12 wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i sposoby ich rozwiązania

W zarządzaniu projektami stawka może być astronomiczna: miliony dolarów, reputacja, a nawet przyszłość całych firm.

Jednak ostatnie badanie wykazało, że 70% organizacji ucierpiało co najmniej jednego niepowodzenia projektu w roku finansowym.

A finansowe żniwo jest równie oszałamiające: firmy tracą średnio 109 milionów dolarów na każdy miliard dolarów zainwestowany w projekty i programy.

Ale dlaczego tak wiele projektów kończy się niepowodzeniem?

Czy to pech? Nieudolne zespoły? A może po prostu brak umiejętności i odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami?

Często jest to kombinacja tych czynników, ale u podstaw leży wyzwanie zarządzania skomplikowaną interakcją zasobów, osi czasu i oczekiwań

Zarządzanie projektami wymaga strategii, zarządzania ryzykiem i odrobiny szczęścia. A bez odpowiedniego planu i rozwiązania sprawy mogą łatwo wykoleić się szybciej, niż można sobie wyobrazić.

W tym artykule omówimy strategie radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami i zwiększymy szanse na powodzenie projektu.

Najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem projektami i jak im sprostać

Skuteczne zarządzanie projektami nie jest już miłym dodatkiem, ale koniecznością. Jednak osoby zarządzające projektami często stają przed wyzwaniami, które mogą sabotować nawet najbardziej skrupulatnie zaplanowane inicjatywy.

Pułapki są liczne, od ograniczeń zasobów i zmieniających się priorytetów po awarie komunikacji i rozszerzanie zakresu.

Przyjrzyjmy się zatem 12 najczęstszym przeszkodom w zarządzaniu projektami i zobaczmy, jak wysoko oceniany narzędzie do zarządzania projektami takie jak ClickUp może być potężnym sprzymierzeńcem w pokonywaniu tych przeszkód.

1. Rozszerzanie zakresu

Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami jest scope creep . Występuje, gdy wymagania projektu zmieniają się lub rozszerzają po początkowej fazie planu. Może to być spowodowane niejasnymi celami projektu, żądaniami klienta lub decyzjami wewnętrznymi. Scope creep może prowadzić do opóźnień, przekroczenia budżetu i spadku morale zespołu.

Zautomatyzowany system obsługi bagażu na międzynarodowym lotnisku w Denver (DIA) cieszy się złą sławą przykład pełzania zakresu projektu . Projekt napotkał znaczne opóźnienia, przekraczając pierwotny oś czasu o ponad rok. Dodatkowo, koszty drastycznie wzrosły, przekraczając budżet o miliony dolarów. Zakończony projekt ostatecznie nie posiadał funkcji wymaganych do zrobienia systemu funkcjonalnym - a lotnisko musiało powrócić do systemu ręcznego.

Co poszło nie tak: Liderzy projektu nie oszacowali prawidłowo wymagań projektu i zignorowali kluczowe opinie interesariuszy. W wyniku tego projekt przeszedł ponad 2000 zmian projektowych w celu włączenia wymaganych funkcji.

Rozwiązanie 🌟

Aby ograniczyć rozrost zakresu, niezbędne jest ustalenie jasnego zakresu projektu od samego początku, wdrożenie procesu zarządzania projektami i zapewnienie skutecznej komunikacji z interesariuszami projektu.

Przeczytaj również: Szablony do ustalania i komunikowania zakresu projektu

2. Ograniczenia budżetowe

Kolejnym istotnym wyzwaniem w zarządzaniu projektami są ograniczenia budżetowe. Mogą one wynikać z niedokładnych wstępnych szacunków, nieoczekiwanych kosztów lub złego zarządzania finansami. Limity budżetowe mogą wymusić cięcia w projekcie, obniżyć jakość i zaszkodzić relacjom z dostawcami.

Rozwiązanie 🌟

Aby zapobiec wpływowi ograniczeń budżetowych na projekt, należy tworzyć szczegółowe budżety projektów, dokładnie śledzić wydatki i w razie potrzeby wdrażać środki oszczędnościowe. Szablon do zarządzania projektami z budżetem ClickUp to proste, ale skuteczne narzędzie do efektywnego zarządzania budżetami projektów.

