Bez względu na tytuł zajmowanej pozycji, rozwiązywanie problemów jest prawdopodobnie częścią zakresu obowiązków. Od kierowników projektów, przez liderów zespołów IT, po pracowników administracyjnych w organizacjach rządowych, wszyscy musimy rozwiązywać problemy, które grożą wykolejeniem naszych celów.
Jednym z najlepszych sposobów na osiągnięcie powodzenia jest wdrożenie procesu identyfikacji i reagowania na potencjalne zagrożenia. Wielu właścicieli firm i menedżerów wybiera zestawienia problemów jako skuteczną opcję. Narzędzia te podkreślają istniejące problemy, oferują kontekst i mają na celu generowanie dyskusji na temat rozwiązań.
Wyjaśnimy tutaj, do czego służą szablony zestawień problemów i omówimy, kiedy z nich korzystać. Ponadto pokażemy, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze i udostępnimy 10 darmowych szablonów zestawień problemów do wykorzystania w ClickUp i Word. 👀
Czym jest szablon opisu problemu?
Deklaracja problemu to narzędzie do zarządzania projektami opisuje istniejący problem, który wymaga rozwiązania. Wyjaśnia aktualny status, określa pożądane rozwiązanie i analizuje zakres procesu wymaganego do osiągnięcia celu końcowego.
Jest to narzędzie procesowe które zachęca do kreatywności przy opracowywaniu potencjalnych rozwiązań problemów, zamiast wskazywać konkretne rozwiązanie.
Szablon opisu problemu ułatwia zebranie niezbędnych informacji i przedstawienie ich odpowiednim członkom zespołu. W ten sposób każdy w projekcie zna cel i może odegrać rolę w tworzeniu mapy drogowej do rozwiązania problemu. 💡
Oto cztery kluczowe elementy opisu problemu:
- Aktualny status: Krótko wyjaśnij aktualny problem tak zwięźle, jak to możliwe i nakreśl..deklaracja pracy plan
- Idealny cel: Jak wyglądałaby sytuacja bez istniejącego problemu? Opisz, jaki jest twój cel końcowy w znalezieniu realnego rozwiązania
- Powód, dla którego ma to znaczenie: Przeanalizuj, w jaki sposób problem wpływa na różnych członków teamu i na całą firmęcele firmy. Należy również określić konsekwencje braku rozwiązania problemu
- Propozycja: Określenie problemu nie musi zawierać listy rozwiązań. Zamiast tego należy skupić się na zapewnieniu kontekstu dla badań, tak aby Teams mógł kreatywnie opracować odpowiedzi
Co składa się na dobry szablon opisu problemu?
Nie wszystkie szablony problem statement są sobie równe. Należy wybrać taki, który zwięźle wyjaśnia problem, podkreśla cel końcowy i oferuje miejsce na kreatywną dyskusję.
Dobry szablon opisu problemu będzie:
- Start with a goal: Give your team an objective to aim for. Podkreślenie wielu wyników i zapewnienie kontekstu dla idealnego rozwiązania przy użyciu skutecznego szablonu opisu problemu
- Wyjaśnić konkretny problem i aktualny stan : Dobry szablon rozwiązywania problemów podkreśli, w jaki sposób problem uniemożliwia osiągnięcie określonego celu
- Zidentyfikuj luki w wiedzy: Nie możesz znaleźć rozwiązania, jeśli nie masz wszystkich istotnych danych. Skorzystaj z szablonu, aby opisać, jakich informacji ci brakuje i jakich danych potrzebujesz, aby opracować możliwe rozwiązania
- Unikaj proponowania konkretnego rozwiązania: Celem jest generowanie pomysłów i kreatywna dyskusja. Istnieje więcej niż jedno rozwiązanie danego problemu, więc zamiast przedstawiać jedno rozwiązanie, zaproponuj ramy dla wymyślania odpowiedzi i pomysłów
10 szablonów opisu problemu do wykorzystania w 2024 roku
Tworzenie zestawień problemów wymaga czasu, zwłaszcza jeśli używasz ich wielokrotnie w ramach cyklu pracy. Aby skrócić czas tworzenia tych przydatnych dokumentów, skorzystaj z szablonów zestawień problemów.
