Zamknięcie projektu jest integralną częścią zarządzania projektem. Jest to końcowa faza, w której dostarczane produkty są testowane pod kątem KPI i zakresem po zakończeniu projektu, luźne końce są wiązane, wnioski są wyciągane, przekazanie jest zakończone, a projekt jest podpisywany.
Pod wieloma względami zamknięcie projektu jest tak samo ważne jak spotkanie inauguracyjne i podpisanie umowy zakres prac (SOW). Jest to coś, na co menedżerowie powinni przeznaczyć czas, aby upewnić się, że rezultaty projektu zostały ukończone zgodnie z oczekiwaniami i że projekt został pomyślnie zrealizowany .
W tym poście przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces zamykania projektu i przedstawimy pięć przydatnych szablonów, których możesz użyć, aby usprawnić proces zamykania projektu dla swojego zespołu.
Czym jest zamknięcie projektu?
Niezależnie od tego, czy projekt jest wewnętrzny, czy też jest realizowany wspólnie przez stronę trzecią, taką jak firma programistyczna lub agencja marketingowa, zawsze powinien kończyć się fazą zamknięcia projektu.
Zamknięcie projektu jest ostatnią fazą o krytycznym znaczeniu w projekcie zarządzanie projektem cykl życia. Wyznacza koniec projektu, ostatnie kluczowy wskaźnik wydajności zanim jakiekolwiek wyniki zaczną wywierać wpływ na organizację.
Śledź swoje cele aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatycznie uzyskaj szczegółowy wgląd w swoje postępy
Na przykład, jeśli celem jest wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami w organizacji korporacyjnej, może to zająć trochę czasu, zwłaszcza jeśli strony trzecie dostawcy lub konsultanci są zaangażowani.
Warto jednak poświęcić na to trochę czasu: Większość projektów (dowolnej wielkości) przebiega o wiele płynniej, gdy istnieje oprogramowanie do zarządzania projektami aby wszyscy byli skupieni na zadaniu i na tej samej stronie.
Dlaczego zamknięcie projektu jest ważne?
Skuteczne podsumowanie projektu może pomóc zdefiniować kulturę zespołu. Wszystko, czego członek zespołu lub kierownik projektu nauczy się podczas wdrażania i realizacji projektu - sukcesy i porażki - może zostać wykorzystane w przyszłych projektach.
Równie ważne jest upewnienie się, że dokumentacja, zasoby i inne produkty są przekazywane klientowi i podpisywane. W przeciwnym razie klient może stwierdzić, że projekt nie został ukończony zgodnie z oczekiwaniami, zwłaszcza jeśli te zasoby zostały uwzględnione w umowie.
Zamknięcie projektu obejmuje odpowiedź na kilka pytań, aby upewnić się, że wszystko zostało zakończone, w tym:
- Czy cele i zadania zostały osiągnięte?
- Czy klient jest zadowolony z dokumentacji i rezultatów projektu?
- Czy projekt został prawidłowo ukończony na czas i w ramach budżetu?
- Czy są jakieś wnioski z wąskich gardeł lub problemów w trakcie procesu, które byłyby pomocne dla przyszłych zespołów projektowych?
- Czy kierownictwo wyższego szczebla i menedżerowie lub inni interesariusze są zadowoleni z wyników projektu?
- Jakiego zwrotu z inwestycji można się spodziewać lub jakiego zwrotu z inwestycji doświadczy klient po zamknięciu projektu?
- Na przyszłość - czy warto było zainwestować czas, wysiłek i pieniądze?
- Czy po dostarczeniu rezultatu interesariusze i pracownicy, którzy będą z niego korzystać (np. nowej aplikacji), są o nim poinformowani i przeszkoleni?
Odpowiedź na te pytania zależy od tego, czy realizujesz projekt wewnętrznie, czy dla klienta. Każda ze stron podejdzie do procesu zarządzania projektem w inny sposób.
Szablon Szablon retrospektywy projektu ClickUp ocenia ogólny sukces lub porażkę projektu, jednocześnie identyfikując ulepszenia, aby zapobiec przyszłym błędom
Zamknięcie projektu jest ważne, ponieważ określa, czy projekt zakończył się sukcesem czy porażką i czego można się z niego nauczyć. Zbyt często projekty są mierzone na podstawie budżetu i standardów czasowych.
