Wymyśliłeś doskonały sposób archiwizowania dokumentów w swojej firmie - jest szybki i łatwy do wdrożenia. Jednak twój współpracownik również opracował unikalny system, który znacznie różni się od twojego.
Standaryzacja procesów jest doskonałym lekarstwem na niepewność związaną z nieuporządkowanym cyklem pracy. Pozwala na określenie jasnych, jednolitych i spójnych zasad i procedur dotyczących zakończonych zadań i wykonywania operacji w całej organizacji.
Jak działa standaryzacja procesów? I jakie korzyści może przynieść Twojej firmie? Omówimy kroki w celu poprawy standaryzacji procesów i podzielimy się kilkoma przydatnymi wskazówkami, które pomogą Ci wejść na ścieżkę prowadzącą do powodzenia. 😍
Czym jest standaryzacja procesów?
Standaryzacja procesów to praktyka ustanawiania zasad, których pracownicy powinni przestrzegać w obliczu określonych zadań i obowiązków. Opiera się ona na założeniu, że firmy muszą utrzymywać pewien poziom jednolitości, aby zapewnić prowadzenie operacji z maksymalną wydajnością i produktywnością.
Celem jest umożliwienie każdej osobie w firmie obsługi procesów biznesowych w ten sam sposób, zapewniając maksymalną spójność i zmniejszając ryzyko błędów.
Doskonałym, łatwym do zrozumienia przykładem standaryzacji procesów jest McDonald's. Z ponad 40 000 restauracji na całym świecie można by pomyśleć, że może istnieć kilka odmian w sposobie przyrządzania ich kultowego burgera Big Mac.
Ale pomyśl jeszcze raz! Niezależnie od tego, czy pójdziesz do McDonald's w USA, Serbii czy Australii, Twój Big Mac będzie smakował tak samo! Wszystko dzięki jednolitym, wysoce znormalizowanym procesom, które zapewniają jakość i obsługę, jakiej oczekujesz, za każdym razem. 🍔
Dlaczego standaryzacja procesów jest ważna?
Odpowiednio zrobiona standaryzacja procesów może przynieść szereg pozytywnych rezultatów, od poprawy jakości usług lub produktów do zrobienia tego samego wykorzystanie zasobów a nawet spotkanie z wymogami zgodności. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym kluczowym korzyściom, które sprawiają, że standaryzacja procesów jest tak ważna:
- Zapewnienie spójności: Standaryzacja procesów oznacza posiadanie jasnych wytycznych i zasad dotyczących podejścia do danego zadania lub projektu. Wynikiem tego jest niestandardowa jakość dostarczanych dostawcom produktów lub usług
- Poprawa wydajności: W wyniku standaryzacji procesów uzyskuje się bardziej wydajne procedury i operacje. Takie procesy biznesowe minimalizują wąskie gardła, zbędne lub zduplikowane kroki oraz marnotrawstwo zasobów
- Eliminacja nieporozumień: Posiadanie wyczyszczonych i ustandaryzowanych procesów pomaga pracownikom wiedzieć, co robią, zmniejszając ryzyko nieporozumień i błędnej komunikacji. Jest to równie ważne dlaopracowywania nowych projektów i zarządzania istniejącymi
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych: Standaryzacja procesów może pomóc obniżyć niepotrzebne koszty i zoptymalizować zyski - zwłaszcza w przypadku złożonych procesów
- Łatwiejsze szkolenie i wdrażanie: Szkolenie nowych pracowników jest łatwiejsze i szybsze dzięki jasno wyczyszczonym standardowym procedurom operacyjnym
- Zadowolenie pracowników: Pracownicy czują się mniej zestresowani, gdy mają przejrzyste, szczegółowe wytyczne i dokumentują procesy dotyczące tego, jak mają podejść do zrobienia swojej pracy i czego się od nich oczekuje
- Poprawaniestandardowa obsługa klienta: Ustanowienie procedur składania dokumentów i komunikowania się z klientami pozostawia pozytywne wrażenie i podnosi poziom zadowolenia klientów
Przeciągnij i upuść niestandardowe pola do widoku formularza, aby tworzyć kompleksowe ankiety lub zbierać opinie w ClickUp 3.0
Jak poprawić standaryzację procesów w organizacji
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu podróży w kierunku standaryzacji procesów to ważny pierwszy krok w kierunku zwiększenia wydajności i produktywności, zadowolenia zespołu i zwiększenia satysfakcji klientów. Równie ważne jest jednak zrozumienie, w jaki sposób standaryzować procesy biznesowe.
