Prowadzenie zespołu?
Prawdopodobnie spędzasz dużo czasu zastanawiając się nad tym, jak się komunikujesz lub czy w ogóle robisz to dobrze. Nie ma w tym nic dziwnego. W końcu skuteczna komunikacja jest podstawą zdrowej dynamiki zespołu.
Badania podkreśliły również znaczenie komunikacji, w tym ustalenia takie jak:
- Dobrze połączone Teams doświadczają lepszych wyników w pracy20-25% wzrost wydajności Bezproduktywne spotkania w wyniku słabej komunikacji kosztują duże amerykańskie Businessy wzrost o100 milionów dolarów każdego roku A whopping97% pracowników uważa, że sposób, w jaki się komunikują, wpływa na ich wydajność w miejscu pracy
Aby stworzyć skuteczną strategię komunikacji w miejscu pracy, liderzy muszą zrozumieć i rozważyć rodzaje umiejętności komunikacyjnych, które najlepiej sprawdzą się w danej sytuacji. Podczas gdy niektóre sposoby komunikacji mogą wydawać się oczywiste, diabeł tkwi w szczegółach tego, jak zastosować każde podejście i zacząć uczyć się wskazówek dotyczących mowy ciała.
Aby pomóc ci dopracować sposób teams komunikuje się rozważmy 12 strategii komunikacji, które mają wiele zalet, niezależnie od wielkości zespołu. 🚀
Dlaczego strategie komunikacji są ważne?
Chociaż nie trzeba być naukowcem, aby zrozumieć, dlaczego strategie komunikacji w miejscu pracy są tak ważne, warto podkreślić płynące z nich korzyści.
- Lepsza dystrybucja niezbędnej wiedzy: Tworzenie otwartych kanałów skutecznej komunikacji w miejscu pracy, takich jak regularnie zaplanowane spotkania, biuletyny firmowe i przeglądy wyników, zapewni pracownikom wiedzę niezbędną do zrozumienia ich roli i sposobu zarządzania obowiązkami. Strategia otwartej komunikacji daje teamom lepsze możliwości doosiągnąć swoje KPI. 📈
- Zachęcanie do wspólnego rozwiązywania problemów: Wspieranie środowiskawspółpracy zespołowej i rozwiązywania problemów w miejscu pracy poprzez zachęcanie pracowników doburzy mózgów i wspólnego znajdowania rozwiązań. 🧠
- Organizuj tylko efektywne i niezbędne spotkania: Jednym z bardziej powszechnych form komunikacji w zespole jestpoprzez spotkanie. Jednak niepotrzebne i bezproduktywne spotkania są szkodliwe dla skutecznej komunikacji. Dlatego też należy skupić się tylko na najważniejszych punktach rozmowy, które należy nakreślić przed rozmową telefoniczną lub spotkaniem. ⏰Zachęcaj do wyrównania: Główny problem dlazdalnych teamów jest niedostosowanie ze względu na różne strefy czasowe. Twójplan komunikacji w projekcie musi uwzględniać sposobywzmocnić relacje w zespole-niezależnie od tego, czy sązdalni członkowie zespołu lub nie - regularniewyrównując wszystkich. 👯
- Buduj zaufanie i zachowaj przejrzystość: Przejrzystość jest kluczem do każdej strategii komunikacji, gdyzarządzanie teamem. Stwórz środowisko aktywnego słuchania, aby budować zaufanie. 🤝
12 Strategie komunikacji
Bez wyczyszczonych komunikacja w zespole projekty nie przekraczają linii mety, a rozwój staje w miejscu. Właśnie dlatego znajomość i wdrażanie strategii komunikacji, które najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole, ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia.
Zapoznajmy się z naszymi 12 najlepszymi strategiami komunikacji, które możesz zacząć stosować w swoim zespole od zaraz:
1. Używaj wielu rodzajów komunikacji
Twój zespół powinien mieć wiele sposobów komunikacji, w tym rozmowy osobiste, e-mail, rozmowy telefoniczne, rozmowy wideo i narzędzia czatu. Korzystanie z różnych metod sprawia, że wszyscy w zespole są na tej samej stronie i mają dostęp do potrzebnych informacji.
Wzmianki o członkach zespołu bezpośrednio w zadaniach z opcją wysłania powiadomienia
Na przykład, jeśli korzystasz z rozwiązań do komunikacji zespołowej, takich jak ClickUp, z możliwością oznaczania i wzmiankowania członków zespołu w zadaniach, dokumentach i nie tylko, umożliwiasz swojemu zespołowi komunikację w trakcie pracy. Zmniejsza to przełączanie kontekstu co usprawnia proces do zrobienia.
