Chcesz poznać najważniejszą zasadę oszczędzania czasu w pracy? Nie wymyślaj koła na nowo. Tłumaczenie: Nie rób tego samego zadania dwa razy - nawet jeśli druga runda zostanie zakończona przez inną osobę.
Kiedy projekty są przekazywane między dwiema lub więcej osobami (nie mówiąc już o dwóch lub więcej działach), zawsze istnieje ryzyko powielania zadań. A zduplikowane obciążenia pracą nie niosą ze sobą żadnych korzyści.
Zamiast tego obie strony stają się sfrustrowane, ponieważ ich czas, talenty i energia mogłyby zostać wykorzystane gdzie indziej. A zespół projektowy lub kierownik projektu gubią się w szaleństwie powielanej pracy.
Jak więc do tego nie dopuścić?
To proste: Tworząc idealne przekazanie projektu między stronami, zapewniając, że osoby pracujące nad projektem w przyszłości dokładnie wiedzą, co zostało zakończone w przeszłości. Do zrobienia tego wszystkiego potrzebny jest szablon przekazania projektu.
Czym jest szablon przekazania projektu?
Szablon przekazania projektu określa wszystkie szczegóły projektu lub roli, dzięki czemu można go łatwo (jak sama nazwa wskazuje) przekazać jednej stronie drugiej.
Szablon przekazania projektu zawiera następujące informacje zakres projektu , rezultaty, terminy, procesy i procedury i inne instrukcje w łatwo przyswajalny sposób. Lista kontrolna przekazania projektu ma dwojaki cel:
- Zapobiega dublowaniu pracy i nakreśla wszystkie szczegóły projektu, które muszą jeszcze zostać zrobione lub zostały zrobione do zrobienia, aby projekt został zakończony
- Oszczędza czas i zasoby firmy (i kierownika projektu) dzięki solidnemu dokumentowi przekazania projektu. Zamiast planować niezliczone spotkania w celu omówienia procesu przekazania projektu, kluczowi interesariusze mogą po prostu odwołać się do notatek z przekazania projektu
Wspólne wykrywanie i edytowanie, dodawanie komentarzy i osadzanie połączonych dokumentów w ClickUp Docs
Najlepsze dokumenty przekazania projektu są zwięzłe, dokładne i oparte na współpracy - umożliwiając płynne przejście. Wszystkie notatki dotyczące przekazania powinny zawierać wszystkie szczegóły projektu, zapobiegając w ten sposób nieporozumieniom między stronami i powielaniu obciążeń pracą.
Według raportu badanie przeprowadzone przez Zippia , strony internetowej, która informuje osoby poszukujące pracy o kulturze firmy, 50% pracowników odbywa od 1 do 3 godzin spotkań tygodniowo, a 20% uważa, że spotkania te są stratą czasu. Wybierając odpowiedni szablon przekazania projektu, zakończony wszystkimi niezbędnymi informacjami, zadaniami i priorytetami dla projektu, zmniejszasz potrzebę niepotrzebnych spotkań.
Jak wybrać najlepszy szablon przekazania projektu
Powodzenie szablonu przekazania projektu zmniejsza zamieszanie, frustrację i marnowanie zasobów związanych z danym projektem.
Aby wybrać najlepszy szablon przekazania projektu dla swojej organizacji, zadaj sobie następujące pytania:
- Kto będzie korzystał z szablonu ? Czy szablon ten będzie używany przez pojedynczą osobę, dział czy zespół wykonawczy? Zrozumienie interesariuszy jest kluczem do wyboru odpowiedniego układu dla przekazania projektu
- Jakich narzędzi potrzebujesz Czy potrzebujesz kalendarza rezultatów, sposobu na załączenie ważnych dokumentów lub środków do wizualnego śledzenia postępów? Zrozumienienarzędzia do mapowania procesów i jak z nich korzystać, pomoże wybrać odpowiedni szablon
- Który układ jest najłatwiejszy do zrozumienia Czy potrzebujesz listy kontrolnej, tabeli, kalendarza czy cyklu pracy? Podczas gdy wiele szablonów oferuje wiele konfigurowalnych widoków, wiedza o tym, który układ będzie najbardziej użyteczny, zapewni najbardziej efektywną pracęrealizację projektu ## 7 Free Project Handover Templates for Easy Transition
Odpowiedni szablon przekazania projektu zapobiega blokadom na drodze projektu, określa priorytety oraz tworzy plan awaryjny dla nowych lub obecnych członków Teams. Poniżej znajduje się siedem szablonów, które należy wypróbować podczas przekazywania projektów w organizacji.
