"Dobrze zaczęte jest w połowie zrobione"
Arystoteles, wielki filozof, wiedział, jak ważne są mocne początki. To ponadczasowe powiedzenie odnosi się do filozofii i każdego zadania, zwłaszcza naszych projektów.
Czy przydzieliliśmy niezbędne zasoby odpowiednio do projektu? Jak możemy zarządzać ograniczeniami budżetowymi? W jaki sposób ustalimy standardy jakości?
Pytania takie jak te często pojawiają się, jeśli projekt nie zostanie dobrze zainicjowany. Inicjacja projektu to najważniejsza scena każdego projektu.
Jednak niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy nowicjuszem, pytanie o to, jak rozpocząć projekt, może Cię nurtować. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez ABC fazy inicjacji projektu, wraz z krokami do skutecznej inicjacji.
**Co to jest inicjacja projektu?
Instytut Zarządzania Projektami (Project Management Institute) dzieli fazę inicjacji projektu na cykl życia projektu na pięć scen:
- Inicjacja: Definiowanie projektu i pozyskiwanie interesariuszy
- Planowanie: Tworzenie celów i planu działania
- Wykonanie: Uruchomienie projektu
- Wydajność: Mierzenie wydajności za pomocą wskaźników KPI
- Zamknięcie: udostępnianie szczegółów interesariuszom
Niniejszy artykuł skupia się na inicjacji projektu. Jak sama nazwa wskazuje, inicjacja projektu jest jego pierwszym krokiem. Obejmuje on zdefiniowanie projektu na szerokim poziomie, uzyskanie zgód od kluczowych interesariuszy i ustanowienie solidnych podstaw dla projektu.
Ta scena definiuje przyszłość projektu - czy będzie on kontynuowany, czy nie? Tylko za zgodą interesariuszy można rozpocząć projekt. Musisz zaprezentować swoje pomysły, ich wykonalność i wartość biznesową, aby uzyskać tę zgodę.
Dlatego działania związane z tą sceną obejmują:
- Definicja projektu: Określenie celu, założeń i rezultatów
- Karta projektu: Opracowanie karty projektu (więcej na ten temat później)
- Definicja zakresu: Określenie zakresu projektu, ograniczeń i założeń
- Ocena ryzyka: identyfikacja potencjalnego ryzyka i niepewności
- Studium wykonalności: Zrozumienie wykonalności projektu
- Analiza kosztów i korzyści Analiza kosztów i korzyści: Określenie, czy projekt ma wartość dla biznesu
- Planowanie zasobów: Oszacowanie wymaganych zasobów i opracowanie wstępnego harmonogramu projektu
- Zaangażowanie interesariuszy: Identyfikacja i zaangażowanie interesariuszy
- Zatwierdzenie projektu: Uzyskanie zgody interesariuszy
- Tworzenie zespołu: Formułowanie wymarzonego zespołu, który będzie pracował nad projektem
Zarządzanie wszystkimi aspektami w ograniczonym czasie sprawia, że zarządzanie projektami staje się wyzwaniem. Dlatego w całym cyklu życia projektu potrzebne są narzędzia, które pomogą zarządzać ryzykiem, zadaniami, zasobami i wydajnością.
Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki pulpitom w ClickUp 3.0
Narzędzie ClickUp do zarządzania projektami
przyspiesza planowanie i realizację projektów, zapewnia przejrzystość, śledzenie priorytetów i umożliwia szybszą i lepszą realizację projektów.
Inicjacja projektu a planowanie projektu
Łatwo jest pomylić fazę inicjacji projektu z planowaniem projektu. Wiele osób, mówiąc o zarządzaniu projektami, używa zamiennie inicjacji i planowania. Są to jednak dwa różne terminy.
Wiesz już, na czym polega inicjacja projektu, więc omówmy planowanie projektu. Planowanie projektu to druga faza zarządzania projektami. Obejmuje ono określenie konkretnych celów i rezultatów i praca nad najdrobniejszymi szczegółami planu. The narzędzia do planowania projektów wykorzystywane na tej scenie również się różnią.
