wykonuje czarodziejskie słowo na kredyt plemienny _, firmy świadczącej usługi finansowe dostosowane do potrzeb startupów. Ma ponad 5-letnie doświadczenie w opowiadaniu historii decydentów w sprawach publicznych, a teraz w finansach i przedsiębiorczości. Kiedy nie jest w pracy, testując swoją tolerancję na kofeinę, może ćwiczyć Muay-Thai lub czytać beletrystykę
Równoważenie szybkiego tempa pracy firmy z zadaniem wymagającym precyzji, takim jak zarządzanie wydatkami, stanowi coraz większe wyzwanie dla wydajności.
pokazuje, że 6 na 10 pracowników zgłosiło co najmniej jeden nieprawidłowy błąd
a co najmniej 33% złożyło dokumenty z co najmniej pięcioma błędami.
Aby znaleźć wspomniane niedokładności, współpracownicy muszą skanować każdy wpis bez gwarancji jego przypięcia. Może to prowadzić do
wysokich kosztów i ryzyka braku zgodności
.
Obecnie dysponujemy narzędziami do zarządzania dedykowanymi do rozwiązywania tych problemów i
pomiaru wydajności w celu wykrycia naszych obszarów możliwości.
Dlaczego więc wciąż jest to aktualne?
Wyzwaniem nie jest brak dostępnych narzędzi, ale ich rosnąca liczba. Liderzy finansowi muszą wybrać, które narzędzia i usługi są optymalne dla wydajności zespołu, a często to zadanie jest kłopotliwe samo w sobie.
Jeśli Twój zespół wymaga małego impulsu, jesteśmy tutaj, aby Ci w tym pomóc.
Oto pięć sposobów na zwiększenie wydajności i precyzji zespołu ds. zarządzania wydatkami.
Ale najpierw najważniejsze.
Czym zajmuje się zespół ds. zarządzania wydatkami?
Pamiętasz swoją pierwszą podróż służbową? My tak, i pamiętamy też, że zgubiliśmy oba paragony za bilety lotnicze, więc nie mogliśmy ich przedłożyć zespołowi ds. księgowości. Nieuchronnie otrzymaliśmy klasyczne rozczarowane spojrzenie.
Aby zapobiec problemom takim jak wzmianka powyżej, zespół ds. zarządzania wydatkami sprawdza, czy każdy wydatek jest uzasadniony i zgodny z prawem
, wykorzystując wszystkie bilety, faktury lub vouchery zebrane podczas podróży, aby zapewnić odpowiedzialność w działaniu firmy. Zasadniczo są oni strażnikami przepływu gotówki w firmie, a ich praca ma kluczowe znaczenie dla kondycji finansowej!
Brak zespołu ds. zarządzania wydatkami o tak istotnej funkcji może być szkodliwy dla całej operacji. Ponieważ żadna firma na świecie nie chce, aby zabrakło jej pieniędzy, prawda?
Wyobraźmy sobie taką sytuację: CB Insights twierdzi, że brak gotówki jest pierwszym powodem, dla którego startupy upadają . Po przeanalizowaniu ponad 100 raportów z sekcji zwłok zdali sobie sprawę, że nieprecyzyjny projekt wydatków był jednym z głównych powodów, dla których nie mogli zapewnić sobie zaangażowania inwestorów w kolejnych rundach.
Właśnie dlatego dokładne połączenie narzędzi i usług, które mogłyby zwiększyć wydajność zespołu zarządzającego wydatkami, może przynieść korzyści całej organizacji.
Hack #1: Śledzenie czasu rzeczywistego
W czasach, gdy wydatki były zapisywane na papierze, urządzenie, które mogło powiedzieć, kiedy, gdzie i jak przepływ gotówki został wydany w czasie rzeczywistym, było świętym Graalem działów księgowości.
Firmy potrzebują zespołów ds. wydatków, aby przewidzieć potencjalną anomalię, ponieważ zawsze lepiej jest działać proaktywnie i podejmować działania tak szybko, jak to możliwe.
Opierając się na punkcie równowagi dla każdego okresu operacyjnego, Teams może ustawić pułap wydatków i wykorzystać
pulpitu, który pozwala im śledzić w czasie rzeczywistym przepływ pieniędzy i dostrzec wszelkie potencjalne problemy.
Rozwiązania Tribal do kontroli wydatków
Hack #2: Tworzenie raportów za pomocą kilku kliknięć
Aberdeen Group szacuje, że przetwarzanie pojedynczego raportu wydatków kosztuje małe i średnie Business średnio $$$a 35 .
