Czy wiesz, że mały norweski startup jest bliski zrobienia najszybszego proces wykrywania uszkodzeń samochodu w historii do czasu publikacji tego artykułu?
Średnio proces ten zajmuje 15 minut, ale dzięki technologii AI i automatyzacji procesów biznesowych (BPA), Wenn udało się zmniejszyć tę liczbę do 6 sekund - to o 99,33% mniej niż wynosi obecny standard branżowy.
Choć może się to wydawać czymś z filmu science fiction, zakłócenia takie jak te stają się powszechne dzięki automatyzacji procesów biznesowych (BPA).
Jednak powiązanie automatyzacji i procesów biznesowych nie zawsze jest jasne, a jednym z najlepszych sposobów na jego zrozumienie jest przyjrzenie się przykładom, co właśnie zrobimy w tym artykule. Zobaczysz rzeczywiste przykłady automatyzacji procesów biznesowych zasilane przez narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi które każdy może wdrożyć w ciągu kilku minut.
Zdefiniujmy teraz automatyzację procesów biznesowych, abyśmy wszyscy byli na tej samej stronie, zanim zagłębimy się w przykłady!
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Ogólnie rzecz biorąc, automatyzacja procesów biznesowych (BPA) odnosi się do wykorzystania technologii do automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi usprawnienia procesów Business w celu zwiększenia wydajności operacyjnej, zmniejszenia błędów ludzkich i kosztów oraz poprawy ogólnej wydajności.
Tworzenie niestandardowych lub korzystanie z gotowych receptur automatyzacji w celu automatyzacji rutynowych czynności i uproszczenia złożonego cyklu pracy
Podsumowując, głównym celem BPA jest wydajność. ⚡️
BPA to planowany, wysokopoziomowy wysiłek mający na celu automatyzację wielu zadań wykonywanych ręcznie w firmie procesu w celu poprawy wydajności i efektywności . To gwiazda północna każdej strategii BPA, główna siła napędowa wszystkich wysiłków zmierzających do automatyzacji procesów w całym Business.
Jak automatyzacja procesów biznesowych pomaga organizacjom?
Poprawiając wydajność procesów biznesowych, BPA zwiększa wydajność, zmniejsza koszty i pozwala ludziom skupić się na działaniach o wysokiej wartości, które wymagają ludzkiej wiedzy i kreatywności.
Przekłada się to na wiele korzyści, takich jak:
- Redukcjakoszty operacyjne* Mniejsza zależność od kapitałochłonnych zasobów ludzkich
- Skalowalność procesu
- Mniej błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych
- Lepsza obsługa niestandardowa
- Usprawnione operacje biznesowe
- I więcej
Oprócz tych namacalnych, wymiernych korzyści, BPA może poprawić satysfakcję pracowników, usuwając z ich rąk najbardziej powtarzalne zadania i pozostawiając im obowiązki wymagające krytycznego myślenia, kreatywności i umiejętności rozwiązywania problemów.
Ogólnie rzecz biorąc, korzyści płynące z BPA są wyczyszczone: pomagają organizacjom osiągnąć większą wydajność, dokładność i spójność w ich działaniach, jednocześnie zmniejszając koszty i poprawiając zadowolenie klientów i pracowników.
WSKAZÓWKA PRO Mapowanie procesów jest kluczowym elementem w realizacji wydajnych cykli pracy i procesów biznesowych. Korzystaj z niezawodnych i wysoce funkcjonalnych narzędzia do mapowania procesów i Szablon schematu przepływu procesów od ClickUp aby stworzyć wizualną reprezentację swoich procesów. Stworzenie szczegółowego schematu blokowego przed ustawieniem automatyzacji może pomóc w zapewnieniu płynnego i wolnego od błędów procesu.
Skorzystaj z szablonu schematu przepływu procesów ClickUp, aby stworzyć mapę swoich procesów i niestandardowo dopasować szablon do swoich potrzeb
Czy BPA obejmuje rozwiązania w zakresie oprogramowania?
Odpowiedź brzmi: tak. Automatyzacja procesów biznesowych jest najczęściej zrobiona za pomocą dedykowanego oprogramowania lub niestandardowego kodu, zwykle, ale nie wyłącznie, kombinacji obu.