1. Szablon przekazania projektu ClickUp
Szablon przekazania projektu ClickUp
Przekazujesz projekt z jednego działu do drugiego? Upewnij się, że nie przegapisz żadnych okazji, korzystając z Szablon przekazania projektu ClickUp .
Ten szablon raportu przekazania projektu może być dostosowany do Twojej firmy, zapewniając przestrzeń na nazwę firmy, logo, slogan i dane kontaktowe w górnej części. Na początku należy wpisać nazwę projektu i autora (tj. osobę wypełniającą raport), a następnie krótki opis projektu.
Od tego momentu szablon zagłębia się we wszystkie aspekty projektu, zapobiegając nieporozumieniom między działami. Sekcja "Uczestnicy przekazania" oferuje przestrzeń na zdjęcie, imię i nazwisko oraz opis roli każdego współpracownika w projekcie.
Sekcja "Wymagania" oferuje szczególnie przydatną oś czasu, na której znajduje się lista każdego zadania, dział odpowiedzialny za to zadanie oraz powiązany termin dla wszystkich działań wymaganych przed przejściem. Wreszcie, sekcja "Transition Tasks" pozwala członkom zespołu lub kierownikowi projektu rejestrować wszystkie zakończone działania dla projektu, zapobiegając w ten sposób powielaniu pracy. Pobierz ten szablon
2. Szablon SOP przekazania projektu ClickUp
Szablon SOP przekazania projektu ClickUp
Spójrzmy prawdzie w oczy: Ludzie przypisani do projektu nie zawsze pozostają tacy sami. Rotacja pracowników jest po prostu częścią prowadzenia biznesu. Kiedy zatrudniasz nowych członków zespołu, chcesz jak najszybciej wdrożyć ich do pracy.
Korzystanie z szablonu standardowej procedury operacyjnej (SOP) zapewnia, że nowi pracownicy rozumieją, co i jak mają zrobić w ramach danej roli. Szablon SOP przekazania projektu ClickUp zapewnia jasne i spójne wytyczne, dzięki czemu wszyscy pracownicy stosują standardowe podejście do zakończonych zadań, zmniejszając tym samym ryzyko błędu.
Aby pomóc nowym pracownikom w zrozumieniu ich roli i obowiązków, wypełnij sekcję "Zakres" różnymi aspektami przydzielonych im zadań. Następnie nakreśl standardowe procesy w sekcji "Procedura", zakończone ponumerowanymi krokami i obrazami (jeśli są pomocne dla zespołu projektowego).
Na koniec, daj współpracownikom narzędzia, których potrzebują, aby odnieść powodzenie, łącząc się z niezbędnymi zasobami (takimi jak foldery, zadania i/lub pliki) i wypełniając sekcję często zadawanych pytań (FAQ). Pobierz ten szablon
3. Szablon raportu zmiany ClickUp
Szablon raportu zmiany ClickUp
Jeśli zarządzasz grupą pracowników, którzy pracują w systemie zmianowym, szablon dokumentu przekazania może zaoszczędzić niezliczone godziny tygodniowo. Aby zapobiec spadkowi wydajności, gdy jedna zmiana się kończy, a druga zaczyna, skorzystaj z następujących rozwiązań Szablon raportu zmiany w ClickUp .
Plan przekazania projektu zmiany zapewnia szczegółowy opis tego, co miało miejsce w trakcie poprzedniej zmiany i nakreśla priorytety na nadchodzącą zmianę. Szablon ten może okazać się nieoceniony dla praktycznie każdego biznesu opartego na pracy godzinowej, od szpitali i domów opieki po kawiarnie i myjnie samochodowe.
