Oczekiwania klientów, nieprzewidywalny charakter współczesnych środowisk pracy i ograniczone zasoby sprawiają, że zarządzanie klientami, zespołem i projektami staje się wyzwaniem.
Dlatego też kierownicy projektów stali się istotną częścią niemal każdego biznesu, bez względu na jego wielkość czy sektor, w celu zarządzania projektami i ułatwiać komunikację na linii klient - Teams.
W tym artykule omówimy, czym jest trójkąt zarządzania projektami, jak działa, dlaczego działa i jak możesz korzystać z narzędzi do zarządzania projektami aby pomóc wdrożyć ten trójkąt w roli kierownika projektu.
Czym jest trójkąt zarządzania projektami i jak działa?
Po dziesięcioleciach badań nad najlepszymi praktykami zarządzania projektami, jeden z podstawowych filarów tej pracy stał się znany jako Trójkąt Zarządzania Projektami (PMT).
PMT, znany również jako Złoty Trójkąt, Żelazny Trójkąt i Potrójny Trójkąt Ograniczeń, jest tajną bronią w arsenale kierownika projektu, ponieważ zapewnia pomoc wizualną oraz koncepcyjne i praktyczne ramy dla powodzenia zarządzania projektami.
Trójkąt Zarządzania Projektami istnieje od lat 50-tych XX wieku i wciąż ewoluuje. Obecnie istnieje zarówno wersja brytyjska, jak i amerykańska (na tej ostatniej się skupiamy), a także coś, co nazywa się Trójkątem Agile, przebudowanym specjalnie dla Teams Agile . Niemniej jednak, 70 lat później, podstawowe założenia Żelaznego Trójkąta pozostają tak samo skuteczne, jak w momencie ich powstania.
Przejdźmy teraz do tego, jak to działa.
Złoty Trójkąt w zarządzaniu projektami to wizualna pomoc w postaci trójkąta, którego trzy boki reprezentują trzy podstawowe zasady ograniczenia wpływające na ogólną jakość produktu końcowego projektu (reprezentowane przez płaską przestrzeń w środku trójkąta).
Oto trzy elementy trójkąta projektu:
- Koszt
- Czas
- Zakres
przez kindpng.com Zadaniem kierownika projektu jest zarządzanie tymi trzema czynnikami, ponieważ wpływają one na zespół projektowy, jakość produktu końcowego, a ostatecznie na powodzenie projektu.
PMT działa, ponieważ pokazuje, w jaki sposób te trzy czynniki są połączone z prostotą, co czyni go idealnym dla komunikacji z klientem . Każdy projekt jest ustalany z budżet projektu (koszt), termin (koszt) i cel końcowy o różnym rozmiarze, wielkości i złożoności ( zakres projektu ).
Trójkąt ten reprezentuje również równowagę, która musi być zachowana między potrójnymi ograniczeniami. Innymi słowy, jeśli jedna zmienna ulegnie zmianie, należy dokonać korekt w pozostałych dwóch, aby przywrócić równowagę.
Na przykład, jeśli termin zostanie przedłużony i zmniejszy się dostępny czas, wówczas koszty muszą zostać zwiększone lub zakres zmniejszony, aby zapewnić dotrzymanie nowego terminu i utrzymanie jakości produktu.
Potrójne ograniczenia trójkąta zarządzania projektami
PMT jest również nazywany żelaznym trójkątem, ponieważ trzy różne strony (czas, koszt projektu, zakres) mogą być postrzegane jako wywierające na siebie przeciwstawne siły.
Innymi słowy, punkty PMT będą naturalnie grawitować z dala od siebie. Na przykład, jeśli scope creep lub koszty zaczną gwałtownie rosnąć, trójkąt stanie się nieproporcjonalny i pęknie, a zawarta w nim jakość zostanie utracona.
Dla powodzenie w realizacji projektów kierownik projektu musi starannie negocjować powiązania między potrójnymi ograniczeniami, aby utrzymać silny, sztywny trójkąt. Istnieją jednak określone rodzaje powiązań między niektórymi ograniczeniami, których nie można zmienić:
- Relacje wprost proporcjonalne
- Relacje odwrotnie proporcjonalne
Ważne jest, aby znać różnicę między nimi.
