Próbujesz stać się bardziej wydajnym zespołem, więc co musisz zrobić, aby się poprawić?
Mapowanie procesów może być narzędziem, o którym jeszcze nie wiesz, że go potrzebujesz.
Mapa procesów pozwala na wizualizację tego, co dzieje się w firmie - niezależnie od tego, czy chodzi o operacje, sposób zarządzania projektami, sposób systemy zaopatrzenia ustawienia, a nawet sposób obsługi przychodzących zgłoszeń do obsługi klienta.
Jest to niezawodny sposób na wskazanie nieefektywności, luk w procesach myślowych i możliwych do naprawienia wąskich gardeł. Jednak stworzenie mapy procesu, która pomoże ci się poprawić, wymaga zapoznania się ze wszystkimi aspektami mapowania procesów.
Po zapoznaniu się z symbolami mapowania i najlepszymi praktykami zobaczysz, jak łatwo jest tworzyć przydatne mapy procesów od podstaw (lub skorzystać z gotowego szablonu, który również może być bardzo pomocny!).
Czym jest mapa procesów?
Mapa procesu to wizualna reprezentacja procesu, która pomaga zidentyfikować jego najważniejsze elementy i potencjalne nieefektywności. Dostarcza przeglądu procesu, przedstawiając sekwencję wydarzeń, zadań i kroków związanych z osiągnięciem określonego wyniku.
Business wykorzystuje to podejście do zidentyfikować wąskie gardła w ich cyklu pracy i ostatecznie poprawić wyniki. Mapy procesów powinny zasadniczo działać jako zarys tego, w jaki sposób Twój zespół doprowadzi projekty do mety.
6 przykładów map procesów
Mapy procesów mogą być wykorzystywane na wiele sposobów. Wszystko zależy od twojego celów zespołu i aktualną strukturę procesów biznesowych. W większości przypadków istnieje jednak sześć popularnych typów map procesów. Przyjrzyjmy się każdemu z nich i ich działaniu.
1. Schematy blokowe
Wykorzystaj w pełni swoje cykle pracy przy użyciu Tablic dzięki szablonowi Flowchart w aplikacji ClickUp
Na tej standardowej mapie procesu kształty i symbole reprezentują różne zadania i wydarzenia. Mapowanie procesów od początku do końca zazwyczaj opiera się na schematach blokowych.
Podczas mapowania całego procesu, schematy przepływów są przydatnymi narzędziami wizualnymi do reprezentowania serii kroków. Spośród różnych rodzajów map procesów, ta wyjaśnia złożone procedury lub systemy i ułatwia identyfikację obszarów wymagających poprawy lub optymalizacji.
Dodatkowo można użyć Funkcja Tablic w ClickUp aby pomóc w komunikacji i współpracy między członkami zespołu, szczególnie podczas pracy nad projektami, które wymagają wielu kroków lub angażują wielu interesariuszy.
2. Diagramy Swimlane
Wykorzystaj w pełni swój cykl pracy przy użyciu Tablic dzięki szablonowi Swimlane Flowchart firmy ClickUp
Pasy w mapa swimlane'ów reprezentuje obowiązki różnych osób lub działów zaangażowanych w proces. Diagramy z planami pływackimi są przydatne do mapowania złożonych procesów obejmujących wiele działów.
Użyj Szablon schematu blokowego ClickUp Swimlane aby wyjaśnić, kto w zespole jest odpowiedzialny za każdy krok - niezależnie od tego, czy jest to wiele osób, czy całe Teams. Porządkując informacje według ścieżek, schematy przepływu ułatwiają dostrzeżenie potencjalnych wąskich gardeł lub opóźnień, dzięki czemu można usprawnić procesy biznesowe dzięki szczegółowej mapie procesów.
3. Mapa aktywności procesu
Jak sama nazwa wskazuje, mapa ta robi dokładnie to, co mówi. Mapa pokazuje, które działania w procesie mają największy wpływ na procesy biznesowe, a które najmniejszy. Jest to przydatne przy określaniu, które działania zapewniają najlepszy zwrot z inwestycji, aby odpowiednio dopracować budżet na scenie mapowania procesów.
4. Mapa strumienia wartości
Uzyskaj wgląd w stan bieżących operacji, aby podejmować lepsze decyzje i usprawniać procesy
Mapy strumienia wartości są również znane jako mapy przepływu materiałów i informacji. Przedstawiają one kroki w procesie i zasoby wykorzystywane na każdej scenie. W rzeczywistości mapy strumienia wartości wizualizują, w jaki sposób informacje i materiały przechodzą przez proces mapowania od początku do końca.
