jest prezesem i założycielem Instytutu Zarządzania Projektami _, były wiceprezes Międzynarodowego Stowarzyszenia Zarządzania Projektami (IPMA) i szanowany na całym świecie ekspert w tej dyscyplinie
Odwiedź PM World Library i Międzynarodowe Stowarzyszenie Zarządzania Projektami za jego opublikowane prace
Czy wiesz, że do 35% projektów nie udaje się osiągnąć celów biznesowych w zakresie zadowolenia interesariuszy?
Powodzenie projektu często zależy od podejścia do
, głównie jak radzić sobie z ryzykiem kosztów projektu.
Tak więc, ze wszystkich projektów, które odniosły powodzenie, tylko 62% zdołało zmieścić się w budżecie. Przekroczenie budżetu
, inaczej znane jako przekroczenie kosztów, jest jednym z najczęstszych zagrożeń.
Aby tego uniknąć, każdy projekt powinien mieć swój
plan. Analiza i zarządzanie ryzykiem są niezbędne, aby zapewnić płynny przebieg projektu z jak najmniejszą liczbą niespodzianek.
Chociaż ryzyko nie jest czymś, czym można kiedykolwiek w pełni zarządzać, posiadanie odpowiedniego planu na wypadek jego występowania jest kluczowe, jeśli chcesz uniknąć niepowodzenia projektu.
Malcolm Bright via GIPHY
Czym jest ryzyko kosztowe w zarządzaniu projektami?
Ryzyko kosztowe jest jednym z najczęstszych zagrożeń dla projektu. Może ono wynikać ze złego planowania budżetu i niedokładnego oszacowania kosztów. Ryzyko kosztowe to ryzyko przekroczenia budżetu projektu lub niedostarczenia godziwej wartości rekompensującej koszty. Ponadto możesz napotkać wyższe koszty z powodu czynników wewnętrznych lub zewnętrznych. Ale czym one dokładnie są?
Wewnętrzne ryzyko kosztowe
Ryzyko wewnętrzne wynika z wewnętrznych działań w ramach Business. Na przykład, niedoszacowanie ilości pracy potrzebnej do realizacji projektu może skutkować wydłużeniem harmonogramu, co zwiększa koszty projektu. Im dłuższy jest projekt, tym więcej kosztuje. To oczywiste! Oznacza to również, że ryzyko to jest związane nie tylko z harmonogramem, ale także z wydajnością i jakością.
Dobrą rzeczą w przypadku ryzyka wewnętrznego jest to, że można go uniknąć dzięki odpowiedniemu planowi i zarządzaniu projektami. Z drugiej strony, zewnętrzne ryzyko kosztowe jest często poza kontrolą.
Zewnętrzne ryzyko kosztowe
Zewnętrzne ryzyko kosztowe obejmuje ryzyko występujące poza firmą. Mogą to być zmiany w przepisach lub standardach branżowych lub opłaty bankowe. Chociaż
nie możesz kontrolować tych problemów
ale można złagodzić ich wpływ na projekt.
Największym problemem związanym z tym ryzykiem jest to, że nie można przewidzieć prawdopodobieństwa jego występowania. Podgrupy zewnętrznych ryzyk kosztowych obejmują ryzyka ekonomiczne, polityczne i naturalne.
Dlaczego zarządzanie ryzykiem kosztowym jest ważne?
Istnieje wiele różnych rodzajów ryzyka
ale większość problemów jest połączona ze złym zarządzaniem kosztami. Mówiąc prościej, jeśli nie uda się utrzymać kosztów pod kontrolą, projekt zakończy się niepowodzeniem. Dzięki zarządzaniu ryzykiem kosztowym można
. Taka widoczność budżetu jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala podejmować decyzje, które pozwolą uniknąć zadłużenia. Według badania PMI z 2021 r 38% projektów nie mieści się w planowanym zakresie budżetu, a 35% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu utraty budżetu.
Zarządzanie ryzykiem kosztowym jest kluczową częścią zarządzania projektem, ponieważ często zależy od niego powodzenie lub niepowodzenie projektu.
Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby lepiej zarządzać ryzykiem związanym z kosztami projektu i zwiększyć swoje szanse na powodzenie.
10 skutecznych wskazówek dotyczących zarządzania ryzykiem związanym z kosztami projektu
Chociaż możesz nie być w stanie kontrolować wszystkich ryzyk związanych z projektem, powinieneś przygotować się na nie najlepiej jak potrafisz, zwłaszcza na te, które możesz kontrolować. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, próbując zarządzać ryzykiem związanym z kosztami projektu:
1. Zwróć uwagę na obszary, w których koszty mogą wzrosnąć
Koszty projektu są zazwyczaj podzielone na trzy podstawowe grupy:
- **Koszty bezpośrednie to koszty bezpośrednio potrzebne do wsparcia projektu. Obejmują one robociznę, sprzęt i materiały.