Relacja między zakresem, a zarówno kosztem, jak i czasem, jest bezpośrednio proporcjonalna. Jeśli zwiększysz zakres projektu , koszt i/lub czas również będą musiały wzrosnąć. Podobnie, jeśli zdecydujesz się zmniejszyć zakres projektu, będzie miejsce na równoległe zmniejszenie kosztów i / lub czasu.
Relacja między kosztem i czasem jest jednak odwrotnie proporcjonalna. Te dwa ograniczenia muszą zostać zrównoważone poprzez przesunięcie ich w przeciwnych kierunkach.
Na przykład, jeśli zmniejszysz budżet projektu, będziesz musiał przesunąć (wydłużyć) jego termin. Podobnie, gdybyś nagle stanął w obliczu kryzysu czasowego, koszty musiałyby zostać zwiększone, aby sprostać nowym wymaganiom.
Rozbijmy każde ograniczenie nieco dalej.
przez onlyoutreach.com
1. Czas
Ograniczenia czasowe nałożone na projekt są często jednymi z najtrudniejszych do kontrolowania i mogą nawet wymknąć się spod kontroli od samego początku. Czas, w trójkącie projektu, prawie zawsze odnosi się przede wszystkim do terminu ustalonego przez klienta. Jest to data, w której chce on ukończyć projekt rezultaty projektu w ich rękach.
Istnieje jednak wiele innych elementów, które również wpływają na ograniczenia czasowe, których kierownik projektu musi być świadomy.
Czas obejmuje również następujące elementy:
- Liczbę godzin, które zespół będzie musiał poświęcić na wykonanie zadania
- Skala czasowa pomiędzy poszczególnymikamień milowy projektu* Czas bazowy wymagany do zakończenia określonych procesów
- Dodatkowy czas wymagany jako bufor bezpieczeństwa
Czynniki takie jak czas dostawy zasobów i materiałów odgrywają rolę w zarządzaniu pierwszym ograniczeniem Żelaznego Trójkąta.
Twórz niestandardowe pulpity w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd całej swojej pracy
Nawet jeśli ustalony termin pozostaje niezmienny, opóźnienia lub zakłócenia innych elementów w ramach ograniczenia czasowego będą wymagały dostosowania kosztów lub zakresu w celu przywrócenia równowagi projektu i zapewnienia jego powodzenia.
Oto krótkie spojrzenie na niektóre z najczęstszych wystąpień, które mogą mieć wpływ na ograniczenia czasowe projektu:
- Opóźnienia w dostawie zasobów i materiałów od zewnętrznych dostawców
- Dodanie przez klienta nowych elementów do zakresu projektu
- Złe oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań lub kamieni milowych projektu
- Choroba lub nieobecność kluczowych członków Teams
Podczas gdy PMT wymaga od kierowników projektów zrównoważenia tych trzech ograniczeń w celu powodzenia funkcji, ważne jest również, aby pamiętać, że istnieją rzeczy, które można proaktywnie zrobić w celu zminimalizowania zakłóceń czasu i lepiej zarządzać czasem . Obejmują one:
- Skierowanie dodatkowych zasobów i talentów do zadania w celu jego szybszego zakończenia
- Ponowna ocena konieczności harmonogramu zadań i usunięcie tych, które nie są już potrzebne
- Stworzenie zespołu, który potrafi kompetentnie pracować wielozadaniowo
- Triaging zadań zgodnie z talentem zespołu (tj. przydzielanie najbardziej złożonych zadań najbardziej wykwalifikowanym pracownikom)
- Zarządzanie oczekiwaniami terminowymi klientów od samego początku
2. Koszt
Prawie każdy projekt będzie miał ustawiony budżet na początku pracy. Jako kierownik projektu często będziesz odpowiedzialny za ustalenie tego budżetu w oparciu o postrzegane i szacowane koszty związane z wieloma różnymi czynnikami, w tym surowcami, obiektami, zapasami, sprzętem, narzędziami i talentem (personelem).