Dla lepszego zrozumienia, oto ogólna różnica między nimi:
Różnica między inicjowaniem projektu a planowaniem projektu
**Dlaczego ważna jest silna faza rozpoczęcia projektu?
Faza inicjacji projektu może przesądzić o jego sukcesie lub porażce. Etap ten jest niezwykle ważny, począwszy od uzyskania zgody na projekt, a skończywszy na zebraniu zespołu, który zrealizuje Twoją wizję. Prześledźmy znaczenie tej sceny.
Jasność celu
Ustanawia jasne zrozumienie celu projektu celów projektu , cele i przeznaczenie. Gwarantuje to, że wszystko jest zgodne z zakresem projektu, z niewielką szansą na rozszerzenie zakresu.
Zaangażowanie interesariuszy
Wiąże się to z zaangażowaniem interesariuszy i uzyskaniem ich zgody. Im wcześniejsze zaangażowanie, tym większe szanse na uzyskanie wsparcia i złagodzenie potencjalnych wyzwań. Im wcześniej zaangażujesz sponsora wykonawczego, tym większe są szanse na uruchomienie projektu.
identyfikacja ryzyka
Ta scena obejmuje proces identyfikacji i zrozumienia ryzyka. Ma to kluczowe znaczenie dla planu projektu i zminimalizowania wpływu niepewności na projekt.
Dostosowanie zasobów
Pomaga dostosować zasoby, w tym zasoby ludzkie, finansowe i technologiczne. Właściwe
zmniejsza szanse na napotkanie wąskich gardeł w przyszłych fazach. Optymalny alokacja zasobów zapewni płynny i minimalny przepływ projektu.
Definiowanie zakresu i ograniczeń projektu
Faza ta obejmuje również wyczyszczone zdefiniowanie zakresu projektu. To, wraz z identyfikacją ograniczeń i założeń, kładzie podwaliny pod realistyczny plan i oczekiwania.
Autoryzacja karty projektu
Karta projektu jest równoznaczna z istnieniem projektu. Jest ona formalnym autorem projektu. Dzięki temu dokumentowi uzyskuje się uprawnienia do inicjowania działań związanych z projektem.
Ustanawianie komunikacji
Skuteczna komunikacja jest kluczem do powodzenia każdego projektu. Ta scena ustanawia najbardziej efektywne kanały komunikacji pomiędzy zespołem projektowym a zewnętrznymi interesariuszami.
Jest to sprawdzane przez cały czas trwania projektu (i po jego zakończeniu) realizacji projektu ), aby zapobiec nieporozumieniom, pomaga zapobiegać marnowaniu czasu i zasobów.
Podstawa planu
Solidny początek stanowi solidną podstawę dla fazy planowania projektu. Dzięki dobrze przeprowadzonej fazie początkowej można mieć pewność, że pozostała część planu opiera się na dokładnych informacjach i dogłębnym zrozumieniu wymagań projektu.
Dlatego też faza inicjacji określa kierunek projektu i wymagania dotyczące zasobów. Zapewnia, że wszyscy interesariusze i członkowie zespołu są na tej samej stronie w odniesieniu do celów, zakresu, celów i sposobu postępowania.
5 kroków do efektywnej fazy inicjacji projektu
Teraz, gdy wiesz już dlaczego i kiedy inicjować projekt, przejdźmy do tego, jak to zrobić. Do zrobienia skutecznej fazy inicjacji projektu? Odpowiedź jest prosta - dzięki odrobinie finezji, doskonałemu narzędziu do zarządzania projektami i tym krokom! I nie zapomnij do zrobienia następujących rzeczy zasad zarządzania projektami .