Dlatego jesteśmy tutaj, gotowi podzielić się sprawdzonymi w boju najlepszymi praktykami za pomocą prostego przewodnika krok po kroku. Będziemy używać ClickUp , pierwszej klasy zadanie i narzędzie do zarządzania projektami które sprawia, że standaryzacja procesów jest dziecinnie prosta.
Krok 1: Zapisz i zwizualizuj kluczowe procesy Business, które wymagają standaryzacji
Każdy wysiłek związany ze standaryzacją procesów rozpoczyna się od ustalenia które procesy biznesowe wymagają standaryzacji w pierwszej kolejności. Nie wszystkie procedury są równie ważne i nie można standaryzować ich wszystkich na raz, więc należy ustalić priorytety. Przeanalizuj swoje cykle pracy i zidentyfikuj procesy biznesowe, które wnoszą największą wartość do Twojej firmy - są to ustandaryzowane procesy, które mogą odnieść największe korzyści ze standaryzacji.
Na przykład, możesz odkryć, że Twój dział obsługi klienta stosuje różne metody rozwiązywania tych samych problemów, tj. osiąga te same wyniki. Następnym krokiem jest zebranie zespołu i określenie najbardziej efektywnego procesu obsługi konkretnego zadania związanego z obsługą klienta.
Możesz to zrobić i wiele więcej, korzystając z Dokumenty ClickUp -unikalna funkcja zarządzania dokumentami do tworzenia, edytowania, udostępniania i przechowywania odpowiednich dokumentów. Utwórz ClickUp Doc dla każdego procesu, zaproś odpowiednich członków Teams do współtworzenia i rozwijaj pomysły standaryzacyjne w czasie rzeczywistym.
Możesz przypisywać wynikające z nich zadania bezpośrednio w dokumencie, konwertując tekst na możliwe do śledzenia zadania lub oznaczając członków zespołu komentarzami w celu usprawnienia procesów biznesowych.
Łatwe formatowanie i współpraca nad dokumentami Docs wraz z zespołem bez nakładania się w ClickUp
Posiadanie istniejących procesów w formie pisemnej jest niezbędnym pierwszym krokiem - wizualizacja przenosi dokumentację procesów na inny poziom. W tym celu możesz użyć Tablica ClickUp czyli cyfrowe tablice idealne do burzy mózgów, współpracy wizualnej i uwalniania kreatywności.
Używaj Tablic do przekształcania koncepcji w pomysły w czasie rzeczywistym, dodawania notatek i omawiania z zespołem najlepszych podejść do standaryzacji procesów.
ClickUp Whiteboards to scentralizowany, wizualny hub do wspólnego przekształcania pomysłów zespołu w skoordynowane działania
Krok 2: Ustaw wyczyszczone cele
Standaryzacja procesów nie jest tak prosta, jak powiedzenie: "Od teraz w ten sposób zakończymy to zadanie"
Często wiąże się z dostosowaniem i ponownym opracowaniem standardowych procesów, a nawet wymyśleniem zupełnie nowych. Co najważniejsze, nie można oczekiwać, że wyniki wysiłków standaryzacyjnych pojawią się z dnia na dzień.
Aby pozostać na właściwym kursie, potrzebne są wyczyszczone, mierzalne cele standaryzacji procesów. Ustawienie takich celów ukierunkowuje wysiłki i pomaga śledzić postępy. Oczywiście cele te są jedynie wytycznymi - można je dostosowywać w czasie, aby napędzać ciągłe doskonalenie. Cele ClickUp jest dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby utrzymać zespół na właściwym torze i połączyć pracę z celami. Funkcja ta pomaga w ustawieniu celów i łatwym mierzeniu powodzenia.
Wszystko, co musisz zrobić, to połączyć zadania lub listy do zrobienia z Celem, a ClickUp automatycznie śledzi postępy w miarę ich zakończenia. 🏅
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Użyj folderów ClickUp do organizowania i zarządzania celami oraz śledzenia cykli sprintu i OKR , dodaj unikalne opisy, aby skategoryzować cele, ustaw terminy i udostępniaj cele odpowiednim członkom zespołu.
