Czy kiedykolwiek drapałeś się po głowie nad terminem "kalendarz zasobów" w świecie zarządzania projektami?
Cóż, nadszedł czas, aby wyjaśnić tę tajemnicę. 🕵️♀️
Na początku kalendarze zasobów mogą wydawać się kolejnym szablonem, który wolałbyś ominąć. W końcu masz już doskonale przygotowane wydajny cykl pracy dzięki ulubionemu narzędziu do zarządzania projektami, prawda?
Poświęć nam jednak kilka chwil, aby wyjaśnić dlaczego kalendarze zasobów mogą być przełomem w planowaniu projektów, a być może staniesz się ich wielkim fanem. Jeśli Twoje cele obejmują optymalizację harmonogramów zespołów, zapewnienie wydajnego alokację zasobów i kierowanie zespołem lub kierownikiem projektu w celu dostarczania najwyższej jakości projektów na czas, będziesz chciał mieć ten artykuł pod ręką.
W tym przewodniku odkryjesz:
- Czym jest kalendarz zasobów?
- Dlaczego w zarządzaniu projektami potrzebny jest kalendarz zasobów?
- Kiedy używać kalendarza zasobów?
- 6 rzeczy, które należy uwzględnić w kalendarzu zasobów
- Jak stworzyć swój pierwszy kalendarz zasobów?
Zanurzmy się więc.
Czym jest kalendarz zasobów?
Kalendarz zasobów to narzędzie, które pokazuje dostępne zasoby, z którymi kierownik projektu lub lider zespołu może pracować w określonym czasie. Ten rodzaj kalendarza projektu pokazuje, ile godzin pracy jest dostępnych dla członków zespołu i sprzętu w danym okresie.
Na przykład, jeśli pracownik pracuje osiem godzin dziennie i poświęca już trzy godziny swojego czasu na realizację projektu A, masz pięć dodatkowych godzin jego czasu na przydzielenie zadań takich jak projekt B i projekt C. W tym miejscu kalendarz zasobów pokazuje dokładnie te godziny.
Zrozum na pierwszy rzut oka, kto w Twoim zespole jest niedopracowany lub przepracowany, dzięki czemu możesz łatwo zarządzać realokacją zasobów za pomocą widoku obciążenia pracą w ClickUp
Podobnie, kalendarze zasobów uwzględniają również to, ile godzin mogą pracować Twoje maszyny. Te kalendarze projektów notują również inne szczegóły, takie jak dni wolne, święta narodowe, czas odpoczynku, nazwy zadań oraz nazwiska kluczowych członków zespołu i maszyn.
W zarządzaniu projektami, Teams potrzebują kalendarzy projektów do alokacji zasobów. Pomagają one zwizualizować, gdzie praca może zostać przesunięta lub przydzielona - bez zbytniego zagłębiania się w szczegóły zarządzanie czasem .
Jaka jest różnica między kalendarzem zasobów a kalendarzem projektu?
Ponieważ zarówno kalendarze zasobów, jak i kalendarze projektów pomagają zarządzać krytycznymi częściami cyklu życia projektu, możliwe jest pomylenie ich ze sobą. Zanim przejdziemy dalej, pokrótce omówmy ten temat, aby zrozumieć kluczowe różnice:
- Kalendarze zasobów są tworzone przez menedżerów zasobów, podczas gdy kalendarze projektów są tworzone przez menedżerów projektów. Warto zauważyć, że menedżerowie projektów mogą również tworzyć kalendarze zasobów, jeśli żaden menedżer nie jest dostępny
- Pierwszy z nich uwzględnia zasoby, takie jak ludzie, maszyny i sprzęt. Z drugiej strony, ten drugi śledzioś czasu projektu
Organizuj projekty, planuj oś czasu i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie
Korzyści z kalendarzy zasobów dla kierowników projektów
Jeśli nie masz dokładnego zrozumienia dostępnych zasobów, możesz przecenić lub nie docenić, ile zadań ty i członkowie twojego zespołu możecie do zrobienia w czasie X.
