Chcesz poznać najważniejszą zasadę oszczędzania czasu w pracy? Nie wymyślaj koła na nowo. Tłumaczenie: Nie wykonuj tego samego zadania dwa razy - nawet jeśli druga runda jest wykonywana przez inną osobę.
Kiedy projekty są przekazywane między dwiema lub więcej osobami (nie mówiąc już o dwóch lub więcej działach), zawsze istnieje ryzyko powielania zadań. A powielanie zadań nie przynosi żadnych korzyści.
Zamiast tego obie strony stają się sfrustrowane, ponieważ ich czas, talenty i energia mogłyby zostać wykorzystane gdzie indziej. A zespół projektowy lub kierownik projektu gubi się w szaleństwie powielanej pracy.
Jak więc tego uniknąć?
To proste: Tworząc idealny protokół przekazania projektu między stronami, zapewniając, że osoby pracujące nad projektem w przyszłości dokładnie wiedzą, co zostało ukończone w przeszłości. Aby wykonać wszystkie powyższe czynności, potrzebny jest szablon przekazania projektu.
Czym jest szablon przekazania projektu?
Szablon przekazania projektu określa wszystkie szczegóły projektu lub roli, dzięki czemu można go łatwo (jak sama nazwa wskazuje) przekazać jednej stronie drugiej.
Szablon przekazania projektu przedstawia zakres projektu , rezultaty, terminy, procesy i procedury i inne instrukcje w łatwo przyswajalny sposób. Cel listy kontrolnej przekazania projektu jest dwojaki:
- Zapobiega powielaniu pracy i przedstawia wszystkie szczegóły projektu, które muszą zostać wykonane lub zostały wykonane w celu ukończenia projektu
- Oszczędza czas i zasoby firmy (i kierownika projektu) dzięki solidnemu dokumentowi przekazania projektu. Zamiast planować niezliczone spotkania w celu omówienia procesu przekazania projektu, kluczowi interesariusze mogą po prostu odwołać się do notatek z przekazania projektu
Wspólne wykrywanie i edytowanie, dodawanie komentarzy i osadzanie linków w ClickUp Docs
Najlepsze dokumenty przekazania projektu są zwięzłe, dokładne i oparte na współpracy - umożliwiając płynne przejście. Wszystkie notatki dotyczące przekazania powinny zawierać wszystkie szczegóły projektu, zapobiegając w ten sposób nieporozumieniom między stronami i powielaniu zadań.
Według badanie przeprowadzone przez Zippia , witryny, która informuje osoby poszukujące pracy o kulturze firmy, 50% pracowników odbywa 1-3 godziny spotkań tygodniowo, a 20% uważa, że spotkania te są stratą czasu. Wybierając odpowiedni szablon przekazania projektu, zawierający wszystkie niezbędne informacje, zadania i priorytety dla projektu, zmniejszasz potrzebę niepotrzebnych spotkań.
Jak wybrać najlepszy szablon przekazania projektu
Skuteczny szablon przekazania projektu zmniejsza zamieszanie, frustrację i marnowanie zasobów związanych z danym projektem.
Aby wybrać najlepszy szablon przekazania projektu dla swojej organizacji, zadaj sobie następujące pytania:
- Kto będzie korzystał z szablonu ? Czy szablon ten będzie używany przez pojedynczą osobę, dział czy zespół wykonawczy? Zrozumienie interesariuszy jest kluczem do wyboru odpowiedniego układu dla przekazania projektu
- Jakich narzędzi potrzebujesz? Czy potrzebujesz kalendarza rezultatów, sposobu na załączanie ważnych dokumentów lub środków do wizualnego śledzenia postępów? Zrozumienienarzędzia do mapowania procesów ## 7 Darmowych Szablonów Przekazania Projektu dla Łatwego Przejścia
Odpowiedni szablon przekazania projektu zapobiega blokadom na drodze do jego realizacji, określa priorytety oraz tworzy plan awaryjny dla nowych lub obecnych członków zespołu. Poniżej znajduje się siedem niezbędnych szablonów do przekazania projektu w organizacji.
