Kluczem do powodzenia w zarządzaniu scope creep jest znalezienie równowagi między ustawieniem granic a zachęcaniem do eksploracji.
Łącząc kreatywne myślenie i dyscyplinę organizacyjną, Teams są w stanie wykorzystać scope creep na swoją korzyść
Zwiększenie zakresu często skutkuje bardziej odsetkowymi projektami dla ciebie i twojego zespołu. Dlaczego więc zamiast się zniechęcać, nie wykorzystać scope creep, aby pomóc nam zachować zwinność i zdolność adaptacji? Jest to okazja do rozwijania naszych kreatywnych umiejętności i wymyślania rozwiązań, które przeniosą projekt na wyższy poziom. ⚡️
Porozmawiajmy o tym, co powoduje scope creep i nauczmy się praktycznych wskazówek, jak utrzymać go w ryzach bez limitowania innowacyjności. Po drodze podrzucimy Free
zarządzanie projektami
szablony i zasoby, z których można korzystać, od małych
kreatywnych projektów
do głównych aktualizacji oprogramowania!
Co to jest Scope Creep?
Scope creep to zjawisko, które występuje, gdy wprowadzane są zmiany lub dodatki do pierwotnych celów projektu, za zgodą lub bez zgody kluczowych interesariuszy i osób zarządzających projektami
W pozytywnym kontekście, scope creep może pomóc rozszerzyć parametry projektu, pozwalając mu stać się bardziej ambitnym i odkrywać nowe możliwości. W negatywnym kontekście może powodować znaczne opóźnienia, zwiększone wydatki i niezadowolenie klientów lub innych interesariuszy.
Uzyskanie jasności w obliczu zmieniających się wymagań może być wyzwaniem. Ale jeśli przypomnimy sobie, że jest to niezbędna część procesu, mamy nad nim kontrolę. Ważne jest, aby zachować koncentrację i ciekawość w obliczu zmian w projekcie oś czasu projektu lub budżet. Każda wada ma swoją zaletę!
Tabela wyjaśniająca wady i zalety pełzania zakresu projektu | ❌ Wady pełzania zakresu | ✅ Zalety pełzania zakresu | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Odwraca uwagę od początkowego celu projektu, utrudniając realizację zadań /href/https://clickup.com/pl/blog/2181/jak-ustalic-priorytety-pracy/prioritize /%href/ | Sprzyja współpracy między członkami zespołu | | Zwiększa koszty i nadwyręża budżet z powodu nowych lub zmodyfikowanych wymagań | Otwiera możliwości dla bardziej kreatywnych rozwiązań, ponieważ pomysły opierają się na istniejących komponentach | | Wprowadza dodatkowe funkcje, które mogą powodować konflikty między odsetkami o różnych interesach | Wcześnie odkrywa nieprzewidziane koszty i wymagania dotyczące zasobów i zapobiega niespodziankom w przyszłości | | Niestandardowe podejście do wszystkich żądań może oznaczać niższą jakość i przeoczenie szczegółów | Zwiększa zadowolenie klientów, ponieważ mają oni możliwość skuteczniejszego spotkania się ze swoimi potrzebami, gdy są włączeni w proces | Prowadzi do niezadowolenia interesariuszy | Prowadzi do niezadowolenia interesariuszy, gdy ich prośby nie są spełniane | Wgląd w projekt pomaga go udoskonalić i uczynić bardziej wydajnym lub opłacalnym w przyszłości | | Wydłuża oś czasu projektu i prowadzi do niedotrzymania terminów z powodu dodania nowych prac lub dostosowania bieżących obciążeń pracą | Tworzy nowe możliwości biznesowe, ponieważ rozszerzony zakres często otwiera drogi do generowania przychodów, które wcześniej nie były brane pod uwagę |
Co powoduje rozszerzanie zakresu?