Sukces to coś więcej niż tylko liczby. czy spełniliśmy wymagania jakościowe? Czy osiągnęliśmy nasze cele biznesowe? Te czynniki są bardzo ważne, jeśli chcesz, aby projekt był udany.
Rodzaje zamknięcia projektu
Istnieje kilka rodzajów zamknięcia projektu, które można wdrożyć w zależności od konkretnych okoliczności i celów projektu. Oto kilka typowych typów:
- Normalne zamknięcie: Jest to standardowy i najbardziej powszechny typ zamknięcia projektu, w którym projekt został ukończony zgodnie z planem, wszystkie produkty zostały wyprodukowane, a wszystkie cele i zadania zostały osiągnięte. Zespół projektowy kończy wszystkie pozostałe zadania, przeprowadza ostateczne przeglądy i zatwierdzenia oraz formalnie zamyka projekt.
- Przedwczesne zamknięcie: Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, oznacza to, że możesz zaznaczyć każdy element działania jako ukończony. Niestety, nie każda faza zamykania projektu kończy się w ten sposób. Niektóre projekty są zamykane zanim zdążą ruszyć z miejsca. Kiedy projekt jest anulowany w momencie, gdy ma się rozpocząć, jest to znane jako przedwczesne zamknięcie.
- Częściowe zamknięcie: Czasami projekt może zostać częściowo zamknięty, gdy niektóre komponenty lub fazy zostały pomyślnie zakończone, ale inne są nadal w toku. Ten rodzaj zamknięcia pozwala na podejście etapowe, w którym ukończone części są zamykane, podczas gdy pozostałe prace są kontynuowane. Pomaga to efektywnie zarządzać zależnościami i ustalać priorytety zasobów.
- Zamknięcie konsolidacyjne: W przypadkach, gdy wiele powiązanych projektów jest realizowanych jednocześnie, można przeprowadzić zamknięcie konsolidacyjne. Obejmuje to konsolidację wyników, wniosków i zasobów z wielu projektów w jednym procesie zamknięcia. Pomaga to zapewnić spójność, transfer wiedzy i efektywne wykorzystanie zasobów w różnych projektach.
- Zawieszenie zamknięcia: Jeśli projekt musi zostać tymczasowo zawieszony z powodu czynników zewnętrznych lub ograniczeń operacyjnych, wykonywane jest zawieszenie zamknięcia. Projekt zostaje wstrzymany do czasu, aż okoliczności pozwolą na jego wznowienie. Podczas zamknięcia zespół dokumentuje status projektu, zasoby i wszelkie niezbędne działania wymagane po wznowieniu.
- Nieudane zamknięcie: Niestety, nie wszystkie projekty kończą się sukcesem. Nieudane zamknięcie ma miejsce, gdy projekt nie jest w stanie osiągnąć swoich celów lub dostarczyć pożądanych rezultatów. W takich przypadkach projekt zostaje zamknięty bez osiągnięcia zamierzonych celów. Kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej analizy przyczyn niepowodzenia, udokumentowanie wyciągniętych wniosków i określenie wszelkich możliwych do odzyskania komponentów lub potencjalnych korekt dla przyszłych projektów.
Przejdźmy teraz do kroków, które należy podjąć podczas zamykania projektu.
5 kroków do zakończenia procesu zamykania projektu
Oto pięć kroków do zarządzania projektami zespoły do podjęcia podczas zamykania projektu i uzyskiwania podpisów od klientów i interesariuszy.
1. Wdrażanie zadań zakończenia
Luźne końce zawsze wymagają zakończenia na końcowych etapach każdego projektu.
Główne produkty projektu zostaną ukończone, więc upewnij się, że mniejsze elementy działań i cele nie zostały przeoczone. Może to obejmować następujące elementy:
- Dodatkowe zasoby i rezultaty
- Dokumentacja projektu oraz, w przypadku oprogramowania, przewodniki po produktach
- Wszelkie szkolenia, które wymagają dostarczenia
- Pliki i własność intelektualna, które klient posiada po zakończeniu, zostały przeniesione
- Wysłane i opłacone faktury
- Wszelkie inne zadania administracyjne, które należy wykonać przed rozpoczęciem procesu zamykania projektu
2. Odniesienie się do zakresu projektu lub briefu, aby upewnić się, że cele zostały osiągnięte
Teraz, gdy luźne końce zostały zamknięte, nadszedł czas, aby sprawdzić pierwotny zakres lub brief, aby ocenić, czy cele zostały osiągnięte.
