Każdy produkt i usługa jest napędzana przez wiele potrzeb biznesowych i niestandardowych, zwanych wymaganiami.
Ale do zrobienia, aby końcowy produkt spełniał wszystkie te wymagania?
To proste: dzięki skutecznemu planowaniu zarządzania wymaganiami.
W tym artykule omówimy planowanie zarządzania wymaganiami, dlaczego jest ono ważne i jak stworzyć solidny plan zarządzania wymaganiami.
Psst! Mamy również kradnącą ofertę: a narzędzie, które sprawi, że planowanie zarządzania wymaganiami będzie dziecinnie proste .
Załóżmy nasze maski Dalí. 🎭
Czym jest planowanie zarządzania wymaganiami?
Planowanie zarządzania wymaganiami obejmuje określenie sposobu identyfikacji, dokumentowania, analizowania, wdrażania, śledzenia i kontrolowania wymagania projektu .
Użyjmy niezawodnego planu profesora z Napad na pieniądze aby zademonstrować.
Profesor będzie naszym planistą zarządzania wymaganiami. Zmiany wprowadzone do jego planu podczas napadu na bank to wymagania. Wymagania zmienią zakres projektu (napadu).
Bonus:_ PRD Templates Teraz jego plan zarządzania wymaganiami będzie obejmował:
- Jak zidentyfikuje środki potrzebne do utrzymania planu napadu zgodnie z jego wizją
- Jak przeanalizuje i wdroży te środki
Będzie musiał również pomyśleć o sposobach śledzenia i kontrolowania ciągle zmieniających się wymagań projektu. Dzięki nadmiernie ambitnym ludziom takim jak Tokyo w jego zespole.
Planowanie zarządzania wymaganiami obejmuje wiele elementów, począwszy od zdefiniowania zakresu projektu i kontynuowane przez cały cykl życia projektu.
**Ale dlaczego jest to ważne?
Plan zarządzania wymaganiami zapewnia, że każde wymaganie jest przechwytywane, analizowane i uwzględniane, w tym:
- Zapobieganie utracie śledzenia Business iwymagań interesariuszy* Umożliwienie teamom kontrolowania zakresu projektu
- Przezwyciężenie typowych przyczyn niepowodzenia projektu, takich jak pełzanie zakresu, opóźnienia projektu, przekroczenie kosztów itp.
Oczywiście, plan zarządzania wymaganiami ma kluczowe znaczenie dla zarządzania zakresem projektu.
Ale do zrobienia? Dowiedzmy się tego.
9 kroków do stworzenia skutecznego planu zarządzania wymaganiami
Oto kroki do stworzenia skutecznego planu zarządzania wymaganiami:
Krok 1: Określenie zakresu projektu
Zakres projektu obejmuje określenie i dokumentowanie celów projektu , rezultaty, zadania, koszty i terminy.
Zakres projektu jest zazwyczaj rejestrowany w ramach planu zarządzania zakresem projektu karcie projektu lub plan projektu. Następnie można go stamtąd skopiować.
Bez planu zarządzania zakresem, interesariusze będą pozbawieni krytycznych informacji potrzebnych do identyfikacji zmian wymagań w projekcie. Trudne staje się również określenie, czy należy wdrożyć proponowane wymaganie, czy nie.
Krok 2: Identyfikacja interesariuszy projektu
Twój plan zarządzania powinien zawierać wzmiankę o działaniach, które podejmiesz w celu ich zidentyfikowania.
Dopiero wtedy można sporządzić mapę wymagań interesariuszy.
Możesz przeprowadzić spotkania, wywiady lub burzę mózgów z zespołem, aby zidentyfikować interesariuszy projektu. W razie potrzeby możesz nawet ręcznie wybrać każdego z interesariuszy, tak jak zrobił to Professordid.
Krok 3: Zdefiniuj role i obowiązki dla wysiłków związanych z zarządzaniem wymaganiami
Twój plan powinien określać, kto będzie odpowiedzialny za wszystkie wysiłki związane z zarządzaniem wymaganiami.
Może to być kierownik projektu, analityk biznesowy lub inny członek zespołu.
Pamiętasz, jak profesor wyznacza Berlina do przejęcia odpowiedzialności za plan?
Był odpowiedzialny za zbieranie opinii zespołu i decydowanie, czy te pomysły są zgodne z planem projektu.
Podobnie, plan zarządzania określi rolę i obowiązki związane z nadzorowaniem całego procesu zarządzania wymaganiami.
Krok 4: Zarządzanie sprzecznymi wymaganiami
Często zdarza się, że sprzeczne wymagania pochodzą od różnych interesariuszy projektu i zespołu projektowego.
Na przykład, klient może chcieć aplikacji, która pobiera 1000 rekordów użytkowników na raz, podczas gdy zespół programistów może uznać to za niepraktyczne.