Scope creep ma miejsce, gdy projekt zaczyna stawać się bardziej złożony, niepotrzebnie duży lub trwa dłużej niż oczekiwano w trakcie procesu rozwoju. Może to wynikać z braku jasnych wymagań projektu, celów i formalnego harmonogramu procesu zarządzania zmianą .
Ale nawet najlepiej zaplanowany plan projektu są narażone na pełzanie zakresu. Możesz podejmować wszystkie właściwe decyzje z najlepszymi intencjami. Potem pojawia się coś nieoczekiwanego i trzeba poruszać się po wyższych poziomach niejednoznaczności w projekcie zakres projektu . 🔍
Dobrą wiadomością jest to, że jeśli wcześnie zauważysz oznaki, będziesz miał większe szanse na uniknięcie niepożądanego zakresu!
Przejdźmy przez najczęstsze wewnętrzne i zewnętrzne oznaki pełzanie zakresu projektu .
Tworzenie struktury podziału pracy w dynamicznym ClickUp Docs
Znaki wewnętrzne
Więcej spotkań Teams w celu uzgodnienia celu projektu
chciałem się skontaktować, ponieważ zespół czuje się nieco przytłoczony projektem i naprawdę przydałoby mu się kolejne spotkanie. Chcielibyśmy poświęcić trochę czasu na lepsze zrozumienie tego, co wiąże się z projektem, gdzie możemy znaleźć informacje i jakie są nasze role
Odpowiadając na prośby o spotkanie zespołu, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę zgodność z nadrzędnym celem projektu. Zadaj sobie pytanie: "Co to spotkanie wniesie do szerszej perspektywy? "
Połącz punkty i pokaż, w jaki sposób każdy element porządku obrad ma logiczne połączenie z misją projektu. Dodatkowo, zorientuj się, jak długo powinna trwać rozmowa, aby osiągnąć pożądany rezultat. Jeśli uważasz, że spotkanie powinno trwać godzinę, postaraj się, aby trwało 40 minut! 🧑💻
Bądź elastyczny i kieruj się najlepszą oceną, oferując alternatywne pomysły lub rozwiązania, które mogą pomóc zespołowi zbliżyć się do celu. I na koniec, pamiętaj, aby skontaktować się z członkami zespołu po każdym spotkaniu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i wspierają dalszy postęp w kierunku ostatecznego celu projektu.
Dowiedz się, jak omówić oczekiwane rezultaty na następnym spotkaniu spotkanie rozpoczynające projekt !
Użyj poleceń Slash i edycji tekstu sformatowanego, aby szybko uporządkować notatki w ClickUp Docs
Wzrasta liczba "pilnych" zadań z agresywnie szacowanym czasem realizacji
Gdy projekt ma pilne i pospieszne zadania co kilka dni, znacząco wpływa to na oś czasu, ponieważ kładzie nacisk na szybkość i dokładność w tym samym czasie. Oznacza to, że Teams muszą znaleźć sposoby na szybkie zakończenie zadań przy zachowaniu najwyższego poziomu jakości. 🤩
Jest to często trudniejsze niż się wydaje i może skutkować tym, że Teams zakończą zadania poza szacowanymi godzinami, napotkają blokady lub nieprawidłowo oszacują ilość czasu potrzebną do zakończenia zadania. Drzwi obrotowe do komunikacji otwierają obszar roboczy członka zespołu na ciągłe dings i pings.
Aby zminimalizować liczbę szybko śledzonych zadań, współpracuj z interesariuszami w celu ustawienia odpowiednich terminów i zarządzania ich oczekiwaniami. Następnie udokumentuj proces filtrowania żądań i oddelegowania zadań do członków zespołu. (Ale więcej na ten temat później!)
