Jako osoba zarządzająca projektami masz prostą wolę:
Niech ten projekt zakończy się powodzeniem, proszę. 🤞
Ale podróż do spełnienia tego pragnienia wymaga nie tak prostych rzeczy, takich jak stworzenie planu projektu, ustawienie harmonogramu projektu, mapa zakresu projektu, planowanie zasobów, zarządzanie klientami itp.
Na szczęście teraz możesz użyć oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego aby poradzić sobie z tym wszystkim i nie ugrzęznąć w tych zadaniach.
W tym artykule dowiemy się czym jest arkusz kalkulacyjny do zarządzania projektami i jego zalety, a także kilka szablony arkuszy kalkulacyjnych . Zasugerujemy również alternatywę, która może być Twoja rozwiązanie wszelkich wad zarządzania projektami w arkuszu kalkulacyjnym .
Podsyćmy ciekawość związaną z arkuszami kalkulacyjnymi.
Co to jest arkusz kalkulacyjny do zarządzania projektami?
Jeśli utworzysz arkusz kalkulacyjny oś czasu projektu , Wykres Gantta , pulpit , raportowanie lub lista zadań w arkuszu kalkulacyjnym, który staje się arkuszem kalkulacyjnym do zarządzania projektami.
Mówiąc prościej, zarządzanie projektami w arkuszu kalkulacyjnym to wszystko, co można zrobić w arkuszu kalkulacyjnym, aby ułatwić zarządzanie projektami.
Wiele osób używa ich do zarządzania projektami ze względu na łatwość, jaką oferują.
większość z nas widziała lub używała Microsoft Excel lub_ arkusz kalkulacyjny Google przynajmniej raz w życiu, prawda?
Są elastyczne i można je obsługiwać ręcznie zarządzać projektami za pomocą formuł i wykresów .
Najlepsze jest to, że możesz pominąć ręczny wysiłek, ponieważ ktoś wymyślił genialną innowację o nazwie szablony .
Ale co tak naprawdę wyróżnia zarządzanie projektami w arkuszach kalkulacyjnych?
Przekonajmy się!
5 korzyści z zarządzania projektami w arkuszu kalkulacyjnym
Niezależnie od tego, czy wybierzesz zarządzanie projektami w arkuszu kalkulacyjnym Excel, czy zarządzanie projektami w arkuszu kalkulacyjnym Google, skorzystasz na kilku rzeczach.
Przyjrzyjmy się niektórym z nich:
1. Organizacja
Arkusz kalkulacyjny jest często używany do gromadzenia i organizowania danych: dwa z jego najprostszych zastosowań.
A jeśli uwielbiasz super zorganizowane rzeczy, arkusz kalkulacyjny to twoje szczęśliwe miejsce.
Możesz umieścić wszystkie dane projektu w prostych, schludnych kolumnach i wierszach, a następnie posortować je za pomocą formuł, aby szybko znaleźć to, czego potrzebujesz.
2. Budżetowanie
Jeśli Microsoft Excel poszedłby do szkoły, wszyscy znamy przedmiot, z którego byłby najlepszy - matematykę!
To dlatego, że obliczenia Excela są imponujące i dokładne.
Kiedy siadasz, aby utworzyć plik budżet projektu arkusz kalkulacyjny Excel może pomóc w szybkich obliczeniach. Większość z tych obliczeń można również wykonać w arkuszu kalkulacyjnym do zarządzania projektami Google.
3. Może być niedrogi
Zarządzanie projektami za pomocą arkusza kalkulacyjnego nie wiąże się z żadnymi kosztami.
jak?
Możesz użyć Arkuszy Google..
Wystarczy konto Google, aby zacząć korzystać z Arkuszy Google do zarządzania projektami.
W przeciwieństwie do Arkuszy Google, Excel nie jest Free. Wciąż jednak można mieć pakiet Microsoft 365 Personal w przystępnej cenie 6,99 USD/miesiąc.
**Chcesz dowiedzieć się, jak zarządzać projektami w Arkuszach Google?
Zapoznaj się z naszym Przewodnik po zarządzaniu projektami w Arkuszach Google .
4. Świetna lista zadań
Komórki arkusza kalkulacyjnego naprawdę przydają się do tworzenia list.
Oznacza to, że możesz utworzyć dowolną liczbę zadań projektowych lub list do zrobienia.
Wiemy już, jak zorganizowane mogą być arkusze kalkulacyjne, więc zarządzanie własnymi działaniami na co dzień będzie wygodne i łatwe.
