Jako Engagement Manager w zespole Professional Services w firmie ClickUp , Pomogłem wielu klientom w niestandardowym powodzeniu uruchomienia naszej platformy w ich organizacji. Możesz być zaskoczony, gdy dowiesz się, że ustawienie ClickUp jest najłatwiejszą częścią każdego projektu.
Stworzenie silnego fundamentu z dobrze zbudowaną hierarchią i konfiguracją znaczących widoków jest ważne! Jednak sposób, w jaki organizacja doświadcza zmian, może mieć bezpośredni wpływ na powodzenie każdej cyfrowej transformacji.
Zarządzanie zmianą polega na ułatwianiu zmian na poziomie indywidualnym poprzez ocenę potrzeb interesariuszy i odpowiednie przygotowanie się do inicjatywy zmiany.
Dlaczego zarządzanie zmianą jest krytycznym aspektem działalności Business
Niektórzy liderzy biznesu mogą w tym momencie zadać sobie pytanie: "po co zawracać sobie tym głowę"? Po prostu przepchnijmy proces zarządzania zmianą tak szybko, jak to możliwe i miejmy nadzieję na najlepsze.
Jestem tutaj, aby powiedzieć, że odrobina czasu pomoże wszystkim przejść przez inicjatywy zmian i doprowadzi do ogromnych korzyści.
Po pierwsze i być może najważniejsze, skuteczne wdrożenie zarządzania zmianą pomaga zagwarantować zwrot z inwestycji. Zapewnia szybką adopcję, silne wykorzystanie i biegłość pracowników w produkcie w celu powodzenia zmiany.
Zmniejsza to również potrzebę przerabiania lub zmiany procesów, ponieważ interesariusze są bardzo zaangażowani w projekt od początku do końca.
Wreszcie, strategia zarządzania zmianą może pomóc w spotkaniu się z celami i miarami powodzenia, które zostały określone przy pierwszej decyzji o ClickUp jako produkcie. To naprawdę tylko ubezpieczenie, aby zdać sobie sprawę z korzyści płynących z powodzenia zarządzania zmianą.
Model zarządzania zmianą Kurta Lewina
Model zmiany Kurta Lewina wbudowany w ClickUp Whiteboards
Model zarządzania zmianą od Kurt Lewin zakłada, że dla każdej zmiany organizacja przechodzi cykle przez trzy sceny:
- Unfreeze: Gdzie zespół przygotowuje się do zmiany i akceptuje fakt, że zmiana nadchodzi. Normalny sposób do zrobienia rzeczy zaczyna się roztapiać
- Zmiana: Gdzie inicjatywy zmian faktycznie mają miejsce
- Ponowne zamrożenie: Gdzie utrwalenie zmiany i przejście do normalnego trybu pracy -zamrożenie zmiany w miejscu
Celem wdrożenia tego procesu zarządzania zmianą jest szybsze przejście ludzi przez krzywą zmiany. W ostatecznym rozrachunku, liderzy Businessu chcą skrócić czas spędzany w niepewności i niepewności w dolnej części krzywej zmian.
Każdy przechodzi przez krzywą zmian w różnym tempie, więc w ramach planu należy wziąć pod uwagę wszystkie rodzaje interesariuszy w swojej wizji strategicznej. Poniżej przeprowadzimy Cię przez każdą ze scen, abyś mógł skuteczniej zarządzać zmianami i realizować swoje procesy.
Przygotowaliśmy również szablon zarządzania zmianą, który zawiera pytania do wywiadu z interesariuszami, plan zarządzania zmianą, oraz Plan komunikacji .
Faza 1: Odmrożenie
Ta scena procesu zarządzania zmianą polega na odkrywaniu i planowaniu.
Ocena wpływu zmiany
Po pierwsze, ważne jest, aby zidentyfikować wpływ wdrożenia zmiany na interesariuszy, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio. W projektach transformacji cyfrowej istnieją trzy główne rodzaje zmian:
1. Zmiany systemowe
W przypadku wdrożenia ClickUp, nowym systemem jest ClickUp! Zastanów się, jak bardzo system będzie się różnił od obecnego stanu, ponieważ może to wpłynąć na to, ile i jakiego rodzaju szkolenia potrzebuje Twój zespół.