Własny kalendarz zasobów może zapewnić zarówno mikroskopijny, jak i makroskopowy widok zasobów. Kalendarze projektów i zasobów pozwalają dokładnie określić, ile pracy można wykonać w ograniczonej osi czasu.
Załóżmy, że pierwsza część tej sekcji jest prawdziwa (aka, nie masz zrozumienia swoich zasobów), możesz skończyć:
- Tworzeniem konfliktów wśród wewnętrznych członków zespołu (np. zasoby ludzkie i sprzedaż mogą chcieć dostępu do niektórych członków zespołu w tym samym czasie)
- Zaplanowaniem mniejszej ilości pracy niż jest to konieczne
- Zgadzanie się na więcej pracy niż jest się w stanie zrobić
Ale odwrotność tego oznacza, że kierownicy projektów mogą:
- Poprawić oś czasu projektu i uzyskać dokładne zrozumieniekamieni milowych projektu* Zarządzanie czkawkami (takimi jak nieoczekiwane urlopy lub dysfunkcje sprzętu)
- Tworzenie zrównoważonego obciążenia pracą dla każdego członka zespołu w kalendarzu projektu
- Dopracowanie jakości pracy w celu zapewnienia powodzenia projektu
- Pomóc zespołowi projektowemu trzymać się harmonogramuharmonogramu projektu* Efektywnie przydzielać zasoby i zadania w kalendarzu projektu
- Zmniejszenie wypalenia wśród członków zespołu (krytyczne dla teamów zajmujących się zasobami ludzkimi)
- Upewnienie się, że żadna maszyna nie jest pod presją
- Optymalizacja cyklu pracy w kalendarzu projektu
Do czego służą kalendarze zasobów?
Wielu ekspertów sugeruje stworzenie kalendarza zasobów na początku projektu, najlepiej na etapie jego planowania. Jeśli jednak nie jest to możliwe do zrobienia przez kierowników projektów lub jeśli jesteś osobą, która przydziela zadania z miesięcznym lub tygodniowym wyprzedzeniem, możesz również utworzyć miesięczny lub tygodniowy kalendarz zasobów.
Wyobraźmy sobie, że Twoja firma zajmuje się wieloma projektami z rozłożonymi w czasie terminami, więc planujesz utworzyć kalendarz zasobów przed podjęciem nowego projektu, aby właściwie przydzielić dostępne zasoby.
Planowanie zasobów wymaga, aby kalendarze projektów pokazywały wszystko w tabeli, dzięki czemu można określić potencjalne wąskie gardła przed rozpoczęciem pracy
Aby to zrobić, może być konieczne dwukrotne sprawdzenie, kto może być częścią dodatkowego zespołu projektowego w oparciu o umiejętności wymagane do wykonania zadania, dostępność obecnego zespołu oraz jakie maszyny i oprogramowanie są w stanie osiągnąć cele przed rozpoczęciem projektu.
W tej notatce, inne zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak tworzenie kalendarza projektu, analizowanie różnych kamieni milowych projektu, tworzenie harmonogramu projektu itp. powinny być idealnie zrobione przez kierownika projektu również na scenie planowania.
W niektórych instancjach kalendarz zasobów jest jednak również tworzony przed rozpoczęciem projektu.
Na przykład, jeśli firma budowlana złożyła wniosek o kredyt hipoteczny i czeka na jego zatwierdzenie, będzie musiała również zanotować, co zrobić z dostępnymi maszynami, siłą roboczą i finansami do czasu przyznania kredytu - a wszystko to może być zrobione tylko z kalendarzem zasobów w ręku.
6 funkcji do uwzględnienia w kalendarzu zasobów
Przejdźmy teraz do szczegółów i zbadajmy, co powinno znaleźć się w kalendarzu zasobów - zanim przejdziemy dalej i podzielimy się przewodnikiem krok po kroku, jak stworzyć kalendarz zasobów i co jest w nim potrzebne.
