Narzędzia pomagające w utrzymaniu porządku są jak chwasty - codziennie pojawiają się nowe.
Jeśli chcesz pozostać zorganizowanym, możesz dosłownie wypróbować inne narzędzie od niedzieli do soboty i nie zbliżyć się do celu.
Częścią korzystania z narzędzi i technik jest sposób myślenia. Musisz pracować nad narzędziem, aby narzędzie pracowało dla ciebie.
Co mam przez to na myśli?
Oznacza to wypróbowanie go, dodanie do niego swoich zadań, notatek, planów i przypomnień, aby sprawdzić, czy działa.
Niektórzy ludzie wolą być zorganizowani za pomocą aplikacje tylko cyfrowe ; inni wolą narzędzia analogowe połączone z opcjami cyfrowymi.
Jednak celem każdego narzędzia - cyfrowego lub analogowego - jest pomoc w śledzeniu wszystkiego.
Czasami każdy z nas ma własne preferencje w tym zakresie.
Kluczem jest nie pozwolić, aby cokolwiek wypadło przez pęknięcia.
Osobiście używam kombinacji narzędzi cyfrowych i analogowych, a niektóre z nich przedstawię poniżej.
Niezbędne cyfrowe narzędzia organizacyjne
1) Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUpDo zrobienia jest ClickUp
Co odróżnia to ustawienie od wszystkich innych? narzędzi zwiększających wydajność i systemy zarządzania projektami?
- Elastyczność i niestandardowy charakter
- Zaprojektowane do pracy w całej organizacji
- Wypróbuj metodę kaskadową, zwinną i wszystko pomiędzy
Inni lubią to rozwiązanie jako osobiste narzędzie do zarządzania zadaniami lub dla Gotowe do zrobienia rzeczy metodologia.
bonus:_ *Oprogramowanie GTD* _!**_
Wdrożenie najwyższej klasy systemu zarządzania projektami pomoże również w planowaniu strategicznym, ponieważ możesz na pierwszy rzut oka planować cele, rozumieć zasoby i interpretować szacowany czas.
Kolejny powód, dla którego tak wielu użytkowników uwielbia ClickUp?
ClickUp posiada harmonogram wydawania funkcji który nie ma sobie równych w całej branży. W krótkim okresie czasu, ClickUp zbudował wiele widoków w swoim produkcie - w tym widok listy, widok tablicy i widok czasu, który sprawia, że dodawanie zadań jest dziecinnie proste.
ClickUp stale dodaje specjalne funkcje, które użytkownicy uwielbiają, takie jak:
- Tryb ciemny
- Wiele osób przypisanych
- Przypisane komentarze
- Notatnik
- Śledzenie czasu, zarządzanie zadaniami e-mail, zrzuty ekranu i inne.
ClickUp stale się rozwija, zachowując jednocześnie świetne oferty dla swoich planów Free i Premium.
Inne opcje:
2) Przechowywanie dokumentów w chmurze, np. Dropbox
Raportowanie, dokumenty sprzedażowe lub nowe materiały - wszystko to można przechowywać w Dropbox. W Dropbox podoba mi się to, że łatwo jest przełączać się między plikami osobistymi i zawodowymi za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym czasami oznacza wyeliminowanie punktów tarcia między tymi dwoma obszarami, a Dropbox zdecydowanie to do zrobienia.
Kolejna zaleta? Użytkownicy mogą przeglądać dokumenty, dodając własne komentarze, a następnie komentować je w razie jakichkolwiek pytań. Jest to element powodzenia w pracy zarządzanie cyklem pracy .
Dropbox również wygodnie integruje bezpośrednio w ClickUp, umożliwiając połączenie dokumentów bezpośrednio z zadaniem, do którego się odnoszą.
Inne opcje:
3) Aplikacje do robienia notatek, takie jak Google Keep
Większość postów będzie wsuwać Evernote w to miejsce, ale ostatnio przerzuciłem się na Google Keep i nie oglądałem się za siebie.
Oczywiście ma prostą użyteczność, z której słynie Google, wraz z połączeniem z resztą narzędzi G-suite.
O wiele łatwiej jest organizować notatki w folderach, a web clipper może pomóc w przechwytywaniu adresów URL lub notatek z przeglądarki. Są to lepsze narzędzia niż to, co ma Google Keep, ale codzienna użyteczność sprawiła, że warto było się przesiąść.
W ostatnich latach Evernote podniósł również ceny i zachęcił użytkowników do korzystania z Evernote Business. Zanim zdecydujesz się na Evernote Business, koniecznie sprawdź wiele alternatyw i inne aplikacje do robienia notatek .
Inne opcje:
- ClickUp : Tak, ClickUp ma swój własny Notatnik! Pobierz go wraz z darmowym kontem.
