Czy zdarzyło Ci się mieć za mało personelu, przekroczyć budżet i martwić się o spotkanie z terminami w połowie projektu? 👀
Jeśli tak, to z przyjemnością dowiesz się, że istnieje sposób na zmniejszenie szans na powtórzenie się takiej sytuacji. Oto planowanie obciążenia.
Znane również jako planowanie popytu lub prognoza popytu, planowanie obciążenia jest kluczowym elementem zarządzania projektami. Zrobione poprawnie, może zaoszczędzić wiele czasu, energii i wydatków w trakcie realizacji projektu.
W tym przewodniku zdefiniujemy różne rodzaje strategii planowania obciążenia i przedstawimy proces, który ułatwi rozpoczęcie pracy, wraz z przykładami i szablonami. Zastosuj te zasady do swojego następnego projektu i zobacz, o ile łatwiejszy będzie ich przepływ!
Czym jest planowanie obciążenia?
Celem planowania obciążenia jest oszacowanie zapotrzebowania na zasoby, aby zakończyć konkretny projekt w określonych ramach czasowych.
Skuteczne planowanie obciążenia uwzględnia:
- Ilość pracy do zrobienia i czas jej wykonania
- Wiedzę i ustawienia umiejętności wymagane do zrobienia tej pracy
- Członków Teams, którzy są dostępni do pracy nad projektem
- Czas, jaki Teams może poświęcić na jego realizację
- Wszelkie wymagane materiały, sprzęt lub oprogramowanie
- Limity budżetu projektu
Planowanie obciążenia jest zasadniczo równaniem podaży i popytu. Innymi słowy, czy będziesz mieć zasoby, których potrzebujesz, kiedy ich potrzebujesz? ⚖️
Jeśli nie, musisz zaplanować, jak je zdobyć we właściwym czasie. Na przykład, być może będziesz musiał zwiększyć liczbę pracowników lub pożyczyć zasoby z innego działu do tymczasowej pomocy. Z drugiej strony, jeśli masz nadmiar obciążenia, możesz przekierować je na inne inicjatywy.
Twórz profesjonalne i kompleksowe raporty budżetowe z łatwością w ClickUp
Planowanie obciążenia zasobów to tylko pierwszy krok zarządzanie zasobami . Po zrobieniu planu, będziesz potrzebował przydzielić te zasoby do konkretnej części projektu, w której są one najbardziej odpowiednie.
Następnie będziesz monitorować projekt wykorzystanie zasobów aby sprawdzić, czy szacunki były dokładne. Jeśli te zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywane lub zmieniają się potrzeby w zakresie obciążenia, można szybko wprowadzić wszelkie niezbędne korekty w celu poprawy alokacji zasobów.
Korzyści z planowania obciążeń
Dobre do zrobienia planowanie obciążenia przynosi korzyści całemu projektowi na wiele sposobów:
- Ulepszone zarządzanie łańcuchem dostaw: Dobre planowanie zasobów gwarantuje, że nie będziesz musiał radzić sobie z niedoborami surowców lub sprzętu. Będziesz mieć to, czego potrzebujesz, aby kontynuować produkcję zgodnie z planem projektu
- Większa wydajność teamów: Dobrze przemyślane planowanie obciążeń pracowników sprawia, żezarządzanie obciążeniem pracą łatwe. Znasz obciążenie i umiejętności swojego zespołu, więc możesz upewnić się, że każdy pracuje na swoim optymalnym poziomie, co skutkuje wysokim poziomem satysfakcji zespołu i znacznie mniejszym wypaleniem zawodowym
- Mniej nieefektywnych procesów: Wyczyszczonezależności między projektami i dobry plan zasobów pomagają przydzielić wystarczającą ilość zasobów we właściwe miejsca. Zapobiega to powstawaniu wąskich gardeł, które marnują czas i zmniejszają obciążenie produkcji
