Pewnego dnia pojawiasz się w pracy i..
Twój zespół Agile przypadkowo pracował nad funkcją, która nie powinna pojawić się w następnym wydaniu.
Zespół księgowy przypomniał ci, że twój projekt rozbija bank.
Teams narzeka, że jeden z członków jest "chory" od tygodnia.
Projekt jest zrobiony w 25%... a termin upływa za trzy dni!
serce zaczęło bić szybciej, prawda?
to tylko kilka wyzwań związanych z zarządzaniem projektami, z którymi kierownik musi się mierzyć każdego dnia!
Dlatego w tym artykule omówimy siedem typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami. Ale nie martw się, podamy ci również rozwiązania i zasugerujemy oprogramowanie do zarządzania projektami dzięki czemu już nigdy nie będziesz musiał zajmować się tymi problemami!
(Kliknij na poniższe połączenia, aby przejść do konkretnej sekcji)
zacznijmy rozwiązywać problemy!
7 kluczowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami
Problemy mogą pojawić się na każdej scenie projektu cyklu życia projektu .
A w nim pięć scen.
Oznacza to, że szanse na stawienie czoła wyzwaniu wzrastają 5x!
ale nie martw się!
Zidentyfikujmy typowe wyzwania związane z zarządzaniem projektami i ich rozwiązania:
Wyzwanie #1: Brak wyczyszczonych celów projektu
czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, dlaczego w ogóle pracujesz nad projektem?
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wszyscy inni członkowie zespołu projektowego czują to samo!
Gdy w zespole brakuje wyczyszczonych celów projektu czujesz się jak zagubiony na morzu.
Nie wiesz, w jakim kierunku powinieneś wiosłować, ani nie wiesz, jak blisko jesteś do lądu (powodzenia projektu). Właśnie dlatego dokumentowanie celów jest jednym z kluczowych elementów w pracy nad projektem elementów planu biznesowego .
Zanim się obejrzysz, zabraknie Ci czasu, zasobów i nadziei, a sfrustrowany tygrys (klient) będzie Cię nagabywał, abyś się wywiązał!
Yikes.
Jakby tego było mało, zapraszasz na kolację wiele innych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami:
- Niedostateczna komunikacja: Nikt nie wie, co ma zrobić
- Scope creep: Praca nad innymi zadaniami niezwiązanymi z celami
- Problemy z budżetem : Dodatkowa praca prowadzi do dodatkowych wydatków
Chcesz zapobiec rozrostowi zakresu projektu, który wystraszyłby Twój zespół projektowy? Oto
szczegółowy przewodnik po tym, jak egzorcyzmować pełzanie zakresu projektu.
Jak ustawić sensowne cele projektu
Najmądrzejszym sposobem na ustawienie celów jest dobrze.. tworzenie celów SMART .
Cel SMART można zdefiniować jako:
- Sspecyficzny: Odpowiada na pytania "kto", "co", "gdzie", "kiedy" i "dlaczego"
- **Wymierny: Posiada kryteria pomiaru postępu w realizacji projektu
- **osiągalny: Możliwy do osiągnięcia przez zespół projektowy
- **Istotny: Zgodny z misją firmy
- **Terminowy: Ma termin realizacji
Cele te są krystalicznie czyste i wyciągają zespół z kryzysu egzystencjalnego.
Oto przykład:
Utworzyć wersję 1.0 oprogramowanie do zarządzania zadaniami kickass _do grudnia, aby zdobyć nowych niestandardowych klientów
Na scenie planowania projektu można utworzyć ten cel za pomocą funkcji Cele funkcja. W ten sposób możesz zobaczyć, nad czym musisz popracować.
Ale ustawienie celów nie wystarczy do powodzenia projektu.
Musisz również dowiedzieć się jak osiągnąć ten cel.
Będziesz potrzebował cele tutaj.
Są to mierzalne i konkretne stwierdzenia, które mają ustawiony cel.