1. Szablon przekazania projektu ClickUp
Szablon przekazania projektu ClickUp
Przekazujesz projekt z jednego działu do drugiego? Upewnij się, że nie przegapisz żadnych okazji, korzystając z Szablon przekazania projektu ClickUp .
Ten szablon raportu przekazania projektu może być dostosowany do Twojej firmy, zapewniając miejsce na nazwę firmy, logo, slogan i dane kontaktowe u góry. Aby rozpocząć, wpisz nazwę projektu i autora (tj. osobę wypełniającą raport), a następnie krótki opis projektu.
Następnie szablon zagłębia się we wszystkie aspekty projektu, zapobiegając nieporozumieniom między działami. Sekcja "Uczestnicy przekazania" oferuje miejsce na zdjęcie, imię i nazwisko oraz opis roli każdego współpracownika w projekcie.
Sekcja "Wymagania" oferuje szczególnie przydatną oś czasu, na której można wymienić każde zadanie, dział odpowiedzialny za to zadanie oraz powiązany termin dla wszystkich działań wymaganych przed przejściem. Wreszcie, sekcja "Zadania przejścia" umożliwia członkom zespołu lub kierownikowi projektu rejestrowanie wszystkich zakończonych działań w ramach projektu, zapobiegając w ten sposób powielaniu pracy. Pobierz ten szablon
2. Szablon SOP przekazania projektu ClickUp
Szablon SOP przekazania projektu ClickUp
Spójrzmy prawdzie w oczy: Ludzie przypisani do projektu nie zawsze pozostają tacy sami. Rotacja pracowników jest po prostu częścią prowadzenia firmy. Kiedy zatrudniasz nowych członków zespołu, chcesz jak najszybciej wdrożyć ich do pracy.
Korzystanie z szablonu standardowej procedury operacyjnej (SOP) zapewnia, że nowi pracownicy rozumieją, co i jak należy robić w ramach danej roli. Szablon SOP przekazania projektu ClickUp zapewnia jasne i spójne wytyczne, dzięki czemu wszyscy pracownicy postępują zgodnie ze standardowym podejściem do wykonywania zadań, zmniejszając w ten sposób ryzyko błędu.
Aby pomóc nowym pracownikom w zrozumieniu ich roli i obowiązków, wypełnij sekcję "Zakres" różnymi aspektami przydzielonych im zadań. Następnie nakreśl standardowe procesy w sekcji "Procedura", wraz z ponumerowanymi krokami i obrazami (jeśli są pomocne dla zespołu projektowego).
Wreszcie, daj współpracownikom narzędzia, których potrzebują, aby odnieść sukces, łącząc się z niezbędnymi zasobami (takimi jak foldery, zadania i / lub pliki) i wypełniając sekcję często zadawanych pytań (FAQ). Pobierz ten szablon
3. Szablon raportu zmiany zmiany ClickUp
Szablon raportu zmiany zmiany ClickUp
Jeśli zarządzasz grupą pracowników, którzy pracują w systemie zmianowym, szablon dokumentu przekazania może zaoszczędzić niezliczone godziny tygodniowo. Aby zapobiec spadkowi produktywności, gdy jedna zmiana się kończy, a druga zaczyna, skorzystaj z szablonu Szablon raportu zmiany w ClickUp .
Plan przekazania projektu zmiany zapewnia szczegółowy opis tego, co miało miejsce w trakcie poprzedniej zmiany i nakreśla priorytety na nadchodzącą zmianę. Ten szablon przekazania może okazać się nieoceniony dla praktycznie każdej firmy opartej na pracy godzinowej, od szpitali i domów opieki po kawiarnie i myjnie samochodowe.
Raport zmiany zmiany powinien być używany codziennie - przepraszam, przez wiele dni - z datą, godziną rozpoczęcia i zakończenia zmiany, lokalizacją i przełożonym wypełnionymi na górze. W razie potrzeby można wypełnić sekcję "Informacje o pracowniku", aby każdy członek zespołu dostarczył własny raport.
