Większość z nas była w sytuacji, w której nie było wystarczająco dużo pracy do zrobienia. Zdajemy sobie również sprawę z wpływu, jaki może mieć nadmiar pracy i ryzyka, jakie ze sobą niesie. Zarządzanie obciążeniem ludzi i ich pracą jest starannym balansowaniem, które wykorzystanie zasobów stara się rozwiązać.
W tym przewodniku omówimy praktyczne kroki dla kierownika projektu, aby jak najlepiej wykorzystać zasoby swojego zespołu. Dodatkowo, mamy kilka fantastycznych szablonów, które pomogą ci w tym procesie.
Zanurzmy się i odkryjmy sekrety skutecznego zarządzania zasobami !
Czym jest wykorzystanie zasobów?
Wykorzystanie zasobów to wskaźnik, którego kierownicy i liderzy projektów używają do oceny sposobu wykorzystania zasobów w ramach projektu. Mierzy wskaźnik wykorzystania zasobów (często ludzi) w czasie, aby określić, czy są one niedostatecznie wykorzystywane, nadmiernie wykorzystywane lub wykorzystywane w wystarczającym stopniu.
Wskaźnik wykorzystania zasobów mierzy, jaka część dostępnego czasu członka zespołu jest wykorzystywana do pracy podlegającej rozliczeniu. Wskaźnik ten daje ci wgląd w to, jak wydajni są członkowie twojego zespołu, czy efektywnie wykorzystujesz zasoby i jak możesz lepiej zoptymalizować sposób pracy, aby uzyskać wyższą wydajność i rentowność.
Wykorzystanie zasobów jest często mylone z alokacja zasobów . Znajdują się w podobnej przestrzeni, ale obie mają unikalne role. Wykorzystanie koncentruje się na sposobie zarządzania i optymalizacji wszystkich zasobów. Alokacja to nauka o przypisywaniu określonych zasobów do poszczególnych projektów po podjęciu decyzji o najlepszym sposobie ich organizacji.
Widok Box w ClickUp pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Jak obliczyć wykorzystanie zasobów
Zrozumienie, czy Twoje zasoby są niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystane jest niezwykle cenne, ale do zrobienia - jak zmierzyć wykorzystanie zasobów? Może się to wydawać skomplikowane, ale w rzeczywistości istnieje typowa formuła wykorzystania zasobów, której można użyć:
Stopień wykorzystania zasobów = Łączna liczba rozliczonych godzin / łączna liczba dostępnych godzin
W ten sposób uzyskasz liczbę, którą możesz wykorzystać do porównania różnych zasobów, członków Teams i projektów. Pomnóż wynik końcowy przez 100, jeśli chcesz przekształcić liczbę w wartość procentową.
Przyjrzyjmy się przykładowi tej formuły w prawdziwym życiu.
Twój programista jest zatrudniony na umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin wynoszącym 40 godzin tygodniowo. Poprosiłeś go o zakończenie karty czasu pracy i okazało się, że spędza 30 godzin tygodniowo na pracy podlegającej rozliczeniu. Zastosujmy tę formułę:
Współczynnik wykorzystania zasobów = 30 / 40
Daje nam to wskaźnik wykorzystania zasobów na poziomie 0,75, czyli 75%.
Z powyższych informacji jasno wynika, że czas członka zespołu nie jest efektywnie wykorzystywany. Postaraj się skrócić czas spędzany na spotkaniach, przydziel zadania administratora innemu członkowi zespołu i zainwestuj w narzędzia do zarządzania projektami które usprawniają cykl pracy. W ten sposób ich wiedza może zostać wykorzystana do zakończenia rozliczanych zadań.
Znajdź koszt całych kampanii, rozliczalnych godzin i nie tylko dzięki zaawansowanym formułom w polach niestandardowych ClickUp
Spójrzmy na inny przykład. Twój menedżer ds. marketingu cyfrowego jest zatrudniony na umowę o pracę w niepełnym wymiarze 20 godzin tygodniowo, ale często pracuje dłużej. Okazuje się, że w rzeczywistości spędza on 25 godzin tygodniowo na działaniach podlegających rozliczeniu.
Wskaźnik wykorzystania zasobów = 25 / 20
Wskaźnik wykorzystania zasobów tego członka zespołu wynosi 1,25, czyli 125%. Jest to więcej niż zakontraktowane godziny pracy i naraża go na ryzyko wypalenia zawodowego. Ważne jest, aby zmniejszyć liczbę przepracowanych przez niego godzin, przydzielając zadania innym członkom zespołu, powiększając zespół lub wprowadzając oszczędności w wydajności lub procesach. ⚒️
Korzyści z efektywnego wykorzystania zasobów
Uzyskanie odpowiedniej równowagi jest prawie niemożliwe, ale najlepsi kierownicy projektów dążą do zarządzania i poziom zasobów tak efektywnie, jak to tylko możliwe. Inteligentne wykorzystanie zasobów przynosi wiele korzyści całemu Teamsowi. Oto kilka z wielu powodów, dla których warto zainwestować w to swój czas i energię.