1. Imiona i role członków zespołu
Każdy kalendarz zasobów musi zawierać nazwiska i role kluczowych członków zespołu. Niektóre firmy wolą pójść o krok dalej i nawet dołączyć inne szczegóły, takie jak telefon służbowy lub adres e-mail członka zespołu, aby kalendarz projektu był bardziej wydajny.
Usprawnij komunikację w zespole i zapewnij bezpieczne środowisko dzięki naszemu szablonowi, dzięki któremu wesprzesz różne metody komunikacji i wyjaśnisz typy elementów pracy
Prawdę powiedziawszy, do zrobienia tego wystarczą tylko podstawy - skoro potrzebujesz nazwisk i godzin pracy członków zespołu, aby sprawdzić ich dostępność, to po co się nad tym rozwodzić? Stwórz dokument dotyczący komunikacji w zespole lub skorzystaj z prostego szablonu, takiego jak Szablon komunikacji w zespole i matryca spotkań ClickUp .
Ponadto, zapisując nazwy i role zespołów, nie zapomnij dodać nazwisk liderów zespołów do szablonu. W przypadku, gdy menedżer zasobów będzie musiał przesunąć harmonogramy tu i tam, będzie wiedział, do którego lidera zespołu zwrócić się w sprawie danego zadania w kalendarzu projektu.
2. Dostępność, w tym godziny pracy, zmiany i dni wolne
Jest to najważniejsza część kalendarza zasobów - śledzenie dostępności, zmian, dni wolnych, świąt państwowych itp. Możesz notować dzienną dostępność pracownika lub, jeśli tworzysz kalendarz tygodniowy, dostępność tygodniową (i tak dalej).
Planuj zmiany swoich pracowników i obliczaj koszty pracy dzięki szablonowi harmonogramu pracy pracowników ClickUp
Na przykład, dzięki dziennej dostępności będziesz wiedzieć, ile godzin dziennie członek Teams A ma wolne. Podobnie w przypadku dostępności tygodniowej, poznasz dni w tygodniu, w których członek Teams B jest wolny.
Innym świetnym źródłem informacji może być Szablon harmonogramu dla pracowników ClickUp . Pozwala to na łatwe rejestrowanie godzin i dostępności dla każdego kluczowego członka zespołu, aby lepiej zarządzać zasobami i znać ogólny status projektu.
Zalecamy również, aby zamiast śledzenia czasu każdego członka zespołu, utworzyć planowanie personelu wydarzenia, które pomogą ci rozliczyć czas zespołu jako całości (który jest potrzebny na sesje burzy mózgów, reagowanie na opinie klientów, zrozumienie szczegółów projektu i efektywną pracę).
3. Sprzęt lub oprogramowanie wymagane do realizacji projektu
Zasoby, takie jak sprzęt, określone oprogramowanie, surowce itp., są również kluczowymi aspektami prowadzenia projektu.
Na przykład, jeśli podjąłeś się zadania produkcji mebli i nie masz wystarczającej ilości gwoździ, aby zbudować meble, które obiecałeś klientowi, musisz uwzględnić to w kalendarzu zasobów, aby móc je kupić przed rozpoczęciem projektu.
Notatka: Istnieją inne pozornie nieistotne zadania, takie jak wybór opakowania produktu, pisanie opisów produktów, a nawet tworzenie polityki prywatności dla strony internetowej, które mogą być ważne w wielkim schemacie rzeczy podczas próby zakończenia projektu, ale zwykle nie są rozliczane, ponieważ nie odnoszą się bezpośrednio do samego zadania.
Tak więc, oto ostrzeżenie, aby zanotować wszystkie te zadania w swoim kalendarzu zasobów! Drobne szczegóły mają znaczenie i naprawdę łatwo jest im umknąć bez odpowiedniej dokumentacji w kalendarzu projektu.
