Praca z mnóstwem zasobów to jedno. Ale zupełnie inną sprawą jest wiedzieć jak najlepiej wykorzystać te zasoby przy ograniczonych zasobach.
Jak radzić sobie z najpopularniejszymi ograniczeniami dotyczącymi zasobów - czasu, kosztów i czasu pracy? zakres projektu -gdy jesteś ograniczony do wszystkich trzech? A co, jeśli pracujesz z zespołem o niedopasowanych umiejętnościach?
Chociaż najlepsze podejście do ograniczeń zasobów nie jest rozwiązaniem dla każdego zespołu, istnieje wiele zasad, strategii i narzędzi, które pomogą ci poradzić sobie z wszelkimi ograniczeniami.
Zanurzmy się głębiej.
Czym są ograniczenia zasobów?
Ograniczenia zasobów to zestaw restrykcji lub ograniczeń, których kierownicy projektów muszą przestrzegać lub brać pod uwagę podczas zarządzania projektem. Dla kierowników projektów ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z tych ograniczeń, aby pomyślnie ukończyć projekt na czas w ramach budżetu .
Przykłady typowych ograniczeń zasobów
Zasadniczo zasoby firmy dzielą się na dwie kategorie:
- Zasoby niematerialne: pomysły, procesy, umiejętności i własność intelektualna
- Zasoby materialne: Oprogramowanie, materiały, nieruchomości i siła robocza
Każdy zespół będzie zarządzał podobną listą zasobów, niezależnie od tego, czy będą to przepracowane godziny, czy umiejętności pracowników, proponowane budżety , materiałów lub ogólnej siły roboczej. Prawdopodobnie będziesz musiał zarządzać różnymi rodzajami ograniczeń w odniesieniu do określonych zasobów, takich jak:
- Praca (pracownicy, wykonawcy, stażyści, umiejętności, wolontariusze)
- Komunikacja (rodzaje spotkań, rozmowy)
- Materiały (sprzęt, narzędzia)
- Zasoby finansowe (budżet, finansowanie,wydatki)
- Własność intelektualna (procesy, pomysły, wiedza)
- Nieruchomości (materiały marketingowe , przestrzeń, biuro, miejsce pracy)
- Czas (kalendarze zasobów,terminy, harmonogramy,kamienie milowe)
- Oprogramowanie (aplikacje, platformy)
Należy pamiętać, że zasoby projektu to narzędzia, z którymi pracujesz, aby osiągnąć cel. Ograniczenia to limity nałożone na te narzędzia.
4 rodzaje ograniczeń zasobów
W większości przypadków ograniczenia zasobów dzielą się na cztery różne warianty dla firm i zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się każdemu z ograniczeń w zarządzaniu projektami, aby zrozumieć wspólne blokady:
1. Czas
Tworzenie kart czasu pracy i monitorowanie czasu pracy w ClickUp Zarządzanie czasem jest jednym z najczęstszych ograniczeń zasobów. Te ograniczenia czasowe zasobów ograniczają liczbę dni, godzin i minut potrzebnych do ukończenia projektu, zarówno ze względu na czynniki zewnętrzne, takie jak terminy ustalone przez klienta, jak i czynniki wewnętrzne, takie jak faktyczna dostępność każdego z zasobów.
PRZYKŁAD STAŁYCH CZASOWYCH Firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania ma za zadanie zbudować aplikację mobilną dla klienta w ściśle określonym terminie. Jednakże, dwóch deweloperów jest na PTO w tym czasie. Ze względu na brak deweloperów, kierownik projektu może priorytetyzować zadania w całym zespole, zarządzać sprintami i prowadzić dokładny dziennik przepracowanych godzin, dzięki czemu łatwo jest wiedzieć, kto może przesunąć pracę i jak można podzielić projekt z ograniczonym zespołem.
2. Koszt
Śledź koszty projektu w zadaniach i podzadaniach w ClickUp za pomocą niestandardowych pól do określania wartości pieniężnych
Ograniczenia kosztowe są również ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę w kontekście dostępności zasobów, ponieważ określają one limit kwoty przydzielonej do każdego projektu. Ograniczenia te zazwyczaj pochodzą od klienta lub kierownika projektu, w zależności od początkowych ustaleń umowy biznesowej lub planowanego zakresu projektu .
PRZYKŁAD STAŁYCH KOSZTÓW Organizacja non-profit musi zorganizować wydarzenie charytatywne przy ograniczonym budżecie. Kierownik projektu może zlecić niektóre zadania wolontariuszom i polegać na bezpłatnych lub tanich zasobach. Dzięki ClickUp może śledzić wydatki i upewnić się, że nie przekroczyły one budżetu - tak więc kierownik projektu ustala priorytety najbardziej krytycznych aspektów wydarzenia, aby zapewnić sukces i uniknąć potencjalnych ograniczeń zasobów.
