Sprawa wygląda następująco
/href/
https://clickup.com/
ClickUp
/%href/
jesteśmy ludźmi zajmującymi się procesami. I Ty też powinieneś! Czy wiesz do zrobienia?
Dobrze zdefiniowane procesy biznesowe pomagają organizacjom w określeniu sposobu ich działania. Pomagają również liderom zrozumieć, jak
/href/
/blog?p=64186
prowadzić firmy bardziej efektywnie
/%href/
.
Jednak największe piękno procesów biznesowych tkwi w ich zdolności do lewarowania Businessu. W końcu, jaki odnoszący powodzenie Business ma nieefektywną funkcję? Zgadza się! Żaden.
W takim razie wszystko, co musisz zrobić, to nauczyć się zarządzania procesami - a konkretnie zarządzania procesami biznesowymi (BPM). I właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ten artykuł.
Dowiesz się, czym jest zarządzanie procesami biznesowymi, dlaczego jest ważne i co się z nim wiąże. Spodobają Ci się również szablony i przykłady, które dla Ciebie przygotowaliśmy, a także nasze sugestie dotyczące optymalizacji procesów biznesowych za pomocą odpowiednich narzędzi.
Zacznijmy od razu, abyś mógł przyspieszyć swoje procesy biznesowe tak szybko, jak to tylko możliwe!
/href/
https://clickup.com/features/whiteboards?utm\_campaign=blog\_cta&utm\_medium=new\_cta&utm\_source=Blog&utm\_content=whiteboards\_main&utm\_term=
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/ClickUp-Whiteboards-Blog-CTA.png ClickUp Whiteboards Blog CTA /%img/
/%href/
Czym jest zarządzanie procesami?
Zarządzanie procesami analizuje istniejące procesy w organizacji, definiuje i opisuje nowe oraz kontroluje wykonanie zarówno istniejących, jak i nowych procesów, aby zapewnić, że zostaną one zakończone zgodnie z opisem.
A ostatecznym celem do zrobienia wszystkich powyższych czynności jest poprawa - lub optymalizacja - procesów biznesowych. Czym dokładnie jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to sekwencja zadań (lub kroków) wykonywanych przez jedną lub więcej ról w celu uzyskania wyników, a tym samym osiągnięcia celu. A jeśli, na przykład, celem jest
/href/
https://clickup.com/pl/blog/12236/przyklady-kamieni-milowych-projektu/
osiągnięcie kamienia milowego
/%href/
wówczas proces biznesowy jest definicją tego, jak przejść od jednego kamienia milowego do następnego.
Przykłady zarządzania procesami
Można łatwo dojść do wniosku, że zarządzanie procesami biznesowymi to
/href/
/blog?p=7041
wyrazem pracy zespołowej
/%href/
ponieważ może obejmować wiele osób. I to właśnie ich wspólna praca jako zespołu lub organizacji sprawia, że proces biznesowy nabiera życia.
Przykład zarządzania procesami #1:
/href/
/blog?p=68479
Realizacja zamówienia online
/%href/
dla Donuts
1. Klient składa zamówienie online na 100 pączków
2. Kierownik sklepu akceptuje zamówienie, a klient może sprawdzić status zamówienia
3. Czy jest wystarczająco dużo pączków gotowych do zapakowania?
* Tak: Twój personel pakuje pączki
* Nie: Pracownik przygotowuje wystarczającą ilość pączków, aby zrealizować zamówienie, podczas gdy inny je przygotowuje
4. Pracownik wystawia paragon, pakuje pączki i aktualizuje status zamówienia do "Gotowe"
5. Pracownik przekazuje zapakowane pączki kurierowi
6. Kurier aktualizuje status zamówienia do _Dostarczone_
Przykład zarządzania procesami #2: Wdrażanie nowego pracownika
1. Dział HR otrzymuje podpisany list z ofertą od kandydata
2. Zespół HR tworzy rekord pracownika i wysyła go do działu IT w celu ustawienia konta
3. IT ustawia e-mail, komputer i hasło dostępu dla nowego pracownika
4. Dział HR organizuje spotkanie orientacyjne i tworzy harmonogram szkoleń dla nowego pracownika
5. Nowy pracownik uczestniczy w spotkaniu orientacyjnym i rozpoczyna szkolenie
6. Po zakończonym szkoleniu nowy pracownik rozpoczyna pracę nad przydzielonymi zadaniami pod kierunkiem swojego przełożonego
7. Menedżer ocenia postępy pracownika w pierwszych tygodniach i przekazuje informacje zwrotne do działu HR
Przykład zarządzania procesami #3: Rozwój produktu
1. Teams identyfikuje potrzebę klienta lub lukę na rynku
2. Teams przeprowadza badania, aby zrozumieć potrzebę/lukę i potencjalne rozwiązania
3. Na podstawie badań zespół tworzy plan rozwoju produktu, w tym oś czasu, role i potrzebne zasoby
4. Teams projektuje produkt i tworzy prototyp do testów
5. Prototyp jest testowany z potencjalnymi klientami w celu zebrania opinii i wprowadzenia ulepszeń
6. Ostateczny produkt jest tworzony i wprowadzany na rynek
7. Zespół zbiera i analizuje dane dotyczące sprzedaży, opinii klientów i wszelkich niezbędnych zmian, które należy wprowadzić w przyszłych aktualizacjach produktu.