4. Obciążenie dla nowych zadań
Jeśli korzystasz z zaawansowanego oprogramowania (takiego jak ClickUp ) do tworzenia kalendarza zasobów, powinien w idealnym przypadku pozwolić ci dowiedzieć się jak dużo czasu, dostępności, członków zespołu i zasobów masz do podjęcia w nowych projektach.
Jeśli nadal utknąłeś na długopisie i papierze, użyj swoich umiejętności rozwiązywania zagadek, aby znaleźć optymalne obciążenie dla nowych zadań. A jeśli masz dość tego podejścia, nie winimy Cię. ClickUp jest tutaj do zrobienia za Ciebie.
5. Umiejętności lub specjalizacje
Wiele firm woli zapisywać umiejętności lub specjalizacje członka zespołu tuż obok jego nazwiska i roli, a to głównie dlatego, że kiedy pojawia się nowy projekt, mogą dopasować członka zespołu z właściwymi umiejętnościami do właściwego zadania.
Na przykład, wyobraź sobie, że jesteś agencją marketingu cyfrowego i otrzymujesz nowy projekt przeprojektowania strony internetowej dla pośrednika w obrocie nieruchomościami. Teraz możesz mieć w zespole wielu autorów zawartości, którzy podejmą się tego zadania.
Ale gdybyś wiedział, którzy autorzy specjalizują się w jakim typie zawartości, byłbyś w stanie dopasować do tego projektu autora, którego doświadczeniem są nieruchomości.
6. Koszty zasobów
Koszty zasobów to kolejna świetna ciekawostka, którą można dodać do kalendarza zasobów, ponieważ pozwala dowiedzieć się ile zapłacisz za projekt, biorąc pod uwagę liczbę zasobów, które zostały zaangażowane.
Trzymając się tego samego przykładu, co powyżej, jeśli zdasz sobie sprawę, że w zespole jest dwóch pisarzy zajmujących się nieruchomościami, z których jeden pobiera 40 USD za godzinę, a drugi 50 USD, być może będziesz musiał podjąć decyzję, którego pisarza umieścić w projekcie.
Możesz także dodać więcej szczegółów po tym. Na przykład, jakie oprogramowanie do przetwarzania listy płac preferuje członek zespołu, jakie są jego warunki płatności, w jakich godzinach i strefach czasowych pracuje itp.
Jak utworzyć kalendarz zasobów (za pomocą oprogramowania do kalendarza zasobów)
Zacznijmy od stworzenia własnego kalendarza zasobów!
1. Zbierz wszystkie szczegóły dotyczące zasobów
Aby stworzyć skuteczny kalendarz zasobów, zacznij od policzenia wszystkich posiadanych zasobów. Na przykład zanotuj następujące dane:
- Ile godzin w miesiącu pracują członkowie twojego zespołu w porównaniu do tego, ile godzin są dostępni?
- Jakie maszyny są potrzebne do zrobienia tego projektu, a jakie są dostępne (i na ile dni/godzin)?
- Jeśli potrzebujesz jakiegoś sprzętu, jakie są wymagania w porównaniu do tego, co masz pod ręką?
- Dostępność innych zasobów w porównaniu z czasem, na jaki będą potrzebne?
2. Zarejestruj się w ClickUp
Następny, zarejestruj się w ClickUp lub podobnego specjalistycznego oprogramowania, które może pomóc w wizualizacji obciążenia pracą zespołu. ClickUp jest bezpieczną opcją do wyboru, ponieważ posiada gotowe szablony, cieszy się zaufaniem tysięcy klientów, a także posiada środki bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe na miejscu.
Jeśli nie czujesz się jeszcze komfortowo kupując płatną wersję ClickUp, możesz również skorzystać z wersji Free.
P.S.: Możesz również użyć Arkusz kalkulacyjny Excel lub Kalendarz Google lub Arkusze Google, aby uzyskać ogólny przegląd obciążenia wszystkich pracowników pracą.