Następnie sekcja "Obowiązki i odpowiedzialność na zmianie" zawiera szczegółowe informacje o wszystkich zadaniach, podzadaniach, obowiązkach pracowników i statusie każdego zadania, dzięki czemu każdy współpracownik zna swoje najważniejsze priorytety w momencie rozpoczęcia pracy. Na koniec można skorzystać z sekcji "Wyzwania i zalecenia", aby omówić wszelkie przeszkody związane z zadaniami na dany dzień. Pobierz ten szablon
4. Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp
Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp
Dobry menedżer sprawia, że cała organizacja działa wydajniej - przydzielając zadania, delegując obowiązki i ustalając priorytety dla reszty zespołu. Osoby nadzorujące firmę nadzorują wszystkie aspekty zarządzania zmianą -dostosowanie się do zmieniających się priorytetów, projektów przejściowych, a nawet rotacji pracowników.
Przygotuj menedżerów na sukces dzięki Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp . Gotowy szablon dzieli etapy projektu na trzy fazy (chociaż można je rozszerzyć, aby dopasować je do unikalnej organizacji lub zespołu projektowego).
W fazie 1 menedżerowie określają, jakie zmiany są potrzebne, aby przygotować się do przejścia projektu. W fazie 2 menedżerowie przenoszą projekt z jednego działu do drugiego, określając plan komunikacji, główne wydarzenia i plan zarządzania oporem. Wreszcie, Faza 3 zbiera opinie interesariuszy, świętuje zwycięstwa i identyfikuje luki dla przyszłych przejść.
Z ponad 100 gotowych automatyzacji do wyboru, to szablon zarządzania zmianą pomaga automatycznie przypisywać zadania, publikować komentarze i przenosić statusy, oszczędzając cenny czas w tygodniu pracy.
Ponadto, szablon wyposaża menedżerów w łatwy do zrozumienia system kodowania kolorami, który pomaga utrzymać każdy projekt w ryzach Widok tabeli z kolumnami dla wszystkich istotnych informacji i paskami postępu dla różnych kroków. Pobierz ten szablon
5. Szablon wdrożenia pracownika ClickUp
Szablon wdrożenia pracownika ClickUp
Zatrudniając nowego pracownika, chcesz, aby jak najszybciej wniósł on swój wkład w projekty firmy. Niestety, brak planowania może opóźnić proces wdrażania o tygodnie (jeśli nie miesiące).
Aby skrócić proces wdrażania i zwiększyć produktywność nowych pracowników, wykorzystaj Szablon wdrażania pracowników ClickUp . Szablon ten zapewnia szczegółowy przepływ pracy rozpoczynający się od pierwszego dnia pracownika w pracy. Szczegółowa lista dzieli proces wdrażania na tygodniowe priorytety, umożliwiając nowym członkom zespołu zaznaczanie każdego zadania na bieżąco.
Ten raport z postępów nowego pracownika można łatwo dostosować do specyfiki firmy lub działu. Rozważ rozszerzenie każdego zadania poprzez dodanie podzadań (na przykład: zadanie "Wypełnij dokumenty HR" obejmuje podzadania dotyczące świadczeń zdrowotnych, składki 401(k) i odliczeń podatkowych). Możesz też dodać załączniki, podpisy przełożonych, terminy lub notatki, aby proces wdrażania przebiegał tak sprawnie, jak to tylko możliwe. Pobierz ten szablon
6. Szablon Gantt wdrożenia pracownika ClickUp
ClickUp Employee Onboarding Gantt Template (Szablon wdrożenia pracownika)
Udany proces wdrażania nie polega tylko na przygotowaniu nowego pracownika do pracy. Polega on również na tym, że wszyscy członkowie zespołu - nawet ci, którzy pracują dla firmy od lat - pracują razem jako jedna, produktywna jednostka.
