Sprawa wygląda następująco ClickUp jesteśmy ludźmi zajmującymi się procesami. I Ty też powinieneś! Czy wiesz do zrobienia?
Dobrze zdefiniowane procesy biznesowe pomagają organizacjom w określeniu sposobu ich działania. Pomagają również liderom zrozumieć, jak prowadzić firmy bardziej efektywnie .
Jednak największe piękno procesów biznesowych tkwi w ich zdolności do lewarowania Businessu. W końcu, jaki odnoszący powodzenie Business ma nieefektywną funkcję? Zgadza się! Żaden.
W takim razie wszystko, co musisz zrobić, to nauczyć się zarządzania procesami - a konkretnie zarządzania procesami biznesowymi (BPM). I właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ten artykuł.
Dowiesz się, czym jest zarządzanie procesami biznesowymi, dlaczego jest ważne i co się z nim wiąże. Spodobają Ci się również szablony i przykłady, które dla Ciebie przygotowaliśmy, a także nasze sugestie dotyczące optymalizacji procesów biznesowych za pomocą odpowiednich narzędzi.
Zacznijmy od razu, abyś mógł przyspieszyć swoje procesy biznesowe tak szybko, jak to tylko możliwe!
Czym jest zarządzanie procesami?
Zarządzanie procesami analizuje istniejące procesy w organizacji, definiuje i opisuje nowe oraz kontroluje wykonanie zarówno istniejących, jak i nowych procesów, aby zapewnić, że zostaną one zakończone zgodnie z opisem.
A ostatecznym celem do zrobienia wszystkich powyższych czynności jest poprawa - lub optymalizacja - procesów biznesowych. Czym dokładnie jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to sekwencja zadań (lub kroków) wykonywanych przez jedną lub więcej ról w celu uzyskania wyników, a tym samym osiągnięcia celu. A jeśli, na przykład, celem jest osiągnięcie kamienia milowego wówczas proces biznesowy jest definicją tego, jak przejść od jednego kamienia milowego do następnego.
Przykłady zarządzania procesami
Można łatwo dojść do wniosku, że zarządzanie procesami biznesowymi to wyrazem pracy zespołowej ponieważ może obejmować wiele osób. I to właśnie ich wspólna praca jako zespołu lub organizacji sprawia, że proces biznesowy nabiera życia.
Przykład zarządzania procesami #1: Realizacja zamówienia online dla Donuts
- Klient składa zamówienie online na 100 pączków
- Kierownik sklepu akceptuje zamówienie, a klient może sprawdzić status zamówienia
- Czy jest wystarczająco dużo pączków gotowych do zapakowania?
- Tak: Twój personel pakuje pączki
- Nie: Pracownik przygotowuje wystarczającą ilość pączków, aby zrealizować zamówienie, podczas gdy inny je przygotowuje
- Pracownik wystawia paragon, pakuje pączki i aktualizuje status zamówienia do "Gotowe"
- Pracownik przekazuje zapakowane pączki kurierowi
- Kurier aktualizuje status zamówienia do Dostarczone
Przykład zarządzania procesami #2: Wdrażanie nowego pracownika
- Dział HR otrzymuje podpisany list z ofertą od kandydata
- Zespół HR tworzy rekord pracownika i wysyła go do działu IT w celu ustawienia konta
- IT ustawia e-mail, komputer i hasło dostępu dla nowego pracownika
- Dział HR organizuje spotkanie orientacyjne i tworzy harmonogram szkoleń dla nowego pracownika
- Nowy pracownik uczestniczy w spotkaniu orientacyjnym i rozpoczyna szkolenie
- Po zakończonym szkoleniu nowy pracownik rozpoczyna pracę nad przydzielonymi zadaniami pod kierunkiem swojego przełożonego
- Menedżer ocenia postępy pracownika w pierwszych tygodniach i przekazuje informacje zwrotne do działu HR
Przykład zarządzania procesami #3: Rozwój produktu
- Teams identyfikuje potrzebę klienta lub lukę na rynku
- Teams przeprowadza badania, aby zrozumieć potrzebę/lukę i potencjalne rozwiązania
- Na podstawie badań zespół tworzy plan rozwoju produktu, w tym oś czasu, role i potrzebne zasoby
- Teams projektuje produkt i tworzy prototyp do testów
- Prototyp jest testowany z potencjalnymi klientami w celu zebrania opinii i wprowadzenia ulepszeń
- Ostateczny produkt jest tworzony i wprowadzany na rynek
- Zespół zbiera i analizuje dane dotyczące sprzedaży, opinii klientów i wszelkich niezbędnych zmian, które należy wprowadzić w przyszłych aktualizacjach produktu.