Te poręczne narzędzia ułatwiają nakreślenie problemu i przekształcenie go w przydatne spostrzeżenia, jednocześnie uzyskując wkład od zespołu.
Gotowy, by zacząć usprawniać swoje procesy? Zebraliśmy 10 najlepszych szablonów opisów problemów, aby usprawnić sposób reagowania i dostosowywania się do problemów. Od raportowania incydentów i planów naprawczych po rozwiązywanie niestandardowych problemów klientów - znajdziesz tu wszystko, czego potrzebujesz, aby zająć się problemami, które mają znaczenie w Twojej firmie.
Oto najlepsze szablony opisów problemów do wykorzystania niezależnie od tego, czy pracujesz w dziale IT dla rządu, prowadzisz małą agencję produktową, czy kierujesz zasobami ludzkimi w średniej wielkości firmie. 🛠️
1. ClickUp Customer Problem Statement Szablon
Szablon oświadczenia o problemie klienta ClickUp
Użyj Szablon oświadczenia o problemie klienta ClickUp aby zidentyfikować niestandardowe problemy klientów, aby rozwijać produkty i usługi, które lepiej odpowiadają perspektywie i niestandardowym potrzebom klienta. Wypełnij profil niestandardowy sekcja umożliwiająca śledzenie różnych potrzeb odbiorców.
Następnie przeanalizuj, czego chce dany typ klienta i jakie przeszkody uniemożliwiają mu osiągnięcie jego celów w trakcie kampanii niestandardowej podróży klienta . Pamiętaj, aby podać kontekst, dlaczego te punkty bólu są obecne - a także proponowane rozwiązanie.
Utwórz nowe strony dla każdego problemu i udostępniaj je odpowiednim członkom Teams. Wygeneruj zadania, aby podzielić pracę zespołu na działy i użyj różnych widoków ClickUp, aby utrzymać zespół w harmonogramie i monitorować wyniki w różnych zestawieniach problemów. ✅
2. Szablon analizy przyczyn źródłowych ClickUp
Szablon analizy przyczyn źródłowych ClickUp
Zanim opracujesz mapę drogową prowadzącą do powodzenia, musisz przewidzieć przyczynę problemu. Stwórz zwięzły opis problemu i usprawnij proces podejmowania decyzji, korzystając z szablonu Szablon analizy przyczyn źródłowych od ClickUp .
Szablon ten rozbija większy problem na listę problemów, ułatwiając ich przypisanie do różnych członków zespołu. Jest to skuteczne narzędzie do przewidywania problemów i tworzenia podstaw, aby zapobiec ich wykolejeniu projektu.
Skorzystaj z dziewięciu pól niestandardowych, aby przygotować przykłady zestawień problemów i zadań dla zespołu. Dodaj priorytet do najbardziej palących problemów i wskocz do widoku Needs Action, aby zobaczyć, co jest w trakcie postępu i aby śledzenie problemów które wciąż wymagają rozwiązania.
3. Szablon planu działania ClickUp A3
Szablon planu działania ClickUp A3
Jako lider projektu i plan działania jest Twoim najlepszym przyjacielem. Podkreśla interesariuszy, zapewnia plan działania prowadzący do powodzenia i oferuje wskaźniki do oceny wydajności.
Z Szablon planu działania A3 firmy ClickUp pozwala stworzyć mapę długoterminowych projektów, zachowując przy tym dobrą organizację i zwiększając wydajność. Korzystając z tego szablonu, zacznij od burzy mózgów, aby zidentyfikować i zdefiniować problem biznesowy.
Możesz współpracować z innymi członkami Teams poprzez Dokumenty ClickUp . Po tym kroku można zebrać dane, opracować rozwiązanie, a następnie stworzyć plan działania.
Dzięki typom widoków w zestawieniach problemów ClickUp możesz monitorować cele, oś czasu i kroki działania. Dodatkowo, cztery niestandardowe pola pozwalają na zarządzać zadaniami z podziałem na działy, złożoność, postęp i typ. 📝
4. Szablon planu działań naprawczych ClickUp
Szablon planu działań naprawczych ClickUp
Utwórz plan działań naprawczych przy użyciu Szablon planu działań naprawczych ClickUp . Szablon ten ułatwia opracowywanie rozwiązań nawet najbardziej złożonych problemów, począwszy od procesów tworzenia pomysłów i metodologii, a skończywszy na ich realizacji i integracji z cyklami pracy.
