Jako kierownik projektu możesz czuć się jak niedoceniony bohater. Nie tylko zarządzasz teamami, zadaniami, budżetem i osią czasu, ale także odpowiadasz za prezentowanie postępów interesariuszom.
Żadna presja, prawda?
Zamiast pocić się, gdy nadejdzie czas, aby pokazać prezesowi, nad czym tak ciężko pracowałeś, wygeneruj raport o statusie projektu. Raport ten podsumowuje dotychczas zakończone prace i kolejne kroki - co jest prawdziwym ratunkiem podczas cotygodniowych spotkań PM.
W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest raport o statusie projektu, co należy w nim zawrzeć i jak generować lepsze raporty. Dorzucimy nawet kilka przykładów i szablonów raportów o stanie zarządzania projektami, aby skrócić czas poświęcany na generowanie raportów o stanie.
W końcu chodzi o to, by pracować mądrzej, a nie ciężej. 💪
Czym jest raport o statusie projektu?
Raport o statusie projektu to szczegółowy dokument, który przedstawia kluczowych interesariuszy przegląd aktualnego statusu ważnego projektu. Kierownicy projektów zazwyczaj przygotowują te raporty regularnie i udostępniają je członkom zespołu, kierownictwu lub klientom.
Zamiast przebiegać przez zadania z zawrotną prędkością, tworzenie raportowanie projektu zmusza do zatrzymania się i zastanowienia nad sposobem, w jaki zakończone są projekty. Patrzysz na projekty retroaktywnie i proaktywnie, co usprawnia cykl życia projektu.
Podziel swoje projekty w widoku Tablicy, aby łatwo zobaczyć status, postęp i potencjalne wąskie gardła na pierwszy rzut oka
Nie zaszkodzi, że solidny raport zadowoli również interesariuszy.
Celem jest informowanie wszystkich o postępach w projekcie. Jeśli wykonujesz pracę skierowaną do klienta, status projektu raportowanie zapewnia klientom że ciężko pracujesz.
A jeśli generujesz solidne raportowanie statusu podczas cotygodniowych odpraw, nie zdziw się, jeśli twój szef da ci serdeczne poklepanie po plecach. 🤩
Korzyści z używania raportów o statusie projektu w zarządzaniu projektami
Jasne, przed kolejnym spotkaniem możesz przygotować kilka punktów do omówienia. Nie wygląda to jednak tak profesjonalnie, jak odpowiedni raport z postępu prac nad projektem.
Dzięki odpowiedniemu szablonowi lub widokowi projektu, wygenerowanie solidnego raportu o stanie zarządzania projektami nie zajmuje dużo czasu. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć, ty lub twoi kierownicy projektów wygenerujecie wysokiej jakości dokument, który przyniesie wiele korzyści.
1. Zadowolenie interesariuszy
Twój szef nie może się doczekać aktualizacji statusu? Czy masz klienta, który desperacko potrzebuje wyników?
Raportowanie statusu projektu ucisza obawy klientów i pokazuje szefowi, że działasz w biznesie. Są one solidnym narzędzie do zarządzania projektami które aktualizuje wszystkich na kamienie milowe projektu i ogólny postęp.
Wizualizacja kamieni milowych projektu za pomocą widoku Gantt w ClickUp
Ponadto, możesz wykorzystać świetny raport statusu projektu jako narzędzie do śledzenia wydajności. To nie tylko pokazuje, jak radzi sobie projekt, ale także uzasadnia wysiłki wszystkich członków zespołu.
2. Lepsza współpraca w zespole
Praca zespołowa sprawia, że marzenie staje się rzeczywistością, ale zarządzanie dużą grupą jest skomplikowane. Na szczęście raportowanie statusu projektu sprawia, że wszyscy są na tej samej stronie i usprawnia współpracę współpracę Teams .
Zamiast pozwalać, by zadania do wykonania w ramach projektu ulatywały w eter, raportowanie statusu daje wszystkim jasne elementy do działania. Zapewnia strukturę i odpowiedzialność, aby zmotywować zespół projektowy do zrobienia jak najlepszej pracy. 🙌
Monitoruj aktualizacje projektów, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
Ponadto regularne raportowanie może nawet podnieść morale zespołu. Wizualizacja powodzenia i zakończonych kamieni milowych kładzie nacisk na osiągnięcia zespołu, zamiast skupiać się wyłącznie na nadchodzących zadaniach. Ostatnie dane pokazują, że uznanie poprawia samopoczucie pracowników
3. Przyspieszenie oś czasu projektu
Nikt nie lubi opóźnień w projektach. Chociaż nie da się uniknąć wszystkich czkawek, regularne raportowanie statusu projektu sprawia, że zespół jest odpowiedzialny za harmonogram projektu.