- Evernote
- Simplenote
4) Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi Process StreetOto coś, co brzmi nudno, ale jest bardzo pomocne: zarządzanie procesami biznesowymi.
Oprogramowanie do zrobienia tego pomaga w automatyzacji zadań, takich jak wprowadzanie danych i raportowanie, eliminując pracę ręczną. Jest to praca, która musi zostać zrobiona, ale ludzie nie lubią jej wykonywać.
Jeśli możesz ją usystematyzować, masz większą szansę, że będzie dokładna, terminowa i powtarzalna. Ponadto oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi pomaga w każdej zmianie, niezależnie od tego, czy jeden pracownik opuszcza firmę, czy też cała grupa zostaje przeniesiona.
Jeśli wszystkie procesy są rejestrowane i automatyzowane, znacznie łatwiej jest przejąć tę pracę. Umożliwia również obliczanie istotnych wskaźników biznesowych, takich jak Kalkulator marży i narzutów. Process Street to dobra opcja, ponieważ jest Free i ma połączenie z wieloma aplikacjami, z których już korzystasz. Tworzy szablony, a następnie Process Street może je powtarzać tak często, jak potrzebujesz.
Dostarczają również listy kontrolne, dzięki którym można śledzić postępy i podążać za nimi. Process Street ma również formularze, których można używać, jeśli trzeba rejestrować wiele kontaktów w sposób powtarzalny.
Process Street ma bardzo znajomy interfejs, który wygląda jak pusty dokument. Po drodze można dodawać wideo lub obrazy, aby pokazać komuś dokładne kroki, które musi wykonać, aby ukończyć zadanie.
Inne opcje:
5) Zarządzanie wiedzą jak Notion
Jeśli do zrobienia wyszukiwania dla "zarządzania wiedzą", szybko znajdziesz się w dwóch różnych obozach.
Jeden z nich będzie dotyczył obsługi klienta i informacji z działu pomocy technicznej, a drugi będzie dotyczył wewnętrznego repozytorium dokumentów firmowych, historii i procesów.
A system zarządzania wiedzą to miejsce, w którym Teams mogą przechowywać swoje ważne notatki ze spotkań , archiwa z przeszłości lub dokumenty firmowe. Mają one bardziej hierarchiczny system niż przechowywanie dokumentów w chmurze.
Kiedy w przeszłości korzystałem z zarządzania wiedzą, często używaliśmy go w połączeniu z Dropbox lub Google Drive. Dropbox i Google Drive były przeznaczone dla aktywnych dokumentów w trakcie przeglądu, a następnie po zakończeniu przenosiliśmy je do naszego systemu zarządzania wiedzą.
Podobnie jak w przypadku systemów zarządzania biznesem, narzędzia te mogą być wykorzystywane do przechowywania dokumentacji firmy w przyszłości. Notion.so jest świetnym narzędziem do tego celu ze względu na swoją prostotę. Łatwo jest zorganizować , zacznij pisać lub dodaj tabelę, nie myśląc zbyt wiele o nieznośnych menu. Możesz przechwytywać i przechowywać informacje, a w razie potrzeby organizować je później. Oprócz notatek ze spotkań, Notion dostarcza również kilka przydatnych narzędzi, takich jak kalendarze i listy do zrobienia.
Inne opcje:
6) Aplikacje do automatyzacji pracy, takie jak Zapier
Zapier jest jak jeden długi łańcuch, który łączy ze sobą cały Internet.
Może nie cały Internet, ale z pewnością wszystkie narzędzia do współpracy w miejscu pracy, z których najczęściej korzystasz. Przekształca wszystkie te małe, szczegółowe zadania cyfrowe (takie jak kopiowanie z Arkuszy Google) w automatyzację.
Pomyślano o wszystkich małych zadaniach, które muszą być zrobione między narzędziami i stworzono sposoby ich współpracy. Ponieważ w ich ekosystemie znajdują się tysiące narzędzi, można łączyć ze sobą narzędzia, których nigdy sobie nie wyobrażałeś.
Weźmy jako przykład ClickUp. Tak, ClickUp jest częścią systemu Zapier i został nawet nazwany jednym z ich najszybciej rozwijających się aplikacji w 2018 roku !
Na przykład, jeśli korzystasz z aplikacji Strona docelowa HubSpot do celów marketingowych, możesz ustawić Zap, aby automatycznie konwertować dowolne przesłane za pomocą formularza na zadanie w ClickUp.
Mogą istnieć różne przypadki użycia ale dobrze wiedzieć, że ją masz! To zmienia zasady gry dla całego działu marketingu.
Inne opcje:
7) Narzędzia do tworzenia map myśli, takie jak Bubbl.usNarzędzia do tworzenia map myśli są świetne do przenoszenia pomysłów na papier (lub ekran). Jednym z najlepszych jest Bubbl.us. Możesz tworzyć kształty, zapisywać swoje pomysły, a następnie ciągnąć je razem, wypełniając każdy okrąg po kolei.