Nie, twój Teams nie musi być pominięty.
Każdego dnia możesz tworzyć listy zadań dla swojego zespołu, aby upewnić się, że Twoje projekty pozostają na właściwym torze.
Oczywistym sposobem do zrobienia jest:
- Sporządzenie listy każdego zadania
- Dodanie opisu zadania i komentarzy na temat tego, co musi zostać zrobione
- Wzmianki o nazwisku odpowiedzialnego pracownika
- I tak dalej
Chcesz zrobić coś więcej niż tylko stworzyć_ listy zadań w arkuszu kalkulacyjnym ? Spójrz na naszą listę_zadań Przewodnik po zarządzaniu projektami w Excelu .
5. Szablony
Szablony ułatwiają życie, oszczędzając mnóstwo czasu.
Na szczęście znajdziesz niezliczone opcje szablonów w Excelu i Arkuszach Google.
Istnieje szablon dla wszystkiego i dla każdego.
Arkusze Google są nawet fabrycznie wyposażone w przydatne szablony Free, które pomagają w śledzeniu projektu, budżetowaniu i organizacji.
Excel również posiada wiele szablonów dla kalendarze , śledzenie zadań, śledzenie sprzedaży i inne.
Przyjrzyjmy się niektórym z nich:
4 szablony do zarządzania projektami w arkuszu kalkulacyjnym
Szablon do zarządzania projektami jest skutecznym narzędziem zarówno dla prostych, jak i złożonych projektów.
w końcu kto nie chciałby mieć przewagi nad konkurencją?
Jednak znalezienie odpowiedniego szablonu może trwać DŁUGO!
Na szczęście mamy dla ciebie listę trzech darmowych szablonów, dzięki czemu możesz zacząć od razu!
1. Szablon do śledzenia problemów w projekcie
Zamiast tworzyć od podstaw arkusz kalkulacyjny Excel do zarządzania projektami, użyj tego szablonu Excel do zarządzania ryzykiem projektu poprzez rejestrowanie problemów.
Pobierz to Szablon śledzenia problemów w projekcie Excel .
2. Szablon bilansu
Ten szablon bilansu może pomóc w śledzeniu aktywów, zobowiązań i kapitału własnego. Użyj go, aby lepiej zrozumieć sytuację finansową swojej firmy i odpowiednio zaplanować przyszłe projekty.
Pobierz Arkusze Google szablon bilansu .
3. Szablon wykresu Gantta
To jest Szablon wykresu Gantta dla Arkusza Google który pomoże ci śledzić postępy projektu i oś czasu. Jest to łatwy sposób na wizualizację planu projektu i sprawdzenie, czy rezultaty zostaną przedstawione na czas.
Pobierz to Wykres Gantta w Arkuszach Googleszablon .
4. Szablon budżetowania projektu
Użyj tego programu Excel szablon budżetu projektu do śledzenia rezultatów, dostawców, szacowanych i rzeczywistych kosztów itp.
Pobierz ten prosty szablon Excel szablon budżetu projektu .
To tylko kilka opcji.
Możesz poszukać w sieci innych szablonów, np:
- Szablon planu projektu
- Szablon projektu budowlanego
- Oś czasu projektu szablon
- Pulpit zarządzania projektami
- Raportowanie statusu projektu szablon
**Potrzebujesz więcej opcji?
Sprawdź tę listę szablony do zarządzania projektami .
Niestety, arkusze kalkulacyjne nie są najłatwiejszym narzędziem do zarządzania projektami.
Dowiedzmy się dlaczego.
7 wad zarządzania projektami w arkuszu kalkulacyjnym
Wszyscy znamy grupę ludzi, którzy będą walczyć o udowodnienie, że arkusze kalkulacyjne mogą zrobić wszystko.
Jeśli jesteś jedną z nich, to świetnie.
Wszyscy mamy swoich faworytów.
Jest jednak kilka wad, których nie możemy zignorować.
Problem #1: Utknięcie z tym samym widokiem
Jeśli kochasz arkusze kalkulacyjne, prawdopodobnie śnisz w wierszach i kolumnach. 💭
ale zgadnij co?
Twój sen wkrótce zamieni się w koszmar, ponieważ nie będziesz mieć innych opcji interfejsu.
Utkniesz w tabelach pełnych komórek, które nie pozwolą ci na zastosowanie metodologii projektu, takich jak agile lub kanban .
To tutaj ClickUp nadchodzi!