Skorzystaj z szablonu, aby zidentyfikować kroki naprawcze i zautomatyzować przypisywanie zadań odpowiednim członkom zespołu. Oceniaj poziomy ryzyka i dodawaj etykiety priorytetów do zadań, którymi należy się natychmiast zająć.
Opracuj plan działania za pomocą niestandardowych pól dla każdego ryzyka i śledź postępy za pomocą Listy kontrolne ClickUp . Te listy do zrobienia wypełniają się w ramach zadania, ułatwiając podział powtarzających się zadań i włączenie procedur firmowych do cyklu pracy związanego z naprawą.
5. Szablon raportu po akcji ClickUp
Szablon raportu po akcji ClickUp
Niezależnie od tego, czy jesteś w połowie długiego projektu, czy właśnie go zakończyłeś, musisz ocenić proces i wprowadzić poprawki na przyszłość. Szablon Szablon raportu po zakończeniu projektu od ClickUp jest przydatny w określaniu tego, co poszło dobrze, decydowaniu o tym, co wymaga poprawy i generowaniu nowych cykli pracy w celu usprawnienia procesu.
Ten prosty jednostronicowy szablon podkreśla uczestników projektu, podstawy projektu, zakres projektu i wyniki oparte na danych projektu.
Szablon ten można włączyć do cyklu pracy w ramach kroku przeglądu. Szablon jest doskonałym narzędziem podczas przygotowywania się do przeglądów pracowników, ponieważ zawiera listę podjętych przez nich działań i dokumentuje ogólny przepływ pracy zespołu. Skorzystaj z tego narzędzia, aby ocenić, jak dobrze działały przepływy pracy i czy coś się nie zepsuło podczas procesu.
Szablon raportu ClickUp After Action pomaga również w świętowaniu powodzenia zespołu. Podczas gdy łatwo jest skupić się na tym, co poszło nie tak, ten szablon podkreśla rzeczy, które poszły dobrze i członków zespołu, którzy osiągnęli sukces .
Możesz podkreślić obszary, w których pracownicy uniknęli problemów budżetowych, przezwyciężyli problemy związane z zarządzaniem zasobami i dostosowali swoje cykle pracy, aby utrzymać projekt na właściwym torze. 🌻
6. Szablon zgłoszenia incydentu w pracy ClickUp
Szablon zgłoszenia incydentu w pracy ClickUp
Jeden z największych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami jest zarządzanie bezpieczeństwem i prawidłowe rejestrowanie incydentów w miejscu pracy. Z Szablon zgłaszania incydentów w miejscu pracy ClickUp umożliwia gromadzenie raportów z incydentów i kompilowanie procedur łagodzenia skutków w jednej, łatwo dostępnej przestrzeni.
Na karcie zadań można zbierać informacje o konkretnym incydencie i wybierać spośród 13 niestandardowych pól - w tym podstawowych, takich jak data incydentu, zaangażowane strony i lokalizacja. Jeśli w sprawę zaangażowane były władze lokalne, można dodać informacje o danych kontaktowych funkcjonariuszy i szczegółach raportowania policyjnego.
Oprócz rejestrowania istotnych informacji, możesz zasugerować działania naprawcze, aby usprawnić procesy i zapobiec powtórzeniu się incydentu.
Szablon ten pełni również funkcję siedmiu różnych typów widoków, dzięki czemu można uzyskać potrzebne informacje na pierwszy rzut oka. Na przykład widok podsumowania raportu z incydentu doskonale nadaje się do szybkiego przeglądu tego, co się wydarzyło.
Widoki Tablica postępów i Raportowanie pozwalają być na bieżąco z rozwiązaniami i postępem prac.
7. Szablon raportu reagowania na incydenty ClickUp
Szablon raportu reakcji na incydent ClickUp
Z szablonem Szablon raportowania reakcji na incydenty od ClickUp dzięki któremu identyfikacja zagrożeń, opracowanie kroków mających na celu przeciwdziałanie ryzyku i opracowanie wniosków z procesu reagowania na incydenty jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Szablon zawiera proste podejście krok po kroku do tworzenia raportu z incydentu, w tym sekcje dotyczące zagrożeń, kolejnych kroków, powstrzymywania, eliminacji, odzyskiwania i wyciągniętych wniosków.