Zwiększone zadowolenie zespołu
Członkowie Teams mogą tworzyć osobiste cele w ClickUp i ustawiać cele, aby śledzić swoje postępy i mieć oko na swoje własne obciążenie
Większość z nas rozwija się, gdy ma dobry, stały strumień pracy, który jest możliwy do opanowania, ale także pomaga nam się rozwijać i stawiać sobie wyzwania. Posiadanie zbyt dużej ilości pracy jest drogą do wypalenia i nieszczęścia, podczas gdy posiadanie zbyt małej ilości pracy może sprawić, że będziemy znudzeni i nieszczęśliwi.
Skuteczni kierownicy projektów dążą do optymalizacji zarządzania zasobami, aby członkowie ich zespołów byli zadowoleni. Wiedzą, że należy unikać nadmiernego wykorzystania zasobów i przekraczania zaplanowanego czasu pracy, a także podejmują wysiłek proaktywnego zarządzania wykorzystaniem zasobów w celu poprawy ich wykorzystania zadowolenie pracowników morale i satysfakcja. 🤩
Wyższe poziomy wydajności
W prawie każdej organizacji istnieją zasoby, które nie są w pełni wykorzystywane. Zrozumienie wskaźnika wykorzystania zasobów daje szansę na zidentyfikowanie niedostatecznego wykorzystania i wprowadzenie zmian w celu podniesienia poziomu wydajności.
Dzięki odpowiednim narzędziom, formułom i planom możesz regularnie sprawdzać wykorzystanie zasobów i szybko dostosowywać się do nich, aby jak najlepiej wykorzystać swój zespół projektowy. Dystrybuuj więcej pracy do pełnoprawnych członków zespołu i staraj się przydzielać zadania z dala od tych, którzy są zagrożeni utratą produktywności z powodu nadmiernego wykorzystania zasobów. 📈
Większa kontrola nad projektami
Użyj widoku obciążenia pracą w ClickUp, aby zarządzać obciążeniem zasobów i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Zarządzanie projektami obejmuje wiele ruchomych części, a zrozumienie, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby, jest tylko jedną z nich. Skuteczny plan wykorzystania zasobów sprawia, że plan obciążenia łatwiejsze i daje większy wgląd i kontrolę nad projektami.
Jeśli nie wiesz, nad czym pracują członkowie twojego zespołu lub jaka jest ich wydajność, trudno jest zachować kontrolę. Unikaj przekraczania rozliczonych godzin dla klientów, przypisywania członków zespołu w ostatniej chwili i płacenia za zatrudnienie dodatkowych zasobów poprzez staranne zarządzanie wykorzystaniem zasobów. 👀
Lepsze zarządzanie poszczególnymi zasobami
Niezależnie od tego, czy pracujesz z dużym zespołem projektowym, czy z małym, trudno jest sprawdzać wszystkich przez cały czas, aby zrozumieć ich obciążenie w czasie rzeczywistym. Posiadanie narzędzia, które ułatwia wykorzystanie zasobów, pozwala lepiej zrozumieć czas każdej osoby na bieżąco.
Dzięki planowi, formule lub narzędziu, które daje przegląd dostępnych zasobów i ich efektywności, można podejmować bardziej strategiczne decyzje na poziomie indywidualnym. Sprawdź członków zespołu, aby upewnić się, że ich obciążenie pracą jest możliwe do opanowania, podejdź do alokacji zasobów w bardziej sprawiedliwy sposób i zrozum czas swojego zespołu zarówno ogólnie, jak i na bardziej szczegółowym poziomie. ✨
Wyższa rentowność
Przyjęcie praktyki efektywnego wykorzystania zasobów nie tylko sprawia, że ludzie są szczęśliwsi; może również przynieść więcej pieniędzy. Pracując nad poziomem wydajności i usprawniając cykl pracy, można również cieszyć się wyższą rentownością.
Bardziej efektywne zarządzanie zasobami ma bezpośredni wpływ na wyniki finansowe. Dobry wskaźnik wykorzystania zasobów gwarantuje, że nie spędzasz więcej czasu na projektach klientów niż oczekiwano, co może mieć wpływ na rentowność. Szczęśliwsi, bardziej zaangażowani członkowie zespołu wykonują również lepszą pracę, co oznacza, że możesz komendować wyższe stawki za najlepszy produkt lub usługę. 💰
Jak poprawić wykorzystanie zasobów w zespole
Efektywna alokacja zasobów przynosi wiele korzyści, ale do zrobienia we własnym zespole projektowym? Oto jak poprawić wykorzystanie zasobów i cieszyć się korzyściami w swoim zespole.
