Wyobraź to sobie: Mapa pocałunku szefa kuchni z plan projektu s, wykreślając wszystkie produkty, terminy i osoby przypisane. Cykl pracy ? Dokładnie. Oś czasu? Bezbłędny. Zespół? Nienaganny. 🤩
A jednak, w połowie projektu, Twój zespół odkrywa, że plan został całkowicie zakończony. I nie ma wystarczającej ilości kofeiny w obszarze trójstanowym, aby napędzić cię do ukończenia projektu na czas. ☕
Ten scenariusz jest aż nazbyt dobrze znany kierownikom projektów, którzy często zmieniają przydział zadań, przesuwają terminy i przepraszają klientów za opóźnienia w realizacji projektu. Winowajca? Wąskie gardła lub zatory, które spowalniają wydajność.
Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć wąskie gardła i uniknąć ich w przyszłych projektach, zagłębiamy się w to, czym one są, jak je zidentyfikować i jak zapobiegać im w Twojej firmie.
# Co to jest wąskie gardło?
Mówiąc najprościej, wąskim gardłem jest wszystko, co zakłóca, wykoleja lub opóźnia plan projektu.
Pomyśl o dosłownym wąskim gardle: Wąski punkt lub szyjka butelki zbudowana w celu spowolnienia przepływu cieczy. Pod tym samym względem wąskie gardła w zarządzanie projektami działać jako punkt ograniczenia - punkt, w którym jest zbyt dużo pracy do zrobienia, a nie ma wystarczającej liczby ludzi, procesów i systemów, aby sobie z tym poradzić. 🧐
Chociaż różnią się one w zależności od branży, zazwyczaj występują dwa rodzaje wąskich gardeł:
- Krótkoterminowe wąskie gardła : Krótkoterminowe wąskie gardła są często spowodowane brakiem siły roboczej i są problemami tymczasowymi. Na przykład, dom towarowy może doświadczyć wąskiego gardła w grudniu wraz ze wzrostem liczby kupujących w okresie świątecznym
- Długoterminowe wąskie gardła: Długoterminowe wąskie gardła rozciągają się na długi okres czasu, a ich główną przyczyną są nieefektywne systemy lub procesy. Przykładem może być agencja reklamowa, która nie inwestuje w efektywny system marketingowyoprogramowanie do zarządzania projektami doświadczyłaby długoterminowego wąskiego gardła
Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki Pulpitom w ClickUp 3.0
Wąskie gardła, choć powszechne, mogą mieć katastrofalne skutki dla kierowników projektów i całej firmy. Ponieważ wąskie gardła łączą się z opóźnionymi ośmioma czasu i zwiększonymi kosztami, powoduje to efekt domina, prowadząc do niezadowolonych klientów, kosztownych budżetów, porzuconych planów marketingowych i sfrustrowanych członków zespołu.
Konsekwencje zatorów w Twojej działalności
Wąskie gardło może siać spustoszenie w projekcie (a z czasem w całej firmie). Chociaż wąskie gardła różnią się w zależności od rozmiaru, zakresu i osi czasu pierwotnego planu projektu, istnieją pewne uniwersalne konsekwencje, których należy być świadomym.
Nie dotrzymanie terminów
Jeśli pracy jest za dużo, a ludzi i/lub procesów za mało, dotrzymanie terminu realizacji projektu staje się prawie niemożliwe. Na przykład, gdy w procesie produkcyjnym pojawiają się wąskie gardła, mogą one opóźnić całą linię produkcyjną. To z kolei opóźnia wprowadzenie produktu końcowego na rynek.
Łatwo i szybko ustawiaj daty rozpoczęcia i zakończenia w zadaniu lub korzystaj z ustawień warunkowych, aby powtarzać daty lub utworzyć nowe zadanie po jego zakończeniu
W zarządzaniu projektami niedotrzymane terminy lub ponownie przydzielone zadania mogą powodować długi czas oczekiwania między członkami zespołu. Jeśli pracownik spóźnia się z oddaniem raportu, jego przełożony musi przesunąć jego recenzję, co uniemożliwia zespołowi graficznemu rozpoczęcie pracy na czas. Wynik? To albo szaleńcza gonitwa do mety, albo dostarczenie raportu klientowi końcowemu z opóźnieniem.
Przekroczenie budżetu
Doświadczanie wąskich gardeł jest jednym z najprostszych sposobów na przekroczenie budżetu. Na przykład, jeśli masz wąskie gardło w łańcuchu dostaw, będziesz musiał zaopatrywać się u innych dostawców lub złożyć pilne zamówienie. To szybko zwiększa koszty surowców, powodując przekroczenie całkowitego budżetu produkcji.
