"Better safe than sorry" to taki banał, prawda?
Mimo to, niektórzy kierownicy projektów zaniedbują pozyskiwanie danych, które mogłyby pomóc im zapobiec wykolejeniu się projektów. Ale jest jedna rzecz: nawet najbardziej starannie opracowane plany projektów nie są Free.
Problemy niemal nieuchronnie pojawiają się w całym cyklu życia projektu. Mogą to być odchylenia od celów projektu lub zakończone niepowodzenie projektu.
Niezależnie od tego, unikanie tych problemów w odpowiednim czasie jest zadaniem kierownika projektu i celem wskaźników KPI w zarządzaniu projektami.
Czytaj dalej i zapoznaj się z naszym wyborem wskaźników KPI do zarządzania projektami (wraz z przykładami). Chcemy, abyś dowiedział się, co oznacza każdy wskaźnik i zidentyfikował te, które mają największy sens dla wydajności Twojego projektu.
Czym są wskaźniki KPI w zarządzaniu projektami?
KPI w zarządzaniu projektami - czyli kluczowe wskaźniki wydajności - to odpowiednie zmienne do pomiaru wydajności projektu lub ścieżki do jego pomyślnego zakończenia. Wskazania uzyskane z pomiaru, a czasem łączenia tych zmiennych, mają dwa cele:
- KPI w zarządzaniu projektami określają postęp projektu (lub harmonogram projektu)
- Wskaźniki KPI w zarządzaniu projektami ujawniają słabe punkty projektu i potencjalne zmienne, które mogą prowadzić do niepowodzenia
Na przykład, kluczowe wskaźniki wydajności mogą ujawnić słabe punkty procesu, osoby przypisanej lub zadania. Ale to do ciebie, jako kierownika projektu lub lidera zespołu, należy wprowadzenie poprawek lub ulepszeń w celu wyeliminowania lub wzmocnienia tych punktów, zanim będzie za późno.
Jak wskaźniki KPI są wykorzystywane do określenia powodzenia projektu
Wskaźniki KPI w zarządzaniu projektami nie zależą od subiektywności. Zamiast tego opierają się na danych ilościowych - często mierzalnej wartości, którą można porównać z celami projektu.
Nie należy jednak używać wskaźników KPI w zarządzaniu projektami i wskaźników wydajności zamiennie. Ponieważ KPI to wskaźniki - oba mierzą powodzenie projektu. Nie wszystkie wskaźniki są jednak na tyle ważne, by stać się KPI.
przeczytaj nasz artykuł na temat Wskaźniki KPI aby dowiedzieć się więcej!
Kolejnym rozróżnieniem, którego musisz być świadomy, jest różnica między obiektywnymi i kluczowymi wynikami a kluczowymi wskaźnikami wydajności. Większość Przykłady OKR służą jako ramy do ustawienia celów, podczas gdy wskaźniki KPI mierzą czynniki, które przyczyniają się do osiągnięcia tych celów i pożądanych wyników.
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Cały zespół projektowy musi dojść do porozumienia w sprawie kluczowych wskaźników wydajności, aby ocenić kondycję projektu i wiedzieć, jak wygląda jego powodzenie. Ale cele to nie tylko odpowiedzi na wyzwania związane z zarządzaniem projektami są tym, co określi kierunek i sposób rozumowania danego projektu.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji, aby lepiej oddzielić te dwa elementy, sprawdź nasze_ przewodnik po OKR vs. KPI !
15 niezbędnych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami
Wiele przykłady KPI w zarządzaniu projektami czekają, aż je znajdziesz. Chcemy jednak, abyś skupił się tylko na kilku z nich, dopóki nie zrozumiesz połączenia między KPI projektu a celami.
Dodatkowo, poznanie limitowanej liczby wskaźników KPI na początek pomaga w byciu selektywnym. Ponieważ pokusa wykorzystania wszystkich wskaźników KPI do zarządzania projektami na Ziemi przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.
Musisz odrzucić wskaźniki KPI, które w rzeczywistości nie wskazują na powodzenie twojego projektu. A umiejętność wskazywania tych wskaźników można rozwinąć tylko wraz z doświadczeniem.