3. Zasoby
Użyj widoku obciążenia ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Ograniczenia zasobów to ograniczenia dotyczące zasobów, takich jak personel i materiały, dostępnych dla kierownika projektu. Ten rodzaj ograniczeń może być również narzucony przez zewnętrzne zasoby projektu, takie jak klient lub dostawca, lub przez dostępność zasobów wewnętrznych, takich jak własna firma.
PRZYKŁAD OGRANICZENIA ZASOBÓW Firma budowlana wynajęta do wyburzenia starego garażu może chcieć ograniczyć swoje zasoby do większych projektów i wyburzeń. Kierownik projektu może wykorzystać modele prognozowania zasobów i planowania wydajności, aby oszacować liczbę materiałów i personelu wymaganych do wykonania małego zadania bez odrywania pracowników od większego projektu.
4. Jakość
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym harmonogramom, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Ograniczenia jakościowe są ustalane w celu zapewnienia, że jakość projektu spełnia określone standardy. Najczęstszymi ograniczeniami jakości zasobów są cele jakościowe ustalone przez klienta, ale lider zarządzania projektem może również ustawić wewnętrzne ograniczenia jakości, aby zapewnić, że projekt spełnia jego własne standardy.
PRZYKŁAD OGRANICZENIA JAKOŚCI Agencja marketingu cyfrowego musi opracować nową stronę internetową dla klienta. Kierownik projektu musi zrównoważyć cele jakościowe klienta z celami dostępnością zasobów agencji . Korzystając z list kontrolnych jakości i szablonów ustalania celów w celu przydzielenia zasobów, mogą szybko śledzić postępy projektu strony internetowej i upewnić się, że spełnia on oczekiwania klienta.
Jak zidentyfikować ograniczenia zasobów
Istnieje kilka sposobów na zidentyfikowanie ograniczeń zasobów, ale najważniejszym krokiem jest poszukiwanie potencjalnych problemów na wczesnym etapie projektu, jako część większego projektu zarządzanie zasobami strategia. Identyfikacja tych ograniczeń wymaga dokładnego zrozumienia projektu i jego celów, a także oczekiwań klienta (zwłaszcza jeśli jest to produkt oparty na usługach) oraz zasobów dostępnych dla projektu.
Jednym ze sposobów określenia ograniczeń zasobów jest przyjrzenie się zadaniom, które należy wykonać, a następnie oszacowanie nie tylko posiadanych zasobów projektu, ale także ilości każdego z nich, które będą potrzebne w najgorszym i najlepszym scenariuszu.
W tym miejscu narzędzia do zarządzania zasobami -zwłaszcza te wysoce konfigurowalne, takie jak ClickUp -odgrywa ważną rolę w procesie planowania i zarządzania projektami. Podczas realizacji projektu od początku do końca, kluczowe znaczenie ma scentralizowany i łatwy sposób śledzenia postępów i zasobów projektu. Oznacza to uwzględnienie takich zadań jak
- Śledzenie i przypisywanie zadań
- Prowadzenie dokładnego dziennika spędzonych godzin
- Śledzenie wydatków budżetowych
- Aktualizowanie kamieni milowych zarządzania projektem
- Zarządzanie sprintami
- Wizualizacja wydajności projektu
- Centralizacja i przechowywanie dokumentów projektu
Kierownicy projektów muszą również wziąć pod uwagę potencjalne przeszkody, które mogą spowolnić postęp lub jakiekolwiek zmiany w zakresie projektu które mogą mieć wpływ na sposób zarządzania ograniczeniami zasobów. Dodawanie punktów kontrolnych, takich jak okresowe przeglądy tych ograniczeń w zarządzaniu projektami, powinno być standardową praktyką, aby upewnić się, że zespół ma wszystko, czego potrzebuje na każdym etapie podróży.
Przykłady kamieni milowych projektu w ClickUp
Niektóre projekty (i przyszłe projekty) wymagają określonych zasobów, które nie są łatwo dostępne, więc może być konieczne znalezienie alternatywnych rozwiązań lub zaplanowanie harmonogramy projektów kiedy te zasoby staną się dostępne.
Identyfikacja zakresu projektu, kamieni milowych i zależności pomaga uwypuklić wszelkie potencjalne ograniczenia zasobów.