Oprogramowanie BPA może obejmować różne technologie, w tym kod, zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA), opartą na chmurze automatyzację przepływu pracy, uczenie maszynowe, sztuczną inteligencję i przetwarzanie języka naturalnego.
Ponadto do automatyzacji procesów biznesowych można wykorzystać więcej niż jedno narzędzie w tym samym czasie. Przykładowo, firma może wykorzystywać narzędzia RPA do automatyzacji procesów obejmujących starsze wersje lub samodzielnie hostowane aplikacje, a następnie używać innego zestawu narzędzi do automatyzacji procesów i cykli pracy obejmujących aplikacje oparte na chmurze lub wewnętrzne interfejsy API.
Narzędzia i oprogramowanie umożliwiające firmom automatyzację procesów biznesowych obejmują ClickUp i Zrobić , szczególnie jeśli stos aplikacji jest oparty na chmurze, ale istnieją inne procesy Business oprogramowanie do automatyzacji można również rozważyć w zależności od potrzeb, używanych aplikacji i stosowanych procesów.
PRO WSKAZÓWKA The Integracja ClickUp i Make pozwala zaoszczędzić czas i zautomatyzować dowolne procesy między ClickUp i innymi aplikacjami roboczymi - nie są wymagane żadne umiejętności techniczne. Gdy używasz ClickUp jako oprogramowania BPA i połączysz go z Make, będziesz mógł projektować, budować i automatyzować proste i złożone cykle pracy, aby usprawnić swoją pracę. Wystarczy ustawić wyzwalacze i warunki, aby zautomatyzować setki działań i skorzystać z gotowych szablonów, które pomogą Ci od razu rozpocząć pracę.
Korzystaj z gotowych szablonów automatyzacji i twórz niestandardowe integracje z Make i ClickUp
Jakie procesy należą do kategorii BPA?
Warto zauważyć, że BPA obejmuje wiele działań, od codziennych czynności manualnych, po automatyzację wprowadzanie danych do automatyzacji całych procesów, cykli pracy i zadań. Różnica między nimi polega na złożoności, liczbie zadań lub kroków i podzadań.
Przykładowo, strategia BPA może zakładać automatyzację całego procesu rekrutacji kandydatów lub wdrażania pracowników. Proces ten obejmowałby również określony cykl pracy i zadania. Przykładem cyklu pracy w ramach tego procesu może być koordynacja proces rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami i planowanie sesji szkoleniowych.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
W ramach tego cyklu pracy można również zautomatyzować określone zadania, takie jak tworzenie spotkań Zoom, wysyłanie zaproszeń na takie spotkania za pośrednictwem poczty e-mail, przechowywanie nagrań ze spotkań do dalszej analizy itd. Cyfrowa automatyzacja procesów uprości i usprawni wszystkie te zadania, cykle pracy i procesy.
Jakie procesy biznesowe powinny podlegać automatyzacji?
Liczbę procesów biznesowych, które można zautomatyzować, można liczyć w tysiącach. W rzeczywistości większość procesów biznesowych można zautomatyzować, w pełni lub częściowo, niezależnie od obszaru lub działu.
Na przykład, HR może dokonać automatyzacji procesów , takie jak rekrutacja , onboarding i offboarding pracowników. Marketing może zautomatyzować prawie każdy ręczny proces, od badania słów kluczowych i produkcji zawartości po kampanie reklamowe i zarządzanie mediami społecznościowymi . IT jest oczywiście kolejnym obszarem, który może usprawnić procesy dzięki automatyzacji, w tym śledzeniu błędów, monitorowaniu, rozwój aplikacji , zarządzanie bazami danych i inne procesy ręczne.
Nie ma praktycznie żadnych limitów do zrobienia z odpowiednimi narzędziami i platformami, i to właśnie pokażemy ci dalej: Przykłady automatyzacji BPA, które możesz wdrożyć od razu dzięki integracji Make i ClickUp.
