8 narzędzi podobnych do Smartsheet do planowania obciążenia

Smartsheet dobrze radzi sobie ze zorganizowanymi danymi projektowymi, ale został zbudowany w oparciu o logikę arkusza kalkulacyjnego, a nie rzeczywiste obciążenie. Jeśli Twój zespół dzieli czas między różne projekty, a Twój plan przestaje odpowiadać rzeczywistości w momencie, gdy ktoś przydziela zadanie innej osobie, to znaczy, że wyrosłeś już z tego rozwiązania.

W tym przewodniku omówiono osiem alternatyw. Krótka ocena: agencje rozliczające czas pracy klientów powinny przyjrzeć się Float lub Productive. Średnie zespoły zajmujące się skomplikowanymi obliczeniami zasobów potrzebują Wrike lub Runn. Zespoły, które chcą, aby ich plan wydajności znajdował się w tym samym obszarze roboczym co rzeczywista praca, powinny przyjrzeć się ClickUp. Asana i monday.com plasują się pośrodku dla zespołów, które już z nich korzystają. Resource Guru jest najprostszym rozwiązaniem, jeśli potrzebujesz jedynie wspólnego widoku dostępności.

Poniżej: tabela porównawcza, pięć rzeczy, które naprawdę mają znaczenie przy ocenie tych narzędzi, a następnie indywidualne recenzje z uczciwym opisem ograniczeń każdego z nich.

Czym jest oprogramowanie do planowania obciążenia?

Oprogramowanie do planowania obciążenia pokazuje, ile pracy Twój zespół może realistycznie podjąć, a następnie pomaga przydzielać nowe zadania bez przekraczania tej granicy. Łączy ono informacje o dostępności, urlopach, bieżących zadaniach oraz (w lepszych narzędziach) umiejętnościach, dzięki czemu na pytanie „czy możemy podjąć się tego projektu?” odpowiada się w oparciu o dane, a nie intuicję.

Dlaczego ma to większe znaczenie niż kiedyś: harmonogramy hybrydowe, praca na zlecenie oraz osoby dzielące swój czas między trzy a pięć projektów sprawiły, że obciążenie pracą stało się niewidoczne. Arkusz kalkulacyjny może śledzić, kto nad czym pracuje. Nie powie Ci jednak, że Priya będzie miała 110% obciążenia w przyszłym tygodniu, ponieważ dwa terminy zbiegały się we wtorek.

Alternatywy dla Smartsheet do planowania obciążenia w skrócie

Dlaczego zespoły szukają alternatyw dla Smartsheet do planowania obciążenia

Zespoły zazwyczaj wykraczają poza możliwości Smartsheet w zakresie planowania wydajności, gdy dane dotyczące zasobów stają się zbyt dynamiczne, by zmieścić się w wierszach i kolumnach. Planowanie wydajności wymaga aktualizacji zadań na bieżąco, widoczności urlopów, prognozowania obciążenia pracą, planowania scenariuszy oraz zmian przydziałów, które automatycznie aktualizują plan.

Smartsheet dobrze radzi sobie ze śledzeniem ustrukturyzowanych danych projektowych, ale zespoły często potrzebują bardziej zintegrowanego systemu, gdy obciążenie pracą zmienia się z dnia na dzień, pracownicy dzielą swój czas między różne projekty lub menedżerowie muszą porównać planowane obciążenie z rzeczywistą pracą.

Na co zwrócić uwagę w narzędziach takich jak Smartsheet do planowania obciążenia

Każde narzędzie twierdzi, że jest rozwiązaniem, którego potrzebujesz, co sprawia, że wybór jest trudniejszy, niż powinien być. Oto cechy, na które koniecznie powinieneś zwrócić uwagę:

8 najlepszych narzędzi podobnych do Smartsheet do planowania obciążenia

1. ClickUp

Zaletą ClickUp w zakresie planowania wydajności jest jego struktura: widok obciążenia pracą wykorzystuje dane zadań na żywo, więc obciążenie zmienia się wraz z przesuwaniem zadań. Eliminuje to konieczność ręcznego kroku synchronizacji, który psuje większość planowania opartego na arkuszach kalkulacyjnych.