Zaplanuj wiele projektów, zarządzaj zależnościami i nadawaj priorytety wszystkim elementom na niestandardowej osi czasu projektu dzięki widokowi osi czasu w ClickUp
Raportowanie statusów oferuje bardzo potrzebną strukturę w procesie zarządzania projektami, co ogranicza marnowanie czasu i wysiłku. Miej zakładki na swojej osi czasu dzięki funkcji project tracker .
Stamtąd wystarczy wyeksportować dane, aby za pomocą kilku kliknięć udostępnić wszystkim szczegółowy raport.
4. Szybkie identyfikowanie problemów
Identyfikacja ryzyka pozwala utrzymać budżet projektu w ryzach i realizować zadania na czas - pod warunkiem, że potencjalne zagrożenia zostaną wykryte odpowiednio wcześnie. Raporty z zarządzania projektami powinny zawierać sekcję dotyczącą wyzwań i przeszkód, aby można było omówić je z zespołem projektowym.
Wyświetlanie relacji między zadaniami i kamieniami milowymi w widoku Gantt w ClickUp
Daje to szansę na zebranie się w kontroli misji i jak najszybsze wymyślenie rozwiązania dla zagrożonych zadań. ⚒️
Zamiast walczyć z nieoczekiwanymi zadaniami pobocznymi, przewidywanie problemów pozwala utrzymać koncentrację i wydajność zespołu. Jeśli działasz w branży podlegającej ścisłym regulacjom, może to nawet pomóc w zarządzaniu ryzykiem, co z pewnością spodoba się działowi prawnemu.
5. Podejmuj lepsze decyzje
Czasami zarządzanie projektami wymaga pójścia za głosem intuicji, ale 9 razy na 10 trzeba uzasadnić swoje decyzje danymi. Regularne raportowanie statusu zapewnia wystarczającą ilość informacji o projekcie, aby wesprzeć podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
Raportowanie statusu projektu obejmuje ważne wskaźniki, które informują, czy nadszedł czas na korektę kursu, czy też wszystko jest w porządku. Kwantyfikacja powodzenia projektu za pomocą takich wskaźników jak:
- Zakończone na czas
- Daty robocze
- Czas spędzony
- Procent zakończonych prac
- Zadowolenie klienta
- Wskaźnik błędów
Twórz niestandardowe pulpity w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd całej swojej pracy
Najlepiej byłoby przyjrzeć się danym z poprzednich okresów raportowania, aby zidentyfikować trendy. Na przykład, jeśli często przekraczasz budżet w niektórych rodzajach projektów (lub z konkretnymi klientami), być może będziesz musiał zwiększyć swoją ofertę w następnym projekcie - lub znaleźć poważne możliwości obniżenia kosztów.
6. Poprawa komunikacji
Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z szefem, klientem czy członkami zespołu, raport o statusie projektu stanowi wsparcie dla przejrzystej komunikacji. Nie tylko formatuje wszystkie szczegóły projektu w przystępny sposób z ładnymi kolorami, ale także zachęca zespół do częstszej komunikacji. 🌻
Komunikuj się ze swoim zespołem bezpośrednio w zadaniu, udostępniaj inne zadania i przesyłaj pliki za pomocą wątków komentarzy w ClickUp!
Jeśli Twój szef chce mieć jaśniejszy obraz kondycji projektu, raport z zarządzania projektami przedstawia wszystko czarno na białym, aby zmniejszyć ryzyko nieporozumień.
Co powinien zawierać raport o statusie projektu?
Przygotowując się do stworzenia pierwszego raportu o statusie projektu, możesz zastanawiać się, co powinno znaleźć się w samym raporcie. Nie chcesz pominąć ważnych informacji, ale nie chcesz też przytłoczyć wszystkich 20-stronicową powieścią.
Postaraj się znaleźć równowagę między udostępnianiem informacji, a utrzymywaniem rzeczy krótkich i słodkich. Upewnij się, że raport o statusie zarządzania projektami zawiera następujące kluczowe elementy. 🔑
Szczegółowe, ale zwięzłe streszczenie
Streszczenie powinno zawierać informacje na wysokim poziomie wraz z najważniejszymi punktami raportu. Jest to podsumowanie projektu "tl;dr", na które Twój CEO spojrzy 60 sekund przed spotkaniem dotyczącym statusu, więc nie rób tego na telefon.