Kiedy tak się stanie, weź wskazówkę od profesora. Przewidział on każdy potencjalny konflikt między swoim zespołem a policją i odpowiednio zaplanował sposób działania.
Podobnie, musisz uwzględnić w swoim planie, w jaki sposób przekonasz klienta i zespół programistów do uzgodnienia funkcji aplikacji, aby rozwiązać ten konflikt wymagań.
Podobnie, ty i twój analityk możecie być zmuszeni do zrobienia analizy biznesowej w celu zidentyfikowania takich konfliktów i doprowadzenia interesariuszy do porozumienia.
Krok 5: Ustal strategię priorytetyzacji wymagań
Złożone projekty mają wiele wymagań.
Dlatego też plan zarządzania wymaganiami powinien określać metodologię ich priorytetyzacji. Obejmuje to określenie, które wymagania są krytyczne, a które można przypisać do następnego sprintu.
Na przykład, pomoc Teams w ucieczce przed policją jest bardziej krytycznym wymaganiem dla Profesora niż zebranie całej gotówki ze skarbca banku.
Podczas ustalania priorytetów wymagań projektu, należy wziąć pod uwagę wymagania techniczne, wpływ interesariuszy, zatwierdzenie przez kluczowych interesariuszy itp. w celu podjęcia świadomej decyzji.
Krok 6: Zdefiniowanie matrycy identyfikowalności wymagań
Identyfikowalność wymagań odnosi się do sposobu śledzenia wymagań projektu przez cały cykl jego życia. Zazwyczaj jest to zrobione za pomocą macierzy identyfikowalności.
Matryca identyfikowalności to dokument, który mapuje i śledzi wymagania użytkownika z przypadkami testowymi.
Mając do czynienia z identyfikowalnością wymagań, powinieneś również mieć linię bazową wymagań, aby twój zespół wiedział, co zostało commitowane do klienta.
Przykładowo, bazą wymagań w rozwoju oprogramowania może być zakończony produkt z zatwierdzonym zestawem funkcji.
Sprawdź Matryca identyfikowalności ClickUp !
Krok 7: Zarządzanie zmieniającymi się wymaganiami
Zmiany są nieuniknione, bez względu na to, jak dokładny jest plan projektu.
Jako kierownik projektu, powinieneś ustanowić protokół do zarządzania zmiennymi wymaganiami w miarę ich pojawiania się.
W tym celu plan zarządzania wymaganiami może mieć "proces kontroli zmian"
Nawet profesor miał jeden, o którym wiedział tylko Berlin.
Plan ten nakreśli proces dokumentowania wszelkich zmian. Będzie zawierał kilka kluczowych punktów, takich jak:
- W jaki sposób zmienił się konkretny wymóg
- Powód podjęcia decyzji o wprowadzeniu zmiany
- Kto będzie autorem zmiany
- Jaki wpływ (jeśli w ogóle) może mieć na projekt
Krok 8: Komunikowanie wymagań projektu
Plan zarządzania wymaganiami powinien również określać mechanizm komunikowania wymagań użytkowników zespołowi projektowemu i interesariuszom.
W swoim planie powinieneś określić:
- Kto będzie informował innych o zmieniających się wymaganiach
- Kto powinien zostać poinformowany o zmianach
- Kiedy należy ich poinformować
- W jaki sposób należy ich informować
Profesor użył kabla telefonicznego do komunikacji z Berlinem po osiągnięciu każdego kamienia milowego. Berlin z kolei informował resztę Teams.
Krok 9: Określenie narzędzi do zarządzania wymaganiami
Na koniec należy opisać wszelkie narzędzia do zarządzania wymaganiami do dokumentowania, śledzenia i zarządzania wymaganiami.
Jeśli chcesz śledzić wszystkie wymagania i nadzorować postęp projektu, potrzebujesz narzędzia do zarządzania wymaganiami, takiego jak ClickUp !
ClickUp to wysoko oceniany oprogramowanie do zarządzania projektami używane przez wydajnych Teams na całym świecie do zarządzania cyklem życia projektów i planowania zarządzania wymaganiami.
Jako oprogramowanie do zarządzania wymaganiami łączy zespół w celu planowania i współpracy w czasie rzeczywistym. Zobaczmy, jak to zrobić:
A. Śledzenie postępów z widoki Dzięki ClickUp możesz śledzić projekty i plany zarządzania wymaganiami od początku do końca z wieloma widokami.
Wizualizuj swoje zadania za pomocą ponad 15 widoków w ClickUp, w tym listy, tablicy i kalendarza
Możesz wizualizować zadania na Lista , Tablica lub Kalendarz widok.
Można również wyświetlić współzależne zadania lub kroki planu zarządzania wymaganiami na stronie Widok wykresu Gantta i śledzenie postępów w realizacji planu.
Aby ułatwić planowanie zarządzania wymaganiami, dostępne są również inne widoki, takie jak: Widok czatu .
Podczas opracowywania planu należy jednak zwrócić uwagę na kilka typowych błędów w planowaniu wymagań, których należy unikać.