Można utworzyć Cele z jednostkami takimi jak liczby, waluty, zadania lub prawda/fałsz.
Oto kilka celów lub Targetów istotnych dla powyższego Celu:
Gdy Twój zespół pracuje nad spotkaniem z tymi celami, ClickUp automatycznie oblicza procentowy postęp celu w czasie rzeczywistym.
Tak więc, gdy Twój zespół widzi, że jest bliżej celu, spieszy się, aby ukończyć więcej celów.
cała naprzód! 🚢
Innym sposobem mierzenia postępu w projekcie jest Pulpity z możliwością dostosowania .
Tak jak panel kontrolny statku posiada mierniki i wskaźniki, tak pulpit posiada widżety.
Dzięki tym widżetom możesz:
- Zobaczyć, jak radzi sobie Twój zespół Agile (Widżety sprintów)
- Widok statusu każdego zadania (Widżety statusu)
- Czatuj ze swoim zespołem i dowiedz się, jak postępują (Niestandardowe widżety)
Wyzwanie #2: Kłopoty z budżetowaniem
Powiedzmy, że jesteś komisarzem sanitarnym jak Homer.
Do zadowolić wszystkich interesariuszy wdrażasz fantastyczne pomysły, takie jak całodobowy odbiór, usługi sprzątania w nagłych wypadkach i fantazyjne nowe ciężarówki. 🚚 Takie pomysły nie są jednak tanie, a miesiąc później...
Nie tylko Homer, około 50% menedżerów zmaga się z utrzymaniem kosztów projektu.
ale dlaczego?
Mogli nie oszacować, ile kosztowałyby ich pomysły w fazie planowania projektu. Albo nie sprawdzili, czy przekroczyli budżet, dopóki nie było za późno.
A jeśli projekty stale przekraczają budżet, Twoja organizacja będzie jak Titanic.
Trudno będzie utrzymać ją na powierzchni.
A twój zespół projektowy ewakuuje się, gdy nie zapłacisz im wystarczająco dużo! 🦺
Jak utrzymać projekty w ramach budżetu
Aby utrzymać wydatki w ryzach, musisz dobrze planować i przyjmować realistyczne założenia.
Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, z pewnością może zapobiec wydaniu zbyt dużej ilości $$$a.
Oto jak to zrobić:
Podziel budżet projektu za pomocą Pola niestandardowe aby przypisać stały budżet dla każdego zadania, zasobu itp.
Następnie utwórz kolejną kolumnę pokazującą, ile czasu poświęciłeś na wykonanie zadania. Użyj obliczenia kolumnowe aby obliczyć całkowite koszty podczas scena realizacji projektu .
Możesz nawet wykonywać szybkie lub złożone obliczenia za pomocą pola formuły . Użyj go, aby obliczyć rozliczalne godziny freelancera, koszt kampanie marketingowe i nie tylko.
A jeśli szukasz łatwego wyjścia, zawsze możesz zastosować superszybkie rozwiązanie Szablony księgowe do obszaru roboczego.
Wyzwanie #3: Nieefektywna komunikacja
nie skakałbyś ze spadochronem, gdyby prawdopodobieństwo jego awarii wynosiło 50-50, prawda?
Podobnie nie chciałbyś zarządzać projektami bez utrzymywania skutecznej komunikacji.
Według Instytut Zarządzania Projektami (PMI), 56% projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ członkowie zespołu i lider projektu nie były na tej samej stronie.
Może to prowadzić do nieporozumień, ponieważ członkowie zespołu mieliby sprzeczne opinie na temat tego, jak myślą powinni zrobić zadanie.
Dodatkowo, jeśli menedżerowie nie udostępniają wystarczającej ilości informacji swoim pracownikom, np. podczas spotkania inauguracyjnego teams musiałby często podchodzić do biurka w celu uzyskania wyjaśnień.
Byłoby to w porządku rok temu, ale obecnie erze pracy zdalnej, teams może spędzić wieczność czekając na dalsze instrukcje.