Dzięki temu szablonowi można raportować istniejące incydenty, śledzić proponowane rozwiązania i zbierać informacje, aby móc dostosować procedury w celu lepszego reagowania na przyszłe incydenty. Ponadto, dzięki pięciu niestandardowym polom, można łatwo śledzić dokumenty pomocnicze i zachować ścieżkę audytu, kto utworzył, zatwierdził lub przejrzał raport o incydencie.
Dokumentacja jest również nieoceniona w przypadku problemów prawnych. 👩🏿⚖️
8. Szablon raportu o incydencie IT ClickUp
Szablon raportu o incydencie IT ClickUp
Niezależnie od tego, czy pracujesz w dziale zarządzania produktami, czy kierujesz zespołem IT, wiesz, jak ważne jest, aby być na bieżąco z zagrożeniami. Z Szablon raportowania incydentów IT ClickUp można łatwo śledzić błędy i problemy z oprogramowaniem, które wpływają na wydajność systemu IT.
14 niestandardowych pól oferuje wysoki stopień personalizacji. Oznacza to, że można naprawdę wykorzystać ten szablon do spełnienia konkretnych potrzeb firmy.
Korzystając z tego szablonu, uzyskaj wgląd w zagrożenie IT, wypełniając podstawowe informacje o problemie, w tym dotknięte systemy oprogramowania, platformy i wersje kompilacji. Następnie należy podkreślić wagę każdego incydentu i wyjaśnić jego przyczyny oraz skutki.
Na koniec określ ścieżkę rozwiązań i wykorzystaj zebrane dane do informowania o procesie zarządzania incydentami.
9. Szablon zestawienia problemów Word by Próbka.net
przez Sample.net
Zestawienia problemów to świetny sposób na generowanie nowych pomysłów, wsparcie procesu kreatywnego myślenia i uzyskanie poparcia różnych członków zespołu z różnych działów.
Szablon Problem Statement od Sample.Net jest kompatybilny z MS Word, Dokumentami Google i Powerpoint. Jego funkcją jest jednostronicowy układ wyjaśniający istniejący problem, opis problemu, ryzyka i pomysły na rozwiązania.
Użyj tego szablonu do zaprojektowania procesów myślenia i kreatywnej burzy mózgów z zespołem. Każda osoba może podzielić się swoim specyficznym punktem widzenia podczas wspólnej pracy nad rozwiązaniami problemu. 🏆
10. Szablon do rozwiązywania problemów badawczych w Dokumentach Google od Template.net
przez szablon.net
Ten prosty szablon Research Problem Statement ułatwia szybkie opracowanie istniejącego problemu i oferuje wsparcie przy wymyślaniu rozwiązań. Jest on dostępny jako Dokument Google, Apple Pages lub plik MS Word.
Zaoszczędź czas na formatowaniu i użyj tego szablonu, aby szybko wypełnić sekcje opisu, ryzyka i rozwiązania dla przykładów zestawienia problemów.
Szablon pełni funkcję niestandardowego brandingu, dzięki czemu możesz dodać logo firmy i dane kontaktowe, jeśli udostępniasz ten dokument zewnętrznej agencji, która wspiera Twój proces rozwiązywania problemów. Zmień schemat kolorów i styl czcionki, aby dopasować je do innej dokumentacji firmy i spełnić standardy brandingu.
Rozwiązuj problemy szybko i skutecznie dzięki ClickUp
Dzięki tym szablonom zestawień problemów jesteś na dobrej drodze do bycia bardziej efektywnym liderem i pracownikiem. Od raportowania incydentów i śledzenia problemów IT po generowanie dyskusji na temat rozwiązywania typowych problemów klientów, szablony te z pewnością ułatwią Ci życie zawodowe. Wypróbuj ClickUp już dziś aby stworzyć opis problemu, który popchnie Twój biznes do przodu i zbuduje podstawę dla lepszych produktów i usług. Przeglądaj setki szablonów Free aby poprawić swój styl zarządzania projektami, pomóc w raportowaniu incydentów i śledzeniu wydajności wszystkich celów. ✨