Użyj Szablon mapy strumieniowego przesyłania wartości ClickUp aby zmaksymalizować wydajność swoich operacji i dokładnie przeanalizować swój obecny stan. Ta mapa strumienia wartości szablon pomaga opracować zoptymalizowany plan wdrożenia dzięki czemu można usprawnić procesy i doprowadzić organizację do powodzenia.
Bonus: Sprawdź top 10 szablonów map strumienia wartości w celu usprawnienia procesów zespołowych
5. Diagram przepływu procesu
Usprawnij wizualizację projektu dzięki jasnemu i zwięzłemu przeglądowi kompleksowego cyklu pracy
Ten diagram sprawia, że proces podejmowania decyzji łatwiejsze. Oznacza to, że pomaga zespołom wprowadzać ulepszenia, ponieważ jasno określa przepływ procesów w celu osiągnięcia pożądanych wyników - co jest świetne w zarządzaniu projektami. Pomyśl o tym jak o mapie myśli lub tablicy, aby szczegółowo opisać ogólny przepływ.
Możesz jeszcze bardziej ułatwić tworzenie lub aktualizowanie przepływu procesów za pomocą szablonu. Użyj szablonu Szablon tablicy przepływu procesów ClickUp aby zwizualizować swój cykle pracy w projektach i ulepszyć procedury mapowania procesów.
6. Schemat SIPOC
Analiza relacji dostawca-wejście-proces-wyjście-klient w celu zidentyfikowania ważnych komponentów, istniejących połączeń i potencjalnych luk w procesie
Diagram ten oznacza Dostawców, Wejścia, Procesy, Wyjścia i Klientów. Przedstawia on kluczowe elementy procesu w łatwej do zrozumienia formie przypominającej wykres. Diagram SIPOC jest przydatną mapą, gdy próbujesz określić zakres projektu.
I nie ma w tym nic dziwnego, ale ClickUp ma dla niego szablon, który pomaga w mapowaniu procesów. The Szablon ClickUp SIPOC wykorzystuje widok tablicy do łatwego wyszczególnienia ważnych aspektów procesu, dzięki czemu można go łatwo przeanalizować i zrozumieć.
Jak stworzyć mapę procesów
Tworzenie szczegółowej mapy procesów wymaga dobrego zrozumienia operacji biznesowych. Podzieliliśmy to na kilka pomocnych kroków, aby dać ci przewagę w tworzeniu mapy procesów.
Krok 1: Zdefiniuj zakres procesu
Najpierw wybierz proces, który chcesz przeanalizować i upewnij się, że ma on znaczący wpływ na operacje biznesowe. Należy również rozważyć zakres procesu - zdecydować, czy analizować pojedynczy dział, procesy międzyfunkcyjne, czy nawet procesy obejmujące wiele lokalizacji.
Na przykład, możesz chcieć sporządzić mapę procesu sprzedaży, koncentrując się na jego interakcji z działami marketingu i obsługi klienta.
Zorganizuj swój zespół sprzedaży za pomocą szablonu ClickUp Sales Process Template, aby zapewnić zespołowi punkt odniesienia w procesie pozyskiwania potencjalnych klientów
Krok 2: Zbierz zespół mapujący procesy
Zbierz zespół! Im więcej osób zbierzesz, aby stworzyć jedną spójną mapę procesów, tym lepiej. Zwróć się do osób, które mają doświadczenie w różnych częściach procedury mapowania procesów.
Pozwoli to na uchwycenie zakończonego obrazu. Ponadto jest to również sposób na uzyskanie poparcia ze strony interesariuszy. Zachęcaj do otwartej komunikacji i współpracy w zespole. 🤝
Krok 3: Zbierz szczegółowe informacje
To jest miejsce, w którym guma uderza w drogę. Nadszedł czas na dokładne zbadanie procesu. Może to obejmować rozmowy z pracownikami, obserwowanie procesu w działaniu i przeglądanie odpowiednich dokumentów, takich jak standardowe procedury operacyjne , instrukcje pracy i kluczowe wskaźniki wydajności .
Należy dążyć do jasnego zrozumienia każdego kroku zaangażowanego w proces, wraz z danymi wejściowymi, wyjściowymi i zasobami wymaganymi dla poszczególnych etapów procesu.
Krok 4: Określenie punktu początkowego i końcowego
Gdzie zaczyna się proces i gdzie się kończy? Upewnij się, że granice procesu są wyczyszczone. Ustal wszystkie warunki wstępne, wyzwalacze i warunki końcowe istotne dla procesu.
