Dokumentacja zarządzania projektami to niezbywalne zasoby, które bezpośrednio wpływają na ostateczny wynik projektu. Aby osiągnąć wysoki wskaźnik sukcesu, plan projektu służy jako zależność i skuteczna mapa drogowa, na której Teams polegają przez cały cykl życia projektu, od rozpoczęcia do zakończenia. 📍
Niniejszy przewodnik zawiera zasoby potrzebne do skierowania projektu na właściwą ścieżkę. Przedstawiamy kroki tworzenia skutecznych planów projektów, optymalizacji zasobów i koordynacji wysiłków komunikacyjnych.
Wiemy, że jesteś zajętą pszczołą, więc oto zasoby, które pozwolą Ci rozpocząć proces planowania projektu już teraz: The Przykładowy szablon planu projektu ClickUp . Widoki Lista i Tablica są już ustawione z kluczowymi polami wymagań, więc wszystko, co musisz zrobić, to dodać zadania projektu!
Planuj swoje projekty z pewnością siebie i upewnij się, że wszystko jest zorganizowane i na dobrej drodze przez cały czas
Sprawdź więcej_ szablony map drogowych projektów !
Zanim zagłębimy się w temat, wyjaśnijmy, czym jest plan projektu. Ponieważ robi się chaotycznie z obrotowymi drzwiami dokumentacji projektu..
Ok, jeśli mamy być szczerzy, lubimy trochę chaosu. Ale tylko wtedy, gdy przed chaosem pojawia się organizacja. 😊
Czym jest plan projektu?
**Plan projektu jest żywym dokumentem, który zapewnia jasne zrozumienie celów projektu, dzięki czemu interesariusze mogą dostosować swoje wysiłki do wspólnego celu zakres projektu , określając, co jest uwzględnione, a co nie, aby zapobiec pełzaniu zakresu i dotrzymać wyznaczonych celów.
W najlepszym przypadku wyposaża członków Teams w kontekst, aby mogli poświęcić swój czas na właściwe rzeczy, w tym:
- Ocena ryzyka i strategie ograniczania ryzyka
- Indywidualne i zespołowe obowiązki
- Strategie zarządzania zasobami
- Zależności między zadaniami
- Kluczowe kamienie milowe
Udokumentuj zakres projektu, zespół projektowy i kluczowych interesariuszy, tworząc niestandardowy plan realizacji projektu
Korzyści z napisania planu projektu
Dobrze przygotowany plan projektu służy nie tylko jako mapa drogowa dla realizacji projektu ale także przynosi różne korzyści, które przyczyniają się do powodzenia całego projektu. Lepsze zarządzanie ryzykiem : Starannie napisany plan projektu zapewnia miejsce na identyfikację ryzyka i strategie jego łagodzenia od samego początku. Wizualizując ryzyko wcześniej, można opracować proaktywne środki, aby skutecznie sobie z nim poradzić i zminimalizować jego wpływ na wynik projektu.
Zwiększona wydajność zespołu: Plan projektu określa role i obowiązki każdego członka zespołu, sprzyjając jasności co do tego, czego dokładnie się od nich oczekuje. Nie tylko zwiększa to indywidualną wydajność, ale także sprawia, że zespół jest bardziej spójny i wydajny.
Efektywna alokacja zasobów i kontrola kosztów: Mając do dyspozycji konkretny plan projektu, kierownicy projektów mogą zoptymalizować alokację zasobów minimalizując straty i zapewniając, że koszty mieszczą się w limicie budżetowym. Służy jako punkt odniesienia dla zarządzania finansami, umożliwiając menedżerom śledzenie i skuteczną kontrolę wydatków.
Wysoka satysfakcja klienta: Plan projektu wyznacza ścieżkę do osiągnięcia pożądanych wyników, zwiększając tym samym jakość końcowych rezultatów. Gdy klienci otrzymują wyniki o określonej wartości w ustalonych ramach czasowych, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą zadowoleni, co prowadzi do
Jak stworzyć plan projektu w 5 krokach
Od ustanowienia wyczyszczonego projektu cele do budowania osi czasu projektu, zajmiemy się praktycznymi spostrzeżeniami i najlepszymi praktykami, które pomogą ci w tworzeniu planów projektu.
