Przekroczenie budżetu to epidemia. Często towarzyszy temu opóźnienie w realizacji projektu. Razem są to oznaki nieudanego projektu.
Niestety, tylko
/href/
https://wellingtone.co.uk/wp-content/uploads/2020/06/The-State-of-Project-Management-Report-2020-Wellingtone.pdf
43% projektów
/%href/
jest bezpiecznych przed tą epidemią. Zastanawiasz się dlaczego? To dlatego, że w większości projektów brakuje funkcji i dobrze ugruntowanej kontroli projektu.
Na szczęście kontrola projektu to nie fizyka jądrowa. Dlatego czytaj dalej, ponieważ w tym artykule dowiesz się, o co w tym wszystkim chodzi i poznasz praktyczne wskazówki, jak ją wdrożyć!
Czym jest kontrola projektu?
Kontrola projektu to systemy i procesy wykorzystywane do zarządzania zakresem, kosztami, osią czasu, jakością, zasobami i ryzykiem projektu. Narzędzia te stanowią podstawę efektywnego zarządzania projektami i wsparcia procesu decyzyjnego w całym cyklu życia projektu.
Korzystanie z procesów kontroli projektów może pomóc zapewnić, że projekty pozostaną na właściwym torze poprzez wczesne identyfikowanie potencjalnych problemów i podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby. Pozwala również menedżerom mierzyć wydajność w stosunku do ustalonych celów i w razie potrzeby szybko podejmować działania naprawcze.
Kontrola projektów a zarządzanie projektami: Jaka jest różnica?
Często zakłada się, że kontrola projektu i zarządzanie projektami oznaczają to samo i definiują podobne elementy projektu, co nie jest prawdą. Zanim cokolwiek wyjaśnimy, wyjaśnijmy to.
/href/
https://clickup.com/teams/project-management
Zarządzanie projektami
/%href/
to zbiór wiedzy, umiejętności i technik pozwalających na powodzenie projektu. Zarządza sześcioma podstawowymi
/href/
/blog?p=64992
ograniczenia projektu
/%href/
jak pokazano poniżej.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Marketing-Ideas-For-Small-Business-Diagram-Instagram-Post.png
Ograniczenia projektu
/%img/
Ograniczenia projektu
Z drugiej strony, kontrola projektu jest podzbiorem zarządzania projektami, który nadzoruje dwa z tych ograniczeń: koszty i czas projektu. Zasadniczo, kontrola projektu jest częścią zarządzania projektami, która pomaga analizować i optymalizować dane projektu w celu zapewnienia, że projekt zostanie dostarczony na czas i w ramach określonego budżetu.
Mówiąc prościej, kontroler projektu doradza menedżerowi w problemach związanych z czasem i harmonogramami, a następnie menedżer decyduje, czy wdrożyć te sugestie, czy nie.
Pomyśl o kierowniku projektu jak o kapitanie statku, a o kontrolerze projektu jak o oficerze nawigacyjnym, który mówi, jak daleko lub blisko jest statek do miejsca docelowego. Rola ta sugeruje również najszybszą trasę do miejsca docelowego i pozostawia kapitanowi decyzję o zastosowaniu się do ich sugestii lub ich pominięciu.
Znaczenie kontroli projektu w zarządzaniu projektami
Kontrola projektu zapewnia, że wszystko pozostaje na właściwym torze i w ramach planu
/href/
/blog?p=9436
zakresu projektu
/%href/
od początkowego
/href/
/blog?p=46419
planowanie projektu
/%href/
scena do zamknięcia projektu.
Jako trzon zarządzania projektami, kontrole projektu pomagają stworzyć plan projektu. W planie projektu, kontrole są odpowiedzialne za sugerowanie optymalnych harmonogramów, planowanie wydatków,
/href/
/blog?p=8919
alokację zasobów
/%href/
itd.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif
Powtarzające się zadania usprawniające powtarzalne czynności w ClickUp
/%img/
Ustaw powtarzające się zadania, aby usprawnić pracę, wybierając harmonogram spotkań i wyświetlając go w kalendarzu w ClickUp
Gdy projekt przechodzi do fazy realizacji, kontrole projektu informują kierownika projektu o tym, jak projekt radzi sobie pod względem wykorzystania budżetu i terminowości. Pomaga to w tworzeniu i śledzeniu wskaźników KPI związanych z kosztami i harmonogramem.
