Wiele słyszałeś o diagramach cyklu pracy, ale nie masz pojęcia, czym one są?
Cóż, zamieszanie kończy się tutaj. ✋
Na pierwszy rzut oka diagramy przepływu pracy mogą wyglądać jak skomplikowane szkice, których należy unikać za wszelką cenę. Możesz też pomyśleć, że zrozumienie diagramów przepływu pracy wymaga specjalnego rodzaju osoby.
Jeśli jednak poświęcisz zaledwie kilka minut na zapoznanie się z tym, co sprawia, że diagramy przepływu pracy są tak przydatne dla Teams i organizacji, istnieje duże prawdopodobieństwo, że uzależnisz się od ich tworzenia.
Jeśli chcesz zwiększyć swoją wydajność i tworzyć więcej efektywne systemy cyklu pracy aby upewnić się, że Twój zespół wysyła swoją najlepszą pracę, warto założyć ten przewodnik.
👉 Przeczytaj ten powiązany artykuł na Top 7 programów do obsługi cyklu pracy (2022 recenzje) aby dowiedzieć się więcej.
Zanurzmy się w to!
**Co to jest diagram cyklu pracy?
Być może słyszałeś o nich określanych jako diagramy procesów lub nawet Business mapa procesu . Niezależnie od tego, podstawowa idea jest taka sama.
Diagramy cyklu pracy zostały zaprojektowane jako wizualne mapy drogowe procesu. Zazwyczaj są one tworzone, aby pomóc Teams w nakreśleniu i ulepszeniu ich procesów pracy. Na przykład, zespół HR może potrzebować stworzyć diagram cyklu pracy, aby udoskonalić strategię wdrażania nowych pracowników ; podczas gdy Dział zarządzania IT może wykorzystać diagram przepływu pracy, aby usprawnić proces weryfikacji dostawców.
Koncepcja diagramu przepływu pracy została stworzona pod koniec XIX wieku przez Henry'ego Gantta i Frederick Winslow Taylor. Powód? Na długo przed oprogramowanie do tworzenia diagramów w biznesie przemysłowym wykorzystywano naukę o zarządzaniu, aby okiełznać wydajność i upewnić się, że jakość ich produkcji jest wysoka. W jaki sposób? Tworzyli diagramy procesów.
Piękno diagramów procesów polega na tym, że nie tylko nakreślają one zadania składające się na proces (jak lista rzeczy do zrobienia z początkiem i końcem), ale mogą również pomóc w wizualizacji danych, procesów decyzyjnych, a nawet kluczowe kamienie milowe w danym procesie . Niesamowite, prawda? A wizualizacja to tylko jedna z wielu korzyści.
Bonus: Szablony wykresów & flowchart software !
Korzyści z używania diagramów przepływu pracy
Częścią korzystania z diagramów przepływu pracy jest zapoznanie się ze wszystkimi korzyściami, jakie oferują. Zasadniczo chodzi w nich o wprowadzanie ulepszeń.
Poprawa komunikacji w Teams
Jeśli jest jedna rzecz do zrobienia przez Teams, to jest to bycie na tej samej stronie. Potrzebują również jak największej jasności.
Diagramy cyklu pracy są doskonałym sposobem na teams do współpracy nad wizualizacją systemów, które pomogą im dostarczyć projekt do mety. Przyspiesza to procesy i zmniejsza marnowanie zasobów. Pomaga również złagodzić irytujące wąskie gardła. ⌛
Odkryj wąskie gardła procesu
Niespodzianka! Prawdopodobnie masz więcej wąskich gardeł procesów i obszarów problemowych lub konfliktów w swoich strategiach, które można wyeliminować. . Ale trudno to stwierdzić, jeśli nie masz wizualnego układu, który pomaga wskazać obszary problematyczne.
Im więcej wąskich gardeł odkryjesz, tym więcej będziesz w stanie stworzyć wydajnych systemów, dzięki którym Twój zespół będzie mógł wykonywać swoją najlepszą pracę. A kto by tego nie chciał?
Dokumentuj swoje systemy
Mówi się, że historia się powtarza, jeśli nie wyciągamy z niej wniosków. Tak samo jest, gdy nie dokumentujemy tego, co działało w przeszłości.
Niezależnie od tego, czy twój zespół jest agencją cyfrową, która ma do czynienia z wieloma ruchomymi częściami i poprawkami klientów, czy też jesteś firmą zajmującą się oprogramowaniem dla ciężarówek, która wykorzystuje powtarzalny system do wdrażania nowych klientów Narzędzia SaaS szybko, chcesz udokumentować to, co działa dla twojego zespołu.
Diagramy cyklu pracy to przystępny sposób, aby każdy członek zespołu mógł szybko zapoznać się z procesami i zadaniami firmy. Nie wspominając już o tym, że spędzą mniej czasu na zadawaniu pytań i rozwiązywaniu niejasności (hej, to się zdarza!).