Aby pomóc Ci zdecydować, czy powinieneś zautomatyzować dany proces, zadaj sobie następujące pytania:
- Czy proces jest czasochłonny dla Twojego zespołu?
- Czy wymaga powtarzalnych zadań lub ręcznego wprowadzania danych?
- Czy wymaga wielu kroków i stron w organizacji?
- Czy w procesie tym występuje błąd ludzki?
Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z tych pytań, to jest to wyraźna wskazówka, że BPA może pomóc poprawić wydajność i dokładność tego procesu.
PORADA PRO Dowiedz się, jak zbudować automatyzację w ClickUp i zapoznaj się z 10 przykłady automatyzacji aby pomóc w tworzeniu zautomatyzowanych cykli pracy, zwiększeniu wydajności i wykorzystaniu szablonów w celu zaoszczędzenia czasu.
15 prawdziwych przykładów automatyzacji procesów biznesowych
Przykład 1: Dokumentacja procesów Business#### Pomysł na automatyzację: Cykl pracy przeglądu dokumentów
Przeglądanie dokumentów to zadanie, które można znaleźć w wielu procesach w większości organizacji.
Od kontraktów i umów o poziomie usług po posty na blogach i komunikaty PR, firmy spędzają niezliczone godziny, upewniając się, że dokumenty są sprawdzane, zanim spełnią swoje zadanie. I chociaż część związana z przeglądaniem może być delikatna, wszystkie kroki, które jej towarzyszą, można łatwo zautomatyzować za pomocą narzędzi takich jak Make.
Automatyzacja procesu przeglądu dokumentów: Tworzenie zadań ClickUp na podstawie nowych uploadów z Google Drive i wysyłanie wiadomości Slack
Ten szablon obejmuje Google Drive, ClickUp, Make i Slack i pozwala na automatyzację procesu przeglądu dokumentów "obserwując" nowe Dokumenty Google w folderze Dysku Google.
Gdy plik zostanie przesłany na Dysk Google, Make utworzy i przypisze zadanie w ClickUp, a następnie wyśle dany plik przez Slack do osoby wyznaczonej do jego sprawdzenia.
Wynikiem jest zwinny proces przeglądu dokumentów, który dostarcza dokumenty do recenzentów i tworzy niezbędny ślad papierowy, a wszystko to bez interwencji człowieka.
Bonus:_ **Reinżynieria procesów biznesowych !
Przykład 2: Sprzedaż
Pomysł na automatyzację: Wyzwalacze zadań do pozyskiwania i konwersji nowych leadów
Szanse w Salesforce zazwyczaj wyzwalają serię powiązanych ze sobą zadań, które mają kluczowe znaczenie dla zamknięcia potencjalnej transakcji. Zadania te mogą obejmować wszystko, od wysyłania dokumentów z dodatkowymi informacjami po przypisanie specjalisty, a często ustawienie tych zadań w ruchu wymaga ręcznego działania ze strony osoby, która utworzyła szansę Salesforce w pierwszej kolejności.
Jest to dalekie od ideału, ponieważ pochłania zasoby i jest podatne na błędy (zwykle ktoś zapomina przypisać wymagane zadania). Jest to jednak również możliwe do uniknięcia i łatwe do automatyzacji.
Automatyzacja procesu pozyskiwania leadów: Użyj tego szablonu, aby automatycznie utworzyć zadanie ClickUp i wysłać powiadomienie Slack, gdy zostanie utworzona nowa szansa Salesforce
Ten szablon, który obejmuje ClickUp, Make, Salesforce, Slack i Flow Control, jest do tego niezwykle przydatny, ponieważ pozwala na automatyzację procesu pozyskiwania leadów -wyzwalacz dowolne zadanie, jakie można sobie wyobrazić po utworzeniu szansy w Salesforce.
Wyobraźmy sobie prosty przypadek użycia: Masz eBooka do generowania leadów i oferujesz go za darmo tym, którzy dostarczą Ci swoje dane kontaktowe.
Po pojawieniu się nowego leada, tworzysz szansę w Salesforce i musisz ją pielęgnować przez e-mail i retargetować za pomocą Facebook Ads.
Dzięki powyższemu szablonowi możesz wyzwalać te (i nie tylko) zadania automatycznie za każdym razem.
