chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami za pomocą programu Excel?
A może szukasz pomocnego Excel zarządzanie projektami template?
Trafiłeś we właściwe miejsce! Microsoft Excel jest niezwykle wszechstronnym narzędziem, które można wykorzystać do wielu różnych zadań. Nie jest on jednak pozbawiony wad.
W tym artykule przeanalizujemy wykorzystanie Excela do zarządzania projektami i przedstawimy kilka przydatnych wskazówek Szablony do zarządzania projektami w Excelu do natychmiastowego użycia.
Zacznijmy.
Czy zarządzanie projektami w Excelu jest przydatne?
Microsoft Excel to poręczne narzędzie, które może zrobić wiele różnych rzeczy, aby pomóc tobie i twojemu zespołowi projektowemu. W dobre dni Excel może pełnić funkcję podstawowego narzędzia do zarządzania projektami.
Oto, co może ci zaoferować:
1. Szczegółowe arkusze kalkulacyjnejest to najbardziej oczywisty powód, dla którego warto skorzystać z Excela
Excel jest świetny do tworzenia szczegółowych arkuszy kalkulacyjnych z mnóstwem danych dotyczących projektu. Łatwe kategoryzowanie informacji, wyróżnianie ważnych sekcji, a nawet tworzenie oddzielnych arkuszy w ramach arkusza kalkulacyjnego.
Na przykład, Excel jest idealny dla długiej listy potencjalnych klientów, aby śledzić ich szczegóły.
Możesz także utworzyć kartę czasu pracy w Excelu, aby rozliczać swój zespół lub utrzymywać wydatki w szablonie budżetu.
Jeśli chodzi o rejestrowanie danych, Excel jest nadal jednym z najlepszych narzędzi w biznesie!
2. Formatowanie warunkowe
Kolejną świetną funkcją Excela jest formatowanie warunkowe.
Możesz przekształcić proste dane projektu w potężne spostrzeżenia.
Istnieje mnóstwo formuł Excela, które można wykorzystać do automatyzacji procesu rejestrowania danych i tworzenia szczegółowych obliczeń. Dzięki odpowiedniej formule możesz uporządkować duże ilości danych w ciągu kilku sekund.
pożegnaj się ze skomplikowanym kalkulatorem naukowym!
Na przykład, Excel może zarządzać budżetem projektu lub karty czasu pracy to bułka z masłem dzięki zaawansowanym formułom matematycznym.
Jedynym problemem warunkującego formatu jest to, że przyzwyczajenie się do niego zajmie trochę czasu
3. Przechowywanie i odzyskiwanie danych
Excel może obsługiwać wszystkie dane związane z projektem.
Od budżetu projektu po oś czasu, możesz przechowywać je w Excelu bez obawy o ich utratę.
Ponadto, podobnie jak większość innych narzędzi Microsoft, Excel ma wbudowaną funkcję tworzenia kopii zapasowych danych. Jeśli więc na przykład dane z osi czasu zostaną przypadkowo usunięte, zawsze można je odzyskać!
10 szablonów i przypadków użycia do zarządzania projektami w Excelu
Excel jest prawie Supermanem podstawowego zarządzania projektami, wystarczająco potężnym, aby podjąć się większości zadań, z którymi w przeciwnym razie musiałbyś zmagać się ręcznie.
Oto kilka przykładów szablonów i przypadków użycia do zarządzania projektami w Excelu:
1. Szablon wykresu Gantta w Excelu
Twój mózg lepiej reaguje na bodźce wizualne, a Wykres Gantta to nic innego jak właśnie to !
Daje on użytkownikowi zakończony przegląd projektu, wszystko na raz.
Szablon projektu Gantt Chart ułatwia sporządzenie mapy przebiegu projektu.
Użyj go, aby być na bieżąco ze wszystkimi kamieniami milowymi projektu, zależności i zadania projektu, które pozostały do daty końcowej.
2. Szablon osi czasu projektu w programie Excel
Po rozpoczęciu projektu wszyscy będą myśleć tylko o terminach.
Ale do zrobienia jest śledzenie ich?
Szablon osi czasu projektu jest podobny do szablonu arkusz kamieni milowych projektu .
Wykorzystaj go do śledzenia postępów projektu w miarę zbliżania się do jego zakończenia. Z dokładną osią czasu projektu, będziesz w stanie wiedzieć, na jakiej scenie znajduje się projekt plan projektu znajduje się przez cały czas.
3. Szablon listy zadań lub projektu w programie Excel
_Nie pójdziesz na zakupy bez listy zakupów
dlaczego więc nie mieć przy sobie listy zadań dla swojego projektu?
Lista zadań zawiera listę elementów do zakończenia wraz z ich terminami.
Użyj tego szablonu do śledzenia zadań, aby śledzić Struktura podziału pracy (WBS) i fazy projektu do śledzenie harmonogramu projektu .