Pobierz ten szablon

Płynnie organizuj swoje finanse dzięki szablonowi do zarządzania projektami z budżetem ClickUp

Może tworzyć zarządzanie budżetem projektu łatwiej jak można:

• Stwórz szczegółowy podział kosztów projektu **w tym robocizny, materiałów, sprzętu i kosztów ogólnych
• Monitorowanie postępów w stosunku do budżetu i identyfikacja potencjalnych przekroczeń lub niewykorzystanych środków
• Dokładne rejestrowanie czasu spędzonego na wykonywaniu zadań w celu obliczenia kosztów pracy. Śledzenie wydatków, rachunków i faktur w scentralizowanej lokalizacji
• Generowanie raportów dotyczących wydatków na projekt, odchyleń kosztów i innych wskaźników finansowych
• Współpraca z członkami Teams i interesariuszami w zakresie planowania i śledzenia budżetu. Informowanie wszystkich o zmianach w budżecie i potencjalnych zagrożeniach
• Identyfikowanie możliwości redukcji kosztów poprzez optymalizację alokacji zasobów
• Skuteczne zarządzanie zmianami w projekcie w celu zminimalizowania ich wpływu na budżet projektu

3. Problemy z komunikacją

Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, ale utrzymanie wyczyszczonej i spójnej komunikacji między zespołami może być wyzwaniem. Słaba komunikacja może prowadzić do nieporozumień, opóźnień, przeróbek i spadku morale zespołu

Rozwiązanie 🌟

Aby poprawić komunikację, należy ustanowić jasne kanały komunikacji, organizować regularne spotkania w ramach projektu i korzystać z szablonów komunikacyjnych, takich jak Szablon planu komunikacji ClickUp .

Dostarcza on ustrukturyzowanych ram dla nakreślenia strategii komunikacji, kanałów i obowiązków.

Pobierz ten szablon

Skutecznie zaplanuj swoją strategię komunikacji dzięki szablonowi planu komunikacji ClickUp

Oto jak to może pomóc:

• scentralizować wszystkie informacje związane z komunikacją, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie
• Pomóc członkom Teams szybko odnieść się do planu, aby znaleźć odpowiednie szczegóły, zmniejszając zamieszanie i nieporozumienia
• Określenie najbardziej odpowiednich kanałów komunikacji dla różnych rodzajów informacji (np. e-mail, komunikatory internetowe, oprogramowanie do zarządzania projektami, spotkania osobiste)
• Wyczyszczone określenie, kto jest odpowiedzialny za przekazywanie określonych informacji, zapobieganie nieporozumieniom i zapewnienie, że wiadomości są dostarczane do właściwych osób we właściwym czasie
• Zaplanuj regularne spotkania dotyczące projektu, zapewniając członkom zespołu możliwość omówienia postępów, rozwiązania problemów i podjęcia decyzji

A to jeszcze nie wszystko. Oprócz tego szablon planu komunikacji potężne funkcje komunikacyjne ClickUp dodatkowo zwiększają współpracę i wydajność w ramach zespołów projektowych:

ClickUp Chat

Połącz się z członkami swojego zespołu w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Chat ClickUp Chat umożliwia szybkie i nieformalne dyskusje, pozwalając członkom zespołu na udostępnianie aktualizacji, zadawanie pytań i współpracę w czasie rzeczywistym. Możesz prowadzić rozmowy jeden na jeden lub dyskusje grupowe, co ułatwia komunikację z konkretnymi osobami lub zespołami.

Komentarze ClickUp

Przydziel zadania i zapewnij jasną komunikację dla projektów dzięki ClickUp Comments

Załącznik Komentarze ClickUp do konkretnych zadań w ClickUp Chat, ułatwiając dyskusje na temat wymagań zadania, postępu lub problemów. Możesz także śledzić zmiany w zadaniach, dostarczając cenny zapis historyczny.