Zasadniczo, oto przesycona kofeiną wersja tego, jak stworzyć niezawodny plan projektu w 2023. 🏆
Krok 1: Określ oczekiwane rezultaty i wyniki końcowe projektu
Nie wszystkie zgłoszenia w kolejce powinny być pełnowymiarowymi projektami. Ustalając priorytety dla odpowiednich projektów, Teams mogą zmaksymalizować swoje szanse na powodzenie i zoptymalizować wykorzystanie zasobów w celu uzyskania najlepszych możliwych wyników.
Czy rezultaty i wyniki są zgodne z celami rozwoju organizacji Gdy interesariusze widzą znaczenie i zgodność projektu ze wskaźnikami KPI organizacji, są bardziej skłonni do aktywnego uczestnictwa, dostarczania niezbędnych zasobów i popierania powodzenia projektu. (Więcej o interesariusze projektu w następnym kroku)!
**Kto będzie głównym użytkownikiem lub odbiorcą rezultatów? Klienci lub użytkownicy końcowi mogą mieć różne preferencje, oczekiwania lub poziomy wiedzy, a zrozumienie ich cech pozwala zespołowi projektowemu na stworzenie rezultatów, które skutecznie zaspokoją ich unikalne potrzeby.
**Czy istnieją jakieś szczególne wymagania, szablony lub wytyczne dotyczące rezultatów? To pytanie z góry oszczędza wszystkim czas, zapewniając ustrukturyzowane ramy lub punkt wyjścia, dzięki czemu zespół projektowy może skupić się na zawartości i aspektach wartości dodanej rezultatów, zamiast poświęcać niepotrzebny wysiłek na formatowanie lub prezentację.
Zbierz cele i szczegóły projektu za pomocą formularza ClickUp
Teraz, gdy jesteś już przygotowany z rezultaty projektu i cele, nadszedł czas, aby rozpocząć tworzenie planu projektu. 📃
W zależności od preferowanych metodologia zarządzania projektami format planu projektu jest różny. Dokumenty, tabele i wykresy Gantta to kilka popularnych opcji. Tak długo, jak daje jasny opis każdego elementu planu projektu, jesteś na dobrej drodze!
Oto, co powinieneś mieć do tej pory:
- Tytuł projektu: Wyraźnie podaj nazwę lub tytuł, aby uchwycić istotę projektu. Jeśli używasz akronimu, podaj pełny termin
- Opis projektu: Napisz zwięzły opis celu, założeń i zakresu projektu
- Kierownik projektu i zespół: Określ kierownika projektu odpowiedzialnego za nadzorowanie projektu i podaj listę kluczowych członków zespołu projektowego (npmarketing teams)
- Daty rozpoczęcia, zakończenia i dostarczenia projektu: Rozróżnienie pomiędzy zakończonymi wewnętrznymi działaniami w ramach projektu a dostarczeniem końcowych wyników do interesariuszy
- Cele projektu: Podaj konkretne cele i wyniki projektu. Podaj kontekst jego wpływu na organizacjęKPI iOKR Discover narzędzia do planowania projektów wsparcie dla każdego rodzaju cyklu pracy!
Synchronizuj spotkania z innych narzędzi do pracy z ClickUp, aby zarządzać całym dniem w widoku Kalendarza
Krok 2: Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i oszacuj wydatki budżetowe
Interesariusze projektu to zazwyczaj osoby lub grupy, na które projekt ma bezpośredni wpływ lub które mają interes w jego wynikach. Część planu projektu w tej sekcji powinna zawierać podejścia do komunikacji, zaangażowania i uczestnictwa interesariuszy. 🧑💻
Mogą to być sponsorzy projektu, użytkownicy końcowi, klienci, kluczowi członkowie projektu i partner księgowy.
Tak, partnerzy księgowi są interesariuszami. Oto dlaczego:
Mały projekt dla agencji może kosztować kilka tysięcy dolarów, podczas gdy duży projekt infrastrukturalny dla międzynarodowej korporacji może obejmować miliony dolarów.
W ostatnich czasach zmieniających się warunków rynkowych, ważniejsze niż kiedykolwiek jest przedstawienie interesariuszom wydatków związanych z zasobami, sprzętem, materiałami i wszelkimi innymi istotnymi kosztami. Plan obejmuje również procesy śledzenia i zarządzania kosztami w całym cyklu życia projektu.