Nie można również przytłaczać kierowników projektów i zespołów zbyt dużą ilością danych. Każdy kluczowy wskaźnik wydajności powinien być znaczący i w strawnych ilościach, aby zespół mógł na nim działać. Powinieneś polegać na KPI w zarządzaniu projektami, aby dostosować zespół do swoich ogólnych celów.
Zorganizowaliśmy wyselekcjonowaną listę wskaźników KPI według czterech wspólnych obszarów powodzenia projektu:
Wskaźniki KPI budżetu projektu
Zarządzanie pieniędzmi i płatnymi zasobami projektu bez budżetu byłoby katastrofą, która tylko czeka, by się wydarzyć. I szczerze mówiąc, byłoby to nieodpowiedzialne finansowo. Właśnie dlatego kierownicy projektów ustalają rzeczywisty budżet w momencie rozpoczęcia projektu. I stale monitorują odchylenie kosztów od budżetu przez cały czas trwania zakończonego projektu.
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów
Może zaistnieć potrzeba zwiększenia lub zmniejszenia budżetu projektu z powodu wydatków lub anulowanych projektów. Dodatkowo, może zaistnieć potrzeba realokacji całego budżetu projektu lub tylko jego części do innych działań, pakietów roboczych, a nawet do wielu projektów.
Przyjrzyjmy się kilku wskaźnikom KPI projektu, aby zarządzać budżetem bardziej efektywnie:
1. Indeks wydajności kosztowej (CPI)
Formuła: CPI = EV / AC, gdzie
- EV (lub earned value, czyli planowany koszt faktycznie zakończonych prac) = % wykonanej pracy \ * budżet do zrobienia 100% pracy
- AC (lub rzeczywisty koszt) = pieniądze wydane na wykonaną pracę
Wynik: Jeśli CPI < 1, to koszt projektu jest obecnie wyższy od oczekiwanego.
Utwórz budżet przy użyciu **Szablony propozycji budżetowych !
2. Wariancja kosztów (CV)
Formuła: CV = EV - AC
Wynik: Jeśli CV < 0, rzeczywisty koszt projektu jest obecnie wyższy od oczekiwanego.
3. Wartość planowana (PV)
Formuła: PV = BAC * zaplanowana praca, gdzie
- BAC (budżet po zakończeniu) = zatwierdzony budżet
- Zaplanowane prace = prace, które mają zostać zakończone w danym momencie
Przykład: PV wynosi 23 000 USD, jeśli 100% prac ma kosztować 100 000 USD, a 77% prac zostało zaplanowanych.
WYBIERANIE W PLANOWANYM BUDŻECIE Pro Tip: Porównaj PV z AC i odpowiednio dostosuj budżet projektu, aby uzyskać najlepszy zwrot z inwestycji ROI . Wykorzystaj te informacje w przyszłych projektach i kontynuuj ocenę, aby uzyskać dokładniejsze informacje.
4. Czas cyklu powstania budżetu
Jest to czas poświęcony na budżetowanie projektu. Obejmuje on wszystkie działania - w szczególności plan - związane z opracowaniem i uzgodnieniem najbardziej realistycznego budżetu.
JAKA JEST PLANOWANA WARTOŚĆ Pro Tip: Skoreluj ten wskaźnik KPI z innymi wskaźnikami KPI, aby zrozumieć, czy czas poświęcony na planowany budżet był wystarczający, aby spełnić wymagania powodzenie lub cele projektu .
5. Liczba elementów w budżecie
W budżecie liniowym wydatki są pogrupowane według kategorii, takich jak etapy lub pakiety prac. Niska liczba elementów liniowych w tego typu budżecie wskazuje, że śledzenie wydatków budżetowych będzie trudniejsze.
6. Liczba iteracji budżetu
Jest to liczba wersji budżetu projektu przed jego ostatecznym zatwierdzeniem. Zbyt wiele iteracji wskazuje, że kierownicy projektów prawdopodobnie spędzili wystarczająco dużo czasu na planowaniu budżetu, zgodnie z oczekiwaniami.