1. Zrozumienie dostępności każdego członka zespołu
Efektywniejsze wykorzystanie zasobów zaczyna się od ich dokładniejszego poznania. Upewnij się, że masz jasność co do godzin pracy i schematów pracy członków zespołu, aby mieć dostęp do odpowiednich informacji podczas przydzielania zasobów do projektów.
Skorzystaj z narzędzia takiego jak ClickUp do przechowywania wszystkich danych i sprawdzania dostępności zasobów w czasie rzeczywistym. Użyj zarządzanie obciążeniem pracą aby uzyskać widok dostępnego obciążenia pracą członków zespołu, dzięki czemu można podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące przydzielania zadań, ról i obowiązków. 📄
2. Użyj formuły, aby określić wykorzystanie zasobów przez zespół
Nie można zaoszczędzić na wydajności, jeśli nie wie się, od czego się zaczyna. Zanim rozpoczniesz optymalizację, spróbuj obliczyć wykorzystanie zasobów w obecnym stanie.
Weź powyższą formułę i użyj jej do obliczenia wskaźnika wykorzystania zasobów dla każdego członka zespołu projektowego. Da ci to użyteczną miarę do wykorzystania podczas wprowadzania ulepszeń, dzięki czemu będziesz mógł zrozumieć wpływ swoich zmian i to, czy zmieniają one wskaźnik wykorzystania zasobów we właściwym kierunku. 🙌
3. Przypisywanie odpowiednich zasobów do projektów
Gdy już wiesz, jaki jest twój wskaźnik wykorzystania, możesz użyć go do poinformowania, które zasoby przydzielasz do poszczególnych projektów. Ten wskaźnik sprawia, że planowanie projektów i planowanie zasobów jest łatwiejsze, ponieważ można podejmować strategiczne decyzje w oparciu o obciążenie pracą i obciążenie.
Przypisanie odpowiednich zasobów nie dotyczy tylko tego, kto ma dostępny czas. Chodzi również o ustawienie umiejętności, kompatybilność i wiedzę specjalistyczną. Najlepsi kierownicy projektów wiedzą, jak zrównoważyć wszystkie potrzeby, aby zbudować silny zespół projektowy. ✨
4. Przypisywanie godzin jako podlegających lub niepodlegających rozliczeniu
Zrozumienie różnicy między zadaniami podlegającymi i niepodlegającymi rozliczeniu oznacza, że możesz podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące wykorzystania zasobów. Jeśli jest zbyt wiele godzin niepodlegających rozliczeniu, twój zespół projektowy nie ma czasu na pracę nad projektami podlegającymi rozliczeniu, które przynoszą wynagrodzenie.
Przeanalizuj wszystkie zadania, nad którymi pracują członkowie Twojego zespołu i przypisz je do zadań podlegających lub niepodlegających rozliczeniu. Określ, czy równowaga jest właściwa, czy też musisz przydzielić zadania niepodlegające rozliczeniu innemu członkowi zespołu, aby zwolnić cenny czas. Pola niestandardowe ClickUp ułatwiają kategoryzowanie zadań, dzięki czemu można szybko sprawdzić, jak członkowie zespołu spędzają czas. 📚
5. Śledzenie czasu pracy
Śledzenie czasu w ClickUp pozwala zespołowi zobaczyć szczegółowy widok tego, gdzie spędzany jest czas, dzięki czemu procesy mogą zostać stale ulepszane Nie można zrozumieć, nad czym pracują członkowie zespołu bez dokładnych kart czasu pracy, które są regularnie aktualizowane. Wprowadź system, w którym członkowie zespołu będą wypełniać cotygodniowe karty czasu pracy, abyś mógł uzyskać realistyczny widok czasu spędzonego nad danym projektem.
ClickUp oferuje wiele rozwiązań w tym zakresie szablonów do zarządzania czasem i funkcje, które ułatwiają śledzenie czasu członków zespołu. The Szablon karty czasu pracy dla usług ClickUp jest idealny do śledzenia godzin pracy lub czasu podlegającego rozliczeniu. Dostępny jest również szablon wbudowany time tracker którego można używać z pulpitu, przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych - umożliwiając dodawanie czasu do projektów niezależnie od tego, gdzie znajdują się członkowie zespołu. 👀
6. Porównanie oczekiwanych i faktycznie rozliczonych godzin
Twórz niestandardowe pulpity w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd oczekiwanych i rzeczywistych godzin pracy całego zespołu
Nawet najlepiej zarządzane projekty mogą napotkać na przeszkody i trudności ograniczenia zasobów powodując, że rzeczywista łączna liczba godzin podlegających rozliczeniu różni się od oczekiwanej. Śledzenie wykorzystania zasobów przez cały projekt i ocena na koniec, aby zobaczyć, jak blisko szacunków byłeś.