Zaplanuj wiele projektów, zarządzaj zależnościami i ustalaj priorytety wszystkiego w niestandardowy sposób oś czasu projektu z widokiem wykresu Gantta
Na przykład w procesie realizacji zamówienia punktem początkowym może być otrzymanie zamówienia, a punktem końcowym może być wysyłka zamówienia lub dostarczenie go do klienta.
Krok 5: Podział na kroki
Podziel proces na poszczególne kroki. Zidentyfikuj wszystkie zadania, decyzje i wydarzenia, które występują od początku do końca procesu.
Bądź tak szczegółowy, jak to tylko możliwe, biorąc pod uwagę podprocesy, zależności i wyjątki, które mogą pojawić się w trakcie procesu. W ten sposób stworzysz kompleksową mapę procesu, która naprawdę pokaże zawiłości procesu Business . 💪
Krok 6: Ustal kolejność kroków i określ role
Masz już kroki procesu? Teraz nadszedł czas, aby ułożyć kroki w kolejności ich występowania i przypisać role lub działy odpowiedzialne za sprawdzenie każdego kroku pod kątem dokładności.
Konwertowanie obiektów na zadania bezpośrednio z Tablicy ClickUp
Dokumentuj wszelkie przekazania lub punkty komunikacji między rolami lub działami, aby zapewnić płynny przepływ procesów. Wymaga to współpracy.
Oznacza to, że potrzebne są narzędzia do współpracy. Dzięki ClickUp Whiteboards, Teams mogą z łatwością szkicować mapy procesów, tworzyć etykiety i udostępniać swoje mapy całej firmie, aby wszyscy byli na bieżąco.
Krok 7: Dodaj symbole procesów i notacje
Użyj standardowych symboli procesów i notacji do reprezentowania różnych elementów procesu. Spójność jest kluczem do łatwego czytania i zrozumienia.
Niektóre popularne symbole obejmują:
- Owal: Punkt początkowy lub końcowy
- Prostokąt: Zadanie lub aktywność
- Diament: Punkt decyzyjny
- Strzałka: Kierunek przepływu
- Okrąg: Łącznik lub punkt kontynuacji
Oto wskazówka: Dodaj do swojej mapy procesu swimlanes, aby reprezentować role lub działy. Pomoże to w wizualizacji podziału obowiązków i interakcji w ramach procesu.
Krok 8: Zatwierdzenie mapy procesu
Przejrzyj mapę procesu z zespołem ds. mapowania procesów i innymi zainteresowanymi stronami. W tym miejscu należy zweryfikować jej dokładność, aby upewnić się, że dokładnie przedstawia ona najbardziej aktualny proces.
Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych i wprowadzania wszelkich niezbędnych zmian w celu udoskonalenia mapy. Ten krok pomaga stworzyć mapę procesu, z którą zgadzają się wszyscy zaangażowani.
Krok 9: Optymalizacja procesu
Przeanalizuj mapę procesu, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy, takie jak wąskie gardła, nadmiarowości lub nieefektywności. W tym miejscu Teams mogą wykorzystać mapę procesu do ułatwienia dyskusji, usprawnić cykl pracy lub automatyzację powtarzalnych zadań.
Tworzenie niestandardowych lub korzystanie z gotowych receptur automatyzacji w celu automatyzacji rutynowych czynności i uproszczenia złożonego cyklu pracy
Korzyści z mapowania procesów dla zespołu
Mapowanie procesów jest dostawcą wielu korzyści, które pomagają firmom usprawnić ich działania i zarządzanie procesami kluczowe elementy.
Mapowanie procesów efektywniej wykorzystuje posiadane zasoby
Zwłaszcza jeśli jesteś kierownikiem projektu, musisz upewnić się, że Twój zespół w pełni wykorzystuje swoje zasoby. Oznacza to mniej zmarnowanego czasu i więcej energii skierowanej na zadania zorientowane na wyniki, które zapewniają zespołowi najlepszy zwrot z inwestycji.
Niejasne oczekiwania są koszmarem dla wszystkich zaangażowanych stron. Twój zespół nie wie, do czego dążyć, a kamienie milowe są częściej pomijane. Mapowanie procesów pomaga to naprawić, wyrównując oczekiwania między zespołami.
Schemat blokowy procesu poprawia komunikację i dokumentację w zespole
Mapy procesów zapewniają zespołom pracę w oparciu o jedno źródło prawdy. Prowadzi to do mniejszego zamieszania, błędnej komunikacji i niedotrzymywania terminów. Bardzo ważne jest, aby Teams byli na tej samej stronie, jeśli chodzi o coś tak fundamentalnego jak procesy w Businessie.
