Może się wydawać, że to styczeń przynosi całą chwałę ustawieniu celów pośród emocji związanych z nowym rokiem, ale wielu z nas w świecie pracy ma szczęście przeżyć tę ekscytację trzy dodatkowe razy na początku każdego kwartału fiskalnego. 🎉
Trzeba przyznać, że na papierze wygląda to trochę niepokojąco, ale czy ktoś jeszcze potajemnie uwielbia planować swoje nowe cele?
Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na to pytanie, to jesteśmy tego samego typu dziwakami. 🥲💜
Ustawienie nowych celów może być tak ważnym doświadczeniem. Nawet jeśli nie masz jeszcze ustalonego procesu ustawiania celów, prawdopodobnie przez większość swojej kariery pracowałeś nad nieoficjalną listą życzeń.
Do zrobienia? Ponieważ te cele utworzyły formularze, które pozwoliły ci zdobyć wymarzoną pracę, stworzyły poczucie spełnienia w codziennej rutynie, a może pomogły ci stać się osobą, o której twój pies zawsze wiedział, że jesteś.
Krótko mówiąc, jest coś w ustawieniu i osiąganiu celów, co jest z natury naturalne i po prostu dobre.
Ponadto, ustawienie celów osobistych i zawodowych jest również niezbędne do rozwoju kariery zawodowej, np zarządzanie projektami które nieustannie wprowadzają innowacje.
Mamy narzędzia i wskazówki, których potrzebujesz, aby ustawić i trzymać się celów związanych z zarządzaniem projektami. Nie wspominając już o jedenastu szczegółowych celach specyficznych dla kierowników projektów, aby rozpocząć kwartał od mocnego startu.
Dlaczego warto ustawić cele zarządzania projektami?
Przecież masz mapę drogową projektu. To musi wystarczyć, prawda? nie do końca
Twoja mapa drogowa może układać podróż przez powodzenie projektu, ale punkty odniesienia po drodze to miejsce, w którym dzieje się prawdziwa magia, zwłaszcza jeśli chodzi o cele rozwoju zawodowego .
Zanim zagłębimy się w temat, mamy małe zastrzeżenie: W tym poście będziemy używać słów "cele" i "cele" zamiennie. W swoim doświadczeniu zawodowym mogłeś mieć wcześniej oddzielne definicje tych słów, ale w kontekście tego artykułu są one synonimami.
cieszę się, że mamy to już za sobą. A teraz do rzeczy. 🤓 Zarządzanie projektami jest ekscytujące, ponieważ stale się rozwija i pozwala kierownikom projektów uczyć się czegoś nowego niemal każdego dnia wraz z zaawansowaniem ich projektów. Ustawienie cele pomaga nadążyć za zmieniającymi się trendami i ostatecznie dostarczyć produkt, który doprowadzi interesariuszy do (szczęśliwych) łez.
Ponieważ ustawienie celów w zarządzaniu projektami jest tak świetnym sposobem na poprawę jakości projektów, jest to również doskonały sposób na poprawę siebie! Dostosowując własne cele w zarządzaniu projektami do ogólnego kierunku rozwoju firmy, angażujesz się w powodzenie swojego przyszłego "ja", a takie powiązanie zawsze jest najważniejsze. 🥰
Oprócz doskonalenia siebie, planowanie kluczowych celów, które chcesz osiągnąć w każdym nadchodzącym projekcie, to świetny sposób na utrzymanie motywacji, wyróżnienie się, zmierzenie swojego rozwoju i przygotowanie się na przyszłość. Ale to nie wszystko!
Jest jeszcze jeden (całkiem poważny!) powód, dla którego powinieneś zainwestować trochę więcej czasu w zarządzanie projektami. 😳
Kierownicy projektów stoją również przed nowymi wyzwaniami związanymi z wzrost pracy zdalnej i freelancing które sprawiają, że potrzeba jasnych i SMART celów jest jeszcze ważniejsza, aby być na bieżąco z potencjalnymi zmianami, które mogą nadejść..