CZY BUDŻETOWANY KOSZT PROWADZI DO POWODZENIA Pro Tip: Porównaj ten KPI z innymi wskaźnikami, aby rozwinąć powiązanie między czasem planowania budżetu a powodzeniem projektu. Pomoże to zmierzyć postęp w trakcie realizacji projektu
Terminowość
Mówiąc najprościej, zarządzanie projektami dotyczy dwóch rzeczy: pieniędzy i czasu. A celem jest osiągnięcie wszystkich kamieni milowych w ramach budżetu i na czas.
Ale jeśli Twój projekt składa się z wielu faz, pakietów roboczych i działań, to jest to wyzwanie. Oszacowanie liczby zadań, czasu trwania ich zakończenia, dostępnych zasobów i odchylenia harmonogramu staje się skomplikowane.
Wizualizacja i zarządzanie mapą drogową produktu w widoku osi czasu ClickUp
A w wyniku, realizacja projektu może opóźnić się w stosunku do harmonogramu, a firmy tracą pieniądze. Oto kilka z nich wskaźników KPI dla osi czasu projektu aby uniknąć pominięcia kamieni milowych, dzięki czemu cały zespół pozostanie zgodnie z harmonogramem.
7. Indeks wydajności harmonogramu (SPI)
Formuła: SPI = EV / PV
Przykład: Jeśli 53% planowanych prac zostało zakończonych, a budżet do zrobienia 100% prac wynosi 100.000 USD, to SPI wynosi 0,53 (lub 53%). Obliczenie to (53% \ * 100 000 USD) / 100 000 USD.
Wynik: Jeśli SPI < 1, to projekt jest obecnie opóźniony.
CZY PLANOWANA WARTOŚĆ MA SENS DLA TWOJEGO SPI? Pro Tip: Rozważ zwiększenie wydajności swoich zasobów, jeśli SPI projektu < 1.
8. Odchylenie harmonogramu (SV)
Formuła: SV = EV - PV
Wynik: Jeśli SV < 0, to projekt jest obecnie opóźniony w stosunku do harmonogramu.
Ostrzeżenie: SV jest wyrażone w jednostkach pieniężnych, takich jak dolary, a nie w jednostkach czasu, takich jak dni lub miesiące.
CZY WARTOŚĆ PLANU MA SENS DLA TWOJEGO SPI? Pro Tip: Rozważ zwiększenie wydajności zasobów, jeśli indeks wydajności harmonogramu projektu < 1.
9. Obciążenie zasobów (RC)
Formuła: Obciążenie zasobów = dostępne godziny pracy dziennie * liczba dni roboczych przypisanych do projektu
NAJLEPSZE PRAKTYKI RC Pro Tip: Dostosuj harmonogram projektu tak, aby odpowiadał obciążeniu zasobów lub dodaj więcej członków zespołu, aby zwiększyć RC. Ilość dostępnego dziennego czasu musi wykluczać przerwy. Ponieważ obliczasz RC dla konkretnego projektu, musisz wykluczyć czas spędzony na innych projektach.
10. Procent ukończenia projektu na czas
Formuła: (liczba projektów zakończonych na czas / całkowita liczba projektów) * 100%
Zdefiniuj poziomy wydajności, w szczególności poziom wydajności poniżej, powiedzmy, 90%. Następnie należy uznać każdego kierownika projektu, którego wskaźnik ukończenia na czas jest poniżej tego poziomu, za osobę osiągającą gorsze wyniki i zasygnalizować mu, aby plan poprawy wydajności .
11. Planowane a rzeczywiste godziny pracy
Formuła: planowany czas trwania - rzeczywisty czas trwania, gdzie planowany czas trwania to czas zaplanowany na wykonanie pracy i jest to czas szacowany
Wynik: Jeśli < 0, oznacza to niedoszacowanie czasu realizacji harmonogramu projektu.
Jakość
Kolejne wskaźniki KPI oceniają, jak dobrze przebiegała realizacja projektów. Ale określają one również, czy dostarczone wyniki spełniły oczekiwania interesariuszy, wykraczając poza same zakończone zadania.