Jest to jeden z najwyżej ocenianych narzędzia do zwiększania wydajności używane przez tony organizacji i freelancerów na całym świecie .
Rozwiązanie ClickUp: wielokrotność widoki W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, ClickUp ma wiele widoków, ponieważ bierzemy pod uwagę wybory każdego użytkownika.
Widzicie, nie chcemy odbierać waszych szczęśliwych snów pełnych wierszy i kolumn.
I właśnie dlatego pozwól nam przedstawić Ci nasz Widok tabeli .
Używanie funkcji przeciągnij i upuść do przenoszenia zadań w widoku tabeli w ClickUp
Użyj go, aby wyświetlić swoje zadania w formacie arkusza kalkulacyjnego, przeciągnij i upuść, aby je uporządkować, a nawet udostępniaj tabelę innym osobom, aby utrzymać przepływ komunikacji.
Świetnie nadaje się do przechowywania dużych baz danych, inwentaryzacji i budżetowania.
chcesz dowiedzieć się więcej?
Użyj Obliczenia kolumnowe do obliczania sumy, średniej lub zakresu.
A jeśli nadal czujesz, że brakuje Ci arkusza kalkulacyjnego, użyj Widok osadzony aby przenieść swój ulubiony plik do ClickUp za pomocą prostego adresu URL.
W ten sposób nie będziesz musiał opuszczać swojego narzędzie do zarządzania projektami aby uzyskać dostęp do arkusza kalkulacyjnego.
Ale obiecaliśmy, że nie pozwolimy ci utknąć z komórkami.
Oznacza to, że możesz je zmieniać, kiedy tylko chcesz.
Zmień go na Widok wykresu Gantta aby utworzyć swój plan projektu , ustawienie harmonogramu projektu zgodnie z osią czasu i śledzenie postępów.
Możesz nawet z łatwością zarządzać zależnościami między zadaniami dzięki funkcji przeciągnij i upuść.
Oś czasu harmonogramu i śledzenie zadań w widoku wykresu Gantta w ClickUp
Jako kierownik projektu prawdopodobnie pracowałeś dzień i noc, aby znaleźć metodologię projektu, która najlepiej pasuje do Twojego zespołu.
nie możemy pozwolić, aby ten wysiłek poszedł na marne!
Właśnie dlatego ClickUp posiada Widok Tablicy dzięki czemu można zastosować metodologia kanban . Dostosuj go zależnie od potrzeb swojego zespołu dzięki Niestandardowe statusy .
Może to być "oczekujący", "w trakcie", "w trakcie zatwierdzania"... cokolwiek chcesz.
Wyświetlanie zadań w widoku tablicy w ClickUp
Lub wypróbuj Widok Box .
Świetnie nadaje się do śledzenia sprintów, jednocześnie ciesząc się ogólnym widokiem działań w projekcie.
Problem #2: Tworzenie pulpitów może być męczące
A pulpit jest najlepszym przyjacielem kierownika projektu.
Przynajmniej tak powinno być.
Ale pulpit arkusza kalkulacyjnego bardziej przypomina fałszywego przyjaciela lub nawet dręczyciela.
Spróbuj go stworzyć, a dowiesz się, o czym mówimy.
Będziesz musiał wygooglować poradnik i przeczytać go w całości.
Następnie podążać niekończącymi się krokami i poprawiać komórki przez cały dzień.
Myślisz o desce rozdzielczej szablon _aby pominąć pracę?
Hah!
Powodzenia w polowaniu na szablon, który:
- Odpowiada Twoim potrzebom
- Jest faktycznie funkcjonalny
- I jest Free
Niektóre z nich nie pozwalają nawet na niestandardową edycję. argh!
Rozwiązanie ClickUp: Pulpity Nie martw się. Pulpity nawigacyjne ClickUp mają wszystko pod kontrolą.
Bez przewodników. Żadnych kroków. Żadnych zawodnych szablonów.
Tylko trzy kliknięcia. 🖱
- Kliknij ikonę Pulpitów
- Kliknij +, aby dodać nowy pulpit
- Kliknij + Dodaj widżet, aby wprowadzić swoje dane
E-A-S-Y!
Niestandardowe tworzenie nowego pulpitu w ClickUp
Przenieś wszystkie rodzaje danych do pulpitu nawigacyjnego:
- Widżety Sprint
- Widżety statusu
- Widżety priorytetów
- Widżety osadzania
Tworzenie pulpitu za pomocą niestandardowych widżetów dostępnych w ClickUp
chcesz mieć pełną kontrolę nad swoimi pulpitami nawigacyjnymi?