Widok obciążenia pracą porównuje zadania każdej osoby z określoną wydajnością, wyrażoną w godzinach, liczbie zadań lub polach niestandardowych, takich jak punkty fabularne. Możesz przeciągać zadania między osobami lub przedziałami czasowymi bezpośrednio z widoku, a paski obciążenia pracą są przeliczane w miarę ich przesuwania. Działa to jako powierzchnia planowania, a nie tylko jako raport.

Panele kontrolne pobierają dane z śledzenia czasu, postępów zadań oraz pól niestandardowych już istniejących w obszarze roboczym. Możesz porównać planowane obciążenie z zarejestrowanym wysiłkiem, sprawdzić dystrybucję zadań między zespołami oraz udostępnić widok na żywo interesariuszom bez konieczności eksportowania danych.

ClickUp Brain obejmuje zadania, dokumenty i pulpity nawigacyjne. Może podsumowywać postępy w projekcie, ujawniać wzorce obciążenia pracą oraz sugerować przydziały zadań na podstawie historii pracy i aktualnego obciążenia.

W zakresie planowania wydajności AI Assign rekomenduje właścicieli zadań na podstawie dostępności, obciążenia pracą oraz kontekstu zadania.

Szczera opinia: ClickUp oferuje wiele funkcji, ale ta wszechstronność ma swoją cenę. Zespoły, które potrzebują jedynie wspólnego wglądu w dostępność i nie chcą zapoznawać się z szerszym obszarem roboczym, szybciej skonfigurują lżejsze narzędzia, takie jak Resource Guru lub Float. Mobilny widok obciążenia pracą jest również bardziej ograniczony niż wersja na komputery stacjonarne.

Najlepsze funkcje ClickUp

Zalety i wady ClickUp

Zalety:

Wady:

Ceny ClickUp

Oceny i recenzje ClickUp

Co mówią o ClickUp prawdziwi użytkownicy?

Użytkownik G2 pisze:

Podoba mi się możliwość zintegrowania wszystkiego w ClickUp, co pomaga mi zrozumieć, jak przebiega praca i nad czym każdy pracuje w danym tygodniu. Widoczność obciążenia i dokumentów jest naprawdę kluczowa, zwłaszcza w zarządzaniu projektami w agencji takiej jak nasza. Doceniam to, że dzięki zgromadzeniu wszystkiego w ClickUp nic nam nie umyka. Ponadto początkowe ustawienia były dla mnie naprawdę łatwe.

Inny użytkownik TrustRadius udostępnia swoją opinię:

Korzystałem z Trello, Jira, Smartsheet, monday.com i Basecamp oraz przyglądałem się kilku innym narzędziom, ale tylko ClickUp oferuje połączenie elastyczności i struktury, które pozwala mi zarządzać własną pracą w tym samym narzędziu, co wiele zespołów, które dzielą się niektórymi, ale nie wszystkimi zadaniami.

2. Monday.com

Monday.com to świetna alternatywa dla Smartsheet dla zespołów, które chcą wizualnie śledzić obciążenie pracą bez interfejsu opartego na arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki wizualnym tablicom dystrybucja obciążenia pracą jest łatwa do zrozumienia na pierwszy rzut oka, a paski oznaczone kolorami pokazują, kto osiąga, nie osiąga lub przekracza swoje możliwości na poszczególnych osiach czasu.

Przenoszenie zadań jest również bardzo proste. Menedżerowie mogą przeciągać i upuszczać zadania bezpośrednio z widżetu Obciążenie pracą.

Możesz również skorzystać z receptur automatyzacji serwisu monday.com, aby proaktywnie rozwiązywać problemy. Na przykład możesz skonfigurować automatyzację, która wyśle powiadomienie, gdy obciążenie pracą członka zespołu przekroczy określony próg, dzięki czemu będziesz mógł interweniować, zanim osoba ta poczuje się przytłoczona.