Raport zmiany zmiany powinien być używany codziennie - przepraszam, przez wiele dni - z datą rozpoczęcia i zakończenia zmiany, lokalizacją i przełożonym wypełnionymi na górze. W razie potrzeby można wypełnić sekcję "Informacje o pracowniku", aby każdy członek zespołu dostarczył własny raport.
Następnie, sekcja "Obowiązki i odpowiedzialność na zmianie" zawiera szczegółowy opis wszystkich zadań, podzadań, obowiązków pracowników i statusu każdego zadania, dzięki czemu każdy współpracownik zna swoje priorytety w momencie rozpoczęcia pracy. Na koniec można skorzystać z sekcji "Wyzwania i zalecenia", aby omówić wszelkie przeszkody związane z zadaniami na dany dzień. Pobierz ten szablon
4. Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp
Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp
Dobry menedżer sprawia, że cała organizacja działa sprawniej - przydzielając zadania, oddelegowując obowiązki i ustawiając priorytety dla reszty zespołu. Osoby nadzorujące firmę nadzorują wszystkie aspekty zarządzania zmianą -dostosowanie się do zmieniających się priorytetów, projektów przejściowych, a nawet rotacji pracowników.
Ustaw menedżerów na powodzenie dzięki Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp . Gotowy szablon dzieli etapy projektu na trzy fazy (choć można je rozszerzyć, aby dopasować je do unikalnej organizacji lub zespołu projektowego).
W ramach fazy 1 menedżerowie określają, jakie zmiany są potrzebne, aby przygotować się do przejścia projektu. W fazie 2 menedżerowie przenoszą projekt z jednego działu do drugiego, określając plan komunikacji, ważne wydarzenia i plan zarządzania oporem. Wreszcie, Faza 3 zbiera opinie interesariuszy, świętuje zwycięstwa i identyfikuje luki dla przyszłych przejść.
Z ponad 100 gotowych automatyzacji do wyboru, to szablon zarządzania zmianą pomaga automatycznie przypisywać zadania, publikować komentarze i przenosić statusy, oszczędzając cenny czas w tygodniu pracy.
Ponadto, szablon wyposaża menedżerów w łatwy do zrozumienia system kodowania kolorami, który pomaga utrzymać każdy projekt na czas Widok tabeli z kolumnami dla wszystkich istotnych informacji i paskami postępu dla różnych kroków. Pobierz ten szablon
5. Szablon wdrożenia pracownika ClickUp
Szablon wdrażania pracowników ClickUp
Zatrudniając nowego pracownika, chcesz, aby jak najszybciej wniósł on swój wkład w projekty firmy. Niestety, brak planu może opóźnić proces wdrażania o tygodnie (jeśli nie miesiące).
Aby skrócić proces wdrażania i zwiększyć wydajność nowych pracowników, wykorzystaj Szablon wdrażania pracowników ClickUp . Szablon ten zapewnia szczegółowy przepływ pracy rozpoczynający się od pierwszego dnia pracownika w pracy. Lista elementów dzieli proces onboardingu na tygodniowe priorytety, umożliwiając nowym członkom zespołu odhaczanie każdego zadania na bieżąco.
Ten raport postępów nowego pracownika można łatwo dostosować do potrzeb firmy lub działu. Rozważ rozszerzenie każdego zadania poprzez dodanie podzadań (na przykład: zadanie "Wypełnij dokumenty HR" obejmuje podzadania dotyczące świadczeń zdrowotnych, składki 401(k) i odliczeń podatkowych). Możesz też dodać załączniki, podpisy przełożonych, terminy lub notatki, aby proces wdrażania przebiegał tak sprawnie, jak to tylko możliwe. Pobierz ten szablon
6. Szablon Gantt do wdrażania pracowników ClickUp
Szablon Gantt do wdrażania pracowników ClickUp
Powodzenie procesu wdrażania nie zależy tylko od tego, czy nowy pracownik jest gotowy do pracy. Polega on również na tym, że wszyscy członkowie zespołu - nawet ci, którzy pracują dla firmy od lat - pracują razem jako jedna, wydajna jednostka.