1. Utwórz kartę projektu
Zorganizuj swój projekt, zdefiniuj wskaźniki powodzenia i zidentyfikuj potencjalne problemy dzięki hiper-zorganizowanemu szablonowi karty projektu ClickUp
Karta projektu jest kluczowym dokumentem w cyklu życia zarządzania projektami. Formalizuje ona projekt i nadaje mu kierunek. Jej podstawowym zastosowaniem jest:
- Autoryzacja projektu
- Pokazanie, dlaczego projekt jest niezbędny
- Pociągnięcie wszystkich do odpowiedzialności za ich role i obowiązki
- Działać jako punkt odniesienia w całym cyklu życia projektu
Karta projektu znacznie różni się od uzasadnienia biznesowego. Uzasadnienie biznesowe jest używane w przypadku większych projektów z większą liczbą elementów, podczas gdy karta projektu jest używana w przypadku mniejszych projektów z mniejszą liczbą elementów.
Zawartość karty projektu
Oto, co powinno znaleźć się w karcie projektu:
- Nazwa projektu: Dodaj nazwę projektu i uczyń ją tak konkretną, jak to tylko możliwe. Powinna być chwytliwa i skutecznie komunikować cele projektu
- Przeznaczenie i cel: Uwzględnij to, co projekt ma osiągnąć i dlaczego jest proponowany
- Budżet: Dodaj szacowane koszty i wymagane zasoby
- Rezultaty: Dodaj rezultaty, wskaźniki KPI i metryki
- Ryzyko: Uwzględnij zidentyfikowane cele i strategie ograniczania ryzyka
- Zakres: Określ zakres projektu
- Czas trwania: Określ ramy czasowe rozpoczęcia i zakończenia projektu
- Interesariusze: Komu będziesz składać raporty? Dodaj szczegóły dotyczące kluczowych interesariuszy
- Role i obowiązki: Zdefiniuj rolę i odpowiedzialność każdego członka zespołu w projekcie
W skrócie: dlaczego, co i kto: dlaczego ten projekt istnieje? Jaki jest zakres projektu? I kto będzie pracował nad projektem? Najlepszym sposobem na stworzenie kompleksowej karty projektu jest użycie szablon karty projektu .
Metody tworzenia karty projektu
Grupuj, filtruj lub ukrywaj zadania na wykresach Gantta w ClickUp 3.0, aby śledzić i połączyć cykle pracy we wszystkich swoich zadaniach
Karta projektu będzie miała kluczowe znaczenie dla informowania i przekonywania interesariuszy. Dlatego też powinna być atrakcyjna. Użyj wizualizacji, takich jak wykres Gantta lub widok osi czasu, aby uczynić go atrakcyjnym wizualnie. W ten sposób interesariusze z łatwością przyswoją informacje.
Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest zaangażowanie kluczowych członków zespołu w proces. Biuro Zarządzania Projektami lub PMO pełni funkcję zespołu i grupy. Proces inicjacji projektu jest ważnym krokiem w cyklu życia projektu, który pozwala na wczesne zaangażowanie wielu kluczowych interesariuszy.
Dobrą rzeczą jest to, że większość oprogramowania do zarządzania projektami ma funkcje, które oferują współpracę i wizualizacje. Nie trzeba więc robić wszystkiego ręcznie.
Kierownicy projektów używają Szablon karty projektu ClickUp do przeglądu ich
kompleksowo. Oferuje łatwą w użyciu listę kontrolną do śledzenia postępów i elastyczne opcje udostępniania dokumentów zainteresowanym stronom. Wszystko, co musisz zrobić, to zarejestrować się w ClickUp, dodać szablon i zaprosić członków do obszaru roboczego, aby rozpocząć współpracę.
2. Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy
Kolejnym krokiem w inicjowaniu projektu jest znalezienie kluczowych interesariuszy, którzy podpiszą kartę projektu. Project Management Institute definiuje interesariuszy jako osoby, które mają wpływ na projekt lub są pod wpływem projektu, takie jak liderzy wykonawczy, sponsorzy itp.
Są oni dostawcami zasobów i zatwierdzają projekt. A ich zadowolenie jest głównym czynnikiem powodzenia projektu.