Ale czym w ogóle jest WBS?_ Check out this szczegółowy podział dokumentu zakresu projektu aby poznać swój WBS.
4. Szablon śledzenia wielu projektów w programie Excel
Ten szablon szablon śledzenia projektów w Excelu pozwala uzyskać przegląd wszystkich aktualnie realizowanych projektów.
Super pomocny w zarządzaniu biznesem portfolio projektów_ lub wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie !
Możesz wprowadzić wszystkie dane projektu do Arkusza danych i wyświetlić ogólny postęp planu projektu w pulpicie. Ponadto można filtrować według poszczególnych kolumn i zobaczyć wszystkie zadania na wykresie Gantta.
5. Szablon analizy SWOT w programie Excel
Proste listy plusów i minusów mogą pomóc w podjęciu decyzji o następnych wakacjach.
Ale jeśli chodzi o zarządzanie projektami, potrzeba czegoś więcej.
w zarządzaniu projektami, potrzebujesz SWOT rzeczy!
A Szablon analizy SWOT (mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia) służy do śledzenia mocnych i słabych stron projektu podczas oceny planu projektu.
Po przeprowadzeniu tej analizy, przeformułuj swoje działania projektowe, fazy projektu i rezultaty, aby dostosować je do swoich ustaleń.
6. Szablony budżetu projektu w programie Excel
To szablon budżetu projektu zawiera elementy WBS. Możesz wprowadzić przewidywany koszt każdego zadania w zależności od tego, w której kolumnie się ono znajduje.
Dzięki temu szablonowi można śledzić koszty robocizny, materiałów i koszty stałe, a także kontrolować rzeczywiste wydatki.
Gdy rzeczywisty koszt zostanie poniesiony, poręczne formuły tego szablonu poinformują Cię, czy przekroczyłeś budżet, czy nie.
7. Szablon zarządzania kosztami i korzyściami w programie Excel
Szablon szablon zarządzania kosztami i korzyściami pozwala ocenić powodzenie projektu przed jego rozpoczęciem. Bo jeśli coś kosztuje więcej niż przynosi korzyści, to już jest strata.
Pamiętaj, że analiza kosztów i korzyści nie jest potrzebna do zrobienia wszystkiego rozwoju oprogramowania projektów.
Ma jednak zastosowanie w niektórych branżach, które wykorzystują Zwinne zarządzanie projektami . Co więcej, ten wykres w Excelu jest ważny dla liderów wyższego szczebla odpowiedzialnych za rozliczenia i budżety projektów.
Pozwala on obliczyć wartość rezultatów projektu w porównaniu z budżetem projektu i wykorzystać te informacje do zaplanowania opłacalnych działań Struktura podziału pracy ( WBS ) z poprawnymi fazami projektu.
8. Szablon planu projektu Excel Agile
Chcesz pożegnać się z tradycyjnymi metodami zarządzania projektami, takimi jak Waterfall i wprowadź Zwinny realm?
To dobrze dla Ciebie. Zamierzasz dostarczać lepsze wyniki, szybciej.
A czy nie tego chce każdy planista projektu?
Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy do zrobienia masz narzędzie do zarządzania projektami, które wspiera i zwiększa zwinność Twojego zespołu w całym cyklu życia projektu.
Chociaż nigdy nie zalecamy zrobienia tego w Excelu, odpowiedni szablon może po prostu zrobić to za Ciebie.
Nadrobić zaległości_ Zwinne zarządzanie projektami i Zwinne tworzenie oprogramowania .
9. Szablon wykresu wypalenia w programie Excel
W pliku Zwinny projekt , a burnup chart jest istotną częścią twojego arsenału.
Pomaga śledzić wszystko, co zostało osiągnięte w każdym sprincie i utrzymuje cię w granicach limitu zakresu projektu .
Ale w tym rzecz.
Ustawienie wykresu spalania wymaga dokładnych obliczeń dotyczących każdego aspektu sprintu.
Możesz więc albo zacząć odkładać trochę czasu każdego dnia na zajmowanie się liczbami.
Możesz też pobrać prosty szablon wykresu spalania dla programu Excel.
10. Szablon cyklu pracy programu Excel
Szablon SmartArt Flow Chart w programie Microsoft Excel to pomocna instruktażowa lista grafik, którą można łatwo manipulować i niestandardowo dostosowywać w celu zbudowania diagramu. Wybierając zakładkę Wstaw, użytkownicy odblokowują szyk wizualizacji o żywych kolorach, do których mogą dodawać tekst, kształty i inne elementy formatu, aby szybko i skutecznie opracować pożądane sekwencje cyklu pracy. Pobierz ten szablon
Wyzwania związane z używaniem szablonów Excel do zarządzania projektami
Podczas gdy szablony programu Excel dodają niektóre funkcje do standardowego pliku programu Excel, nie są one idealnym rozwiązaniem do zarządzania projektami .
