwiek zadania lub projekty nie będą działać. Pozwala to na wczesną interwencję, która odróżnia porażkę od powodzenia. 🏅
Szybkie wskazówki:
- Stwórz środowisko, w którym członkowie Teams współpracują ze sobą i swobodnie udostępniają swoje pomysły
- Zaplanuj regularne wizyty kontrolne w celu aktualizacji statusu
- Podwójne sprawdzanie dostarczanych produktów pod kątem jakości, aby zapobiec późniejszym poważnym zmianom
4. Monitorowanie i kontrolowanie projektu
Po rozpoczęciu wstępnej realizacji, nadszedł czas na monitorowanie postępów projektu. Na tej scenie będziesz monitorowanie kontroli projektu np:
- Koszt
- Ryzyko
- Czas
- Zakres
- Zasoby
- Jakość
Twórz szczegółowe pulpity KPI w ClickUp, aby analizować, wizualizować i ustalać priorytety swojej pracy
Ustawienie konfigurowalny pulpit ClickUp aby zebrać dane dotyczące projektu w czasie rzeczywistym w jedną zgrabną wizualizację. Zobaczysz wszystkie metryki i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) w jednym miejscu i będziesz mógł podejmować decyzje w rekordowym czasie.
Ale wydajność projektu to tylko jeden z elementów układanki. 🧩
Zarządzasz również ludźmi, a to wymaga monitorowania obciążenia pracą zespołu. Oprogramowanie do monitorowania pracowników ClickUp daje ci natychmiastowy widok obciążenia pracą twojego zespołu, dzięki czemu możesz odpowiednio rozdzielić pracę. Jeśli zarządzasz wieloma osobami, sprawdź Widok aktywności aby zobaczyć zagregowaną aktywność według pracownika, działania lub działu.
Szybkie wskazówki:
- Porównaj bieżące wskaźniki KPI z celami ustawionymi w planie projektu
- Nie bój się dostosowywać planu projektu w oparciu o wyniki i zmiany zewnętrzne
- Stwórz pętlę sprzężenia zwrotnego, w której zbierasz, analizujesz i działasz na podstawie informacji zwrotnych, aby stworzyć jeszcze lepszy produkt
5. Zamknięcie projektu
Wszystko, co dobre, musi się kiedyś skończyć, więc nadszedł czas, aby kierownik projektu zakończył projekt zamknięcie projektu faza. Oczywiście, zamykanie projektów w oprogramowaniu do zarządzania projektami jest koniecznością, ale zanim to zrobisz, zaplanuj podsumowanie ze swoim zespołem.
Spotkania post-mortem sprawdzają, co poszło dobrze, a co mogło być lepiej. Jeśli zawiodłeś lub coś nie poszło tak, jak planowałeś, zanotuj to na potrzeby następnego projektu. Jeśli projekt zakończył się sukcesem, szczegółowo opisz, dlaczego tak się stało w swoich notatkach, abyś mógł to powtórzyć w przyszłych projektach.
Otwórz widok Tablicy, aby wizualizować zadania za pomocą szablonu ClickUp Project Post-Mortem Template Szablon sekcji zwłok projektu ClickUp daje ci gotowy dokument post-mortem do wykrywania trendów w projektach. Zbierz dane dotyczące projektu w dokumencie, przejrzyj je ze swoim zespołem, a następnie udostępniaj je wszystkim. Pamiętaj, aby przejrzeć poprzednie dokumenty post-mortem przed kolejnym projektem, aby stworzyć jeszcze lepszą pracę w przyszłości. 💪
Szybkie wskazówki:
- Zorganizuj wszystkie dokumenty post mortem we wspólnej przestrzeni, w którejinteresariusze projektu mogą uzyskać do nich dostęp - przyspiesz proces dzięki odpowiednimszablony pośmiertne* Zwolnij wszystkie zasoby, w tym kierownika projektu, członków zespołu i oprogramowanie, z projektu, aby mogli pracować nad innymi projektami
- Uznanie dla zespołu za jego ciężką pracę
Twórz lepsze cykle pracy nad projektami w ClickUp
Fazy projektu usprawniają dzień pracy, poprawiają jakość pracy zespołu i prowadzą do ogólnej lepszej wydajności. 🏆
Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędne do zarządzania projektami opartymi na fazach. ClickUp nie tylko łączy wszystkie projekty, zadania, tablice, czaty i dokumenty pod jednym dachem, ale także wspiera bardziej ustrukturyzowane podejście do zarządzania projektami.
Przekonaj się sam o jego funkcjach: Stwórz swój darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz.