Dlaczego niektóre firmy dostosowują się do strategicznych priorytetów i działają z najwyższą wydajnością, podczas gdy inne mają zapasy nieudanych projektów?
Krótka odpowiedź brzmi: trwałość strategii operacyjnej zależy od jej codziennego wdrażania.
W globalnym badaniu ClickUp z 2023 r. przeprowadzonym wśród setek liderów biznesu, 35% respondentów stwierdziło, że wydajność operacyjna jest dla nich najważniejszym czynnikiem powodzenia w biznesie. Jest to wezwanie do działania dla Mistrzów Wyników - specjalistów ds. zarządzania operacyjnego koordynujących zasoby, procesy i ludzi w celu osiągnięcia doskonałości operacyjnej. ✨
Podstawowym pytaniem, które należy zadać przed podjęciem jakichkolwiek kroków, jest pytanie składające się z dwóch części: Jakie są logistyczne i kulturowe strategie Twojej organizacji i jak utrzymujesz najlepsze w swojej klasie partnerstwo między wszystkimi poziomami przywództwa i teamami do zrobienia, aby osiągnąć powodzenie?
Budowanie strategii to nie tylko rozwiązywanie problemów. Zamiast tego powinno ono wykorzystywać możliwości technologii i budować miejsce pracy, które usuwa oparte na strachu opinie na temat wypróbowywania nowych pomysłów. Ten rodzaj innowacji jest paliwem zarówno dla pracy strategicznej, jak i produkcji.
Czym jest strategia operacyjna?
Strategia operacyjna to plan działania, który kieruje tym, w jaki sposób firma zarządza swoimi procesami i zasobami zgodnie z nadrzędnymi celami organizacyjnymi. Procesy te obejmują wydajność i dostarczanie produktów lub usług oferowanych przez firmę.
Poza żargonem istnieje koncepcja, która kształtuje kulturę miejsca pracy, wydajność i cele biznesowe. Każda firma - mała, średnia i duża - ma to do zrobienia, aby dopasować się do tego, co robi, gdzie to robi i jak chce się różnić od innych na swoim polu.
Chociaż może to być postrzegane jako nakładanie się z planowanie strategiczne istnieje jednak pewne rozróżnienie, o którym należy pamiętać podczas zapoznawania się z tym przewodnikiem: Planowanie strategiczne to ustawienie ogólnej wizji i kierunku dla organizacji, często zrobione co roku lub co pół roku. Główne cele operacyjne opisują procesy i cykle pracy, które zostaną wykorzystane do zakończenia pracy. ⚙️
Przyjrzyjmy się przykładom strategii operacyjnej dla konkretnych obszarów funkcji w organizacji:
Rodzaje strategii operacyjnych w celu poprawy, zwiększenia wydajności i innowacji
Podział przykładów strategii operacyjnych w celu osiągnięcia ogólnej strategii Business | Typ strategii | Osiągnięcia | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Wykorzystuje unikalne mocne strony firmy w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej, koncentrując się na odrębnych umiejętnościach lub technologiach, które definiują powodzenie biznesu | | Strategie przywództwa kosztowego | Dąży do bycia dostawcą o najniższych kosztach w branży, oferując wysokiej jakości produkty lub usługi po cenach niższych niż konkurencja | | Strategie niestandardowe | Integracja technologii w celu zwiększenia wydajności, elastyczności i doświadczenia klienta poprzez przyjęcie chmury obliczeniowej, automatyzacji i cyfrowych narzędzi do raportowania | | Wyróżnia produkt lub usługę, dążąc do postrzeganej jakości, unikalnych funkcji i lojalności klientów, aby uzasadnić ceny premium | | Strategie transformacji cyfrowej | Napędza wzrost poprzez ciągłe doskonalenie, wspieranie kreatywności i inwestowanie w badania i rozwój, aby pozostać konkurencyjnym i istotnym | | Strategie zaangażowania pracowników | Pielęgnowanie zmotywowanej, zaangażowanej siły roboczej poprzez wspieranie pozytywnej kultury, umożliwianie rozwoju i angażowanie pracowników w podejmowanie decyzji | | Obejmuje różne aspekty zarządzania zapasami (zaopatrzenie, magazynowanie, dystrybucja i optymalizacja), dzięki czemu odpowiednia ilość towarów jest dostępna we właściwym czasie, miejscu i po odpowiednich kosztach | | Strategie doskonałości operacyjnej | Optymalizacja procesów pod kątem wydajności, opłacalności i jakości, napędzana metodami ciągłego doskonalenia, takimi jak Lean Six Sigma | | Strategie outsourcingu | Zlecanie zadań zewnętrznym dostawcom, redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy i umożliwienie wewnętrznym zespołom skupienia się na podstawowej działalności biznesowej | | Skupia się na tworzeniu produktów lub usług, które przekraczają oczekiwania poprzez optymalizację całego cyklu życia, od koncepcji do wsparcia po wprowadzeniu na rynek | | Strategie zarządzania ryzykiem | Zabezpieczają biznes poprzez identyfikację, ocenę i łagodzenie potencjalnego ryzyka za pomocą środków kontroli i planów awaryjnych |
Te strategie operacyjne nie wykluczają się wzajemnie. I to jest dobra wiadomość! Nikt nie chce być zamknięty w jednej strategii biznesowej. Zintegrowane podejście pozwala organizacjom optymalizować swoje działania pod kątem różnych produktów/usług, segmentów klientów i rynków. 🎯
Kiedy organizacja inwestuje w strategię operacyjną i jej wdrożenie, inwestuje w wydajność pracowników. Mając bezpośredni wgląd w dlaczego i jak stoją za ich zadaniami, nie są zmuszeni do poruszania się po wysokim poziomie niejednoznaczności.
Zamiast tego otrzymują jasne instrukcje, aby zakończyć właściwe zadania.
Jeśli chcesz rozpocząć eksplorację procesów i nakreślić swoje cele operacyjne już teraz, pobierz Szablon planu operacyjnego firmy ClickUp . Nadszedł czas, aby uporządkować swój mentalny garaż, aby zrobić przestrzeń dla ekscytujących, zorientowanych na rozwój projektów.
Roześlij zaproszenia do najbliższych współpracowników i zorganizuj warsztaty architektury systemów, w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie! 📧
Organizuj, realizuj i monitoruj elementy planu strategii operacyjnej na liście ClickUp
Do tej pory poznaliśmy wewnętrzne zasady strategii operacyjnej. Zobaczmy to w praktyce.
Jak wbudować elementy strategii operacyjnej w plany projektów
Ten kompaktowy przewodnik został stworzony dla menedżera operacyjnego w celu wdrożenia najlepszych podstawowych procesów biznesowych i cykli pracy do planów projektów.
Dlaczego więc ten przewodnik jest kompaktowy? Zastrzeżenie: Wszyscy gramy w tym samym sitcomie, ale czytamy różne scenariusze. Chociaż istnieją modele biznesowe i branże, do których możemy się przyporządkować, każda firma ma inny zestaw podstawowych wartości, które odzwierciedlają jej cel i zasady przewodnie.
Z tego powodu systemy, o których przeczytasz poniżej, są kluczowymi czynnikami powodzenia, których potrzebują wszystkie strategie operacyjne. Teams mogą osiągnąć szczytową wydajność, wprowadzając w życie tylko jeden z nich!
Krok 1: Zdefiniuj, na co wpłynie lub co zmieni strategia operacyjna
Pomyśl o perspektywie krótkoterminowej (priorytety konkurencyjne) i wizji długoterminowej (kompromisy)
Planowanie krótkoterminowe pozwala na spotkanie się z niestandardowymi wymaganiami dostawców, pomaga alokować zasoby we właściwym miejscu i czasie oraz zapewnia punkty odniesienia do oceny wydajności zespołu.
Planowanie długoterminowe pozwala organizacjom inwestować w nowoczesne rozwiązania technologiczne, kierować możliwościami ekspansji rynkowej i przeprojektowywać logistykę.
Plan operacyjny powinien mieć węższy zakres i dotyczyć codziennych czynności i działań niezbędnych do wdrożenia planu operacyjnego plan strategiczny . Kluczem do uzyskania zgody i wsparcia ze strony kierownictwa jest przedstawienie wartości planu, jego wykonalności i zgodności.
To właśnie tutaj współtworzenie łatwo mierzalnych wskaźników KPI z teamami i wszystkimi szczeblami przywództwa jest niezbędne, aby zapewnić każdemu członkowi zespołu poczucie własności w wykonywanych przez niego zadaniach. 🔑
Analizuj strategie biznesowe na tablicy ClickUp
Krok 2: Zidentyfikuj i zabezpiecz niezbędne zasoby wymagane do powodzenia realizacji strategii
Stworzenie grupy zadaniowej dla strategii operacyjnej to wysiłek grupowy, zwłaszcza w przypadku współpracy z innymi teamami. Współpracownicy z zakresu finansów, marketingu, zasobów ludzkich i innych dziedzin pomogą uzupełnić luki w wiedzy i opowiedzą się za zwiększenie wydajności , obniżając koszty i zapewniając większą wartość.
Każdy dział ma swoje standardowe zadania, które utrzymują statek w ruchu. Jeśli strategia operacyjna wymaga znacznej ilości czasu, należy przeprowadzić rozmowy z kierownikami działów na temat najlepszego podejścia do zminimalizowania zakłóceń. 💬
Ponieważ menedżerowie operacyjni mają złożoną i wieloaspektową rolę, dyskusje te są momentami, w których można uczyć, aby wpływać na wyniki projektów.
Trzy cenne narzędzia - planowanie obciążeń, planowanie zasobów i mapa procesów - wyeliminują zgadywanie na tym kroku.
- Planowanie obciążenia daje widoczność tego, czy posiadasz wystarczające zasoby firmy, aby sprostać wymaganiom projektu
- Planowanie zasobów odpowiada na pytanie: Nad jakimi projektami pracują obecnie moje zasoby?
- Mapa projektu procesu nakreśla sekwencję wydarzeń, zadań i działań związanych z procesem biznesowym
### Krok 3: Współtworzenie planu działania w celu zabezpieczenia przepływu materiałów, informacji i zasobów
Ten plan działania zajmie wiele rund, ale nawet wtedy nie będzie zakończony, ponieważ priorytety mogą ewoluować wraz ze zmianą okoliczności. Najlepszym zabezpieczeniem przejrzystości przy każdej zmianie strategii jest posiadanie jednego źródła prawdy, do którego można powrócić i dokonać mikro-korekt. ⚖️
Zawartość planu działania będzie się różnić w zależności od modelu biznesowego firmy i procesów operacyjnych. Minimalna zawartość dokumentu planu działania powinna obejmować:
Podział sekcji potrzebnych w dokumencie planu strategii operacyjnej | Sekcja | Zawartość | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Tytuł | Zacznij od łatwej do zapamiętania nazwy, która odzwierciedla wpływ lub cel strategii operacyjnej | Wprowadzenie | Przedstaw krótki przegląd strategii operacyjnej, jej celów i dlaczego jest ona istotna dla celów strategii korporacyjnej | | Podsumowanie | Podsumowanie kluczowych punktów planu działania, w tym priorytetowych celów, właścicieli zadań/ współpracowników, osi czasu i oczekiwanych wyników | Zadania i inicjatywy wysokiego szczebla | Rozbicie skali i zakresu zadań lub inicjatyw wymaganych do wdrożenia | | Wyznaczenie odpowiedzialnych kierowników działów/indywidualnych współpracowników, którzy będą odpowiedzialni za wszelkie aktualizacje, przeglądy i zatwierdzenia komunikacji w ramach projektu | Określenie oś czasu dla kluczowych działań, produktów i punktów kontroli jakości, które oznaczają rzeczywisty postęp Zależności | Podkreśl zadania, które muszą zostać zakończone zanim inne będą mogły zostać rozpoczęte i odnieś się do sposobu zarządzania zależnościami, aby zapobiec opóźnieniom | | Szczegółowa alokacja zasobów, w tym budżetu, personelu, technologii i materiałów. Lista wszelkich ograniczeń zasobów, jeśli takie istnieją! | | Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i wyzwań wraz z planami awaryjnymi | Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy | Opisz plan komunikacji w celu informowania wszystkich interesariuszy i poziom ich zaangażowania | Załączniki | Dołącz wszelkie dokumenty stanowiące wsparcie, badania i odpowiednie projekty | Raportowanie i monitorowanie | Określ metryki i KPI, które będą używane do mierzenia postępu i powodzenia Budżet i plan finansowy | Dodaj zasoby finansowe przydzielone do każdego zadania lub inicjatywy |
Jeśli wydaje ci się, że wszechświat się nudzi i zaczyna sam sprawiać, że rzeczy dzieją się same, ponieważ przygotowanie planu działania zajmuje ci ponad tydzień, spróbuj ClickUp AI . Mamy dla Ciebie ponad 100 narzędzi, które wykorzystują oparte na badaniach podpowiedzi dostosowane do konkretnych ról! 🤖
Użyj podpowiedzi z ClickUp AI, aby szybko zbudować Dokumenty
Krok 4: Wykorzystaj technologię i bądź siłą napędową wdrażania strategii
Czy Teams czują się komfortowo udostępniając swoje pomysły, obawy i opinie? Czy rośnie liczba opóźnionych projektów z powodu braku odpowiedzialności? Czy członkowie Teams pytają: "Co powinienem dzisiaj zrobić?"?
Twoje umiejętności przywódcze, komunikacyjne i rozwiązywania problemów są niezbędne do powodzenia strategii operacyjnej. Ponieważ pracujesz między różnymi teamami, będziesz musiał organizować różne informacje, które docierają do ciebie z różnych kanałów. 👨💻
Będziesz potrzebować odpowiednich zarządzanie zadaniami aby ustawić wszystkich na powodzenie i przekazać oczekiwania dotyczące realizacji projektów. Jeśli uważasz, że plan działania napisany w kroku 3 będzie "wystarczająco dobry", rozważ to:
Zarządzanie zadaniami za pomocą statycznego planu działania może przytłoczyć większe zespoły lub złożone projekty. Jest w nim zbyt dużo szumu i bałaganu, by codziennie go przewijać. Dedykowane zadania i oprogramowanie do zarządzania projektami ustawienie sceny dla indywidualnej i zespołowej wydajności na dużą skalę
Modele ręczne nie nadążają za wymaganiami zwinnych pracowników, a bycie zwinnym jest nienegocjowalne na dzisiejszym rynku, ponieważ przypadki użycia AI dostosowane do branży nadal rośnie. Twój czas i uwaga powinny być poświęcane na zadania i działania o wysokiej wartości, które przybliżają Teams do ich celów.
Stwórz skuteczny system śledzenia wszystkich zadań i działań w ClickUp
Zrób sobie krótką przerwę na wodę, a następnie pobierz szablon Szablon codziennego planu działania od ClickUp . Ten szablon zawiera wszystkie składniki do organizowania zadań, kamieni milowych, terminów i współpracowników.
Jako użytkownicy ClickUp, Twoje zespoły i interesariusze mają wszystkie zadania i dokumentację w zasięgu ręki, aby ściśle monitorować postępy na całym etapie wdrażania!
Ostrzeżenie: Ukryte koszty skrótów
Łatwo jest nie doceniać wpływu małych, pozornie przyziemnych zadań, które narastają w czasie. Jednakże, te "zapisane na później" zadania mogą szybko przekształcić się w znaczący problem zespołowy.
Przyjrzyjmy się bliżej ukrytym kosztom skrótów:
- Dług kulturowy w miejscu pracy: Dług kulturowy w miejscu pracy odnosi się do negatywnych konsekwencji zaniedbania kultury i podstawowych wartości firmy, takich jak niskie morale pracowników, wysoka rotacja i zmniejszona wydajność, co może zaszkodzić ich długoterminowemu powodzeniu
- Dług techniczny: Dług techniczny powstaje, gdy oprogramowanie lub rozwiązania technologiczne są opracowywane szybko lub z nieoptymalnymi praktykami kodowania w celu zaspokojenia natychmiastowych potrzeb
- Dług procesowy: Dług procesowy odnosi się do akumulacji nieefektywności i niedociągnięć w cyklach pracy i procedurach organizacji w czasie
- Dług wiedzy: Dług wiedzy pojawia się, gdy organizacje nie inwestują w ciągłe poszerzanie wiedzyuczenie się i rozwój dla swoich pracowników
Walka z długiem technicznym to wysiłek całego zespołu. Oto kilka szybkich metod, które można wyciągnąć z zestawu narzędzi wydajności i zająć się małymi zadaniami, aby zminimalizować wpływ na inicjatywy produkcyjne:
- Priorytetyzacja zadań: Priorytetyzuj zadania za pomocą matrycy Eisenhowera (pilne i ważne zadania są na pierwszym miejscu, a następnie ważne, ale niepilne)
- Blokowanie sesji Teams: Zaplanujskoncentrowany czas bloki na małe zadania, unikanie wielozadaniowości, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi
- Grupowanie zadań: Grupuj podobne zadania i zajmuj się nimi partiami, aby ograniczyć przełączanie kontekstu
- Oddelegowane w stosownych przypadkach: Oddelegowane elementy działań i zadania którymi mogą zająć się inni członkowie zespołu
A teraz wracamy do naszego regularnego programu! 🎬
Krok 5: Ustawienie list kontrolnych i reguł decyzyjnych dla ciągłego doskonalenia
Biorąc pod uwagę, że inne rutynowe zadania i specjalne projekty są realizowane jednocześnie w obciążeniu pracą, w jaki sposób można utrzymać tempo grupy w planie operacyjnym?