ClickUp Clip

Wysyłaj natychmiastowe nagrania ekranu z notatkami audio za pomocą ClickUp Clips i wyeliminuj niepotrzebne spotkania

Załącznik ClickUp Clip do zadań, aby zapewnić dodatkowy kontekst lub dokumentację. Przechwytywanie i udostępnianie zrzutów ekranu lub nagrań ekranu ułatwia przekazywanie informacji, które mogą być trudne do opisania słowami. Jest to również świetny sposób na udostępnianie informacji w sposób asynchroniczny wirtualnym lub rozproszonym teamom

4. Alokacja zasobów

Równoważenie dostępnych zasobów z potrzebami projektu może być złożonym zadaniem. Nieefektywna alokacja zasobów może prowadzić do opóźnień w realizacji projektów, wypalenia pracowników i niedotrzymania terminów

Rozwiązanie 🌟

Najlepszym sposobem na zoptymalizowanie alokacji zasobów jest dokładne zaplanowanie oś czasu projektu i wymagań dotyczących zasobów, wykorzystanie zarządzanie zasobami narzędzia do śledzenia obciążenia pracą i krzyżowego szkolenia członków zespołu.

Pobierz ten szablon

Zoptymalizuj wydajność swojego zespołu dzięki szablonowi alokacji zasobów ClickUp

Szablon alokacji zasobów ClickUp oferuje zakończone rozwiązanie pozwalające zrównoważyć dostępne zasoby z potrzebami projektu. Dostarczając gotowe ramy do śledzenia i zarządzania zasobami, pomaga:

• Uzyskać wizualną reprezentację planu i alokacji zasobów, aby szybko zidentyfikować potencjalne wąskie gardła lub nadmierną alokację
• Śledzenie wskaźników wykorzystania zasobów i identyfikowanie niewykorzystanych lub przepracowanych osób, umożliwiając dostosowanie w celu zapewnienia optymalnej wydajności
• Prognoza zapotrzebowania na zasoby dla przyszłych projektów, zapewniająca dostępność odpowiednich zasobów w celu dotrzymania terminów
• Wizualizacja dostępności zasobów w celu uniknięcia nadmiernego commitowania zasobów do wielu projektów jednocześnie, zapobiegając opóźnieniom i wypaleniu zawodowemu
• Zbudowanie centralnego huba do śledzenia alokacji i dostępności zasobów, promocja przejrzystości i współpracy oraz zapewnienie wszystkim członkom zespołu dostępu do najnowszych informacji
• Generowanie raportów i analiz dotyczących wykorzystania zasobów, umożliwiając Teams podejmowanie decyzji opartych na danych dotyczących alokacji zasobów i planu projektu

Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów do planowania zasobów w Excelu i ClickUp

5. Brak wyczyszczonego ustawienia celów

Bez dobrze zdefiniowanych celów projektu, trudno jest zmierzyć postęp i zapewnić, że projekt dostarczy wartość. Niejasne cele mogą prowadzić do odchyleń i niepowodzeń projektu

Rozwiązanie 🌟

Zdefiniuj cele SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie) na początku projektu i upewnij się, że wszyscy interesariusze są zgodni.

Przeczytaj również: Jak zapisywać cele SMART?

6. Zarządzanie ryzykiem

Identyfikacja i ograniczanie ryzyka ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Nieprzewidziane wyzwania mogą prowadzić do opóźnień, przekroczenia budżetu i niepowodzenia projektu

Rozwiązanie 🌟

Aby usprawnić zarządzanie ryzykiem, należy proaktywnie identyfikować potencjalne ryzyko , ocenić ich prawdopodobieństwo i wpływ oraz opracować plany łagodzenia skutków. W tym celu można rozpocząć od:

ClickUp Risk Assessment Tablica Template Szablon tablicy oceny ryzyka ClickUp ma na celu ułatwienie wspólnej dyskusji na temat potencjalnych zagrożeń.