Szablon planu wdrożenia szkoleń od ClickUp
2. Zmiany procesu
Podczas uruchamiania nowego systemu naturalne jest, że procesy lub cykle pracy, których zespół przestrzega, zmienią się wraz z nim. Produkcja
Standardowe procedury operacyjne
dokumentacja (w Docs!) może być świetnym źródłem informacji dla Twojego zespołu.
Usprawnij procesy HR za pomocą szablonu
przez ClickUp i Tablica
3. Zmiany kadrowe
Ten rodzaj zmian jest prawdopodobnie tym, którego ludzie obawiają się najbardziej podczas cyfrowej transformacji - czy nowy system mnie zastąpi? Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wpływ na pracowników podczas zarządzania zmianą organizacyjną i jasno komunikować oczekiwania.
Po zidentyfikowaniu obszarów, które Twoim zdaniem będą miały największy wpływ na Twój zespół, nadszedł czas, aby ich o to zapytać! Postępowanie
aby zapytać członków zespołu, jakie są ich główne obawy i zidentyfikować luki w zmianach organizacyjnych, aby powrócić do status quo.
Usprawnij wewnętrzne żądania od wewnętrznych interesariuszy, aby zebrać dokładnie te informacje, które są potrzebne w formularzach
Na przykład, Twój zespół może uważać, że zmiany wprowadzane w ich procesach są stosunkowo niewielkie, choć według Twojej oceny są one poważne. Oznacza to, że w trakcie projektu będziesz musiał zapewnić dodatkowe sesje szkoleniowe, aby przyspieszyć pracę zespołu w zakresie zarządzania zmianami.
Ponadto podczas rozmów kwalifikacyjnych może okazać się, że pracownicy obawiają się, że nowy system doprowadzi do zwolnień. Oznacza to, że w planie komunikacji należy uwzględnić silny przekaz, aby rozwiać te obawy.
Zidentyfikuj opornych, sceptyków i mistrzów
Jeśli przeprowadzisz wywiady z interesariuszami, wkrótce będziesz w stanie zidentyfikować opornych, sceptyków i mistrzów.
Czempioni to osoby, które zostały już przekonane do zmiany i będą ambasadorami ClickUp. Mogli oni już wcześniej korzystać z ClickUp lub mogą być po prostu bardzo zaangażowanymi osobami w Twoim zespole.
Mistrzowie powinni być wykorzystywani do motywowania reszty zespołu i być włączeni w proces wdrażania ClickUp jako eksperci w danej dziedzinie.
Prawdopodobnie oczywiste jest, że Resistants to osoby, które są bardzo niezdecydowane co do inicjatywy zmiany lub jakiejkolwiek zmiany. Ważne jest, aby uznać, ale ograniczyć rozprzestrzenianie negatywnych nastrojów przez te osoby, aby projekt nie był sabotowany. Pamiętaj o negatywnym nastawieniu - negatywne nastawienie jest głośniejsze niż pozytywne.
Ostatnią kategorią ludzi są Sceptycy. Są to właściwie moi ulubieni uczestnicy warsztatów, gdy zbieram wymagania do wdrożenia ClickUp do zarządzania projektami!
Są to osoby najbardziej zaangażowane w wynik projektu, które będą kwestionować procesy i wprowadzać odpowiednie zmiany. Pomyślą o rzeczach, o których nie pomyśli kierownictwo.
Zidentyfikuj powyższe typy osób i pracuj z nimi odpowiednio podczas procesu zarządzania projektami lub inicjatywy zmian!
Plan zmiany
Teraz, gdy zebrałeś wszystkie te informacje, nadszedł czas, aby je wykorzystać! Istnieją dwa atuty, które polecam dla każdego powodzenia projektu ze strategią zarządzania projektami zmian.
- Plan procesu zarządzania zmianą
- Plan komunikacji
Na szczęście ClickUp jest świetnym narzędziem do tworzenia i utrzymywania tych planów. W naszym szablonie zarządzania zmianą znajdują się już gotowe do użycia próbne plany. W swojej strategii zarządzania zmianą będziesz chciał uwzględnić wszystkie działania, które planujesz przeprowadzić, aby pomóc swojemu zespołowi w przyjęciu ClickUp.
