Pozwól, że zadamy Ci pytanie: W jaki sposób zarządzasz swoimi projektami?
Teamsy robią to na różne sposoby. Używają e-maili lub dokumentów do tworzenia planów. Wiele z nich używa arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia zadań. Narzędzia dla przedsiębiorstw, takie jak Google Suite, mają wbudowane funkcje listy kontrolnej, z których korzystają niektóre zespoły.
Pomimo tego, jak powszechne są te rozwiązania, często są one nieskuteczne. Jako kierownik projektu doskonale to rozumiesz, dlatego właśnie czytasz ten wpis!
Przejdźmy więc od razu do rzeczy i poznajmy dziesięć korzyści płynących z oprogramowanie do zarządzania projektami . I jak można zintegrować najlepsze narzędzie do zarządzania projektami w swoich projektach.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami to cyfrowe narzędzie do zarządzania każdym aspektem projektu, w tym zadaniami, członkami zespołu, alokacją zasobów, celami i pulpitami raportowania.
Jakie rodzaje teamów mogą skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami? Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami mogą przynieść korzyści absolutnie każdemu rodzajowi działalności lub zespołowi. Niezależnie od tego, czy planujesz przyjęcie weselne, remont kuchni, czy wprowadzenie na rynek złożonego produktu technologicznego, rozwiązania do zarządzania projektami spełnią Twoje potrzeby. Zobaczmy kilka przykładów w miejscu pracy.
IT : Projekty IT są wysoce techniczne, ze złożonymi specyfikacjami. Zadania są często współzależne. Zarządzanie projektami wymaga szczegółowego i skomplikowanego planowania, a także współpracy między interesariuszami o różnych funkcjach, takimi jak analitycy biznesowi, programiści, testerzy, administratorzy systemów i użytkownicy końcowi.
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zespołom IT zdefiniować wymagania, ustawić oś czasu, wyznaczyć kamienie milowe, przydzielić zasoby, śledzić postępy i wizualizować zależności za pomocą funkcji takich jak Wykresy Gantta . Zasoby ludzkie : Dział HR ma szeroki zakres obowiązków związanych z zatrudnianiem, wdrażaniem, wynagradzaniem, zarządzaniem wydajnością, angażowaniem pracowników, rozwiązywaniem umów i nie tylko.
Potrzebują oprogramowania do zarządzania projektami, aby koordynować wszystkie działania w całym cyklu życia pracownika, od publikowania ogłoszeń i planowania rozmów kwalifikacyjnych po tworzenie planów retencji i rozliczanie płatności końcowych. Marketing : Teams marketingowe zarządzają wieloma kampaniami, kreatywnymi zadaniami, iteracjami i optymalizacją. Platformy do zarządzania projektami pomagają zespołom marketingowym zbierać briefy z innych działów, oceniać kreacje, iterować kopie reklam i śledzić powodzenie wskaźników, takich jak wskaźniki zaangażowania, generowanie leadów i zwrot z inwestycji. Sprzedaż : Gdy marketing wygeneruje lead, musi bez wysiłku przekazać go do zespołu sprzedaży w celu zamknięcia.
Zespoły sprzedaży korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami w celu ustawienia scenariuszy lejka, monitorowania statusów, identyfikowania wąskich gardeł i ustalania priorytetów wysiłków w celu skutecznego przenoszenia leadów przez pipeline. Istnieje również możliwość integracji z systemami zarządzania powiązaniami z klientami (CRM) w celu szczegółowej analizy. Budowa : Projekty budowlane obejmują liczne surowce, maszyny, wykwalifikowane zasoby i zgodność z normami jakości. Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi pomaga zarządzać tym wszystkim, od wstępnych prac ziemnych po końcowe inspekcje, w tym ryzykiem związanym z zagrożeniami bezpieczeństwa i wpływem na środowisko. Operacje : Dobre operacje zależą od posiadania jasnych i powtarzalnych cykli pracy. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zespołom operacyjnym projektowanie, wdrażanie i monitorowanie cyklu pracy. Można na przykład używać map myśli do projektowania, zadań/podzadań do ich ustawienia, list kontrolnych do kontroli jakości, raportowania do zarządzania ryzykiem itp. Finanse : Od budżetowania po audyty, zespoły finansowe zarządzają wieloma projektami, podobnie jak HR. Narzędzia do zarządzania projektami oferują specjalnie zaprojektowane funkcje i szablony do planowania budżetu, śledzenia wydatków, prognozy i monitorowania finansów organizacji.