"Skutki koronawirusa (COVID-19) wystawiły na próbę zdolność organizacji do skutecznej realizacji projektów i programów" - powiedziała Natasha Moore, Partner odpowiedzialna za Transformational Zarządzanie programami w KPMG Australia. "Niektóre projekty i programy dostosowały się szybko i skutecznie... podczas gdy inne miały znaczne opóźnienia lub zostały anulowane"
Według Moore'a, Teams, które najlepiej radziły sobie z opóźnieniami, były najbardziej skłonne do zmian i od samego początku definiowały kluczowe cele swojego projektu.
Podczas gdy możesz ulec pokusie, aby zapisać "pivot" na karteczce samoprzylepnej i wyświetlić ją na monitorze w celu łatwego odczytania, potrzeba nieco więcej, aby wprowadzić tę praktykę w życie i stworzyć zdrowe nawyki w pracy. Ale na szczęście ClickUp ma wszystko pod kontrolą. 🙂
Cele w zarządzaniu projektami
W ClickUp jesteśmy wielkimi fanami Cele SMART i najbardziej wpływowe cele zarządzania projektami dzielą tę cechę!
Krótkie podsumowanie: Cele SMART powinny być gwiazdą północną twojej podróży do ustawienia celów i są zdefiniowane jako sspecyficzne, mwykonalne, apodlegające przypisaniu, ristotne i tokresowe.
Mówiąc konkretnie, twój cel będzie odpowiadał na pytania co, kto, kiedy, gdzie, dlaczego i co zaangażowane w szczegółowy plan działania. Będziesz mieć zdefiniowane ustawienie wskaźników do pomiaru postępu i znać umiejętności lub narzędzia potrzebne do jego osiągnięcia. Twój cel będzie również istotny dla Ciebie! Oznacza to, że jest on zgodny z twoim rozwojem kariery lub długoterminowymi celami osobistymi. I wreszcie, co nie mniej ważne, jest on określony w czasie z terminem realizacji, aby wyeliminować wszelkie nawyki zwlekania.
Wspaniałe w ustawieniu celów SMART jest to, jak bardzo są one dokładne, ale nie pozwól sobie zbytnio ugrzęznąć w próbie stworzenia największego nowego kwartalnego celu w grupie. SMART cele zarządzania projektami mogą być krótkoterminowe lub długoterminowe a wiele celów długoterminowych można podzielić na łatwiejsze do zarządzania kamienie milowe.
Na szczęście podzielimy się przykładami obu i wszystkiego pomiędzy! W tym kilka dodatkowych zdrowych nawyków w pracy które mogą mieć duży wpływ na twoją drogę do osiągnięcia nowych wyżyn.
8 silnych celów dla osób zarządzających projektami
Lista ta jest połączeniem celów krótko- i długoterminowych, ale możesz również zauważyć, że są to cele, które możesz ustawić sobie wielokrotnie. Przy każdym nowym projekcie użyj tej samej logiki SMART, aby zmierzyć swój postęp w dłuższym okresie czasu, używając tych celów jako punktu odniesienia.
...jeszcze tylko jedna rzecz, zanim przejdziemy do mięsa i ziemniaków. 🍽
Możesz pracować nad wszystkimi tymi celami jednocześnie! Intencją tej listy jest to, aby każdy cel opierał się na poprzednim, ale jeśli jesteś doświadczonym menedżerem projektów, bądź naszym gościem i pomijaj je według własnego uznania. 🚀
1. Poprawa komunikacji i współpracy
Być może jest to cel krótkoterminowy, ale jest tu na dłuższą metę. Nawet gdybyśmy nie zasugerowali poprawy komunikacji i współpracy jako najwyższego priorytetu, ten cel prawdopodobnie nadal miałby miejsce w twojej grupie, ponieważ dobra komunikacja wymaga ciągłego wysiłku!
Jeśli teraz siedzisz na swoim obrotowym krześle i zadajesz sobie pytanie: "Ale jeśli zawsze będę musiał pracować nad komunikacją, to czy ten cel nie jest określony w czasie, a zatem nie jest SMART?"
