Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się zagłębić w projekt po kolana, tylko po to, by zdać sobie sprawę, że nie jesteś do końca pewien, co projekt ma osiągnąć, jakie zadania należy wykonać, aby to osiągnąć i kto jest za nie odpowiedzialny?
Nie martw się, wszyscy byliśmy w takiej sytuacji. Właśnie dlatego szablony zakresu projektu są absolutnym ratunkiem dla kierowników projektów. Zakres projektu szablony są niezbędnymi narzędziami dla każdego kierownika projektu, który chce zaplanować i zrealizować udany projekt. Zapewniają one jasny zarys celów projektu, rezultatów, harmonogramów i budżetu, umożliwiając kierownikom projektów zdefiniowanie zakresu i upewnienie się, że wszyscy zaangażowani rozumieją swoje role i obowiązki.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem na małą, czy dużą skalę, użycie szablonu do zdefiniowania zakres prac może zaoszczędzić czas i wysiłek, zapewniając ramy planowania i realizacji projektu. W tym wpisie na blogu omówimy, czym jest szablon zakresu projektu i co sprawia, że jest on dobry, a następnie podzielimy się 10 naszymi ulubionymi szablonami zakresu projektu, abyś mógł wybrać rozwiązanie, które jest najlepsze dla Twojego zespołu.
Czym jest szablon zakresu projektu?
Szablon zakresu projektu to kompleksowy dokument, który pomaga kierownikom projektów organizować krytyczne szczegóły i komponenty nowego projektu. Zasadniczo jest to kompleksowy plan projektu .
Szablony te zazwyczaj zawierają szereg informacji mających na celu zapewnienie pomyślnego zakończenia projektu. Kilka z najczęstszych komponentów to:
- Cel i wizja projektu
- Interesariusze i ich wymagania
- Kryteria sukcesu
- Członkowie zespołu projektowego oraz ich role i obowiązki
- Konkretne etapy realizacji zadań
- Ryzyka związane z projektem i sposoby ich ograniczania
Dodatkowo, szablon zakresu projektu określi cele, rezultaty, kontrole projektu zadania, koszty i harmonogram projektu. Mając te kompleksowe ramy przed rozpoczęciem projektu, zespoły są bardziej skłonne do wydajnej pracy i współpracy w celu osiągnięcia swoich celów.
Co składa się na dobry szablon zakresu projektu?
Szablony zakresu projektu muszą nie tylko zawierać wymagane informacje zapisane powyżej; muszą być również przyjazne dla użytkownika, łatwe do aktualizacji i udostępniania oraz koncentrować się na zwięzłym, ale kompletnym gromadzeniu informacji. Oto kilka elementów, które tworzą dobre szablony zakresu:
- Dokładnie opisuje wizję projektu: Oświadczenie o zakresie projektu z opisem celu projektu, odpowiednich interesariuszy i kryteriów sukcesu
- Szczegółowy opis wszystkich krytycznych informacji o projekcie: Obejmuje cele, rezultaty, członków zespołu oraz ich role i obowiązki, kamienie milowe projektu, szacunki kosztów i proponowany harmonogram
- Identyfikuje wszelkie potencjalne ryzyka projektu: Wraz ze strategiami lub planami ich złagodzenia
- Szczegółowe informacje na temat budżetu: Plan redukcji kosztów lub niepowodzeń w harmonogramie, sposoby interpretacji budżetu i parametry osi czasu, które mogą mieć wpływ na całkowity koszt projektu
- Wykorzystuje elastyczny format szablonu: Łatwe wprowadzanie zmian i poprawek z prostym i pozbawionym frustracji doświadczeniem użytkownika dla wszystkich członków zespołu, którzy muszą odwoływać się do zakresu
Dobry szablon powinien być na tyle kompleksowy, aby dostarczał najważniejszych szczegółów i kontekstu potrzebnego zespołowi do rozpoczęcia pracy, ale na tyle zwięzły, aby nie trzeba było czytać niepotrzebnych informacji, aby dotrzeć do najważniejszych części. Te szablony planowania strategicznego powinny zapewniać jasność, a nie wprowadzać zamieszanie.