6 rozwiązań dla ograniczeń zasobów
Ważne jest, aby wiedzieć, jakie są możliwe rozwiązania ograniczeń zasobów w projekcie - dzięki temu będziesz gotowy, jeśli sprawy nie pójdą zgodnie z planem. Niezależnie od tego, czy prognozujesz, rozumiesz swoje planowanie wydajności lub analizowanie bieżącego stanu, mamy dla Ciebie rozwiązanie!
Oto sześć rozwiązań pozwalających lepiej zarządzać zasobami:
1. Szablony
Szablonowe procesy mogą być wykorzystane do uproszczenia i usprawnienia harmonogramu zarządzania projektem i wymagań dotyczących zasobów. Wprowadź szablony ClickUp!
Wszystko od szablony planowania zasobów do gotowych analiz macierzowych pomagają kierownikom projektów szybko zidentyfikować, gdzie potrzebne są zasoby, aby zapewnić, że projekt pozostanie zgodny z harmonogramem. Na szczęście istnieje wiele gotowych szablonów szablonów zarządzania projektami aby rozpocząć analizę i lepiej zarządzać zasobami.
Niektóre z naszych ulubionych szablonów obejmują:
Szablon alokacji zasobów ClickUp
Skorzystaj z szablonu alokacji zasobów ClickUp, aby śledzić materiały, siłę roboczą itp. organizacji dla każdego projektu.
To alokacja zasobów szablon jest świetną opcją, aby pomóc w zarządzaniu zasobami wymaganymi w zespołach. Niezależnie od tego, czy chodzi o materiały, sprzęt czy ludzi, szablon Szablon alokacji zasobów ClickUp pozwala śledzić zasoby potrzebne do ukończenia projektu.
Dodatkowo, szablon zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu zasobami i poznać ich dostępność oraz czas, w którym są potrzebne.
Pomoże ci to upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby ukończyć projekt na czas i w ramach budżetu.
Szablon tablicy priorytetów ClickUp 2X2
Skorzystaj z tablicy priorytetów 2×2, aby uporządkować swoje zadania według ich ważności i poziomu priorytetu Szablon tablicy priorytetów 2×2 ClickUp pozwala kategoryzować zadania w oparciu o ich poziom ważności i pilności. Z Zarządzanie projektami za pomocą tablicy ty i Twój zespół możecie łatwo zwizualizować, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać.
Ustalając priorytety zadań, możesz podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów i zapewnić, że najważniejsze zadania otrzymają uwagę, na którą zasługują.
Szablon planowania zasobów ClickUp
Wizualizuj planowanie zasobów i szybko sprawdzaj takie rzeczy, jak pozostały czas, budżet, siła robocza potrzebna do ukończenia projektu
Szablon Szablon planowania zasobów ClickUp pomaga znacznie szybciej zarządzać i przydzielać zasoby w zespole lub dziale. Dzięki temu szablonowi możesz łatwo zobaczyć pojemność swoich zasobów za pomocą widoku obciążenia pracą, który zapewnia wizualną reprezentację każdego z nich obciążenie pracą każdego członka zespołu .
W tym widoku można lepiej zrównoważyć obciążenie pracą w zespole i upewnić się, że wszyscy pracują z optymalną wydajnością. Korzystając z tego szablonu zarządzania projektami, możesz podejmować lepsze decyzje dotyczące alokacji zasobów.
Dzięki temu zespół pracuje wydajnie i efektywnie.
Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp
Twórz niestandardowe pola w oparciu o potrzeby macierzy zasobów projektu, aby wyszczególnić rodzaje zasobów i przydzielone budżety dla każdego z nich
Efektywne planowanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla przyszłych projektów, ponieważ ma bezpośredni wpływ na całkowity koszt wymaganych zasobów. Dzięki Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp masz wszystkie niezbędne informacje, aby skutecznie zaplanować swoje zasoby.
Ten szablon do zarządzania projektami umożliwia łatwe przydzielanie i śledzenie zasobów, takich jak czas, siła robocza i materiały, pomagając w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących alokacji zasobów i minimalizacji kosztów.
2. Harmonogram
Aby zoptymalizować planowanie, kierownicy projektów stosują kilka metod planowania. Na przykład, samo zidentyfikowanie zadań, pogrupowanie ich i nadanie im priorytetów w celu skrócenia czasu realizacji projektu jest już krokiem we właściwym kierunku.
Jeśli okaże się, że nie ma wystarczających zasobów, aby ukończyć projekt zgodnie z harmonogramem, konieczne może być dostosowanie terminów projektu. Może to wymagać przesunięcia terminów lub wydłużenia ich poza pierwotną datę wygaśnięcia, co może oznaczać konieczność dostosowania zaplanowanych zależności.