Oto trzy istotne powody:
A. Nie dedykowane oprogramowanie do zarządzania projektami
Pamiętaj, Excel nie został stworzony do zarządzania projektami
Jest to doskonałe narzędzie do zarządzania danymi, które może uzupełniać zarządzanie projektami.
Ale to wszystko.
po co więc używać szablonu raportu w Excelu, skoro za darmo mamy dostęp do znacznie lepszych narzędzi do zarządzania projektami?
Od tworzenia karta projektu do zarządzania projektami i analizowania struktura podziału narzędzie do zarządzania ClickUp poradzi sobie z tym wszystkim!
B. Szablon zarządzania projektami w Excelu jest trudny do niestandardowego dostosowania
Praca na szablonach Excela jest jak kupowanie butów.
Po zakupie nie ma możliwości ich standardowego dostosowania.
Nie masz więc dużej elastyczności, jeśli chodzi o niestandardowe szablony dla programu Excel zgodnie z potrzebami projektu.
Na przykład, możesz używać szablonu faktury sprzedaży lub szablonu raportu budżetowego, ale nie możesz go dostosować, aby dokładnie odzwierciedlał interfejs budżetowania projektu.
C. Brak automatycznego wprowadzania danych
Wszystkie szablony w Excelu wymagają ręcznego wprowadzania danych we wszystkich punktach.
Nie ma możliwości zaplanowania automatycznych aktualizacji lub tworzenia powiadomień dla całego zespołu, tak jak w przypadku narzędzi do zarządzania projektami.
Na przykład, jeśli korzystasz z szablonu harmonogramu w Excelu, nie będziesz w stanie automatycznie dostosować zależności zadań i terminów po zmianach w harmonogramie.
Pamiętaj, że szablony Excela mogą pomóc, ale nie mogą rozwiązać wszystkich problemów związanych z zarządzaniem projektami w Excelu.
Bonus:_ **Oprogramowanie do wprowadzania danych Zbadajmy te limity i rozwiązania za pomocą dedykowanego darmowego narzędzia do zarządzania projektami: ClickUp
Alternatywne szablony zarządzania projektami w Excelu
Excel nie zawsze jest idealnym sposobem na zarządzanie projektami.
Sprawdź te szablony do zarządzania projektami od ClickUp:
1. Szablon zarządzania projektami ClickUp
To Szablon do zarządzania projektami ClickUp to świetny sposób na szybkie rozpoczęcie pracy z projektami i zadaniami. Postępując zgodnie z gotowymi szablonami, możesz usprawnić swój proces i upewnić się, że wszystkie Twoje zadania są zorganizowane i śledzone w efektywny sposób. Szablon zawiera kroki tworzenia planu projektu, przypisywania zadań, śledzenia postępów, monitorowania terminów i nie tylko.
Szablon zawiera również pomocne widoki, takie jak widok tablicy, wykres Gantta i widok listy. Wszystkie elementy są łatwe do niestandardowego dostosowania, dzięki czemu można dopasować system zarządzania projektami do własnych potrzeb. Pobierz ten szablon
2. Szablon do zwinnego zarządzania projektami ClickUp
Szablon Szablon zwinnego zarządzania projektami ClickUp to idealny wybór dla każdego, kto chce efektywnie zarządzać projektami zwinnymi. Obejmuje wszystkie aspekty zarządzania projektami, od planowania sprintów i mapowania historii po tworzenie historii użytkowników i śledzenie postępów w realizacji zadań. Szablon ten nie tylko usprawnia cykl pracy, ale także pomaga w jasnym ustalaniu priorytetów, organizowaniu sprintów w wielu widokach, płynnej współpracy z członkami zespołu i interesariuszami! Pobierz ten szablon Powiązane zasoby programu Excel:
- Tworzenie wykresów rozwijanych w programie Excel
- Tworzenie formularza w programie Excel
- Tworzenie wykresu w programie Excel
- Utwórz mapę myśli w programie Excel
- Utwórz schemat blokowy w programie Excel
- Tworzenie schematu organizacyjnego w programie Excel
- Tworzenie bazy danych w programie Excel
- Tworzenie wykresu wodospadowego w programie Excel
- Narzędzia AI dla programu Excel
Break Free From Excel Zarządzanie projektami
Excel ma wiele zastosowań, zarządzanie projektami nie jest czymś, do zrobienia bardzo dobrze.
Nawet z szablonami Excela, zarządzanie projektami w Excelu nadal będzie trudne.
Chociaż istnieje wiele Alternatywy dla Excela do rozważenia, mądrzejszym wyborem byłoby skorzystanie z wyspecjalizowanego narzędzia do zarządzania zadaniami, takiego jak ClickUp.
Dzieje się tak, ponieważ ClickUp jest narzędziem zaprojektowanym do zarządzania projektami. Jego funkcje zostały zaprojektowane tak, aby pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu projektami w bardzo przyjaznej cenie!
Dlaczego więc nie wypróbować ClickUp za darmo i przekonaj się sam?