Pobierz ten szablon

Wizualna ocena ryzyka związanego z projektem dzięki szablonowi Tablicy Oceny Ryzyka ClickUp

Kluczowe funkcje obejmują:

• Identyfikacja ryzyka: Specjalna sekcja do przeprowadzenia burzy mózgów i sporządzenia listy potencjalnych zagrożeń
• Ocena prawdopodobieństwa: skala lub matryca do oceny prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka
• Ocena wpływu: Skala lub matryca do oceny potencjalnej dotkliwości każdego ryzyka, jeśli miałoby się ono zmaterializować
• Współpraca wizualna: Format tablicy zachęca zespół do uczestnictwa i dyskusji, co prowadzi do bardziej kompleksowej oceny ryzyka
• Udostępnianie wiedzy: Zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi potencjalnych zagrożeń i ich konsekwencji

Szablon zarządzania ryzykiem ClickUp Szablon zarządzania ryzykiem ClickUp dostarcza ustrukturyzowane podejście do zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem.

Pobierz ten szablon

Złagodzenie potencjalnych zagrożeń dla projektu dzięki szablonowi zarządzania ryzykiem ClickUp

Ten szablon zawiera:

• Rejestr ryzyk: Centralne repozytorium do dokumentowania wszystkich zidentyfikowanych ryzyk, ich prawdopodobieństwa, wpływu i strategii łagodzenia
• Plany mitygacji: Sekcja służąca do wyszczególnienia konkretnych działań mających na celu zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu każdego ryzyka
• Plany awaryjne: Sekcja opisująca alternatywne sposoby działania w przypadku zmaterializowania się ryzyka
• Śledzenie ryzyka: System monitorowania statusu zidentyfikowanego ryzyka i skuteczności wysiłków łagodzących

7. Brak odpowiedniej technologii

Korzystanie z przestarzałych lub nieodpowiednich narzędzi do zarządzania projektami może utrudniać współpracę, komunikację i ogólną wydajność projektu.

Rozwiązanie 🌟

Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełnia specyficzne potrzeby Twojego zespołu i projektu.

I właśnie tam Zarządzanie projektami w ClickUp funkcje są bardzo przydatne:

Uprość cykl pracy nad projektami dzięki ClickUp's Project Management

• Dostosowywane widoki: WykorzystajWidoki ClickUpod klasycznych tablic Kanban po wykresy Gantta i mapy myśli, aby zobaczyć projekt w preferowanym formacie, pomagając w lepszym zrozumieniu i zaangażowaniu
• Wyszukiwanie oparte na AI: Szybka lokalizacja zadań, dokumentów i osób, nawet w różnych obszarach roboczych, dzięki funkcjiClickUp Brain. Pozwala nawet lepiej pisać, przeprowadzać burze mózgów, zakończyć zadania i uprościć zarządzanie projektami
• Pulpity: Śledzenie kluczowych wskaźników projektu z możliwością dostosowaniaPulpity ClickUp. Wizualizuj postępy, identyfikuj wąskie gardła i podejmuj decyzje oparte na danych, aby utrzymać projekt na właściwym torze
• Dokumenty: Twórz, edytuj i współpracuj nad dokumentami bezpośrednio w projekcie, utrzymując wszystko scentralizowane i dostępne dla wszystkich, którzy tego potrzebująDokumenty ClickUp *Zadania: Organizuj, śledź i współpracuj nad zadaniami. Dzięki funkcjom takim jak podzadania, pola niestandardowe i zależności, zespoły mogą dzielić złożone projekty na możliwe do zarządzania komponenty, przydzielać obowiązki i skutecznie monitorować postępyZadania ClickUp *Automatyzacja: Automatyzacja cykli pracy, takich jak przydzielanie zadań na podstawie wyzwalaczy lub automatyczne przenoszenie zakończonych zadań na nową listę dzięki funkcjiAutomatyzacja w ClickUp > Szukałem platformy do zarządzania projektami i znalazłem najlepszą. Od razu poczułem, że ClickUp może rozwiązać wszystkie nasze problemy i stworzyć nieszablonowe rozwiązania, które przyniosą nam korzyści w sposób, którego nawet sobie nie wyobrażałem

Dayana Mileva, Account Director w Pontica Solutions

8. Nierealistyczne terminy

Ustawienie nierealistycznych terminów może prowadzić do stresu, wypalenia i obniżenia jakości pracy

Rozwiązanie 🌟

Jako środek zapobiegawczy, stwórz realistyczną oś czasu w oparciu o zakres i złożoność projektu i bądź przygotowany na dostosowanie terminów w razie potrzeby.