Dobry budżet jest zarówno realistyczny, jak i uwzględnia portfel klienta, podczas gdy zły budżet nie śledzi jego finansowe KPI i jest przekraczany przy pierwszych zmianach czasu lub zakresu.
Chociaż nie zawsze to ty, jako kierownik projektu, musisz sugerować budżet. Często to klient ustala budżet.
Na przykład, klient zwracający się do niestandardowego warsztatu samochodowego w celu odświeżenia starego samochodu swojego ojca może być skłonny wydać tylko 20 000$. Pozostawia to w gestii kierownika projektu w warsztacie manipulowanie zakresem projektu i terminem, aby spełnić wymagania budżetowe klienta.
Widok obciążenia pracą według zadań pozostałych do wykonania ścieżka krytyczna za pomocą jednego przełącznika w ClickUp!
Jeśli w tym scenariuszu klient również wyznacza termin (i powiedzmy, że termin ten jest napięty), wówczas kierownik projektu musi poważnie ograniczyć ogólny zakres modernizacji, aby zapewnić równowagę między czasem i kosztami.
Niestety, istnieją inne czynniki, które mogą mieć wpływ na koszty i powodzenie projektu. Oto lista typowych czynników negatywnie wpływających na ograniczenie kosztów projektu:
- Nagłe zmiany cen surowców
- Dodatkowe koszty rekrutacji po zmianach w personelu
- Dodatkowe szkoleniawymagania przez pracowników do specjalistycznych zadań w ramach projektu
- Nowe produkty dodane do zakresu projektu przez klienta
Oto kilka rzeczy, które jako kierownik projektu możesz zrobić, aby lepiej zarządzać kosztami:
- Dowiedz się, jak skutecznie przydzielać (i ponownie przydzielać) zasoby pomiędzy poszczególne zadania i kamienie milowe projektu
- Negocjuj koszty z wykonawcami i dostawcami, aby obniżyć je tak nisko, jak to tylko możliwe
- Rozważ tańsze alternatywy dla drogich zasobów
- Zmniejszenie zakresu projektu poprzez usunięcie niepotrzebnych zadań
Używaj tych_ Szablony propozycji budżetowych !
3. Zakres
Zakres odnosi się do ogólnego rozmiaru projektu. Jest to ograniczenie, które jest trudniejsze do zdefiniowania, ale można o nim myśleć po prostu jako o końcowej wizji klienta.
Na zakres lub wielkość projektu składa się wiele różnych czynników. Obejmują one następujące elementy:
- Ogólna jakość projektu
- Jego złożoność, liczba lub rozmiar jego rezultatów
- Wymagany poziom szczegółowości
- Liczba funkcji, które będzie posiadał produkt końcowy
- Obciążenie produktu końcowego (np. liczba festiwalowiczów, których może pomieścić wyskakujące miejsce)
Zasadniczo, im bardziej złożony i zaangażowany jest projekt (powiedzmy, wystrzelenie nowego satelity w przestrzeń kosmiczną), tym większy jest jego zakres i tym więcej czasu i zasobów trzeba będzie na niego przeznaczyć, aby utrzymać równowagę trójkąta projektu.
W przeciwieństwie do tego, im prostszy i bardziej wypróbowany jest projekt (powiedzmy, zbudowanie modelu satelity dla ustawienia filmu w przestrzeni kosmicznej), tym mniejszy jest jego zakres i tym mniej czasu i zasobów będzie potrzebował projekt, aby osiągnąć powodzenie.
Często zakres jest zmienną, którą można najbardziej elastycznie dostosować, aby uwzględnić nieprzewidziane i nieuniknione zmiany wprowadzone przez klienta lub stronę trzecią.