2. Ustawienie podstawowych zasad komunikacji
Ustaw wytyczne dotyczące tego, jak i kiedy członkowie Teams powinni się komunikować. Może to obejmować oczekiwane czasy odpowiedzi, sposób korzystania z różnych platform komunikacyjnych i kto powinien być CC w niektórych e-mailach. 📝
Dotyczy to również spotkań, które są prawdopodobnie jednym z zadań w miejscu pracy, które pochłaniają dużą część zasobów zespołu. Rozważ ustawienie podstawowych zasad komunikacji werbalnej i sposobu, w jaki członkowie powinni komunikować się podczas spotkań (tj. wyszczególnij wszelkie oczekiwania dotyczące pracy przygotowawczej z wyprzedzeniem).
3. Eliminacja silosów komunikacyjnych
Upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu są włączeni w pętlę komunikacyjną jest trudne, gdy nie masz narzędzi cyfrowych, które to ułatwiają. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli pracujesz z teams hybrydowe -co oznacza, że niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie i w biurze.
Funkcja tabeli w ClickUp umożliwia tworzenie matrycy komunikacji bez opuszczania pulpitu
Nikt nie powinien być pominięty w rozmowie, dlatego dobra komunikacja eliminuje silosy. Twoja strategia komunikacji powinna obejmować niewielką grupę osób wybór narzędzi komunikacji w miejscu pracy tak, abyś nie był zbyt obciążony zbyt wieloma narzędziami narzędzia biznesowe . Pobierz szablon matrycy komunikacyjnej ClickUp
4. Mieć wyznaczonego moderatora
Wyznaczenie jednej osoby, która ułatwi proces komunikacji i zapewni, że każdy przekaże swoje uwagi w odpowiednim czasie. Zawsze należy dążyć do tego, by spotkania były wydajne i poświęcone zadaniom.
Ale jeśli chcesz pójść o krok dalej, przydziel komuś z zespołu odpowiedzialność za utrzymanie komunikacji w ryzach poza spotkaniami. Wyznaczony facylitator pomaga w zapewnieniu własności zadań i wypełnianiu luk.
5. Korzystaj z narzędzi do współpracy w czasie rzeczywistym
Monitoruj aktualizacje projektów, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
_Łatwo komunikuj się za pomocą wielu wbudowanych narzędzi projektu Tablica, idealnych do burzy mózgów i wymiany pomysłów
Narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym, takie jak Mapy myśli ClickUp , Tablic i Dokumentów, oferują świetny sposób na komunikację między zespołami i jednoczesną pracę nad projektami.
Pomyśl o Tablicach jak o piaskownicy, w której zespoły wykorzystują wizualne i pisemne rodzaje komunikacji do udostępniania i udoskonalania pomysłów. Najlepsze jest to, że narzędzia Tablica są łatwe w użyciu i na tyle konfigurowalne, że zespoły mogą się do nich odwoływać i edytować je na bieżąco.
6. Ustaw wyczyszczone cele zespołu
Wyznaczanie jasnych i wymiernych celów jest niezbędne, aby zespoły mogły śledzić swoje działania i mieć pewność, że wszyscy dążą do tych samych celów. Funkcje celów w ClickUp ułatwiają ustawienie, śledzenie i osiągać cele zespołu z dużą widocznością.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Twórz możliwe do śledzenia cele połączone z zadaniami w pracy, dzięki czemu możesz mierzyć cele i wizualizować oś czasu. Pod względem stylów komunikacji, wykorzystuje zarówno pisemne, jak i wizualne komunikację, aby utrzymać połączenie zespołu w zakresie celów .
7. Zachęcanie do dwustronnej komunikacji
Aby komunikacja była skuteczna, musi być dwukierunkowa. Kiedy mówi się, że "do tanga trzeba dwojga", dotyczy to również komunikacji w miejscu pracy. 💃
Zachęcaj członków Teams do zadawania pytań i otwartego udostępniania swoich pomysłów. Pomaga to zbudować bardziej zjednoczony zespół, który pracuje w oparciu o te same pomysły i informacje zwrotne.
8. Używaj aplikacji do udostępniania ekranu
Udostępnianie nagrań ekranu w celu precyzyjnego przekazania wiadomości bez konieczności wysyłania e-maili lub organizowania osobistych spotkań
Aplikacje do udostępniania ekranu, takie jak Narzędzie ClickUp's Clip są niezwykle przydatne dla zdalnych Teams. Umożliwiają one członkom zespołu udostępnianie swojej pracy w czasie rzeczywistym, zapewniając jednocześnie, że każdy jest wyrównane i mogą współpracować .