4 błędy w planowaniu zarządzania wymaganiami, których należy unikać
Planowanie zarządzania wymaganiami może być trudne, zwłaszcza gdy mamy do czynienia ze złożonym projektem. Możliwe jest popełnienie błędów na różnych scenach.
Oto cztery typowe błędy, których możesz uniknąć jako kierownik projektu:
1. Nieprawidłowa mapa interesariuszy
Jeśli nie sporządzisz mapy swoich interesariuszy projektu poprawnie, Twój zespół może skończyć pracę nad niewłaściwymi wymaganiami interesariuszy.
Kluczowe jest również prawidłowe zidentyfikowanie interesariuszy, ponieważ kilka wymagań biznesowych będzie pochodzić od nich.
2. Brak komunikacji
Jeśli nie komunikujesz się dobrze z zespołem projektowym, klientem i interesariuszami, możesz mieć trudności z wymaganiami.
Komunikacja w Teams może również pomóc we wczesnym wykrywaniu problemów, aby zaoszczędzić czas i zasoby.
Ponadto, nawet jeśli nie masz nic do powiedzenia, powiedz to również.
Nie pozwól klientowi założyć, że w projekcie nic się nie dzieje.
3. Brak iteracyjności planu
Wiemy już, jak wymagania zmieniają się kilka razy w trakcie cyklu życia projektu.
Jeśli zmiany te nie zostaną uwzględnione, wynik nie będzie zgodny z oczekiwaniami interesariuszy.
Jeśli jednak plan nie jest zgodny z iteracyjną metodologią, taką jak agile, zespół projektowy może utknąć tylko z pierwszym ustawieniem wymagań.
4. Korzystanie z MS Word i MS Excel do planowania
Word i Excel są prawdopodobnie najpopularniejszymi narzędziami używanymi przez Teams do przechwytywania wymagań.
Jednak w przypadku tych narzędzi wersjonowanie dokumentów może stać się prawdziwym utrapieniem.
Matryca identyfikowalności utworzona w arkuszu Excel może również stać się siecią kolumn odwołujących się do niekończących się dokumentów. 😰
Bonus: Matrix Templates
3 Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania wymaganiami
Oto kilka najczęściej zadawanych pytań dotyczących procesu zarządzania wymaganiami:
1. Co to jest wymaganie?
Wymaganie to wszystko, co jest potrzebne lub pożądane.
Powinno być konieczne, konkretne, zrozumiałe, dokładne, wykonalne i testowalne.
Na przykład, jeśli twój zespół programistów tworzy aplikację do blokowania czasu, funkcja śledzenia czasu może być jednym z wymagań.
2. Dlaczego powinienem zarządzać wymaganiami?
Zarządzanie wymaganiami nie tylko pomaga usprawnić organizację projektu, ale także zwiększa jego efektywność strategii operacyjnej ale także pomaga
- Poprawić jakość końcowego produktu lub usługi
- Skrócić czas zakończenia projektu
- Zapobiegać przekraczaniu kosztów
- Zmniejszyć ryzyko
- Umożliwić skuteczne zarządzanie zakresem
3. Co to jest proces zarządzania wymaganiami?
Proces zarządzania wymaganiami obejmuje:
- Szablony zbierania wymagań zbieranie informacji zwrotnych i potrzeb od interesariuszy
- Analiza: określenie, czy proponowane wymagania dotyczące funkcji są zgodne z zakresem projektu
- Definiowanie: dokumentowanie wymagań z perspektywy użytkownika i przechwytywanie funkcji lub wymagań technicznych
- Priorytetyzacja: planowanie nadchodzących wydań lub sprintów i potrzebnych wymagań
- Walidacja i utrzymanie: określenie, co należy uznać za "zakończone wymaganie" i planowanie bieżących ulepszeń
Gotowy do stworzenia solidnego planu zarządzania wymaganiami?
Oczywiście, napisanie idealnego planu zarządzania wymaganiami zajmie trochę czasu. Profesor planował napad od 19 roku życia. I okazało się, że to był niezły plan! 😎
Bez względu na to, ile czasu to zajmie, plan zarządzania wymaganiami powinien obejmować wszystkie kroki, o których wspomnieliśmy wcześniej.
Inteligentne narzędzie do zarządzania wymaganiami, takie jak ClickUp, może pomóc ci do zrobienia tego szybko.
Dzięki ClickUp możesz współpracować i edytować dokument wymagań lub plan zarządzania projektami, sortować konflikty wymagań i łatwo usprawniać rutynową pracę.
To naprawdę najlepszy gracz zespołowy, który wspiera Cię na każdym kroku.
po co więc czekać? Wypróbuj ClickUp za darmo aby stworzyć solidny plan zarządzania wymaganiami, taki jak theProfessor, a założymy się, że Twoi interesariusze będą mieli do powiedzenia jedno słowo..