Pomiar oczekiwanych i faktycznie rozliczonych godzin daje lepszy wgląd w sposób zarządzania zasobami. Jeśli jest blisko, jesteś na dobrej drodze. Jeśli przekroczyłeś, być może nadszedł czas, aby dokładniej monitorować wykorzystanie zasobów w całym projekcie, aby uniknąć sytuacji, w której scope creep . Jeśli jest on niższy od oczekiwanego, być może można było zrobić więcej do zrobienia dla klienta. Wszystko to są przydatne informacje, które można zabrać ze sobą do przyszłych projektów. 🌻
Zarządzanie zasobami z_ kalendarz zasobów !
7. Korzystanie z narzędzi i szablonów w celu optymalnego wykorzystania zasobów
Śledzenie aktywów firmy i szybkie tworzenie wprowadzanie danych na widoku listy, tabeli lub osi czasu, a następnie zmaksymalizuj zasoby zespołu, zarządzając obciążeniem pracą za pomocą widoków Obciążenie pracą i Box
Świadomość, że należy mierzyć stopień wykorzystania i strategicznie przydzielać zasoby ma sens, ale potrzebne są do tego odpowiednie narzędzia do zarządzania zasobami aby tak się stało. Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zasobami, które usprawnia proces, wykorzystuje automatyzację powtarzalnych zadań i zapewnia większą kontrolę nad zasobami.
ClickUp jest pełen funkcji i szablonów, dzięki którym wykorzystanie zasobów będzie bardziej efektywne. Nasz funkcje zarządzania zasobami wykraczają poza podstawowe arkusze kalkulacyjne i bazy danych - zapewniając cyfrowy hub dla wszystkich potrzeb związanych z zasobami.
Przeglądaj i śledź zasoby firmy na pierwszy rzut oka w wielu typach widoków, takich jak listy, tablice i osie czasu. Korzystaj z wbudowanego time trackera, aby dodawać wpisy, ustawiać szacowane czasy i wykorzystywać je do inteligentniejszego przydzielania czasu. ClickUp łączy śledzenie czasu, zarządzanie zasobami i inteligentne pulpity, aby zapewnić lepsze zarządzanie projektami. ✨
3 przydatne szablony wykorzystania zasobów
Zaczynanie od zera może wydawać się przytłaczające - zwłaszcza jeśli jest to Twoje pierwsze przedsięwzięcie w świecie strategicznego wykorzystania zasobów. Na szczęście, ClickUp posiada kolekcję szablonów do planowania zasobów zaprojektowane, aby ułatwić Ci pełnienie tej roli.
1. Szablon do planowania zasobów ClickUp
Skorzystaj z szablonu do planowania zasobów, aby szybko sprawdzić pozostałe obciążenie
Szablon Szablon do planowania zasobów firmy ClickUp zapewnia łatwy sposób przeglądania i przydzielania zasobów w całym zespole projektowym lub dziale. Użyj widoku obciążenia pracą, aby zrozumieć obciążenie każdego członka zespołu, a następnie przydziel zasoby, wprowadzając zmiany bezpośrednio w planie zasobów.
2. Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp
Skutecznie planuj swoje zasoby za pomocą tego szablonu matrycy, aby określić oczekiwany całkowity koszt dostępnych zasobów
Łatwiejszy sposób na zrozumienie całkowitych kosztów projektu dzięki szablonowi Szablon matrycy zasobów projektu autorstwa ClickUp . Szablon ten wykorzystuje niestandardowe pola, takie jak dział, typ zasobu, dni i stawka, dzięki czemu można określić koszty, przygotować dokładne budżety i skuteczniej przydzielać zasoby.
3. Szablon ClickUp Zarządzanie zasobami ludzkimi
Szybkie wykrywanie nieefektywności projektu i nierównowagi zadań dzięki szablonowi Resource Management People
Przedstawiony tutaj w formacie osi czasu, ten szablon Szablon Resource Management People by ClickUp to świetny sposób na nadzorowanie czasu, dostępności i wykorzystania członków zespołu. Zobacz ich obciążenie, typ projektu i zadania, nad którymi pracują z jednego centralnego miejsca.
Popraw wykorzystanie zasobów dzięki ClickUp
Efektywne zarządzanie zasobami ma sens. Właściwe wykorzystanie zasobów nie tylko prowadzi do zrobienia większej wydajności, ale także ma wpływ na zadowolenie pracowników i wyniki finansowe firmy.
Skorzystaj z powyższych kroków, aby poprawić wykorzystanie zasobów w swoim zespole lub w całej organizacji. Ułatw sobie cały proces i stwórz dedykowany hub dla wszystkich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami dzięki ClickUp. Załóż darmowe konto ClickUp już dziś i ciesz się lepszym sposobem zarządzania nowymi projektami. 🤩