Niektóre z tych działań mogą obejmować:
- Tworzenie nowych standardowych procedur operacyjnych
- Opracowywanie zasobów szkoleniowych
- Testy akceptacyjne użytkowników
- Sesje szkoleniowe
- Uroczyste uruchomienie
Plan komunikacji to miejsce, w którym zostaną ustawione zadania dla planowanej komunikacji, która będzie miała miejsce podczas zmiany. Mogą one obejmować:
- Wstępne ogłoszenie
- Cotygodniowe godziny pracy
- Ogłoszenie o uruchomieniu
- Potwierdzenia po uruchomieniu
W naszym szablonie znajduje się szkic języka, którego możesz użyć w wielu z tych komunikatów. Istnieje wiele funkcji w ClickUp, które mogą również pomóc w ustawieniu tego!
Zadania na wielu listach
Funkcja ClickUp Tasks in Multiple Lists (TIML) pozwala programistom na połączenie zadań z innymi teamami w całej organizacji
Lubię dodawać wszystkie moje zaplanowane zadania z planu komunikacji do planu zarządzania zmianą, dzięki czemu mogę zobaczyć całościowy widok wszystkiego.
Powtarzające się zadania
Ustawienie powtarzających się zadań według czasu lub wydarzenia w ClickUp
W przypadku takich rzeczy, jak cotygodniowe aktualizacje i spotkania komitetu sterującego, skorzystaj z funkcji powtarzających się zadań, aby łatwo przypomnieć sobie o zakończeniu tych działań.
Faza 2: Zmiana
Faza zmiany ma miejsce, gdy zmiany faktycznie mają miejsce. Może to być najbardziej burzliwy czas dla twojego zespołu, ale jeśli ciężko pracowałeś w scenie Unfreeze, powinieneś mieć plan, który pomoże ci przetrwać ten czas.
Największym wyzwaniem w tym czasie jest przeprowadzenie wszystkich przez krzywą zmian i zapobieganie utknięciu. Bądź przygotowany na modyfikację swoich planów w obliczu rzeczy, które pojawią się w trakcie projektu.
Jeśli chcesz inaczej spojrzeć na szablon formularza opinii pracowników, użyj tego widoku Tablicy, aby uzyskać proste funkcje przeciągania i upuszczania
Jeśli umieściłeś kilka
w miejscu takim jak formularz ClickUp lub kanał Slack, powinieneś zacząć słyszeć niektóre z tych problemów, które mogą się pojawić. Twój zespół kierowniczy jest również ważny dla monitorowania morale zespołu i przekazywania uwag.
Są oni na miejscu ze swoimi Teamsami i będą trzymać rękę na pulsie ogólnej atmosfery. Poniżej znajduje się kilka powodów, dla których ludzie mogą utknąć podczas procesu zmian i jak z nimi walczyć:
Niezrozumienie przyczyny
Jeśli ktoś nie rozumie celu wprowadzenia ClickUp lub jakiegokolwiek innego nowego systemu do organizacji, prawdopodobnie nie będzie zaangażowany w projekt i nie będzie chciał go wdrożyć. Upewnij się, że poświęcasz czas na wyjaśnienie "dlaczego" swojemu teamowi i zachęć swoich mistrzów do ewangelizowania wartości powodzenia zmiany.
Strach przed nieznanym
Zmiana może być przerażająca!
Dla tych, którzy obawiają się nadchodzącej inicjatywy zmian, zwiększ komunikację i upewnij się, że proces jest bardzo przejrzysty. Zaangażuj interesariuszy w proces zarządzania zmianą, aby rozwiać ich wątpliwości i ostatecznie zapewnić powrót do status quo.
Obawy o własne kompetencje
Podczas nauki nowego systemu ludzie mogą martwić się o to, czy będą mieli umiejętności techniczne, aby zacząć z niego korzystać. Upewnij się, że sesje szkoleniowe są zaplanowane nie tylko na start, ale także na kolejne tygodnie i miesiące. Konsekwencja ma kluczowe znaczenie dla zarządzania zmianą.