Na ograniczenie zakresu Trójkąta Zarządzania Projektami może mieć wpływ wiele rzeczy, w tym:
- Dodanie elementów dostarczanych przez klienta
- Pełzanie zakresu
- Zmniejszenie budżetu klienta
- Zmiana terminu realizacji projektu
- Zły plan wymagań projektu na samym początku
Niektóre z metod, których możesz użyć jako kierownik projektu, aby utrzymać zakres projektu to:
- Wdrożenie aplan zarządzania zmianą lubplan powodzenia* Przedłużenie terminu
- Zmiana przydziału zasobów do lub od projektu
- Ponowna ocena konieczności wykonania każdego nowego zadania w miarę zbliżania się do niego
Korzyści z używania trójkąta do zarządzania projektami
Trójkąt Zarządzania Projektami to nie tylko sposób myślenia o planowaniu i zarządzaniu projektami; to weryfikowalnie użyteczne narzędzie, dzięki któremu możesz być bardziej skutecznym kierownikiem projektu.
Piękno trójkąta projektu polega na tym, że oferuje on elastyczność, w tym inne korzyści:
1. Komunikacja z klientem
Klienci mogą przyjść do ciebie z wystarczająco jasną wizją w głowie, ale to nie znaczy, że będą świadomi niezliczonych zawiłości, takich jak linia dostaw czy wymagania dotyczące specjalistycznych szkoleń. Możesz użyć Trójkąta Zarządzania Projektami jako jasnej i zwięzłej pomocy wizualnej, aby pomóc wdrożenie klienta i lepiej docenić wzajemne relacje między budżetem, zakresem i terminem.
2. Zarządzanie zmianamiTrójkąt projektu pozwala zobaczyć i sprawnie działać w przypadku jakichkolwiek zmian w jednym z trzech projektów
ograniczeń projektu . Korzystanie z PMT w zarządzaniu projektami pozwala na tworzenie kompleksowych planów zarządzania zmianą zapewniając, że Twój Teams jest przygotowany i odporny na zmiany.
3. Wyjaśnienie priorytetów
Świadomość zależności między trzema ograniczeniami: kosztem, czasem i zakresem, pozwala szybko ustalić kluczowe priorytety danego projektu. Pozwoli ci to na natychmiastowe rozpoznanie kluczowych wskaźników wydajności lub kamieni milowych, które pomogą ci jasno zrozumieć, co ty i każdy członek zespołu musicie osiągnąć, aby utrzymać jakość produktu końcowego i zapewnić powodzenie projektu.
4. Redukcja ryzyka
Trójkąt Zarządzania Projektami zmniejsza ogólne ryzyko niepowodzenia projektu. Poprzez zarządzanie oczekiwaniami klienta, zapewnienie, że nieoczekiwane zmiany w podstawowych ograniczeniach mogą być łatwo zaabsorbowane i ustawienie jasnych priorytetów dla zakresu projektu za pomocą PMT, kierownicy projektów mogą lepiej kontrolować projekt i odpowiednio się do niego dostosowywać.
Czym jest trójkąt Agile?
Podobny w konstrukcji i funkcji do Trójkąta Zarządzania Projektami, Teams i profesjonaliści Agile opracowali własne podejście do niego, które nazywają Agile Triangle.
Motywacją do stworzenia Trójkąta Agile było stworzenie większej elastyczności. Tradycyjny Trójkąt Zarządzania Projektami był zbyt sztywny i mógł być wrażliwy na zmiany w ramach potrójnych ograniczeń.
W trójkącie Agile, trzy boki (lub punkty) są zamiast tego oznaczone etykietami: Wartość, Jakość i Ograniczenia. Zauważ, że tutaj cały trójkąt zarządzania projektami został ograniczony tylko do jednego boku lub rogu trójkąta Agile.
via Zarządzanie projektami.com The korzyść z Agile Trójkąt polega na tym, że kładzie większy nacisk na jakość projektu i wartość produktu końcowego projektu dla klienta. Ograniczenia, choć nadal jest ich trzy, stają się pojedynczym czynnikiem w ogólnym zarządzaniu projektem.
Na przykład, jeśli Teams opracowuje aplikację przy użyciu trójkąta Agile do zarządzania projektami, a klient chce zwiększyć liczbę funkcji, które użytkownik końcowy może zakończyć za pomocą aplikacji (tj. zwiększyć wartość), wówczas kierownik projektu będzie musiał obniżyć ogólną jakość aplikacji i lub zwiększyć niektóre lub wszystkie ograniczenia (więcej pieniędzy, więcej czasu, większy zakres).