Jak utrzymać skuteczną komunikację
Pierwszym krokiem jest ustawienie baza wiedzy dla Twojej organizacji.
Będzie ona zawierać informacje o określonych procesach, narzędziach, wytycznych, których Twój zespół powinien przestrzegać.
Użycie Dokumenty aby stworzyć szczegółową Wiki, która odblokowuje sekrety całego wszechświata (lub przynajmniej Twojej organizacji)!
Podobnie jak w przypadku Dokumentów Google, możesz współpracować ze swoim zdalnym zespołem i tworzyć ważne dokumenty procesowe.
Dzięki Dokumentom możesz:
- Dodawać dokumenty do zadań, aby mieć do nich łatwy dostęp
- formatować swoje dokumenty za pomocą edycji tekstu sformatowanego
- Dodawać listy, tabele, obrazy, wideo i nie tylko
Dokumenty to jednak nie wszystko.
Każdy zadanie ma dedykowane komentarz sekcja, której można użyć do omówienia zadań i przekazania jasnej informacji zwrotnej.
Możesz nawet dodać komentarze w wątku aby zorganizować całą komunikację w małe sekcje.
A jeśli to nie wystarczy, zawsze możesz wskoczyć na szybkie Zoom wywołanie z zadania za pośrednictwem funkcji Integracja Zoom. Mamy tylko nadzieję Filtry Zoom nie powodują żadnych problemów 😼 .
Szukasz sposobów na usprawnienie komunikacji w zespole? Zrób miauczenie_ tych 13 prostych wskazówek.
Wyzwanie #4: Złe zarządzanie zasobami
Zanim porozmawiamy o tym powszechnym wyzwaniu, musimy zdefiniować, czym tak naprawdę jest "zasób".
Zasób to coś, co może pomóc w zarządzaniu projektami.
Może odnosić się do członków teamu, finansów, umiejętności, a nawet zwierzaka, który jest przy tobie, gdy skupiasz się na pracy zdalnej.
Zarządzanie zasobami obejmuje ich planowanie, harmonogramowanie i dystrybucję w całym cyklu życia projektu.
Jednakże, jeśli nie przydzielić swoje zasoby cóż, możesz napotkać dwa problemy:
Zmarnujesz mnóstwo zasobów (na przykład wydajność swojego zespołu) i wywrzesz niepotrzebną presję na innych zespołach, aby nadrobiły zaległości.
Albo zasoby szybko się wyczerpią.
Na przykład, możesz przepracować swój zespół projektowy, prosząc go o pracę w weekendy, aby dotrzymać terminów.
Jak skutecznie przydzielać zasoby
Istnieją dwa sposoby radzenia sobie z zarządzaniem zasobami: łatwy i trudny.
Trudny sposób wymaga Arkusz kalkulacyjny Excel aby śledzić, kto pracuje nad jakim zadaniem. Będziesz musiał spędzić wiele godzin na ręcznym tworzeniu i aktualizowaniu arkusza.
Kiedy ostatnio sprawdzaliśmy, zarządzanie obciążeniem pracą polega na zmniejszaniu ilości pracy, a nie jej dodawaniu!
Na szczęście prosty sposób polega na korzystaniu z oprogramowania do zarządzania projektami.
ClickUp pozwala na przypisywać zadania i podzadania do wielu członków zespołu lub cały Teams .
Osoby przypisane otrzymują natychmiastowe powiadomienie, gdy otrzymają zadanie, dzięki czemu mogą je natychmiast wykonać.
_Ale skąd wiadomo, czy osoba przypisana poradzi sobie z zadaniem?
The Widok obciążenia pracą pozwala zdefiniować tygodniowe obciążenie każdego członka zespołu na podstawie liczby godzin, zadań lub punktów narracji, które mogą zostać zrobione.
W ten sposób można sprawdzić, kto jest przeciążony i przydzielić zadania tym, którzy mają na to czas.
