Uporządkowanie cyfrowej przestrzeni roboczej może być przełomowym doświadczeniem... jeśli masz odpowiednie narzędzia i nawyki do celowej organizacji. Jeśli odkładasz porządkowanie setek lub nawet tysięcy plików - nie jesteś sam!
Zadanie zbudowania trwałego systemu segregowania godnego Pinteresta wydawało mi się uciążliwe. Zmieniło się to, gdy zrealizowałem kilka prostych projektów porządkowania. Teraz czuję się zainspirowany moim obszarem roboczym i tego właśnie chcę dla ciebie!
przez GIPHY Być może zastanawiasz się, od czego zacząć i pytasz: "Jak czyste jest czyste?" Przeprowadzę cię przez osiem łatwych w zarządzaniu cyfrowych projektów porządkowania i pokażę, jak ClickUp może pomóc ci zbudować natychmiastowe nawyki organizacyjne. 🌱
Droga do mentalności cyfrowego bałaganiarza
Naszym obowiązkiem jest regularne odchodzenie od technologii, aby kontrolować nasze samopoczucie. Prawda jest taka, że ten sposób myślenia "oszczędzaj lub żałuj" jest tym, co zachęca nas do gromadzenia zasobów cyfrowych, co jest czarnym charakterem w naszej podróży do wydajności w miejscu pracy.
Aby zapanować nad bałaganem na naszych urządzeniach, musimy najpierw wiedzieć, co przyczynia się do jego powstawania.
Pulpit komputera
- Foldery na pulpicie
- Pliki i dokumenty
- Pamięć masowa w chmurze
- Folder pobierania
- Hasła i loginy
- Zdjęcia i zrzuty ekranu
- Aplikacje
- Przeglądarka
Aplikacje do pracy
- Skrzynka odbiorcza
- Notatki
- Przypomnienia
- Kanały i wiadomości Slack
- Dysk Google
- Różne dokumenty
- Hasła i loginy
- Narzędzie do zarządzania projektami
Mobile/Tablet
- Ekrany główne
- Kontakty telefoniczne
- Aplikacje
- Zdjęcia i zrzuty ekranu
- Biblioteki muzyczne
- Poczta głosowa i teksty
- Aplikacja Notatki
- Powiadomienia
Dobra wiadomość jest taka, że po zaczniesz budować nawyki organizacyjne z czasem ilość rzeczy do zrobienia będzie się zmniejszać! ✨
Czego powinieneś się spodziewać, rozpoczynając proces porządkowania swoich urządzeń? Na początku przytłoczenie:
Paramount Pictures via GIPHY Po czym nastąpiło kilka chichotów w dół ścieżki pamięci:
NBCUniversal Syndication Studios via GIPHY Wreszcie, ogromny ciężar z umysłu, gdy projekt jest zrobione.
przez GIPHY Zanim zaczniemy, ważne jest, aby zauważyć, że nie musisz podążać za tym przewodnikiem do "T", aby uzyskać idealny cykl pracy. Nie krępuj się organizować rzeczy w normalny sposób, ale zachęcam do eksperymentowania! 🧠💡
Oto osiem projektów do zrobienia, aby rozpocząć swoją przygodę z cyfrowym declutteringiem.
8 projektów cyfrowego declutteringu
1️⃣ Wyczyszczone foldery do pobrania
Losowe pliki PDF do pobrania i zduplikowane zrzuty ekranu - muszą zniknąć! Zacznij od uporządkowania tego folderu na liście i posortowania ich według typu pliku, aby łatwo usunąć je w grupach. Pomaga mi to szybko znaleźć i usunąć wszystkie pliki PNG, archiwa Zip, pliki GIF i foldery HTML z moich poprzednich projektów, których już nie potrzebuję. Po zakończeniu tego wstępnego przeczesywania, przejdź przez resztę, która wymaga dodatkowej uwagi. 🔎
Wskazówka: Jeśli korzystasz z komputera Mac, wybierz plik (lub grupę plików) i naciśnij spację, aby wyświetlić podgląd pliku. Następnie naciśnij ponownie pasek spacji, aby zamknąć plik. W ten sposób szybciej przejdziesz przez bałagan, zamiast otwierać i zamykać poszczególne pliki!
przez GIPHY
2️⃣ Zorganizuj swój Dysk Google
Dysk Google jest podobny do folderu Pobrane, ponieważ może szybko zapełnić się kopiami kopii kopii kopii kopii dokumentów. Uporządkuj swoje pliki w widoku siatki lub listy i usuń wszystko, co nie służy celowi. 🗑
Wskazówka #1: Pójdź o krok dalej w organizacji Dysku Google, zmieniając domyślną stronę główną z Mój Dysk na Priorytety. Pomoże ci to poczuć się mniej przytłoczonym, patrząc na to, co ważne, zamiast na całą bibliotekę po otwarciu Dysku Google.