Kierownicy projektów często zauważają, że ich koszty ogólne rosną po wystąpieniu wąskiego gardła. Jeśli w projekcie wystąpi nieoczekiwany przestój - opóźniając tym samym projekt - firma może być zmuszona do płacenia pracownikom za nadgodziny, aby ukończyć go zgodnie z harmonogramem. Może też być zmuszona do zatrudnienia pracowników sezonowych lub wykonawców, aby zmniejszyć obciążenie pracą.
Wysoka rotacja pracowników
Nikt nie chce pracować w ciągłym stresie, nieporozumieniach i przesuniętych terminach. Jeśli wąskie gardła projektu powodują, że członkowie zespołu pracują na maksymalnym obciążeniu, może to szybko doprowadzić do frustracji i wypalenia.
Według Raport Gallupa na temat stanu siły roboczej w 2023 r prawie połowa (44%) pracowników odczuwa stres na co dzień. Prowadzi to do wysokiej rotacji pracowników, co może być powodem, dla którego 51% pracowników aktywnie poszukuje innej pracy. Wyciągnięte wnioski: Jeśli chcesz zatrzymać największe talenty, zatrzymaj wąskie gardła, zanim się pojawią, zmniejszając w ten sposób liczbę późnych nocy, ponownie przydzielonych zadań lub chaotycznych projektów dla pracowników.
Nadwyrężone relacje z dostawcami
Występowanie wąskich gardeł w całym procesie produkcyjnym może pogorszyć powiązania z dostawcami lub podwykonawcami. Na przykład, podczas gdy kilka dodatkowych zamówień jest miłe, ciągłe zamówienia na ostatnią chwilę mogą szybko stać się męczące. Ponadto, jeśli wąskie gardła powodują opóźnienia w płatnościach, możesz znaleźć się na czarnej liście zaufanych dostawców.
Pogorszenie relacji z klientami
Wąskie gardła zagrażają ogólnej wydajności, co może nadwyrężyć - lub zakończyć - relacje z klientami. Jeśli twój zespół nie dotrzymuje terminów, przekłada spotkania lub wykonuje pracę na niskim poziomie, klienci mogą zwolnić cię jako dostawcę. Szkodzi to wynikom finansowym i reputacji, co może uniemożliwić zdobycie przyszłych kontraktów.
Praktyczne kroki w celu zidentyfikowania i zarządzania "wąskimi gardłami
Czy podejrzewasz, że wąskie gardła zagrażają Twojemu Businessowi? Wykonaj poniższe kroki, aby przeprowadzić analizę wąskich gardeł w cyklu pracy nad projektem. 🔍
1. Zrozum swoje wąskie gardło
Pierwszy krok do zniwelowania wąskiego gardła? Zrozumienie problemu, z którym się borykasz.
Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, istnieją dwie przyczyny wąskich gardeł:
- Wąskie gardła oparte na systemach : Wąskie gardła oparte na systemach lub procesach zazwyczaj oznaczają, że nie masz odpowiednich procesów, oprogramowania lub infrastruktury, aby poradzić sobie z wąskimi gardłamibieżącego obciążenia pracą. Być może nie masz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami, ustawienia linii montażowej lub automatyzacji cyklu pracy, aby nadążyć za wymaganiami klientów
- Wąskie gardła oparte na ludziach: Wąskie gardła oparte na ludziach zazwyczaj oznaczają, że nie masz wystarczającej liczby ludzi - lub być może właściwych ludzi - aby nadążyć za wymaganiami projektu. Może to oznaczać, że musisz zatrudnić pracowników sezonowych, zatrudnić starszego pracownika lub znaleźć współpracownika z unikalnym ustawieniem umiejętności
Wizualnie porównuj obciążenia pracą zespołu i śledź postępy dzięki widokowi osi czasu ClickUp
Zrozumienie problemu w cyklu pracy może pomóc w jego rozwiązaniu, niezależnie od tego, czy oznacza to zatrudnienie nowych członków zespołu, usprawnienie procesów biznesowych, czy aktualizację oprogramowania.
2. Mapa procesów Mapa procesów daje przegląd przepływu pracy na poziomie 500 stóp. Możesz zobaczyć każdy krok w planie projektu, rozumiejąc, które zadania zostały zakończone na czas, a które spowodowały zaległości w pracy.
W mapach myśli ClickUp można łatwo zmieniać układ węzłów w oparciu o ich strukturę hierarchiczną
Mapując cały projekt - zazwyczaj za pomocą schematu blokowego lub innego narzędzia - można zidentyfikować punkty sporne na osi czasu. Następnie można przeanalizować wskaźniki, aby zidentyfikować wąskie gardła.
3. Porozmawiaj z zespołem
Liczby nigdy nie kłamią, ale też nie zawsze mówią wszystko. Zbierz wszystkich interesariuszy, od kierownictwa wyższego szczebla po współpracowników, pytając ich, które zadania są najbardziej czasochłonne lub często gubią się w chaosie.