Oczywiście istnieją również narzędzia takie jak Zoom, które umożliwiają Teams udostępnianie ekranu w czasie rzeczywistym. 💻
To kwestia znalezienia kombinacji narzędzi, która wygładzi czkawkę w przepływie pracy zespołu. W ten sposób przekazywanie informacji staje się dziecinnie proste zarządzanie zmianą odbywa się skutecznie.
9. Rozbijanie złożonych tematów
Podziel złożone tematy na mniejsze części, aby ułatwić ich zrozumienie. Obejmuje to dzielenie problemów na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania, dzięki czemu można skupić się na jednym aspekcie naraz.
Wizualizacja i zarządzanie mapą drogową produktu w widoku osi czasu ClickUp
Prezentacje, dokumenty, szablony , matryce i narzędzia takie jak Tablica są pomocne w rozbijaniu złożonych zadań i oś czasu projektu aby nic nie umknęło uwadze.
Zaletą korzystania z tych narzędzi jest to, że wszystkie one umożliwiają odniesienie się do wysiłków związanych z podziałem, dzięki czemu zespoły są zawsze na bieżąco.
10. Centralizacja wysiłków komunikacyjnych
Centralizacja, centralizacja, centralizacja. Często wysiłki związane z komunikacją w zespole są marnowane z powodu kilku błędów w zarządzaniu zespołem. Może to wynikać z różnych przyczyn, takich jak:
- Rozproszony stos technologiczny
- Brak ram odniesienia dla tego, jak należy podchodzić do projektów
- Rozłączone dokumenty znajdujące się na zbyt wielu oddzielnych platformach
Gdy komunikacja jest scentralizowana, Teams lepiej śledzą swoje rozmowy, zadania i projekty w jednej przestrzeni. Ogranicza to konieczność przełączania się między zadaniami i kontekstami oraz pomaga zespołowi skupić się na tym, co ważne.
Ważne jest, aby pamiętać, że strategie komunikacyjne - jeśli są dobrze stosowane - pomagają zespołom czynić postępy w trakcie samej pracy, a nie gubić się w zadaniach kierowniczych. Duży krok w tym kierunku zaczyna się od scentralizowania sposobu komunikacji i udostępniania informacji.
11. Organizowanie regularnych spotkań Teams
Organizowanie regularnych spotkań zespołu to świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco ze swoimi zadaniami i zsynchronizowani ze sobą . Spotkania Teams stanowią również doskonałą okazję do otwartej dyskusji i współpracy.
Wszystko, co nie jest oczywiste, jest wyjaśniane, a Teams mogą poruszać wszelkie potencjalne problemy. Regularne spotkania Teams są w większości werbalne, ale nie należy zapominać o komunikacji wizualnej i pisemnej, aby przekazać swoje uwagi.
12. Priorytetowa komunikacja 1 na 1
Liderzy teamów nie powinni zapominać o traktować priorytetowo komunikację jeden na jeden . Aby czerpać korzyści z tych spotkań, potrzebne są silne umiejętności komunikacyjne w miejscu pracy.
Zacznij od zaplanowania regularnych spotkań z członkami Teams w celu omówienia konkretnych tematów. Wykorzystaj ten czas na regularne przekazywanie pozytywnych informacji zwrotnych, aby członkowie Teams czuli się bezpieczni i doceniani. W tym miejscu zaczniesz uczyć się języka ciała i innych niewerbalnych sposobów komunikacji.
Spotkania jeden na jeden dają członkom zespołu szansę na zadawanie pytań , dzielenia się pomysłami i nadrobienia wszelkich problemów. Regularnie organizuj takie spotkania i pamiętaj o ustawieniu jasnych zasad komunikacji.
Ustaw jasne role i oczekiwania podczas spotkań 1 na 1 dzięki temu szablonowi ClickUp
Jeśli potrzebujesz pomocy w zorganizowaniu spotkania 1 na 1 kadencja spotkań możesz skorzystać z szablonu ClickUp, aby szybciej rozpocząć pracę! Łatwe ustawienie i śledzenie swoich spotkania 1 na 1 z Szablon ClickUp 1-on-1 ! Pobierz ten szablon
Rodzaje strategii komunikacyjnych
Ogólnie rzecz biorąc, istnieją cztery podstawowe strategie komunikacji, które należy wziąć pod uwagę podczas pracy z zespołem. Omówmy szczegółowo każdą strategię komunikacji, abyś wiedział, co najlepiej sprawdzi się w Twojej sytuacji lub roli:
Komunikacja werbalna
Kiedy pracownicy używają języka werbalnego do wymiany informacji, używają komunikacji werbalnej. Niezależnie od tego, czy jest to rozmowa twarzą w twarz, prezentacja czy spotkanie Zoom, celem jest skuteczna komunikacja poprzez interakcje werbalne.
