Kiedy Twój biznes utknął w rutynie, skromne środki nie wystarczą do zrobienia tego. Nadszedł czas, aby wstrząsnąć i ponownie przeanalizować "stare sposoby", aby iść naprzód.
Oto reengineering procesów biznesowych (BPR) - potężne podejście, które może rewolucjonizować działania Twojego zespołu i wynieść Twój Business na nowe wyżyny. Choć stanowi to wyzwanie i często spotyka się z oporem, jest to obowiązkowy krok do zrobienia dla każdej firmy, która chce pozostać istotna i konkurencyjna.
W tym przewodniku omówimy wszystkie podstawy BPR i dostarczymy wskazówek dotyczących jego powodzenia w planowaniu i wdrażaniu. Przewijaj dalej, aby dowiedzieć się więcej i osiągnąć radykalną poprawę!✨
Czym jest reinżynieria procesów biznesowych?
Reengineering procesów biznesowych to fundamentalne przeprojektowanie cyklu pracy i procesów biznesowych w organizacji. BPR ma na celu usprawnienie operacji, poprawę wyników, obniżenie kosztów i stymulowanie wzrostu procesów biznesowych.
Koncepcja ta została stworzona przez Michael Hammer , profesor informatyki na MIT. W 1990 roku napisał słynny artykuł dla Harvard Business Review zatytułowany "Reengineering Work: Don't Automatyzacja, Obliteracja."
Hammer krytykował menedżerów za wykorzystywanie technologii do automatyzacji z natury nieefektywnej pracy. Zamiast tego zasugerował ponowne przemyślenie procesów biznesowych i usunięcie tych, które nie przynoszą wartości dodanej.
Artykuł podpowiedział trend, który wiele firm szybko zaadoptowało. Do 1993 roku 60% firm z listy Fortune 500 twierdziło, że rozpoczęło wdrażanie reengineeringu procesów biznesowych lub planowało to zrobić.
Dlaczego reengineering procesów biznesowych jest ważny?
Aby prowadzić dobrze prosperujący Business, należy adaptować się do ciągłych zmian, nadążać za najnowszymi trendami i zawsze dążyć do poprawy. ⬆️
Procesy, które sprawdzały się w przeszłości, mogą stać się przestarzałe lub utrudnione przez zmiany wewnętrzne lub zewnętrzne. W niektórych przypadkach zmiana kroku lub dwóch w obecnych procesach może załatwić sprawę, ale są chwile, kiedy trzeba iść na całość i wprowadzić radykalne zmiany, aby wrócić na właściwe tory. 🛤️
Ponowne opracowanie istniejących procesów ma wiele zalet, takich jak:
- Zwiększona wydajność
- Szybsza i wyższej jakości produkcja
- Usunięcie zbędnych, nieefektywnych lub powtarzalnych kroków
- Redukcja kosztów produkcji
- Zadowolenie pracowników i niestandardowych klientów
- Wzrost działalności biznesowej
Reinżynieria procesów biznesowych nie jest łatwym zadaniem. Wymaga zainwestowania dużej ilości czasu, pieniędzy i wysiłku. Nawet wtedy nikt nie może zagwarantować powodzenia nowych strategii w nowych procesach biznesowych.
Mimo to potencjalne długoterminowe korzyści potencjalne długoterminowe korzyści BPR znacznie przewyższają powiązane koszty i potencjalne ryzyko.
Business Process Reengineering vs. Business Process Improvement
Business Process Improvement (BPI) i BPR mają ten sam cel - usprawnienie procesów biznesowych i umożliwienie powodzenia w dłuższej perspektywie. Dążą jednak do zrobienia tego przy użyciu różnych podejść. Doskonalenie procesów polega na identyfikacji wąskich gardeł i dostosowywaniu procedur na bieżąco. Można zmienić kilka zasad, kroków lub narzędzi, ale podstawowe procesy biznesowe pozostają takie same.
Przeprojektowanie procesów wiąże się z rozważeniem nowych perspektyw, przełamaniem konwencji i ponowną oceną każdego biegu obecnych procesów i ogólnego silnika biznesowego. Oznacza to rekonstrukcję procesu biznesowego od podstaw. W wielu przypadkach wiąże się to z automatyzacja procesów biznesowych .
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Oto przykład. Prowadzisz małą firmę dostarczającą fast-foody. Zauważasz, że czas oczekiwania wydłuża się wraz ze wzrostem popytu i tracisz niestandardowych klientów. Ręczny system zarządzania zamówieniami, który kiedyś się sprawdzał, teraz zaczyna się rozpadać, a zadowolenie klientów spada.