Niektóre narzędzia mogą automatycznie generować raporty, takie jak zestawienia przepływów pieniężnych, a także kategoryzować zestawienia wydatków.
Niezależnie od funkcji pełnionej w organizacji, najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami może przynieść ogromne korzyści. Oto jak to zrobić.
Jakie są korzyści z korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami?
Pod nazwą "oprogramowanie do zarządzania projektami" kryją się niezliczone korzyści, jakie oferuje to narzędzie, od współpracy i komunikacji w zespole po ograniczanie ryzyka. Przyjrzyjmy się dziesięciu najważniejszym z nich.
1. Widoczność i kontrola
W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych i e-maili, oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje lepszą widoczność i kontrolę. Możesz zobaczyć każde zadanie, obciążenie pracą każdego członka zespołu, postęp projektu, zależności i wąskie gardła w szczegółach.
Pozwala to na dostosowanie i ponowną kalibrację wysiłków, dzięki czemu zawsze jesteś na dobrej drodze.
2. Przejrzystość
Zasadniczo oprogramowanie do zarządzania projektami konsoliduje wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu. Pozwala użytkownikom znaleźć to, czego potrzebują w ich obszarze roboczym. Na przykład, zadanie może zawierać opis, historię użytkownika, kryteria akceptacji, terminy i zależności.
Zapewnia to przejrzystość myśli i działań dla każdego członka zespołu projektowego.
3. Efektywna praca zdalna
Oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze umożliwia dostęp do plików projektu i komunikacji w dowolnym miejscu i czasie. Narzędzie dostępne 24/7 jest szczególnie korzystne dla teamów rozproszonych w różnych strefach czasowych.
Tworzy to wspólny i oparty na współpracy obszar roboczy online dla zdalnych/hybrydowych teamów do efektywnej pracy.
4. Wsparcie wydajności
Oprogramowanie do zarządzania projektami jest doskonałym towarzyszem wydajności dla twoich teamów. Oprócz organizowania zadań w oparciu o twoje struktury zarządzania projektami ale także zachęca do pożądanych zachowań w miejscu pracy. Na przykład:
- Teams są bardziej skłonni do przestrzegania cykli pracy, gdy są one dla nich widoczne i dostępne
- Funkcje takie jakAutomatyzacja ClickUp eliminują powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych i aktualizacje statusu
- Integracje z innymi narzędziami Business, takimi jak ERP lub CRM umożliwiają lepszą wymianę danych
Pozwala to członkom zespołu skupić się na bardziej krytycznych aspektach projektu, zwiększając w ten sposób ogólną wydajność i zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego.
5. Wydajność
Aby projekt lub operacje były wydajne, zespoły muszą wiedzieć:
- Co należy zrobić: Opis zadania
- Jak do zrobienia: Kryteria akceptacji
- Kiedy do zrobienia: Terminy
- Kto do zrobienia: Odpowiedzialność i rozliczalność
Narzędzie do zarządzania projektami umożliwia to wszystko i jeszcze więcej. Przygotowuje członków zespołu przed podjęciem zadania. Pomaga Teamsom ułożyć pracę na osi czasu i dobrze ją zaplanować. Pomaga zmaksymalizować wydajność bez tworzenia niepotrzebnych wąskich gardeł. Z czasem tworzy powtarzalne procesy, które konsekwentnie poprawiają wydajność.
6. Minimalizowanie wypalenia
Dobre zarządzanie projektami zależy od przydzielenia właściwych osób do odpowiednich zadań, bez obciążania ich zbyt dużą ilością obowiązków. Oprogramowanie pozwala zobaczyć aktualne obciążenie pracą i dostępność każdej osoby.
Umożliwia Teamsom oszacowanie, jak długo może potrwać dane zadanie i ustawienie limitów ilości pracy do zrobienia. Ma to fundamentalne znaczenie dla zmniejszenia przeciążenia i wypalenia pracowników.
7. Ograniczanie ryzyka
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zidentyfikować potencjalne ryzyko na wczesnym etapie cyklu życia projektu. Na przykład, jeśli zaplanowałeś projekt na trzy miesiące, ale jeden z programistów jest na urlopie przez cały drugi miesiąc, będziesz wiedział o tym z dużym wyprzedzeniem.