Jeśli zastanawiasz się, czego brakuje lub co mogłoby pójść inaczej w tym procesie, jesteśmy z Ciebie dumni! Ponieważ dostrajasz się do ducha zarządzania procesami biznesowymi.
Bonus:_
_/href/_
_/blog?p=49653_
Narzędzia do mapowania procesów_
_/%href/_
Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi jest ważne?
Jeśli poważnie podchodzisz do wydajności pracy - a wierzymy, że tak jest - musisz być zaangażowany w zarządzanie procesami biznesowymi. W ten sposób osiągniesz swoje cele biznesowe płynnie, szybciej i przy użyciu mniejszej ilości zasobów.
Bez odpowiedniego zarządzania procesami biznesowymi nie każdy wie, kto był odpowiedzialny za jakie zadania w projekcie. Staje się to jeszcze większym wyzwaniem, gdy do równania dodaje się dodatkowe Teams.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/sprints-in-clickup-keep-teams-aligned-about-product-roadmaps-e1663106699255.png
sprinty w ClickUp utrzymują zespoły w zgodzie co do map drogowych produktów
/%img/
Sprinty w ClickUp zapewniają zespołom zgodność w zakresie map drogowych produktów, zapewniając pełną widoczność tego, kto co robi
Teams bezwzględnie potrzebują widoczności procesu na wszystkich scenach, gdy zaangażowanych jest wiele grup. A zarządzanie procesami łączy wszystkie ruchome części organizacji, aby dostarczać wartość do
/href/
/blog?p=16186
interesariuszy projektu
/%href/
i, ostatecznie, Business.
5 scen zarządzania procesami
Procesy zarządzania procesami, które marnują niepotrzebnie czas lub zasoby, są nieefektywne. Należy je usprawnić lub wyeliminować.
Ale tu jest haczyk: Identyfikacja i
/href/
/blog?p=57581
ulepszanie nieefektywnych procesów
/%href/
jest wyzwaniem. Ponieważ wiadomo, że gdy proces zakorzeni się w organizacji, jego zmiana wyzwala co najmniej opór. Niestety, i tak musisz stale ulepszać procesy w swojej firmie.
Do zrobienia tego należy postępować zgodnie z cyklem życia zarządzania procesami biznesowymi:
Scena 1: Plan
W tej fazie należy rozpocząć od analizy strategii biznesowej firmy. Jest to kierunek, w którym organizacja chce podążać, aby osiągnąć swoje cele w przyszłości. I ta wiedza będzie kierować całym cyklem życia zarządzania procesami biznesowymi - jest jego kamieniem węgielnym.
Aby wdrożyć plan zarządzania procesami, należy najpierw:
1. Zrozumieć obecne cele biznesowe firmy,
/href/
/blog?p=9152
cele
/%href/
i strategię
2. Identyfikacja procesów Business istniejących w organizacji i rozróżnienie pomiędzy tym, co zostało już przeanalizowane, zdefiniowane i opisane, a co nie
3. Odkrycie reguł biznesowych, które rządzą wszystkimi tymi procesami
4. Odkrycie, czy i gdzie każdy proces ma słabe punkty, takie jak wąskie gardła, redundancje lub wysokie wydatki
5. Ustalenie, czy każdy proces jest zgodny z ustaleniami z punktu 1
Następnie, w zależności od wglądu w te kroki, masz kilka opcji do zrobienia. Możesz albo:
* Zaprojektować i
/href/
/blog?p=63078
dokument procesu biznesowego
/%href/
zidentyfikowane istniejące procesy
* Zaktualizuj lub zakończ procesy, które nie są zgodne z celami, zadaniami lub strategią, pomijają ważne zasady biznesowe lub zawierają słabe punkty i nieefektywności
SPŁUCZ I POWTÓRZ
Pro tip: Upewnij się, że powtarzasz scenę planowania procesów co najmniej raz w roku, ponieważ mogą pojawić się nowe procesy. W ten sposób zawsze będziesz na bieżąco z procesami biznesowymi.