Umieść nazwę swojego projektu w szablonie podsumowania wykonawczego ClickUp i skorzystaj z gotowej struktury, aby stworzyć zwięzłe i wciągające podsumowanie
Mimo że podsumowanie jest na pierwszym miejscu, do jego napisania potrzebne są informacje zawarte w pozostałej części raportu. Dlatego też streszczenie powinno być zawsze pisane jako ostatnie.
Teams przeczyta cały raport, jeśli będzie chciał uzyskać więcej szczegółów, więc podsumowanie powinno być krótkie - nie więcej niż sześć zdań. Zacznij od podsumowania dobrze udokumentowany przewodnik używając Szablon statusu projektu wykonawczego ClickUp .
Wizualny postęp projektu
Sekcja postępu wyszczególnia aktualny status i zakończone kamienie milowe oraz rezultaty . Ludzie mają krótką pamięć, więc przypomnienie wszystkim o dotychczasowych osiągnięciach jest świetnym ukłonem w stronę znakomitej pracy zespołu. ✨
To sekcja, w której chwalisz się osiągnięciami swojego zespołu. Wyróżnij je za pomocą ładnych wykresów Gantta i grafik wizualizujących cele projektu.
Śledzenie celów aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatyczne uzyskiwanie szczegółowych widoków postępów
Pasek postępu, wykres liniowy lub zaznaczone pola z pewnością przyciągną wzrok szefa w odpowiednie miejsca. Sekcja dotycząca postępów w raporcie statusu powinna być kontynuacją ostatniego raportu.
Jeśli tworzysz raporty o statusie projektu raz na kwartał, łatwo jest zapomnieć, gdzie skończyłeś. Zawsze porównuj bieżący raport z poprzednimi, aby niczego nie przeoczyć.
Ogólny harmonogram projektu
Zaplanuj posty społecznościowe, blogi i ogłoszenia wraz z innymi zadaniami i spotkaniami za pomocą widoku kalendarza w ClickUp
Projekty żyją i umierają dzięki terminom. Ten obszar raportu o statusie projektu powinien zawierać ogólną oś czasu projektu i dostarczać aktualnych informacji na temat tego, na jakim etapie obecnie się znajdujesz. Zwróć uwagę, czy wyprzedzasz harmonogram, jesteś na dobrej drodze, czy (gulp) zostajesz w tyle.
Zamiast listy harmonogramu z tekstem, stwórz tabelę pulpit wizualny , widok kalendarza lub wykres Gantta, aby ułatwić wszystkim zrozumienie złożonych ram czasowych w krótszym czasie.
Wgląd w budżet projektu
Po dotrzymywaniu terminów, zarządzanie budżetem jest największym obowiązkiem kierownika projektu. Niezależnie od tego, czy jest to klient, czy kierownictwo wyższego szczebla, raport o statusie projektu powinien analizować wyniki finansowe projektu.
Ponownie, spróbuj zwizualizować to tak bardzo, jak to możliwe. Na przykład, jeśli budżetujesz w oparciu o wartości procentowe, notatka o tym, ile z budżetu projektu wydałeś, będzie wykresem kołowym. Wykorzystaj tę sekcję raportu do prognozy, jak według Ciebie będą wyglądać wydatki budżetowe w przyszłości.
Typowe wyzwania i blokady
Co stoi teraz na przeszkodzie? To Twoja szansa, aby zabrać głos.
Zamiast pozwalać problemom cicho tkwić w tle, zwróć na nie uwagę. Na przykład, jeśli klient nie przekazał ci odpowiednich informacji dotyczących projektu, zwróć na to uwagę. Albo jeśli Twój Teams nie ma dostępu do odpowiednich narzędzi, aby iść naprzód, zgłoś to. 📣
Cały zespół zbierze się, aby przejrzeć raport o statusie projektu, więc jest to szansa, aby wspólnie przyjrzeć się blokadom i ryzykom związanym z projektem.
Dobrze zakomunikowane kolejne kroki
O ile projekt nie został zrobiony w 100%, należy określić, co będzie dalej. W tej części raportu o statusie projektu należy wyjaśnić, jakie zadania i kamienie milowe należy jeszcze zakończyć.