Pozwala to Teams na opracowanie strategii łagodzenia ryzyka, zanim stanie się ono problemem, oszczędzając koszty i utrzymując projekt na właściwym torze.
8. Kotwiczenie
Niezwykle często zdarza się, że członek zespołu pracujący w projekcie o wysokiej aktywności czasami traci poczucie tego, co robił. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy rynki ewoluują, a priorytety szybko się zmieniają.
Oprogramowanie do zarządzania projektami działa jak kotwica dla zespołu. Kierownik projektu może wprowadzać zmiany i przypisywać nowe priorytety, które Teams widzą w czasie rzeczywistym.
Członek zespołu może następnie otworzyć swoje narzędzie do zarządzania projektami i jasno wiedzieć, co musi osiągnąć każdego dnia, zakotwiczając się w tym, co ważne.
9. Udostępnianie wiedzy
W świecie nowoczesnej pracy, umiejętności i wiedza ukryta, którą posiada każda osoba, jest największym atutem organizacji. Udostępnianie takiej wiedzy ma fundamentalne znaczenie dla powodzenia projektu.
Dobre narzędzie do zarządzania projektami dokumentuje tę wiedzę w aktywny i pasywny sposób. Na przykład kontrakty, umowy i procesy mogą być aktywnie zapisywane w dokumentach. Z drugiej strony, czaty, komentarze i rozmowy rejestrują wiedzę ukrytą - sposób działania, który nie jest wyraźnie udokumentowany.
Dzięki skutecznemu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz teraz udokumentować skarbnicę wiedzy, której wcześniej nie mogłeś mieć.
10. Foresight
Można by pomyśleć, że oprogramowanie do zarządzania projektami po prostu rejestruje pracę na bieżąco, więc co to ma do zrobienia z przewidywaniem? Do zrobienia.
Kiedy korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, tworzysz punkty odniesienia dla tego, jak pracujesz, zaczerpnięte z dłuższego okresu czasu. Na przykład, będziesz wiedział:
- Ile czasu zajmuje zaprojektowanie ebooka?
- Ile dni zajmuje przegląd kodu
- Wskaźnik błędów na każde 1000 linii kodu
- Kto jest najbardziej i najmniej wydajnym członkiem zespołu
W zależności od tego, jakich informacji potrzebujesz, możesz również śledzić metryki, które mają dla Ciebie znaczenie. W oparciu o te metryki można dokonać prognozy, co będzie potrzebne do sprawnej realizacji kolejnego projektu, zapewniając dokładną przewidywalność. Na tej podstawie można tworzyć własne szablony planów projektów dla nowych menedżerów.
Aby czerpać te korzyści, potrzebujesz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami. Oto jak je wybrać.
Funkcje, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami
Funkcje, które musisz mieć w oprogramowaniu do zarządzania projektami, to te, które są dla Ciebie najważniejsze. Jeśli prowadzisz projekty na zlecenie z określoną liczbą rezultatów w każdym tygodniu, potrzebujesz zarządzania projektami. Jeśli zarządzasz projektem sprzedażowym, potrzebujesz funkcji CRM.
Niezależnie jednak od konkretnych potrzeb, istnieją pewne funkcje, które są kluczowe w każdym dobrym oprogramowaniu do zarządzania projektami free oprogramowanie do zarządzania projektami . Oto one.
Szczegółowe zarządzanie zadaniami
Po pierwsze, możliwość podzielenia dużych i złożonych projektów na małe, łatwe do zarządzania zadania jest jedną z najważniejszych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami.
Z Zadania ClickUp można podzielić projekt na listy, zadania, podzadania i listy kontrolne.
Więcej niż jedno zadanie? Nie ma sprawy. Kategoryzuj je jako kamienie milowe, funkcje, wady lub informacje zwrotne.
Dodaj opis, przypisz użytkowników i ustaw terminy dla każdego zadania lub podzadania. Połącz zadania zależnościami, aby otrzymywać powiadomienia o opóźnieniach, które mogą przesunąć wiele zadań do przodu. Automatyzacja powtarzających się zadań, takich jak cotygodniowe przeglądy lub terminy płatności.
