Kiedy jesteś proszony o podjęcie się nowych projektów - zawsze chcesz powiedzieć "tak". Najtrudniej jest wiedzieć, na ile realistyczne jest to "tak" w odniesieniu do aktualnego obciążenia zespołu zadaniami.
To właśnie tutaj szczegółowe planowanie wydajności naprawdę błyszczy i dlatego jest tak krytycznym elementem zarządzania projektami dla zespołów z różnych branż.
Spostrzeżenia wynikające z właściwego planowania wydajności pomagają firmom określić, czy mogą zatrudnić nowych członków lub podjąć się nowych projektów, jednocześnie uważnie obserwując obciążenie pracą obecnego zespołu. Bez presji. 😅
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele narzędzi do planowania wydajności dostępne, aby pomóc ci w tej podróży, nie wspominając o kursach online, blogi oraz - nasze ulubione - szablony!
Śledź nas, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak cały zespół może skorzystać z solidnego szablon planowania konta , najważniejsze funkcje, na które należy zwrócić uwagę, oraz dostęp do 10 najlepszych darmowych szablonów wydajności na rynku.
Co to jest szablon planowania wydajności?
Pojemność odnosi się do maksymalnej ilości pracy, jaką zespół lub osoba może wykonać w danym czasie, ale może być również używana w odniesieniu do ilości zasobów, które firma lub zespół ma dostępne dla konkretnego projektu. Planowanie wydajności to proces mierzenia zasobów, czasu i członków zespołu potrzebnych do ukończenia różnych projektów w celu zidentyfikowania obszarów nowych możliwości biznesowych - tj. zdolności do podjęcia większej liczby projektów, nowych pracowników lub zadań w ciągu dnia.
Użyj widoku obciążenia ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Podczas gdy kierownicy projektów zazwyczaj biorą na siebie większość planowania wydajności, wszyscy zaangażowani powinni mieć dostęp do informacji, w tym interesariusze, inni członkowie zespołu, działy, na które ma to wpływ i klienci.
Ponieważ tak wiele zależy od dokładności planowania wydajności, najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od szablonu.
Wydajne szablony planowania wydajności występują w wielu formach i mogą być tworzone przy użyciu różnych metod oprogramowanie do zarządzania zasobami lub nawet PowerPoint i Excel .
Szablony planowania wydajności pomagają łatwo i realistycznie zarządzać zasobami, aby sprawdzić, które z nich są poniżej, powyżej lub na granicy wydajności. Zasoby te mogą obejmować rzeczywiste materiały, czas i budżet - ale co najważniejsze, ludzi!
Ponadto szablony sprawiają, że raporty z planowania wydajności są czystsze, łatwiejsze do odczytania i bardziej uporządkowane niż w przypadku rozpoczynania od zera. Zanim jednak zaczniesz rejestrować się w bezpłatnych wersjach próbnych w poszukiwaniu kolejnego szablonu, zadaj sobie te ważne pytania:
- Czy ten szablon jest wstępnie zbudowany i można go dostosować?
- Czy będzie on zgodny z moimi obecnymi projektami i procesami?
- Czy mój zespół i ja będziemy mogli z niego korzystać jak najszybciej?
- Czy jest darmowy?
To nie są zbyt wygórowane wymagania! W rzeczywistości istnieje jeszcze więcej niezbędnych cech, na które należy zwrócić uwagę w następnym szablonie planowania wydajności - a my możemy pomóc Ci uzyskać do nich dostęp za darmo. 😎
Niezbędne funkcje w szablonie planowania wydajności
Największą korzyścią płynącą z planowania wydajności jest praktyczny wgląd. Precyzyjna alokacja zasobów jest sekretem podejmowania strategicznych decyzji dotyczących podejmowanych prac i upewniania się, że można je wykonać w ramach ich specyfiki wymagania projektowe .
