Planowanie zasobów i zarządzanie projektami to dwie strony tego samego medalu. 🪙
Oto TL;DR: Plan zasobów dokładnie określa, czym należy zarządzać w projekcie. Proste, prawda?
Cóż, nie do końca. Zasobami może być wiele rzeczy, takich jak ludzie, technologia, surowce i sprzęt - by wymienić tylko kilka z nich. Dodatkowo, każdy zasób wiąże się z własnym kosztem, zestawem zależności, procesów i ograniczeń .
Biorąc pod uwagę zespoły wielofunkcyjne , przełożeni i interesariusze projektu do utrzymania w pętli, rzeczywiste zasoby ludzkie są prawdopodobnie rozproszone w różnych działach lub na różnych poziomach. A co z technologią potrzebną do ukończenia projektu? Może już ją posiadasz - a może trzeba ją zbudować lub kupić.
W ten sposób planowanie zasobów staje się skomplikowane. 😳
Chociaż każdy projekt jest wyjątkowy, istnieją między nimi wspólne wzorce, które mogą i powinny się powtarzać. Właśnie dlatego szablony planowania zasobów są tak przełomowe dla kierowników projektów. Planowanie zasobów może nigdy nie być łatwe, ale z pewnością może być o wiele łatwiejsze, a my pokażemy Ci, jak to zrobić! 🙌🏼
Potraktuj ten artykuł jako swój system wsparcia planowania zasobów, opisujący dokładnie, czym jest szablon planowania zasobów, co musi się w nim znaleźć, a na wielki finał 10 świetnych przykładów, które pomogą Ci zacząć.
Czym jest szablon planowania zasobów?
Plan zasobów pomaga w zarządzaniu i przydzielać zasoby potrzebnych do ukończenia projektu. Może również zapewnić najbardziej wydajne i skuteczne zarządzanie zasobami praktyki w całej organizacji! Zasoby te obejmują rzeczywiste lokale, sprzęt, aktywa i inne.
A gdyby tego było mało, oto najtrudniejsza część: plan zasobów musi płynnie współgrać z harmonogramem i budżetem, aby zapobiec nadmiernym wydatkom w fazie realizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje zasobów:
- Przechowywalne
- Nietrwałe
Zasoby magazynowane są po prostu dostępne, dopóki nie zostaną zużyte, podczas gdy zasoby nie magazynowane muszą być okresowo uzupełniane lub używane tylko w określonych momentach.
To powiedziawszy, kluczowe jest, aby pamiętać, że wszystko, czego potrzebujesz do realizacji projektu, jest zasobem. Obejmuje to materiały, narzędzia, sprzęt, a nawet zespół! To bardzo dużo i dlatego tak ważne jest, aby organizować swoje zasoby z dużym wyprzedzeniem, korzystając z pomocy wyznaczonej osoby narzędzie do zarządzania zasobami , ERP lub szablon planowania zasobów projektu.
Szablon planowania zasobów to plan na te palące pytania, które zadaje sobie każdy kierownik projektu:
- _Jak zapewnić ukończenie projektu bez przepracowania mojego zespołu?
- jak możemy dostarczyć go na czas i w ramach budżetu?
W zależności od zespołu preferowane oprogramowanie do zarządzania projektami szablon planowania zasobów może zawierać formuły, wstępnie zbudowane tabele, widoki projektu lub pulpitów nawigacyjnych, aby przyspieszyć proces konfiguracji i zapewnić wgląd w jego przebieg.
10 szablonów planowania zasobów
Trudno jest wybrać tylko jeden szablon do planowania zasobów, gdy jest ich tak wiele do wyboru, ale te 10 obejmuje wszystkie funkcje, których możesz potrzebować!