Kontrola projektu pozwala również na prognozę, dokąd zmierza projekt pod względem budżetu i czasu. A jeśli wystąpią odchylenia, określa te problemy i proponuje praktyczne sposoby ich rozwiązania.
Dzięki kontroli projektu masz również większe szanse na wyeliminowanie przekroczeń kosztów z cyklu życia projektu. Raportowanie od
/href/
https://www.pwc.com/gx/en/capital-projects-infrastructure/pdf/pwc-correcting-the-course-of-capital-projects-v3-pdf.pdf
PWC
/%href/
stwierdziła, że brak odpowiedniej kontroli projektu jest jedną z głównych przyczyn przekraczania kosztów.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się kilku czynnikom, które wpływają na kontrolę projektu.
4 czynniki wpływające na kontrolę projektu
Oto cztery czynniki, które mogą mieć wpływ na kontrolę projektu.
1\. Zakres projektu
Zakres projektu
/href/
/blog?p=52072
zakres projektu jest dokumentem
/%href/
wskazujący wszystko, co jest niezbędne do powodzenia projektu. Dokument określa interesariuszy projektu,
/href/
/blog?p=9560
poziomowanie zasobów
/%href/
, terminy,
/href/
/blog?p=46421
rezultaty
/%href/
i limitów istotnych dla projektu.
Oto przykład.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image10-1400x882.jpg
Dokumentacja projektu w ClickUp Docs
/%img/
Korzystanie z ClickUp Docs do dokumentowania zakresu projektu i innych ważnych szczegółów dotyczących projektu oraz łatwe udostępnianie ich zespołowi
Na przykład, jeśli Twój projekt ma na celu stworzenie cyfrowej karty Business, musisz zidentyfikować oprogramowanie, umiejętności,
/href/
/blog?p=12592
oś czasu
/%href/
i innych zmiennych. Będzie to stanowić
/href/
/blog?p=57042
zakres projektu
/%href/
.
Brak a
/href/
/blog?p=52210
zdefiniowany zakres projektu
/%href/
utrudnia dostosowanie się do harmonogramu lub kosztorysu. Kiedy jednak pracujesz ze zdefiniowanym zakresem, łatwiej jest monitorować status projektu. Dzięki temu można łatwo sprawdzić, czy zostanie on zakończony w terminie i w ramach budżetu.
Sprawdź te_
_ /href/
/blog?p=70917
Szablony propozycji budżetowych
/%href/_
_!_
2\. Ryzyko i wyzwania
Kontrola projektów wiąże się z wieloma ryzykami i wyzwaniami. Zazwyczaj kategoryzujemy te ryzyka pod dwoma parasolami.
Pierwszym z nich jest ryzyko finansowe, w tym nieoczekiwany wzrost kosztów materiałów, wyższe niż oczekiwano wymagania dotyczące siły roboczej itp. Te ryzyka mogą znacząco wpłynąć na zdolność do
/href/
/blog?p=65946
monitorowania projektów
/%href/
dokładnie lub sporządzać prognozy finansowe
Inne ryzyka związane z projektem to te, które mogą opóźnić realizację projektu poza ustalony okres. Niektóre z tych zagrożeń obejmują skradzione materiały, niewykryte błędy lub nagły spadek populacji siły roboczej.
Zasadniczo, nieprzewidziane skutki tych ryzyk mogą w znacznym stopniu wpłynąć na trajektorię projektu, a w niektórych przypadkach uniemożliwić spotkanie z klientem
/href/
/blog?p=14169
oś czasu projektu
/%href/
i cele budżetowe.