Wdrażanie trójkąta zarządzania projektami
Dotarłeś już tak daleko. Ale znajomość teorii stojącej za Trójkątem Zarządzania Projektami i umiejętność zastosowania tej teorii w praktyce to dwie różne rzeczy.
Opanowanie PMT i wszystkich związanych z nim korzyści może zająć lata i jest czymś, czego wiele osób uczy się na uniwersytecie lub w college'u na kierunkach związanych z biznesem, zarządzaniem, przedsiębiorczością i finansami.
W tej sekcji omówimy, w jaki sposób można zastosować nowo zdobytą wiedzę teoretyczną w prawdziwym świecie biznesu i zarządzania projektami. Na początku warto jednak wspomnieć, że nie trzeba tego robić samemu. Obecnie zarówno kierownicy projektów, jak i klienci mają dostęp do imponujących i przydatnych cyfrowych narzędzi biznesowych online.
Wizualizuj zadania, projekty i cykle pracy w najlepszy dla siebie sposób dzięki ponad 15 konfigurowalnym widokom ClickUp
Jeden z najpopularniejszych cyfrowych oprogramowanie do zarządzania projektami jest ClickUp, który oferuje użytkownikom różne funkcje integralne dla skutecznego równoważenia ograniczeń, zarządzania zmianami i organizacji zespołu.
Kierownicy projektów mogą polegać na ClickUp, aby pomóc im w planowaniu, zarządzaniu i śledzeniu ich projektów. A ponieważ cała platforma jest konfigurowalna, zespoły mogą skonfigurować ją tak, aby wspierać swoje preferencje dotyczące cyklu pracy, niezależnie od tego, czy jest to tradycyjny czy zwinne zarządzanie projektami podejście lub jakiekolwiek inne.
Oto niektóre z najbardziej godnych uwagi funkcji oferowanych przez ClickUp:
- Wyczyszczone wizualizacje zasobów poprzezniestandardowe widokitakich jak widok obciążenia pracą
- Globalny time tracker, który działa wszędzie
- Szablony do zarządzania cyklami pracy w zespole
- Narzędzia do współpracy, takie jak Tablica, widok czatu, przypisane komentarze i inne
- Funkcja e-mail w aplikacji, która pozwala wysyłać i odbierać wiadomości e-mail w ClickUp
- Śledzenie postępu prac nad projektem za pomocą intuicyjnego narzędziaWidok Tablicy* Zarządzaj czasem i zasobami za pomocąWykresy Gantta
Wizualizuj zwinne cykle pracy za pomocą widoku ClickUp Tablica i ustawiaj tablice według statusu, terminu, priorytetu i nie tylko, aby lepiej dostosować swój zespół
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób ClickUp może pomóc Ci wdrożyć nauki Trójkąta Zarządzania Projektami w różnych scenariuszach.
1. Zarządzanie kosztami
W każdym projekcie duża część początkowego budżetu jest szybko zjadana z powodu nieefektywności. Niezależnie od tego, czy jest to zbyt dużo czasu spędzonego na pracy nad zadaniami o niskim priorytecie, czy też efektywne przydzielanie zasobów i redukcja kosztów poprzez usprawnienie działań zespołu, zarządzanie kosztami jest kluczem do utrzymania zrównoważonego trójkąta projektu.
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów Funkcje zarządzania zasobami w ClickUp zostały zaprojektowane specjalnie w celu zwiększenia wydajności Teams dowolnej wielkości, zwłaszcza tych pracujących zdalnie. Oferuje funkcje, które pomagają wizualizować zasoby na pierwszy rzut oka, poprawiają komunikację i współpracę w zespole oraz śledzenie postępów.
2. Zarządzanie czasem
Nie zawsze można zmienić ustawiony termin lub przyspieszyć procesy innych firm, takie jak na przykład dostawa materiałów. Na niektóre rzeczy nie masz wpływu. Właśnie dlatego, jako kierownik projektu, ważne jest, aby starannie zarządzać swoim czasem , ogólną osią czasu projektu i czasem zespołu.