Użyj Niestandardowe widżety zamiast tego wizualizuj swoje dane w formie wykresów słupkowych, kołowych, obliczeń itp.
Problem #3: Brak możliwości cyklu pracy
arkusze kalkulacyjne to arkusze kalkulacyjne.
Powiedzieliśmy to.
Tak jak nie można zmusić tostera do robienia gofrów 🧇, tak nie można używać arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania cyklem pracy.
Nie pozwalają one tworzyć ani przydzielać zadań.
Ani automatycznie aktualizować statusów zadań.
Ani na automatyzację powtarzających się zadań.
Rozwiązanie ClickUp #1: zadania
Jeśli cykle pracy są jak pyszne gofry, ClickUp jest gofrownicą, której potrzebujesz.
Jest to free oprogramowanie do zarządzania projektami zaprojektowane z myślą o wsparciu wszelkiego rodzaju cykli pracy.
Można tworzyć zadania z podzadania i listy kontrolne .
A nawet przypisanie im.
Dodaj wiele osób przypisanych do pojedynczego zadania lub nawet całego Teams .
Mamy bufet śniadaniowy pełen opcji dla Ciebie!.
Dodawanie pojedynczych i wielu osób przypisanych do nowego zadania w ClickUp
Rozwiązanie ClickUp #2: Statusy Jeśli chcesz wizualizować drogę swojego zadania od zrobienia do zrobienia, Statusy są najlepszym rozwiązaniem.
Prostych statusów można używać, gdy zadania muszą być albo zrobione lub nie zrobione.
W innych przypadkach niestandardowe statusy zadań zależą od wymagań użytkownika w sekcji Listy, Foldery, i Przestrzenie .
co? Myślałeś, że ograniczymy niestandardowe statusy tylko do widoku Tablicy?
Nie ma mowy!
Tworzenie niestandardowych statusów w ClickUp
Problem #4: Ręczny wysiłek
Arkusze kalkulacyjne są T-I-R-I-N-G!
Prawie wszystko, co robisz, musi być wprowadzane ręcznie, niezależnie od tego, czy chcesz stworzyć pulpit do zarządzania projektami, zbudować raport, śledzić czas, zrobić listę rzeczy do zrobienia ..
Jako kierownik projektu balansujesz między wieloma projektami, zadaniami i spotkaniami.
czy po całej tej pracy masz czas na wściekłe pisanie w arkuszu kalkulacyjnym?
To strata czasu, a wszyscy wiemy, że to może kosztować. 💰
Rozwiązanie ClickUp #1: Automatyzacja Zapomnij o arkuszach kalkulacyjnych i wypróbuj automatyzacje ClickUp, aby nigdy więcej nie wykonywać powtarzalnych zadań.
Wszystko do zrobienia to ustawienie kombinacji:
- Wyzwalacze : decyduje, co powinno się stać, aby automatyzacja się rozpoczęła
- Warunki : definiuje okoliczności, w których automatyzacja ma być kontynuowana
- Działania : ustawienie tego, co powinno się wydarzyć w wyniku działania wyzwalaczy i warunków
Then?
Usiądź wygodnie i zrelaksuj się, gdy ClickUp wykona całą pracę za Ciebie. 🥂
Ustawienie niestandardowej automatyzacji w ClickUp
Rozwiązanie ClickUp #2: Szablony
Szablony w ClickUp to świetny sposób na mądrą pracę.
Możesz używać i tworzyć szablony dla:
- Zadania
- Cykle pracy
- Statusy
- Listy kontrolne
- Dokumenty
Zobacz!
Szablonem można zrobić dosłownie wszystko.
I w przeciwieństwie do szablonów arkuszy kalkulacyjnych, możesz łatwo dostosować lub nawet zbudować własne szablony ClickUp bez przewodnika.
Problem #5. Widok mobilny nie jest wygodny
Niektóre rzeczy po prostu nie są przeznaczone dla ekranów mobilnych.
Jak na przykład to żenujące zdjęcie, na którym twój najlepszy przyjaciel oznaczy cię etykietą lub arkusze kalkulacyjne w aplikacji mobilnej.
Twoje życie będzie pełne mrużenia oczu i przewijania, ponieważ małe ekrany nie są przeznaczone do arkuszy kalkulacyjnych.
Ocal swój wzrok dzięki..