W ten sposób nigdy nie będziesz musiał wypowiadać tych przerażających słów:
Oto nasz_ szybki kurs zarządzania zasobami
Wyzwanie #5: Zarządzanie cyklem pracy
Kiedy cały zespół i kierownik projektu są tak zajęci zadaniami, nie mają czasu martwić się o cykl pracy i komunikację.
musisz zrobić to, co masz do zrobienia, prawda?
nie do końca
To właśnie jest przyczyną większości wyzwań związanych z zarządzaniem projektami.
Jeśli każdy pracuje niezależnie, nikt nie wie, co robią inni członkowie zespołu, ani nie ma pojęcia, jak postępuje projekt.
Dodatkowo, procesy mogą zostać spowolnione i nikt nie będzie wiedział dlaczego.
Całe to zamieszanie doprowadziłoby do kilku kłopotliwych spotkań.
Jak wdrożyć zarządzanie cyklem pracy?
Jednym z najważniejszych działań związanych z zarządzaniem projektami jest mapa cyklu pracy. Zazwyczaj można to zrobić podczas tworzenia projektu planu projektu. Podświetli on całą sekwencję projektu, której należy przestrzegać.
An interaktywny wykres Gantta (jak ten w naszym Widok Gantta ) pozwala w mgnieniu oka utworzyć oś czasu. Wystarczy dodać listę zadań do widoku i można je przeciągać i upuszczać, aby zaplanować zadania .
Można również narysować linię między zadaniami, aby zaznaczyć zależności (zadania, które nie mogą zostać zrobione, dopóki poprzednie zadanie nie zostanie zakończone).
uff. To wszystko, prawda?
Nie. Będziesz także musiał usprawnić proces na etapie realizacji projektu.
Jest to kan do zrobienia za pomocą Widok Kanban !
Tutaj cały zespół będzie mógł zobaczyć status każdego zadania i będzie mógł przesuwać zadania po tablicy podczas pracy nad nimi.
Aby zapobiec podejmowaniu przez zespół zbyt dużej ilości pracy za jednym razem, można dodać opcję Limit pracy w toku ,
Jest jeszcze jeden sposób na przyspieszenie przepływu pracy, a wiąże się on z robotami. 🤖
Można automatyzację niektórych części cyklu pracy z ClickUp.
Oto co Automatyzacja do zrobienia:
- Dodać szablon podczas tworzenia zadania
- Ustawieniepriorytet zadania jako "Wysoki", gdy zbliża się termin wykonania zadania
- Gdy nadejdzie termin, wyślij e-mail
- Lub utwórz własną automatyzację w oparciu o konkretne potrzeby
Sprawdź nasz przewodnik, aby dowiedzieć się, jak udoskonalić system zarządzania cyklem pracy.
Wyzwanie #6: Nierealistyczne terminy
Niektórzy menedżerowie zawsze narzucają termin realizacji projektu, którego zespół nie jest w stanie dotrzymać!
ale dlaczego?
Kierownik projektu może być pod presją, aby spełnić oczekiwania interesariuszy.
Może być też tak, że terminy te zostały zaplanowane agresywnie w celu wydania produktu przed konkurencją (jak w branży oprogramowania).
Tak czy inaczej, ta "potrzeba szybkości" tylko spowolni pracę zespołu projektowego.
w jaki sposób?
Ciągłe proszenie teamu o dostarczenie rozwiązania wiele projektów z niemożliwymi ramami czasowymi obniży morale i wydajność teamu. A ich rezultaty nie będzie wyglądać dobrze, co tylko rozzłości interesariusza.
Jak radzić sobie z nierealistycznymi terminami
Zacznij od zapytania interesariusza lub klienta, dlaczego potrzebuje projektu w danym czasie.
Możesz nawet dowiedzieć się, że narzucili sobie termin bez racjonalnego powodu, więc oboje możecie ustalić bardziej osiągalną datę.