3. Użyj szablonu harmonogramu i planu zasobów
Uzyskaj wizualną reprezentację dostępnych zasobów w prostym widoku Kanban typu "przeciągnij i upuść"
Po pomyślnym zarejestrowaniu się, kolejnym krokiem na liście będzie skorzystanie z Free Szablon do planowania zasobów ClickUp (można znaleźć inne podobne szablony w bibliotece szablonów ClickUp).
Tutaj albo eksportuj dane, jeśli już pracujesz w ClickUp, albo ręcznie wypełnij pola.
4. Wizualizacja obciążenia zasobów przy użyciu widoku obciążenia pracą
Kalendarz zasobów jest niezwykle wszechstronnym szablonem, dzięki czemu będziesz w stanie uzyskać dokładny obraz obciążenia udostępnianych zasobów na wiele sposobów i w wielu formularzach.
Możesz na przykład śledzić zasoby, sprawdzając obciążenie pracą członków zespołu, całych zespołów, klientów itp.
Od tego momentu można pójść o krok dalej, analizując, który pracownik pracuje nad którym projektem klienta w jakim czasie, jakie są terminy i rezultaty tych złożonych projektów, jaki jest przydzielony budżet dla każdego zasobu, jaka jest oś czasu, której należy przestrzegać i kto jest koordynatorem w środowisku projektu.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić przydział zasobów
Jeśli chcesz śledzić obciążenie pracą poszczególnych członków zespołu lub zasobów, kliknij Widok > Obciążenie pracą, aby uzyskać widok z lotu ptaka.
5. Zarządzanie obciążeniem pracą poprzez przeciąganie i upuszczanie w widoku zespołu
Jedyne zadanie, które pozostało na liście, to zarządzanie zasobami tak, aby nie wpływały one na cykl pracy, przyspieszały czas dostarczenia i utrzymywały morale zespołu na najwyższym poziomie.
Po uzyskaniu wizualnego podsumowania dostępnego czasu każdego członka zespołu, możesz następnie odpowiednio przesunąć oś czasu lub dodać różne zadania, aby upewnić się, że wszystko płynie gładko.
Do zrobienia tego należy przejść do "Widoku" i wybrać "Zespół "
Widok obciążenia pracą w całym zespole w celu wprowadzenia zmian, przydzielenia nowej pracy lub przydzielenia zasobów innym członkom zespołu
Kalendarz zasobów ułatwiający sprawną realizację projektu
Spójrzmy prawdzie w oczy. Zasoby mogą być nieprzewidywalne. Może się okazać, że ważny członek zespołu jest chory przez tydzień. Może też dojść do awarii systemu, co spowoduje zatrzymanie pracy.
Rzeczywiście, takie scenariusze mogą wydawać się najgorszym koszmarem każdego kierownika projektu (i słusznie), ale moc kalendarza zasobów może szybko zmienić te wyzwania. Kalendarze zasobów zapewniają nam jasny widok dostępności i alokacji zasobów, ułatwiając płynną realizację projektu.
Służy jako latarnia morska, prowadząc nas przez burzę i umożliwiając szybki zwrot nawet w obliczu przeciwności losu. Pomagają uniknąć nadmiernej alokacji, pomagają w efektywnym przydzielaniu zadań i przyczyniają się do bardziej realistycznego planowania projektów.
Czego tu nie kochać?
Kalendarz zasobów nie jest tylko statycznym dokumentem, ale dynamicznym narzędziem, które ewoluuje wraz z projektem. Rozpocznij więc tworzenie kalendarza zasobów już dziś. Wkrótce docenisz zwiększoną kontrolę i widoczność udostępnianych zasobów w swoich projektach.
---
Guest Writer:
Juwaria Merchant
jest niezależną pisarką specjalizującą się na polach SaaS, marketingu i zdrowia/wellness. Dzięki ponad 3-letniemu doświadczeniu pomaga markom tworzyć zawartość, która wnosi wartość dodaną do ich biznesu. W wolnym czasie można ją złapać na czytaniu ulubionych książek lub studiowaniu najnowszych trendów online