To prowadzi nas do kolejnego zasobu dotyczącego wydajności, który warto mieć na swoim radarze. Istnieje szybszy sposób na ucieczkę od budowania arkusza kalkulacyjnego z raportowaniem budżetu linijka po linijce w każdy piątek po południu:
Daj przejrzystość
into
wykorzystanie budżetu projektu
gdzie dzieje się praca
Użyj darmowych narzędzi, takich jak Pola niestandardowe w ClickUp do kategoryzowania zasobów zadań projektowych, takich jak wykonawcy, oprogramowanie do zarządzania projektami i jednorazowe zakupy. (Na przykład zakup licencji na piosenkę w wideo marki)
I nie wymaga to dodatkowego wysiłku i, co ważniejsze, łańcuchów e-maili z Twojej strony. Dzięki ClickUp wszystkie zadania i zasoby projektu są rejestrowane w jednym miejscu. wystarczy wzmianka o interesariuszu w celu zatwierdzenia zakupu, przesłanie obrazu paragonu i zaktualizowanie pola niestandardowego, aby odzwierciedlić ilość pozostałych środków. 💰
Gdy pola niestandardowe są aktualizowane, osoby obserwujące zadania (w tym partnerzy księgowi) są powiadamiane o zmianach. Mają wygodę odwoływania się do cyfrowej ścieżki, kiedy tylko tego potrzebują!
Dodawanie wielu osób przypisanych, oddelegowywanie komentarzy i tworzenie obliczeń przy użyciu pól niestandardowych z zadań ClickUp
Teraz, gdy mamy już interesariuszy projektu i budżet dodany do planu projektu, przejdźmy do następnego kroku!
Krok 3: Utwórz strukturę podziału pracy (WBS)
A struktura podziału pracy (WBS) reprezentuje zakres projektu poprzez rozbicie go na zespołowe i indywidualne zadania lub działania.
Zaczynając od najważniejszego rezultatu projektu, WBS stopniowo dzieli go na mniejsze pakiety pracy i podzadania. Każdy pakiet roboczy reprezentuje odrębne zadanie lub działanie, które należy przypisać, zaplanować i śledzić. Hierarchiczny podział jest kontynuowany do momentu, gdy pakiety robocze znajdą się na poziomie, na którym można je łatwo zrozumieć i wykonać. 🤩
WBS to proces oparty na współpracy. Połącz się z kluczowymi członkami zespołu projektowego, aby uzupełnić brakujące wymagania i rezultaty projektu. Jako kierownik projektu skupiasz się na projekcie jako całości, w tym na planowanie strategiczne , planowanie projektów , budżetowanie i komunikacja z interesariuszami.
Oto ogólny zarys formatu WBS, jeśli chcesz zbudować prosty szablon planu projektu:
Tabela opisująca cztery poziomy struktury podziału pracy | Poziom | Opis | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Poziom 1: Cele projektu | Nadrzędny cel lub zadanie projektu | | Poziom 2: Główne Rezultaty | Konkretny, wymierny i namacalny wynik lub rezultat, który jest produkowany lub osiągany jako część projektu | | Poziom 3: Pakiety prac | Zadania, które są odrębne, możliwe do zarządzania i przypisane do osób lub zespołów. Określenie zakresu i zależności każdego pakietu prac | Poziom 4: Podzadania | Dostarcza bardziej szczegółowych i konkretnych zadań, ułatwiając oszacowanie wysiłku, przypisanie odpowiedzialności i śledzenie postępów
Teams projektu to eksperci w swoich polach. Ich spojrzenie na to, jak długo potrwa zadanie i czego będą potrzebować od innych członków zespołu, aby zakończyć swoją pracę, jest nieocenione dla powodzenia projektu.
Wirtualne tablice to świetna opcja na zdalną lub osobistą sesję burzy mózgów. Dzięki możliwości edycji w czasie rzeczywistym, nie jest to zastraszający sposób na zachęcenie wszystkich do udziału. Dodaj do swojej następnej sesji planowania projektu następujące elementy Szablon struktury podziału pracy ClickUp . Przyjazne dla początkujących narzędzie z bogatą edycją tekstu, funkcjami osadzania i zadaniami do wykonania! 🎯
Ustawienie kroków planowania projektu w celu organizacji zadań w ClickUp Doc
Kiedy jesteś w dobrym miejscu z WBS, jest on gotowy do dodania do osi czasu projektu.
Bonus:_ **Oprogramowanie struktury podziału pracy !
Krok 4: Dodaj kluczowe kamienie milowe do szczegółowego harmonogramu projektu
Harmonogram będzie aktualizowany co tydzień lub co miesiąc w miarę postępu prac nad projektem. Aby nadążyć za zmianami i, co najważniejsze, komunikować zmiany, korzystanie z intuicyjnych narzędzi, takich jak wykresy Gantta, tablice Kanban i osie czasu, sprawi, że zarządzanie bieżącymi zmianami będzie mniej żmudne.