- Koszty pośrednie obejmują koszty administracyjne i administracyjne aspekty operacyjne projektu , takie jak koszty przeglądu dokumentów, przeprowadzania ocen lub zatrudniania inspektorów do projektu.
- Koszty ogólne obejmują koszty działań, których nie można bezpośrednio lub pośrednio połączyć z projektem. Niezbędne koszty prowadzenia działalności, takie jak czynsz i media, koszty prawne, szkolenia i ubezpieczenia, są również częścią kosztów ogólnych.
*Koszty bezpośrednie są często źródłem ryzyka kosztowego z tych kategorii. Dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę na koszty pracy, sprzętu i materiałów, aby zmniejszyć ryzyko wzrostu kosztów.
2. Uwzględnienie nieprzewidzianych wydatków w budżecie projektu
Nieprzewidziane okoliczności to przyszłe okoliczności, których wystąpienia nie można zagwarantować. Na przykład, nie można zagwarantować, że projekt zostanie ukończony na czas, co zwiększa koszty pracy i koszty ogólne.
Uwzględnienie nieprzewidzianych okoliczności w budżecie projektu minimalizuje wpływ tych wydarzeń na wynik finansowy. Ponadto ustawienie części budżetu pomaga radzić sobie z nieprzewidzianymi kosztami.
Rozważ ustawienie jeszcze większej części budżetu na projekty o zwiększonym ryzyku.
przez Broadleaf.com
3. Stwórz dokładny plan zarządzania ryzykiem
A powodzenie projektu wymaga szczegółowej mapy drogowej . Mapa drogowa jest dostawcą przeglądu oś czasu i cele projektu . W ramach mapy drogowej należy zidentyfikować możliwe zagrożenia.
Plan zarządzania ryzykiem pomaga zidentyfikować, ocenić i złagodzić potencjalne zagrożenia. Wymaga również zdefiniowania tolerancji na ryzyko; można ustawić progi poziomu ryzyka, które jesteś skłonny podjąć.
Tolerancja ryzyka ułatwia ustalanie priorytetów. Możesz zdecydować, które problemy wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą prowadzić do lepszego podejmowania decyzji i niższych kosztów w dłuższej perspektywie.
Plan zarządzania ryzykiem powinien również zawierać plan reagowania. Po pierwsze, należy zdecydować, jak radzić sobie z konkretnymi wydarzeniami, takimi jak przekroczenie budżetu robocizny lub większe wydatki na materiały niż przewidywano.
4. Uruchom rejestr ryzyka projektu, aby śledzić zagrożenia
W ramach planu zarządzania ryzykiem,
. Rejestr ryzyka dostarcza listę wszystkich zagrożeń zidentyfikowanych podczas oceny projektu. Daje to plan przewidywania i szybkiego rozwiązywania problemów.
Należy uwzględnić różne pola do rejestrowania każdego ryzyka. Na przykład, opisz ryzyko, przewidywany wpływ na projekt i plan reakcji w przypadku jego wystąpienia. Możesz także przypisać kogoś do każdego ryzyka, zamiast uczynić śledzenie ryzyka obowiązkiem jednego członka zespołu.
Kontynuuj monitorowanie ryzyka na każdej scenie projektu. Śledź status ryzyka, aby wiedzieć, kiedy zainicjować plan reagowania.
5. Określ prawdopodobieństwo i wpływ każdego ryzyka
Rejestr ryzyka powinien zawierać prawdopodobieństwo i wpływ każdego ryzyka. Prawdopodobieństwo wystąpienia określonego ryzyka to prawdopodobieństwo jego wystąpienia w pewnym momencie projektu.
Na przykład, ryzyko opóźnień z powodu braku materiałów od sprzedawców lub dostawców może wzrosnąć podczas problemów z łańcuchem dostaw. Większe prawdopodobieństwo spowolnienia może również wystąpić w przypadku braku siły roboczej lub zasobów.
Po przeanalizowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia wydarzenia, należy rozważyć jego wpływ. Zastanów się, w jaki sposób wydarzenie może zakłócić twoje plany, wymagając wstrzymania innych prac lub opóźnienia jednej ze scen projektu.
Możesz również ocenić prawdopodobieństwo i wpływ każdego wydarzenia w skali numerycznej od jednego do pięciu lub od jednego do dziesięciu. Oceny pomagają w ustalaniu priorytetów zasobów podczas radzenia sobie z ryzykiem.
Bonus: Use_ RAID templates do zarządzania ryzykiem!
6. Zarys
(
)
Szacowanie kosztów to proces prognozy kosztów projektu dla osiągnięcia określonych celów. Oszacowanie kosztów powinno uwzględniać każdy element potrzebny do realizacji projektu, w tym robociznę i materiały.
A
struktura podziału pracy (WBS)
pomaga stworzyć dokładniejsze oszacowanie kosztów. Wymaga ona podzielenia projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania.