W górnej części strony Priorytet znajduje się karuzela szybkiego dostępu do poszczególnych plików, które były często otwierane. W dolnej części strony dzieje się prawdziwa magia! Możesz utworzyć Obszary robocze, aby uzyskać dostęp do najważniejszych lub najbardziej aktywnych plików bez przenoszenia ich z oryginalnej lokalizacji. 📍
Wskazówka #2: Jeśli rzadko korzystasz z panelu Sugestie w górnej części Dysku Google, możesz wyłączyć tę funkcję, klikając ikonę koła zębatego > Ustawienia > odznacz Sugestie.
3️⃣ Konsolidacja zakładek i rozszerzeń przeglądarki
Zakładki i rozszerzenia powinny pomagać nam w jak najlepszym korzystaniu z Internetu. Jeśli ta przestrzeń w twojej cyfrowej przestrzeni jest przepełniona, oto kilka sugestii, aby ją uprościć:
- Twój pasek ulubionych powinien być mieszanką folderów i pojedynczych linków Stwórz foldery dla kolekcji (inspiracji, kont) i pojedynczych linków dla stron, które odwiedzasz codziennie
- **Zachowaj spójną konwencję nazewnictwa. Używaj jednego lub dwóch słów do nazywania folderów i połączonych linków na pasku narzędzi przeglądarki
- Sprawdź nasz przewodnik na tematnajlepsze rozszerzenia Chrome zwiększające wydajnośćZrobiliśmy dla Ciebie research i znaleźliśmy rozszerzenia, z których faktycznie będziesz korzystać.
- Usuń wszystkie rozszerzenia, których nie używałeś od momentu ich pobrania. Nie będziesz ich używać. Zaufaj mi 🤝
Wskazówka: Bez przesady, rozszerzenie ClickUp do Chrome zmienia zasady gry. Kiedy szukam informacji do mojego kolejnego projektu, zakładam od 8 do 12 stron internetowych podczas każdej sesji. Jest to kompilacja źródeł tekstów, wideo z YouTube i inspiracji. Zamiast ustawiać je i zapominać o nich w folderze Chrome, zakładam je za pomocą rozszerzenia ClickUp do Chrome! Synchronizują się one na moim koncie ClickUp z resztą mojej pracy wraz z krótką notatką, którą przekazałem Future Me na temat ich przeznaczenia. Jeśli wyniesiesz z tego poradnika tylko jedną rzecz, niech to będzie to: pobierz rozszerzenie ClickUp do Chrome'a ! 🆓
Pływający przycisk ClickUp daje szybki dostęp do Notatnika, Zakładek, Zrzutów ekranu, Śledzenia czasu i tworzenia zadania z dowolnej strony internetowej
4️⃣ Pusta skrzynka odbiorcza e-mail
Można bezpiecznie założyć, że każda osoba ma od trzech do pięciu kont e-mail:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com lub Yahoo! Mail z młodości 2. Gmail (ponieważ nie był to AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com lub Yahoo! Mail z młodości) 3. Konto służbowe 4 & 5. Konta z różnymi wersjami naszego imienia i nazwiska
Universal Television LLC przez GIPHY Zajmij się najpierw jednym kontem e-mail - osobistym lub służbowym, segregując, usuwając lub archiwizując wiadomości. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, oto kilka opcji:
- Duże pliki
- E-maile starsze niż 90 dni
- Promocje i e-maile społecznościowe
- Według nazwy
Wskazówka: Jeśli korzystasz z Gmaila, przejdź do paska wyszukiwania i kliknij ikonę Pokaż wyszukaj opcje. Znajdź wszystkie e-maile większe niż 5 MB lub 10 MB i usuń je lub zarchiwizuj.