Niektóre wskaźniki KPI dotyczące jakości informują o tym, czy jakość pracy wykonanej w ramach projektów była pozytywna. Inne wskaźniki KPI jakości informują o tym, czy środowisko, w którym zespoły realizowały projekty, było pozytywne. Innymi słowy, wskaźniki KPI dotyczące jakości są miarami zadowolenia klientów lub pracowników.
12. Wskaźnik rezygnacji pracowników
Formuła: (liczba pracowników, którzy opuścili firmę / średnia liczba pracowników) * 100%
Wynik: Wysoki wskaźnik odejść pracowników prawdopodobnie spowoduje nieefektywność projektu, taką jak pominięte kamienie milowe, nieprzewidziane wydatki i, w dalszej perspektywie, niskie zadowolenie klientów.
13. Wynik promotora netto (NPS)
Ten wskaźnik KPI ocenia zadowolenie klientów i lojalność wobec marki za pomocą ankiety składającej się z jednego pytania. NPS to liczba z przedziału od -100 do 100, przy czym należy dążyć do wyższej wartości.
Jeśli jesteś właścicielem lub zarządzasz projektami dla pojedynczego produktu firmy lub marki, pytanie w ankiecie brzmiałoby: "Jak prawdopodobne jest, że polecisz nasz produkt swoim znajomym i współpracownikom?" A jeśli jesteś właścicielem lub zarządzasz projektami dla marki składającej się z wielu produktów, zmodyfikujesz pytanie i wzmiankujesz "markę" zamiast "produktu"
Respondenci ankiety NPS oceniają prawdopodobieństwo polecenia produktu lub marki w skali od 0 do 10, gdzie zero oznacza bardzo małe prawdopodobieństwo, a dziesięć bardzo duże prawdopodobieństwo. Następnie, w zależności od udzielonych odpowiedzi, respondenci dzielą się na trzy kategorie.
- Promotorzy. Z wynikiem dziewięciu lub dziesięciu punktów, promotorzy są lojalnymi klientami podekscytowanymi twoim produktem lub marką i najprawdopodobniej polecą twoją ofertę innym.
- Pasywni. Z wynikiem siedem lub osiem, pasywni są zadowoleni z twojego produktu lub marki. Nie są jednak na tyle zadowoleni, by rozpowszechniać informacje na jego temat, co czyni ich podatnymi na konkurencyjne oferty.
- Odrzucający. Z wynikiem 0-6, odrzucający są niezadowoleni z twojego produktu lub marki i prawdopodobnie nie kupią od ciebie nigdy więcej. W rzeczywistości mogą nawet namówić innych, by nie kupowali od ciebie.
Formuła: % promotorów - % krytyków
Twórz niestandardowe formularze w ClickUp, aby zbierać opinie i przekształcać odpowiedzi z ankiet w zadania, które można podjąć - wszystko w jednym miejscu
Przekształć krytyków w promotorów, aby zwiększyć poziom lojalności klientów. Możesz tworzyć niestandardowe formularze, aby uzyskać krytyczne opinie od swoich niestandardowych klientów, aby pomóc Ci podnieść swój NPS.
Skuteczność
Poniższe wskaźniki KPI mierzą opłacalność projektu. Jest to ściśle związane ze sposobem wykorzystania zasobów.
Czy efektywnie spędzają czas na pracy nad projektem? I czy efektywnie wydajesz pieniądze na swoje zasoby?
Innymi słowy, czy poświęcasz więcej czasu i pieniędzy na swój projekt niż pieniądze, za które wystawiasz rachunki swoim klientom? KPI efektywności to wskaźniki, które pomogą ci wyciągnąć wnioski na temat wariancji kosztów w poszczególnych projektach.
14. Wykorzystanie podlegające rozliczeniu
Jest to kluczowy wskaźnik KPI służący do oceny wydajności członków zespołu podczas realizacji projektów. Daje on wgląd w czas spędzony przez zespół na generowaniu przychodów i przychodów, które faktycznie uzyskasz od swoich klientów.