- Zmniejszone braki magazynowe: Dzięki dobremu planowaniu obciążenia produktów, zawsze będziesz w stanie zapewnić klientom to, czego chcą, kiedy tego chcą, zapewniając, że wydadzą swoje pieniądze u Ciebie, a nie u konkurencji
- Lepsze podejmowanie decyzji: Kiedy masz wyczyszczoneplan zarządzania wymaganiami plus dobre zarządzanie obciążeniami, będziesz w stanie podejmować świadome decyzje na każdym kroku, nawet gdy coś się zmieni lub będziesz chciał skalować
- Procesy wielokrotnego użytku: Kiedy już przetestujesz strategię planowania obciążenia i wiesz, że działa, możesz ponownie wykorzystać ten plan jako szablon dla przyszłych projektów, dzięki czemu nie musisz za każdym razem zaczynać od zera
- Wyższa rentowność: Dzięki optymalizacji wszystkich procesów i dobremu wykorzystaniu zasobów, koszty ulegają zmniejszeniu, poprawiając wyniki finansowe
- Zadowolenie interesariuszy: Gdy wszystko działa sprawnie, a zyski rosną, interesariusze są prawdopodobnie zadowoleni
Użyj ClickUp, aby ustawić wyraźną kolejność operacji, dodając "blokujące" lub "oczekujące na" zależności między zadaniami
Jak już zapewne zdążyłeś się zorientować, powodzenie w planowaniu obciążeń nie jest kwestią zgadywania. Wymaga ono rzeczywistych danych i planowanie scenariuszy -plus być może odrobina instynktu. Na szczęście wypróbowane i przetestowane strategie planowania obciążenia są dostępne, aby pomóc, przy wsparciu szerokiego zakresu narzędzi do planowania obciążeń .
Strategie planowania obciążenia
Istnieje kilka różnych sposobów podejścia do planowania obciążenia. Każda metoda ma swoje wady i zalety i jest dostosowana do różnych typów Business i profili ryzyka. Zobaczmy, co mają do zaoferowania.
Strategia opóźnień
Planowanie obciążenia z opóźnieniem jest najbardziej konserwatywną ze strategii. Jej celem jest zaspokojenie rzeczywistego popytu w danym okresie - i nie więcej.
Zaletą tej strategii w czasie rzeczywistym jest to, że nie marnujesz zasobów, ponieważ płacisz tylko za to, czego potrzebujesz. Jeśli jednak zapotrzebowanie klientów ulegnie zmianie - powiedzmy, że prowadzisz restaurację i nastąpi nagły napływ klientów - prawdopodobnie wystąpi opóźnienie, zanim będziesz mógł zwiększyć obciążenie, aby sprostać temu zapotrzebowaniu.
Niestandardowi klienci nie są znani ze swojej cierpliwości, więc mogą udać się do konkurencji, zamiast czekać, aż nadrobisz zaległości. Możesz więc stracić pieniądze w perspektywie krótkoterminowej i być może w dłuższej perspektywie, jeśli spodoba im się oferta konkurencji.
Strategia ta jest często stosowana przez firmy sprzedające produkty lub usługi o wysokiej wartości lub te, które wiedzą, że ich lojalność klientów jest zapewniona.
Widok obciążenia pracą w całym zespole w ClickUp w celu przypisania nowej pracy i alokacji zasobów
Strategia lidera
Planowanie obciążeń jest znacznie bardziej przyszłościowe. Tutaj planujesz swoje obciążenia w oparciu o projekt przyszłego zapotrzebowania na dany okres. Pomaga to wykorzystać wszelkie nadchodzące skoki sprzedaży, na przykład w określone święta lub pory roku. 📊
Wiąże się to jednak z dużo większym ryzykiem. Jeśli prognoza popytu w tym okresie okaże się zbyt optymistyczna, możesz skończyć z nadmiarem zapasów, których nie możesz sprzedać, lub z członkami personelu siedzącymi bezczynnie i generującymi koszty.
Wiele firm zajmujących się handlem detalicznym wykorzystuje tę strategię do planowania okresów wysokiego popytu, które są sezonowe, takie jak święta.