Podejmując proaktywne działania w celu zdefiniowania tych zagrożeń w ramach kontroli projektu i ustawienia skutecznych strategii zarządzania ryzykiem, można im zapobiec lub skutecznie nimi zarządzać, aby zapewnić stabilność na wszystkich frontach.
Przeczytaj również:_
_/href/
https://clickup.com/pl/blog/57042/szablony-zakresu-projektu/
Szablony zakresu projektu
/%href/_
3\. Koszt projektu
Zrozumienie kosztów związanych z projektem jest podstawą kontroli projektu. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje kosztów dla każdego projektu: bezpośrednie i pośrednie.
* Koszty bezpośrednie mają połączenie z konkretnymi produktami. Obejmują one koszty materiałów, stałej robocizny itp.
* Koszty pośrednie to koszty związane z prowadzeniem całego projektu. Koszty te obejmują koszty kontroli jakości i media.
*bez zrozumienia tych kosztów, zdefiniowanie kosztów pośrednich nie jest możliwe
/href/
/blog?p=45706
budżet projektu
/%href/
jest niemożliwe
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Money-Custom-Field-in-ClickUp-List-View.gif
Money Pole niestandardowe w widoku listy ClickUp
/%img/
Użyj pól niestandardowych w ClickUp, aby dodać wartości pieniężne do każdego zadania i zachować widoczność budżetów projektów przez cały czas
Ponadto nie będziesz w stanie śledzić realiów finansowych projektu ani dokonywać dokładnych prognoz. W związku z tym projekt będzie podatny na przekroczenia budżetu, co oznacza niepowodzenie w procesie kontroli projektu.
4\. Terminy projektu
Termin projektu to ustalony czas i data zakończenia projektu. Zgodnie z
/href/
https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/45/5/1068/4962206?redirectedFrom=fulltext
journal of Consumer Research
/%href/
termin ten dyktuje znaczenie projektu i postrzeganą pilność.
Brak terminu oznacza, że nie ma kryteriów zakończenia projektu. W związku z tym analiza danych czasowych związanych ze statusem projektu jest trudna.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif
Wykres Gantta w ClickUp
/%img/
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby
/href/
/blog?p=66110
zaplanować zadania
/%href/
, śledzić postępy projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami.
Bez ustalonych terminów nie można zaplanować poszczególnych zadań w projekcie. Poza tym nie można ustawić priorytetów zadań ani kontrolować innych ograniczeń związanych z czasem w cyklu pracy.
Teraz, gdy rozumiesz już cztery główne czynniki, które wpływają na kontrolę projektu, odpowiedzmy sobie na pytanie - do zrobienia tych czynników prawidłowo i
/href/
/blog?p=68674
wdrożyć je do planu zarządzania projektami
/%href/
?
Nie martw się. Mamy wszystko pod kontrolą.
Jak wdrożyć kontrolę projektów w całym Teams
Istnieje pięć sposobów na wdrożenie kontroli projektu. Dzięki nim można lepiej monitorować projekt i utrzymywać rezultaty na właściwym torze bez przekraczania wcześniej określonego budżetu.
1\. Zasoby
Zasoby to czynniki, które zapewniają powodzenie każdego projektu. Obejmują one pieniądze, czas, członków Teams i
/href/
/blog?p=6165
narzędzia do zarządzania projektami
/%href/
jak
/href/
https://clickup.com/
ClickUp
/%href/
i
/href/
https://tara.ai/
Tara AI
/%href/
.
W kontroli projektu, jak dobrze zarządzasz tymi zasobami określa, jak skutecznie możesz kontrolować koszty projektu, materiały i czas
Podczas
/href/
/blog?p=126188
rozpoczęcia projektu
/%href/
faza, szacowanie kosztów i
/href/
/blog?p=60346
rozszerzenie planu zasobów
/%href/
może pomóc w rozpoczęciu projektu bez przekraczania budżetu. Procesy te informują, jakie zasoby są dostępne i jak je optymalnie wykorzystać.
Ponadto, w miarę postępu projektu, musisz mieć jasne poczucie jak śledzić te zasoby
/href/
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/cost-variance
oszacowanie wariancji kosztów
/%href/
aby monitorować, jak dobrze wykorzystywane są zasoby pieniężne. Oszacowanie to pomaga poznać bieżące wyniki finansowe projektu.
Oczywiście chcesz również upewnić się, że zespół projektowy pracuje efektywnie. W związku z tym niezbędne jest
/href/
/blog?p=12212
zarządzanie obciążeniem pracą
/%href/
i upewnić się, że nikt nie zostanie przytłoczony.
Z pomocą narzędzia do zarządzania zespołem, takiego jak ClickUp, możesz zobaczyć obciążenie pracą swojego zespołu i wskazać konkretnych członków, którzy są przepracowani lub nie pracują na pełnych obrotach.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/box-view.png
Widok Box w ClickUp
/%img/
Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Dzięki temu wglądowi lepiej zrozumiesz
/href/
/blog?p=64978
jak oddelegować zadania
/%href/
i efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi.
2\. Harmonogram projektu
Konsekwentne śledzenie i analizowanie swoich
/href/
/blog?p=62170
harmonogramy projektów
/%href/
pomaga zrozumieć, czy postępujesz zgodnie z wcześniej zdefiniowaną osią czasu. Możesz uzyskać te dane z zarządzania projektami lub
/href/
https://tara.ai/features/sprint-planning/
narzędzie do planowania sprintów
/%href/
jeśli prowadzisz swój projekt poprzez iteracyjne sprinty.
Oto przykład kalendarza projektu wydania w narzędziu
/href/
https://clickup.com/features/calendar-view
Widok kalendarza w ClickUp
/%href/
.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image4-3-e1644959553412.png
Widok kalendarza w ClickUp
/%img/
Organizuj projekty, planuj oś czasu i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie
Jak pokazano powyżej, będziesz mieć jasny wgląd w swoje terminy, zadania i inne kluczowe powiązane obszary. Ponadto, wgląd ten ułatwia ustawienie kluczowych wskaźników wydajności i kamieni milowych w celu oceny postępów.
Pamiętaj, aby zsynchronizować swoich interesariuszy z postępem projektu. Jeśli być może projekt odbiega od pierwotnego planu, możesz bez wysiłku zidentyfikować przyczyny i zaproponować odpowiednie rozwiązania.
Teraz już wiesz, w jaki sposób możesz śledzić harmonogramy projektów. Ale w jaki sposób można tworzyć efektywne harmonogramy? Tutaj z pomocą przychodzą wykresy Gantta. Wykresy te pozwalają na definiowanie harmonogramów, śledzenie zależności i tworzenie skutecznych rozwiązań
/href/
/blog?p=2181
priorytetyzować zadania
/%href/
jak pokazano poniżej.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-view-in-clickup.png
Widok Gantt w ClickUp
/%img/
Planuj projekty, zarządzaj zależnościami i ustalaj priorytety zadań za pomocą widoku Gantt w ClickUp
Gdy zintegrujesz te spostrzeżenia ze swoim cyklem pracy, możesz zacząć pisać list pożegnalny do pominiętych harmonogramów.
3\. Analiza ryzyka
/href/
/blog?p=44927
Analiza ryzyka
/%href/
jest niezbędna do zidentyfikowania wąskich gardeł i zagrożeń, które mogą zakłócić czas realizacji i budżet projektu.
Do zrobienia prawidłowej analizy ryzyka konieczne jest zidentyfikowanie najczęstszych zagrożeń, które można przypisać do projektu, co można łatwo zrobić za pomocą
/href/
https://www.linkedin.com/pulse/20141027055146-261205916-swot-analysis-in-project-management
Analiza SWOT
/%href/
. Jak wzmiankowano w poprzedniej sekcji, większość ryzyk zazwyczaj należy do kategorii finansowych i związanych z wydajnością projektu. Przykładami są opóźnienia w harmonogramach, opóźnienia w komunikacji, naruszenia danych itp.