Twórz niestandardowe pulpity nawigacyjne w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd całej swojej pracy
Musisz mieć możliwość dodania szczegółowych informacji o projekcie do swojego szablonu, aby uzyskać bardziej kompleksowy widok możliwości i zasobów zespołu. Obejmuje to nazwę projektu, wszystkie zaangażowane osoby, wszystkie powiązane zadania i oś czasu projektu kluczowe daty, terminy, kamienie milowe , koszty, popyt i wiele więcej!
Może się to wydawać dużym wyzwaniem, ale udane planowanie wydajności ma znaczący pozytywny wpływ na wyniki finansowe, dlatego warto być dokładnym i przemyślanym w tym procesie. Oto więcej istotnych elementów, których należy szukać w szablonie dynamicznego planowania wydajności:
- Wiele widoków projektów aby zobaczyć ogólny obraz wszystkich zadań i zasobów wymaganych w projekcie
- Pulpity nawigacyjne i raportowanie dla wysokiego poziomu spojrzenia na projekt i bieżące obciążenie pracą
- Zarządzanie zadaniami do śledzenia postępów i alokacji zasobów
- Wielu przydzielających i obserwatorów do równomiernego delegowania pracy między członkami zespołu
- Komentarze czat i funkcje współpracy, aby utrzymać wszystkich członków zespołu w pętli
- Limity i progi wydajności, aby upewnić się, że nikt nie jest przeciążony zadaniami
- Funkcje ustalania priorytetów do organizowania zadań i projektów w oparciu o bezpośrednie potrzeby i dostępne zasoby
10 szablonów planowania wydajności dla ClickUp, Excel i nie tylko
Przed zwiększeniem liczby projektów i przydzieleniem mnóstwa nowych zadań, ważne jest, aby kierownicy projektów dokładnie wiedzieli, co i ile jest już na talerzu każdego członka zespołu. Dokładna i częsta ocena przepustowości zespołu zapewnia ukończenie każdego projektu na czas, w ramach budżetu i przy jak najmniejszym dodatkowym stresie. 💜
Oto 10 naszych ulubionych szablonów do planowania przepustowości! Każdy z tych szablonów jest nie tylko konfigurowalny, dokładny i intuicyjny, ale także całkowicie darmowy. 🤩
1. Szablon do planowania wydajności pracowników od ClickUp
Widok głównego obciążenia pracą przy użyciu szablonu obciążenia pracowników firmy ClickUp
Spośród ponad 15 konfigurowalnych sposobów zarządzania projektami w ClickUp, Widok obciążenia to jedyny w pełni przejrzysty i obiektywny podział tygodniowych zadań zespołu w oparciu o osobę przypisaną, szacowany czas na zadanie, liczbę zadań i nie tylko. Opanowanie widoku obciążenia pracą może wydawać się wzniosłym zadaniem samym w sobie, ale Szablon planowania wydajności pracowników od ClickUp sprawia, że jest to - i wiele więcej - znacznie łatwiejsze.
Ten zaawansowany szablon pomaga zarządzać indywidualnymi i zespołowymi możliwościami, wykorzystując niektóre z najpotężniejszych funkcji ClickUp, aby zobaczyć, ile pracy jest przydzielane w danym momencie. Szablon ten pomaga również wdrożyć produktywne zarządzanie obciążeniem pracą praktyki, takie jak ustalanie szacunkowego czasu, mierzenie ilości zadań i inne. W tym szablonie Lista znajdziesz pięć widoków projektu, siedem pól niestandardowych, dwa niestandardowe statusy zadań i przewodnik dla początkujących w sekcji Dokumenty ClickUp aby pomóc w planowaniu wydajności w najbardziej efektywny sposób. Pobierz ten szablon
2. Szablon planowania zasobów od ClickUp
Łatwa dystrybucja zasobów dzięki szablonowi planowania zasobów ClickUp
Organizacja jest kluczowa, jeśli chodzi o podejmowanie strategicznych decyzji dla zespołu lub działu. Dzięki pięciu niestandardowym statusom, ośmiu niestandardowym polom i wielu widokom, szablon Szablon planowania zasobów od ClickUp jest najbardziej wszechstronnym i uniwersalnym szablonem dla planowania i przydzielania zasobów .