Zarządzanie harmonogramem projektu z datami rozpoczęcia i zakończenia w ClickUp
Słaba komunikacja/Brak dokumentacji
Posiadanie wyczyszczonej dokumentacji każdej fazy projektu jest niezbędne do jego powodzenia. Bez niej Teams może przeoczyć szczegóły i procesy kluczowe dla spotkania terminów i oczekiwań budżetowych. Interesariusze nie będą w stanie zrozumieć, dlaczego podjęto określone decyzje lub śledzić postępu projektu - co utrudni dokonywanie świadomych wyborów lub ocenę powodzenia. 🏆
**Dobrze napisane informacje i instrukcje pozwalają nowym członkom zespołu szybko rozpocząć pracę, nie odbierając wydajności innym członkom projektu lub menedżerom
Znaki zewnętrzne
Słabo zdefiniowany zakres, który jest otwarty na interpretację
Słabo zdefiniowany zakres projektu powoduje ból głowy u wszystkich zaangażowanych osób, jednocześnie negatywnie wpływając na terminy i budżety. Zadawaj pytania dotyczące wszelkich niejasnych elementów, aby zakres projektu był jasny, zwięzły i szczegółowy.
**Ustanowienie barier w celu zmaksymalizowania wydajności zespołu i atmosfery w biurze jest niezbędne
Podnoszenie proces wdrażania klienta lub interesariusza jest pierwszym krokiem.
Wdrażanie klientów lub sponsora projektu za pomocą oświadczenia o zakresie projektu w ClickUp Docs
Nieoczekiwane wydarzenia
Żaden projekt nie jest odporny na nieoczekiwane zakłócenia i wydarzenia, które mogą mieć znaczący wpływ na postęp prac:
- Nieplanowane nieobecności pracowników
- Klęski żywiołowe
- Nieprzewidziane problemy techniczne lub prawne
- Nagłe zmiany na rynku
- Zmiany dostawców
- Automatyczne aktualizacje Microsoft Windows, o które nikt nie prosił
W takich sytuacjach korzystanie z usługi plan awaryjny minimalizuje wszelkie potencjalne szkody, dzięki czemu projekt może pozostać na celu tak bardzo, jak to możliwe. Ważne jest również, aby wszyscy zaangażowani byli elastyczni i chętni do wprowadzania zmian w celu utrzymania postępów w projekcie.
Dodatkowi interesariusze są włączani późno
Kiedy nowi interesariusze dołączają do projektu na późnym etapie, może to wprowadzić złożoność ze względu na ich brak wiedzy na temat decyzji, które zostały już podjęte.
Może to prowadzić do wprowadzenia nowych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i kamieni milowych projektu co może skończyć się zmianą istniejących rezultatów. (Omówimy plany powodzenia później!)
PRO WSKAZÓWKA Używając a dokument zakresu prac pomaga uzyskać jasne zrozumienie wyników pracy zespołu. Pobierz Szablon zakresu prac ClickUp i skorzystaj z naszej darmowej platformy do zarządzania każdym projektem!
7 wskazówek, jak zarządzać zakresem prac i go unikać
Kierownik projektu jest pierwszą i ostatnią osobą zaangażowaną w projekt. Nie tylko nadzoruje on każdy etap projektu, ale także dba o jego realizację fazę projektu ale są oni opiekunami procesu. 🔑
Procesy są tym, co utrzymuje wszystkich i wszystko zorganizowane - nawet w najbardziej stresujących sytuacjach. Jeśli wchodzisz do projektu bez minimalnych systemów, wykorzystanie scope creep będzie trudne.
Oto siedem wskazówek, jak zarządzać pełzaniem zakresu:
Wskazówka #1: Wymagaj zakończonego formularza wstępnego dla każdego wniosku o projekt
Utwórz proces zatwierdzania zakresu za pomocą ClickUp Formularze
Skrzynka odbiorcza e-mail jest jedną z ulubionych furtek, przez które scope creep zaprasza do środka i przejmuje kontrolę nad projektem. Ilość czasu spędzonego na wysyłaniu e-maili w obie strony zabiera cenne godziny pracy. Wysyłasz listę pytań, interpretujesz fragmenty informacji i czekasz na odpowiedzi, aby stworzyć formalny brief.