Szczera opinia: Ceny Monday.com są podzielone na „pakiety” użytkowników (3, 5, 10), co szybko staje się kosztowne dla zespołów, które nie mieszczą się idealnie w tych przedziałach. Najbardziej przydatne funkcje związane z obciążeniem pracą są dostępne dopiero w planie Pro.

Najlepsze funkcje Monday.com

Zalety i wady Monday.com

Zalety:

Wady:

Ceny Monday.com

Oceny i recenzje Monday.com

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Monday.com?

Użytkownik serwisu G2 udostępnia swoją opinię:

W Monday Work Management najbardziej podoba mi się to, jak łatwo jest organizować projekty i śledzić zadania w jednym miejscu. Interfejs jest bardzo przejrzysty i intuicyjny, dzięki czemu cały zespół może jednym spojrzeniem sprawdzić postępy, terminy i obowiązki. Doceniam również funkcje automatyzacji i integracje, ponieważ ograniczają one pracę ręczną i pomagają wszystkim działać zgodnie. Ogólnie rzecz biorąc, sprawia to, że współpraca przebiega płynniej, a śledzenie projektów jest znacznie bardziej wydajne.

3. Wrike

Wrike jest stworzony z myślą o dużych organizacjach, w których alokacja zasobów jest naprawdę złożona. Cechą wyróżniającą to narzędzie jest planowanie oparte na nakładzie pracy: menedżerowie przydzielają członków zespołu według procentowego udziału czasu, a nie liczby zadań, co daje bardziej rzetelny obraz obciążenia, gdy pracownicy są zaangażowani w wiele projektów.

Zintegrowane śledzenie czasu pozwala porównać planowany wysiłek z faktycznie poświęconym czasem, dzięki czemu przyszłe szacunki obciążenia stają się coraz dokładniejsze z każdym cyklem.

Szczera opinia: Platforma wymaga sporo czasu, żeby się z nią zapoznać. Pełen pakiet do zarządzania zasobami jest dostępny dopiero w planie Business Plan i wyższych. Niektórzy użytkownicy uważają, że interfejs jest przeładowany.

Najlepsze funkcje Wrike

Zalety i wady Wrike

Zalety:

Wady:

Ceny Wrike

Oceny i recenzje Wrike

Co mówią o Wrike prawdziwi użytkownicy?

Użytkownik serwisu G2 udostępnia swoją opinię:

Nie musisz korzystać ze wszystkich zaawansowanych funkcji, aby w pełni wykorzystać możliwości Wrike. Możesz używać go w minimalnym zakresie jako narzędzia do śledzenia terminów i osób przypisanych, a następnie stopniowo dodawać kolejne funkcje śledzenia w miarę jak nauczysz się obsługiwać oprogramowanie. Jest ono naprawdę świetnie zaprojektowane, dzięki czemu można z niego korzystać warstwowo i rozwijać się w miarę postępów.

Czy Twój zespół cierpi na wypalenie zawodowe? Obejrzyj to wideo o strategiach planowania wydajności i zoptymalizuj obciążenie pracą swojego zespołu, aby stworzyć zdrowe środowisko pracy:

4. Asana

Kiedy zarządzasz wieloma projektami, łatwo stracić z oczu ogólny obraz sytuacji i w rezultacie przeciążyć swój zespół. Widok obciążenia pracą w Asanie pomaga zrównoważyć zadania w całym portfolio, ułatwiając zapobieganie wypaleniu zawodowemu i zapewniając odpowiednie zasoby dla najważniejszych inicjatyw.

Otrzymujesz wizualny przegląd obciążenia na podstawie szacunków wysiłku, które ustaliłeś dla zadań. Haczyk jest właśnie w tym: jeśli Twój zespół nie jest zdyscyplinowany w kwestii szacowania wysiłku, widok obciążenia pracą pokazuje fikcję.