Skorzystaj z tego przyjaznego dla początkujących szablonu, aby z łatwością rozdzielić zasoby - niezależnie od tego, jakie one są! The Szablon planowania zasobów to idealne narzędzie do szybkiego tworzenia zorganizowanych systemów wokół każdego rodzaju zasobów.
Szablon ten można dostosować do dowolnego przypadku użycia i jest wstępnie zbudowany, aby naturalnie pasował do zespoły marketingu i rozwoju szukających jasnych i produktywnych harmonogramów dla zadań takich jak branding, promocja w mediach społecznościowych, projektowanie stron internetowych i inne. Ponadto szablon ten wykorzystuje niektóre z ulubionych szablonów kierownika projektu Funkcje ClickUp aby pomóc wszystko połączyć, w tym widok Gantta i widok osi czasu. Pobierz ten szablon
3. Szablon tygodniowego planowania wydajności zasobów od ClickUp
Wizualizacja możliwości zespołu przy użyciu szablonu tygodniowego planowania zasobów ClickUp
Jeśli podobał Ci się widok obciążenia pracą w szablonie planowania zasobów pracowniczych, tutaj spodoba Ci się jeszcze bardziej. Menedżerowie mogą dostosować swój widok obciążenia pracą za pomocą szablonu tygodniowego planowania zasobów ClickUp, aby zwizualizować indywidualne i ogólne możliwości zespołu oraz określić, gdzie lub czy można je wykorzystać bardziej produktywnie w innym miejscu.
Uzyskaj wysokopoziomowy wgląd w obciążenie pracą każdego koordynatora projektu poprzez liczbę zadań na jego talerzu na dany dzień, tydzień lub miesiąc. Zobaczysz nie tylko liczbę zadań, za które każdy członek jest odpowiedzialny danego dnia, ale także nazwę, czas trwania i status każdego zadania, aby uzyskać natychmiastowy wgląd w jego postęp. Pobierz ten szablon
4. Szablon do planowania wydajności Kanban od ClickUp
Realokacja zasobów, zadań i czasu za pomocą Kanban Capacity Planning Template by ClickUp
Istnieje więcej niż jeden sposób na zarządzanie i planowanie możliwości zespołu, a Kanban Capacity Planning Template firmy ClickUp to rozumie. Użyj Widok tablicy ClickUp w tym szczegółowym szablonie, aby zagłębić się w obciążenie pracą zespołu, statusy zadań i postępy - nawet co do minuty.
Innym sposobem na zwiększenie wartości tego wszechstronnego szablonu jest jego wstępnie zbudowany widok Tablica Kanban umożliwia sortowanie zadań projektu według ich właścicieli, aby natychmiast zobaczyć, jak równomiernie rozłożona jest praca w zespole. A jeśli jeden z członków zespołu jest przeciążony, ma opóźnienia w harmonogramie lub ma czas do stracenia, możesz łatwo dokonać korekt, przeciągając i upuszczając zadania od jednego właściciela do drugiego, tworzenie podzadań lub dodawanie osób przypisanych - wszystko bezpośrednio z poziomu Board. Pobierz ten szablon
5. Szablon listy planowania wydajności od ClickUp
Nadzoruj wszystkie bieżące zasoby za pomocą szablonu listy planowania wydajności od ClickUp
Podczas gdy kierownicy projektów uwielbiają widoki Gantta, obciążenia, osi czasu i tablicy ze względu na ich wysoce wizualny charakter, Widok listy w ClickUp jest kolejnym elastycznym rozwiązaniem dla inwentaryzacji zadań i obciążenia pracą zespołu.
Nie jest to jednak typowa lista rzeczy do zrobienia. 👀
Szablon Listy Planowania Potencjału od ClickUp to pełny obraz bieżących zasobów, o którym zawsze marzyłeś. Szablon ten wykonuje ciężką pracę w zakresie konfigurowania listy, aby zapewnić płynne działanie przepływów pracy dzięki funkcjom obejmującym pięć gotowych niestandardowych statusów i osiem pól niestandardowych.