Planując projekty, musisz określić, jak szybko twój zespół może pracować, aby się nie wypalić.
jak?
Członkowie zespołu projektowego mogą śledzić czas potrzebny na zakończenie zadania za pomocą aplikacji Globalny timer .
Na podstawie śledzenia czasu można nawet ustawić Szacunki dla każdego zadania. W ten sposób Twój zespół wie, że oczekujesz od niego zakończenia zadania (i całego projektu) w rozsądnym czasie.
Using Zwinne zarządzanie projektami techniques?
Zobacz, jak wiele zadań Twój zespół może przyspieszyć dzięki
sprint
z prędkością
Widżet Sprint.
**Chcesz wiedzieć, że wykresy prędkości mogą pomóc w lepszym planowaniu terminów projektów?
Check our szybki przewodnik po wykresie prędkości. Po znalezieniu idealnej daty zakończenia projektu, sprawdź Widok kalendarza aby upewnić się, że nie pokrywa się on z innymi ważnymi wydarzeniami.
Wyzwanie #7: Brak odpowiedzialności
Załóżmy, że coś pójdzie nie tak podczas cyklu życia projektu i zostanie on ustawiony na cztery tygodnie do tyłu.
I wtedy zaczyna się obwinianie.
Wkrótce możesz nawet usłyszeć, jak członkowie Twojego zespołu cytują słynną piosenkę Shaggy'ego:
Zamiast skupiać się na realizacji projektu, zespół może próbować uniknąć konsekwencji i zrzucić odpowiedzialność za niepowodzenie projektu na innych członków.
Nie oznacza to jednak, że zespół jest leniwy lub złośliwy.
Może to być spowodowane tym, że lider projektu nie poinformował jasno, kto jest odpowiedzialny za określone sceny złożonego projektu.
Jak budować odpowiedzialność zespołu
Przed rozpoczęciem projektu przydziel zadania każdemu członkowi zespołu. Musisz także upewnić się, że wiedzą oni, czego się od nich oczekuje.
jak?
Utwórz listy kontrolne dla każdego zadania i przypisać każdy element listy do członka zespołu. Pomaga to określić, kto jest odpowiedzialny za daną część projektu.
Szukasz wskazówek? Rzuć okiem na:
Idealna lista kontrolna do zarządzania projektami (9-Project Management Checklist)
Dodatkowo, jeśli chcesz upewnić się, że dany członek zespołu projektowego aktywnie pracuje nad Twoimi opiniami (a nie aktywnie je ignoruje 😏 ), możesz pociągnąć go do odpowiedzialności, konwertując listę kontrolną w ClickUp w zadanie .
Gdy zadanie zostanie zrobione, mogą rozwiązać komentarz, a Ty otrzymasz powiadomienie.
_Ale co, jeśli chcesz, aby Twój zespół był odpowiedzialny przez cały czas trwania projektu?
Będziesz musiał robić regularne odprawy, aby zobaczyć ich postęp i wydajność.
brzmi jak zbyt dużo pracy, prawda?
Na szczęście oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może uchronić Cię przed godzinami nudnych spotkań dotyczących statusu.
Dodaj kilka Widżety tabeli do pulpitu, a będziesz natychmiast w stanie zobaczyć:
- Kto zakończył ile zadań
- Nad iloma zadaniami pracowali
- Kto ma mnóstwo zaległych zadań i nie tylko
Wyzwanie przyjęte 😎
Zarządzanie projektami jest jak granie w gry wideo.
Staje się trudniejsze na każdej scenie.
Jeśli jednak skorzystasz z narzędzia takiego jak ClickUp, będziesz w stanie przyspieszyć proces zarządzania projektami.
Od Mapy myśli do Elastyczne widoki projektów do pulpitów, masz wszystko, aby zwiększyć szanse na powodzenie projektu.
So get ClickUp za darmo i pokonaj wyzwania zarządzania projektami _już_dziś!