Dzięki formularzowi przyjmowania projektów, takiemu jak ClickUp Forms, proaktywnie chronisz wydajność swojego zespołu przez całą dobę.
Formularze są przewidywalne. Formularze przechowują dane. Formularze oszczędzają pieniądze
Kiedy klient lub interesariusz przechodzi przez pytania formularza, widzi odzwierciedlenie własnego procesu myślowego. Pomaga im to wydobyć wymagane informacje, których potrzebujesz jako kierownik projektu, aby zrozumieć ich prośbę, zanim zespół zaangażuje się w jakąkolwiek pracę. 👥
Pytania te mają na celu wskazanie kierunku i inspiracji dla formularza wniosku o projekt:
- Czy istnieją jakieś elementy wizualne (zdjęcia, infografiki, logo itp.), które należy wykorzystać w projekcie?
- Czy istnieją jakieś istniejące treści (podsumowania, raporty, ankiety, wyniki badań itp.), które należy wykorzystać w projekcie?
- Jak będzie mierzone powodzenie? Lista istotnych elementówoKR i KPI firmy.
- Czy masz listę kluczowych komunikatów lub punktów do zrobienia w projekcie?
- Czy są jakieś techniczneograniczenia lub względy których należy być świadomym?
- Czy istnieją jakieś wytyczne dotyczące marki lub estetyki, które należy wziąć pod uwagę?
- Czy istnieją przepisy prawne lub standardy zgodności, które należy spełnić?
- Czy istnieją treści lub elementy wizualne, które należy wykluczyć z projektu?
- Jaki jest cel tego projektu?
- Jaka jest oś czasu i budżet projektu?
- Kto jest docelowym odbiorcą tego projektu?
- Kim są interesariusze projektu?
- Do kiedy należy dostarczyć projekt?
- Czy jest to nowy czy zaktualizowany projekt?
Bonus:_ Wzory świadectw pracy !
Wskazówka #2: Przygotuj zadania w backlogu przed przydzieleniem ich na zewnątrz
Ustaw priorytety w ClickUp, aby rozróżnić, co musi być zrobione teraz, a co może poczekać
Gdy wszystkie zadania mają ten sam poziom priorytetu , członkom zespołu może być trudno wiedzieć, na których zadaniach skupić się w pierwszej kolejności. Przypisanie poziomów priorytetów pozwala zespołom projektowym organizować pracę w oparciu o ich indywidualną wiedzę, doświadczenie i umiejętności, tak aby każde zadanie zostało zakończone w najlepszy możliwy sposób. 🎯
**Priorytety przypominają nam o tym, aby spojrzeć poza bieżącą chwilę i planować przyszłość. Określając nasze najważniejsze cele, tworzymy jasność i koncentrujemy się na tym, jak osiągnąć nasze długoterminowe cele. Może to pomóc nam w ustaleniu priorytetów zadań, wyeliminowaniu czynników rozpraszających i utrzymaniu motywacji podczas realizacji ważnych celów.