Twórz piękne dokumenty, agendy spotkań, wiki i nie tylko - a następnie połącz je z cyklami pracy i realizuj pomysły ze swoim zespołem
Tworzenie jednego dokument procesu który znajduje się w jednym pulpicie i który można łatwo udostępniać, pozostawia niewiele miejsca na błędy i niewykorzystane możliwości podczas tworzenia map procesów. Procesy i cykle pracy ewoluują w czasie, gdy pojawiają się nowe dane, do zespołu dołącza nowa osoba lub trzeba zająć się nowymi projektami.
Weźmy pod uwagę, że dokumentowanie przeszłych procesów pomóc w danych powstania nowych. Możesz także pomóc pracownikom zrozumieć ich role i obowiązki dzięki szczegółowej mapie procesów.
Muszą oni widzieć, jak ich zadania wpisują się w szerszy obraz i rozumieć, w jaki sposób ich praca przyczynia się do ogólnego procesu. Tworzenie map procesów to proaktywny sposób na poprawę komunikacji między działami - w tym z partnerami zewnętrznymi lub niestandardowymi klientami.
Praca z bardziej zwinnymi cyklami pracy
Mapowanie procesów pozwala firmom stać się bardziej zwinnymi poprzez identyfikację obszarów, w których można szybko wprowadzić zmiany.
Dzięki jasnemu zrozumieniu procesu, Business identyfikuje obszary do usprawnienia operacji, automatyzacji zadań lub nawet outsourcingu niektórych działań . Skuteczniejsze reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe lub niestandardowe potrzeby klientów staje się o wiele łatwiejsze. ⚙️
Najlepsze praktyki mapowania procesów
Rozważ kilka wskazówek, które usprawnią Twoje kolejne inicjatywy związane z mapowaniem procesów:
- Ustal jasne cele od samego początku: Przed rozpoczęciem określ konkretne cele, które chcesz osiągnąć dzięki mapie procesów. Pomaga to skupić się na tym, co ważne i prowadzi do znaczących ulepszeń.
- Używaj różnych poziomów szczegółowości: Twórz mapy procesów o różnym poziomie szczegółowości, aby dopasować je do różnych odbiorców. Mapy wysokiego poziomu do planowania strategicznego i nie tylkoszczegółowe mapy do usprawnień operacyjnych upewnij się, że uwzględniasz wszystkie potrzeby swojego zespołu.
- Nie bój się uwzględniać danych: Wzbogać swoją mapę procesów poprzez dodanie odpowiednich danych! Rozważ dodanie wskaźników wydajności procesu, czasów cyklu, a nawet wskaźników wykorzystania zasobów. Umożliwia toświadome podejmowanie decyzji i podkreśla obszary, które mogą wymagać większej uwagi.
- Zintegruj dokumentację procesu: Połącz mapę procesu z istniejącą dokumentacją procesu, taką jak standardowe procedury operacyjne lub instrukcje pracy. Tworzy to jedno źródło prawdy dla zespołu i upraszcza zmiany w zarządzaniu procesami w przyszłości.
- Uchwyć kryteria podejmowania decyzji: Podczas mapowania punktów decyzyjnych, w tym kryteriów, używanych do podejmowania decyzji. Jest to sposób na ustanowienie spójności i wyjaśnienie przesłanek stojących za każdym wyborem.
- Wizualizujinterakcje między funkcjami: Używaj swimlanów lub innych technik wizualnych do przedstawiania interakcji między rolami lub działami. Podkreśla to potencjalne punkty tarcia i zachęca do współpracy.
Wyjdź poza mapy procesów dzięki ClickUp
Tworząc wizualną reprezentację procesu, Business identyfikuje potencjalne nieefektywności, redukuje błędy i poprawia jakość. Korzystanie z platformy takiej jak ClickUp pomaga w wysiłkach związanych z mapowaniem procesów dzięki szablonom, interaktywnym Tablicom i a nawet mapy myśli (Mind Mapping) narzędzia do opracowania wszystkiego dla zespołu.
Stworzenie mapy procesu, która usprawni operacje i pomoże zespołom wizualizować obszary wymagające poprawy, jest proste. Twoja mapa procesów nie powinna być zbyt skomplikowana, podobnie jak oprogramowanie, którego używasz do jej tworzenia.
Dzięki temu szczegółowemu przewodnikowi będziesz dobrze przygotowany do stworzenia kompleksowej mapy procesów, która pomoże Twojemu zespołowi zrozumieć, przeanalizować i zoptymalizować kluczowe operacje biznesowe.