Ostatecznie najlepszym szablonem dla zespołu i projektów będzie ten, który daje interesariuszom najjaśniejsze wyobrażenie o tym, co muszą zrobić, aby wszyscy zaangażowani mogli pracować na rzecz pomyślnego wyniku.
10 szablonów zakresu projektu, które musisz wypróbować
Korzystanie z szablonu zakresu jest jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami w swoim arsenale. Może to zaoszczędzić czas i wysiłek, jednocześnie minimalizując ryzyko niepowodzenia projektu. Dzięki dobrze opracowanemu szablonowi kierownicy projektów mogą być pewni, że mają kompleksowe i ustrukturyzowane podejście do planowania, zapewniając, że ich projekt zostanie dostarczony na czas, w ramach budżetu i zgodnie z wymaganymi standardami.
Istnieje wiele różnych rodzajów szablonów zakresu projektu, ale oto 10 naszych ulubionych.
1. Szablon zakresu projektu ClickUp
Szablon zakresu projektu ClickUp
Czasami najlepszym miejscem do rozpoczęcia organizacji nowego projektu jest tablica. Jednak w dzisiejszych rozproszonych środowiskach pracy, członkowie zespołu często znajdują się nie w jednym pokoju, a na drugim końcu kraju. Właśnie dlatego stworzyliśmy szablon Szablon tablicy zakresu projektu ClickUp . Ma wszystkie zalety fizycznej tablicy, a także mnóstwo innych funkcji, które sprawiają, że jest o wiele bardziej poręczny niż oryginał.
Szablon tablicy zakresu projektu posiada następujące cechy:
- Tablica z 7 komponentami, w tym informacjami, uzasadnieniem, zakresem, celami biznesowymi, rezultatami, wykluczeniami i założeniami
- Elastycznycyfrowa tablica**która umożliwia dowolne dostosowywanie poprzez dodawanie lub usuwanie "karteczek samoprzylepnych", dodawanie tekstu, hiperłączy, załączników do plików, zdjęć i rysunków odręcznych oraz udostępnianie innym członkom zespołu w celu płynnej współpracy
Ta tablica jest idealnym miejscem do rozpoczęcia organizacji projektu. Umożliwia ona przeprowadzenie burzy mózgów nad najważniejszymi elementami projektu, a następnie przejście do innego szablonu w celu uzyskania szczegółowych informacji. Pobierz ten szablon
2. Szablon zakresu prac ClickUp
Szablon zakresu prac ClickUp
Po zakończeniu korzystania z naszego szablonu tablicy (lub jeśli potrzebujesz więcej struktury i szczegółów od samego początku), użyj szablonu Szablon zakresu prac ClickUp aby w pełni zaplanować projekt od początku do końca.
Szablon ten definiuje zadania, które mają zostać podjęte w ramach projektu, w tym cele, wyniki, harmonogramy, kamienie milowe i dodatkowe szczegóły. Chociaż nie jest prawnie wiążący, służy jako wspólne porozumienie między wszystkimi zainteresowanymi stronami w sprawie tego, co jest wymagane do pomyślnego ukończenia projektu. Pobierz ten szablon
3. Szablon zakresu prac dla witryny ClickUp
Szablon zakresu prac dla witryny ClickUp
Jeśli szukasz szablonu dla projektu związanego z tworzeniem strony internetowej, masz szczęście! Zaprojektowaliśmy szablon Szablon zakresu prac dla strony ClickUp specjalnie dla Ciebie.
Szablon zakresu prac dla strony internetowej zawiera:
- Sekcja tła i celów, która zawiera informacje kontaktowe Twojej firmy i klienta, ogólne szczegóły projektu, cel i celeokreślenie problemuprzegląd projektu i listęcele projektu i cele
- Zakres prac i zadań, który wyszczególnia zakres projektu w 3 fazach: 1) projektowanie i rozwój strony internetowej; 2) architektura informacji oraz 3) konfiguracja hosta i domeny. Należy pamiętać, że fazy te można edytować w celu dostosowania do konkretnego zakresu. Zawiera również sekcję zawierającą listę wszystkich zadań związanych z 3 fazami
- Sekcja Dostawy, komponenty i wymagania z tabelami do łatwego organizowania i wizualizacji wszystkich produktów projektu, harmonogramu projektu i dat dostawy
- Końcowa cena, założenia i akceptacja, w której można podać szczegółowe szacunki wydatków, wymienić założenia projektu i uzyskać podpis klienta
Ten szablon zapewnia przejrzysty i zorganizowany plan gry projektu strony internetowej, który można udostępnić klientom. Wspólnie użyjcie tej wizualizacji, aby pracować nad procesem projektu i informować ich o aktualizacjach i postępach. Pobierz ten szablon
4. Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp
Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp
Szablon Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp określa, w jaki sposób zakres projektu będzie definiowany, weryfikowany i kontrolowany przez cały cykl jego życia. Wraz ze standardowymi szczegółami projektu, takimi jak cele, rezultaty i harmonogramy, plany zarządzania zakresem koncentrują się na tym, w jaki sposób zespół będzie zarządzał zakresem projektu scope creep
- robienie więcej niż pierwotnie planowano.
Cechy szablonu zarządzania zakresem:
- sekcję opisującą problem, w której można zidentyfikować i opisać problem, który projekt ma rozwiązać
- sekcję możliwości, w której wyjaśnisz, w jaki sposób wykorzystasz ten problem i jakie rozwiązania planujesz wprowadzić do projektu
- sekcja celów projektu, w której możesz wymienić osiągnięcia, które chcesz osiągnąć w ramach projektu
- Sekcja zakresu, w której można jasno określić, które zadania lub problemy wchodzą w zakres projektu, a które nie
- Sekcja zatwierdzeń, aby uzyskać podpis kierownika projektu i sponsora
Niech ten szablon posłuży jako przewodnik dla twojego zespołu, aby upewnić się, że projekt pozostaje na dobrej drodze i że wszyscy interesariusze są świadomi granic i celów projektu. Pobierz ten szablon
5. Szablon konspektu zakresu ClickUp
Szablon konspektu zakresu ClickUp
Twórcy aplikacji często mają zakresy projektów, które znacznie różnią się od innych typów projektów, więc stworzyliśmy The Szablon zarysu zakresu aplikacji ClickUp specjalnie dla Ciebie!
Szablon App Scope Outline zawiera następujące funkcje:
- Sekcję tła projektu, która daje szybki przegląd problemu lub bolączki, którą nowa aplikacja ma rozwiązać, co aplikacja ma na celu, aby jej użytkownicy doświadczyli i poczuli, oraz cele tworzenia aplikacji
- Sekcja wymagań biznesowych, w której można zaprojektować listę kontrolną zadań, które ukończona aplikacja musi być w stanie obsłużyć
- Sekcja zakresu aplikacji, w której można wymienić różne elementy zakresu projektu (tj. platformę, projekt UX, analitykę, stronę docelową, stronę pomocy itp
Ten szablon dokumentu zakresu projektu aplikacji może być wykorzystywany przez twórców aplikacji do organizowania, śledzenia i archiwizowania niezbędnych wymagań biznesowych do tworzenia i wykonywania aplikacji. Pobierz ten szablon
6. Szablon karty projektu ClickUp
Szablon karty projektu ClickUp
Karta projektu dokumentuje formalne rozpoczęcie projektu, zapewniając kierownikowi projektu uprawnienia do korzystania z zasobów organizacyjnych w celu jego ukończenia. Jest to ważny krok w procesie zarządzania projektami, dlatego stworzyliśmy The Szablon karty projektu ClickUp aby upewnić się, że obejmuje wszystkie wymagane podstawy.
Karta działa jako punkt odniesienia przez cały cykl życia projektu, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu i interesariusze są zgodni. Stanowi również podstawę do podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i zarządzania zmianami.
Bonus:_ Karta zespołu & Szablony kart zespołu ! Pobierz ten szablon
7. Szablon planu realizacji projektu ClickUp
Szablon planu realizacji projektu ClickUp
Szablon Szablon planu realizacji projektu ClickUp może pomóc w standaryzacji procedur planowania i realizacji projektów w organizacji. Służy on jako przewodnik dla członków zespołu projektowego, umożliwiając im wydajną i skuteczną realizację projektu przy jednoczesnym zapewnieniu jego zgodności z zakresem projektu.
Szablon planu realizacji projektu zawiera następujące funkcje:
- Strona główna zawierająca listę wszystkich podkategorii wraz z ich właścicielami i współautorami
- 6 głównych sekcji, w tym zakres projektu, cele projektu, specyfikacje, alokacja zasobów, harmonogram projektu i plan komunikacji
uwaga: ten szablon może być wykorzystany jako narzędzie w ramach twojego projektu oprogramowanie do zarządzania projektami_ solution! Pobierz ten szablon
8. Szablon rezultatów projektu ClickUp
Szablon realizacji projektu ClickUp
Podczas gdy wiele innych naszych szablonów ma sekcję dotyczącą rezultatów, szablon ClickUp Project Deliverables Template zapewnia najwyższy nadzór i zarządzanie wszystkimi ruchomymi częściami związanymi z projektem.
Szablon Project Deliverables Template posiada następujące funkcje:
- Pola niestandardowe, które można dostosować do własnych preferencji, w tym rozwijane menu, automatycznie obliczany pasek postępu i formatowanie komórek dla cyfr, pieniędzy, formuł i zwykłego tekstu
- W pełni edytowalny i konfigurowalny szablon, dzięki czemu można dostosowywać widoki, automatyzować i dodawać zależności oraz tworzyć niestandardowe pola formuł, które idealnie pasują do twoich wymagań.
Użyj tego szablonu samodzielnie do zarządzania podzadaniami projektu lub jako bardziej szczegółowej wersji listy rezultatów utworzonej w jednym z bardziej kompleksowych szablonów zakresu projektu. Pobierz ten szablon
9. Szablon oświadczenia o zakresie projektu Microsoft Word
Przez Microsoft
Chociaż jesteśmy pewni, że ClickUp tworzy najlepsze szablony zakresu projektu i oprogramowanie do zarządzania, wiemy, że nie zawsze możesz wybrać własną platformę produktywności do użytku biznesowego. Jeśli jesteś ograniczony do pakietu Microsoft Office, dobrą wiadomością jest to, że Microsoft Word ma możliwość wyszukiwania biblioteka szablonów pakietu Office które mogą odpowiadać Twoim potrzebom.
Po wyszukaniu w bibliotece szablonów hasła "zakres projektu", pojawi się kilka obiecująco wyglądających opcji, w tym szablon zakresu projektu finansowego, szablon planisty projektu, raport wydajności projektu i szczegółowy planista harmonogramu.
Może to wymagać trochę pracy i kreatywności, ale dzięki odpowiednim polom wyszukiwania można skompilować kilka dokumentów, które używane razem mogą pomóc w utrzymaniu widoczności i organizacji projektów. Pobierz ten szablon
10. Szablon zakresu projektu Excel według mapy interesariuszy
Via Mapa udziałów Inną opcją w ramach pakietu rozwiązań Microsoft jest to Szablon oświadczenia o zakresie projektu przeznaczony do użycia w programie Excel. Szablon zawiera sekcje dotyczące szczegółów projektu i kontroli dokumentów, opisu zakresu projektu, opisu zakresu produktu, kryteriów akceptacji projektu, założeń i ograniczeń oraz wyłączeń projektu.