Rozwiązanie ClickUp: dobrze zoptymalizowane aplikacje mobilne Na szczęście ClickUp to rozwiązanie do zarządzania projektami bez mrużenia oczu. Dzięki dobrze zoptymalizowanym aplikacjom mobilnym na Androida i iOS możesz:
- Śledzenie projektów
- Przypisywać iplanowanie zadań* Rozmawiaj z członkami zespołu
- SprawdźPrzypomnienia iTerminy
Widok zadań i kalendarza w aplikacji mobilnej ClickUp
Problem #6: Brak śledzenia czasu
Śledzenie czasu w arkuszu kalkulacyjnym jest tak stare jak telefony z klapką.
w obliczu automatyzacji, kto w 2021 roku będzie nawet ręcznie wprowadzał dane dotyczące czasu pracy?
A nawet jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego do zrobienia tego, przykro mi to mówić, ale marnujesz czas w procesie śledzenia czasu.
dlaczego by tego nie zautomatyzować?
Rozwiązanie ClickUp: Śledzenie czasu projektu ClickUp przenosi zarządzanie projektami i śledzenie czasu na tę samą platformę.
Kliknij ikonę play, aby automatycznie śledzić czas trwania zadania podczas pracy i nie krępuj się przeskakiwać między zadaniami w dowolnym momencie.
Śledzenie czasu za pomocą narzędzia time tracker w ClickUp
Nasz natywny time tracker jest również globalnym timerem.
co to jest?
Oznacza to, że możesz uruchomić timer z jednego urządzenia i zatrzymać go z innego. 🤯
Problem #7: Ograniczone możliwości integracji
Aby skutecznie zarządzać projektami, potrzebujesz narzędzia, które może:
- Albo do zrobienia wszystkiego
- Albo komunikować się z innymi narzędziami zwiększającymi wydajność
Pierwszy punkt jest daleki od prawdy w przypadku arkuszy kalkulacyjnych.
Ale co z integracjami?
Przykro mi, ale arkusze kalkulacyjne również nie są super wsparciem dla integracji.
Na przykład Excel nie integruje się z żadnymi narzędziami spoza Microsoftu. Przynajmniej nie bezpośrednio.
**Czy zgadzasz się, że arkusz kalkulacyjny Excel nie jest idealny do zarządzania projektami?
W takim razie sprawdź tę listę najlepsze alternatywy dla programu Excel .
Rozwiązanie ClickUp: mnóstwo integracji
ClickUp to kraina integracji. Możesz bezpośrednio zintegrować się z kilkoma popularnymi narzędziami, w tym GitHub , Toggl , Box i nie tylko!
Jeśli nie znajdziesz odpowiedniego narzędzia, nasze Zapier jest gotowa do połączenia ClickUp z ponad 1000 narzędzi.
Ale hej! Nie jesteśmy jeszcze gotowi do zrobienia.
ClickUp ma ich więcej funkcji w sklepie dla Ciebie:
- Ustaw projektCele w ClickUp i stwórz strukturę podziału pracy z celami, zadaniami i sprintami
- Zarządzaj e-mailami bezpośrednio z ClickUp dziękiE-mail ClickApp Użyj widżetów sprintu, aby wyświetlić dane sprintu w postaci formularzaprędkość,burnuporazwykres spalania Pracuj nawet wtedy, gdy wifi nie działa zTryb offline Notatki ze spotkań lub pomysły na plany projektów dziękiNotatnik ClickUp Daj swojemu klientowi, interesariuszowi lub komukolwiek spoza obszaru roboczego dostęp do wykresu Gantta, osi czasu itp. dziękiUdostępnianie publiczne ## Break Free From Spreadsheet Cells
Arkusze kalkulacyjne po prostu nie są stworzone do zarządzania projektami.
dlaczego miałbyś spędzać swój cenny czas próbując zmusić narzędzie do zrobienia czegoś, do czego nigdy nie zostało stworzone?
Zamiast tego użyj potężnego oprogramowania do zarządzania projektami, które może zmniejszyć obciążenie pracą i umożliwić śledzenie projektów w zorganizowany sposób.
Zasadniczo, użyj ClickUp.
Zapewnia on wsparcie dla projektów i zadań, czas , dokument oraz zarządzanie zasobami z niekończącym się niestandardowe możliwości.
Jeśli to kompleksowe rozwiązanie nie oznacza ultimatycznego zarządzania projektami, to nie wiemy, co może oznaczać.
do zrobienia? Dołącz do ClickUp za darmo już dziś aby spełnić wszystkie życzenia związane z zarządzaniem projektami!