Zmiana harmonogramu zależności w celu wizualizacji wpływu zmian terminów na zadania w widoku Gantta w ClickUp
Zależności projektu odnoszą się do zadań lub działań w ramach projektu, które są od siebie zależne. Innymi słowy, zależność projektu to relacja między zadaniami, w której ukończenie jednego zadania jest wymagane przed rozpoczęciem innego zadania w określonym harmonogramie.
Rzeczy takie jak widok osi czasu, wykres Gantta lub po prostu poziomowanie zasobów drastycznie pomoże ci zrozumieć, jak wygląda harmonogram i jak możesz go osiągnąć. Zasoby projektu nie zawsze powinny drastycznie zmieniać harmonogram.
3. Delegowanie
Delegowanie zadań członkom zespołu polega na dopasowaniu zadań do umiejętności i dostępności. Jeśli okaże się, że nie ma wystarczających zasobów do ukończenia projektu, może być konieczne zatrudnienie dodatkowych zasobów.
Dodawaj wielu przypisanych, deleguj komentarze i twórz obliczenia za pomocą pól niestandardowych, a wszystko to z poziomu zadań ClickUp
Może to wymagać rekrutacji nowych członków zespołu lub zlecania usług na zewnątrz. Z drugiej strony, jeśli nie ma wystarczających zasobów, aby ukończyć projekt zgodnie z planem, kierownicy projektów mogą również ograniczyć zakres projektu.
Zmniejszenie liczby zaangażowanych zadań lub ograniczenie zamierzonych celów projektu to dwa przykłady takiego działania. Właśnie dlatego posiadanie możliwości delegowania zadań projektowych jest kluczową funkcją w oprogramowaniu do zarządzania zasobami.
4. Szacowanie
Techniki szacowania obejmują przewidywanie czasu trwania, kosztów i zasobów potrzebnych do ukończenia projektu. Im lepsze szacunki, tym mniej przeszkód napotkasz podczas całego procesu.
Łatwe przeglądanie i śledzenie szacunkowych czasów w zadaniach ClickUp w celu lepszego zarządzania zasobami
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala nie tylko śledzić szacowany czas, ale także robić to na swój sposób. Funkcje śledzenia czasu w ClickUp umożliwiają rozpoczynanie i zatrzymywanie czasu z dowolnego urządzenia, dzięki czemu można łatwo przeskakiwać między zadaniami projektu.
5. Automatyzacja
ClickUp pomaga w szacowaniu, zapewniając konfigurowalne szablony, scentralizowane przechowywanie danych i wizualizacje pojemności projektu i kamieni milowych, dzięki czemu można łatwo wprowadzać zmiany i automatycznie informować wszystkich na bieżąco.
Narzędzia do automatyzacji redukują czas i koszty związane z wykonywaniem zadań i upraszczają zarządzanie projektami. Korzystając z technik takich jak ustawianie i automatyzacja przypomnień o kamieniach milowych, automatyzacja zmian statusu projektu oraz dostosowywanie i ustawianie zmian priorytetów, kierownicy projektów pracują szybko i oszczędzają czas.
Dla potrzeb automatyzacji istnieje ClickUp - możesz ustawić automatyczne wyzwalacze i przypisania zadań o różnych poziomach złożoności.
6. OutsourcingOutsourcing jest stosowany w celu zmniejszenia kosztów związanych z ukończeniem projektu i zwiększenia dostępności zasobów. Metody takie jak korzystanie z zasobów outsourcowanych od zewnętrznego wykonawcy lub korzystanie z zewnętrznej puli zasobów (np. agencje pracowników tymczasowych) znacznie pomagają w zarządzaniu ograniczeniami zasobów, gdy brakuje personelu lub określonych umiejętności.
ClickUp pomaga w outsourcingu, zapewniając narzędzia takie jak wykresy i konfigurowalne pulpity nawigacyjne dla śledzenia kontrahentów . Dodatkowo można nadać określone uprawnienia lub włączyć ograniczone tworzenie kont, aby uniknąć niepożądanych zmian.
Zrób to wszystko z ClickUp
Narzędzia do planowania projektów są niezbędne, gdy próbujesz zoptymalizować swoje podejście do ograniczeń zasobów. Ograniczenia zasobów są częstym wyzwaniem w zarządzaniu projektami i mają wpływ na harmonogram, budżet i jakość projektu.
Identyfikując i zarządzając ograniczeniami zasobów na wczesnym etapie, stosując odpowiednie strategie i narzędzia oraz ucząc się na podstawie wcześniejszych doświadczeń, kierownicy projektów pokonują ograniczenia zasobów i maksymalnie wykorzystują to, z czym pracują.