BPI prawdopodobnie zasugerowałoby zatrudnienie nowych pracowników lub tymczasowe przeniesienie pracowników z różnych działów do obsługi zamówień w razie potrzeby. BPR wiązałoby się z wdrożeniem nowego elektronicznego systemu zarządzania dostawami, który wymaga niewielkiej interwencji człowieka.
Pierwsze rozwiązanie jest jak zamiatanie kurzu pod dywan, podczas gdy drugie zapobiega jego gromadzeniu się. 🧹
Reinżynieria procesów biznesowych a zarządzanie procesami biznesowymi Zarządzanie procesami jest szerszym pojęciem z tych dwóch. Jest to akt zarządzania elementami procesu i działaniami w celu zapewnienia, że wszystko działa płynnie. Podczas gdy BPR występuje sporadycznie, BPM odbywa się non-stop.
BPM i BPR mają pewne podobne elementy. Oba wymagają zbadania istniejących procesów oraz zidentyfikowania i naprawienia problemów. Cel jest również ten sam - poprawa jakości produktu lub usługi.
Kiedy wdrożyć strategię BPR?
Najlepiej byłoby wdrożyć strategię BPR raczej wcześniej niż później. W ten sposób łatwiej będzie ustawić scenę dla wszystkich przyszłych prac i wysiłków związanych ze skalowaniem. Im większy jest Twój Business, tym droższe, trudniejsze i bardziej czasochłonne będzie przeprojektowanie jego procesów.
W rzeczywistości BPR zwykle pojawia się jako temat gdy firma jest w stagnacji lub osiąga słabe wyniki, a wysiłki BPI zawodzą. W takich przypadkach właściwym momentem na wdrożenie strategii BPR jest teraz.
Jeśli przegapiłeś idealną okazję, nie rozpaczaj. Możesz dokonać głębokich zmian w procesie biznesowym w dowolnym momencie. Będzie to wymagało więcej pracy i skrupulatnego planowania, ale może to być wynikiem powodzenia. Jak wspomniano, długoterminowe korzyści sprawiają, że warto.
Cztery kroki reengineeringu procesów biznesowych
To, jak wygląda proces BPR, różni się w zależności od przypadku. Generalnie obejmuje on cztery kroki, które przedstawimy w poniższej sekcji.
Należy zauważyć, że skuteczny zarządzanie projektami narzędzie takie jak ClickUp może ułatwić ci pracę. Oprócz centralizacji danych, oferuje różne funkcje umożliwiające efektywne planowanie projektów i wykonanie. Zamiast żonglować wieloma aplikacjami, możesz wykonywać złożone operacje, takie jak BPR, z poziomu jednej platformy.
Oszczędzaj czas, korzystając z gotowych Szablon planu projektu reinżynierii procesów biznesowych ClickUp . Jest on wstępnie załadowany niestandardowymi kolumnami i trybami widoku, tj. "widokami" zaprojektowanymi tak, aby pomóc Ci pewnie poradzić sobie z BPR.
Jest również Free! Wróćmy teraz do czterech podstawowych kroków procesu Business.
Krok 1: Przygotowanie i badania
Skorzystaj z ClickUp Business Process Reengineering Project Plan Template i spraw, aby ten pracochłonny proces stał się łatwiejszy w zarządzaniu
Przedsięwzięcie tak złożone jak BPR wymaga zaangażowania wszystkich rąk na pokładzie. 🤝
Powinieneś zebrać wykwalifikowany i zmotywowany zespół, który będzie odpowiedzialny za projekt reengineeringu. Grupa zadaniowa ds. procesów biznesowych powinna obejmować:
- Zewnętrzni eksperci dobrze zorientowani w BPR
- Menedżer wyższego szczebla, który ma decydujący głos w zespole lub organizacji
- Doświadczony pracownik, który zna tajniki procesu
Aby dowiedzieć się, czego brakuje, należy dogłębnie zbadać proces. Przeanalizuj działania, uczestników, narzędzia i metody stosowane od początku do końca. Poproś pracowników i niestandardowych klientów o zakończenie anonimowych ankiet zwrotnych i skorzystaj z nich Szablon planu projektu Reinżynierii Procesów Biznesowych ClickUp aby osiągnąć ten cel jeszcze szybciej.
Co powoduje najwięcej problemów
Poszukaj kroków, które stale powodują opóźnienia, błędy i niestandardowe skargi klientów. Należy również notować kroki, które okazały się korzystne.