Krok 3: Stwórz mapę procesów Tworzenie mapy procesów pomaga wizualizować proces,
zidentyfikować jego wydajność i obszary wymagające poprawy, a także nakreślić sekwencje wydarzeń i zadań. W związku z tym, mapa procesów zajmuje ważne miejsce w standaryzacji procesów - pomaga zrozumieć procesy, dostrzec niespójności, zidentyfikować najlepsze praktyki i stworzyć na ich podstawie nowe zasady. ✨
Łatwe tworzenie map procesów za pomocą aplikacji Mapy myśli ClickUp to wyjątkowa opcja, która pozwala planować, organizować i łączyć pomysły, zadania i projekty. Mapy te pełnią funkcję przeciągnij i upuść, umożliwiając rysowanie połączeń i tworzenie unikalnych wizualizacji.
Wybieraj między mapami myśli opartymi na zadaniach lub węzłach, udostępniaj je współpracownikom i dostosowuj w razie potrzeby bez wysiłku.
Planuj i organizuj projekty, pomysły lub istniejące zadania w ClickUp, aby uzyskać najlepszy wizualny zarys
Nie chcesz zajmować się tworzeniem map myśli od podstaw? Z pomocą przychodzą szablony ClickUp! Ich przygotowane sekcje przeprowadzą Cię przez cały proces tworzenia mapy.
Polecamy Szablon tablicy z mapą procesów ClickUp oraz Szablon mapy procesu ClickUp PDCA ponieważ oba pomagają podzielić procesy na kategorie w celu łatwiejszego zarządzania.
Krok 4: Stwórz standardowe procedury operacyjne
Standardowe procedury operacyjne (SOP) są sercem standaryzacji procesów, ponieważ to one gwarantują spójność i lepszą wydajność. Wykorzystasz je do nakreślenia instrukcji krok po kroku dotyczących obsługi różnych zadań i działań.
Biorąc pod uwagę znaczenie procedur SOP, należy zachować szczególną ostrożność podczas ich opracowywania. Powinny być zwięzłe i szczegółowe, nie pozostawiając miejsca na niejasności i gdybanie.
Ponownie skorzystaj z ClickUp Docs, aby opracować swoje SOP - dodaj odpowiednich członków zespołu do dokumentu i stwórz kompleksowe wytyczne dotyczące postępowania w różnych sytuacjach i zadaniach w Twojej firmie. Współpracuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym, zostawiaj komentarze i wymyślaj procedury, które przynoszą największą wartość.
Ponieważ tworzenie najwyższej jakości SOP wymaga pewnych umiejętności, możesz czuć się pewniej korzystając z szablonów SOP ClickUp. Na przykład, możesz użyć szablonu Szablon SOP ClickUp -ten szablon dokumentu zawiera instrukcje dotyczące tego, co należy zawrzeć w każdej sekcji dokumentu.
W ten sposób zminimalizujesz ryzyko pominięcia kluczowych informacji.
Przyspiesz tworzenie SOP dzięki temu gotowemu szablonowi od ClickUp - po prostu wpisz swoje dane i możesz ruszać na wyścigi
Możesz również skorzystać z szablonu Szablon standardowych procedur operacyjnych ClickUp . Jest to kolejny szablon dokumentu, który pomaga standaryzować procesy, takie jak wdrażanie, szkolenie i promocja pracowników.
Krok 5: Automatyzacja powtarzalnych procesów
Czy twój zespół poświęca dużo czasu do zrobienia powtarzalnych zadań, które nie wnoszą wiele wartości do firmy? Jeśli tak, to istnieje prosty sposób, aby to zmienić i pozwolić pracownikom skupić się na ważniejszych obowiązkach Automatyzacja ClickUp .
Wykorzystaj ClickUp Automatyzacja, aby zoptymalizować procesy i zaoszczędzić czas
Automatyzacja pozwala zwiększyć wydajność, zminimalizować ryzyko błędów i usprawnić procesy. Składają się one z:
- Wyzwalacze: Wydarzenia, które uruchamiają automatyzację (można je zastosować do zadań, podzadań lub obu)
- Warunki: Kryteria, które muszą zostać spełnione, aby automatyzacja została uruchomiona
- Akcje: Wydarzenia, które mają miejsce po spełnieniu warunku
ClickUp oferuje kilka opcji korzystania z automatyzacji. Jeśli chcesz osiągnąć konkretny wynik, możesz utworzyć Niestandardowe automatyzacje . Możesz też pójść na skróty i użyć Szablony automatyzacji z gotowymi wyzwalaczami i akcjami. Są one konfigurowalne i dobrze dostosowują się do procesów.