👉 Sprawdź te szablony przepływu pracy !
Oto 5 przykładów diagramów przepływu pracy
Nie każdy diagram przepływu pracy jest sobie równy. Jeśli zastanawiasz się, jak one wyglądają, oto przegląd najpopularniejszych z nich, z których możesz zacząć korzystać już dziś.
1. Diagram Swimlane
via Vivian Tej/ClickUp
Wyobraź sobie tor pływacki na basenie. Następnie wyobraź sobie kontur z zadaniami, a także etykiety członków zespołu odpowiedzialnych za te zadania, w pionowym ustawieniu. To jest właśnie to, co nazywasz swimlane diagram .
Jest to przydatny diagram cyklu pracy, gdy próbujesz znaleźć miejsca, w których zadania kolidują ze sobą. Jest to również solidny sposób na rozliczanie członków zespołu i ustalanie własności kluczowych zadań w danym procesie.
2. Diagram osi czasu
via Vivian Tej/ClickUp
Ten diagram jest dokładnie taki, jak brzmi: jest to wizualna mapa sekwencji wydarzeń w odpowiedniej kolejności. Diagramy osi czasu pomagają uzyskać dokładniejszy przegląd zakresu procesu.
Może pomóc ci dowiedzieć się, gdzie idzie twój czas, a także gdzie marnujesz najwięcej czasu. Procesy, które pochłaniają wiele zasobów, w tym czasu, mogą skorzystać z diagramu osi czasu. Diagram ten może być przydatny dla kierowników projektów i dyrektorów ds. operacji magazynowych.
3. Diagram zwinnego cyklu pracy
via Vivian Tej/ClickUp
Ten diagram pozwala zwizualizować cały proces, który jest niezbędny do stworzenia produktu lub usługi. Jest to jeden z najlepszych diagramów, który zapewnia widoczność każdej części procesu. Podkreśla również, kto w zespole jest przypisany do każdego zadania.
Diagramy Agile są najlepsze dla bardziej złożonych projektów. Teams inżynieryjne lub koordynatorzy wydarzeń mogą korzystać ze zwinnych diagramów, aby pozostać szczupłymi i wysoce wydajnymi, organizując zespoły i dotrzymując terminów.
Bonus:_ UML Diagram Software !
4. Diagram cyklu pracy
via Vivian Tej/ClickUp
Diagramu przepływu pracy w procesie można użyć do zilustrowania powiązań między zadaniami składającymi się na dany proces. Świetnie nadaje się do standaryzacji często używanych procesów. Na przykład, jeśli pracujesz w dziale HR i musisz udokumentować proces zatrudniania i wdrażania. Diagram może być jednym z najlepszych sposobów na jego uporządkowanie i optymalizację.
Diagram przebiegu procesu jest prosty, co czyni go idealnym diagramem do podejmowania decyzji i ulepszyć już istniejący system.
5. Diagram cyklu pracy z danymi
via Vivian Tej/ClickUp
Diagram przepływu danych działa najlepiej, gdy próbujesz zwizualizować przepływ danych w procesie, zamiast po prostu tworzyć listę zadań potrzebnych do jego zakończenia od początku do końca.
Skąd pochodzą dane? Dokąd trafią po zakończeniu określonego zadania? W jaki sposób punkt danych koliduje z punktem decyzyjnym? Na te wszystkie pytania łatwiej będzie odpowiedzieć po sporządzeniu mapy diagramu danych.
Diagramy danych są również świetne do nakreślenia przepływu danych w zespołach i ewentualnego konfliktu przetwarzania danych z sąsiednimi zespołami. To świetny sposób na sporządzenie mapy systemu, z którego już korzystasz, aby zwiększyć jego wydajność.
👉 Sprawdź nasze Przewodnik po przykładach i szablonach diagramów !
Jak stworzyć swój pierwszy diagram przepływu pracy
Chociaż do tworzenia diagramów przepływu pracy można użyć tradycyjnej, analogowej metody starego, dobrego długopisu i papieru, oto kilka rad: pomiń to. O wiele lepiej jest użyć cyfrowego narzędzia do tworzenia diagramów.
Można je udostępniać, łatwo edytować i przechowywać na laptopie do końca czasu. Funkcja Tablicy w ClickUp udostępnia Canvę, na której można łatwo rozpocząć tworzenie i udostępnianie diagramów cyklu pracy.
