Przekroczenie budżetu to epidemia. Często towarzyszy temu opóźnienie w realizacji projektu. Razem są to oznaki nieudanego projektu.
Niestety, tylko 43% projektów jest bezpiecznych przed tą epidemią. Zastanawiasz się dlaczego? To dlatego, że w większości projektów brakuje funkcji i dobrze ugruntowanej kontroli projektu.
Na szczęście kontrola projektu to nie fizyka jądrowa. Dlatego czytaj dalej, ponieważ w tym artykule dowiesz się, o co w tym wszystkim chodzi i poznasz praktyczne wskazówki, jak ją wdrożyć!
Czym jest kontrola projektu?
Kontrola projektu to systemy i procesy wykorzystywane do zarządzania zakresem, kosztami, osią czasu, jakością, zasobami i ryzykiem projektu. Narzędzia te stanowią podstawę efektywnego zarządzania projektami i wsparcia procesu decyzyjnego w całym cyklu życia projektu.
Korzystanie z procesów kontroli projektów może pomóc zapewnić, że projekty pozostaną na właściwym torze poprzez wczesne identyfikowanie potencjalnych problemów i podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby. Pozwala również menedżerom mierzyć wydajność w stosunku do ustalonych celów i w razie potrzeby szybko podejmować działania naprawcze.
Kontrola projektów a zarządzanie projektami: Jaka jest różnica?
Często zakłada się, że kontrola projektu i zarządzanie projektami oznaczają to samo i definiują podobne elementy projektu, co nie jest prawdą. Zanim cokolwiek wyjaśnimy, wyjaśnijmy to. Zarządzanie projektami to zbiór wiedzy, umiejętności i technik pozwalających na powodzenie projektu. Zarządza sześcioma podstawowymi ograniczenia projektu jak pokazano poniżej.
Ograniczenia projektu
Z drugiej strony, kontrola projektu jest podzbiorem zarządzania projektami, który nadzoruje dwa z tych ograniczeń: koszty i czas projektu. Zasadniczo, kontrola projektu jest częścią zarządzania projektami, która pomaga analizować i optymalizować dane projektu w celu zapewnienia, że projekt zostanie dostarczony na czas i w ramach określonego budżetu.
Mówiąc prościej, kontroler projektu doradza menedżerowi w problemach związanych z czasem i harmonogramami, a następnie menedżer decyduje, czy wdrożyć te sugestie, czy nie.
Pomyśl o kierowniku projektu jak o kapitanie statku, a o kontrolerze projektu jak o oficerze nawigacyjnym, który mówi, jak daleko lub blisko jest statek do miejsca docelowego. Rola ta sugeruje również najszybszą trasę do miejsca docelowego i pozostawia kapitanowi decyzję o zastosowaniu się do ich sugestii lub ich pominięciu.
Znaczenie kontroli projektu w zarządzaniu projektami
Kontrola projektu zapewnia, że wszystko pozostaje na właściwym torze i w ramach planu zakresu projektu od początkowego planowanie projektu scena do zamknięcia projektu.
Jako trzon zarządzania projektami, kontrole projektu pomagają stworzyć plan projektu. W planie projektu, kontrole są odpowiedzialne za sugerowanie optymalnych harmonogramów, planowanie wydatków, alokację zasobów itd.
Ustaw powtarzające się zadania, aby usprawnić pracę, wybierając harmonogram spotkań i wyświetlając go w kalendarzu w ClickUp
Gdy projekt przechodzi do fazy realizacji, kontrole projektu informują kierownika projektu o tym, jak projekt radzi sobie pod względem wykorzystania budżetu i terminowości. Pomaga to w tworzeniu i śledzeniu wskaźników KPI związanych z kosztami i harmonogramem.
Kontrola projektu pozwala również na prognozę, dokąd zmierza projekt pod względem budżetu i czasu. A jeśli wystąpią odchylenia, określa te problemy i proponuje praktyczne sposoby ich rozwiązania.
Dzięki kontroli projektu masz również większe szanse na wyeliminowanie przekroczeń kosztów z cyklu życia projektu. Raportowanie od PWC stwierdziła, że brak odpowiedniej kontroli projektu jest jedną z głównych przyczyn przekraczania kosztów.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się kilku czynnikom, które wpływają na kontrolę projektu.
4 czynniki wpływające na kontrolę projektu
Oto cztery czynniki, które mogą mieć wpływ na kontrolę projektu.
1. Zakres projektu
Zakres projektu zakres projektu jest dokumentem wskazujący wszystko, co jest niezbędne do powodzenia projektu. Dokument określa interesariuszy projektu, poziomowanie zasobów , terminy, rezultaty i limitów istotnych dla projektu.
Oto przykład.
Korzystanie z ClickUp Docs do dokumentowania zakresu projektu i innych ważnych szczegółów dotyczących projektu oraz łatwe udostępnianie ich zespołowi
Na przykład, jeśli Twój projekt ma na celu stworzenie cyfrowej karty Business, musisz zidentyfikować oprogramowanie, umiejętności, oś czasu i innych zmiennych. Będzie to stanowić zakres projektu .
Brak a zdefiniowany zakres projektu utrudnia dostosowanie się do harmonogramu lub kosztorysu. Kiedy jednak pracujesz ze zdefiniowanym zakresem, łatwiej jest monitorować status projektu. Dzięki temu można łatwo sprawdzić, czy zostanie on zakończony w terminie i w ramach budżetu.
Sprawdź te_ Szablony propozycji budżetowych !
2. Ryzyko i wyzwania
Kontrola projektów wiąże się z wieloma ryzykami i wyzwaniami. Zazwyczaj kategoryzujemy te ryzyka pod dwoma parasolami.
Pierwszym z nich jest ryzyko finansowe, w tym nieoczekiwany wzrost kosztów materiałów, wyższe niż oczekiwano wymagania dotyczące siły roboczej itp. Te ryzyka mogą znacząco wpłynąć na zdolność do monitorowania projektów dokładnie lub sporządzać prognozy finansowe
Inne ryzyka związane z projektem to te, które mogą opóźnić realizację projektu poza ustalony okres. Niektóre z tych zagrożeń obejmują skradzione materiały, niewykryte błędy lub nagły spadek populacji siły roboczej.
Zasadniczo, nieprzewidziane skutki tych ryzyk mogą w znacznym stopniu wpłynąć na trajektorię projektu, a w niektórych przypadkach uniemożliwić spotkanie z klientem oś czasu projektu i cele budżetowe.
Podejmując proaktywne działania w celu zdefiniowania tych zagrożeń w ramach kontroli projektu i ustawienia skutecznych strategii zarządzania ryzykiem, można im zapobiec lub skutecznie nimi zarządzać, aby zapewnić stabilność na wszystkich frontach.
Przeczytaj również:_ Szablony zakresu projektu jest menedżerem ds. operacji biznesowych w Tara AI. Tara to platforma dostarczania produktów zaprojektowana, aby pomóc zespołom inżynierów uzyskać wgląd w rozwój, poprawić wydajność , i dostarczać z przewidywalnością.