Scena 2: Modelowanie
Na tym etapie należy zaprojektować i przedstawić procesy biznesowe, pamiętając, że orkiestrują one działania różnych ról, systemów (niekoniecznie zawsze technologicznych), informacji i obiektów (w zależności od prowadzonej działalności).
Przez _projektowanie_ rozumiemy konceptualizację każdego procesu i dosłowne narysowanie dla niego przepływu pracy (lub zestawu przepływów pracy). Wizualnie są to diagramy lub schematy blokowe, które mogą być wbudowane w zaawansowane rozwiązania
/href/
/blog?p=6165
narzędzia do zarządzania projektami
/%href/
jak ClickUp!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CleanShot-2022-08-26-at-09.23.50.png
Przykład cyklu pracy kampanii e-mail w ClickUp Tablica
/%img/
Przykład cyklu pracy kampanii e-mail zbudowanej za pomocą ClickUp Whiteboards
Jeśli czytasz lub słyszysz o
/href/
/blog?p=10848
zarządzaniu cyklem pracy
/%href/
to dlatego, że procesy biznesowe są reprezentowane przez przepływy pracy (czasami wiele przepływów pracy). Ale zarządzanie procesami biznesowymi to coś więcej niż tworzenie i optymalizacja przepływów pracy, na czym koncentruje się zarządzanie przepływami pracy.
Należy również pamiętać, że często specjaliści od zarządzania procesami tworzą diagramy przepływu pracy z
[Business Process Model and Notation (BPMN)](https://www.bpmn.org/)
.
_Sprawdź nasz najlepszy wybór_
/href/
/blog?p=41054
przykłady cyklu pracy
/%href/
_!_
Scena 3: Wykonaj
Aby wdrożyć zaprojektowane wcześniej procesy biznesowe, należy użyć aplikacji
/href/
/blog?p=12731
Narzędzia BPM
/%href/
. A oto dwa złote kroki, które zalecamy wykonać podczas realizacji procesów za pomocą wybranego narzędzia:
1. Przetestuj każdy nowo zaprojektowany proces z kilkoma uczestnikami z jednego zespołu lub działu
2. Stopniowe wdrażanie procesu przez resztę organizacji
Takie ostrożne podejście do realizacji procesu zminimalizuje wpływ ewentualnych wad projektowych.
Scena 4: Monitorowanie
Czy procesy biznesowe działają? Dobrze. Następnie musisz je przeanalizować, aby zobaczyć, jak dokładnie działają.
Monitorowanie procesów pomaga zidentyfikować wąskie gardła, powtarzające się zadania i inne problemy, które należy rozwiązać. Na głębszym poziomie, monitorowanie bieżącego procesu oznacza dokładne zbadanie każdej z jego części.
/href/
/blog?p=54275
Automatyzacja procesów biznesowych
/%href/
eliminuje ręczną pracę związaną z tymi powtarzalnymi zadaniami.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/automate-button-1400x697.gif
Automatyzacja powtarzalnych zadań za pomocą kilku kliknięć w ClickUp
/%img/
Automatyzacja powtarzalnych zadań za pomocą kilku kliknięć dzięki jednej z setek aplikacji ClickUp
/href/
/blog?p=53311
automatyzacja cyklu pracy
/%href/
szablony
Celem jest wskazanie, które części działają dobrze, a które wymagają poprawy (plus rodzaj poprawy, której potrzebują). Analiza niestandardowego klienta lub
/href/
/blog?p=46081
onboarding klienta
/%href/
jest skutecznym sposobem na określenie, w jaki sposób jego realizacja może wpływać na poziom zaangażowania klientów.
Możesz też uzyskać sygnały, że coś jest nie tak z procesem, eksplorując dane dziennika wydarzeń z systemów informatycznych zaangażowanych w onboarding. Byłoby to oparte na danych podejście do zrozumienia wydajności procesu.