Po ich zidentyfikowaniu, należy użyć narzędzia
/href/
/blog?p=37971
narzędzie do zarządzania ryzykiem
/%href/
jak ClickUp, aby rankingować i priorytetyzować te ryzyka.
ClickUp oferuje setki funkcji, które pomogą Ci
/href/
/blog?p=63180
stworzyć rejestr ryzyka
/%href/
aby łatwo śledzić wszelkie potencjalne zagrożenia i stosować środki zapobiegawcze jeszcze przed ich wystąpieniem.
Oto przykład:
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image9-1-1400x762.jpg
Rejestr ryzyka w widoku listy ClickUp
/%img/
Zachowaj widoczność, uporządkowanie i centralne położenie ryzyk związanych z projektem w widoku listy ClickUp (autor: Tam Pham)
A jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda dobry rejestr ryzyka, skorzystaj z narzędzia
/href/
https://clickup.com/templates/risk-register-t-126294038
Szablon folderu rejestru ryzyka autorstwa ClickUp
/%href/
aby pomóc w ustawieniu!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Risk-Register-Template-by-ClickUp.png
Szablon rejestru ryzyka ClickUp
/%img/
Zarządzaj swoimi projektami i unikaj ryzyka za pomocą szablonu rejestru ryzyka firmy ClickUp
Po ustaleniu priorytetów ryzyka za pomocą rejestru ryzyka, łatwiej będzie odpowiednio nimi zarządzać.
Pobierz szablon rejestru ryzyka ClickUp
4\. Zmiana procesu kontroli
Czasami interesariusze mają tendencję do włączania dodatkowych produktów do projektu lub przesuwania terminów. Jest to rozszerzanie zakresu projektu. Pełzanie zakresu może skutkować opóźnieniami w oś czasu i przekroczeniem kosztów.
Na szczęście istnieje sposób na zapobieganie temu zjawisku - proces kontroli zmian.
Proces kontroli zmian jest proaktywnym środkiem, który przygotowuje na potencjalne zmiany zakresu projektu. Dzięki temu procesowi można ocenić zmiany, aby sprawdzić, czy są one konieczne, czy nie.
Jeśli to konieczne, można je jeszcze bardziej zawęzić, identyfikując te, na które można zezwolić bez wpływu na zakres projektu lub oś czasu jego realizacji.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png
Szablon planu zarządzania zmianami ClickUp
/%img/
Planuj, wdrażaj i monitoruj wszystkie niezbędne zmiany w biznesie z powodzeniem dzięki
/href/
/blog?p=57863
Szablon zarządzania zmianą
/%href/
by ClickUp
Ponadto, jeśli zmiany te nie będą miały wpływu na oś czasu lub zakres, można zintegrować szablon
/href/
https://clickup.com/templates/change-management-plan-t-115385254
szablon planu zarządzania zmianą
/%href/
do swojego cyklu pracy. Dzięki temu można łatwo planować, monitorować i wdrażać te zmiany.
Dzięki procesowi kontroli zmian członkowie zespołu mogą być na bieżąco z każdą zmianą. Dzięki temu czują się oni zaangażowani i poinformowani. W ten sposób skutecznie radzą sobie ze zmianami.
Pobierz szablon planu zarządzania zmianami
5\. Monitorowanie wydajności
Monitorowanie wydajności jest tym, co pomaga zarządzać powodzenie projektu. Aby monitorować wydajność, potrzebne są inteligentne wskaźniki KPI. Te wskaźniki KPI obejmują zakres od ROI i rozliczonych godzin po terminowość dostaw i śledzenie wydatków w stosunku do wartości bazowej.
SMART KPI spełniają poniższe kryteria.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/S.png
Cele SMART
/%img/
przez ClickUp
Nie musisz czekać na zakończenie projektu przed określeniem jego powodzenia. Te metryki projektu służą jako skuteczne narzędzie kontroli projektu, które pomaga mierzyć postępy i sprawdzać, czy nadal jesteś na dobrej drodze.