Szczera opinia: Funkcje Asany na poziomie portfolio są dostępne tylko w planach Business i wyższych, a tam cena staje się niekomfortowa. Jednostki obciążenia są ograniczone do godzin lub punktów, a poza tym nie ma zbyt dużej elastyczności.

Najlepsze funkcje Asany

Zalety i wady Asany

Zalety:

Wady:

Ceny Asany

Oceny i recenzje Asany

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Asanie?

Użytkownik G2 pisze:

Funkcje AI dodane na poziomie portfela dostarczają interesujących informacji na temat dużych projektów. Wstępne testy wydają się obiecujące jako sposób na standaryzację raportowania portfela.

5. Float

Jeśli Twoim głównym zmartwieniem jest po prostu ustalenie, kto jest dostępny do pracy nad czym, pełnoprawna platforma do zarządzania projektami może wydawać się zbyt rozbudowana.

Float został stworzony przede wszystkim jako narzędzie do planowania zasobów i to właśnie widać. Wizualny harmonogram wyświetla dostępność i przydziały zadań na przejrzystej osi czasu. Dzięki funkcji „przeciągnij i upuść” można przypisywać osoby do projektów, a wpływ na obciążenie pracą wszystkich użytkowników jest widoczny natychmiast. Raporty dotyczące wydajności obejmują wskaźniki wykorzystania, prognozy dotyczące zasobów oraz dystrybucję obciążenia pracą. Zintegrowane śledzenie urlopów automatycznie uwzględnia wakacje i święta w planowaniu wydajności, dzięki czemu nie zaplanujesz przypadkowo pracy dla osoby, która jest nieobecna.

Szczera opinia: Funkcje zarządzania projektami są ograniczone. Prawdopodobnie będziesz korzystać z Float w połączeniu z osobnym narzędziem do zarządzania zadaniami. Raportowanie jest również mniej rozbudowane niż w przypadku platform typu „wszystko w jednym”, a wersja mobilna pozostaje w tyle za aplikacją internetową.

Najlepsze funkcje Float

Zalety i wady Float

Zalety:

Wady:

Ceny Float

Oceny i recenzje Float

Co mówią o Float prawdziwi użytkownicy?

Użytkownik G2 pisze:

Uwielbiam tę platformę za możliwość planowania i ustalania osi czasu projektu. Platforma ta poprawia wydajność i pozwala zespołom lepiej współpracować, aby zakończyć projekt w wyznaczonym terminie. Najbardziej podoba mi się w tej platformie funkcja raportowania, która umożliwia podejmowanie lepszych i świadomych decyzji, co ma kluczowe znaczenie dla organizacji. Platforma ta ma mniej skomplikowany interfejs użytkownika, co jest wygodne dla użytkowników. Poza tym dzięki tej platformie można bardzo efektywnie śledzić i zarządzać cyklem życia projektu.

6. Resource Guru

Resource Guru upraszcza planowanie pracy zespołów dzięki interfejsowi skoncentrowanemu na dostępności. Wyróżniającą się funkcją jest pasek dostępności, który pozwala na pierwszy rzut oka sprawdzić, ile czasu każdy członek zespołu ma zarezerwowanego, a ile jest dostępny. Funkcja zarządzania kolizjami automatycznie sygnalizuje podwójne rezerwacje, zanim je commitujesz.

Zarządzanie urlopami odbywa się w tym samym widoku harmonogramu, dzięki czemu urlopy, zwolnienia lekarskie i nieobecności są wyświetlane obok zadań projektowych.

Szczera opinia: Resource Guru to narzędzie do planowania, a nie platforma do zarządzania projektami. Funkcje raportowania są podstawowe, lista integracji jest krótsza niż u większych konkurentów, a do faktycznej realizacji zadań potrzebne będzie osobne narzędzie.

Najlepsze funkcje Resource Guru

Zalety i wady Resource Guru

Zalety:

Wady:

Ceny Resource Guru

Oceny i recenzje Resource Guru

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Resource Guru?