Zbieranie opinii z wielu stron pozwala uzyskać najbardziej realistyczny obraz sytuacji. Uzbrojony w tę wiedzę, łatwiej będzie zrekonstruować proces i zidentyfikować wąskie gardła.
Użyj widoku formularza, aby zbierać, analizować i organizować opinie
Zbieranie i przetwarzanie danych jest dziecinnie proste dzięki ClickUp. Używaj Formularze ClickUp do tworzenia skutecznych ankiet zwrotnych, wybierając spośród ponad 10 typów pól. Zarządzaj zespołem BPR w widoku listy lub tablicy. Dodaj ich dane kontaktowe lub inne istotne informacje w kolumnach.
Przypisuj zadania lub podzadania i twórz zależności dla bardziej wydajnego cyklu pracy. ✔️
Krok 2: Mapowanie procesów
Teraz, gdy już wiesz, które części procesu działają, a które nie, nadszedł czas, aby go przeprojektować.
Krok po kroku, stwórz nowy cykl pracy używając mapa procesu . Wizualizacja może pomóc w lepszym zrozumieniu złożonych procesów i tego, jak poszczególne działania wpływają na siebie nawzajem.
Rysuj połączenia i łącz ze sobą obiekty, aby tworzyć mapy drogowe lub cykle pracy na podstawie swoich pomysłów wraz z zespołem w ClickUp Whiteboards
Z Tablica ClickUp'a możesz tworzyć wciągające mapy procesów i schematy blokowe, aby zilustrować kroki związane ze strategią BPR.
Użyj różnych kształtów, aby wskazać rodzaj działania. Na przykład, kształt rombu zazwyczaj wskazuje kroki decyzyjne. Dodaj strzałki, aby określić kierunek i zależności między zadaniami. Oprócz kształtów i strzałek, nie krępuj się dodawać obrazów, materiałów wideo, kart stron internetowych, dokumentów lub bazgrołów.
Po zwizualizowaniu całego procesu, zdefiniuj początek i koniec swoich wysiłków BPR i dodaj kroki pośrednie. Węzły można przekształcić w interaktywne zadania, odblokowując dodatkowe funkcje, takie jak listy kontrolne, komentarze i śledzenie czasu.
Rejestruj czas w trakcie pracy lub wprowadzaj go ręcznie dzięki funkcji śledzenia czasu w ClickUp
Możesz nawet określić odpowiedzialną osobę lub dział, dodając prostokąty do tła dla każdego z nich i sortując zadania wzdłuż osi pionowej w oparciu o to, kto musi je zakończyć.
Tablice ułatwiają również współpracę z zespołem ekspertów BPR. Możesz pracować nad mapa procesu razem w czasie rzeczywistym i udostępnianie pomysłów za pomocą notatek. 💡
Krok 3: Planowanie i zarządzanie zadaniami
Następnym krokiem jest zdefiniowanie zakres projektu czyli opracuj strategię wdrożenia, aby ożywić swoją mapę procesów. Po pierwsze, należy ustawić cel końcowy i wyjaśnić, w jaki sposób jest on zgodny z celami firmy.
Następnie należy sporządzić listę kroków niezbędnych do wdrożenia BPR. Zastanów się, czy musisz zatrudnić nowych ludzi, przeszkolić obecnych pracowników, zakupić nowy sprzęt lub zmodernizować istniejący.
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów
Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe, aby uniknąć nieporozumień. Nie zapomnij obliczyć kosztów, aby umożliwić dokładne alokację budżetu .
Na koniec należy określić miary powodzenia. Pozwoli to dokładnie zobaczyć, jak bardzo cykl pracy poprawił się dzięki procesowi reengineeringu.
Jak już ustaliłeś cele BPR i niedociągnięcia istniejącego procesu, definiowanie wskaźników KPI powinno być łatwe. Dobrym pomysłem jest również posiadanie plan awaryjny na wypadek, gdyby plan A nie wypalił.
Wszystko to można zrobić w ramach Dokumenty ClickUp . Od zaawansowanych funkcji formatu po kontrolę wersji, ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia praktycznych i atrakcyjnych wizualnie dokumentów.
ClickUp Docs umożliwia wydajniejsze działanie poleceń bogatego formatu i ukośnika
Zakończ swoje plany, tworząc listę i przydzielając wszystkie zadania i podzadania w ClickUp. Dodawaj załączniki, listy kontrolne i najważniejsze informacje, aby pomóc osobom przypisanym zakończyć swoje zadania.