Zwłaszcza jeśli Twoja firma zainwestowała już w oprogramowanie Microsoft lub Produkty Google do tworzenia przepływów pracy, udostępniliśmy kilka opcji, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie rozwiązanie! Pamiętaj jednak, by nie kierować się wyłącznie kosztami - niektóre z najbardziej wartościowych szablonów na tej liście są równie potężne, co opłacalne! AKA, darmowe. 😎
Uzyskaj dostęp do dowolnego z tych 10 szablonów bezpośrednio z tego postu, aby usprawnić procesy planowania i obserwuj, jak zasoby zaczynają płynąć! 🤩
1. Szablon planowania zasobów ClickUp
Szablon planowania zasobów ClickUp
Właściwy zarządzanie obciążeniem pracą powinno zapewnić, że zarówno klient, jak i zespół projektowy są świadomi swojego zakresu i obowiązków, a także zapewnić jasny harmonogram zadań, które należy wykonać, aby dotrzymać terminów!
Uniwersalny Szablon planowania zasobów ClickUp został zaprojektowany w celu usprawnienia alokacji zasobów i zarządzania zadaniami poprzez zapewnienie ustandaryzowanej struktury dla całej pracy. Funkcja pól niestandardowych ClickUp organizuje najważniejsze szczegóły, dzięki czemu każdy ma dostęp do tych samych informacji:
- Przydzielone budżety, Pozostałe budżety i Aktualne koszty: Wybierz preferowaną walutę
- Zespoły: Jasny podział obowiązków z przypisanymi zespołami według marki, grupy lub działu
- Czas trwania projektu (dni): Dodaj całkowitą liczbę dni przeznaczonych na projekt
- Notatki o zasobach: Śledź ważne szczegóły dotyczące wszystkich zasobów
- Klienci: Śledź różnych klientów
- Koordynator projektu: Przypisanie komputera nadzorującego projekt od początku do końca
*Jeśli masz zespół koordynatorów projektu, mamy widok projektu stworzony specjalnie dla Ciebie. Sprawdź szablon #4! Pobierz ten szablon
2. Szablon obciążenia planowania zasobów ClickUp
Szablon obciążenia planowania zasobów ClickUp
Jeśli doświadczasz sezonu niezrównoważonego obciążenia pracą w swoim zespole, istnieje sposób na oczyszczenie mgły. A wszystko, czego potrzeba, to jednorazowa konfiguracja. (Ale zrobiliśmy to za Ciebie) 😉
Biorąc pod uwagę możliwości i umiejętności każdego pracownika lub zespołu, kierownicy projektów mogą tworzyć harmonogramy, które maksymalizują wydajność, jednocześnie minimalizując czynniki ryzyka po drodze. Dzięki takiemu podejściu zespoły będą lepiej przygotowane do dotrzymywania terminów, jednocześnie zapewniając wysokiej jakości wyniki w całym cyklu życia projektu.
Widok Gantta w tym szablonie ClickUp pozwala wizualizować różne projekty, dzięki czemu można zobaczyć wpływ jednej zmiany na inne harmonogramy. Pomoże to nie tylko zminimalizować zakłócenia, ale także upewnić się, że projekty pozostaną na właściwym torze.
Pro tip: Weź pod uwagę zasoby planowanie wydajności na wyższy poziom dzięki funkcjom Profile i Moja praca w ClickUp! Profile zapewniają wgląd w obowiązki każdej osoby, dzięki czemu można dodawać przypomnienia, wprowadzać poprawki lub zobaczyć, nad czym będą pracować w następnej kolejności. Pobierz ten szablon
3. Szablon osi czasu planowania zasobów ClickUp
Szablon osi czasu planowania zasobów ClickUp
Aby zapewnić pomyślne zakończenie projektu, ważne jest, aby lider zespołu wziął pod uwagę potencjalne ryzyko podczas tworzenia planów zasobów. Obejmuje to:
- Ocenę dostępności zasobów w różnych punktach w czasie
- Zrozumienie i zajęcie się ograniczeniami zasobów
- Przewidywanie wszelkich potencjalnych przerw lub opóźnień
Wszelkie zmiany dokonane w projektach i zadaniach bezpośrednio z widoku osi czasu ClickUp spowodują wysłanie aktualizacji do wszystkich zaangażowanych osób. Po przypisaniu pracy członkowie zespołu mogą łatwo monitorować dzień lub tydzień, aby sprawdzić dostępność zasobów.