ClickUp oferuje dwie unikalne funkcje, które pozwalają kierownikom projektów na osiągnięcie doskonałości w zarządzaniu projektami. Ty i Twój Teams możecie używać Globalny time tracker ClickUp który działa zarówno aktywnie, jak i wstecz. Ich time tracker jest dostępny na wszystkich urządzeniach, w tym smartfonach, co oznacza, że Twój zespół może śledzić swoją pracę bez względu na to, gdzie się znajduje, maksymalizując swoją wydajność i minimalizując zakłócenia na osi czasu projektu.
Dodatkowo, można korzystać z Szablony obciążenia pracą pracowników aby pomóc w zarządzaniu czasem zespołu, przydzielaniu zasobów i ponownej ocenie obciążenia poszczególnych członków zespołu nowymi zadaniami w cyklu tygodniowym. Monitorowanie obciążenia pracą zespołu może pomóc w przydzielaniu nowych lub bardziej złożonych zadań członkom zespołu lub ocenie, którzy pozostają w tyle lub są przeciążeni zadaniami.
Wizualizuj, ile pracy jest przypisane do poszczególnych współpracowników, a także do każdego z zespołów za pomocą widoku obciążenia pracą w ClickUp Pobierz ten szablon Bonus: Capacity Planning Templates
3. Zarządzanie zakresem
Wreszcie, aby być skutecznym kierownikiem projektu, musisz być w stanie negocjować równowagę między kosztami i czasem, manipulując również ogólnym zakresem projektu i zarządzając nim. Może to oznaczać rozszerzenie jego zakresu, jeśli okaże się, że masz więcej czasu i pieniędzy, niż wcześniej sądziłeś, lub zmniejszenie zakresu w niektórych kluczowych obszarach, jeśli brakuje ci zasobów lub termin zbliża się wielkimi krokami.
ClickUp w ogromnym stopniu pomaga w zarządzaniu zakresem projektu dzięki funkcji Szablon zakresu prac ClickUp . Możesz użyć tego zasobu jako przewodnika podczas zbierania i dokumentowania zakresu projektu, rezultatów, kamieni milowych i innych.
Co więcej, możesz Szablon podziału zakresu prac ClickUp umożliwiający zgrabne rozbicie makro wersji rezultatów projektu na mikro zadania i kamienie milowe oraz śledzenie postępów zespołu w każdym z nich.
Rozbij zakres projektu na małe produkty i z łatwością śledź produkty dla każdej sceny i fazy zespołu zaangażowanego w ClickUp Whiteboards Pobierz ten szablon Bonus: Work Breakdown Structure Software ( WBS )
Zacznij używać Trójkąta Projektu i ClickUp do zarządzania projektami
Bez skutecznego kierownika projektu, nawet najprostszy projekt zakończy się niepowodzeniem; niepowodzenie mierzy się stopniem, w jakim projekt spotkał się lub nie ze swoim budżetem, ramami czasowymi i zakresem. Co ciekawe, podczas gdy większe firmy i korporacje będą miały dedykowanych kierowników projektów w rolach z tytułem, tak naprawdę każda firma ma takiego kierownika.
Nawet jeśli mała, niezależna kawiarnia na rogu twojej ulicy ma tylko trzech członków personelu, jeden z nich będzie działał jako kierownik projektu, prawdopodobnie nawet nie zdając sobie z tego sprawy.
A ponieważ każdy biznes potrzebuje kierownika projektu (i to dobrego), najważniejsze jest, aby każdy kierownik projektu miał dostęp do odpowiednich narzędzi do pracy. Trójkąt Zarządzania Projektami, w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania, takim jak ClickUp, to zwycięska kombinacja. 🤝 Wypróbuj ClickUp za Free już dziś! Guest Writer:
Veselin Mladenov
jest menedżerem zawartości ThriveMyWay.
Ma ponad 10-letnie doświadczenie w marketingu korporacyjnym i sprzedaży i postanowił realizować swoją pasję do marketingu cyfrowego i danych powstania zawartości.