Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu, jedną z pierwszych rzeczy, które ustalają menedżerowie, jest termin, tj. dzień, przed którym projekt musi zostać dostarczony. Termin ten, znany również jako termin płatności, działa jako zakończenie projektu.
W badaniu przeprowadzonym wśród menedżerów produktu, Gartner stwierdza, że 45% uruchomień jest opóźnionych o co najmniej miesiąc! W różnych projektach, działach, organizacjach i regionach geograficznych, niedotrzymywanie terminów jest dość powszechne z różnych powodów.
W tym wpisie na blogu zbadamy, dlaczego dotrzymywanie terminów jest niezbędne, jakie wyzwania napotykasz i jak zwiększyć swoje szanse na dotrzymanie terminów w projektach.
Znaczenie dotrzymywania terminów spotkań
Podpisując umowę, zespoły projektowe zobowiązują się do dotrzymania terminów. Samo to zobowiązanie jest wystarczającym powodem, aby ich dotrzymać. Ale to nie wszystko.
Wiarygodność: Spotkanie się z commitami jest podstawowym wyznacznikiem wiarygodności. Pokazuje, że jesteś niezawodny i godny zaufania.
Doskonałość operacyjna: Dostarczenie projektu na czas demonstruje twoje umiejętności, zdolności i doskonałość operacyjną. Pokazuje, że potrafisz oszacować, zaplanować i dostarczyć projekt.
Roztropność finansowa: Czasami umowy zawierają klauzule o karach za opóźnienia w dostawie, co oznacza, że możesz stracić pieniądze za niedotrzymanie terminów realizacji projektu. Zakończenie projektu na czas gwarantuje, że otrzymasz umówioną zapłatę.
Swoboda planowania: Gdy wiesz, że projekt zostanie zakończony na czas, możesz spokojnie zaplanować kolejny. Pomaga to zachować ciągłość biznesu, a co za tym idzie, rentowność.
Choć dotrzymywanie terminów jest oczywistością, nie zawsze jest to łatwe.
Najczęstsze wyzwania związane z dotrzymywaniem terminów
Organizacje często stają przed wyzwaniami związanymi z dotrzymywaniem terminów, do których się zobowiązały. Niektóre z najczęstszych są następujące.
Over commit: Zespół sprzedaży mógł sprzedać zbyt długi termin, który zespoły projektowe z trudem dotrzymują.
Niedoszacowanie: Zespoły projektowe często nie doceniają włożonego wysiłku, zobowiązując się do niemożliwego do dotrzymania terminu.
Nieosiągalny harmonogram: Teams potrzebują czasu na zrozumienie wymagań i zwiększenie wysiłków. Planując zadania od pierwszego dnia, kierownicy projektów narażają siebie i swoje zespoły na niedotrzymanie terminu.
Zła priorytetyzacja: Zadania mają hierarchie i zależności. Przez brak nadawanie priorytetów teams będą popadać w chaos i dezorientację, ostatecznie nie dotrzymując terminów.
Brak współpracy: Gdy różni członkowie Teams nie komunikują się ze sobą regularnie, informacje mogą przedostawać się przez szczeliny. Wynikiem tego jest niestandardowa dostawa, która musi zostać przerobiona, co dodatkowo przesuwa terminy.
Dobrą wiadomością jest to, że tysiące organizacji zmierzyło się już z tymi wyzwaniami i opracowało sprawdzone strategie i najlepsze praktyki, aby im sprostać. Czerpmy z nich inspirację!
10 sprawdzonych strategii na spotkanie terminów
Aby termin był osiągalny, musi być realistyczny, tj. praca może zostać zakończona w rozsądnym terminie.
Przed wyznaczeniem terminów realizacji projektu, należy dokładnie zrozumieć jego zakres. Nakreśl zadania, zaplanuj wielkość zespołu, oszacuj liczbę potrzebnych roboczogodzin i opracuj mapę harmonogramu realizacji. Zaangażuj się tylko wtedy, gdy wydaje się to osiągalne.
Teraz, gdy już zobowiązałeś się do realistycznego terminu, oto dziesięć sprawdzonych strategii na jego spotkanie.
1. Podziel projekt na zadania i podzadania
Rzymu nie zbudowano w jeden dzień; twój projekt też taki nie będzie. Podziel więc swój projekt na możliwe do zarządzania części składające się z mniejszych zadań.