Pobierz ten szablon

Śledź postępy w realizacji celów projektu dzięki szablonowi terminów ClickUp

Szablon terminów ClickUp to wszystko, czego potrzebujesz. Oto, co oferuje tabela:

• Podział zadań: Podziel duży projekt na mniejsze, łatwe do zarządzania zadania. Zapewnia to przejrzysty przeglądzakres projektu i pomaga zidentyfikować potencjalne wąskie gardła
• Zależności między zadaniami: Ustalenie zależności między zadaniami, zapewniając, że zadania zostaną zakończone we właściwej kolejności i zapobiegając opóźnieniom
• Alokacja zasobów: Rozważając dostępne zasoby (np. personel, sprzęt), określ dokładniejszą oś czasu w oparciu o obciążenie pracą
• Korekty terminów: Jeśli pojawią się nieoczekiwane problemy, łatwo dostosuj terminy bez zakłócania całej osi czasu projektu za pomocą elastycznego interfejsu ClickUp
• Śledzenie postępów: Uzyskaj wizualną reprezentację postępów w projekcie, umożliwiając monitorowanie sposobu, w jaki zadania są zakończone i identyfikację potencjalnych obszarów budzących obawy
• Powiadomienia i alerty: Skonfiguruj powiadomienia, aby ostrzegać członków Teams o zbliżających się terminach lub o opóźnieniach w realizacji zadań zgodnie zzarządzanie terminami plan

9. Brak odpowiedzialności

Bez odpowiedzialność zespołu trudno jest upewnić się, że członkowie zespołu wypełniają swoje obowiązki i dotrzymują terminów. Brak własności w połączeniu z niejasnymi oczekiwaniami może utrudniać postęp projektu.

Rozwiązanie 🌟

Ustalenie jasnych ról i obowiązków, regularne śledzenie postępów oraz wyznaczanie celów indywidualnych i zespołowych może pomóc w rozliczaniu członków zespołu. .

Pobierz ten szablon

Zaplanuj role i obowiązki w projekcie za pomocą szablonu RACI do planowania ClickUp

Nie ma nic lepszego do zrobienia niż Szablon do planowania RACI ClickUp . Szablon ten pozwala jasno określić rolę i obowiązki każdego członka zespołu (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dla każdego zadania, zapewniając, że każdy zna swoją rolę w projekcie i jest odpowiedzialny za swoje wyniki.

Korzystanie z szablonu RACI oferuje kilka korzyści:

• Wyjaśnia role i obowiązki wszystkich interesariuszy
• Zapewnia, że członkowie teamu rozumieją swoje role w projekcie
• Zmniejsza liczbę nieporozumień i nieporozumień
• Poprawia współpracę i odpowiedzialność wśród członków zespołu

10. Luki w umiejętnościach

Jeśli członkom zespołu brakuje umiejętności niezbędnych do zakończenia powierzonych im zadań, może to prowadzić do opóźnień, obniżenia jakości i spadku morale.

Rozwiązanie 🌟

Zidentyfikuj luki w umiejętnościach poprzez oceny lub przeglądy wydajności.

Po ich zidentyfikowaniu, zapewnij szkolenia i możliwości rozwoju, aby wyposażyć członków zespołu projektowego w wymaganą wiedzę i umiejętności. Jeśli wewnętrzne szkolenia okażą się niewystarczające, należy rozważyć zatrudnienie zewnętrznych specjalistów posiadających niezbędną wiedzę.