Ale nie ograniczaj się tylko do listy zadań. Dodaj odrobinę odpowiedzialności, przypisując kolejne kroki do konkretnych członków zespołu wraz z terminami ich wykonania. W ten sposób masz bardzo jasną ścieżkę do przodu - plus odpowiedzialność - więc nikt nie musi się zastanawiać, za co jest odpowiedzialny.
Wszystkie wskaźniki KPI i metryki projektu
Wreszcie, każdy raport o statusie projektu powinien zawierać sekcję przeznaczoną wyłącznie na metryki. Możesz swobodnie wplatać te wskaźniki w cały raport, ale nawet wtedy niektórzy ludzie mogą chcieć zobaczyć ogólny widok wydajności projektu w jednym miejscu.
Lista wskaźników w jednej sekcji umożliwia monitorowanie ich w czasie. Przyjrzyj się średnim wartościom w trakcie trwania projektu, a także porównaj ten raport z poprzednimi raportami, aby sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze.
Każdy projekt jest inny, ale dobrze jest śledzić takie wskaźniki jak:
- Wydajność kosztowa
- Zarejestrowany czas
- Marże brutto
- Niestandardowe zadowolenie klienta
- Wydajność
- Pomyślnie zakończony termin płatności
Im mniej będzie to wyglądać jak ściana nudnych liczb, tym lepiej. Skorzystaj z szablonu raportu z projektu z ładną grafiką, aby metryki były bardziej atrakcyjne.
Jak stworzyć raport o statusie projektu z pomocnymi przykładami
W tym momencie możesz mieć pomysł na to, co powinno znaleźć się w raporcie o statusie projektu. Ale jak to wszystko do zrobienia?
Nie ma potrzeby tworzenia własnego raportu z projektu. Wystarczy wykonać poniższe kroki - i postępować zgodnie ze sprawdzonymi przykładami i szablonami - aby błyskawicznie tworzyć raporty o statusie projektu. ⏲️
Krok 1: Zrozumienie potrzeb interesariuszy projektu
Nie ma potrzeby dodawania zalewu danych do raportowania statusu projektu. Wszystko, czego potrzebujesz, to informacje, które są najważniejsze dla interesariuszy projektu.
Poznaj swoich docelowych odbiorców. Co muszą zobaczyć? Na czym im zależy? 👀
Na przykład, jeśli jesteś programistą, ale Twoimi interesariuszami są menedżerowie nietechniczni, nie jest to czas na wyjaśnianie zawiłości Javascript. Twój sponsor projektu dba tylko o funkcje i funkcje, więc stwórz znaczący, wolny od żargonu raport, który pomoże im szybciej podejmować decyzje.
Krok 2: Zaplanuj to regularnie
Raportowanie projektu nie jest czymś, co tworzy się wtedy, gdy ma się na to ochotę. To musi być regularna część twojego przepływu pracy, aby zrozumieć ogólną kondycję projektu. Dodaj je do swojego zarządzanie zadaniami rozwiązanie, aby nie zapomnieć.
Dobrym pomysłem jest również ustawienie cyklicznych zaproszeń do kalendarza ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami, aby konsekwentnie przeglądać raport o statusie.
Krok 3: Rozpocznij zbieranie danych
Każdy raport o stanie projektu powinien być unikalny. Wyciągnij najbardziej istotne dane z systemów, aby zaktualizować raport przed zapoznaniem się z nim przez zespół.
Możesz wprowadzić dane projektu ręcznie, ale założymy się, że jesteś na to zbyt zajęty. Utwórz raport niestandardowy pulpit nawigacyjny do śledzenia wszystkiego, aby nie stracić głowy żonglując każdym zadaniem, projektem i osobą.
Twórz niestandardowe pulpity w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd całej swojej pracy
Nie musisz też robić tego sam. Poproś członków swojego Teams o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami. Oprogramowanie do zarządzania projektami nie zawsze opowiada pełną historię, zwłaszcza w przypadku danych jakościowych. Poproś swój zespół o udostępnianie spostrzeżeń w określonym terminie, abyś mógł uwzględnić je w raporcie.
Krok 4: Zacznij od kompleksowego szablonu raportu o statusie projektu
Niektórzy kierownicy projektów tworzą raporty z arkuszy kalkulacyjnych Excel lub Dokumentów Google, ale wymaga to dużo kopiowania i wklejania. Zamiast tego, wygeneruj raport na podstawie danych z systemu zarządzania projektami, dzięki czemu będzie on gotowy do kliknięcia.