Presja rówieśników (nastawienie negatywne)
Pamiętasz opornych, których zidentyfikowaliśmy wcześniej? Jeśli głosy opornych staną się zbyt głośne, może to pociągnąć resztę zespołu w dół podczas zarządzania zmianą. Zminimalizuj zakłócenia, dostarczając tym osobom prywatne kanały informacji zwrotnej za pośrednictwem ich menedżerów.
Utrata celu i autora
Jeśli jesteś
jeśli masz w zespole eksperta i nagle JIRA odchodzi, może to sprawić, że osoba ta będzie bardzo zdenerwowana swoim własnym celem i znaczeniem w zespole. Zaangażuj każdego, kto ma takie obawy, w większym stopniu we wdrażanie ClickUp, aby złagodzić te obawy.
Martwienie się o przeszłe doświadczenia
Jeśli Twój zespół doświadczył już wcześniej zmian w organizacji i spowodowały one wiele wstrząsów i bólu, Twój zespół może być zdenerwowany tym, co może oznaczać kolejna zmiana. Będziesz chciał przyznać się do problemów z przeszłości i porozmawiać o środkach podjętych w celu wdrożenia wniosków wyciągniętych z poprzednich projektów.
Przekonanie, że zmiana będzie tymczasowa
W podobnym duchu, jeśli Twoja organizacja stale przechodzi zmiany, ludzie mogą wierzyć, że nowy system jest tymczasową modą, która wyjdzie z mody. Podkreśl długoterminowe plany dla ClickUp, aby ludzie wiedzieli, że nie jest to tylko nowa, modna rzecz.
Bądź przygotowany na zmianę planu w przypadku jakichkolwiek problemów, które mogą się pojawić i angażuj swoje Teams w jak największym stopniu podczas zarządzania zmianą w tej fazie. Z drugiej strony będziesz uśmiechnięty!
Faza 3: Odmrożenie
Ostatnia scena polega na "zamrożeniu" zmiany w miejscu, tak aby ClickUp stał się nowym biznesem jak zwykle. Jest to często najbardziej zaniedbywana scena, ponieważ po uruchomieniu projekt jest zamknięty i wszyscy przechodzą do następnej rzeczy.
Nie mogę wystarczająco podkreślić znaczenia tej sceny w zachęcaniu do przyjęcia ClickUp. Twój team właśnie przeszedł poważną transformację i włożył w nią wiele wysiłku - nadszedł czas, aby to docenić!
Poniżej znajduje się lista działań, które powinieneś uwzględnić. Świat jest tutaj naprawdę twoją ostrygą i tylko ty będziesz wiedział, co najlepiej pasuje do kultury twojej organizacji i ogólnej strategii biznesowej.
Uroczyste uruchomienie
Aby zakończyć zmianę, warto rozważyć zorganizowanie uroczystości po jej wprowadzeniu. Może to być świetny sposób na oznajmienie swojemu zespołowi, że okres zmian dobiegł końca, a także na wzmocnienie przejścia na ClickUp.
Uroczystość może przybrać różne formy, takie jak dostarczenie lunchu dla zespołu lub podarowanie każdemu babeczki. Nawet krótkoterminowe zwycięstwa, które pojawiają się od razu, są świetne do promowania podczas zarządzania zmianą.
Konkurs na punkty dla obszarów roboczych
ClickUp posiada również bardzo przydatny widżet do raportowania dostępny w naszych pulpitach o nazwie Obszary robocze . Ten widżet przydziela punkty osobom na podstawie liczby zadań, nad którymi pracują, zakończonych zadań i dodanych komentarzy.
Karta Sprint Velocity w ClickUp daje szybki widok na zakończone prace i punkty obszaru roboczego przydzielone do zadań w całym zespole
Widziałem, jak wielu moich odnoszących sukcesy klientów stworzyło wewnętrzny konkurs dla swoich pracowników, w którym osoba z największą liczbą obszarów roboczych otrzymała bon podarunkowy. Wdrożenie tego na starcie jest strzałem w dziesiątkę, ponieważ zachęca ludzi do wczesnego zapoznania się z ClickUp, a także do migracji całej bieżącej pracy do systemu.