Korzystaj z widoku obciążenia pracą, aby ocenić indywidualne obciążenie i dostępność. Przeglądaj i zarządzaj harmonogramem i kamieniami milowymi w widoku Gantt lub osi czasu. ⏱️
Krok 4: Wdrożenie
Gdy będziesz gotowy, rozpocznij wdrażanie planu reengineeringu procesów na małą skalę. Dokumentuj i audytuj wszystkie działania oraz oceniaj postępy po każdym kamieniu milowym. Jednocześnie należy ustanowić solidne kontroli projektu w celu zapewnienia zgodności z kosztami i harmonogramem.
Jeśli wybrane wskaźniki KPI nie wykażą znaczącej poprawy w porównaniu z poziomem bazowym, wróć do sceny planowania i dokonaj ponownej oceny, a następnie spróbuj ponownie. Jeśli wyniki będą korzystne dla nowego procesu, stopniowo zastosuj go na większą skalę.
Po fakcie dokonaj pomiarów i zbierz informacje zwrotne od interesariuszy.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
W ClickUp możesz ustawić cele, które można śledzić i automatycznie mierzyć postępy. Platforma oferuje wiele innych możliwości automatyzacji, zarówno wbudowanych, jak i niestandardowych.
W ClickUp możesz współpracować ze swoim zespołem na każdym kroku procesu reengineeringu. Omawiaj sprawy w komentarzach do zadań lub Widok czatu . Edytuj dokumenty i inne pliki, wyświetlaj zmiany w czasie rzeczywistym i otrzymuj powiadomienia o nich.
Twoi pracownicy mogą również śledzić czas w aplikacji, co ułatwia procedury kompensacyjne. 💸
Przykłady reengineeringu procesów biznesowych
Jednym z najskuteczniejszych sposobów uczenia się jest przykład, więc poznajmy dwa słynne powodzenia BPR!
T-Mobile: Telekomunikacja
Problem: Do 2015 r, T-Mobile telefoniczna obsługa klienta składała się z agentów pierwszego kontaktu i wielu działów specjalizujących się w różnych rodzajach problemów. Z tego powodu rozwiązywanie problemów zazwyczaj wiązało się z wielokrotnym przekazywaniem połączeń. Proces ten zajmował dużo czasu i prowadził do frustracji klientów.
Rozwiązanie: Po przeanalizowaniu procesu, T-mobile zdał sobie sprawę, że najbardziej efektywnym rozwiązaniem byłoby przeszkolenie swoich agentów obsługi klienta do obsługi wszystkich połączeń od początku do końca. Firma zebrała międzyfunkcyjne Teams ekspertów do prowadzenia szkoleń dla przedstawicieli. T-mobile zmieniło również swoje praktyki oceny agentów, przechodząc na indywidualny i zespołowy model oparty na wynikach.
Wynik: Liczba połączeń na konto została zmniejszona o 21%, a koszty połączeń spadły. Niestandardowy poziom utrzymania klientów. Wskaźnik rotacji pracowników gwałtownie spadł. Firma T-mobile osiągnęła niespotykane dotąd powodzenie.
Honeywell: Technika i inżynieria
Problem: W latach 1990, Honeywell miała na celu zmniejszenie liczby usterek w procesie budowy w jednej ze swoich jednostek w Arizonie. Dochodzenie ujawniło, że dwa główne problemy to potrzeba większej współpracy między teamami i brak autorytetu w podejmowaniu decyzji mających wpływ na ich pracę.
Rozwiązanie: Honeywell wstrzymał wszystkie operacje i stworzył nowy zintegrowany system produkcji z zakończonym systemem kontroli jakości. Pracownicy przeszli szkolenie. Stworzono wieloosobowe zespoły, których zadaniem była obsługa produkcji od początku do końca. Podobnie jak T-Mobile, firma wprowadziła model oceny oparty na jakości i wynikach.
Wynik: Proces trwał trzy lata, ale wyniki mówią same za siebie. Honeywell odnotował 70% spadek liczby defektów, 72% redukcję czasu cyklu dla części i wiele innych towarzyszących korzyści.
Typowe wyzwania związane z reinżynierią procesów biznesowych + rozwiązania
Reengineering procesów biznesowych jest zazwyczaj długim i skomplikowanym procesem, więc może wiązać się z wieloma problemami. Poniżej zajmiemy się niektórymi z nich:
Brak wsparcia
Kiedy menedżer inicjuje zmiany, często spotyka się z oporem ze strony przełożonych. Przekonanie ich do przyjęcia pomysłu może być trudne, nawet jeśli proponujący jest ekspertem w danym procesie.