Rozpoczynaj spotkania i dołączaj do nich bezpośrednio ze swoich zadań dzięki integracji ClickUp z Zoom
Aby uzyskać najlepszą komunikację jeden na jeden, musisz wziąć pod uwagę swoje umiejętności werbalne, takie jak skuteczne wyjaśnianie pomysłów, przechodzenie do sedna sprawy i utrzymywanie zaangażowania słuchaczy.
Komunikacja niewerbalna
Komunikacja niewerbalna ma miejsce, gdy pracownicy przekazują wiadomości bez użycia słów. Obejmuje to język ciała, mimikę twarzy, gesty, a nawet kontakt wzrokowy. Spośród wszystkich strategii komunikacji, ta jest często najważniejsza do zrozumienia.
Komunikacja niewerbalna nadaje kontekst przekazowi werbalnemu. I ostatecznie pomaga wychwycić niewerbalne sygnały od pracowników. Nie każdy będzie chciał komunikować się bezpośrednio poprzez rozmowę.
Wraz z rozwojem wirtualna komunikacja może być o wiele trudniej wychwycić mowę ciała, ton głosu i inne niewerbalne wskazówki, które łatwiej dostrzec osobiście.
Właśnie dlatego zachęca się do włączania kamer podczas rozmów na Zoomie. Zrozumienie komunikacji niewerbalnej jest ważne dla komunikacji zdalnej ponieważ pomaga zapewnić kontekst i minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Komunikacja pisemna
E-maile, notatki, biuletyny, notatki, a nawet symbole są doskonałymi przykładami komunikacji pisemnej. Skuteczne strategie komunikacji polegają na pisaniu - wszystko, począwszy od wybranych słów, struktury zdań i sposobu organizacji tekstu, liczy się podczas komunikowania się w ten sposób.
ClickUp Docs umożliwia bogaty format i polecenia / ukośnik aby pracować wydajniej
W miejscu pracy pracownicy wymieniają się informacjami za pośrednictwem pisemnych dokumentów, które przybierają różne formularze. Ten rodzaj komunikacji jest korzystny, ponieważ pozwala na trwały zapis rozmowy, dzięki czemu każdy może łatwo się do niej odnieść i ją przejrzeć.
Posiadanie jednego baza wiedzy system do pracy ułatwia udostępnianie informacji wielu współpracownikom i eliminuje możliwość błędnej interpretacji. Ta strategia komunikacji jest również doskonałym sposobem dla menedżerów na oddelegowane zadania i obowiązki .
Bonus: Oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej !
Komunikacja wizualna
Elementy wizualne, takie jak diagramy, wykresy, wideo, zdjęcia i inne, są wykorzystywane do przekazywania wiadomości za pomocą komunikacji wizualnej. Spośród najskuteczniejszych strategii komunikacyjnych, ta jest korzystna, ponieważ pomaga rozbić złożone koncepcje i ułatwić ich zrozumienie.
Wykorzystanie ClickUp Whiteboards jako wizualnego narzędzia do współpracy dla dowolnych potrzeb
Wizualność Tablice ClickUp -pomagają dodać kontekst do wiadomości, ułatwiając jej zrozumienie. Dlatego właśnie istnieją książki z obrazkami. Ponadto ten rodzaj strategii komunikacyjnej pozwala wyjaśniać złożone koncepcje, podejmować szybsze decyzje, zwiększać zaangażowanie na spotkaniach i jest łatwy do odniesienia.
Wykorzystaj strategie komunikacji ze swoim Teamsem w ClickUp
Korzystanie z odpowiednich narzędzi, strategii i metod komunikacji pomoże poprawić komunikację i współpracę w zespole. Celem jest upewnienie się, że wszyscy pracują nad tymi samymi celami, a najlepiej jest to zrobić za pomocą solidnej strategii komunikacji.
Co więcej, korzystanie z narzędzi do współpracy w czasie rzeczywistym w celu scentralizowania komunikacji w zespole zapewni wszystkim dostęp do potrzebnych informacji. ClickUp oferuje szeroki zakres funkcji do zrobienia właśnie tego!
Skorzystaj z narzędzi ClickUp do współpracy w czasie rzeczywistym, funkcji śledzenia celów, rozszerzenia do nagrywania ekranu i szablonów spotkań, aby pomóc zespołom pozostać w zgodzie i zachować wydajność.
Dopracuj swoją strategię komunikacji z ClickUp! Zacznij już dziś za Free !