- Wyjaśnijcele projektu* Ustawienie jasnej hierarchii zadań i podzadań, upewniając się, że jedno wynika z drugiego
- Napisz szczegółowe briefy / historie użytkowników dla każdego zadania, aby upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją, co mają do zrobienia
- Stwórz kamienie milowe, które oznaczają zakończenie określonych faz projektu
- Przydziel użytkowników i przełożonych do każdego zadania, aby zapewnić równomierną dystrybucję obciążenia pracą
- Dołącz listy kontrolne, aby upewnić się, że zadanie zostało zakończone zgodnie z oczekiwanymi standardami
- Ustawienie dat rozpoczęcia i terminów wykonania dla każdego zadania
- Starannie ustalaj priorytety zadań i podzadań
Nie zapominaj o zadaniach operacyjnych, takich jak spotkania standup, retrospektywy, raportowanie itp.
2. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami
Łatwa nawigacja po projektach dzięki ponad 15 widokom i unikalnej hierarchii Clickup
A oprogramowanie do zarządzania zadaniami głównym celem jest zmniejszenie obciążenia operacyjnego dla Ciebie i Twojego zespołu. Narzędzia do zarządzania projektami takie jak ClickUp mogą Ci to umożliwić:
Widoczność: Każdy w zespole może zobaczyć, jakie prace są planowane, co jest zrobione, co pozostało i więcej. Pomaga to wszystkim uzyskać kontekst i wnieść holistyczny wkład.
Dostęp: Wszystkie informacje dotyczące projektu są skonsolidowane w jednym miejscu, aby każdy mógł uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Dosłownie, trzymaj wszystkich na tej samej stronie.
Współpraca: Masz pytanie do współpracownika? Wystarczy zostawić komentarz pod zadaniem i oznaczyć go etykietą. Otrzyma on powiadomienie i odpowie w kontekście, na czas.
Połączenia: Projekt to coś więcej niż tylko zbiór zadań. Obejmuje on dokumentację, cykle pracy, rozmowy i inną wiedzę instytucjonalną. Narzędzie takie jak ClickUp może udostępnić te połączenia każdemu członkowi zespołu.
Szacowanie: Jeśli wcześniej zarządzałeś podobnym projektem w ClickUp, masz już wszystkie potrzebne dane operacyjne. Dzięki temu możesz szybko oszacować wysiłek i zaplanować dotrzymanie terminów.
Planowanie dzienne: ClickUp może również służyć jako aplikacja do codziennego planowania , dając ci jasny widok tego, co musi być zrobione przez ciebie i twój zespół każdego dnia.
Dzięki zarządzaniu projektami przez ClickUp, członkowie Twojego zespołu mogą skupić się na swoich zadaniach.
3. Pamiętaj o zależnościach
Pewnym sposobem na niedotrzymanie terminów jest założenie, że zadania działają w silosach i mogą być zakończone niezależnie. W rzeczywistości większość zadań w każdym projekcie jest zależna od innych.
Na przykład, zespół programistów może rozpocząć pracę nad stroną główną dopiero wtedy, gdy zespół projektantów zakończy projektowanie interfejsu użytkownika. Aby zaprojektować interfejs użytkownika, pisarz musi mieć napisaną kopię. Mogą to zrobić tylko wtedy, gdy zespół biznesowy przekaże im brief.
Opóźnienie na jakimkolwiek etapie spowoduje albo przesunięcie ostatecznego terminu, albo wywrze nadmierną presję na tych, którzy pracują nad ostatnimi krokami. Posiadanie szczegółowego harmonogramu pomaga, ale inną rzeczą jest zarządzanie nim.
Pamiętaj o zależnościach podczas ustawiania zadań. Zadania ClickUp umożliwiają przypisanie terminów dla każdego zadania i podzadania. Zbierz zespół i omów z nim zależności. Uzyskaj ich commit do spotkania się z terminami w odsetkach projektu.
Utwórz mapę tych zależności przy użyciu Priorytety zadania ClickUp tak, aby każdy w teamie znał konsekwencje swoich opóźnień.
Jeśli nie masz pewności co do priorytetyzacji zadań i zależności, sprawdź Szablony priorytetyzacji ClickUp aby uzyskać pomoc.
Pamiętaj o zależnościach i ustalaj priorytety zadań we właściwy sposób dzięki ClickUp
4. Użyj krzywej S
Krzywa S to wykres matematyczny, który przedstawia skumulowane punkty danych na osi X i Y. Typowy projekt ma kształt litery S, stąd nazwa.