Zobacz, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Dopasuj strategię
Planowanie obciążenia leży pomiędzy tymi dwoma skrajnościami. Jego celem jest znalezienie środka poprzez ścisłe monitorowanie wahań rynkowych i regularne planowanie obciążeń. Obejmuje również planowanie awaryjne wokół dostępnych zasobów, dzięki czemu dokładnie wiesz, co zrobisz, jeśli sytuacja się zmieni.
Na przykład, jeśli popyt wzrośnie, możesz zwiększyć obciążenie tylko nieznacznie na początku, ale mieć inne zasoby w pogotowiu na wypadek, gdyby były potrzebne. Pozwala to wykorzystać nadarzające się okazje bez konieczności angażowania zasobów ze zbyt dużym wyprzedzeniem.
Strategia ta nie jest tak ryzykowna jak podejście opóźnione i nadal pozwala na skalowalność. Z tego powodu jest to dobra strategia dla wielu Businessów. ✅
Łatwe przeglądanie i śledzenie szacowanego czasu w zadaniach ClickUp w celu lepszego zarządzania zasobami
Jak wdrożyć proces planowania obciążeń
Skuteczne planowanie obciążeń wymaga przejścia przez kilka kroków, aby upewnić się, że pokryłeś wszystkie swoje bazy.
Możliwe jest do zrobienia planowanie obciążenia w programie Excel -i z pewnością jest to o wiele lepsze niż próba zrobienia tego ręcznie przy użyciu papieru i kalkulatora. Jednak arkusz kalkulacyjny Excel nie jest najlepszym dostępnym oprogramowaniem do planowania obciążeń.
Istnieje wiele dobrych zasobów online do planowania obciążenia, a jednym z najlepszych jest ClickUp.
ClickUp to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i planowania wydajności narzędzie wydajności wyposażone, aby pomóc w planowaniu obciążenia. Zobaczmy, jak można go użyć do wdrożenia kroków procesu.
Krok 1: Zrozumienie wymagań projektu
Pamiętaj, że Twoim celem jest upewnienie się, że masz wszystkie zasoby potrzebne do pomyślnego zakończenia projektu. Dlatego ważne jest, aby zacząć od dokładnego zbadania, co należy zrobić.
Idealnie byłoby, gdybyś miał dokument dotyczący zakresu projektu lub kartę projektu. Jeśli nie, udokumentuj wszystkie kroki projektu najlepiej jak potrafisz, wraz z ramami czasowymi, priorytetami i zależnościami. Możesz użyć pliku Dokument ClickUp , a Tablica ClickUp lub Wykres Gantta . 📝
Przedstaw wszystkie szczegóły projektu i dostępne zasoby w dokumencie ClickUp
Krok 2: Oszacuj obciążenie, którego potrzebujesz
Skorzystaj z planu projektu, aby oszacować ilość czasu potrzebną do zakończenia każdego kroku projektu. Do zrobienia tego wykorzystaj swoją wiedzę i doświadczenie oraz wszelkie dostępne dane historyczne - i nie bój się skonsultować z innymi, którzy również mogą być w stanie pomóc. Następnie dodaj szacowane godziny, aby uzyskać sumę.
Jeśli na poszczególnych krokach wymagane są określone umiejętności, zaznacz je, ponieważ będą one musiały zostać przydzielone konkretnym osobom. Zidentyfikuj osoby, które chciałbyś mieć w swoim zespole, zwłaszcza te z potrzebnymi umiejętnościami eksperckimi. Wymień również wszelkie materiały lub sprzęt, których możesz potrzebować. 💻
Burza mózgów i współpraca na Tablicy ClickUp
Krok 3: Sprawdź aktualne obciążenie swojego teamu Widok obciążenia pracą ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci zapewnić optymalną pracę wszystkich członków Twojego zespołu.
Funkcja widoku obciążenia pracą wykorzystuje przydzielone zadania i szacowane ramy czasowe, aby pokazać dokładnie, ile pracy ma - lub nie ma - każdy członek zespołu. 🏖️
Obciążenie pracą członka zespołu jest wyświetlane w formie paska w odniesieniu do jego możliwości - ilości czasu dostępnego na pracę - w ciągu tygodnia, dwóch tygodni lub miesiąca (Ty wybierasz ramy czasowe). W ten sposób można łatwo sprawdzić, ile czasu pozostało na podjęcie dodatkowej pracy. A jeśli chcesz zagłębić się w szczegóły, możesz po prostu kliknąć, aby zobaczyć konkretne zadania, którymi są zajęci.