Naprawdę potrzeba wioski, aby ustawić nowego pracownika na powodzenie, z pracownikami z działów HR, prawnych i bezpieczeństwa pracujących w tandemie. Dlatego też proces przekazania i ogólny transfer wiedzy do nowo zatrudnionej osoby musi być nadzorowany na poziomie dyrektora lub kierownika - czyli dokładnie tam, gdzie jest to możliwe Szablon Gantt do wdrażania pracowników ClickUp wchodzi do gry.
Szablon ten tworzy usprawniony plan przejścia dla nowych pracowników na poziomie organizacyjnym. Dzięki wykresowi Gantta, każdy dział (np. kadr, prawny, bezpieczeństwa i szkoleń) otrzymuje własny folder z zadaniami oddelegowanymi do każdego pracownika. Każda osoba otrzymuje własny pasek postępu, oferujący ogólny przegląd zakończonych zadań rezultatów projektu. Na przykład, kierownik ds. zasobów ludzkich może być odpowiedzialny za zakończenie sprawdzania przeszłości, wypełnienie formularza I-9, weryfikację rządowego ID nowych pracowników i wypełnienie niezbędnych formularzy świadczeń. W międzyczasie ktoś z działu bezpieczeństwa lub technicznego będzie odpowiedzialny za ustawienie loginu nowego pracownika, jego aplikacji do śledzenia czasu pracy i dostępu do karty kluczowej.
Mając do dyspozycji tak szczegółowy szablon, zapobiegasz powielaniu pracy, oferując jednocześnie maksymalne wsparcie nowym członkom zespołu. Pobierz ten szablon
7. Szablon SOP dla pracowników odchodzących z ClickUp
Szablon SOP wyjścia pracownika ClickUp
Przekazywanie projektów ma miejsce nie tylko wtedy, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik. Dzieje się tak również wtedy, gdy ktoś opuszcza zespół.
Z Szablon SOP dla pracowników odchodzących z firmy ClickUp , można zebrać wszystkie niezbędne informacje o projekcie od pracownika odchodzącego z firmy, zapobiegając w ten sposób spadkom wydajności. Używając szablonu Widok kalendarza można zaplanować rozmowę kwalifikacyjną z pracownikiem, podczas gdy widok Dokumenty ClickUp funkcja umożliwia gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie wszelkimi niezbędnymi dokumentami.
To szablon planowania powodzenia pozwala na płynny transfer wiedzy i ostatecznie ustawienie nowego członka zespołu na powodzenie. Możesz zebrać status projektu dla wszystkich oddelegowanych zadań, stworzyć listę kontrolną kluczowych zadań i informacji oraz przypisać role i obowiązki innym członkom zespołu. Dzięki temu poręcznemu szablonowi można ustalić cele projektu dla nowych pracowników i zapewnić płynne działanie firmy. Pobierz ten szablon
Zapobiegaj spadkom wydajności dzięki szablonowi przekazania projektu ClickUp
Efektywne prowadzenie projektu wymaga wielu ruchomych części. Gdy kończą się zmiany, pojawiają się nowi pracownicy, pracownicy odchodzą lub zmienia się kierownictwo, chcesz, aby wszystko działało bez zakłóceń.
Odpowiedni szablon przekazania projektu może pomóc zwiększyć wydajność zespołu w różnych działach. Niezależnie od tego, czy zaczniesz od jednego z wielu szablonów ClickUp, czy też stworzysz go od podstaw, możesz przydzielać obowiązki i podzadania, tworzyć kalendarz terminów, śledzić postępy w czasie rzeczywistym i płynnie przekazywać ważne dokumenty.
ClickUp umożliwia łatwe dostosowywanie widoków, pól, nagłówków i tekstów do unikalnych potrzeb firmy. I z ponad 1000 integracji do Twojej dyspozycji, możesz efektywnie zarządzać każdym projektem.
Gotowy, aby zobaczyć jak ClickUp może sprawić, że Twoja organizacja będzie działać wydajniej? Wypróbuj za darmo już dziś .