Aby system priorytetów aby wywrzeć pozytywny wpływ na zespoły wielofunkcyjne, uczyń z tego kluczowy proces w swoim cyklu pracy. **Przekaż swojemu zespołowi projektowemu flagi priorytetów, które pomogą im zarządzać swoją energią i czasem na właściwych zadaniach każdego dnia
Jeśli jednak zarządzasz złożonym projektem z wieloma ruchomymi częściami, ręczne aktualizowanie każdego zadania nie jest dobrym wykorzystaniem czasu. (Podpowiedź: Scope creep!) To właśnie tutaj wkracza automatyzacja. 🤖
Wskazówka #3: Automatyzacja powtarzalnej pracy w jak największym stopniu
Przyziemne i administracyjne zadania nie są określone w planie projektu, więc często są traktowane jako oczywiste. Ręczne wypełnianie, organizowanie i aktualizowanie zadań każdego dnia wydłuża czas realizacji projektu
Automatyzacja pozwala zespołom projektowym skupić się na kreatywnej pracy, dzięki czemu nie są one obciążone żmudnymi, ale niezbędnymi i powtarzalnymi zadaniami. 🔁
Nie masz doświadczenia w automatyzacji? Oto jak zacząć:
- Ustaw timer na 30 minut
- Wybierz jeden cykl pracy w planie projektu swojego zespołu
- Zapisz każdy krok w procesie - nawet najmniejsze zadania
- Podkreśl najbardziej czasochłonne zadania w przepływie pracy, aby zdjąć je z ich talerza (na przykład etykieta menedżerów do przeglądu zasobów)
- SprawdźPrzewodnik po automatyzacji ClickUp aby rozpocząć automatyzację cyklu pracy już dziś! Dowiedz się więcej o automatyzacji ClickUp
Wskazówka #5: Ustanowienie proces zarządzania zmianą
Zarys planu projektu i procesu zarządzania zmianami w ClickUp Doc
Proces kontroli zmian jest istotną częścią zarządzania projektami i obejmuje ustawienie standardowych procedur obsługi żądań zmian. Bez tego procesu, rozszerzanie zakresu wprowadzi zamieszanie do projektu.
Oto jak ustanowić proces kontroli zmian:
1. Opracowanie formularza wniosku o zmianę: Rozpocznij od stworzenia formularza zawierającego wszystkie szczegóły wymagane do złożenia wniosku o zmianę
2. Zidentyfikuj komitet kontroli zmian: Wybierz osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku o zmianę. W skład komitetu powinni wchodzić członkowie Teams z różnych działów, na które zmiana może mieć wpływ
3. Stwórz przepływy pracy związane z kontrolą zmian: Określenie kroków, które należy podjąć w celu oceny wniosku o zmianę, takich jak zbieranie informacji zwrotnych od odpowiednich interesariuszy, ocena ryzyka związanego z proponowaną zmianą oraz rozważenie jej wpływu na oś czasu i budżet
4. Wdrożenie systemu śledzenia zmian: Ustawienie wydajnego systemu śledzenia każdego wniosku wraz z dokumentacją, taką jak zatwierdzenia, modyfikacje, elementy działań i wpływ
5. Dokumentowanie i udostępnianie wytycznych: Wszyscy zaangażowani interesariusze powinni mieć dostęp do dokumentacji
6. Poinformuj swój zespół o zmianach: Wyjaśnij, dlaczego zmiana jest niezbędna dla projektu, w jaki sposób usprawni ich pracę i gdzie znaleźć zasoby dotyczące zmian
Bonus:_ **Oprogramowanie do zarządzania zmianą !
Wskazówka #6: Zaangażuj zespół projektowy
Widok czatu przechowuje wszystkie komentarze w ClickUp, aby szybko znaleźć dowolną rozmowę
Posiadanie zespołu aktywnie zaangażowanego w decyzje i strategię jest niezbędne do powodzenia w zarządzaniu projektami. Kiedy wszyscy członkowie Teams mogą wnieść swój wkład, tworzy to poczucie własności i zwiększa ich commit i motywację do projektu
Wiele perspektyw może prowadzić do nowych rozwiązań i kreatywnych pomysłów. Zaproszenie teamu do dyskusji na temat decyzji i strategii pozwala na szybsze osiągnięcie celów projektu. Ułatwia to również prowadzenie rozmów na temat trudnych decyzji, ponieważ mają one kontekst z pierwszej ręki. 🤝
Istnieją wyzwania, których rozwiązanie wykracza poza umiejętności kierownika projektu. Polegaj na doświadczeniu i wskazówkach swojego teamu, aby oddelegować właściwą pracę . Poinformują o poziomie potrzebnego wysiłku i zminimalizują scope creep!