Po usunięciu bałaganu nadszedł czas na porządkowanie! Dzięki kilku technikom możesz zacząć budować umiejętności zarządzania e-mailem i czasem, aby mieć więcej czasu w ciągu dnia. Oto jak to zrobić:
1. **Unikaj używania wielopoziomowej struktury folderów do przechowywania e-maili. W końcu zaczniesz dodawać więcej podfolderów, co spowoduje większy bałagan. Co miesiąc będziesz tracić czas na dostosowywanie systemu do nowych zadań, projektów i korespondencji. Zamiast tego, używaj kategorii i etykiet dla e-maili i przenieś je poza skrzynkę odbiorczą. Gdy zajdzie potrzeba wyszukania konkretnego e-maila, wystarczy wyszukać go po etykiecie lub nazwie kategorii.
2. **Przed ClickUp, "normalnym" dniem pracy było dla mnie dojście do skrzynki odbiorczej zero. Co kilka godzin chodziłem na spotkania, ale potem wracałem do skrzynki odbiorczej. Pod koniec dnia, około godziny 15:00, zaczynałem wykonywać swoje rzeczywiste zadania, ale do tego czasu mój mózg był usmażony od przeglądania e-maili przez cały dzień. Nie jest to możliwe dla każdego, ale jeśli nauczysz się sprawdzać e-maile kilka razy dziennie, możesz budować bloki czasu w ciągu dnia do zrobienia gotowych rzeczy.
- **Skróty, kategorie, etykiety, reguły, etykiety... Wszystko! Funkcje te są warte wysiłku włożonego w ich poznanie i wdrożenie, ponieważ oszczędzają siłę umysłu i czas - dwa ważne zasoby, których potrzebujesz każdego dnia.
Jeśli jesteś zainteresowany Outlookiem lub Gmailem wskazówki dotyczące wydajności daj nam znać w komentarzach poniżej!
5️⃣ Przesyłanie zdjęć i zrzutów ekranu do chmury
Zaoszczędź przestrzeń na swoim urządzeniu, przenosząc zdjęcia do pamięci masowej w chmurze, takiej jak iCloud lub Zdjęcia Google. W przypadku zdjęć, które chcesz zachować w telefonie, przejrzyj swoją bibliotekę i wyczyść wszystkie duplikaty, obrazy zabawnych memów i przypadkowe zrzuty ekranu alarmu.
Porada: Zdjęcia Google mają funkcję, która kategoryzuje duże zdjęcia i wideo, rozmazane zdjęcia, zrzuty ekranu i inne aplikacje, aby szybko przejrzeć i usunąć te pliki. Jeśli masz urządzenie Apple, możesz filtrować według typu multimediów.
6️⃣ Czyszczenie kanałów społecznościowych
Czy Twoje media społecznościowe wnoszą wartość dodaną do Twojego życia? Czy edukują, inspirują lub sprawiają, że czujesz połączenie z pozytywnymi ludźmi? To może być najważniejszy projekt do zrobienia na tej liście, ponieważ każdy może to zrobić. Istnieje cały świat wolny od mediów społecznościowych, w którym można spędzać czas na robieniu rzeczy dla siebie lub z innymi ludźmi.
Warner Bros. Pictures via GIPHY Jeśli oczyszczenie oznacza dla ciebie dezaktywację kont na kilka tygodni lub miesięcy, to jest to całkowicie zależne od ciebie! Jeśli jednak wydaje ci się to ekstremalne, proste porządki co miesiąc zaczną przynosić korzyści dla twojego zdrowia psychicznego:
- Usunięcie obserwowania osób, kont i marek, które nie stanowią dla ciebie żadnej wartości
- Polub i obserwuj osoby i marki, które lubisz najbardziej, aby algorytm dostarczał ci podobną zawartość
- Usuń nieistotne konta i grupy z poprzednich scen życia (stare społeczności sąsiedzkie, kampusy uniwersyteckie)
Jeśli zarządzasz kontami w mediach społecznościowych dla swojego Businessu, rozważ skorzystanie z ujednoliconego społecznościowa skrzynka odbiorcza . Dzięki takiemu narzędziu będziesz mógł zaoszczędzić czas który zwykle poświęcasz na przełączanie się między zakładkami, kontami i urządzeniami oraz unikniesz ulegania licznym czynnikom rozpraszającym.