Choć nie jest tak przyjazny dla użytkownika jak szablony ClickUp, ta alternatywa Excela niemniej jednak obejmuje najbardziej krytyczne elementy zakresu projektu i wykona zadanie w mgnieniu oka. Pobierz ten szablon
Jak napisać dokument dotyczący zakresu projektu?
Teraz, gdy masz już do dyspozycji arsenał szablonów zakresu projektu, następnym krokiem jest nauczenie się, jak napisać odpowiedni dokument zakresu projektu. Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia skutecznego i kompleksowego zakresu projektu:
- Zacznij od podstaw: Zacznij od nakreślenia celu projektu, jego założeń i pożądanych rezultatów. Da ci to jasny obraz tego, co należy osiągnąć.
- Zdefiniuj granice projektu: Jasno zdefiniuj, co jest zawarte w projekcie, a co nie. Pomoże to zapobiec rozrostowi zakresu i zapewni, że wszyscy zaangażowani rozumieją swoje role i obowiązki.
- Zidentyfikuj interesariuszy: Wymień wszystkie strony zaangażowane w projekt, w tym klientów, członków zespołu i wszelkich zewnętrznych wykonawców lub dostawców.
- Ustalenie ram czasowych: Ustal realistyczne terminy dla każdego projektufaza projektu i odpowiednio przypisz zadania.
- **Zidentyfikuj wszystkie kluczowe produkty projektu i ich oczekiwane daty dostawy. Pomoże to w utrzymaniu wszystkich na właściwej drodze i odpowiedzialności za ich obowiązki.
- Stwórz plan komunikacji: Stwórz system przekazywania interesariuszom aktualizacji postępów, zmian lub innych istotnych informacji.
- Rozważ potencjalne ryzyko: Przewiduj wszelkie potencjalne przeszkody lub wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie projektu i przygotuj plan awaryjny, aby zminimalizować ich wpływ.
- Uzyskaj zatwierdzenie: Gdy dokument dotyczący zakresu projektu jest kompletny, upewnij się, że wszyscy interesariusze podpisali go przed przystąpieniem do realizacji projektu.
Pamiętaj, że podczas pisania dokumentu zakresu projektu ważne jest, aby był on jak najbardziej szczegółowy i konkretny. Pomoże to zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie i zminimalizować wszelkie nieporozumienia lub błędne interpretacje.
Zoptymalizuj swoje zakresy projektów za pomocą szablonów już dziś
Szablony zakresu projektu zapewniają cenną mapę drogową, której potrzebujesz, aby zjednoczyć swój zespół i sprawić, by wszyscy pracowali nad wspólnym celem, jakim jest pomyślny wynik projektu. Dostarczenie tych informacji w zorganizowanym i przejrzystym formacie z góry zmniejsza ryzyko opóźnienia projektu lub błędnej komunikacji prowadzącej do błędów.
ClickUp oferuje złoty standard w zarządzaniu projektami i współpracy zespołowej. Wybieraj spośród naszej szerokiej gamy szablonów zarządzania, aby dostosować swój obszar roboczy do potrzeb projektu. Z łatwością podziel swój projekt na podzadania i przypisz członków zespołu do każdego z nich, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem. A gdy zajdzie potrzeba współpracy z innymi interesariuszami lub członkami zespołu, możesz łatwo udostępniać zadania, dodawać komentarze i załączać pliki bezpośrednio w swojej przestrzeni roboczej.
Rozpoczęcie pracy z ClickUp jest bezpłatne, więc wypróbuj nas już dziś aby zobaczyć, jak odrobina planowania zakresu z góry może doprowadzić do sukcesu projektu w przyszłości.