Sukces projektu jest mierzony na podstawie wielu kryteriów i kluczowych wskaźników wydajności. Na wysokim poziomie większość projektów jest oceniana na podstawie kilku podstawowych wskaźników:
- Czy dostarczyliśmy to, czego oczekiwał klient?
- Czy proces zamknięcia projektu odbył się na czas i w ramach budżetu?
- Czy klient jest zadowolony z jakości i z przyjemnością podpisał się pod rezultatami?
- Czy cele biznesowe i operacyjne zostały osiągnięte?
Pod warunkiem, że zespół zarządzający i zaangażowany zespół zarządzający projektem mogą odpowiedzieć twierdząco na większość⏤, a najlepiej na wszystkie⏤ z tych pytań, oznacza to, że projekt zakończył się sukcesem. Osiągnięcie celów w jednym projekcie może być przydatne, jeśli chcesz ponownie współpracować z tą samą organizacją przy nowym projekcie. 🛠️
Skorzystaj z widoku tablicy w szablonie Szablon wniosków z zarządzania projektami ClickUp do przeglądania, dokumentowania, śledzenia i organizowania spostrzeżeń z poprzedniego projektu
Właśnie dlatego wydajność post-mortem i proces zamykania projektu jest bardzo cenny. Możesz wykorzystać ten czas na przegląd wyników i wniosków z klientem, a także wewnętrznie.
Kierownik projektu może również wykorzystać te informacje do wewnętrznego spotkania edukacyjnego 360 stopni, aby można było zastosować praktyczne wnioski w przyszłych dokumentach projektowych, przepływach pracy i procesach.
Członkowie zespołu docenią informacje zwrotne i wskazówki dotyczące wydajności projektu, aby następnym razem pracować jeszcze lepiej.
3. Ukończenie podsumowania klienta i wewnętrznego spotkania szkoleniowego 360 stopni
Sprawozdania są jednymi z najbardziej przydatnych części procesu zamykania projektu. Kierownik projektu powinien znaleźć czas na dwa: wewnętrzne podsumowanie, znane również jako spotkanie edukacyjne 360 stopni, oraz podsumowanie i spotkanie przekazania klienta.
Wewnętrzne spotkanie lub sesja osobista powinny odbyć się przed rozmową z klientem. W ten sposób wszyscy uczestnicy procesu zarządzania projektem będą na tej samej stronie.
Jeśli coś poszło nie tak podczas fazy zamykania projektu, warto wiedzieć, kto bierze odpowiedzialność za błędy i jak rozwiązano problemy.
Kierownicy projektów muszą wykorzystać ten czas na przegląd całego procesu z zespołem projektowym, od początku do końca, w tym kluczowych kamieni milowych.
Podczas spotkania 360 stopni bądź szczery wobec siebie i zespołu projektowego. Zadaj sobie pytanie:
- Co poszło nie tak?
- Co poszło dobrze?
- Czy zasoby projektu zostały efektywnie wykorzystane?
- Jak skutecznie zespół zrealizował plan projektu?
- Czego się nauczyliśmy?
- Co możemy zrobić lepiej następnym razem?
ClickUp Docs pozwala na bogate formatowanie i polecenia ukośnika aby pracować wydajniej
Udokumentuj wyniki wewnętrznego spotkania, abyś był lepiej przygotowany do podsumowania fazy zamknięcia projektu z klientem.
Większość klientów zada pytania podobne do tych wymienionych powyżej. Ponadto będą chcieli ocenić wyniki i rezultaty w odniesieniu do zakresu, wstępnego briefu, celów i założeń.
Interesariusze i liderzy wyższego szczebla mierzący sukces projektu chcą ostatecznie upewnić się, że otrzymali to, za co zapłacili. Jeśli chcesz być dokładny, zapisz to wszystko w raporcie zamknięcia projektu, aby mogli porównać go z planem projektu.
PRO WSKAZÓWKA Co zrobić, jeśli projekt nie przebiegł dokładnie tak, jak planowano? Dokumentowanie tego, co się stało i dlaczego, ma kluczowe znaczenie. Podczas projektu zawsze rejestruj wszystko, co dzieje się w oprogramowaniu do zarządzania projektami, nagrywaj spotkania i rozmowy, a także przechowuj kopie wiadomości e-mail na swojej platformie. W ten sposób klienci nie będą mogli kwestionować faktur podczas procesu zamykania projektu.