Jeśli zastanawiasz się, czego brakuje lub co mogłoby pójść inaczej w tym procesie, jesteśmy z Ciebie dumni! Ponieważ dostrajasz się do ducha zarządzania procesami biznesowymi.
Bonus:_ Narzędzia do mapowania procesów
Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi jest ważne?
Jeśli poważnie podchodzisz do wydajności pracy - a wierzymy, że tak jest - musisz być zaangażowany w zarządzanie procesami biznesowymi. W ten sposób osiągniesz swoje cele biznesowe płynnie, szybciej i przy użyciu mniejszej ilości zasobów.
Bez odpowiedniego zarządzania procesami biznesowymi nie każdy wie, kto był odpowiedzialny za jakie zadania w projekcie. Staje się to jeszcze większym wyzwaniem, gdy do równania dodaje się dodatkowe Teams.
Sprinty w ClickUp zapewniają zespołom zgodność w zakresie map drogowych produktów, zapewniając pełną widoczność tego, kto co robi
Teams bezwzględnie potrzebują widoczności procesu na wszystkich scenach, gdy zaangażowanych jest wiele grup. A zarządzanie procesami łączy wszystkie ruchome części organizacji, aby dostarczać wartość do interesariuszy projektu i, ostatecznie, Business.
5 scen zarządzania procesami
Procesy zarządzania procesami, które marnują niepotrzebnie czas lub zasoby, są nieefektywne. Należy je usprawnić lub wyeliminować.
Ale tu jest haczyk: Identyfikacja i poprawa nieefektywnych procesów jest wyzwaniem. Ponieważ wiadomo, że gdy proces zakorzeni się w organizacji, jego zmiana wyzwala co najmniej opór. Niestety, i tak musisz stale ulepszać procesy w swojej firmie.
Do zrobienia tego należy postępować zgodnie z cyklem życia zarządzania procesami biznesowymi:
Scena 1: Plan
W tej fazie należy rozpocząć od analizy strategii biznesowej firmy. Jest to kierunek, w którym organizacja chce podążać, aby osiągnąć swoje cele w przyszłości. I ta wiedza będzie kierować całym cyklem życia zarządzania procesami biznesowymi - jest jego kamieniem węgielnym.
Aby wdrożyć plan zarządzania procesami, należy najpierw:
- Zrozumieć obecne cele biznesowe firmy,celei strategię
- Identyfikacja procesów Business istniejących w organizacji i rozróżnienie pomiędzy tym, co zostało już przeanalizowane, zdefiniowane i opisane, a co nie
- Odkrycie reguł biznesowych, które rządzą wszystkimi tymi procesami
- Odkrycie, czy i gdzie każdy proces ma słabe punkty, takie jak wąskie gardła, redundancje lub wysokie wydatki
- Ustalenie, czy każdy proces jest zgodny z ustaleniami z punktu 1
Następnie, w zależności od wglądu w te kroki, masz kilka opcji do zrobienia. Możesz albo:
- Zaprojektować idokument procesu biznesowego zidentyfikowane istniejące procesy
- Zaktualizuj lub zakończ procesy, które nie są zgodne z celami, zadaniami lub strategią, pomijają ważne zasady biznesowe lub zawierają słabe punkty i nieefektywności
SPŁUCZ I POWTÓRZ Pro tip: Upewnij się, że powtarzasz scenę planowania procesów co najmniej raz w roku, ponieważ mogą pojawić się nowe procesy. W ten sposób zawsze będziesz na bieżąco z procesami biznesowymi.
Scena 2: Modelowanie
Na tym etapie należy zaprojektować i przedstawić procesy biznesowe, pamiętając, że orkiestrują one działania różnych ról, systemów (niekoniecznie zawsze technologicznych), informacji i obiektów (w zależności od prowadzonej działalności).
Przez projektowanie rozumiemy konceptualizację każdego procesu i dosłowne narysowanie dla niego przepływu pracy (lub zestawu przepływów pracy). Wizualnie są to diagramy lub schematy blokowe, które mogą być wbudowane w zaawansowane rozwiązania narzędzia do zarządzania projektami jak ClickUp!
Przykład cyklu pracy kampanii e-mail zbudowanej za pomocą ClickUp Whiteboards
Jeśli czytasz lub słyszysz o zarządzanie cyklem pracy dzieje się tak, ponieważ procesy biznesowe są reprezentowane przez przepływy pracy (czasami wiele przepływów pracy). Ale zarządzanie procesami biznesowymi to coś więcej niż tworzenie i optymalizacja przepływów pracy, na czym koncentruje się zarządzanie przepływami pracy.
Należy również pamiętać, że często specjaliści od zarządzania procesami tworzą diagramy przepływu pracy z Business Process Model and Notation (BPMN) .
Sprawdź nasz najlepszy wybór przykłady cyklu pracy !