Dzięki otwartej i szczerej rozmowie z Teams, możesz dowiedzieć się, kto jest najbardziej przytłoczony, dlaczego zdarzają się spadki w komunikacji i kto mógłby pomóc.
4. Stwórz plan ciągłego doskonalenia
Po zidentyfikowaniu wąskich gardeł w swoim zespole planach projektu nadszedł czas na dostosowanie. Określ, gdzie możesz usunąć nieefektywności i nadmiarowości lub zrównoważyć obciążenie pracą w całym zespole. Wdrożenie planu ciągłego doskonalenia może podnieść morale zespołu, utrzymać projekty zgodnie z harmonogramem i budżetem oraz wzmocnić relacje z klientami i dostawcami.
Metody zapobiegania wąskim gardłom: 10 sposobów na śledzenie postępów
Chcesz złagodzić wąskie gardła w zarządzaniu projektami? Poniżej znajduje się 10 strategii, które pozwolą utrzymać plan projektu na właściwym torze - i na narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą potrzebne, aby to osiągnąć. 👏
1. Stwórz wizualną reprezentację swojego cyklu pracy
Burza mózgów, tworzenie strategii lub mapowanie cykli pracy za pomocą wizualnych tablic ClickUp
Najlepszym sposobem na wyeliminowanie wąskich gardeł jest stworzenie wizualizacji każdego kroku w planie projektu. Użyj Tablica ClickUp funkcja szkicowania każdego cyklu pracy nad projektem. Stamtąd członkowie zespołu mogą sporządzać notatki, identyfikować punkty zatorów, a nawet rysować alternatywny cykl pracy.
2 Automatyzacja powtarzalnych zadań
Jeśli Twój zespół stale pracuje na ograniczonych obrotach, pomóż zmniejszyć obciążenie poprzez automatyzację powtarzalnych zadań.
Szybki widok i zarządzanie aktywnymi i nieaktywnymi automatyzacjami w przestrzeniach wraz z aktualizacjami i opisami użytkowników
Z Automatyzacja ClickUp możesz wybierać spośród ponad 100 automatyzacji, aby usprawnić cykl pracy, rutynowe zadania i przekazywanie projektów. Ponadto możesz automatycznie przydzielać zadania, dodawać komentarze lub aktualizować statusy, aby zapobiegać wąskim gardłom, zanim się pojawią. Do zrobienia może pomóc twój zespół skupić się na najważniejszych priorytetach i zapewnić płynne działanie projektu.
3. Wdrożenie planu obciążenia Planowanie obciążenia obejmuje szacowanie wymagań dotyczących zasobów do zrobienia danego projektu (tj. ludzi, czasu i narzędzi niezbędnych do zrobienia rzeczy). Kluczowy element właściwego zarządzania operacjami, planowanie obciążeń jest równaniem podaży i popytu, obliczającym, ile zasobów potrzebujesz i ile zasobów musisz dać.
Zobacz obciążenie pracą zespołu na pierwszy rzut oka, aby lepiej oddelegować lub ponownie przydzielić zadania i szybko zrozumieć, kto ma za mało lub za dużo pracy
Na szczęście, Widok obciążenia pracą w ClickUp ułatwia planowanie obciążenia, dając wizualny obraz tego, ile pracy jest oddelegowane do każdego członka zespołu. Z tego miejsca można uzyskać wizualny obraz możliwości każdego członka zespołu w odniesieniu do jego bieżącego obciążenia pracą.
4. Tworzenie wykresu Gantta
Grupuj, filtruj lub ukrywaj zadania na wykresach Gantta w ClickUp 3.0, aby śledzić i połączyć cykle pracy we wszystkich swoich zadaniach Wykresy Gantta są niesamowitymi narzędziami, które umożliwiają wizualizację wszystkich oś czasu projektu aby zmaksymalizować wydajność. Z Wykresy Gantta w ClickUp umożliwiają śledzenie postępów w realizacji projektów, zarządzanie terminami i wykrywanie potencjalnych wąskich gardeł. Dodatkowo, możesz tworzyć widoki kaskadowe, aby łatwo ustalać priorytety ważnych zadań.
5. Zrozumienie zależnych zadań
Jedną z głównych przyczyn wąskich gardeł są zadania zależne (tj. zadania, które mogą blokować lub uniemożliwiać rozpoczęcie innego zadania). Z ClickUp Zależności umożliwia tworzenie relacji pomiędzy zadaniami lub dokumentami. Wystarczy utworzyć zależności typu "blokowanie" lub "oczekiwanie na", aby Twój zespół zawsze rozumiał najlepszą kolejność działań.