7️⃣ Uporządkuj strony główne
Usuń wszystkie bezużyteczne notatki i aplikacje, a następnie uporządkuj to, co pozostało. W zależności od tego, w jaki sposób chcesz zorganizować swoje aplikacje, oto sugestie dotyczące struktury:
1. Organizuj według typu folderu. Pogrupuj aplikacje według ich przeznaczenia (wydajność, media społecznościowe, praca, fotografia, podróże)
2. Weź pod uwagę sposób trzymania telefonu lub tabletu. Zachowaj aplikacje, do których potrzebujesz szybkiego dostępu, umieszczając je przy krawędziach ekranu
3. Wyróżnij najczęściej używane lub niezbędne aplikacje. Ogranicz to, co jest widoczne na stronach ekranu głównego bez konieczności wyszukiwania
8️⃣ Zoptymalizuj swoje narzędzie do zarządzania projektami
Jeśli korzystasz z narzędzie do zarządzania projektami do szkoły lub pracy, są szanse, że masz skarbnicę informacji i notatek rozproszonych we wszystkich zakątkach oprogramowania. Nic nie szkodzi! Wszyscy doświadczamy tej dezorganizacji, ponieważ nieustannie przechodzimy do tego, co nowe i następne. Mówimy sobie: "Meh, zrobię to później." 🤷♀️
Rozpocznij proces porządkowania od wyczyszczenia pulpitu głównego i segregowania poprzednich prac:
1. Zamykanie zaległych zadań
2. Archiwizacja korespondencji
3. Archiwizowanie ważnych dokumentów (faktur, briefy projektów) 4. Usuwanie nieaktualnych raportów
Porada: Kluczem do powodzenia (i bezstresowych) projektów jest stosowanie skalowalnego systemu, który jest niezawodny. Jeśli masz dobrze rozwinięty zarządzanie projektami lub narzędzie organizacyjne , skorzystaj z dostępnych funkcji i zorganizuj swoją pracę.
Oto osiem projektów, które pozwolą ci uwolnić się od bałaganu!
przez GIPHY Gotowy na kolejny poziom porządkowania i organizacji? Poznaj ClickUp, konfigurowalny obszar roboczy typu "wszystko w jednym", który upraszcza pracę i pozwala zrobić więcej. 👋
Jak korzystać z darmowego konta ClickUp, aby zbudować natychmiastowe nawyki organizacyjne
Nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć organizować swoje pliki w celu zwiększenia wydajności! Zamiast czekać, aż bałagan się nagromadzi, poświęć co miesiąc czas na uporządkowanie swoich urządzeń. To właśnie tutaj ClickUp łączy wszystko w jedną całość:
Ustawienie miesięcznego powtarzające się zadanie w ClickUp ***Zaangażuj się w harmonogram cyfrowego sprzątania raz w miesiącu z listami kontrolnymi, więc kiedy nadejdzie czas, wiesz dokładnie, co zrobić
Zaoszczędź przestrzeń na swoich urządzeniach używając Przypomnienia ClickUp i zadania. Przenieś zrzuty ekranu, notatki i pliki związane z projektem do obszaru roboczego ClickUp, aby nic nie umknęło uwadze
Dostęp do kluczowych funkcji ClickUp spoza platformy na dowolnym urządzeniu. Zdejmij z siebie ciężar przełączania się między wieloma aplikacjami, aby pozostać zorganizowanym i zrobić to, co do zrobienia
Używaj rozszerzenia ClickUp do Chrome podczas przeglądania Internetu. Poważnie, to zmienia zasady gry!
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z ClickUp, zapoznaj się z tym prostym kursem od ClickUp University aby pewnie stworzyć swoje cyfrowe zadanie declutteringu! ⬇️
A Parting Thought
Co mógłbyś zrobić z dodatkowym czasem w ciągu dnia? Nauczyć się nowej umiejętności? Być z ludźmi, których kochasz? Zdrzemnąć się?
Bez względu na odpowiedź, wszyscy możemy zgodzić się co do jednego: tworzenie pozytywnych, trwałych nawyków pozwala nam być zainspirowanymi, wydajnymi i pewnymi siebie. Nie potrzebujemy najbardziej zaawansowanych systemów ani idealnej estetyki ustawienia, które tymczasowo zmotywują nas do zrobienia czegoś.
Możesz zrealizować każdy projekt porządkowania opisany w tym artykule bez nich. Zrób to powoli i pamiętaj, że wykonując tę pracę teraz, z czasem będziesz mniej przytłoczony. 😌 🖥 📱 Zapisz się do naszego comiesięcznego newslettera _by otrzymywać jeszcze więcej wskazówek i trendów dotyczących budowania najlepszych cykli pracy prosto do skrzynki odbiorczej