Oczywiście, musisz użyć pliku szablon raportowania statusu projektu w oparciu o rodzaj projektu, nad którym pracujesz. Twoja organizacja będzie miała swoje własne dziwactwa, ale dobrze jest wziąć pod uwagę niuanse tych typów projektów:
- Codzienne raporty statusu: Generowanie codziennych raportów wymaga wiele wysiłku, więc szablon pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu. Ponieważ jest to prawdopodobnie szybki zwrot, codzienne raporty powinny być tak krótkie i istotne, jak to tylko możliwe. Prawdopodobnie będziesz musiał dostosowywać je w czasie rzeczywistym, aby niczego nie przegapić
- Tygodniowe raporty o statusie: Twój zespół prawdopodobnie wybierze ten sam dzień każdego tygodnia, aby porozmawiać o postępach w projekcie. Cotygodniowe raporty o statusie projektu są powszechne w przypadku intensywnych projektów skierowanych do klienta, więc zwracaj dużą uwagę na harmonogram, budżet i kolejne kroki
- Miesięczne raporty o stanie projektu: Są one powszechne, jeśli prowadzisz projekt marketingowy, w którym potrzebujesz czasu między raportami o stanie, aby śledzić wskaźniki KPI i metryki
- Kwartalne raporty o statusie: Raportowanie kwartalne powinno być na bardzo wysokim poziomie. Łatwo jest zagłębić się w chwasty, gdy masz do przejrzenia dane z trzech miesięcy, ale skup się tylko na najważniejszych wnioskach
Szablon raportu o statusie projektu ClickUp
Przyjemny wizualnie szablon raportu o statusie projektu od ClickUp
Zrozumienie częstotliwości raportowania znacznie ułatwia wybór szablonu. Od tego momentu wystarczy podłączyć dane do szablonu z sekcjami, grafiką i wspaniałymi kolorami, który jest gotowy do pracy.
Na przykład Szablon raportu o statusie projektu ClickUp jest w rzeczywistości Tablicą, którą można przekształcić w raport statusu za pomocą kilku kliknięć.
Użyj szablonu do:
- Organizować projekty według określonych etykiet, filtrów lub zadań
- Automatycznie generować wykresy i diagramy stanu projektu
- Udostępniania zadań, terminów i szczegółów budżetu zespołowi i kluczowym interesariuszom
Szablon raportu o stanie projektu zawiera nawet konfigurowalne statusy, pola i widoki, dzięki czemu można go dostosować do własnych potrzeb. Zamiast przeskakiwać między oprogramowaniem do zarządzania projektami a dokumentem raportu statusu, wszystko pozostaje na platformie ClickUp, co znacznie przyspiesza czas generowania raportów.
To wszechstronna wygrana, prawda? 🏆
Krok 5: Aktualizuj na bieżąco
Raport o statusie projektu to żywy dokument. Informacje w nim zawarte powinny się regularnie zmieniać, aby odzwierciedlać aktualny status projektu, ale zmiana szablonu jest w porządku.
Zbierz opinie od wszystkich interesariuszy, aby sprawdzić, czy uważają aktualizacje za pomocne. Jeśli uważają oni, że raport z postępu prac nie jest przydatny, konieczne może być dodanie lub przycięcie sekcji.
Ale nie bierz tego do siebie: jeśli te zmiany sprawią, że raportowanie będzie bardziej angażujące, warto dostosować proces raportowania.
Tworzenie aktualizacji statusu projektu jednym kliknięciem
Skuteczne zarządzanie projektami to sztuka. Twojemu szefowi może się wydawać, że wszystko idzie gładko, ale raportowanie statusu projektu pokazuje, ile pracy włożyłeś Ty i Twój zespół, aby tak się stało. 🎨
Utrzymanie zespołu na tej samej stronie, uspokojenie interesariuszy i stworzenie bardziej uporządkowanego plany projektu z szablonem raportowania statusu projektu.
Choć szablony są dobrym początkiem, nadal potrzebują danych. Pulpity ClickUp przyspiesz raportowanie dzięki połączeniu centrum kontroli misji projektu z raportami, szablonami, czatami i wieloma innymi elementami.
Stwórz swój kolejny raport statusu w ClickUp: Stwórz swój własny pulpit już teraz- to Free Forever !