Wykresy Gantta
Oferują wizualną reprezentację harmonogramu projektu, umożliwiając kierownikom projektów łatwe śledzenie zależności zadań, czasów trwania i kamieni milowych. Gdy wymagane są aktualizacje, mogą oni szybko zmodyfikować wykres, zmieniając kolejność zadań lub dostosowując oś czasu za pomocą prostej akcji przeciągania i upuszczania.
Tablica Kanban
Zapewniają usprawniony widok przepływu pracy, umożliwiając kierownikom projektów wizualizację zadań na różnych etapach zakończonych. W miarę zachodzących zmian mogą oni łatwo przenosić zadania w różnych kolumnach, odzwierciedlając zaktualizowany postęp i priorytety.
Osie czasu
Wyczyść chronologiczny widok wydarzeń, terminów i kamieni milowych projektu. Pozwala to interesariuszom być na bieżąco z ważnymi datami i zapewnia, że wszyscy są na bieżąco z postępami w projekcie.
Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po tworzenia osi czasu projektu ! Zawiera więcej szablonów i przykładów, które pomogą Ci zbudować potężną wizualizację projektu. 🎨
Bonus:_ **Oprogramowanie do planowania budowy !
Dotarliśmy do ostatniego kroku procesu planowania projektu!
Krok 5: Ustawienie oczekiwań dotyczących komunikacji
Śledzenie statusów zadań i odpowiadanie na jednorazowe e-maile dotyczące statusu pochłaniają tak wiele czasu i energii z tygodnia pracy kierownika projektu.
Prawdopodobnie wszyscy pracują nad wieloma projektami jednocześnie. Tak więc odpowiadanie na wiadomości DM jest czasami odkładane na sam koniec dnia. Lub gubi się gdzieś w pustce na wiele dni.
Raportowanie statusu jest niezbędne do podejmowania decyzji. Dostarczają one cyfrowego zapisu działań projektu, podjętych decyzji i wyników, które mogą być przydatne w przyszłości, podczas audytów lub wyciągania wniosków.
PORADA PRO Używaj ClickUp AI aby podsumować wątki komentarzy i szybko zobaczyć główne punkty długiego wątku lub komentarza! Po wygenerowaniu zawartości masz możliwość spróbowania nieco innej odpowiedzi AI, skopiowania tekstu, zamknięcia okna dialogowego Podsumuj wątek lub powiedzenia AI, co ma zrobić dalej.
Uzyskaj podsumowanie wątku komentarzy lub pojedynczego komentarza za pomocą ClickUp AI
Zastąp długie łańcuchy e-maili zadaniami ClickUp do raportowania statusu. Dzięki pojedynczemu zadaniu ClickUp wszystkie cotygodniowe aktualizacje są przechowywane w jednym miejscu. To proste przejście na komunikację opartą na zadaniach eliminuje potrzebę wyszukiwania w wielu aplikacjach. 🔍
Jeśli jednak Twój zespół polega na platformach komunikacyjnych, takich jak Slack, do pilnych aktualizacji i rozwiązywania problemów w czasie rzeczywistym, skorzystaj z aplikacji Integracja Slack z ClickUp . Zamieniaj wiadomości w zadania i komentarze z aplikacji Slack oraz powiadomienia o zadaniach na wybrane kanały Slack!
Weź komunikacja w ramach projektu o krok dalej poprzez dostarczenie raportowanie statusu projektu szablon do naśladowania, aby wszystkie aktualizacje były uporządkowane i jednolite dla interesariuszy:
- Osiągnięcia Teams: Lista kluczowych kamieni milowych lub zadań zakończonych w ciągu tygodnia
- Bieżący status: Przegląd postępu projektu i wszelkich wyzwań lub wąskich gardeł, przed którymi stoi projekt
- Nadchodzące zadania i terminy: Notatka na temat wszelkich ważnych terminów zbliżających się w nadchodzącym tygodniu
- Zagrożone zadania: Podkreśl wszelkie problemy lubzidentyfikowane ryzyko i ich potencjalny wpływ
- Aktualizacje zasobów: Wzmianki o wszelkich zmianach lub aktualizacjach związanych z alokacją zasobów
- Następne kroki: Podsumuj najbliższe kolejne kroki i priorytety
- Potrzebna pomoc: Określ wymagane wsparcie lub pomoc ze strony członków zespołu lub interesariuszy
Bonus: Stwórz zadanie ClickUp "Koordynacja", które posłuży jako główny kanał, w którym Teams mogą spodziewać się najnowszych aktualizacji od Ciebie!