6. Wykorzystaj szablon usprawniania procesów
Doskonalenie procesów pomaga określić wydajność systemów i procesów w organizacji. Dzięki szablon doskonalenia procesów można utworzyć zsynchronizowany plan wprowadzania zmian w projekcie.
Dostosuj własne sceny lub skorzystaj z gotowych kategorii szablonu struktury podziału pracy, aby być na bieżąco z zadaniami związanymi z usprawnianiem procesów
Na szczęście ClickUp zawiera wiele szablonów, w których można dodawać niestandardowe pola, dostosowywać widok lub współpracować z kolegami aby łatwo wprowadzić swój plan w życie.
7. Podziel projekty na kamienie milowe
Projekty, które rozciągają się na kilka tygodni - jeśli nie miesięcy lub lat - mogą onieśmielać. Aby zapobiec rozpadowi dużego projektu, należy podzielić go na mniejsze części.
Łatwo dostrzeż krytyczne punkty projektu dzięki kamieniom milowym ClickUp i użyj pogrubionych, diamentowych ikon, aby wszyscy skupili się na kluczowych celach
Wdrażanie kamienie milowe projektu dzieli plan na różne fazy (np. fazę projektowania lub fazę rozwoju), utrzymując w ten sposób zespół na właściwym torze. Leverage a wykres kamieni milowych aby uzyskać ogólny przegląd każdej fazy projektu. Następnie użyj Niestandardowe statusy ClickUp funkcja pozwalająca na bieżąco informować zespół o postępach w realizacji poszczególnych kamieni milowych.
8. Mów bezpośrednio do członków Teams
Jak wspomnieliśmy powyżej, czasami dane nie dają jasnego obrazu sytuacji - dlatego też podczas ulepszania planów projektu należy rozmawiać bezpośrednio z członkami zespołu.
Jeśli chcesz zapobiec wąskim gardłom, poproś członków zespołu o opinie na temat tego, co działało (a co nie) w poprzednich projektach. W ClickUp możesz zorganizować sesję burzy mózgów lub wysłać kwestionariusz do wszystkich zainteresowanych stron. Stamtąd możesz zrozumieć, czy wąskie gardło było spowodowane brakiem zasobów, brakiem personelu, czy też nie miałeś odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami .
9. Wdrożenie śledzenia czasu
Widok śledzenia czasu w zadaniach i lokalizacjach dla uproszczonego wglądu w ogólny postęp zespołu
Jednym z powodów, dla których projekty się wykolejają, jest niedoszacowanie przez Teams czasu potrzebnego na zakończenie danego zadania. Aby upewnić się, że wszystkie harmonogramy projektów są dokładne, dźwignia Śledzenie czasu ClickUp . Członkowie Teams mogą łatwo rejestrować czas z dowolnego urządzenia, edytować wpisy i dodawać notatki do dzienników czasu, aby lepiej szacować czas w przyszłości.
10. Konsolidacja komunikacji w Teams
Projekty nie zawsze zbaczają z toru, ponieważ zespół nie komunikuje się ze sobą. Zamiast tego mogą zejść z toru, ponieważ komunikują się w niewłaściwych miejscach
Połącz komunikację zespołu w jednej przestrzeni dzięki ClickUp Chat i udostępniaj aktualizacje, połącz zasoby i współpracuj bez wysiłku
Jeśli Twój zespół jest zmuszony do zrobienia porządków w e-mailach, tekstach i kanałach Slack, aby znaleźć najnowsze aktualizacje dotyczące projektu, nie robi Ci to żadnej przysługi. Na szczęście dzięki Widok ClickUp Chat , można skonsolidować wszystkie rozmowy w oprogramowaniu do zarządzania projektami, zapobiegając w ten sposób wąskim gardłom, zanim się pojawią.
Zapobiegaj wąskim gardłom zanim się pojawią dzięki ClickUp
Wąskie gardło w zarządzaniu projektami pojawia się, gdy masz zbyt dużo pracy i zbyt mało zasobów, aby sobie z nią poradzić. W wyniku zatoru powstają zaległości w pracy, co powoduje, że plany projektów przekraczają budżet lub oś czasu.
Na szczęście ClickUp posiada narzędzia do zarządzania projektami, które pozwalają zidentyfikować wąskie gardła i utrzymać plany na właściwym torze. Dzięki ClickUp możesz przydzielać zadania, dodawać komentarze, ustawiać kamienie milowe projektu i niestandardowe widoki, aby zapobiegać wąskim gardłom, zanim się pojawią. Ponadto możesz automatyzować powtarzalne zadania, integrować ClickUp z setkami innych systemów i korzystać z tysięcy szablonów, aby pomóc swojemu zespołowi dotrzymać harmonogramu.
Zacznij identyfikować wąskie gardła w mgnieniu oka, gdy wypróbuj ClickUp już dziś . 🙌