Załóżmy, że tworzysz oprogramowanie do zarządzania powiązaniami z klientami (CRM). Zanim zaczniesz pisać kod, musisz zrozumieć branżę, rodzaj niestandardowych klientów, informacje, które musisz przechwycić i tak dalej. Na początku wymaga to czasu.
Jeśli zaplanujesz zadania związane z kodowaniem od pierwszego dnia, nie dotrzymasz terminów i narazisz się na opóźnienia.
Zaplanowanie czasu i postępów w postaci krzywej S pomaga zacząć powoli i przyspieszyć zakończenie zadania w miarę upływu czasu.
Użyj krzywej Daty rozpoczęcia i zakończenia ClickUp dla każdego zadania, aby upewnić się, że harmonogram się zgadza. W ten sposób będziesz mieć miejsce na oddech na początku projektu i będziesz mógł nabrać rozpędu, gdy poczujesz się pewnie.
5. Zaplanuj czas buforowy
Jednym z największych błędów popełnianych przez osoby zarządzające projektami jest commitowanie napiętych terminów, a następnie pakowanie krytycznych zadań zbyt blisko siebie. Stwarza to dwa konkretne problemy.
- Stwarza poczucie pilności, eliminując przestrzeń na innowacyjność lub skupienie się na jakości
- Nie pozostawia przestrzeni na nieuniknione okoliczności, takie jak nagły wypadek członka zespołu
Podczas planowania dowolnego projektu, należy ustawić trochę czasu buforowego na aplikacja do planowania pracy . Daj członkom swojego zespołu przestrzeń na kreatywność, a nie tylko pogoń za zakończonymi zadaniami. Zarządzanie czasem w ClickUp funkcje mogą pomóc! Po ustawieniu zadań, podzadań i zależności, użyj funkcji Widok kalendarza ClickUp aby zobaczyć pełny obraz.
Widok kalendarza w ClickUp pozwala spojrzeć na wszystko z szerszej perspektywy
Jeśli terminy są zbyt bliskie, przeciągnij i upuść je na inny dzień. Spowoduje to automatyczną zmianę harmonogramu zależnych zadań.
Pamiętaj jednak o prawie Parkinsona, które mówi, że praca rozrasta się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej zakończenie. Unikaj dawania sobie zbyt dużego buforu, aby uniknąć prokrastynacji. Terminy informują o pilności, w jakiej projekt ma zostać zakończony.
6. Unikaj rozszerzania zakresu Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy klient/sponsor projektu wprowadza zmiany lub dodatki do pierwotnych celów projektu. Scope creep zazwyczaj kończy się zwiększeniem pracy, która musi zostać zrobiona, wstawieniem nowych zadań w połowie i wykolejeniem podejścia do terminów.
Twoim obowiązkiem jako kierownika projektu jest unikanie "scope creep". Można to zrobić poprzez zebranie jasnych wymagań na samym początku. Szablony dokumentów wymagań produktowych (PRD) ClickUp są świetnym punktem wyjścia.
Unikaj rozrostu zakresu dzięki ClickUp
Alternatywnie, możesz zmienić harmonogram projektu z nowym terminem, aby dostosować go do nowego zakresu.
7. Śledzenie postępu prac
Bądź na bieżąco z każdym projektem i nigdy nie przegap żadnego terminu
Czy kiedykolwiek znalazłeś się w sytuacji, w której termin upływa dzisiaj, a Ty nie jesteś nawet bliski zakończenia projektu? Zdarza się to zwłaszcza wtedy, gdy zarządzanie wieloma projektami jednocześnie.
Aby uniknąć przytłoczenia ostatniego dnia, regularnie kontroluj postępy.
- Spójrz na pulpit ClickUp, aby zobaczyć wykresy wypalenia i wypalenia
- Zobacz widok obciążenia pracą, aby dowiedzieć się, kto jest przed lub za harmonogramem. Zaoferuj pomoc tym, którzy mają trudności
- Użyj widoku Kanban, aby posortować zadania według statusu
- Użyj wykresu Gantta, aby zwizualizować nadchodzące zadania i ich zależności
- Użyj widoku kalendarza, aby zobaczyć przyszłe zadania według dnia, tygodnia lub miesiąca
8. Efektywne zarządzanie czasem
Jednym z krytycznych czynników powodzenia realizacji projektu jest zarządzanie czasem. Monitorując, śledząc i zarządzając czasem swojego zespołu, możesz mieć pewność, że pozostaniesz na dobrej drodze. Co więcej, możesz również upewnić się, że nikt nie jest nadmiernie obciążony, pracując w nieskończoność. I nie ustawisz ich na niepowodzenie w dotrzymywaniu napiętych terminów.