Scena 3: Wykonaj
Aby wdrożyć zaprojektowane wcześniej procesy biznesowe, należy użyć aplikacji Narzędzie BPM . A oto dwa złote kroki, które zalecamy wykonać podczas realizacji procesów za pomocą wybranego narzędzia:
- Przetestuj każdy nowo zaprojektowany proces z kilkoma uczestnikami z jednego zespołu lub działu
- Stopniowe wdrażanie procesu przez resztę organizacji
Takie ostrożne podejście do realizacji procesu zminimalizuje wpływ ewentualnych wad projektowych.
Scena 4: Monitorowanie
Czy procesy biznesowe działają? Dobrze. Następnie musisz je przeanalizować, aby zobaczyć, jak dokładnie działają.
Monitorowanie procesów pomaga zidentyfikować wąskie gardła, powtarzające się zadania i inne problemy, które należy rozwiązać. Na głębszym poziomie, monitorowanie bieżącego procesu oznacza dokładne zbadanie każdej z jego części. Automatyzacja procesów biznesowych eliminuje ręczną pracę związaną z tymi powtarzalnymi zadaniami.
Automatyzacja powtarzalnych zadań za pomocą kilku kliknięć dzięki jednej z setek aplikacji ClickUp automatyzacja cyklu pracy szablony
Celem jest wskazanie, które części działają dobrze, a które wymagają poprawy (plus rodzaj poprawy, której potrzebują). Analiza niestandardowego klienta lub onboarding klienta jest skutecznym sposobem na określenie, w jaki sposób jego realizacja może wpływać na poziom zaangażowania klientów.
Możesz też uzyskać sygnały, że coś jest nie tak z procesem, eksplorując dane dziennika wydarzeń z systemów informatycznych zaangażowanych w onboarding. Byłoby to oparte na danych podejście do zrozumienia wydajności procesu.
Mogłoby to umożliwić automatyczne odkrywanie nowych procesów na podstawie danych z analizy procesów. Ale do zrobienia analizy procesów? Za pomocą narzędzia do monitorowania procesów biznesowych.
Podobnie jak raport z badania krwi, takie narzędzie ocenia kondycję procesów. Może na przykład oceniać poziom zadowolenia niestandardowych klientów, czas cyklu , przychody, wydajność i wiele innych wskaźników.
Jednak, podobnie jak badanie lekarskie, należy je powtarzać co kilka tygodni lub miesięcy. W przeciwnym razie możesz zdać sobie sprawę z nieefektywności procesów dopiero wtedy, gdy będzie już za późno, aby uniknąć awarii procesów (ze wszystkimi związanymi z tym kosztami i wadami).
Zapewnić automatyzacja procesów biznesowych narzędzia są wykorzystywane do skrócenia czasu potrzebnego do zrobienia codziennej pracy. Cały plan zarządzania procesami wymaga uwagi w określonych przestrzeniach - bardziej niż w innych.
Scena 5: Optymalizacja
Scena optymalizacji - lub kontroli - polega na precyzyjnym dostrojeniu procesów biznesowych w celu ich usprawnienia. W ten sposób można utrzymać ich wydajność i osiągnąć cele biznesowe firmy oraz ogólny plan zarządzania procesami.
Niektóre przykłady zarządzania procesami optymalizacja może obejmować
- Wyeliminowanie zbędnych zadań lub procesów
- Automatyzacja cykli pracy
- Usprawnienie komunikacji między uczestnikami procesu za pomocą odpowiednich narzędzinarzędzia biznesowe I nie zapomnij monitorować procesów, które zoptymalizowałeś! W końcu jest to cykl.
Szablony do zarządzania procesami, aby zacząć już teraz
Wróćmy do pomysłu, że można zoptymalizować procesy biznesowe poprzez usprawnienie cyklu pracy. I że można usprawnić cykl pracy dzięki automatyzacji.
Szablony do zarządzania procesami są jednym z fundamentów automatyzacji przepływu pracy. A trzy poniższe szablony to te, którym zalecamy się przyjrzeć, gdy po raz pierwszy wchodzisz w zarządzanie przepływem pracy.
1. Szablon tablicy procesów ClickUp PDCA
Łatwo podziel wszystkie swoje zadania na cztery sceny: Plan, Do zrobienia, Sprawdź i Działaj
Jeśli zajmujesz się zarządzaniem jakością, znasz już cykl planowania, do zrobienia, sprawdzenia i działania (PDCA) - lub ciągłe doskonalenie cykl. Ale to Szablon tablicy PDCA ClickUp podniesie Twój plan zarządzania procesami PDCA na zupełnie inny poziom.
Użyj go, aby podzielić zadania na cztery sceny cyklu PDCA. Może to brzmieć głupio do zrobienia z szablonem zamiast długopisu i papieru, ale zaufaj nam.