Nie, nadal jest SMART.
Wyczyść i przemyśl, jak definiujesz "poprawę" w tym obszarze, patrząc wstecz na poprzednie projekty lub ostatnie wyzwania. Z perspektywy czasu 20/20, czy możesz teraz prześledzić linie błędnej komunikacji z powrotem do ich pierwotnych przyczyn?
Może ma to formę zbyt wielu kanałów komunikacji, tj. Susan uwielbia e-mail, ale Jimmy woli Slack, a ty wolisz wbić w to szpilkę, dopóki wszyscy nie będą mogli po prostu omówić tego przez Zoom w poniedziałek?
Mam szczerą nadzieję, że to nie jest twoja obecna sytuacja. 👀
Ale nigdy nie jest za późno na wprowadzenie ostatecznego procesu. Zidentyfikuj punkty bólu i zacznij tworzyć pisemne rozwiązanie dla zespołu projektowego, do którego można się odwoływać.
Jeśli jest jedna forma komunikacji, która nie działa dla nikogo, wyeliminuj ją całkowicie z codziennego cyklu pracy, ale jeśli wystąpi kilka bólów wzrostowych podczas dostosowywania się do nowego procesu, trzymaj się go przez miesiąc lub dwa przed ponowną zmianą procesu. Istnieje coś takiego jak nadmierna komunikacja, a ciągłe zmiany mogą być mylące i ostatecznie przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Teraz, gdy Twój Teams wie, kiedy, gdzie i jak ze sobą rozmawiać, upewnij się, że wie, że jest do tego w 100% zachęcany.
Zarządzając teamem, kieruj rozmową poprzez zachęcanie do otwartej komunikacji i współpraca Teams . Zwłaszcza w przypadku zdalnych teamów projektowych, upewnij się, że nikt nie czuje się, jakby pracował w silosie i ustal politykę "otwartych drzwi", jeśli chodzi o odpowiadanie na pytania, potrzeby i informacje zwrotne.
Wskazówka dla kierownika projektu: jeśli zamierzasz zachęcać zespół do połączenia i dzielenia się nowymi pomysłami, upewnij się, że chcesz też słuchać.
2. Poprawa wydajności i wyników
Ten cel zarządzania projektami podwaja się jako cel krótko- i długoterminowy!
Sposób realizacji tego celu zależy od aktualnych praktyk firmy, ale sprowadza się przede wszystkim do sposobu pomiaru wydajności i efektywności.
Przyjrzyj się wcześniejszym projektom, zadaniom, kamieniom milowym i osiom czasu - czy konsekwentnie dotrzymujesz terminów? A jeśli nie, to czy można znaleźć przyczynę potencjalnych opóźnień? obszarów niskiej wydajności ? Wąskie gardła i blokery są czasami całkowicie poza kontrolą użytkownika, ale przeprowadzenie pełnego audytu obciążenia zespołu pracą i tempo realizacji projektów nigdy nie jest złym pomysłem. Chociaż może to wymagać poświęcenia czasu, może to ustąpić miejsca nowym obszarom do poprawy, których wcześniej nie widziałeś.
Nasza rada? Zainwestuj w narzędzie do zwiększania wydajności które radzi sobie ze śledzeniem czasu, raportowaniem w czasie rzeczywistym, terminami i cyklem pracy zespołu!
Użyj tych Szablony przeglądu wydajności !
Na przykład... 👀 Elastyczne funkcje śledzenia czasu w ClickUp pomagają skupić się na pracy dzięki globalnemu timerowi, szacowanemu czasowi i raportowaniu z podziałem na zadania. Plus, z Rozszerzenie ClickUp dla Chrome można nawet śledzić czas spędzony poza ClickUp, co pozwala uzyskać pełny obraz obciążenia pracą z dowolnego miejsca w sieci.