Przykład 3: Analityka internetowa
Pomysł na automatyzację: Śledzenie i agregowanie danych dotyczących wydajności stron internetowych
Podobnie jak przeglądanie dokumentów, śledzenie wydajności strony internetowej jest czymś, co większość firm, jeśli nie wszystkie, musi do zrobienia na bieżąco.
Jest jednak pewien haczyk: Google Analytics nie jest do końca błyskawiczną aplikacją, a codzienne logowanie się w celu uzyskania danych to ogromna strata czasu.
Można jednak zautomatyzować cały proces i zacząć otrzymywać dane zamiast ich szukać.
Automatyzacja analityki: Za każdym razem, gdy w Google Analytics zostanie wygenerowany nowy raport, Make automatycznie doda dane do Arkusza Google i utworzy nowe zadanie na wybranej liście ClickUp
Na górze agregowanie danych analitycznych w arkuszu kalkulacyjnym , Make może przypisać każdemu zadanie przejrzenia ich poprzez utworzenie zadania w ClickUp - w ten sposób żadne kluczowe wydarzenie nie pozostanie niezauważone.
Przykład 4: Influencer Marketing#### Pomysł na automatyzację: Tworzenie zadań dla influencerów
Ręczny proces docierania do influencerów, śledzenia ich odpowiedzi i podejmowania działań następczych może być czasochłonny. Automatyzacja tego procesu może zaoszczędzić twojemu zespołowi znaczną ilość czasu i zasobów.
Przykład 5: Obsługa klienta
Pomysł na automatyzację: Automatyczne odpowiadanie na zgłoszenia obsługi klienta
Automatyzacja początkowej odpowiedzi na zapytania klientów może zapewnić szybkie potwierdzenie, a także może kategoryzować problemy w oparciu o ich charakter w celu skutecznego rozwiązania.
Przykład 6: Zarządzanie projektami
Pomysł na automatyzację: Przypisywanie ról i obowiązków
Automatyczne przypisywanie ról i delegowanie zadań w ramach projektu może zwiększyć wydajność poprzez wyeliminowanie ręcznego delegowania i śledzenia obowiązków.
Dowiedz się, jak zautomatyzować procesy z_ darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami !
Przykład 7: Księgowość
Pomysł na automatyzację: Automatyzacja generowania faktur
Generowanie faktur za zakończone usługi lub dostarczone produkty można zautomatyzować, zmniejszając liczbę błędów ręcznych i zapewniając terminową wysyłkę faktur. Automatyzacja procesów takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych nie tylko eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, ale także zapewnia dokładne i terminowe zarządzanie dokumentacją finansową, przyczyniając się do lepszego podejmowania decyzji biznesowych.
Przykład 8: Zapewnienie jakości
Pomysł na automatyzację: Automatyczne wyzwalacze testów
Automatyzacja wyzwalaczy kontroli jakości i testów po każdej aktualizacji lub zmianie pomaga konsekwentnie utrzymywać jakość produktu.
Sprawdź_ narzędzia do testowania jakości !
Przykład 9: HR
Pomysł na automatyzację: Automatyzacja zbierania opinii pracowników
Posiadanie automatycznego systemu do zbierania i analizowania opinii pracowników może pomóc działom HR w skutecznym i terminowym zrozumieniu nastrojów pracowników.
Dowiedz się, jak zautomatyzować procesy HR z_ oprogramowanie HR !
Przykład 10: Marketing
Pomysł na automatyzację: Planowanie zawartości
Automatyzacja planowania zawartości dla różnych platform może pomóc zespołom marketingowym zapewnić spójną obecność marki i zaangażowanie w różnych kanałach.
Sprawdź te_ szablony kalendarzy aby rozpocząć automatyzację harmonogramu zawartości Twojego zespołu.
Przykład 11: IT
Pomysł na automatyzację: Automatycznie generowane raportowanie
Automatyzacja generowania i wysyłania raportów IT może zaoszczędzić znaczną ilość czasu, zapewniając jednocześnie regularne monitorowanie i raportowanie infrastruktury IT.