Zacznij od pytań, które pomogą zespołowi zarządzającemu operacjami systematycznie gromadzić i analizować dane na scentralizowanym pulpicie. Zmniejszy to obciążenie poznawcze i pozwoli członkom Teams podejmować pewne decyzje.
Te listy kontrolne i zasady mogą być tak szczegółowe, jak jest to potrzebne do użytku wewnętrznego. Jeśli ma to pomóc w ocenie ich rzeczywistej przydatności, przeprowadź test na beneficjentach. Przekaż je kierownikom projektów, interesariuszom i kierownictwu wyższego szczebla, aby potwierdzić, czy koncentrują się na właściwych pytaniach do oceny codziennych wdrożeń. 📊
Dostęp do zadań i działań związanych z projektem z pulpitu ClickUp
Jak więc menedżerowie operacyjni mogą stosować listy kontrolne i reguły decyzyjne na poziomie taktycznym, gdy mają do czynienia z napiętymi oś czasu?
Dostarczaj swojemu zespołowi spójne doświadczenie dzięki zaplanowanej rutynie
Oto zestawienie zadań strategii operacyjnej w określonych odstępach czasu. Czy zauważyłeś coś, co można dodać do osobistego lub zespołowego harmonogramu? 🗓️
Podział dziennych, tygodniowych i miesięcznych zadań dla specjalisty ds. zarządzania operacjami do zaplanowania w obciążeniu pracą
Częstotliwość
Elementy działania
Codzienne zadania
Przeprowadzenie briefu codzienne spotkania lub spotkania z liderami projektów w celu omówienia postępów, wyzwań i celów na dany dzień/tydzień
Pilne rozwiązywanie problemów lub blokad, aby zapobiec ich eskalacji w bardziej znaczące problemy
Przeglądanie codziennych postępów i sprawdzanie wszelkich krytycznych problemów lub wąskich gardeł
Stałe monitorowanie statusów kluczowych wskaźników wydajności (KPI)
Tygodniowe zadania
Wersja robocza cotygodniowe raportowanie statusu dla interesariuszy, podkreślające osiągnięcia projektu, wyzwania i nadchodzące kamienie milowe
Dokonywanie przeglądu alokacji zasobów i dystrybucji obciążenia pracą, tak aby zespoły były zrównoważone i nikt nie był przeciążony
Ocena nowych zagrożeń, które pojawiły się w ciągu tygodnia i aktualizacja plany ograniczania ryzykaZbieranie informacji zwrotnych od członków zespołu na temat postępów w realizacji zadania i ich doświadczeńAnalizuj postępy w stosunku do osi czasu, budżetu i celów projektu
Zadania miesięczne
Sporządzanie notatek w celu opracowania planu ciągłego doskonalenia, który określa konkretne działania mające na celu poprawić zarządzanie projektami procesy
Organizowanie przeglądów po zakończeniu projektu lub retrospektywy dokumentowanie wniosków wyciągniętych z zakończonych projektów do wykorzystania w przyszłości
Rozważenie długoterminowego planu zasobów i potrzeb w zakresie rozwoju siły roboczej w oparciu o ewoluujące portfolio projektów Weryfikacja zgodności bieżących i nadchodzących projektów z ogólnymi celami i priorytetami strategicznymi organizacji
Zbieranie i analizowanie opinii klientów i interesariuszy na temat wyników i wydajności projektów
Ocenianie, czy projekty są na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów i dokonywanie wszelkich niezbędnych korekt w celu plany projektów Przegląd budżetów projektów i wyników finansowych
Co dalej?
Z nowo nabytymi ramami strategii operacyjnej w ręku, zastosuj je w kontekście operacji i procesów Twojej firmy. Od zarządzania łańcuchem dostaw po oprogramowanie i wszystko pomiędzy, będziesz mieć narzędzia do koordynowania nawet najtrudniejszych strategii operacyjnych. 💪
Wreszcie, jeśli kiedykolwiek doświadczyłeś ulotnego postępu w swoich obowiązkach, może to być spowodowane tym, że nie koncentrujesz się na właściwych rzeczach we właściwym czasie. To w porządku - nie, to dozwolone - poprosić współpracowników, aby zakwestionowali twoje obserwacje, gdy utkniesz.
Możesz liczyć na zespół ClickUp jako jednego ze swoich rówieśników i skontaktować się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy w wyjściu z obrotowych drzwi nieudanych wdrożeń. Szczęśliwego planowania! ✍️