Stamtąd możesz pójść o krok dalej w zarządzaniu czasem dzięki Unikalny widok obciążenia pracą w ClickUp aby zobaczyć, jak szacowany czas Twoich zadań ma się do czasu, który masz w tygodniu.
Dla moich kolegów uczących się wizualnie jest to doskonały sposób na ustrukturyzowanie swoich dni i upewnienie się, że każdy wie, nad czym ma pracować.
Pójdź o krok dalej w zarządzaniu czasem dzięki widokowi obciążenia pracą w ClickUp i zobacz, jak szacowany czas na zadanie ma się do całkowitego czasu w tygodniu.
A jeśli podoba Ci się widok obciążenia pracą, poczekaj, aż zapoznasz się z Pulpity ClickUp'a .
Pomyśl o pulpitach jako o wysokopoziomowej bazie głównej do opracowywania sprintów, poziomowanie zasobów i monitorowanie postępów. Ale to, co jest naprawdę fajne w pulpitach, to fakt, że można je utworzyć dla praktycznie każdego scenariusza. Natychmiast wyciągnąć postęp w oparciu o cele , kamienie milowe, zadania, czas, aktywność i inne.
Dzięki ponad 50 widżetom umożliwiającym niestandardowe wyświetlanie zwycięstw, pulpity ClickUp są doskonałym narzędziem do prezentowania wyników interesariuszom.
Natychmiastowy przegląd postępów w projekcie na podstawie kamieni milowych, zadań, czasu, aktywności i nie tylko w ClickUp Dashbaords
Ale dygresja. Wracamy do naszych celów zarządzania projektami! 🤪
3. Osiągnięcie celów projektu w ramach określonych ograniczeń
Chociaż ustawienie nowych celów może być ekscytujące i czasami wymaga nieco dodatkowej uwagi, upewnij się, że nigdy nie tracisz z oczu szerszej perspektywy! Twój cel projektu zakres, czas, jakość i budżet muszą być przestrzegane.
Dostarczanie projektów w ustawionym czasie i budżecie to dwa kluczowe elementy najważniejsze wymagania jako kierownika projektu . Niedotrzymywanie terminów, zaległości i przekraczanie budżetu nie tylko wpływa na reputację kierownika projektu, ale także potencjalnie wpływa na wydajność produktu, a ostatecznie na firmę.
Bonus:_ **KPI w zarządzaniu projektami !
4. Bądź proaktywny, aby z wyprzedzeniem ograniczać ryzyko
AKA, zawsze mieć plan awaryjny .
Zaległości w realizacji projektu mogą być czasem poza kontrolą i w końcu zdarzają się każdemu. Utrzymaj przewagę nad konkurencją i stań się proaktywnym liderem, mając wdrożony proces, który pozwoli ci iść naprzód, gdy sprawy nie idą po twojej myśli. Może nie jest idealny, ale jest czymś, a to się liczy!
Ponadto, rozwijający się rynek dla kierowników projektów może być również niestabilny, ale upewnienie się, że masz plany awaryjne wdrożenie planów awaryjnych w celu zarządzania nieprzewidzianymi zagrożeniami może pomóc ci pozostać na dobrej drodze w dłuższej perspektywie, nawet przy kilku wybojach tu i tam. Przeprowadź burzę mózgów z zespołem na temat rodzajów ryzyka, blokad i wyników, które możesz napotkać na mapie drogowej projektu i dostosuj je w razie potrzeby w planowaniu sceny, abyś mógł wyprzedzić i uniknąć potencjalnych pułapek.
W przypadku długoterminowego planowania celów, zachowaj dokument oceny ryzyka, szablon lub zadanie, aby spojrzeć wstecz na to, jak radzono sobie z ryzykiem w ostatnich projektach, aby wyciągnąć z nich wnioski na przyszłość.
Powiązane: Learn about the_ najlepsze narzędzia do zarządzania ryzykiem !
5. Zdobywanie strategicznego zrozumienia celów firmy i wdrażanie podobnych inicjatyw
Wdrożenie tego długoterminowego celu może pomóc w realizacji projektów o dużym wpływie i odegraniu większej roli w zwycięstwach firmy, więc potraktuj to jako znak, aby oderwać się od swojej zwykłej bańki i tworzyć inicjatywy, które przyczyniają się do większego celu firmy!