Mogłoby to umożliwić automatyczne odkrywanie nowych procesów na podstawie danych z analizy procesów. Ale do zrobienia analizy procesów? Za pomocą narzędzia do monitorowania procesów biznesowych.
Podobnie jak raport z badania krwi, takie narzędzie ocenia kondycję procesów. Może na przykład oceniać poziom zadowolenia niestandardowych klientów,
[czas cyklu](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/cycle-time)
, przychody, wydajność i wiele innych wskaźników.
Jednak, podobnie jak badanie lekarskie, należy je powtarzać co kilka tygodni lub miesięcy. W przeciwnym razie możesz zdać sobie sprawę z nieefektywności procesów dopiero wtedy, gdy będzie już za późno, aby uniknąć awarii procesów (ze wszystkimi związanymi z tym kosztami i wadami).
Zapewnić
/href/
/blog?p=54275
automatyzacja procesów biznesowych
/%href/
narzędzia są wykorzystywane do skrócenia czasu potrzebnego do zrobienia codziennej pracy. Cały plan zarządzania procesami wymaga uwagi w określonych przestrzeniach - bardziej niż w innych.
Scena 5: Optymalizacja
Scena optymalizacji - lub kontroli - polega na precyzyjnym dostrojeniu procesów biznesowych w celu ich usprawnienia. W ten sposób można utrzymać ich wydajność i osiągnąć cele biznesowe firmy oraz ogólny plan zarządzania procesami.
Niektóre
/href/
/blog?p=53596
przykłady zarządzania procesami
/%href/
optymalizacja może obejmować:
* Wyeliminowanie zbędnych zadań lub procesów
* /href/
/blog?p=10150
Automatyzacja cykli pracy
/%href/
* Usprawnij komunikację między uczestnikami procesu za pomocą odpowiednich narzędzi
/href/
/blog?p=41151
narzędzia Business
/%href/
I nie zapomnij monitorować procesów, które zoptymalizowałeś! W końcu jest to cykl.
Szablony do zarządzania procesami, aby zacząć już teraz
Wróćmy do pomysłu, że można zoptymalizować procesy biznesowe poprzez usprawnienie cyklu pracy. I że można usprawnić cykl pracy dzięki automatyzacji.
Szablony do zarządzania procesami są jednym z fundamentów automatyzacji przepływu pracy. A trzy poniższe szablony to te, którym zalecamy się przyjrzeć, gdy po raz pierwszy wchodzisz w zarządzanie przepływem pracy.
1\. Szablon tablicy procesów ClickUp PDCA
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-PDCA-Process-Template.png
Szablon tablicy procesu ClickUp PDCA
/%img/
Łatwo podziel wszystkie swoje zadania na cztery sceny: Plan, Do zrobienia, Sprawdź i Działaj
Jeśli zajmujesz się zarządzaniem jakością, znasz już cykl planowania, do zrobienia, sprawdzenia i działania (PDCA) - lub
/href/
/blog?p=69673
ciągłe doskonalenie
/%href/
cykl. Ale to
[Szablon tablicy PDCA ClickUp](https://clickup.com/templates/pdca-process-whiteboard-t-222051992)
podniesie Twój plan zarządzania procesami PDCA na zupełnie inny poziom.
Użyj go, aby podzielić zadania na cztery sceny cyklu PDCA. Może to brzmieć głupio do zrobienia z szablonem zamiast długopisu i papieru, ale zaufaj nam.
Ten szablon tablicy wykorzystuje
/href/
/blog?p=49006
oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi
/%href/
i do zrobienia czegoś więcej niż podzielenie zadań na mniejsze kroki. Tablica PDCA stanowi wsparcie dla realizacji procesów PDCA w celu lepszego zarządzania projektami.
Pobierz szablon PDCA
2\. Szablon dokumentu procesów firmy ClickUp
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Company-Processes-Document-HR-Template.png
Szablon dokumentu HR dotyczącego procesów w firmie ClickUp
/%img/
Użyj tego formatu ClickUp Docs do dokumentowania SOP, procesów wnioskowania o czas wolny i nie tylko
Z
[Szablon dokumentu procesu ClickUp](https://clickup.com/templates/company-processes-document-kkmvq-14981)
dokumentowanie procesów biznesowych stało się o wiele łatwiejsze. Użyj szablonu, aby udokumentować
/href/
/blog?p=41925
standardowe procedury operacyjne (SOP)
/%href/
, takich jak kroki w celu złożenia wniosku o czas wolny na usprawnienie procesu.