ClickUp jest całkowicie elastyczny oprogramowanie do zarządzania zadaniami
Kompleksowe zarządzanie czasem
Większość projektów opiera się na modelu rozliczania czasu i materiałów, co oznacza, że czas to pieniądz. W takich przypadkach należy szukać oprogramowania, które umożliwia dokładne śledzenie czasu. Zarządzanie czasem w ClickUp zawiera kilka przemyślanych funkcji.
- Zanim złożysz propozycję projektu, oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania (i ustaw go w widoku zadań)
- Podczas pracy nad zadaniem, śledź czas za pomocą timera start-stop lub po prostu dodawaj poświęcony czas
- Kategoryzuj czas podlegający rozliczeniu
- Porównywać szacowany czas ze śledzonym czasem i optymalizować przyszłe planowanie projektu
kompleksowe śledzenie czasu z ClickUp_
Ustawienie celów dla metryk gwiazdy północnej
Ustawienie wyczyszczonych celów projektu cele i zadania nadają teamom cel i kierunek w ich codziennych zadaniach. Narzędzie do zarządzania projektami musi umożliwiać ustawienie celów, kluczowych obszarów odpowiedzialności (KRA) i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dla zespołów i poszczególnych osób. Cele ClickUp został zaprojektowany tak, aby był elastyczny dla wielu ram ustawiania celów. Śledzenie postępów w projektach za pomocą celów liczbowych, pieniężnych, prawdziwych/fałszywych i zadań. Teams sprzedażowe mogą ustawić cele przychodów, zespoły inżynieryjne mogą ustawić cele sprintów, zespoły marketingowe mogą ustawić cele generowania leadów i nie tylko.
elastyczne cele w ClickUp Goals_
Komunikacja kontekstowa i współpraca
Aby zespoły mogły komunikować się kontekstowo, potrzebują wirtualnego miejsca pracy, którym powinno być oprogramowanie do zarządzania projektami. Szukaj funkcji komunikacji i współpracy na szeroką skalę.
Kompleksowe funkcje komunikacyjne ClickUp umożliwiają zespołom współpracę w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie. Niektóre z popularnych funkcji komunikacyjnych obejmują:
- Zagnieżdżone komentarze pod zadaniami
- Widok czatu dla wszystkich wiadomości w jednym miejscu
- @wzmianki w wiki, dokumentach, komentarzach i nie tylko
- Osadzanie stron internetowych, arkuszy kalkulacyjnych, materiałów wideo i artefaktów ClickUp
- Bogata edycja za pomocą poleceń /Slash
ClickUp Chat view Wykrywanie współpracy ClickUp pomaga zobaczyć, kto jest online. Niezależnie od tego, czy przeglądasz to samo zadanie, czy edytujesz razem ClickUp Doc, ClickUp pokazuje, z kim pracujesz. Tablice ClickUp umożliwia zebranie się i stworzenie mapy procesów/cykli pracy, burzy mózgów, a nawet tworzenie moodboardów przed podjęciem decyzji projektowych.
Z poziomu Tablicy możesz nadawać etykiety użytkownikom lub przydzielać im zadania, aby wcielać swoje pomysły w życie.
Mapowanie procesów z ClickUp
Spersonalizowana widoczność
Kierownicy projektów muszą widzieć swoje projekty po swojemu. Możesz potrzebować widoku listy, aby zobaczyć każde nadchodzące zadanie, widoku Kanban dla zadań według statusu, widoku kalendarza do planowania i widoku osi czasu do monitorowania nakładania się i zależności.
Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami, upewnij się, że masz wszystkie potrzebne widoki. Ponad 15 widoków ClickUp'a umożliwia śledzenie pracy pod każdym kątem!
Wizualizuj cykle pracy za pomocą map myśli ClickUp
Dokładne śledzenie postępu prac
Jak zmierzyć powodzenie projektu? Upewnij się, że wybrane narzędzie posiada wszystkie funkcje analityczne potrzebne do śledzenia postępów. Pulpity ClickUp oferuje wgląd w czasie rzeczywistym w wybrane wskaźniki. Niestandardowy pulpit pozwala zobaczyć, co jest dla Ciebie ważne, aby podejmować decyzje oparte na danych w celu osiągnięcia swoich celów cele związane z zarządzaniem projektami .
natychmiastowe raportowanie i krytyczne spostrzeżenia dzięki pulpitowi nawigacyjnemu ClickUp
Możliwości niestandardowe
Oprogramowanie powinno umożliwiać stosowanie własnej, unikalnej metodologii zarządzania projektami. ClickUp został zaprojektowany z myślą o elastyczności.