Projekt powinien być zawsze ukierunkowany na biznes i spełniać określone wymagania ustalone przez użytkowników biznesowych lub menedżerów, ale spróbuj zbadać i skontaktować się z innymi działami w firmie, aby zobaczyć, nad czym pracują - nie ma nic złego w lepszym zrozumieniu sposobu działania firmy.
Wiedza o tym, jakie są większe cele firmy i dlaczego są one ważne, może pomóc w zarządzaniu projektami i podejmowaniu bardziej strategicznych decyzji dotyczących projektów. Stwierdzono, że 30% przewidywanych korzyści Businessu osiąga się z wdrożenia nowego projektu, a około 70% tych korzyści pochodzi z wprowadzenia procesu rozliczania ludzi i posiadania systemu umożliwiającego poznanie długoterminowych korzyści z projektu.
Zasadniczo, pomoże to nakreślić wyraźną linię od tego, jak powodzenie projektu wpływa na powodzenie firmy jako całości.
6. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy
Interesariusze to system wsparcia organizacji; można nawet myśleć o nich jak o sponsorach projektu.
Jako kierownik projektu będziesz musiał informować ich o każdym kamieniu milowym projektu i uwzględniać ich opinie, ponieważ wierz lub nie, ale oni też mają swoje własne cele! Aby osiągnąć ten cel, będziesz chciał zwiększyć przejrzystość w trakcie postępu projektu , widoczność wysiłków zespołu i jak najszybsze osiągnięcie porozumienia między wszystkimi stronami.
Sugerujemy rozpoczęcie od szablonu przeglądu! Obejmuje on podsumowanie ogólnego obrazu, aktualizacje od ostatniego przeglądu, wszelkie pytania, dodatkowe potrzeby itp. Posiadanie narzędzie do zarządzania projektami (takie jak ClickUp!) z możliwością tworzenia pulpitów i natychmiastowego uzyskiwania aktualnych informacji na temat projektu w każdej chwili również będzie bardzo pomocne.
Oprócz przejrzystości, warto również stworzyć ustandaryzowany proces dla uzyskiwania zgody interesariuszy informacje zwrotne i komunikację 🙂
7. Podnieś swoje umiejętności i zdobądź certyfikaty, poszerz swoją wiedzę z zakresu PM
Świetnym sposobem na pozostanie w czołówce swojej branży jest pamiętanie, że nigdy nie zrobione uczenia się!
O 51% organizacji wymaga obecnie od kierowników projektów posiadania certyfikatu nie sugerujemy, abyś co roku zdobywał nowy stopień naukowy lub uczył się nowych umiejętności narzędzia do zarządzania projektami które już posiadasz - nawet jeśli korzystasz z nich na swoim polu od dekady.
Wykorzystaj ten cel jako okazję do rozgałęzienia się i wykazania się kreatywnością. Jakie inne kompetencje posiadasz, a czego nowego chciałbyś się nauczyć?
Podnoszenie umiejętności zarządzania projektami może zacząć się od czegoś tak małego, jak przeczytanie książki lub bloga. 🙌🏼
Istnieje również mnóstwo kursów, które pozwalają uczyć się we własnym tempie i wybrać opcję, która pasuje do twoich osobistych ograniczeń czasowych. Ponadto jest to świetny sposób na pokazanie, że podejmujesz inicjatywę w celu wprowadzania innowacji i rozliczasz się z chęci doskonalenia się.
Sprawdź te_ Szablony ustawienia celów !
8. Zmaksymalizuj swój wkład
Jest to cel długoterminowy, głównie dlatego, że potrzeba czasu, wersji próbnych i błędów oraz umiejętności, aby nauczyć się, jak zrobić jak najwięcej w roli, którą obecnie posiadasz, bez całkowitego wypalenia się.