Ponieważ zdefiniowanie zadań w cyklu pracy to jedno, inną rzeczą jest wiedzieć dokładnie, co należy zrobić do zrobienia, aby zadanie zostało zakończone.
Aby dowiedzieć się więcej, wypróbuj
/href/
/blog?p=63368
szablony dokumentów procesowych
/%href/
!
Pobierz szablon procesów firmowych
3\. Szablon Procesów i Procedur Business ClickUp
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Process-and-Procedures-Template.png
Szablon procesów i procedur ClickUp
/%img/
Podkreśl zadania potrzebne do stworzenia żywego dokumentu procesu
Gdy Twoja firma zacznie realizować procesy biznesowe za pomocą oprogramowania BPM, użyj tego
[szablon procesów i procedur firmy ClickUp](https://clickup.com/templates/process-and-procedures-t-228159706)
aby uzyskać przegląd procesów wewnętrznych poprzez:
* Uzyskanie szczegółowych informacji na temat usprawniania procesów poprzez terminy, priorytety, wskaźniki ukończenia i liczbę zakończonych zadań (z procesami pogrupowanymi, na przykład, według działów)
* Zadania wymagające danych powstania dokumentów i scena, na której te dokumenty się znajdują
* W jaki sposób procesy będą przepływały do siebie nawzajem poprzez system zarządzania projektami
Pobierz szablon procesów i procedur
Bonus:_
_/href/_
_/blog?p=65707_
Oprogramowanie_SOP_
_/%href/_
_!_
Optymalizacja zarządzania procesami przy użyciu oprogramowania do zarządzania procesami Business
Pakiet BPM - składający się z wielu opcji oprogramowania BPM - pomaga wdrożyć wszystkie sceny zarządzania procesami biznesowymi. Zanim przejdziemy dalej, opowiemy o kilku mocnych stronach narzędzi BPM i narzędzi do zarządzania projektami (takich jak ClickUp).
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image6.gif
Widoki ClickUp
/%img/
Wizualizuj zadania, projekty i cykle pracy w najlepszy dla siebie sposób dzięki ponad 15 konfigurowalnym widokom ClickUp
Pozwalają one na automatyzację cykli pracy*: Ożyw wszystkie procesy biznesowe firmy i wyeliminuj ręczną i powtarzalną pracę dzięki predefiniowanym i niestandardowym automatyzacjom.
* Wspierają współpracę: Wyjaśniaj procedury bez utraty kontekstu procesu lub e-maili jak igła w stogu siana. Narzędzia BPM umożliwiają członkom zespołu komentowanie zadań i załączanie do nich plików. Umożliwiają nawet przekształcanie komentarzy w zadania!
* Oferują raportowanie: Dostarczają kompleksowych danych procesowych, na których można polegać, aby sprawdzić, czy procesy zostały zaprojektowane efektywnie. Raporty te przedstawiają wyniki zespołu, umożliwiając sprawdzenie jego wydajności w danym okresie.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Pięć scen zarządzania procesami biznesowymi to niezbędne kroki w kierunku automatyzacji. Narzędzia BPM, takie jak ClickUp, pomagają zautomatyzować zadania i cykle pracy, dlatego też chcemy tutaj podkreślić korzyści płynące z automatyzacji procesów biznesowych:
* Oszczędność czasu i kosztów: Automatyzacja powtarzalnych zadań oszczędza czas i pieniądze, pozwalając pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach.
* Większa spójność i dokładność: Automatyzacja ogranicza błędy ludzkie, czego wynikiem jest większa spójność i dokładność procesów. Prowadzi to również do większej satysfakcji niestandardowych klientów.
* Usprawnione procesy: Automatyzacja procesów biznesowych pomaga usprawnić procesy, eliminując niepotrzebne kroki i upraszczając procedury.
* Wgląd w dane w czasie rzeczywistym: Dzięki automatyzacji procesów można gromadzić dane w czasie rzeczywistym, które mogą pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.
Zazwyczaj raporty można dostosować za pomocą widżetów, które informują o zakończonych zadaniach, liczbie zadań, nad którymi pracowano, członkach z niedokończonymi zadaniami, szacowanym czasie, śledzeniu czasu i wielu innych miarach.
/href/
https://app.clickup.com/signup
Wypróbuj ClickUp
/%href/
i napisz do nas, co o nim sądzisz. Nie możemy się doczekać, aby dowiedzieć się, dokąd zmierzasz w zarządzaniu procesami biznesowymi!