4. Upewnij się, że dokumentacja jest kompletna, a przekazanie projektu zakończone
Czy masz plan przekazania projektu? Jeśli tak, to nadszedł czas, aby wprowadzić ten plan w życie w ramach procesu zamknięcia. Jeśli nie, to kierownik projektu powinien opracować taki plan.
Na tym etapie zamykania projektu często chodzi po prostu o zapewnienie, że dokumenty, pliki i inne zasoby zostaną przekazane klientowi zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku bardziej skomplikowanych rezultatów projektu, takich jak oprogramowanie i aplikacje, cykl życia projektu może obejmować testowanie, szkolenie i debugowanie.
Przekazując cokolwiek, od strony internetowej po oprogramowanie, klient musi wiedzieć, jak to działa. W przeciwnym razie jest to jak płacenie za samochód, którym nie można jeździć. W ramach tego upewnij się, że dałeś klientowi wszystko, czego potrzebuje:
- Dostęp na poziomie administratora do rezultatów projektu
- Dokumentację i podręczniki
- Szkolenia lub materiały szkoleniowe
- Własność intelektualna i inne aktywa
- Dostęp do bieżącego wsparcia w razie potrzeby
Przekazanie jest przydatne do budowania długoterminowego zaufania. Łatwiej będzie pozyskać przyszłe projekty, wiedząc, że jeden z nich został pomyślnie zamknięty. Raport z zamknięcia projektu może być przydatny do zabezpieczenia kolejnego projektu od tej samej firmy.
A sprawne przekazanie projektu skutkuje zadowoleniem klientów, mniejszą liczbą pytań po zamknięciu projektu i potencjałem do zapewnienia ciągłości pracy. Zaznacz listę kontrolną zamknięcia projektu w narzędziu do dokumentacji projektu, aby wiedzieć, że wszystko zostało zrobione.
5. Podziękuj wszystkim zaangażowanym i rozwiąż zespół projektowy
Po zadowoleniu klienta, zakończeniu projektu, przekazaniu i przekazaniu dokumentów projektowych, pozostaje tylko podziękować wszystkim i rozwiązać zespół projektowy. 🙌
Jako kierownik projektu upewnij się, że każdy członek zespołu wie, jak dobrze się spisał. Internalizuj lekcje. Pamiętaj, aby udokumentować proces i zmiany w przepływie pracy, które będziesz chciał wdrożyć w przyszłych projektach.
To samo dotyczy wszelkich wygranych, skrótów lub wypróbowanych nowych narzędzi. Jeśli znalazłeś coś, co pomoże ci wydajniej wykonywać przyszłą pracę, możesz włączyć wszystko, czego się nauczyłeś, do przepływów pracy i procesów w przyszłości.
Teraz możesz ponownie przypisać członków zespołu do innych projektów, zadań i klientów.
Aby ułatwić zarządzanie projektami, przygotowaliśmy listę pięciu szablonów zamknięcia projektów, które warto zachować.
5 pomocnych szablonów zamknięcia projektu
Szablony są przydatne w wielu scenariuszach zarządzania projektami, przepływach pracy i procesach. Są one szczególnie cenne, gdy można je zintegrować z oprogramowaniem do zarządzania projektami, takim jak ClickUp .
1. Szablon widoku listy zamknięć projektu ClickUp
Wersja widoku listy szablonu zamknięcia projektu ClickUp
Użyj tego prostego szablonu Szablon widoku listy zamknięć projektu ClickUp aby śledzić wszystko.
Dzięki szerokiej gamie niestandardowych pól i statusów, możesz dodać ten szablon do ClickUp i uczynić go swoim głównym podejściem do prostego zamykania projektów.
Jest on wyposażony w różne typy widoków, takie jak Gantt, Tablica i Oś czasu. Tak więc niezależnie od tego, jaki sposób przeglądania i pracy nad osiami czasu projektu preferuje Twój zespół, można go łatwo skonfigurować zgodnie z własnymi preferencjami.
2. Szablon widoku zadania zamknięcia projektu ClickUp
Widok zadań procesu zamknięcia projektu w ClickUp
Szablon Szablon widoku zadania zamknięcia projektu ClickUp jest jak prosta lista rzeczy do zrobienia w projekcie, której można użyć w ClickUp. Użyj jej jako listy kontrolnej zamknięcia projektu, aby upewnić się, że wszystkie luźne końce zostały uchwycone.