Użytkownik serwisu G2 udostępnia swoją opinię:

Podoba mi się to, że mogę łatwo zalogować się do Resource Guru, aby sprawdzić, gdzie będę, co pomaga mi z wyprzedzeniem planować mój kalendarz i kalendarz roczny. Dla naszej organizacji korzystne jest uporządkowanie i wiedza o tym, gdzie należy być w danym momencie. Uważam również, że jest to bardzo łatwe w ustawieniu i obsłudze. Dostarczone wideo było zrozumiałe, co osobiście ułatwiło mi rozpoczęcie pracy.

7. Runn

Podejmowanie się nowych projektów bez wiedzy o ich wpływie na zespół powoduje, że terminy realizacji przesuwają się o trzy miesiące. Runn rozwiązuje ten problem dzięki prognozowaniu obciążenia w czasie rzeczywistym i planowaniu scenariuszy, dzięki czemu możesz oszacować zapotrzebowanie na zasoby, zanim cokolwiek podpiszesz.

Wykresy obciążenia w Runn pokazują obciążenie i dostępność zespołu w czasie, aktualizując się na bieżąco wraz ze zmianami w planach projektów. Najpotężniejszą funkcją jest planowanie scenariuszy, które pozwala modelować sytuację „co się stanie, jeśli podejmiemy się tego projektu oprócz tego, co już mamy”.

Na przykład zespół ds. usług może przed podpisaniem umowy oszacować, czy nowy projekt dla klienta spowoduje przeciążenie projektantów w czerwcu, niedostateczne wykorzystanie inżynierów w lipcu, czy też będzie wymagał zatrudnienia podwykonawcy.

Szczera opinia: Społeczność użytkowników Runn jest niewielka, co oznacza mniej szablonów i udostępnianych cykli pracy. Podobnie jak w przypadku Float i Resource Guru, funkcje zarządzania projektami są ograniczone, więc prawdopodobnie będziesz musiał połączyć to narzędzie z innym. Integracje są również bardziej ograniczone niż w przypadku uznanych platform.

Najlepsze funkcje Runn

Zalety i wady Runn

Zalety:

Wady:

Ceny Runn

Oceny i recenzje Runn

Co mówią o Runn prawdziwi użytkownicy?

Użytkownik Capterra dokonuje wzmianki:

Ogólnie pozytywne wrażenia dotyczące korzystania z produktu, łatwości obsługi, interakcji z personelem/pomocą techniczną/botem oraz gotowości do zapewnienia wsparcia organizacji non-profit w naszym planowaniu. Bardzo zadowoleni.

8. Wydajność

Productive łączy planowanie zasobów z budżetowaniem i śledzeniem rentowności, co zapewnia widok na sytuację finansową i operacyjną w jednym miejscu. Narzędzia do planowania pokazują dostępność zespołu wraz z budżetami projektów, dzięki czemu możesz przydzielić swoich najcenniejszych pracowników do najbardziej dochodowych zadań.

Productive jest stworzony dla agencji, w których pracownicy dzielą swój czas między wiele projektów klientów, a marże zależą od dokładności wykorzystania zasobów. Raporty dotyczące wykorzystania zasobów śledzą czas rozliczalny i nierozliczalny, a funkcje dostosowane do potrzeb agencji obsługują zaliczki i marże projektowe.

Szczera opinia: Skupienie się na agencjach jest zarówno zaletą, jak i ograniczeniem. Jeśli nie prowadzisz firmy usługowej, większość funkcji Productive stanowi zbędny koszt. Zaawansowane raportowanie jest również dostępne tylko w droższych planach.

Najlepsze funkcje zwiększające wydajność

Wydajność i wady

Zalety:

Wady:

Ceny

Oceny i recenzje dotyczące wydajności

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Productive?