Pobierz ten szablon

Zidentyfikuj potrzeby szkoleniowe projektu za pomocą szablonu analizy luk umiejętności ClickUp

A jeśli nie wiesz od czego zacząć, spróbuj szablon analizy luk w umiejętnościach ClickUp który jest specjalnie zaprojektowany z niestandardowymi polami, statusem i widokami, aby:

• Priorytetyzować luki w umiejętnościach w oparciu o ich wpływ na wydajność zespołu i cele projektu
• Tworzenie spersonalizowanych planów szkoleniowych dla każdego członka zespołu, dostosowanych do jego konkretnych potrzeb
• Śledzenie postępów i mierzenie skuteczności inicjatyw szkoleniowych
• zidentyfikować potencjalne obszary wymagające poprawy w ogólnej strategii zarządzania talentami

11. Brak zaangażowania interesariuszy

Niezaangażowani interesariusze mogą utrudniać postęp projektu i zwiększać ryzyko jego niepowodzenia. Interesariusze mogą stracić odsetki z wielu powodów - słabej komunikacji, braku jasności co do projektu, niewywiązania się z commitów itp.

Rozwiązanie 🌟

Utrzymuj zaangażowanie interesariuszy, aktywnie angażując ich w cały projekt. Informuj ich na bieżąco o postępach i podpowiedz, jak szybko reagować na ich obawy.

Pobierz ten szablon

Zrozum relacje w projekcie dzięki szablonowi mapy interesariuszy ClickUp

W tym celu można wypróbować szablon Szablon mapy interesariuszy ClickUp , cenne narzędzie do identyfikacji i zarządzania interesariuszami w całym cyklu życia projektu.

Tworząc wizualną reprezentację interesariuszy, ich wpływów i odsetków, można ustalić priorytety wysiłków i zapewnić, że kluczowi interesariusze są na bieżąco informowani i zaangażowani.

Narzędzie szablon mapy interesariuszy pozwala kategoryzować interesariuszy na różne grupy w oparciu o ich poziom zainteresowania i wpływu, takie jak "wysoki poziom zainteresowania, wysoki wpływ", "wysoki poziom zainteresowania, niski wpływ", "niski poziom zainteresowania, wysoki wpływ" i "niski poziom zainteresowania, niski wpływ"

Taka kategoryzacja pomaga dostosować strategie komunikacji i zaangażowania do konkretnych potrzeb każdej grupy interesariuszy.

12. Zarządzanie zmianami

Zarządzanie zmianą jest niezbędne dla rozwoju i doskonalenia organizacji, ale często wiąże się z poważnymi wyzwaniami. Opór wobec zmian, wynikający ze strachu przed nieznanym lub utratą kontroli, może hamować postęp.

Nieodpowiednia komunikacja i niewystarczające szkolenia mogą zaostrzyć te problemy. Dodatkowo, kultura organizacyjna, która jest odporna na zmiany lub brakuje jej elastyczności, może utrudniać wdrażanie nowych inicjatyw.

Rozwiązanie 🌟

Przezwyciężenie oporu przed zmianami wymaga skutecznego planu, otwartej komunikacji i wspierającego środowiska, które pozwala pracownikom na zaangażowanie i adaptację.

Staw czoła wyzwaniom związanym z zarządzaniem projektami dzięki ClickUp

Kierownicy projektów muszą stawić czoła wyzwaniom związanym z zarządzaniem projektami, aby zapewnić powodzenie realizacji projektów, zminimalizować ryzyko i zmaksymalizować wydajność. Poprzez efektywne zarządzanie zadaniami, zasobami i osią czasu, organizacje mogą poprawić współpracę, usprawnić podejmowanie decyzji i osiągnąć pożądane rezultaty.

Platforma do zarządzania projektami, taka jak ClickUp, ze swoim kompleksowym zestawem funkcji, oferuje potężne rozwiązanie do pokonywania wyzwań związanych z zarządzaniem projektami. Jej zdolność do organizowania zadań, śledzenia postępów i ułatwiania współpracy pozwala teamom na wydajną pracę, utrzymanie zgodności i dostarczanie projektów na czas i w ramach budżetu.

Wykorzystując możliwości ClickUp, organizacje mogą usprawnić cykl pracy, zwiększyć wydajność i osiągnąć cele projektu.

Na co więc czekasz? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i odkryj przyszłość zarządzania projektami.