Dodaj szablon i przeglądaj cały projekt (lub serię podzadań) po jednym elemencie listy rzeczy do zrobienia na raz. Odhaczaj je na bieżąco, to proste - poza wykonaniem pracy, oczywiście! 👀
3. Szablon ClickUp 4Ls Retro
Podejdź do retrospektyw w stylu retro z tym szablonem 4L
Dla tych, którzy chcą uzyskać nieco bardziej wyraziste zadania związane z zamykaniem projektu, oto szablon ClickUp 4Ls Retro Template .
Twój zespół może powiedzieć, co kochał, za czym tęsknił, czego nienawidził i czego nauczył się dzięki projektowi. Ten szablon zawiera miejsce na szczegółowe omówienie lekcji, których nauczył się zespół.
Warto wypełnić cztery "L", zwłaszcza gdy projekty są bardziej wymagające, aby zespół czuł się zrozumiany, informacje zwrotne zostały uwzględnione przez kierownika projektu, a cenne lekcje można wykorzystać w przyszłej pracy.
4. Szablon formularza opinii ClickUp
Zbieraj i ulepszaj opinie klientów za pomocą naszego dostosowywanego szablonu formularza opinii, aby organizować opinie w jednym miejscu w celu uzyskania lepszych informacji
Szablon Szablon formularza opinii ClickUp jest przydatny do zbierania opinii klientów po zakończeniu i podpisaniu projektu. Można go używać do zbierania wewnętrznych opinii, a nawet referencji od klientów.
Klienci zazwyczaj przekazują informacje zwrotne podczas rozmów podsumowujących. Nawet jeśli są one negatywne, warto je zapisać, aby można je było wykorzystać w przyszłości.
Pozytywne opinie i referencje są jeszcze bardziej wartościowe. Opublikuj je online za zgodą klienta. Zbierz te opinie za pomocą cyfrowego szablonu opinii ClickUp i umieść te lekcje w zaufanym narzędziu do zarządzania projektami.
5. Szablon przekazania projektu ClickUp
Szablon przekazania jest niezbędny do zamknięcia każdego projektu
Czy musisz wdrożyć szablon przekazanie projektu ale nie wiesz od czego zacząć?
Nie martw się, jeśli nie masz takiej procedury w swoich standardowych procedurach operacyjnych. Mamy dla Ciebie rozwiązanie Szablon przekazania projektu ClickUp .
Umieść w tym dokumencie wszystkie ważne szczegóły dotyczące udanego przekazania. Uwzględnij podstawowe informacje, takie jak loginy i linki do folderów, dokumentację, podręczniki szkoleniowe i wszystko inne, czego klient będzie potrzebował po przekazaniu.
Utrzymaj wszystkie swoje projekty w ruchu i unikaj kosztownych opóźnień lub nieporozumień. Szablon przekazania projektu ClickUp to kompleksowe rozwiązanie zapewniające płynne procesy dla każdego zaangażowanego członka zespołu.
Usprawnij zamykanie projektów dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami
Szablony i procesy to cenna oszczędność czasu narzędzia organizacyjne podczas sprawdzania listy kontrolnej zamknięcia projektu i elementów działań, takich jak:
- Czy wszystkie zadania zostały ukończone?
- Czy wszystkie produkty i rezultaty zostały zatwierdzone wewnętrznie i przez klienta?
- Czy przeprowadziliśmy przekazanie i wszelkie powiązane szkolenia dla klienta?
- Czy projekt został zamknięty?
- Czy wszystkie zadania związane z zamknięciem projektu zostały wykonane i podpisane przez kierownictwo?
Aby jednak proces ten przebiegał sprawniej dla wszystkich, potrzebne jest oprogramowanie zwiększające produktywność do zarządzania całym cyklem życia projektu. Dzięki oprogramowaniu zwiększającemu produktywność, cały zespół projektowy jest odpowiedzialny za realizację zadań.
Jeśli dasz im dostęp, klienci mogą również wnieść swój wkład, pomysły, opinie i zasoby, aby zapewnić pomyślną realizację i zamknięcie projektu. Zarejestruj swoje darmowe konto ClickUp już dziś aby zająć się całym cyklem życia projektu za pomocą jednego potężnego pakietu oprogramowania, dzięki czemu zamknięcie projektu jest łatwiejszym procesem dla wszystkich.