Zrozumienie na pierwszy rzut oka, kto w Twoim zespole jest niedopracowany lub przepracowany, dzięki czemu możesz łatwo zmienić przydział zasobów
Ponadto otrzymanie wsparcia od przełożonych i właścicieli to jedno, ale zaproszenie pracowników do ich wdrożenia to zupełnie inna sprawa. 🐟
Nawet jeśli fundusze nie są problemem, zmiana istniejącego i znanego modelu może nim być.
Potencjalne rozwiązania:
- Zbierz jak najwięcej dowodów na to, że Twoja firma odniesie korzyści z BPR
- Zaoferuj zachęty do uczestnictwa
- Bądź cierpliwy i wytrwały
- Wdrażaj zmiany stopniowo, aby przejście było płynniejsze
Nieodpowiednie przygotowanie
Wiele rzeczy może pójść nie tak na scenie przygotowań.
Na przykład, jeśli zespół ekspertów jest stronniczy, może forsować agendę, która niekoniecznie jest najlepsza dla firmy. Zbyt wiele osób w zespole może powodować zamieszanie, podczas gdy niewystarczająca liczba członków zespołu może nie być w stanie nadążyć. Brak wiedzy lub motywacji również może stanowić problem.
Inną częstą przeszkodą jest niewłaściwa analiza przyczyn. Bez zrozumienia prawdziwej przyczyny nieefektywności procesu, możesz być skazany na ich powtarzanie.
Potencjalne rozwiązania:
- Nie spiesz się z procesem przygotowawczym
- Zbierz zespół profesjonalistów o różnych umiejętnościach
- Zbieranie informacji zwrotnych z wielu perspektyw i zachęcanie do przejrzystości
Ograniczenia zasobów
Brak zasobów jest prawdopodobnie najczęstszym problemem związanym z BPR i może poważnie utrudnić jego postęp. Niezależnie od tego, czy chodzi o czas, pieniądze, czy siłę roboczą, aby dokonać zmiany, trzeba pójść na skróty.
Jest to możliwe tylko wtedy, gdy wszyscy są na pokładzie i przygotowania są podejmowane z dużym wyprzedzeniem.
Śledzenie i monitorowanie zadań, zasobów i postępu projektu w widoku ClickUp Dashboard
Potencjalne rozwiązania:
- Bądź wyczyszczony co do ilości czasu i wysiłku potrzebnego na BPR
- Skupienie się na korzyściach, jakie powinien przynieść nowy proces
- Rozpoczęcie planowania na czas
- Usprawnij swoją organizację izarządzanie czasem umiejętności
Nieregularne wdrażanie
A więc dotarłeś do sceny implementacji. Hurra! 🎉
Wybrzeże nie jest jeszcze wyczyszczone. Nadal musisz wdrożyć nowy proces w taki sposób, aby się trzymał. Jeśli zastosujesz go nieodpowiednio i niekonsekwentnie, nie odniesie sukcesu.
Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że BPR nie jest jednorazowym wydarzeniem. To ciągły, dogłębny proces doskonalenia. Jeśli nie mierzysz skuteczności swojej strategii reengineeringu procesów biznesowych, kto może powiedzieć, że jest ona lepsza od poprzedniej?
Wskaźniki KPI mogą pokazać, że niektóre części nowego podejścia są nieoptymalne i muszą zostać ponownie ocenione.
Potencjalne rozwiązania:
- Zaakceptuj, że praca nie dobiegła końca po wdrożeniu nowego procesu
- Rozpoczęcie od małych kroków i wdrażanie zmian krok po kroku
- Testuj i mierz przez cały czas
- Nadzorowanie adaptacji i zapewnienie dodatkowego wsparcia w razie potrzeby
Przełam formę i osiągnij nowy poziom wydajności dzięki BPR
Zasadniczo przeprojektowując cykle pracy, można usprawnić operacje, obniżyć koszty i stymulować wzrost. Choć jest to trudne, potencjalne długoterminowe korzyści z BPR sprawiają, że jest to opłacalne przedsięwzięcie dla każdej firmy, która chce pozostać na czele w dynamicznym krajobrazie biznesowym.
Wyrzuć stare, wprowadź nowe! Daj swojej organizacji powiew świeżości poprzez zastosowanie reengineeringu procesów biznesowych. 🛫