To, co jest tak cenne w tym szablonie dla menedżerów i członków zespołu, to intuicyjny i zorganizowany widok listy. Niezależnie od tego, czy pracujesz z interesariuszami projektu każdy może spojrzeć na ten widok i natychmiast zrozumieć, co widzi. Ponadto, podobnie jak w przypadku przeciągania zadań po tablicy Kanban, można ponownie przydzielać zasoby i edytować zadania, przenosząc je w górę lub w dół listy.
Kolumny widoczne na liście są w pełni konfigurowalne, aby wyświetlać więcej informacji, na których naprawdę Ci zależy. Możesz wybrać pola niestandardowe, komentarze i osoby przypisane, Tagi lub terminy płatności pojawiają się na liście, aby wiedzieć, które zasoby są gdzie i jaki jest status ich wykorzystania - wszystko na pierwszy rzut oka. Pobierz ten szablon
6. Szablon planowania pojemności konta przez ClickUp
Nadzoruj zasoby potrzebne do rozwijania nowej działalności, korzystając z szablonu Account Capacity Planning Template by ClickUp
Jak mówią, sprzedaż sprawia, że świat się kręci. 💸
The Szablon planowania pojemności konta przez ClickUp jest niezbędny zarówno dla account managerów, jak i kierowników projektów. Dzięki pięciu niestandardowym statusom dla zablokowanych, ukończonych, w toku, w przeglądzie i do zrobienia zadań, każdy ma pełną przejrzystość w zakresie dystrybucji zasobów na kontach. Szablon ten zawiera również pięć widoków projektów, aby nadać priorytet bieżącym możliwościom konta i zidentyfikować obszary nowych możliwości.
Podobnie jak w przypadku różnych sposobów, w jakie szablon planowania zasobów ClickUp można dostosować do sposobu pracy, szablon planowania zasobów konta jest wysoce wizualny i zaprojektowany tak, aby pomóc w zarządzaniu zasobami konta pod każdym kątem. Zorganizuj swoje konta za pomocą gotowej tablicy, widoku Gantta, osi czasu lub listy, a następnie skorzystaj z ośmiu pól niestandardowych, aby uzyskać wgląd w członków zespołu, kontakty, kondycję i przychody związane z każdym kontem. Pobierz ten szablon
7. Prosty szablon planowania wydajności dla programu Excel
Prosty szablon planowania wydajności dla programu Excel
Chociaż szablony ClickUp można dostosowywać i adaptować do szerokiego zakresu zastosowań w różnych branżach, ten prosty szablon planowania wydajności dla Excel został stworzony specjalnie dla kierowników projektów zakładów i obiektów w celu określenia zdolności produkcyjnych.
Jest również kompatybilny z Arkusze Google ten szablon Simple Sheets zawiera dwa arkusze, gotowe formuły, wykresy wizualne i pulpity nawigacyjne do organizowania i analizowania danych związanych z łańcuchem dostaw i potrzebami operacyjnymi . Nawet jeśli Excel jest wypróbowanym i prawdziwym narzędziem do planowania wydajności szablon ten zawiera również instruktażowy arkusz wprowadzający, który zawiera terminy, informacje ogólne i najczęściej zadawane pytania.
Charakter plug-and-play tego szablonu jest świetny do osiągania automatycznie obliczanych wskaźników i wyświetlania ich jako wykresów lub wykresów za pomocą programu Excel.
Wady?
Podczas gdy kilka pierwszych szablonów Smart Sheet można pobrać za darmo, kolejne pobrania będą kosztować 50 USD. ✨ Pobierz ten szablon
8. Szablon planowania wydajności zasobów dla programu Excel
Szablon planowania wydajności zasobów dla programu Excel
Jeśli Twoja firma zainwestowała już w program Excel lub jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak planowanie wydajności może wpłynąć na Twoją firmę w perspektywie 12 miesięcy, rozważ ten szablon planowania wydajności zasobów dla programu Excel.