Istnieją dwa rodzaje interesariuszy:
- Interesariusze wewnętrzni: Są to zazwyczaj osoby z organizacji zaangażowane w projekt. Obejmuje to zespół projektowy, kierownika, sponsora i zespoły wewnętrzne
- Interesariusze zewnętrzni: Osoby te są dotknięte wynikiem projektu, choć mogą nie być bezpośrednio zaangażowane w projekt. Na przykład klienci zewnętrzni, podwykonawcy, dostawcy i użytkownicy końcowi
Innym sposobem identyfikacji interesariuszy jest przeprowadzenie
analiza. Zgodnie z nią należy podzielić interesariuszy na cztery grupy:
- Osoby o dużym wpływie i wysokich odsetkach
- Osoby o wysokim wpływie i niskich odsetkach
- Osoby o niskim wpływie i wysokich odsetkach
- Osoby o niskim wpływie i niskich odsetkach
Osoby z pierwszej grupy to kluczowi interesariusze. Mając te osoby u boku, projekt ma większe szanse na powodzenie, ponieważ pomagają one zidentyfikować ryzyko i wnoszą swoje doświadczenie do tabeli. Pamiętaj też o stworzeniu rejestru interesariuszy. Pomoże to dostosować częstotliwość i środki komunikacji z nimi.
Połącz komunikację zespołu w jednej przestrzeni dzięki ClickUp Chat i udostępniaj aktualizacje, połącz zasoby i współpracuj bez wysiłku
Kolejną kluczową częścią tego kroku jest określenie metod komunikacji z interesariuszami. Przyda się to również podczas komunikacji w zespole. Wybierz odpowiednie narzędzia do komunikacji i współpracy. Obejmuje to proste narzędzia, takie jak e-mail, Skype lub coś bardziej intuicyjnego, jak oprogramowanie do zarządzania projektami.
3. Przedstaw swój projekt
Po znalezieniu kluczowych interesariuszy, kolejnym krokiem w inicjowaniu projektu jest przedstawienie im swojego projektu. Prezentacja polega na przedstawieniu i promowaniu projektu. Gdy zostanie to zrobione z powodzeniem, uzyskasz wsparcie, zasoby i dostosowanie od osób, które mogą mieć wpływ na Twój projekt.
Oto kilka elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas prezentacji projektu:
- Stwórz przekonującą narrację na temat projektu. Komunikowanie jego celu, celów i wyników w sposób, który współgra z priorytetami i odsetkami interesariuszy
- Zidentyfikuj obawy, oczekiwania i priorytety interesariuszy i dostosuj swoją prezentację do tych punktów
- Wyczyszczone propozycje wartości projektu. Podkreśl korzyści i pozytywny wpływ na organizację i społeczność
- Upewnij się, że odnosisz się do ryzyka i wyzwań. Przyznaj je wyraźnie i udostępniaj strategie łagodzenia
- Spraw, by prezentacja była atrakcyjna wizualnie. Użyj wykresów, grafów i slajdów, aby zapewnić zwięzły przegląd projektu
- Spraw, by prezentacja była interaktywna i angażująca. Zachęcaj do zadawania pytań i dyskusji, aby umożliwić zainteresowanym stronom wyrażanie swoich obaw i przekazywanie informacji zwrotnych
- Czas ma duże znaczenie. Dlatego też należy wybrać odpowiedni moment na przedstawienie projektu. Rozważ inne bieżące inicjatywy i priorytety przed wykonaniem ruchu
- Zawsze pytaj o opinie. Odpowiadaj na obawy interesariuszy i udostępniaj dodatkowe informacje, jeśli jest to wymagane
- I na koniec standaryzacja projektu. Dzięki ustandaryzowanym metodologiom boiska stają się bardziej przejrzyste, spójne i lepiej dostosowane do celów organizacyjnych
4. Przeprowadź studium wykonalności
Kolejnym krokiem w inicjowaniu projektu jest przeprowadzenie studium wykonalności. Studium to ocenia wykonalność projektu przy dostępnych zasobach. Potwierdza ono możliwości rynkowe i pozwala uzyskać więcej informacji przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Zasadniczo odpowiada ono na następujące pytania:
- Czy zespół projektowy posiada wymagane zasoby do zrobienia tego projektu?