Przełączanie między wysyłaniem komentarza do wewnętrznych członków zespołu a wysyłaniem e-maila do osób spoza ClickUp
Przykłady planu projektu
Różne działy mogą mieć unikalne cykle pracy i wymagania, dlatego potrzebne są różne rodzaje planów projektów. Oto kilka przykładów planów projektów na dobry początek:
1. Przykładowy plan projektu dla teamu marketingowego
Cele: Zwiększenie ruchu na stronie o 30% w pierwszym kwartale.
Role i obowiązki: Menedżer SEO prowadzi badania słów kluczowych i optymalizację zawartości; Kierownik ds. mediów społecznościowych zajmuje się promocją; Menedżer ds. marketingu e-mailowego ustawia kampanie e-mail drip; Analityk marketingowy śledzi i raportuje postępy.
Budżet: 10 000 USD na oprogramowanie, dane powstania, promocję i analizę.
Rezultaty: Posty na blogu zoptymalizowane pod kątem SEO, kampanie w mediach społecznościowych, biuletyny e-mail i szczegółowy raport analityczny.
Harmonogram: 3 miesiące, z cotygodniowymi wizytami kontrolnymi.
Plan komunikacji: Cotygodniowe spotkania w celu aktualizacji i raportowania na koniec miesiąca; spotkania ad-hoc w razie potrzeby; cała komunikacja udokumentowana w ClickUp.
2. Przykładowy plan projektu zespołu ds. produktu
Cele: Opracowanie nowej funkcji dla aplikacji w ciągu sześciu miesięcy.
Rola i obowiązki: Menedżer produktu definiuje wymagania dotyczące funkcji; Projektant tworzy interfejs; Programista tworzy funkcję; Tester QA sprawdza, czy nie ma usterek; Informacje zwrotne są śledzone przez analityków produktu.
Budżet: 50 000 USD na badania, projektowanie, rozwój, testowanie i uruchomienie.
Rezultaty: Nowa, przetestowana i w pełni funkcjonalna funkcja aplikacji.
Harmonogram: 6 miesięcy, z dwutygodniowymi przeglądami sprintów.
Plan komunikacji: Codzienne stand-upy w celu aktualizacji; spotkania w ramach sprintu co dwa tygodnie; Spotkania ad-hoc w razie potrzeby cała komunikacja udokumentowana w ClickUp.
3. Przykładowy plan projektu zespołu projektowego
Cele: Przeprojektowanie strony internetowej firmy w celu zapewnienia lepszego doświadczenia użytkownika i zwiększenia konwersji w ciągu czterech miesięcy.
Role i obowiązki: Badacz UX przeprowadza badania użytkowników; Projektant UI tworzy makiety; Programista Front-end koduje projekt; Analityk jakości przeprowadza testy UX; Kierownik projektu nadzoruje wszystkie operacje.
Budżet: 20 000 USD na badania, projektowanie, rozwój, testowanie i wdrożenie.
Rezultaty: W pełni responsywna, przetestowana i działająca strona internetowa oferująca doskonałe wrażenia użytkownika.
Harmonogram: 4 miesiące, z comiesięcznymi iteracjami.
Plan komunikacji: Cotygodniowe spotkania w celu aktualizacji; Comiesięczne spotkania przeglądowe; Spotkania ad-hoc w razie potrzeby; Cała komunikacja udokumentowana w ClickUp.
Pamiętaj, że są to tylko przykłady, a rzeczywisty plan projektu może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak zakres projektu, wielkość zespołu i inne specyficzne potrzeby.
Zarządzanie zespołem za pomocą planów projektów
Skorzystaj z ClickUp, aby odciążyć swój zespół od zadań administracyjnych, dzięki czemu będziesz mógł robić to, co potrafisz najlepiej. Jesteś w stanie obsłużyć każdą prośbę lub pytanie, które pojawi się na Twojej drodze, ale nie powinieneś być do tego zmuszony. Twój zespół potrzebuje Cię w Twojej najlepszej formie, abyś mógł poprowadzić projekt do powodzenia. Stwórz darmowy obszar roboczy ClickUp i zaproś członków zespołu do lepszego planowania projektów. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tworzeniu cykli pracy dla projektów, jesteśmy do Twojej dyspozycji. Udanego planowania! ✍️