Formuła: (liczba godzin podlegających rozliczeniu/liczba godzin spędzonych na zrobieniu projektu) * 100%
UNIKANIE WYPALENIA ZESPOŁU Pro Tip: Powstrzymaj się od dążenia do maksymalnego wykorzystania. Pozwoliłoby to zmaksymalizować przychody, ale pracownicy byliby narażeni na ryzyko wypalenia, co ma swoją cenę.
15. Średni koszt za godzinę
Zsumuj wszystkie koszty zapewnienia pracownikom warunków do powodzenia projektu. Mogą one obejmować zakres od wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych po sprzęt biurowy.
Znajdź koszt całych kampanii, rozliczalnych godzin i nie tylko dzięki zaawansowanym formułom w polach niestandardowych ClickUp
Porównaj średni koszt za godzinę z wynikami projektu. Jeśli te drugie przeważają nad pierwszymi, oznacza to, że Twoi pracownicy efektywnie wykorzystali czas poświęcony na projekt lub zaplanowane godziny. W wyniku tego efektywnie wydałeś również swoje pieniądze!
Kto odnosi korzyści z ustawienia KPI?
Business: Każdy biznes, który chce stale ulepszać operacje, monitorować wydajność i zapewnić ogólne powodzenie projektu, odniesie korzyści z ustawienia wskaźników KPI. Dodają one wymierną miarę do celów, ułatwiając firmom śledzenie postępów i podejmowanie decyzji opartych na danych. Wskaźniki KPI oferują firmom możliwość wglądu w ich działania w czasie rzeczywistym i korygowania kursu w razie potrzeby.
- Wskaźniki KPI dla biznesu detalicznego
- KPI dla biznesu produkcyjnego
- Wskaźniki KPI dla biznesu e-commerce
- Wskaźniki KPI dla biznesu opartego na usługach
Kierownicy projektów: Dla kierowników projektów ustawienie wskaźników KPI ma kluczowe znaczenie dla płynnej realizacji zadań i osiągania celów projektu. Wskaźniki KPI oferują jasną mapę drogową oczekiwanych wyników, rozcieńczając złożone projekty na możliwe do zarządzania fragmenty. Zapewniają one kierownikom projektów sposób na sprawdzenie, czy zespół jest na właściwej drodze lub czy potrzebne są korekty, minimalizując w ten sposób związane z tym ryzyko.
- Wskaźniki KPI w zarządzaniu projektami budowlanymi
- Wskaźniki KPI dla operacji IT
- Kluczowe wskaźniki efektywności marketingu cyfrowego
- KPI dla planistów wydarzeń
Jak śledzić KPI zarządzania projektami
Po wybraniu wskaźników KPI do zarządzania projektami, ty lub twoi kierownicy projektów musicie je monitorować.
Możesz zacząć od utworzenia Pulpit wskaźników KPI w Excelu . Ale jeśli Twój projekt jest złożony, z dużym budżetem, wymaga wielu interesariuszy i zasobów oraz wiąże się z licznymi ograniczeniami harmonogramu i zależnościami zadań, potrzebujesz bardziej solidnego podejścia do zarządzania projektami!
Właśnie wtedy wkraczamy do gry z ClickUp. Nasze oprogramowanie KPI zapewnia dostawcy Raportowanie KPI czegokolwiek potrzebujesz. A kolekcja ClickUp zawierająca szablonów do zarządzania projektami daje ci przewagę. Usprawnia ustawienie projektów z konfiguracją, na której opierają się raportowania KPI.
Śledzenie celów aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatyczne uzyskiwanie szczegółowych widoków postępów
Dodatkowo, ClickUp umożliwia powiązanie zadań z różnych teamów z jednym, mierzalnym celem. Wraz z jasno ustawionymi osiami czasu, nasze oprogramowanie umożliwia automatyczne śledzenie celów. Na tym jednak nie koniec! Użyj ClickUp do śledzenia zakończonych etapów, a nawet OKR.
Połącz zadania z celami. Następnie zorganizuj powiązane cele w foldery, aby automatycznie śledzić ogólny postęp w jednej lokalizacji. Wypróbuj ClickUp, aby Cele ClickUp i przekonaj się, jak wygląda prawidłowe monitorowanie KPI w zarządzaniu projektami!