Widok obciążenia każdego członka zespołu w obszarze roboczym
Krok 4: Zwróć uwagę na lukę
Teraz, gdy wiesz, ile przepustowości ma twój zespół do pracy nad nowym projektem, możesz obliczyć wszelkie luki w obciążeniu. Załóżmy na przykład, że projekt wymaga 200 godzin określonego rodzaju pracy tygodniowo, ale twój zespół ma tylko 100 godzin dostępnego obciążenia. W takim przypadku konieczne będzie zatrudnienie tymczasowych wykonawców lub freelancerów na dodatkowe 100 godzin. 🙋♀️
Wykorzystaj narzędzia do planowania obciążeń w ClickUp podczas procesu rekrutacji, aby ułatwić śledzenie jego przebiegu
Krok 5: Ciągłe monitorowanie obciążenia
Szacowanie jest niezbędne do rozpoczęcia planowania obciążenia, ale rzeczy się zmieniają, a prawdziwe życie nie zawsze idzie zgodnie z planem. Niektóre zadania mogą trwać dłużej niż myślałeś, mogą pojawić się pewne opóźnienia scope creep lub członkowie Teams mogą zachorować.
Śledź uważnie postępy prac, aby móc na bieżąco dostosowywać plan obciążenia. Użyj Dostosowywalny pulpit ClickUp aby zobaczyć analizy w czasie rzeczywistym i szybko generować raporty, gdy ich potrzebujesz, dzięki czemu zawsze wiesz, co się dzieje i możesz szybko reagować na wszelkie sygnały ostrzegawcze. 🚩
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zoptymalizować planowanie obciążeń, zarejestruj się za darmo na stronie Kurs ClickUp University na temat maksymalizacji planowania obciążenia za pomocą widoku obciążenia pracą.
Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki pulpitom w ClickUp
Przykłady i szablony do planowania obciążeń
Przyjrzyjmy się, jak te strategie i procesy mogą przełożyć się na niektóre rzeczywiste scenariusze, wykorzystując Szablon obciążenia pracowników ClickUp .
Przykład strategii opóźnień
Riley jest kierownikiem wydajności w małym biznesie produkującym ekskluzywne, ręcznie robione torebki. Wie, ile torebek sprzedaje się miesięcznie za pośrednictwem ich sklepu internetowego i odpowiednio planuje. 👜
Pewnego dnia firma ma łut szczęścia i influencerka natrafia na jej produkty. Promuje swoją ulubioną torbę na kanałach YouTube i TikTok i nagle wszyscy chcą ją mieć. Zamówienia napływają, a Business wkrótce wyczerpuje zapasy.
Firma wykorzystuje tę okazję i tworzy listę oczekujących na torby, którą publikuje na swoich kanałach. Riley przeprowadza planowanie obciążenia wewnątrz szablonu obciążenia pracą i zdaje sobie sprawę, że musi dodać trzech dodatkowych wykwalifikowanych producentów toreb do czteroosobowego zespołu. Zwiększy to poziom zapasów na tyle, by zaspokoić nowy popyt.
Wizualizuj, ile pracy jest przypisane do poszczególnych współpracowników, a także do każdego z zespołów za pomocą widoku obciążenia pracą w ClickUp
Zatrudnienie nowych członków personelu i osiągnięcie pełnej prędkości produkcji zajmie trochę czasu, ale strategia opóźnienia działa tutaj, ponieważ jest to produkt ekskluzywny - a szeroko nagłośniona lista oczekujących sprawia, że wydaje się jeszcze bardziej ekskluzywny. Klienci są przygotowani na czekanie i podekscytowani, gdy w końcu otrzymają swoje torebki.