Widok osi czasu wizualizuje ilość pracy przydzielonej każdemu członkowi zespołu w wybranym okresie czasu - jednego tygodnia, dwóch tygodni lub jednego miesiąca. Dodatkowo, szablon ten pomoże ci ocenić, czy niektóre zadania warto rozdzielić między wielu pracowników, czy też należy je przypisać do jednej osoby. Jest to pomocne w przypadku outsourcing agencji decyzje, ponieważ pozwoli to lepiej przyjrzeć się temu, co masz do dyspozycji.
Poznaj różnicę między_ Wykresy Gantta a osie czasu ! Pobierz ten szablon
4. Szablon planowania zasobów koordynatora projektu ClickUp
Szablon planowania zasobów koordynatora projektu ClickUp
Koordynatorzy projektów mają własne zadania do wykonania i zadania odrębne od projektów. Szablon ten jest doskonałym narzędziem do planowania zasobów dla zespołu koordynatorów projektów w celu wzajemnego dostosowania pracy.
Na przykład koordynator projektu organizuje plan zasobów dla aktualizacji produktu o wysokim priorytecie, który obejmuje określonych programistów, architektów systemów, marketing i innych członków zespołu na cały lipiec.
Dzięki łatwemu dostępowi do tych informacji zespoły będą lepiej przygotowane do szybkiego dostosowywania swoich planów w razie potrzeby bez narażania terminów lub dodawania dodatkowych spotkań.
Sprawdź naszą listę_ narzędzia do zarządzania obciążeniem aby zwiększyć produktywność zespołu! Pobierz ten szablon
5. Szablon obciążenia pracowników ClickUp
Szablon obciążenia pracowników ClickUp
Przydzielając pracę zespołom projektowym, menedżerowie muszą wziąć pod uwagę zarówno liczbę dostępnych zasobów, jak i potrzeby projektu. Ważne jest, aby upewnić się, że zespoły nie są przeciążone pracą lub przydzielonymi zadaniami przekraczającymi ich możliwości.
Wprowadź Szablon obciążenia pracownika ClickUp ! Zarządzaj obciążeniem pracą swojego zespołu i planuj przyszłe projekty, ustawiając tygodniową wydajność członków zespołu.
Ten szablon zawiera dwa widoki obciążenia pracą - Individual i Team - wraz z polami niestandardowymi, aby rozpocząć pracę z podstawowymi funkcjami:
- Odbiorca: Odpowiedzialny członek zespołu za zadanie
- Priorytet: Ważny, Wysoki i Normalny wskaźnik priorytetu
- Czas Oszacowanie: Przydzielony czas dla każdego zadania lub podzadania
- Zespół: Zespół, do którego należy zadanie i osoba przypisana
- Data: Data zakończenia Pobierz ten szablon ### 6. Szablon wstecznego planowania zasobów ClickUp
Szablon planowania zasobów ClickUp Backward
Wsteczne planowanie zasobów to podejście do zarządzania projektami, które zaczyna się od celu końcowego i działa wstecz, aby zidentyfikować i przydzielić zasoby dla każdego zadania potrzebnego do osiągnięcia pożądanego rezultatu.
Metoda ta jest skutecznym sposobem, aby zespoły pozostały zorganizowane, zapewniając jednocześnie, że mają wszystko, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują. Pracując w odwrotnej kolejności, zespoły mogą szybko zidentyfikować wszelkie potencjalne zagrożenia.