WBS jest również powszechnym narzędziem dla projektów opartych na rezultatach. Projekt można podzielić na mniejsze pakiety robocze (WP). Każdy pakiet roboczy powinien mieć własne koszty, ryzyko i przypisanych członków zespołu. Pakiet roboczy ułatwia wykrycie przekroczenia kosztów w konkretnym zadaniu, zanim zacznie ono wpływać na inne obszary projektu.
7. Mierzenie wydajności za pomocą zarządzania wartością wypracowaną (EVM)
Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM) pomaga mierzyć wydajność każdego zadania lub pakietu roboczego. Obejmuje ono ocenę bieżącej wydajności w stosunku do wydajności planowanej.
Technika ta może pomóc w zarządzaniu i kontrolowaniu projektu, ale nie można polegać tylko na EVM, ponieważ może się ona szybko zmienić.
Jeśli zmierzysz wszystkie ryzyka za pomocą EVM, możesz pokryć wpływ jednego lub więcej ryzyk występujących w budżecie awaryjnym.
Wartość wypracowana to kwota budżetu, który został wypracowany w oparciu o ilość zakończonych prac.
via Planningengineer.net
Podajmy przykład: budżet projektu wynosi 20 000 $, a oś czasu to sześć miesięcy. Po trzech miesiącach zakończone zostało 50% prac. Bieżąca wartość wypracowana wynosi 10 000 USD. Na tej scenie projektu powinieneś wydać około połowy budżetu.
Gdy rzeczywiste koszty zaczynają przekraczać wartość wypracowaną, należy zatrzymać się i ocenić przyczynę przekroczenia kosztów.
8. Porównanie sprzedawców i dostawców dla projektu
Znalezienie odpowiednich sprzedawców i dostawców dla projektu może pomóc w ograniczeniu ryzyka związanego z kosztami projektu. Opóźnienia i zwiększone opłaty od sprzedawców i dostawców mogą wpłynąć na koszt projektu na wiele sposobów.
Porównując sprzedawców i dostawców, należy zwracać uwagę nie tylko na ceny. Musisz także upewnić się, że Twoi partnerzy są wiarygodni i zdolni do dostarczania towarów lub usług na czas.
Na przykład, jeśli dostawca nie może zrealizować zamówienia, może być konieczne użycie innego sprzętu, materiałów lub oprogramowania, aby zakończyć zadanie. Zmiany te mogą zwiększyć koszty i harmonogram.
9. Unikaj zwiększania zakresu projektu
Zmiana zakres projektu często prowadzi do wzrostu kosztów. Klienci i interesariusze mogą proponować zmiany w projekcie w dowolnym momencie. Jednak niektóre zmiany mogą drastycznie zwiększyć koszty lub harmonogram zakończonego projektu.
Osoby zarządzające projektami muszą wiedzieć, które zmiany są zbyt trudne do wdrożenia bez dodatkowych funduszy. Trzymanie się planowanego zakresu projektu pomaga utrzymać budżet i harmonogram na właściwym torze.
Dowiedz się więcej trójkąt zarządzania projektami **_i zobacz, jak koszty, zakres i czas wpływają na jakość projektu
Sprawdź te_ Szablony propozycji budżetowych !
10. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami w celu monitorowania kosztów
Nigdy nie przestawaj szukać nieoczekiwanych kosztów. Zamiast tego często monitoruj swój postęp, korzystając z najlepszych dostępnych narzędzi, takich jak
oprogramowanie do zarządzania projektami
.
Platformy do zarządzania projektami
, takie jak
zapewniają konfigurowalne rozwiązanie do śledzenia każdego obszaru projektu. Na przykład, jeśli czujesz się przytłoczony zarządzaniem ryzykiem projektu,
może być przydatny do śledzenia budżetu projektu i pomaga zwracać uwagę na ryzyko związane z kosztami. Ponadto, możesz łatwo zarządzać cyklami pracy, ustawić cele i wyświetlić statystyki w czasie rzeczywistym dzięki
Wizualny pulpit nawigacyjny ClickUp
.
To tylko niektóre z nich
zalety oprogramowania do zarządzania projektami
. Można również zaoszczędzić czas,
i wiele więcej.
Tworzenie raportów budżetowych za pomocą pulpitów w ClickUp
Kontroluj koszty swojego projektu
Zarządzanie ryzykiem kosztów jest niezbędne dla powodzenia kolejnego projektu. Zwróć szczególną uwagę na wszystkie powiązane koszty na każdej scenie projektu.
Największą kontrolę masz nad kosztami bezpośrednimi, w tym kosztami sprzętu, materiałów i robocizny. Aby lepiej przygotować się na wydarzenia związane z ryzykiem i uzyskać większą kontrolę nad ryzykiem związanym z kosztami projektu, należy rozważyć korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami .
Skuteczne rozwiązanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może zapobiec przekroczeniu harmonogramu i złagodzić inne czynniki ryzyka związane ze wzrostem kosztów. Użyj go, aby pozostać zorganizowanym, zarządzać budżetami, otrzymywać raportowanie w czasie rzeczywistym, komunikować się z zespołem i wiele więcej.