Ten szablon tablicy wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi i do zrobienia czegoś więcej niż podzielenie zadań na mniejsze kroki. Tablica PDCA stanowi wsparcie dla realizacji procesów PDCA w celu lepszego zarządzania projektami. Pobierz szablon PDCA
2. Szablon dokumentu procesów firmy ClickUp
Użyj tego formatu ClickUp Docs do dokumentowania SOP, procesów wnioskowania o czas wolny i nie tylko
Z Szablon dokumentu procesu ClickUp dokumentowanie procesów biznesowych stało się o wiele łatwiejsze. Użyj szablonu, aby udokumentować standardowe procedury operacyjne (SOP) , takie jak kroki w celu ubiegania się o czas wolny na usprawnienie procesu.
Ponieważ zdefiniowanie zadań w cyklu pracy to jedno, inną rzeczą jest wiedzieć dokładnie, co należy zrobić do zrobienia, aby zadanie zostało zakończone.
Aby dowiedzieć się więcej, wypróbuj szablony dokumentów procesowych ! Pobierz szablon procesów firmowych
3. Szablon Procesów i Procedur Business w ClickUp
Podkreśl zadania potrzebne do stworzenia żywego dokumentu procesu
Gdy Twoja firma zacznie realizować procesy biznesowe za pomocą oprogramowania BPM, użyj tego szablon procesów i procedur firmy ClickUp aby uzyskać przegląd procesów wewnętrznych poprzez:
- Uzyskanie szczegółowych informacji na temat usprawniania procesów poprzez terminy, priorytety, wskaźniki ukończenia i liczbę zakończonych zadań (z procesami pogrupowanymi, na przykład, według działów)
- Zadania wymagające danych powstania dokumentów i scena, na której te dokumenty się znajdują
- W jaki sposób procesy będą przepływały do siebie nawzajem poprzez system zarządzania projektami Pobierz szablon procesów i procedur Bonus: **Oprogramowanie_SOP !
Optymalizacja zarządzania procesami przy użyciu oprogramowania do zarządzania procesami Business
Pakiet BPM - składający się z wielu opcji oprogramowania BPM - pomaga wdrożyć wszystkie sceny zarządzania procesami biznesowymi. Zanim przejdziemy dalej, opowiemy o kilku mocnych stronach narzędzi BPM i narzędzi do zarządzania projektami (takich jak ClickUp).
Wizualizuj zadania, projekty i cykle pracy w najlepszy dla siebie sposób dzięki ponad 15 konfigurowalnym widokom ClickUp
- Pozwalają one na automatyzację cykli pracy: Ożyw wszystkie procesy biznesowe firmy i wyeliminuj ręczną i powtarzalną pracę dzięki predefiniowanym i niestandardowym automatyzacjom.
- Wspierają współpracę: Wyjaśniaj procedury bez utraty kontekstu procesu lub e-maili jak igła w stogu siana. Narzędzia BPM umożliwiają członkom zespołu komentowanie zadań i załączanie do nich plików. Umożliwiają nawet przekształcanie komentarzy w zadania!
- Oferują raportowanie: Dostarczają kompleksowych danych procesowych, na których można polegać, aby sprawdzić, czy procesy zostały zaprojektowane efektywnie. Raporty te przedstawiają wyniki zespołu, umożliwiając sprawdzenie jego wydajności w danym okresie.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Pięć scen zarządzania procesami biznesowymi to niezbędne kroki w kierunku automatyzacji. Narzędzia BPM, takie jak ClickUp, pomagają zautomatyzować zadania i cykle pracy, dlatego też chcemy tutaj podkreślić korzyści płynące z automatyzacji procesów biznesowych:
- Oszczędność czasu i kosztów: Automatyzacja powtarzalnych zadań oszczędza czas i pieniądze, pozwalając pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach.
- Większa spójność i dokładność: Automatyzacja ogranicza błędy ludzkie, czego wynikiem jest większa spójność i dokładność procesów. Prowadzi to również do większej satysfakcji niestandardowych klientów.
- Usprawnione procesy: Automatyzacja procesów biznesowych pomaga usprawnić procesy, eliminując niepotrzebne kroki i upraszczając procedury.
- Wgląd w dane w czasie rzeczywistym: Dzięki automatyzacji procesów można gromadzić dane w czasie rzeczywistym, które mogą pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.
Zazwyczaj raporty można dostosować za pomocą widżetów, które informują o zakończonych zadaniach, liczbie zadań, nad którymi pracowano, członkach z niedokończonymi zadaniami, szacowanym czasie, śledzeniu czasu i wielu innych miarach. Wypróbuj ClickUp i napisz do nas, co o nim sądzisz. Nie możemy się doczekać, aby dowiedzieć się, dokąd zmierzasz w zarządzaniu procesami biznesowymi!