Jeśli twoja automatyzacja jest połączona z inną aplikacją, taką jak Calendly, GitHub lub HubSpot, zawsze możesz utworzyć plik Automatyzacja integracji .
Krok 6: Informowanie o nowych procedurach
Standaryzacja procesów często oznacza znaczącą zmianę podejścia członków zespołu do wykonywanych zadań. Pomóż im zrozumieć te zmiany poprzez skuteczną komunikację. Oznacza to, że powinieneś mieć wszystko na piśmie i informować interesariuszy o każdym szczególe związanym z ich pracą.
Co więcej, jeśli standaryzacja procesu wymaga użycia nowych narzędzi i procedur, upewnij się, że odpowiednio przeszkoliłeś swój zespół. W ten sposób będą oni mogli śmiało podejść do nowych procesów i mieć 100% pewności, że wiedzą, co robią.
Dodawaj członków zespołu do dyskusji i współpracuj z ClickUp Chat w jednej przestrzeni i unikaj przeskakiwania między oprogramowaniem
ClickUp pomaga komunikować się z zespołem i zachować przejrzystość. Masz do dyspozycji Widok czatu , w którym można udostępniać aktualizacje, przypisywać elementy działań oraz załączać połączone linki i pliki.
Możesz także dodać odpowiednie osoby do ClickUp Docs i ClickUp Whiteboards, poprosić je o podzielenie się swoimi dwoma groszami na temat standaryzacji procesu i włączyć je do proces podejmowania decyzji .
Jeśli Twój Teams często komunikuje się przez e-mail, możesz użyć E-mail w ClickUp ClickApp i wysyłaj oraz odbieraj e-maile bez opuszczania platformy, aby scentralizować swoją pracę. 📩 Szablony dokumentacji procesów ClickUp mogą pomóc w szczegółowym opisaniu każdego procesu i udostępnianiu go interesariuszom. Nasze rekomendacje to Szablon dokumentu planu procesu ClickUp oraz Szablon do efektywnego tworzenia procesów ClickUp .
Krok 7: Analizuj i monitoruj każdy krok
Stworzyłeś standardowe procedury operacyjne, omówiłeś je z zespołem i ustawiłeś swoje plany w ruchu. Ale na tym moja praca się nie kończy. Aby zapewnić ciągłe powodzenie, musisz ściśle monitorować i analizować.
Z Pulpity ClickUp możesz. To Twoje centrum kontroli do obserwowania i śledzenia wydajności każdego procesu w Twojej firmie. Użyj pulpitów, aby monitorować obciążenie pracą i wydajność zespołu, wizualizować zasoby, planować i zarządzać celami oraz uzyskać szczegółowy wgląd w każdy aspekt procesu.
Wybieraj spośród ponad 50 dostępnych widżetów, aby monitorować określone aspekty swojej działalności i wykrywać potencjalne obszary wymagające poprawy .
Pulpity w ClickUp 3.0 dają zwinnym kierownikom projektów szybki widok pozostałych zadań i priorytetów zespołu na dany tydzień, a także szczegółowe wykresy burnup i burndown
Przykłady standaryzacji procesów
Omówiliśmy teoretyczną część standaryzacji procesów. Zobaczmy, jak to działa w praktyce na dwóch rzeczywistych przykładach.
Obsługa klienta
Zaobserwujmy zespół wsparcia klienta w firmie oferującej opartą na subskrypcji platformę do strumieniowego przesyłania multimediów. Ich zadaniem jest odpowiadanie na e-maile i dostarczanie dokładnych i istotnych informacji obecnym i potencjalnym dostawcom.
Teams składa się z 10 osób i każdy ma swój własny sposób odpowiadania na e-maile klientów. Na przykład Jenny utrzymuje swobodny, serdeczny ton, podczas gdy John lubi zachować profesjonalizm.
Posiadanie tych różnych osobowości i podejść w zespole może dezorientować klientów i pozostawiać negatywne wrażenie, ponieważ nigdy nie wiedzą, czego się spodziewać. Dodatkowo, zespół jest często zajęty, więc niektóre e-maile klientów mogą zagubić się w chaosie.
Standaryzacja procesów obsługi zapytań klientów za pośrednictwem poczty e-mail może pomóc zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i zapewnić spójność.