Zarządzanie projektami za pomocą struktury podziału pracy?
Aby skutecznie korzystać z WBS, musisz wprowadzić nadrzędny cel, który chcesz osiągnąć. Powiedzmy, że chcesz stworzyć kurs. Jest to cel nadrzędny. Następnie podziel ten projekt na możliwe do zarządzania części i fazy, takie jak pomysł, pisanie, korekta, publikacja itp.
Wszystko, co jest reprezentowane w
/href/
/blog?p=46282
WBS
/%href/
musi zawierać tylko to, co jest potrzebne do zakończenia celu. Nie są potrzebne obce lub niepowiązane zadania
Następnie wprowadź te zadania do wykresu WBS na różnych poziomach, od kont kontrolnych do pakietów roboczych, jak pokazano poniżej.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image6-2.png
Przykład struktury podziału pracy opartej na dostawach
/%img/
Przykład struktury podziału pracy opartej na rezultatach przez
/href/
https://www.workbreakdownstructure.com/
workbreakdownstructure.com
/%href/
Możesz stworzyć swój własny
/href/
/blog?p=59776
struktura podziału pracy
/%href/
w ClickUp od podstaw lub po prostu użyj funkcji
/href/
https://clickup.com/templates/work-breakdown-t-188471145
Szablon struktury podziału pracy ClickUp
/%href/
poniżej, aby stworzyć coś podobnego.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image8-1-1400x761.jpg
Szablon struktury podziału pracy autorstwa ClickUp
/%img/
Łatwe tworzenie, wizualizacja i zarządzanie strukturą podziału pracy w widoku Tablicy ClickUp (autor: Tam Pham)
Dzięki tej strukturze możesz łatwo monitorować swoje zadania i sprawdzać, w jakim stopniu jesteś dostosowany do terminowej realizacji i optymalnego wykorzystania budżetu.
Pobierz szablon struktury podziału pracy od ClickUp
Zarządzaj kontrolą projektu z ClickUp!
Kontrola projektów jest niezbędna do zarządzania projektami i zapewnienia ich terminowej realizacji. Wiąże się to również z korzyściami, takimi jak optymalna alokacja zasobów, zapobieganie przekroczeniu budżetu, wysoka jakość dostarczanych produktów i optymalne planowanie.
Należy jednak wziąć pod uwagę takie czynniki, jak terminy, koszty, zakres i ryzyko związane z projektem, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której kontrola projektu okaże się nieskuteczna.
Dobre praktyki kontroli projektów obejmują zarządzanie zasobami, śledzenie i analizowanie harmonogramów projektów oraz przeprowadzanie spójnej analizy ryzyka. Monitoruj również swoje wyniki za pomocą wskaźników KPI i zwracaj uwagę na proces kontroli zmian, aby zapobiec rozszerzaniu zakresu. Wreszcie, należy zintegrować strukturę podziału pracy z cyklem pracy.
Postępuj zgodnie z tym ostatecznym przewodnikiem po kontroli projektów i korzystaj z narzędzi takich jak
/href/
https://clickup.com/project-management-software
ClickUp
/%href/
i
/href/
https://tara.ai/
Tara A
/%href/
Pomagam konsekwentnie realizować projekty na czas i w ramach budżetu.
Wypróbuj ClickUp za Free już dziś!
_Guest Writer:_
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image2-2.png
/%img/
_/href/_
_https://www.linkedin.com/in/tam-a-pham/_
_Tam Pham_
_/%href/_
_jest menedżerem ds. operacji biznesowych w Tara AI. Tara to platforma dostarczania produktów zaprojektowana, aby pomóc zespołom inżynierów uzyskać wgląd w rozwój,_
_/href/_
_/blog?p=56354_
_poprawić wydajność_
_/%href/_
_, i dostarczać z przewidywalnością._