Układ plan projektu efektywnie i wizualizować pracę w ClickUp Szablon do wstecznego planowania zasobów . Jeśli jesteś nowy w tym podejściu, nie martw się! Szablon zawiera przewodnik dla początkujących z praktycznymi krokami i opisem, jak go uruchomić. ⚒️ Pobierz ten szablon
7. Szablon planowania konta ClickUp
Szablon planowania konta ClickUp
Planowanie konta to podstawowa strategia zarządzania zasobami, która zapewnia firmom niezbędne zasoby do osiągnięcia ich konkretnych celów. Ten rodzaj planowania zasobów obejmuje:
- Podejmowanie decyzji dotyczących najlepszego sposobu alokacji lub realokacji zasobów w celu maksymalizacji efektywności i optymalizacji wydajności
- Badanie aktualnej bazy zasobów firmy
- Ocenę mocnych i słabych stron
Analiza Szablon planowania konta ClickUp to szablon zarządzania, który zapewnia widoczność interesariuszy i bezpośrednio zaangażowanych zespołów. Posiada on wstępnie zbudowane widoki i pola niestandardowe, aby uzyskać pełny obraz każdego konta, w tym:
- Pola niestandardowe: Account Stage, Monthly Revenue, Account Health, Contact i Team
- Widok tablicy kont według etapu: Wszystkie konta zorganizowane według każdego etapu
- Widok listy kont: Wszystkie konta pogrupowane według statusu Pobierz ten szablon ### 8. Szablon alokacji zasobów ClickUp
Szablon alokacji zasobów ClickUp
Szablon Szablon alokacji zasobów ClickUp to strategiczne narzędzie dla zespołów marketingowych i kreatywnych do przydzielania funduszy, przypisywania członków zespołu, znajdowania materiałów lub usług potrzebnych do projektu i zapewniania realizacji budżetu bez poświęcania jakości. ✨
Jest wyposażony w różne widoki, aby spojrzeć na zasoby z wielu perspektyw bez dodatkowej pracy administracyjnej:
- Widok tablicy procesów realizacji: projekty pogrupowane według etapów projektu
- Widok listy według klientów: projekty pogrupowane według nazwy klienta
- Widok listy Według Projektów: projekty pogrupowane według Typu Dostawy
- Widok obciążenia zespołu: obciążenie pracą każdego zespołu w danym okresie czasu
- Widok obciążenia lidera zespołu: obciążenie pracą każdego lidera zespołu w danym okresie Pobierz ten szablon ### 9. Szablon planowania zasobów w programie Excel
przez Taktyczny kierownik projektu Ten szablon Microsoft Excel do planowania zasobów oferuje dobrze zorganizowany format do oddzielania zasobów zespołu. Ten standardowy szablon obejmuje niezbędne szczegóły potrzebne do rozpoczęcia dokładnego przewidywania wymaganych zasobów dla nadchodzących zadań, umożliwiając w ten sposób lepsze planowanie zasobów zarządzanie czasem i oszczędność kosztów w dłuższej perspektywie.
Jeśli szukasz czegoś więcej niż samodzielnego arkusza kalkulacyjnego, wypróbuj inne darmowe szablony do planowania zasobów od ClickUp, aby móc współpracować z zespołami w jednym miejscu! Pobierz ten szablon
10. Szablon planowania zasobów w Arkuszach Google
za pośrednictwem Google Workspace Marketplace
Szablony planowania zasobów w Arkuszach Google to kolejna świetna opcja dla zespołów korzystających z Google Workspace. Ten szablon pomaga zbudować wielopoziomową strukturę podziału pracy aby objąć wszystkie części zarządzania zasobami. Osoby zaznajomione z wykresami Gantta z pewnością docenią przejrzystą nawigację i wstępną konfigurację umożliwiającą natychmiastowe rozpoczęcie pracy.