1. Zapoznaj się z symbolami diagramów przepływu pracy
Diagramy przepływu pracy mają swój rym i powód. Innymi słowy, są one zbudowane ze standardowych kształtów, które mają przypisane znaczenie - więc każdy, kto czyta diagram przepływu pracy, jest na tej samej stronie. Oto krótkie podsumowanie:
- Strzałka/linia: Służą do oznaczania zarówno kierunku, jak i przepływu diagramu. Są one również używane jako symbole łączące określone kształty/zadania. ➡️
- Równoległobok: Można ich użyć, aby pokazać dokładnie, gdzie nowe dane wchodzą do procesu. 📒
- Diament: Ten kształt służy do pokazania decyzji w przepływie pracy, która jest niezbędna do przejścia do następnego kroku. 🔶
- Prostokąt: Prostokąt może symbolizować pojedynczy krok w diagramie przepływu pracy 🟪
- Cylinder: Chcesz dodać dane do przepływu pracy? Do tego właśnie służy cylinder. 🔋
- Oval: Oznaczają one punkt początkowy i końcowy przepływu pracy. 🏉
Teraz, gdy znasz już symbole cyklu pracy, oto jak wybrać odpowiedni diagram.
2. Wybierz diagram zgodnie z celem końcowym
Wybór odpowiedniego diagramu cyklu pracy należy rozpocząć od określenia celu końcowego. Na przykład zdecyduj, czy chcesz:
- Wizualizować nowy proces dla nadchodzącego projektu
- Uruchomićanaliza cyklu pracy aby zidentyfikować nieefektywności w starym systemie
- Optymalizacja sposobu wykorzystania wszystkich zasobów w całym procesie
- Ustawienie oczekiwań zespołu w odniesieniu do konkretnego cyklu pracy i poprawa sposobu komunikacji
- Rozbicie bardzo złożonego procesu z mnóstwem różnych zadań, punktów decyzyjnych i danych
Następnie każde zadanie może być mapowane za pomocą innego rodzaju cyklu pracy. Załóżmy, że jesteś firmą architektoniczną, która musi zoptymalizować proces wdrażanie nowych klientów . Tworzenie pliku diagram mapowania procesów (patrz nasza lista powyżej) może być w porządku.
Tak więc, teraz wybrałeś diagram cyklu pracy, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Ale nie można go utworzyć bez odpowiednich narzędzi. 🛠️
3. Zarejestruj się w ClickUp (funkcja tablicy jest Free!) 👀 🙌
Jeśli szukasz jednego z najłatwiejszych sposobów na rozpoczęcie tworzenia diagramu cyklu pracy, nie szukaj dalej niż ClickUp .
To Funkcja Tablica zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do tworzenia cykli pracy, nad którymi zespół może współpracować i udostępniać je w miarę potrzeb.
Po zarejestrowaniu się wystarczy przejść do + Widoku, przewinąć w dół i kliknąć Tablicę
Nastąpi spotkanie z ładną, czystą tablicą, na której można rozpocząć tworzenie wybranego diagramu.
via Vivian Tej/ClickUp
4. Utwórz szkic tablicy i zaproś członków zespołu
Nie musisz tworzyć diagramu cyklu pracy sam! Możesz zaprosić członków swojego zespołu do współpracy i bycia częścią procesu.
W tym celu przejdź do Ustawień przestrzeni, a następnie kliknij Udostępnianie i uprawnienia, aby dodać członków do swojej przestrzeni. Po dodaniu członków zespołu możesz rozpocząć pracę nad diagramem w czasie rzeczywistym.
Każdy z was będzie mógł widzieć kursory innych osób podczas tworzenia kształtów i łączenia zadań.
Płynne przejście od pomysłu do realizacji dzięki tworzeniu zadań ClickUp bezpośrednio z Tablic
5. Tworzenie diagramu cyklu pracy za pomocą narzędzia kształtu
Od tego momentu Tablica jest Twoją ostrygą. Możesz tworzyć dowolną liczbę diagramów przepływu pracy i zapisywać je, udostępniać, pokazywać w prezentacji lub modyfikować w dowolnym momencie.
Możesz intuicyjnie tworzyć kształty, łączyć je w trakcie pracy i używać funkcji Text do nadawania każdej z nich odpowiedniej etykiety. Możesz nawet przesyłać własne unikalne kształty i obrazy za pomocą narzędzia do przesyłania obrazów.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus: Przykłady cyklu pracy w zarządzaniu projektami !
Twórz niesamowite systemy z diagramami cyklu pracy
Chociaż nie jest to lista wszystkich możliwych diagramów przepływu pracy, których można użyć, jest to solidny krok w świat diagramów przepływu pracy.
Skorzystaj z niego, aby poprowadzić Cię przez sesji burzy mózgów lub spotkanie Teams.
Diagramy cyklu pracy pozwalają Tobie i Twojemu zespołowi przejąć stery, zapewniając jednocześnie, że wszyscy pozostają na tej samej stronie.
To niezawodny sposób na poprawę komunikacji, eliminację wąskich gardeł w procesach i skuteczne dokumentowanie systemów.
Aby zacząć korzystać ze wszystkich zalet diagramu przepływu pracy, wystarczy wybrać najlepszy z nich w oparciu o cel końcowy. Gdy będziesz już gotowy do złożenia diagramu, zacznij korzystać z funkcji Tablicy ClickUp za darmo tutaj!