- Widoki ClickUp, aby zobaczyć swoje projekty tak, jak tego potrzebujesz
- Niestandardowe pola do gromadzenia potrzebnych informacji. Na przykład, utwórz niestandardowe pole dla "daty akceptacji funkcji", aby śledzić czas potrzebny klientowi na zaakceptowanie dostawy
- Niestandardowe statusy do projektowania własnych cykli pracy. Na przykład, dodaj statusy "wstrzymane", "odrzucone" lub "lista życzeń", aby ustawić zadania, które nie są ważne lub pilne
/## Funkcje zarządzania projektami AI
Dzięki generatywnym możliwościom AI na różnych polach, zarządzanie projektami nie powinno pozostać w tyle. Narzędzia AI do zarządzania projektami usprawniają różne aspekty mojej pracy. ClickUp Brain działa jako wirtualny asystent 24/7, pomagając w różnych codziennych zadaniach - podsumowywaniu notatek ze spotkań, korekcie dokumentów, zadawaniu pytań dotyczących procesów i uzyskiwaniu sugestii dotyczących optymalizacji.
Uzyskaj natychmiastowe odpowiedzi dzięki ClickUp Brain
Szablony do zarządzania projektami
Powtarzalne procesy stanowią formularz dobrego zarządzania projektami, dlatego narzędzie musi oferować odpowiednie szablony.
ClickUp zawiera wiele free szablony do zarządzania projektami i szablony przeglądów projektów dla różnych przypadków użycia.
The Szablon do zarządzania projektami ClickUp jest jednym z najpopularniejszych. Dzięki 25 statusom i pięciu różnym widokom oraz kompleksowej strukturze projektu, pomaga on w zarządzaniu złożonymi projektami.
efektywne zarządzanie projektami dzięki szablonowi do zarządzania projektami ClickUp
Cennik
Najważniejszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami, jest przystępna cena. Wybierz plan, który oferuje maksymalną wartość w najlepszej cenie.
ClickUp oferuje darmowe i płatne plany dostosowane do Twoich potrzeb.
- Free Forever Plan: Free Plan
- Plan Unlimited: $7 za użytkownika miesięcznie
- Business Plan: $12 za użytkownika miesięcznie
- Enterprise Plan: Skontaktuj się z ClickUp w celu uzyskania niestandardowych cen* ClickUp AI: Dodaj do dowolnego planu w cenie 5 USD za członka obszaru roboczego
Sprawdź Cennik ClickUp ze szczegółową listą funkcji wszystkich planów.
Zwiększ swoje możliwości zarządzania projektami dzięki ClickUp
Każdy zarządza swoimi projektami - w taki czy inny sposób. Duże wydarzenia były planowane i realizowane przy użyciu jedynie notatnika i długopisu. Z wyjątkiem tego, że jest to niezwykle nieefektywne i stresujące.
Dzisiejsze profesjonalne projekty wymagają czegoś więcej niż tylko "zarządzania" Muszą być zarządzane z jasnością, przejrzystością, zwinnością i wydajnością. Wymaga to specjalnie zaprojektowanego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp.
Dzięki w pełni konfigurowalnym funkcjom, ClickUp działa jako kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami dla nowoczesnych Teams. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo !
Najczęściej zadawane pytania dotyczące korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania projektami
1. Jakie są korzyści z zarządzania projektami oprogramowania?
Różne korzyści płynące z zarządzania projektami to:
- Doskonałe zarządzanie zadaniami
- Lepsza jakość pracy
- Większa wydajność
- Lepsza współpraca
- Lepsze zarządzanie zasobami
- Skuteczne zarządzanie ryzykiem
- Lepsze relacje z klientami i ich satysfakcja
2. Jaki jest ogólny cel oprogramowania do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga osobom i zespołom organizować, zarządzać i usprawniać zadania związane z projektami i komunikację. Dostarcza narzędzi do planowania, harmonogramowania, alokacji zasobów, zarządzania zadaniami, zarządzania ryzykiem i podejmowania decyzji.