Pro tip: Zintegruj Dysk Google z ClickUp aby przeglądać dyski osobiste i zespołowe bez opuszczania obszaru roboczego ClickUp! Masz również możliwość osadzania Arkuszy w zadaniach, komentarzach, Dokumentach, widokach i widżetach pulpitu nawigacyjnego ClickUp! 🤩
Bonus:_ Oprogramowanie struktury podziału pracy ! Pobierz ten szablon
Niezbędne funkcje w szablonie planu zasobów
TBH, od sukcesu szablonu do planowania zasobów zależy bardzo wiele. 👀
Szablon kładzie podwaliny pod dokładne planowanie zasobów przed i w trakcie projektu. Najbardziej przydatne szablony można łatwo dostosowywać i rozbudowywać, dzięki czemu można dodawać szczegóły do bardziej złożonych projektów lub usuwać kilka warstw w przypadku prostszych żądań. Ponadto będą one kompatybilne z ulubionymi narzędziami kierownika projektu i techniki, w tym wykresy Gantta , widok kalendarza, planowanie, zależności zadań , planowanie wydajności , poziomowanie zasobów i nie tylko. 😮
Ponad 15 widoków ClickUp zapewnia organizacjom kompleksowe rozwiązanie dla każdego zespołu
Przy nieskończonej liczbie szablonów zalewających każdą wyszukiwarkę Google, ważne jest, aby mieć pojęcie, czego szukasz, zanim rozpoczniesz proces wyszukiwania. Zamiast sprawdzać listy funkcji z każdym innym szablonem, trzymaj się tych czterech niezbędnych czynników, a nie będziesz rozczarowany!
- Wiele widoków: Różne projekty wymagają różnych sposobówwizualizacji przepływów pracy i zarządzania zasobami. Wiele widoków projektu umożliwiających uporządkowanie zadań w formie listy,kalendarz zasobów, schemat blokowy lub tablica Kanban to nieocenione atuty - zwłaszcza dla członków zespołu, którzy strukturyzują swoje obciążenie pracą w bardziej szczegółowy sposób
- Raportowanie i spostrzeżenia: Chociaż ważne jest, aby rozpocząć planowanie zasobów przed rozpoczęciem projektu, szczegółowe pulpity nawigacyjne i funkcje raportowania pomogą ci pozostać na bieżąco przez cały czas trwania projektu! Poszukaj słów kluczowych, takich jak instant i real-time, aby upewnić się, że Twój szablon zapewni aktualne i wiarygodne dane
- Dostosowanie: Szablon do planowania wydajności zasobów może zapewnić plan, ale musisz być w stanie dostosować go do własnych potrzeb. Nie ma dwóch takich samych zespołów i nie powinieneś być zmuszony do stosowania innego procesu ze względu na styl wybranego szablonu. Ponadto, istnieje tak wiele szablonów, że nie powinieneś być zmuszony do kompromisu w zakresie procesów, które już wprowadziłeś - to marnuje cenny czas!
- Integracje: Wiele integracji pomoże ci szybciej wdrożyć szablon planowania zasobów i znaleźć w nim więcej wartości w dłuższej perspektywie. Integracje rozszerzają funkcjonalność każdego narzędzia lub oprogramowania. Sprawdź, czy aplikacje, z których już korzystasz, będą zgodne z nowym szablonem
Rozpocznij planowanie zasobów z niestandardowymi szablonami ClickUp
Czyż szablony nie sprawiają, że trudne rzeczy stają się odrobinę łatwiejsze? 🥰
A szablon ClickUp? Cóż, o wiele łatwiej! ClickUp jest jedyną platformą produktywności wystarczająco potężną, aby zapewnić rozwiązania od ściany do ściany dla zespołów z różnych branż -spełnienie marzeń kierowników projektów, których zadaniem jest planowanie zasobów, przepływów pracy i rezultatów dla projektów dowolnej wielkości!
Użyj widoku obciążenia ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Niezależnie od tego, czy nadzorujesz obciążenie pracą w zespole, czy też opracowujesz nowe projekty w ramach współpracy ClickUp Whiteboard , ClickUp ma wszystkie funkcje potrzebne do usprawnienia procesów planowania bez zbędnego wysiłku.
Uzyskaj dostęp do mnóstwa funkcji planowania alokacji zasobów, ogromnej Biblioteka szablonów , ponad 1000 integracji i nieograniczoną liczbę zadań po zarejestrowaniu się w usłudze ClickUp's Free Forever Plan .
A gdy będziesz gotowy, aby odkryć jeszcze więcej funkcji, odblokuj widok obciążenia, niestandardowe raportowanie i wiele więcej dzięki płatnym opcjom za jedyne 5 USD! 💸 Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij planować z wyprzedzeniem. ✅