Naprawdę potrzeba wioski, aby przygotować nowego pracownika na sukces, z pracownikami działów HR, prawnych i bezpieczeństwa pracujących w tandemie. Dlatego też proces przekazania i ogólny transfer wiedzy do nowo zatrudnionej osoby musi być nadzorowany na poziomie dyrektora lub kierownika - czyli dokładnie tam, gdzie jest to możliwe Szablon Gantta wdrożenia pracownika ClickUp wchodzi do gry.
Szablon ten tworzy usprawniony plan przejścia dla nowych pracowników na poziomie organizacyjnym. Dzięki wykresowi Gantta każdy dział (tj. zasoby ludzkie, prawny, bezpieczeństwa i szkolenia) otrzymuje własny folder z zadaniami delegowanymi do każdego pracownika. Każda osoba otrzymuje własny pasek postępu, oferujący ogólny przegląd ukończonych zadań rezultatów projektu. Na przykład, kierownik ds. zasobów ludzkich może być odpowiedzialny za przeprowadzenie weryfikacji przeszłości, wypełnienie formularza I-9, weryfikację identyfikatora rządowego nowych pracowników i wypełnienie niezbędnych formularzy świadczeń. W międzyczasie ktoś z działu bezpieczeństwa lub technicznego będzie odpowiedzialny za skonfigurowanie loginu nowego pracownika, jego aplikacji do śledzenia czasu pracy i dostępu do karty kluczowej.
Mając do dyspozycji tak szczegółowy szablon, zapobiegasz powielaniu pracy, jednocześnie oferując maksymalne wsparcie nowym członkom zespołu. Pobierz ten szablon
7. Szablon SOP wyjścia pracownika ClickUp
Szablon SOP wyjścia pracownika ClickUp
Przekazywanie projektów ma miejsce nie tylko wtedy, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik. Zdarza się również, gdy ktoś opuszcza zespół.
Z Szablon SOP dla pracowników odchodzących z firmy ClickUp pozwala zebrać wszystkie niezbędne informacje o projekcie od pracownika odchodzącego z firmy, zapobiegając w ten sposób spadkom produktywności. Używając szablonu Widok kalendarza można zaplanować rozmowę kwalifikacyjną z pracownikiem, podczas gdy widok Dokumenty ClickUp umożliwia gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie wszelkimi niezbędnymi dokumentami.
To szablon planowania sukcesji pozwala na płynny transfer wiedzy i ostatecznie przygotowuje nowego członka zespołu na sukces. Możesz zebrać status projektu dla wszystkich delegowanych zadań, utworzyć listę kontrolną kluczowych zadań i informacji oraz przypisać role i obowiązki innym członkom zespołu. Dzięki temu poręcznemu szablonowi można ustalić cele projektu dla nowych pracowników i zapewnić płynne działanie firmy. Pobierz ten szablon
Zapobiegaj spadkom produktywności dzięki szablonowi przekazania projektu ClickUp
Efektywne prowadzenie projektu wymaga wielu ruchomych części. Gdy kończą się zmiany, pojawiają się nowi pracownicy, pracownicy odchodzą lub zmienia się kierownictwo, chcesz, aby wszystko działało bez zakłóceń.
Odpowiedni szablon przekazania projektu może pomóc zwiększyć produktywność zespołu w różnych działach. Niezależnie od tego, czy zaczniesz od jednego z wielu szablonów ClickUp, czy też stworzysz go od podstaw, możesz przydzielać obowiązki i podzadania, tworzyć kalendarz terminów, śledzić postępy w czasie rzeczywistym i płynnie przekazywać ważne dokumenty.
Dzięki ClickUp możesz łatwo dostosować widoki, pola, nagłówki lub tekst do unikalnych potrzeb Twojej firmy. I z ponad 1000 integracji do Twojej dyspozycji, możesz efektywnie zarządzać każdym projektem.
Chcesz zobaczyć, jak ClickUp może usprawnić działanie Twojej organizacji? Wypróbuj za darmo już dziś .