Użytkownik G2 dokonuje wzmianki:

Podoba mi się, jak intuicyjny i przyjazny dla użytkownika jest interfejs — dzięki temu wdrożenie przebiegło szybko i bez wysiłku. Ponadto narzędzia do współpracy są fantastyczne, pozwalają mojemu zespołowi utrzymywać połączenia i działać zgodnie, nawet w różnych strefach czasowych.

Którą z nich faktycznie wybrać?

Czysty harmonogram, bez zbędnych funkcji zarządzania projektami: Float lub Resource Guru. Szybsze wdrożenie, niższy koszt na licencję, a do tego zachowasz swoje dotychczasowe narzędzie do zadań.

Agencja lub firma usługowa: Wydajny, jeśli rozliczasz się na godzinę i zależy Ci na marży na projekcie. Float, jeśli wolisz lżejsze podejście.

Średnie przedsiębiorstwa z złożonymi obliczeniami dotyczącymi zasobów: Wrike do alokacji opartej na procentach w ramach portfolio. Runn, jeśli głównym problemem jest planowanie scenariuszy.

Korzystasz już z Asany lub monday.com: Wykorzystaj to, co masz. Oba narzędzia radzą sobie z obciążeniem na tyle dobrze, że sama zmiana zazwyczaj nie jest warta migracji.

Chcesz, aby planowanie wydajności przebiegało równolegle z rzeczywistą pracą: ClickUp. Zaletą jest struktura — widok obciążenia pracą jest przeliczany na bieżąco w miarę przesuwania zadań, ponieważ opiera się na tych samych danych — a kompromisem jest dłuższy czas nauki obsługi.

Wspólna cecha wszystkich ośmiu: narzędzia do planowania, takie jak Float i Resource Guru, są łatwe w obsłudze, gdy potrzebujesz jedynie informacji o dostępności, ale plan pozostaje poza samym procesem pracy. Plan i praca oddalają się od siebie, chyba że ktoś ręcznie dba o ich synchronizację. To właśnie tę lukę wypełnia z założenia zintegrowany obszar roboczy, taki jak ClickUp.

Zacznij korzystać z ClickUp za darmo.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jaka jest różnica między planowaniem obciążenia a planowaniem zasobów?

Planowanie obciążenia polega na zrozumieniu całkowitej ilości pracy, jaką Twój zespół jest w stanie wykonać, podczas gdy planowanie zasobów polega na przypisywaniu konkretnych osób do konkretnych zadań. Planowanie obciążenia odpowiada na pytanie: „Czy mamy wystarczającą przepustowość?”, a planowanie zasobów odpowiada na pytanie: „Kto powinien wykonać tę pracę?”.

Czy narzędzia do planowania obciążenia można stosować w zespołach każdej wielkości?

Tak, istnieją narzędzia dostosowane do zespołów każdej wielkości. Mniejsze zespoły mogą zacząć od prostego harmonogramu, podczas gdy większe organizacje często potrzebują kompleksowej platformy łączącej planowanie obciążenia z zarządzaniem projektami i raportowaniem.

Czym narzędzia do planowania obciążenia oparte na AI różnią się od rozwiązań opartych na arkuszach kalkulacyjnych?

Narzędzia do planowania wydajności oparte na sztucznej inteligencji analizują dane dotyczące obciążenia pracą na bieżąco, rekomendują osoby odpowiedzialne za zadania, wskazują wąskie gardła i podsumowują ryzyko związane z wydajnością. Planowanie oparte na arkuszach kalkulacyjnych wymaga ręcznych aktualizacji, przez co staje się nieaktualne, gdy zmieniają się terminy, przydziały zadań lub dostępność.

Czy narzędzia do planowania obciążenia integrują się z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania projektami?

Wiele dedykowanych narzędzi do planowania obciążenia oferuje integracje. Jednak kompleksowe rozwiązanie, takie jak ClickUp, które łączy planowanie obciążenia z zarządzaniem zadaniami, eliminuje potrzebę stosowania integracji. Zapobiega również problemom z synchronizacją danych, które mogą wynikać z używania oddzielnych narzędzi.