Przykład strategii Lead
Alex jest kierownikiem projektu w firmie marketingowej. Business właśnie wygrał kontrakt na produkcję materiałów marketingowych dla dużej firmy, który rozpocznie się za dwa miesiące, a w przygotowaniu jest także inny możliwy kontrakt.
Kiedy Alex używa szablonu do planowania obciążenia, zdaje sobie sprawę, że nie ma możliwości, aby ich obecny sześcioosobowy zespół poradził sobie z dodatkowymi godzinami pracy dla tych dwóch kontraktów bez dużej liczby nadgodzin. 🕜
Tak więc, podczas gdy pierwszy kontrakt jest nadal finalizowany i zanim drugi zostanie potwierdzony, przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne i wdrażają czterech nowych pracowników. Zanim pierwszy kontrakt oficjalnie się rozpocznie, nowi pracownicy są już gotowi do pracy.
Alex podejmuje pewne ryzyko, ponieważ umowy nie są jeszcze ostateczne i możliwe jest, że coś pójdzie nie tak, ale stawiają na prawdopodobieństwo, że obie zostaną zrealizowane. Firma będzie mogła również wykorzystać fakt, że ma już zespół, który poradzi sobie z pracą, jako punkt sprzedaży drugiego kontraktu.
Oczywiście, jeśli nie wygrają drugiego kontraktu, będą mieli dodatkowe obciążenie w swoim zespole. Wtedy szybko będą musieli rozejrzeć się za kolejnymi zleceniami lub zwolnić dodatkowych pracowników.
Użyj widoku listy, aby zaplanować przyszłe zadania swojego zespołu
Przykład strategii dopasowania
Jamie zarządza zespołem ośmiu agentów call center, którzy pracują w systemie zmianowym dla firmy zajmującej się sprzedażą detaliczną. 🎧
Firma ma zamiar uruchomić specjalną ofertę, która prawdopodobnie przyciągnie wiele odsetków. Mogą otrzymać wiele dodatkowych połączeń do centrum kontaktowego, ale jest też wiele informacji na ich stronie internetowej i innych kanałach.
Jamie korzysta z szablonu obciążenia pracą i oblicza, że każdy agent ma pewne obciążenie, ale jeśli otrzymają zbyt wiele połączeń, będą potrzebować dodatkowej pomocy. Zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników, poprosił niektórych członków zespołu z alternatywnej zmiany o pełnienie dyżurów pod telefonem.
Strategia dopasowania pozwala Jamie zachować ostrożność przy podejmowaniu decyzji, zapewniając dodatkową pomoc tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Nie będzie niepotrzebnych wydatków, jeśli dodatkowi członkowie zespołu nie będą potrzebni. Jeśli jednak zajdzie potrzeba zatrudnienia dodatkowych członków zespołu, zwiększona sprzedaż wynikająca z dodatkowych zapytań telefonicznych powinna wystarczyć do zrekompensowania kosztów.
Otwórz widok obciążenia pracą ClickUp podczas planowania zasobów, aby uzyskać najbardziej aktualne informacje
Master Capacity Planning to Help Your Business Thrive
Planowanie obciążenia pomaga dokładnie zrozumieć, ile pracy może wykonać Twój zespół. Porównuje obecne obciążenie z nadchodzącym zapotrzebowaniem i określa, czy konieczne jest zatrudnienie dodatkowych członków zespołu. Zapewnia to wydajność, produktywność i lepsze podejmowanie decyzji, a wszystko to prowadzi do wyższych zysków. 🙌
Metoda opóźniona jest najbardziej konserwatywną strategią planowania obciążenia, która zwiększa zasoby tylko wtedy, gdy istnieje udowodnione zapotrzebowanie. Metoda wiodąca jest proaktywna i wiąże się z potencjalnie wyższym ryzykiem i zyskami, podczas gdy strategia dopasowania ma na celu znalezienie kompromisu między tymi dwoma skrajnościami. Każda ze strategii sprawdza się w przypadku różnych typów firm i sytuacji, ale siła tkwi w dobrym planie. Zarejestruj się za darmo i zacznij korzystać z ClickUp, aby opanować zarządzanie obciążeniami już dziś.✨