Zacznij od analizy bieżących procesów biznesowych. Weź pod uwagę czasy odpowiedzi, daty powstania i kategoryzację zgłoszeń, ustalanie priorytetów i zbieranie opinii klientów. Zwizualizuj cały proces, aby lepiej go zrozumieć i wskazać obszary wymagające uwagi.
Zbuduj swój proces wsparcia w narzędziu ClickUp Mind Maps, aby zwizualizować cały cykl pracy
Teraz nadszedł czas na ustawienie celów. Na przykład, jeśli Twoi niestandardowi klienci skarżyli się na powolny czas reakcji, powinieneś skupić się na poprawie tego wskaźnika. Upewnij się, że twoje cele są mierzalne, abyś mógł śledzić postępy w czasie.
Następnie należy stworzyć procedury SOP. Udokumentuj, w jaki sposób przedstawiciele obsługi klienta powinni odpowiadać na wiadomości e-mail. Możesz użyć szablonów, aby stworzyć szczegółowy przewodnik krok po kroku dotyczący obsługi różnych typów e-maili. Co więcej, możesz opracować sposoby kategoryzacji i priorytetyzacji e-maili oraz upewnić się, że każdy klient otrzyma odpowiedź.
Automatyzacja może odegrać tutaj cenną rolę - wykorzystaj ją do wysyłania e-maili z potwierdzeniem do klientów, upewnij się, że e-maile docierają do właściwego przedstawiciela i poproś o opinie klientów.
Udostępnianie procedur SOP całemu zespołowi, wspólne ich przeglądanie i odpowiadanie na wszelkie pytania przedstawicieli. Wykorzystaj SOP do wdrażania nowych pracowników i lepszego ugruntowania operacji biznesowych.
Wreszcie, nie zapomnij od czasu do czasu ponownie przeanalizować procesów biznesowych, aby upewnić się, że nadal działają. Dokonaj tego analizując informacje zwrotne nie tylko od swoich niestandardowych klientów, ale także od swojego zespołu.
Przygotowanie żywności
Wyobraźmy sobie, że prowadzisz rodzinną burgerownię z wieloletnim doświadczeniem. Restauracja znana jest z pysznego jedzenia i obfitych porcji.
Jednak właściciele otrzymali ostatnio kilka skarg dotyczących ich burgerów - wydaje się, że jakość produktu często się różni, zwłaszcza w odniesieniu do smaku.
Chcesz standaryzować proces przygotowywania burgerów. Zaczniesz od przeanalizowania obecnej procedury - uzyskasz przegląd wszystkiego, od zamówień po czas gotowania, dodatki i porcje.
Podczas analizy prawdopodobnie znajdziesz "najsłabsze ogniwo" - może to być niespójny czas gotowania, różna jakość mięsa lub nieświeże składniki. Stworzysz mapę procesu, aby to zwizualizować i zrozumieć najlepszy sposób na poprawę.
Następnie opracujesz procedury SOP. Na przykład, możesz stworzyć listę zatwierdzonych dostawców pasztecików do burgerów, nakreślić kroki organizacji sekcji grillowania, zdefiniować czasy gotowania i opisać proces opiekania bułek. Można również omówić bezpieczeństwo żywności i odpowiednie porcje.
Po zdefiniowaniu SOP, zwołaj spotkanie, na którym omówisz je z kucharzami i asystentami. Możesz również wydrukować SOP i trzymać je w pobliżu stanowiska pracy, aby każdy mógł je przeczytać w razie potrzeby.
Organizuj regularne spotkania z personelem, aby upewnić się, że proces przebiega sprawnie i często pytaj gości o opinie. Te proste korekty sprawiają, że ogólne operacje biznesowe przebiegają sprawniej.
ClickUp: Twój sprzymierzeniec w standaryzacji procesów
Standaryzacja procesów to doskonały sposób na zoptymalizować cykl pracy , zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zapewnić zadowolenie zespołu i niestandardowych klientów. Często wymaga to jednak ciężkiej pracy i dbałości o szczegóły.
Dzięki solidnym opcjom dokumentowania, wizualizacji i zarządzania procesami, ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz, aby wprowadzić strukturę do cyklu pracy i utrzymać zespół na tej samej stronie. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, poznaj jego wyjątkowe funkcje i zacznij rewolucjonizować standaryzację procesów. 🔁