- Czy projekt wygeneruje wystarczający zwrot z inwestycji, aby warto było go realizować?
Studium wykonalności jest zrobione po pitchingu projektu. Można je zrobić razem z analizą SWOT i oceną ryzyka projektu. Oto kroki do przeprowadzenia studium:
- Przeprowadzenie wstępnej analizy
- Ocena wykonalności finansowej projektu
- Przeprowadzenie oceny rynku
- Przegląd danych zebranych przez wszystkie rodzaje studiów wykonalności
- I wreszcie, podjąć decyzję
A narzędzie do zarządzania projektami takie jak ClickUp pomaga śledzić wszystkie niezbędne informacje związane ze studium wykonalności. Sprawdzaj postępy w czasie rzeczywistym, współpracuj natychmiast i łatwo, włącz widok zespołu i usprawnij cały proces.
Przed przeprowadzeniem studium wykonalności zastanów się, czy Twój projekt go potrzebuje. Ponieważ kosztuje to sporo czasu i zasobów, konieczne jest ustalenie tego. Zazwyczaj nie trzeba go robić w przypadku mniejszych projektów, które nie mają dużego długoterminowego wpływu na organizację. Nie musisz go robić ponownie, jeśli zrobiłeś podobny projekt lub badanie w ciągu ostatnich trzech lat.
5. Znajdź swoich ludzi
Mając z jednej strony zgodę interesariuszy, a z drugiej wykonalność projektu, jesteś gotowy do rozpoczęcia projektu. Pozostaje tylko znaleźć wymarzony Teams. Zespół projektowy składa się z osób z różnych działów, w zależności od wymagań.
Niektórzy z typowych członków zespołu to:
- Sponsor projektu: Osoba odpowiedzialna za wizję projektu i zarządzanie nim. Zazwyczaj jest to osoba wyższego szczebla w stosunku do kierownika projektu
- Kierownik projektu: Osoba, która prowadzi i kieruje zespołem, podejmuje decyzje, tworzy plan projektu, monitoruje postęp projektu i kontaktuje się z interesariuszami
- Kierownik zespołu: W większych zespołach kierownik zespołu różni się od kierownika projektu. Są oni odpowiedzialni za obowiązki związane z zarządzaniem teamem
- Członkowie zespołu: Osoby z wymaganym ustawieniem umiejętności, które są odpowiedzialne za zakończenie różnych zadań
Zespół projektowy może mieć również innych członków, zależnie od potrzeb. Ostatecznym celem powinno być stworzenie funkcjonalnego zespołu z odpowiednim doświadczeniem i umiejętnościami. Możesz zatrudnić nowe osoby lub przenieść istniejących pracowników.
ClickUp 3.0 zapewnia uproszczony widok obciążenia pracą całego zespołu lub pojedynczej osoby, aby zapewnić ciągłość pracy
W przypadku dużego zespołu monitorowanie postępów jego członków może być trudne. Możesz jednak monitorować postępy każdego pracownika, korzystając ze statusu widoku zespołu dostępnego w narzędziu do zarządzania projektami.
Zakończenie
Jako pierwszy krok w kierunku rozwoju projektu faza inicjacji ma ogromny wpływ na resztę projektu.
Decyzje podejmowane na tym etapie wpływają na cały cykl życia projektu, kształtując jego trajektorię i determinując jego ostateczne powodzenie. Każdy krok omówiony w tym artykule przybliży Cię do najlepszej fazy inicjacji projektu.
Postępowanie zgodnie z tymi krokami sprawi, że inicjacja projektu będzie mądrzejsza i silniejsza. I pamiętaj, nie pozwól, aby ta energia wygasła w trakcie trwania projektu. Dopilnuj każdego aspektu, w tym harmonogramu projektu, budowanie obciążenia , zarządzanie jakością i wiele innych, zaczyna się i kończy z tą samą energią (lub lepszą!).