Czy nie sądzisz, że podwójne sprawdzenie byłoby tańsze niż do zrobienia tego ponownie?
Poświęć mniej czasu na generowanie raportów i stwórz swojemu zespołowi przestrzeń do sprawdzenia niespójności.
Korzystanie z rozwiązań programowych, takich jak Pulpit nawigacyjny ClickUp i ich narzędzia do tworzenia raportów pozwala zespołowi zoptymalizować wydajność, skracając czas potrzebny na ich stworzenie.
Możesz również stworzyć własne centrum kontroli misji dla całego zespołu. W ten sposób można uzyskać cenny wgląd w pracę zespołu i wskazać, gdzie można usprawnić proces raportowania wydatków w celu obniżenia kosztów.
Pro Tip: Obejrzyj
ClickUp University: Raportowanie z wykorzystaniem pulpitów nawigacyjnych
Zbuduj niestandardowe centrum kontroli misji za pomocą pulpitów w ClickUp
Hack #3: Opowiedz historię i buduj mosty
Nie jest niczym niezwykłym, że zespoły finansowe (i ogólnie specjaliści ds. finansów) mają trudności z przekazywaniem swojej wiedzy i spostrzeżeń w przystępny i atrakcyjny sposób_-_przynajmniej dla niewtajemniczonych.
Zapytany o to, dlaczego wykresy i diagramy są po prostu suchymi kompilacjami nudnych statystyk, Edward Tufte (no wiesz, ten facet o imieniu galileuszem wykresów przez Bloomberg ) odpowiedział:
Jeśli statystyki są nudne, to masz złe liczby
Unikaj nudnego raportowania, choć nie tylko dla zabawy, ale przede wszystkim dla przejrzystości. Włączenie pomocy wizualnych i technik opowiadania historii do swojego cyklu pracy a zobaczysz, jak bardzo możesz poprawić komunikację między Teams.
Hack #4: Łatwe podejmowanie decyzji
Liderzy finansowi i osoby podejmujące decyzje biznesowe mogą niemal całkowicie skupić się na planowaniu i strategii, jeśli zespół może generować spostrzeżenia za pomocą wysokiej jakości danych w czasie rzeczywistym_-_dzięki narzędziom takim jak pulpit i raportowanie jednym kliknięciem.
Według corocznego badania CFO przeprowadzonego przez firmę Gartner, głównym priorytetem dla liderów finansowych w 2021 roku jest zaawansowana analiza danych.
przez Gartner.com
Znaczenie i złożoność zaawansowanej analityki danych i narzędzi cyfrowych w transformacji działów finansowych będą miały fundamentalne znaczenie dla interesariuszy, aby przenieść ich pracę na wyższy poziom.
Posiadanie odpowiednich dostawców usług, którzy ułatwią proces transformacji, ma kluczowe znaczenie.
Bonus:_ **Szablony księgi głównej
Hack #5: Inwestuj w swój Teams Badanie przeprowadzone przez AMI-Partners wykazało, że zespół finansowy może zaoszczędzić do 500 godzin rocznie na współpracownika, korzystając z następujących rozwiązań
zintegrowanego rozwiązania do obsługi wydatków, podróży i faktur. Posiadanie zintegrowanych usług dedykowanych zarządzaniu wydatkami pozwala im ponownie zainwestować zaoszczędzony czas w decydujące działania, takie jak:
- Analizowanie trendów wydatków
- Znajdowanie możliwości oszczędzania kosztów
- Poznawanie i stosowanie nowych funkcji rozwiązania
Każdy zasób zainwestowany w zapewnienie zespołowi czasu na skupienie się na tym, co ważne, a nie na tym, co pilne, stanowi różnicę między zarządzaniem, które zwiększa wydajność, a takim, które tego nie robi.
A co za tym idzie, zwiększa szanse firmy na utrzymanie dobrej kondycji finansowej.
Powodzenie w zarządzaniu wydatkami zaczyna się tutaj
Pomost zbudowany między metodologiami zarządzania projektami a praktycznymi hackami z zespołami finansów i zarządzania wydatkami ma na celu zoptymalizować cykl pracy .
Gromadząc dane i będąc dostępnymi w jednej przestrzeni, będą mieli wszystko, czego potrzebują, aby podjąć działania bez zmagania się z nasyceniem.
Niezbędna jest pozycja zespołu ds. zarządzania wydatkami na czele wydajności dzięki odpowiednim narzędziom i najnowocześniejszym innowacjom.
Zapomnij o rozczarowanych spojrzeniach kolegów z powodu brakujących biletów lotniczych.