Przykład 12: Operacje
Pomysł na automatyzację: Zarządzanie zapasami Automatyzacja zarządzania zapasami może pomóc w śledzeniu stanów magazynowych, wyzwalacz ponownych zamówień w razie potrzeby i zmniejszając ryzyko wyczerpania zapasów lub nadmiaru zapasów.
Przykład 13: Logistyka
Pomysł na automatyzację: Automatyzacja optymalizacji tras
Automatyzacja planowania i optymalizacji tras dostaw może pomóc firmom logistycznym zmniejszyć czas i koszty paliwa przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności. Przykład 14: Zaangażowanie klientów
Przykład 14: Zaangażowanie klientów
Pomysł na automatyzację: Automatycznie generowana spersonalizowana zawartość
Automatyzacja personalizacji treści komunikacja niestandardowa może zapewnić bardziej dostosowane doświadczenie dla niestandardowych klientów, zwiększając zaangażowanie i lojalność.
Przykład 15: Finanse
Pomysł na automatyzację: Automatyzacja raportowania finansowego
Automatyzacja tworzenia raportów finansowych może zaoszczędzić znaczną ilość czasu zespołom finansowym, jednocześnie zmniejszając szanse na błędy w raportowaniu finansowym.
Jak korzystać z oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych
Istnieją dwa proste sposoby na rozpoczęcie automatyzacji procesów ClickUp.
Pierwszą opcją jest poleganie na Automatyzacja ClickUp seria natywnych rozwiązań oferowanych przez ClickUp.
Znajdziesz mnóstwo wartości w tej ofercie, jeśli polegasz na ClickUp do uruchamiania i śledzenia podstawowych procesów biznesowych.
Automatyzacje służą do wyzwalacza wyników, gdy działanie odbywa się automatycznie. Na przykład, używając automatyzacji "gdy zmienia się status", stosujemy szablon do zadania, aby zapewnić, że żadne cenne informacje nie zostaną utracone podczas przekazywania klienta
Drugą opcją jest wdrożenie platformy do automatyzacji, takiej jak Zrób który pozwala projektować, budować i automatyzować wszystko na jednej platformie wizualnej.
Jeśli masz rosnący stos aplikacji opartych na chmurze i chcesz skalować swoją strategię automatyzacji, znajdziesz w Make unikalne rozwiązanie zdolne do obsługi każdego rodzaju procesu.
Optymalizacja cykli pracy dzięki automatyzacji procesów biznesowych
Jedną z najbardziej odsetkowych rzeczy związanych z automatyzacją jest to, że według raportu raport o stanie SaaSOps w 2023 r 7 na 10 przedsiębiorstw dokonało już automatyzacji co najmniej jednego kluczowego procesu, a 4 na 10 posiada dedykowane role automatyzacji.
To wiele mówi o automatyzacji procesów biznesowych: Nie jest to tylko możliwość, jako coś, co może się wydarzyć lub nie.
Zamiast tego jest to coś, co jest już wdrażane w wiodących firmach.
W świetle tego i tego, jak przyjazne dla użytkownika są obecnie narzędzia do automatyzacji, to tylko kwestia czasu, aż każda firma zacznie pozbywać się nudnych i powtarzalnych czynności i przestawi się na satysfakcjonujące działania, aby napędzać swój biznes i zmniejszać ryzyko związane z błędami ludzkimi.
Najlepszym sposobem na rozpoczęcie tych wysiłków jest wykorzystanie dwóch potężnych narzędzi do automatyzacji oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych razem: ClickUp i Zrobić . Dzięki tym narzędziom będziesz w stanie łatwo tworzyć zautomatyzowane procesy biznesowe przy minimalnej interwencji i wysiłku człowieka.
Nadszedł czas, aby doładować swój Business. Rozpocznij cyfrową transformację z oprogramowaniem BPA już dziś - automatyzacja procesów manualnych do
pracować szybciej i mądrzej
niż kiedykolwiek wcześniej. ⚡️
---
Guest Writer:
Martin Etchegaray
_jest menedżerem zawartości i starszym redaktorem w Make. Lubi czytać i pisać o historii, nauce i technologii