Podczas gdy kilka narzędzi do zarządzania czasem na rynku, najlepiej będzie skorzystać z jednego z nich, zaprojektowanego w celu wykorzystania śledzenia czasu do powodzenia projektu. Śledzenie czasu w ClickUp do zrobienia. Twój zespół może używać ClickUp do śledzenia czasu z dowolnego urządzenia. Mogą uruchamiać i zatrzymywać timer podczas wykonywania zadania lub wstecznie dodawać czas za pomocą ręcznego śledzenia.
Lepiej zrozum obciążenie pracą swojego zespołu dzięki śledzeniu czasu ClickUp
Mogą dodawać notatki do wpisów czasu, aby dokładnie określić, na co poświęcili czas. Mogą również ustalać priorytety zadań za pomocą funkcji matryca zarządzania czasem bezpośrednio w ClickUp.
Jako kierownik projektu możesz uzyskać dostęp do szczegółowych kart czasu pracy oraz szacowanego i śledzonego czasu. Wykorzystaj to, aby zrozumieć, jak radzą sobie poszczególni członkowie zespołu i zapewnić im potrzebną pomoc.
9. Automatyzacja tego, co możliwe
Niestandardowe automatyzacje w ClickUp
Codziennie należy zakończyć dziesiątki drobnych, powtarzalnych zadań związanych z zarządzaniem projektami. Menedżerowie projektów często używają aplikacje do tworzenia codziennych list kontrolnych aby upewnić się, że zostały zakończone.
Tyle tylko, że nie musisz wykonywać ich wszystkich ręcznie. Zautomatyzuj jak najwięcej, aby zwolnić czas na rozwiązywanie problemów i bycie pomocnym dla swojego zespołu. Automatyzacja ClickUp ma ponad 100 gotowych cykli pracy dla wszystkich rodzajów scenariuszy projektów, takich jak:
- Dodaj osobę przypisaną przy zmianie statusu
- Wysyłanie powiadomienia do użytkownika o zmianie priorytetu
- Tworzenie powtarzających się zadań w określonych terminach
- Dodawanie osoby obserwującej po upływie terminu
- Powiadamianie menedżera, gdy śledzony czas przekroczy szacowany czas
Nie masz doświadczenia w automatyzacji? Mamy wszystko, czego potrzebujesz. Oto nasz przewodnik po automatyzacji z przykładami!
10. Proaktywna komunikacja ze wszystkimi interesariuszami
Pomimo największych wysiłków, czasami nie można dotrzymać terminu ze względu na czynniki, na które nie ma się wpływu. Na przykład, globalna pandemia lub wojna na Ukrainie spowodowały nierozwiązywalne problemy w łańcuchu dostaw, które przesunęły terminy kilku organizacji.
Gdy termin ma zostać przekroczony, poinformuj o tym interesariuszy. Poinformuj sponsora projektu lub klienta, że spodziewane są opóźnienia. Porozmawiaj z zespołem projektowym, aby sprawdzić, czy możesz coś zrobić, aby zakończyć projekt bliżej terminu.
Nigdy więcej nie przegap terminu
Składanie obietnic i ich dotrzymywanie to cechy profesjonalizmu. Jako obietnica, terminy mają znaczenie.
Chociaż powszechnie przyjmuje się, że terminy są czasami niedotrzymywane, spóźnianie się z harmonogramem nie daje dobrego obrazu umiejętności zarządzania projektami.
Usprawnij zarządzanie projektami i nigdy nie przegap żadnego terminu dzięki ClickUp. Potrzebujesz do zrobienia planu swojego projektu? Użyj zadań. Chcesz go zaplanować? Użyj dat i godzin. Martwisz się o zależności między zadaniami? Łatwo połącz zadania.
Nie jesteś pewien, czy Twoje terminy są realistyczne? Skorzystaj z widoków kalendarza lub obciążenia pracą, aby zobaczyć, co jest możliwe. Chcesz być na bieżąco z postępami? Skorzystaj z pulpitu. Zarządzasz wieloma projektami jednocześnie? Nie ma sprawy!
ClickUp został zaprojektowany z każdym narzędziem, którego potrzebujesz, aby utrzymać się na kursie. Nie jesteś przekonany? Przekonaj się sam.