Wskazówka #7: Ustanowienie pół-ścisłego cyklu informacji zwrotnych
Wyrównaj zespół projektowy za pomocą narzędzi do adnotacji ClickUp
Uzyskiwanie informacji zwrotnych w odpowiednim czasie gwarantuje, że Teams może wyprzedzić wszelkie problemy, zanim przekształcą się one w poważne problemy w najbardziej krytycznych momentach projektu - przeglądach.
Jeśli nie ustalimy punktów kontrolnych po drodze, szanse na rozszerzenie zakresu wzrosną.
**Osiągalny cykl informacji zwrotnej powinien być dialogiem pomiędzy kierownikiem projektu, członkami zespołu wykonującymi pracę i interesariuszami
Wynik? Ustrukturyzowane ramy do oceny postępów, omawiania zmian i określania, czy wymagane są nowe cele.
5 przykładów Scope Creep
Te 5 scenariuszy to przykłady scope creep w zarządzaniu projektami:
- Zmiana wymagań: Kiedy początkowe wymagania projektu są zmieniane w połowie jego realizacji, co prowadzi do dodatkowych nakładów pracy i kosztów dla wszystkich zaangażowanych stron. Przykładem może być sytuacja, w której deweloper oprogramowania ma za zadanie stworzyć aplikację mobilną, która wymaga integracji z API, ale po rozpoczęciu projektu klient prosi o dodatkowe funkcje, takie jak włączenie rozpoznawania twarzy do API.
- Zmiana w kontaktach: Kiedy wyznaczony kontakt dla projektu zmienia się w trakcie jego trwania i ma inne wymagania niż te pierwotnie określone. Przykładem może być sytuacja, w której zespół inżynierów zostaje zatrudniony do budowy mostu, ale w połowie budowy zmienia się ich kierownik odpowiedzialny za nadzorowanie projektu i chce, aby dodano pewne funkcje, które nie były uwzględnione w pierwotnym zakresie.
- Zmiana zasobów: Gdy zasoby przydzielone do projektu ulegają zmianie, co prowadzi do dodatkowych kosztów lub ograniczeń czasowych. Przykładem może być sytuacja, w której firma zajmująca się projektowaniem stron internetowych zostaje poproszona o stworzenie strony internetowej od podstaw, ale po rozpoczęciu pracy nad nią, klient prosi o zakup dodatkowego oprogramowania, które nie było uwzględnione w początkowym budżecie.
- Zmiana harmonogramu: Gdy oś czasu projektu zostaje zmieniona w połowie, co wynika z dodatkowej pracy lub kosztów dla wszystkich zaangażowanych stron. Przykładem może być sytuacja, w której zespół programistów zostaje poproszony o stworzenie aplikacji, która musi zostać zakończona w określonym terminie, ale później dodawane są kolejne funkcje, które pochłaniają dodatkowy czas i zasoby.
- Zmiana specyfikacji: Gdy specyfikacje techniczne projektu są modyfikowane już po jego rozpoczęciu, co prowadzi do dodatkowej pracy lub kosztów dla wszystkich zaangażowanych stron. Przykładem może być sytuacja, w której zespół budowlany zostaje poproszony o zbudowanie budynku biurowego, który spełnia określone wymagania dotyczące wielkości i projektu, ale następnie klient żąda dodatkowych funkcji, takich jak kryty basen i teatr, które nie były pierwotnie uwzględnione w zakresie.
Niezbędne narzędzia do zarządzania rozszerzaniem zakresu
Teraz, gdy masz już na wyciągnięcie ręki źródło wskazówek, jak wykorzystać pełzanie zakresu, co dalej?
Zaznacz początek i koniec swojego dnia w ClickUp - kompleksowej platformie wydajności, na której spotykają się Teams i miażdżą wydajność operacyjną. 💪
The szablony i zasoby dotyczące zakresu prac nie zatrzymuj się tutaj! Mamy ogromny Biblioteka szablonów dla każdego przypadku użycia, szczegółowy online Centrum pomocy , webinaria oraz ClickUp University aby pomóc Ci w pełni wykorzystać platformę! Zarejestruj się w ClickUp