Rozszerzaj swój wpływ krok po kroku i myśl poza swoimi obecnymi obowiązkami. Być może zaczniesz bardziej interesować się szkoleniem nowych członków zespołu i ich zatrzymywaniem! A może współpracujesz z kierownictwem, aby stworzyć nowe cele zespołu, zbadać konkurencję lub przyjrzeć się starym raportowania aby stworzyć nowe strategie poprawy.
Nie jesteś kucykiem z jedną sztuczką, więc pokaż im! 🙂
Cele zarządzania projektami, które mogą nie być SMART, ale są inteligentne
Chociaż te trzy cele zarządzania projektami mogą nie być SMART, jak zdefiniowano wcześniej w tym poście, są to świetne nawyki, o których warto pamiętać i które zaprowadzą cię daleko na drodze przywództwa!
1. Pracuj nad swoimi umiejętnościami miękkimi
Ważne jest, aby być wszechstronnym zasobem. Posiadaj zdrową mieszankę wiedzy technicznej, wiedzy o biznesie i praktycznej wiedzy o tym, jak komunikować się z zespołem, klientami, interesariuszami itp. Odnosi się to również do umiejętności negocjacyjnych i wiedzy, jak doprowadzić sprawy do zrobienia bez palenia mostów.
Może to pomóc uniknąć konfliktów i promować kulturę współpracy i funkcji!
2. Równowaga między celami strategicznymi a potrzebami pracowników
Pamiętaj: najpierw bądź człowiekiem.
Wspomnieliśmy, że jednym z głównych celów dobrego kierownika projektu jest pozostanie na budżetu projektu , co obejmuje zapewnienie, że firma nie będzie musiała stale zatrudniać zastępców. 👀
Bez zespołu nie będzie projektu ani produktu. Zadowolenie pracowników jest ważne, aby utrzymać zaangażowanie Teams w projekt, ponieważ nie tylko w najlepszym interesie pracownika jest mieć na uwadze jego potrzeby, ale także najlepszy interes produktu.
Komunikuj się w sposób przejrzysty ze swoim zespołem i organizuj regularne sesje jeden na jeden, aby normalizować przekazywanie informacji zwrotnych i tworzyć powiązania między sobą a członkami zespołu. Interesuj się ich celami i organizuj przeglądy, aby pomóc im świętować osiągnięte poziomy odniesienia, jednocześnie identyfikując obszary do rozwoju.
Sprawdź te_ Szablony propozycji budżetowych !
3. Dawaj dobry przykład
Jeśli masz zamiar ustawić precedens wśród swojego teamu, że muszą oni ponosić odpowiedzialność za swoje działania, musisz być gotowy jako lider, aby również ponosić odpowiedzialność!
W trudnych czasach spróbuj zadać sobie pytanie, jakiego rodzaju lidera chciałbyś mieć, gdyby role się odwróciły i spójrz na każdą sytuację jak na odosobniony incydent. Staraj się nie pozwolić, aby osobiste uczucia lub wpływy zewnętrzne zmieniły twoje postrzeganie łańcucha wydarzeń i pamiętaj, aby spojrzeć na każdą sytuację ze wszystkich stron, aby ocenić typ lidera potrzebnego w danym momencie.
Wiedz, kiedy oddelegować zadania, kiedy wkroczyć do akcji, a kiedy najlepiej po prostu słuchać.
Jesteś gotowy!
Magia tej listy polega na tym, że możesz kontynuować stosowanie tych celów przy każdym nowym projekcie lub na początku każdego kwartału podatkowego. Chociaż mogą istnieć inne cele zarządzania projektami specyficzne dla twojego zespołu lub firmy, użyj tych jako trampoliny, aby pozwolić swoim marzeniom wznieść się w górę!
Pamiętaj: inwestując w poprawę jakości swoich projektów, inwestujesz również w siebie.
Niebo jest limitem, ale w razie wątpliwości myśl SMART. A kiedy będziesz gotowy, aby pójść o krok dalej w zarządzaniu projektami, pobierz ClickUp . 🥳