Chociaż jego konfiguracja wymaga nieco więcej czasu i częstej uwagi, aby był aktualny, kierownicy projektów mogą używać tego szablonu do obliczania pojemności zasobów i planowania sprintów za pomocą programu Excel. Przed rozpoczęciem pracy, szablon ten zawiera siedem zaleceń dotyczących bardziej efektywnego korzystania ze skoroszytu i prawidłowej konfiguracji arkusza danych. Pobierz ten szablon
9. Szablon planowania wydajności od Coda
Szablon planowania wydajności od Coda
In true Coda formularz, szablon planowania wydajności autorstwa Coda przynosi korzyści planowania wydajności do dynamicznego edytora dokumentów, aby nadzorować dane, zespoły i zasoby na nieskończonej cyfrowej stronie.
Szablon ten dzieli planowanie wydajności na trzy wyraźne kategorie:
- Projekty
- Dostępne zasoby (ludzie)
- Oś czasu projektu
W górnej części dokumentu zobaczysz całkowitą dostępną pojemność i bieżącą średnią liczbę godzin przepracowanych tygodniowo przez zespół. W dalszej części dokumentu znajdziesz osadzone tabele i wykresy, aby dodać więcej szczegółów do każdej z tych kategorii, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia, role, dostępność i nazwy zadań.
Bonus:_ **Porównanie Coda vs. Airtable Największą zaletą tego szablonu jest łatwość użytkowania. Przejrzysty interfejs Coda sprawia, że planowanie wydajności wydaje się nieco mniej zniechęcające - choć brakuje mu głębi, szczegółowości i przejrzystości obciążenia pracą, jak w przypadku innych szablonów z tej listy. Pobierz ten szablon
10. Szablon planowania wydajności zespołu ds. zasobów autorstwa Slide Team
Szablon planowania wydajności zespołu ds. zasobów autorstwa Slide Team
Dlaczego uwielbiamy ten szablon planowania wydajności zespołu ds. zasobów dla programu PowerPoint? Ponieważ jest to idealny szablon, który można mieć pod ręką podczas prezentowania aktualizacji i propozycji projektów interesariuszom!
Edytuj swój zestaw slajdów bezpośrednio w PowerPoint, aby zaprezentować zarządzanie zasobami wykorzystanie i alokacja zasobów w oparciu o możliwości zespołu i poszczególnych osób. Jak wszystkie atrakcyjne prezentacje, szablon ten przedstawia dane wizualnie za pomocą wykresów i diagramów, aby pokazać, które zasoby są nadmierne, niedostateczne lub na granicy możliwości. Pobierz ten szablon
Zrób to z niestandardowym szablonem ClickUp
To tylko 10 z tysięcy szablonów planowania wydajności, które krążą po sieci. I choć niesamowicie jest mieć tak wiele opcji na wyciągnięcie ręki, jest to również nieco przytłaczające. Unikaj inwestowania w szablon, który zajmuje więcej czasu niż jest wart, nie jest elastyczny lub jest po prostu zbyt przestarzały, aby był przydatny.
Zamiast tego wybierz szablon zaprojektowany z myślą o nowoczesnych zespołach - wybierz ClickUp !
Szablony ClickUp na tej liście są tylko kilkoma z setek dostępnych w rozwijającej się usłudze Biblioteka szablonów . Ale co sprawia, że jej szablony wyróżniają się na tle innych?
ClickUp jest jedyną platformą produktywności z ponad 15 unikalnymi sposobami wizualnego zarządzania projektami i jedyną platformą z widokiem Workload!
Zobacz, jak szacowany czas na zadanie wypada na tle reszty tygodnia dzięki widokowi obciążenia pracą w ClickUp
Oceniaj miesięczną, tygodniową lub dzienną przepustowość swojego zespołu w mgnieniu oka za pomocą Widok obciążenia w ClickUp i rozpocząć pracę w ciągu kilku sekund, korzystając z jednego z wielu szablonów planowania wydajności dla tego kompleksowego widoku projektu.
Zarejestruj się w ClickUp Darmowy plan Forever już dziś, aby uzyskać dostęp do setek gotowych szablonów do planowania wydajności, alokacji zasobów i każdego innego przypadku użycia pod słońcem. ☀️