Ocena po uruchomieniu
Najłatwiejszym sposobem na sprawdzenie, czy pracownicy akceptują zmiany, jest zapytanie ich o to! Kilka tygodni po uruchomieniu ponownie przeprowadź ankietę wśród wszystkich, aby poznać ich odczucia na temat ClickUp, opinie i sugestie dotyczące ulepszeń.
To
szablon retrospektywy projektu
ocenia ogólne powodzenie lub niepowodzenie projektu, jednocześnie identyfikując ulepszenia, aby zapobiec przyszłym błędom
Często istnieją przypadki brzegowe, o których nie myśleliśmy podczas fazy odkrywania, które pojawiają się tutaj i mogą sprzyjać poczuciu
z produktem. Dowiesz się również, czy istnieją jakieś luki w wiedzy, które można uzupełnić dodatkowymi szkoleniami.
Dodatkowe szkolenia, godziny pracy oraz lunch i nauka
Jeśli twój team mówi ci, że potrzebuje dodatkowego szkolenia, zapewnij mu je! Nawet jeśli ci o tym nie mówią, warto zapewnić dodatkowe możliwości zadawania pytań i dowiedzenia się więcej.
Najbardziej powodzenie metody, które widziałem, to takie rzeczy jak Office Hours, gdzie ludzie mogą przynieść swoje konkretne pytania dotyczące ClickUp, które w przeciwnym razie mogłyby nie zostać omówione podczas sesji szkoleniowej.
Co więcej, jeśli uda Ci się zachęcić mistrzów ClickUp do zaprezentowania sposobu, w jaki korzystają z ClickUp podczas spotkań i sesji takich jak Lunch and Learns, przekonasz się, że ludzie będą korzystać ze wskazówek i sztuczek, które przekazują im inni.
Nagrody i podziękowania
Aby upewnić się, że wszystkie doświadczenia związane ze zmianą są pozytywne, nagradzaj swoich mistrzów i ekspertów merytorycznych, którzy przyczynili się do realizacji projektu. Przechodzenie przez inicjatywę zmiany to wielka sprawa, więc nagradzaj wszystkich odpowiednio.
Kto odnosi korzyści z planu zarządzania zmianą?
Organizacje: Zmiany są nieuniknione w biznesie. W rzeczywistości jest to jedyna stała. Dla organizacji plan zarządzania zmianą jest kluczem do płynnego przechodzenia przez zmiany. Chroni on firmę przed potencjalnymi zakłóceniami i minimalizuje straty, które mogą być spowodowane niezarządzanymi zmianami. Plan ten może pomóc w wprowadzaniu ulepszeń, innowacji i rozwoju w organizacji.
- Plan zarządzania zmianami technologicznymi
- Plan zarządzania zmianą w zespole operacyjnym
- Plan zarządzania zmianą organizacyjną
- Plan zarządzania zmianą w małym biznesie
Pracownicy: Nie tylko organizacje, ale także pracownicy odnoszą ogromne korzyści z kompleksowego planu zarządzania zmianą. Nieznajomość i obawy związane ze zmianą mogą często prowadzić do spadku morale i wydajności wśród personelu. Dzięki odpowiedniemu planowi zarządzania zmianą, pracownicy otrzymują niezbędne wsparcie i wskazówki podczas przejścia, zmniejszając opór i poprawiając akceptację nowego scenariusza.
- Plan zarządzania zmianą w relacjach z pracownikami
- Plan zarządzania zmianami dla pracowników handlu detalicznego
- Plan zarządzania zmianami w kadrach i płacach
- Plan zarządzania zmianą dla pracowników linii montażowej
Szybsze przejście przez krzywą zmian dzięki zarządzaniu zmianami
Zarządzanie zmianą gwarantuje, że Twój zespół przejdzie przez wdrożenie ClickUp bez szwanku. Zachęca również do adopcji i zapewnia najszybszy możliwy zwrot z inwestycji.
Nie zaniedbuj żadnej z trzech scen - Unfreeze, Change i Refreeze. Przygotowanie do każdej z tych scen zapewni maksymalne wykorzystanie pracowników i ClickUp.