Mindmapping jest jednym z najlepszych technik burzy mózgów a Bubbl.us jest szybkim sposobem do zrobienia tego.
Inne opcje:
bonus:_ *Sprawdź nasz przewodnik po cyfrowym porządkowaniu* _!**_
Niezbędne analogowe narzędzia organizacyjne
Moim zdaniem jedną z rzeczy, które zostały utracone w naszej obecnej kulturze, jest rekomendowanie analogowych lub fizycznych produktów wraz z tymi cyfrowymi rekomendacjami.
O wiele łatwiej jest sprawić, by narzędzia cyfrowe stały się "wirusowe" lub coś w tym stylu, ale te dwa elementy zostały niesprawiedliwie zestawione ze sobą. Wiele osób korzysta z planerów dziennych, notatników i dzienników wraz z narzędziami cyfrowymi do zrobienia swojej pracy.
Ludzie współpracują przy użyciu różnych narzędzi i opcji, w tym tych, których można dotknąć. W tej sekcji przyjrzymy się kilku analogowym narzędziom zwiększającym wydajność, które pomogą ci pozostać zorganizowanym.
8) Planer dnia Atrament + VoltPlaner Ink + Volt jest jednym z moich ulubionych. Jest solidny, wygląda ładnie (ale nie korporacyjnie) i jest wyraźnie skoncentrowany na celach - w tym miesięcznych, tygodniowych i dziennych.
Daje mi szeroki widok na moje życie - od spotkań w pracy po osobiste spotkania - i pomaga mi ustawić cele osobiste i zawodowe. To świetne połączenie pozwalające na powodzenie w obu obszarach.
Planer Ink + Volt zawiera również miesięczne wyzwania, które pomogą ci poprawić jakość życia.
Inne polecane opcje:
9) Dziennik jak Leuchtturm1917
Co, nie ma Moleskine? Nie, puste kartki odeszły do lamusa, a kropki zostały. Zatwardziali notatkowicze zwracają się ku niemu, ponieważ połączenie kropek jest o wiele łatwiejsze.
Kropki zapewniają pisarzom naturalną separację między liniami i pomysłami. Znacznie łatwiej jest też tworzyć kolumny.
Te kropki są również świetne dla bullet journaling szał.
Inne opcje:
10) Karty z indeksami i notatki samoprzylepne
Jeśli chcesz przejść na analogowy system organizacyjny, będziesz potrzebować kart indeksowych i karteczek samoprzylepnych karteczki samoprzylepne . Przydadzą się one do zapisywania szybkich notatek i przypomnień, a nawet ustawienia celów.
Karty z indeksem nie są zbyt grube, więc można je trzymać w obszyciu w dzienniku i zabierać ze sobą. Notatki samoprzylepne mogą pozostać przy komputerze i pomóc w pozostawieniu przypomnień dla innych.
Niektórzy ludzie nawet używają kart indeksowych do tworzenia własnych System GTD który... znowu... niekoniecznie polecamy.
Karty z indeksami i notatki post-it są świetne do burzy mózgów i tworzenia pomysłów, ale nie ufałbym im w kwestii zarządzania wszystkimi szczegółami projektu. Ostatecznie nie jest to bezpieczne dla twoich pomysłów.
Mogą zostać zdmuchnięte, wrzucone do kosza na śmieci, a następnie opróżnione przez ekipę sprzątającą w nocy. To po prostu nie ma sensu.
Ale jeśli już mam kupować karty z indeksami i karteczki samoprzylepne, to wolę te duże, na których mogę dużo pisać.
Opcje:
**Wniosek: Które narzędzia organizacyjne są dla Ciebie odpowiednie?
Szukając narzędzi organizacyjnych, musisz zrównoważyć to, co jest odpowiednie dla ciebie osobiście, z tym, co możesz wykorzystać w swojej firmie lub miejscu pracy.
Te narzędzia organizacyjne mogą być pomocne w obu przypadkach, zależnie od tego, czy można je skalować, czy nie. Dziennik pomoże ci zachować osobistą organizację, ale będzie trudny do udostępniania członkom zespołu (chyba że robisz zdjęcia!).
Narzędzia do współpracy, takie jak ClickUp, mogą pomóc w utrzymaniu osobistych zadań, notatek i list rzeczy do zrobienia, jednocześnie udostępniając zadania i pomysły innym członkom zespołu.
Nie da się tego zrobić tak łatwo za pomocą notatek post-it i kart indeksowych.
Więcej zasobów do współpracy:
- Najlepsze narzędzia do współpracy online
- Najlepsze aplikacje zwiększające wydajność
- Najlepsze darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami